Кадровый эдо в программах 1с

Как ввести кадровый ЭДО в компании

Как создать кабинеты сотрудников

Для создания кабинета сотрудника используется кнопка «Изменить настройку публикации». Для этого пользователь заходит в меню «Кадры» или «Зарплата» и выбирает «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».

  

В этом окне нужно указать подразделения или должности, по которым работникам будут оформлены кабинеты. После этого потребуется нажать кнопку «Обновить публикацию».

Для просмотра перечня сотрудников, по которым уже есть кабинеты, нужно нажать кнопку «Публикуемые сотрудники». Кроме того, нужно проверить, чтобы в карточках работников были указаны правильные номера телефонов и адрес электронных почт.

После этого можно отправлять приглашения работникам для подключения к личному кабинету. В этих целях администратор входит в свой личный кабинет и открывает вкладку «Администрирование».

После этого действия появится перечень сотрудников, которые опубликованы в 1С:ЗУП 8.

В данной вкладке нужно ориентироваться по пиктограммам:

• зеленая — сотрудник, у которого уже есть личный кабинет;
• серая — сотрудник, по которому личный кабинет еще не создан;
• желтая — сотрудник, которому отправили приглашение, но он еще не использовал сервис. Или же сотрудник, по которому личный кабинет создан, а потому ему можно направить приглашение.

Возможности КЭДО в 1С

Расширение iКЭДО имеет много возможностей. Помимо своего основного функционала — организация электронного документооборота с сотрудниками — модуль оснащён дополнительными нестандартными доработками, которые позволяют переводить в электронный формат любую документацию (не только кадровую), если это необходимо для КЭДО. Подобные дополнения делают работу в 1С ещё удобнее. Приведём примеры.

• Функционал для автоматизации поздравления сотрудников. Принцип работы прост. Сначала в 1С создаётся список сотрудников с указанием дней рождения и оформляется соглашение о применении унифицированной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) для подписания договора дарения. После этого формируется сам договор, который сотрудники с помощью iКЭДО подписывают УНЭП. Процесс завершается передачей подписанного договора дарения в бухгалтерию для последующего учёта.
• Функционал, который позволяет переводить в цифру документы, подтверждающие производственные затраты (например, авансовые отчёты по командировочным расходам). Работает по аналогии с предыдущим: оформляется соглашение о применении УНЭП, сотрудники ставят подпись и документы направляются к бухгалтерскому учёту.
• Уведомление сотрудников об отпусках. Утверждённый график отпусков можно направить сотрудникам для ознакомления под роспись прямо из системы 1С, используя модуль КЭДО. Также можно наладить рассылку уведомлений, информирующих каждого отдельного сотрудника о начале отпуска.
• Отправка расчётных листков. В соответствии с Письмом Минтруда России от 20 января 2023 г. № 14-6/ООГ-296, отправлять сотрудникам электронные расчётные листки можно только в системе КЭДО. Функционал модуля iКЭДО позволяет формировать расчётные листки прямо в 1С и массово рассылать их сотрудникам для ознакомления.

Переход на КЭДО

Зачем нужен модуль КЭДО в 1С

Внедрение кадрового электронного документооборота в программу 1С позволяет оптимизировать работу отдела кадров, ускорить и упростить обмен документами с сотрудниками. Перечислим основные преимущества КЭДО:

• создание и подпись любых кадровых документов за пару кликов;
• уменьшение нагрузки на кадровых специалистов;
• минимизация расходов на печать и отправку документов;
• удобство и улучшенная безопасность хранения архивов.

Но важно помнить, что легальный переход на КЭДО допустим только при использовании специальных сервисов для обмена электронными документами, а также при наличии согласия сотрудников (за исключением тех, кто начал свою трудовую деятельность после 31 декабря 2021 года). Расширения КЭДО для 1С позволяют компаниям переходить на электронный документооборот, не меняя основной учётной системы

Риски при переходе на кадровый электронный документооборот

Мы выделили три риска, о которых хотим рассказать подробнее.

Первый риск — общая стоимость и продолжительность внедрения таких продуктов

Потребуется время на внедрение, обучение руководящего состава и сотрудников, интеграцию с учетными и бухгалтерскими системами. Плюс еще до внедрения необходимо производить изменения в корпоративную документацию.

Читайте по теме: Риски на пути к цифровой трансформации бизнеса: как их избежать?

Вообще некоторые поставщики КЭДО готовы предоставлять типовые формы документов, на основании которых можно составить свои. Но иногда требуется привлечение дополнительных юристов.

Раз уж мы задели юристов, стоит задуматься и о том, что КЭДО — достаточно молодой продукт, и судебная практика по нему не наработана.

Второй риск — это безопасность таких сервисов

Системы подобного рода обязательно должны быть лицензированы и аккредитованы. Поставщики — являться операторами ЭДО и иметь возможность собирать, обрабатывать и хранить персональные данные.

Плюс серверы систем Кадрового ЭДО должны быть защищены. Некоторые системы, помимо своего облачного хранилища, могут быть внедрены так, что хранение документов будет только на серверах компании.

И есть еще человеческий фактор — это сотрудники компании, которые могут украсть данные.

Читайте по теме: Ставить ли в офисе видеонаблюдение? Инциденты, сомнения и проблема хранения данных

Здесь может помочь правильное разграничение прав. Но, как я узнал при исследовании систем, поставщики с радостью могут сделать это вместе с вами или даже вместо вас. 

Третий риск — нежелание сотрудников переходить на Кадровый ЭДО

Все может начаться с консерватизма. Пока что еще не все доверяют электронным трудовым, а здесь и вовсе ни один подписываемый документ больше нельзя потрогать руками. Не все сотрудники хотят учиться чему-то новому.

Понятно, что прогресс берет свое. Но те, кто застал переход от ведения бухгалтерии в тетради к хотя бы Excel (про переход с Excel-системы ведения даже говорить не приходится), поймут о чем я.

Есть еще другой момент с сотрудниками — это их гаджеты. Не все из них ходят с современными смартфонами. Соответственно, не всем будет доступно мобильное приложение. В нашей системе работникам, которые по тем или иным причинам не могут использовать функционал со смартфона, приходят sms-напоминания, что нужно зайти в свой ЛК и подписать документы.

Собеседования уже давно проводят через видеосвязь, а системы кадрового ЭДО позволяют подписывать все документы без необходимости дублирования на бумаге

Информационная среда для ведения электронного кадрового документооборота

В зависимости от масштаба организации и сложности процессов этот шаг может представлять, как набор последовательных коротких действий запуска и настройки типовых сервисов, так и большой проект по внедрению новых информационных систем в организации. Рассмотрим типы систем, которые можно использовать для решения данной задачи.

Самый простой и доступный инструмент для запуска электронного кадрового документооборота — типовая кадровая система, например «1С:Зарплата и управление персоналом», интегрированная с любым кабинетом сотрудника, например порталом «Работа в России» или сервисом «1С:Кабинет сотрудника». (Подробнее про программные продукты и сервисы фирмы «1С» я расскажу ниже).

В случае, применения этого варианта, нужно подумать об организации хранения подписанных электронных документов, т.к. практически все кадровые документы имеют долгие сроки хранения. Этот вопрос быстро и просто решить путем интеграции кадровой системы с порталом «Работа в России». Пример процесса электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России» показанна рисунке 3.

Рис. 3. Пример процесса электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России» (из презентации «Роструда»).

Если компания не планирует интеграцию с федеральным ресурсом, то ей необходимо:

• обеспечить передачу и хранение подписанных электронных документов в электронном архиве, удовлетворяющем требованиям законодательства к хранению документов с долговременным сроком хранения (от 10 лет);
• организовать личный кабинет сотрудника, для ознакомления, подписания и работы с направляемыми от работодателя документами.

Решения для организации личного кабинета сотрудника в настоящий момент широко представлены на рынке. Это может быть мобильное приложение, корпоративный портал или СЭД, позволяющая сотрудникам получать и подписывать электронные документы. Например, фирма «1С» выпустила продукт «1С:Кабинет сотрудника». Компании могут выбирать решение исходя из внутренних требований, финансовых условий поддержки решений, удобству интеграции.

Требования к первичной документации

С 1 января 2024 года вступает в силу новое законодательство, которое предъявляет определенные требования к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства.

Все документы, связанные с кадровым делопроизводством, должны быть составлены на русском языке и представлены в письменной форме. Допускается использование электронного документооборота, но при этом обязательным условием является соблюдение требований к оформлению и подписанию электронных документов.

Первичная документация должна быть четко и ясно заполнена, без исправлений и стираний. Даты и подписи в документах должны быть разборчивыми и легко узнаваемыми. В случае необходимости, эти данные могут быть заверены печатью организации или должностными лицами.

Основными видами первичной документации в кадровом делопроизводстве являются: трудовой договор, приказы, отчеты о начислениях и удержаниях, табель учета рабочего времени, личные дела сотрудников. Каждый документ должен содержать полные и достоверные сведения, отражающие фактическое состояние сотрудника и трудовые отношения.

Также, требования к первичной документации включают обязательное наличие всех необходимых разделов и реквизитов. К документам могут быть приложены необходимые справки и документы, подтверждающие указанные в них сведения.

Соблюдение требований к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства является важным фактором для обеспечения правовой и операционной безопасности предприятия. Поэтому организации и работодатели должны быть внимательны к оформлению и представлению всех соответствующих документов в предусмотренные сроки.

Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот

Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.

Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:

Сокращение расходов.
В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.

Оптимизация работы внутри предприятия.
Переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО) позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.

Ускорение бизнес-процессов.
На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.

Контроль над документооборотом.
Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.

Организация новых процессов по работе с персоналом.
Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.

Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на обязательный ЭДО действительно необходим, нетрудно.

Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.

И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. Для работодателей удалёнка в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.

Лёгкое подключениеiКЭДО за 2 дня

Хочу!

Как организовать переход на КЭДО

Сведения о трудовой деятельности персонала

Трудовые книжки создавались с целью фиксации трудового стажа и условий работы человека, чтобы он мог подтвердить свою квалификацию новому руководителю, оформить полагающуюся ему пенсию и другие социальные выплаты. Документ велся исключительно в бумажной форме.

Перевод оформления трудовых отношений в цифру неизбежно приведет к исчезновению привычных трудовых книжек.

В настоящее время Пенсионный фонд России получает от работодателей сведения о трудовой деятельности по каждому работнику. Также утверждены формы для:

• получения гражданами официальной информации из базы ПФР;
• предоставления сотрудникам сведений об их трудовой деятельности работодателями.

Нормативное обоснование процесса обмена информацией о работе можно посмотреть здесь:

Наименование, дата, № документа	Краткая информация	Ссылка на документ
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ	После внесения правок в ТК РФ появилась возможность вести данные о работе в электронном виде.	Ссылка
Федеральный закон 16.12.2019 № 436-ФЗ	Каждого работодателя обязали с 01.01.2020 предоставлять данные о трудовой деятельности персонала в Пенсионный фонд России.	Ссылка
Федеральный закон от 24.04.2020 № 136-ФЗ	Предоставление Правительству РФ права на установление порядка и сроков подачи в ПФР данных относительно трудовой деятельности.	Ссылка
Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590	Установление новых сроков предоставления информации в ПФР.	Ссылка
Форма СЗВ-ТД	Передача в ПФР сведений о трудовой деятельности сотрудника.	Ссылка
Форма СТД-ПФР	Предоставление работникам сведений из информационной базы ПФР.	Ссылка
Форма СТД-Р	Форма о трудовой деятельности, выдаваемая работнику работодателем.	Ссылка
Письмо Минтруда РФ от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704	Разъяснение по порядку заполнения формы СЗВ-ТД.	Ссылка
Письмо Минтруда РФ от 16.03.2020 № 14-2/В-267	Разъяснение относительно оформления записей в трудовых книжках.	Ссылка

Основная информация о работе подлежит централизованному хранению в информационных системах, созданных государством. В качестве ГИС, обслуживающей процесс цифровизации документации в сфере занятости и трудовых отношений, определена созданная в 2015 году единая цифровая платформа (ЕЦП) «Работа в России». Актуальные правила ее функционирования изложены в постановлении Правительства РФ от 13.05.2022 № 867.

Данные о работе, не влияющие на социальные, пенсионные выплаты и другие государственные программы, которые не имеет смысла хранить централизованно, должны архивироваться в ИС работодателей в течение времени, предусмотренного для хранения соответствующих документов в бумажном виде.

Зачем нужно интегрировать подписи сотрудников в 1С: ЗУП

С программой 1С: ЗУП работают кадровики или лица, в чьи должностные обязанности входит ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО). Кадровики при подписании электронных документов от лица компании используют личную усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) физического лица и машиночитаемую доверенность

Здесь важно понимать 2 момента:

• Личная УКЭП – электронная подпись физического лица, в сертификате которой не содержатся сведения об организации (только информация о подписанте).
• Машиночитаемая доверенность (МЧД) – файл в формате XML, в котором описываются полномочия физического лица подписывать электронные документы своей УКЭП от лица компании. МЧД обязательно подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или индивидуального предпринимателя. Прикладывается к документу, подписываемому электронной подписью физического лица.

На работодателя возлагается обязанность по оформлению УКЭП физического лица для всех потенциальных подписантов – сделать это можно в удостоверяющем центре. Также необходимо на это физическое лицо оформить машиночитаемую доверенность – без МЧД документы, подписанные усиленной квалифицированной подписью физического лица юридической силы иметь не будут.

Интеграция осуществляется путем подключения модулей с использованием интернет-соединения или без такового

Электронные подписи рядовых сотрудников

В отличие от внешнего электронного документооборота и документооборота с государственными контролирующими органами (СФР, Росстат и пр.), участниками внутреннего кадрового электронного делопроизводства с одной стороны является руководитель организации и его представители (кадровики, руководители подразделений), а с другой стороны – рядовые сотрудники.

Для подписания трудового договора, ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка, графиком отпусков, различными локальными нормативными актами сотрудники должны использовать собственные электронные подписи. Напоминаем, что выпуск электронной подписи для работника является обязанностью работодателя. Например, работодатель не может под угрозой дисциплинарного взыскания заставить всех работников оформлять электронную подпись через тот же портал Госуслуги.

Интегрировать, т.е. использовать электронные подписи сотрудников для документов в 1С: Зарплата и управление персоналом можно различными способами. Есть более простые и удобные – например, через сервис «Добыто. КЭДО»

Обратите внимание, что «Добыто. КЭДО» может предоставляться в виде модуля для интеграции с 1С: ЗУП

Если в компании уже установлена и используется данная программа, то кадровики смогут продолжить работать в знакомой системе, а у рядовых сотрудников появится возможность выпуска и использования электронных подписей.

В целях интеграции 1С:ЗУП с электронными подписями сотрудников можно воспользоваться решением от 1С в виде 1С: Кабинет сотрудника. Также можно вовсе обойтись без специализированных сервисов, а получать электронные подписи для персонала в удостоверяющем центре или через государственные порталы. Рассмотрим каждый из способов подробнее.

Подключить корпоративную почту и SMS-провайдер

В ходе работы с порталом КЭДО внешние пользователи получают различные оповещения на электронную почту или по SMS, например, о приглашении на портал, о поступающих задачах и т. д. Способ уведомления выбирается самим пользователем на странице портала.

Чтобы настроить отправку оповещений, администратору необходимо:

• подключить корпоративную почту — перейдите в раздел Администрирование > Настройка Email. В открывшейся странице введите данные о почтовом сервисе, логине и пароле. Сохраните настройки и убедитесь, что соединение с почтовым сервисом установлено. Подробнее читайте в статье «Настройка Email». После этого письма внешним пользователям будут отправляться от имени компании;
• подключить SMS-провайдер — перейдите в раздел Администрирование > Модули, а затем включите и настройте модуль интеграции с провайдером SMSRU. Данный провайдер используется в решении КЭДО по умолчанию. Вы также можете использовать другие сервисы. Для этого настройте проектный процесс оповещения сотрудников.  

Мобильное приложение 1С

Компания 1С разработала мобильное приложение для использования популярных программ посредством современных телефонов. Такая возможность позволяет просматривать документы и отчеты без применения компьютера. Достаточно установить на смартфон соответствующий программный продукт и авторизоваться стандартным способом.

Приложение «1С Отчетность» для телефонов позволяет контролировать передаваемую информацию в государственные организации – например, Росстат или Пенсионный Фонд. Программа отличается простым управлением. Чтобы пользоваться приложением, необходимо предварительно зарегистрироваться в кабинете посредством официального сайта.

Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве

29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьёй 22.1, которая закрепляет возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге. Цель изменений — создание больших возможностей для удалённого трудоустройства.

Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устроиться на работу в другом городе и подписать трудовой договор, не посещая офис. Документы, необходимые отделу кадров, можно будет визировать дистанционно с помощью электронной подписи.

По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.

По результатам рассмотрения законопроекта, Президентом РФ Владимиром Путиным подписан Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ.

Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке:

• для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
• для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.

Разработка и утверждение внутренних нормативных документов

Выводы

Пока что организация кадрового ЭДО для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель вправе самостоятельно решить, переводить ли кадровое делопроизводство в электронный вид. Однако планы правительства очевидны — КЭДО будет обязательным и это лишь вопрос времени. Поэтому перейти на кадровый электронный документооборот следует уже сейчас.

Чтобы переход на обязательный КЭДО прошёл гладко, подключите сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также организовать массовый выпуск электронных подписей для своих сотрудников.