Надо ли обнулять кассу в конце года

Движение документа Z-отчета

После снятия отчета и заполнения журнала на основании данных документа производится его передача в место хранения – бухгалтерию. Z-отчет традиционно скрепляется степлеромсо справкой-отчетом кассира-операциониста и совместно подшиваются в дело. Документы могут хранится:

В течение 5 лет с последующим уничтожением по акту.
До получения акта проверки ККМ.
До получения данных инвентаризации, проводимой, например, по окончании годового налогового периода или после составления годового баланса. Отчеты утилизируются по истечении 15 дней от даты утверждения результатов инвентаризации.

Допускается установить срок хранения документов самостоятельно с учетом потребности и необходимости предъявления органу контроля.

Срок хранения Z-отчетов в течение 5 лет соблюдать не обязательно. Форма не относится к документам первичного учета.

Сложным моментом хранения является нестойкость краски на чековой ленте. Для печати используется термочувствительная бумага, не обеспечивающая четкость изображения с течением времени. Контрастность печати редко обеспечивается в течение 5 лет. При необходимости длительного использования данных отчетов хранятся заверенные копии. Журналы и ЭКЛЗ подлежат хранению в течение 5 лет.

Версия 1: независимо от наличия расчетов открывать и закрывать кассовую смену нужно каждый рабочий день

Данное утверждение проистекает из самого закона № 54-ФЗ. Об этом говорит статья 4.3 (п.2) — .

Отчет об открытии кассовой смены должен быть сформирован перед началом расчетных операций, а закрывающий отчет – по окончании таких расчетов. Причем кассовый чек (БСО) не может формироваться на онлайн-кассе позже чем через 24 часа после того, как сформирован открывающий смену отчет.

Но откуда предприятие может знать, когда именно у него пойдут расчетные операции и будут ли они сегодня вообще? Поэтому онлайн-кассу нужно включать сразу, как только кассир приступил к смене, а не перед непосредственным началом самих расчетов. Тем более в законе 54-ФЗ нет уточнения что такое «перед началом осуществления расчетов».

Но зато в законе № 54-ФЗ есть временное ограничение под названием «смена». Правда, определение самой «смены» тоже отсутствует. Ее понятие дано в Трудовом кодексе. В его ст.91 () сказано, что рабочим признается время, в ходе которого сотрудником выполняются его должностные обязанности.

Длительность рабочего времени и должностные обязанности фиксируются внутренним трудовым распорядком и трудовым договором. К «рабочему» могут относиться и другие временные отрезки, которые ТК и иные законы, нормативные акты РФ, признают рабочим временем. Все вместе эти отрезки составляют режим рабочего времени, в котором по ст.100 ТК должны быть отражены, в частности:

длительность рабочей недели;
длительность ежедневной работы, т.е. смены;
когда начинается и заканчивается смена;
длительность перерыва.

Режим рабочего времени фиксируется в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре. А если у отдельной категории персонала режим отличается от общих правил предприятия, тогда он прописывается в конкретном трудовом соглашении.

Таким образом, момент открытия и закрытия рабочей смены, куда входит и кассовая смена, определяется трудовыми нормами. И не зависит от факта совершения расчетов. Главное, когда расчеты начнутся, чтобы касса была включена. Тем более в законе № 54-ФЗ нет четкого указания, когда именно нужно открывать на кассе смену: за 1 час до начала расчетов или за 5 минут до этого. Сотруднику, ответственному за расчетные операции с участием онлайн-кассы, при включении в сеть ККТ следует руководствоваться границами именно трудового времени. В пользу этого говорит еще два факта:

не важно, когда именно будет пробит первый кассовый чек. Но это должно быть сделано в течение 24 часов, отсчет которых начинается с момента открытия кассовой смены

Иными словами, открывающий отчет можно сформировать в 8 утра, а первый чек пробить в 12:00. Т.е. касса должна уже работать к моменту начала расчетов. Независимо от того будут в этот день расчеты или нет, включать ККТ нужно в начале смены, установленном трудовыми локальными актами, соглашениями. Причем ККТ должна включаться с формированием отчетов об открытии кассовой смены каждый рабочий день, каждую рабочую смену;

Стоит отметить, что сама смена может начаться в один календарный день, а закончиться на следующий день. Но для целей формирования чеков (!) она должна быть максимально 24 часа. В противном случае при превышении этого срока ККТ не сможет сформировать для чека фискальный признак. Т.е. пробить чек не получится, а значит, невозможны и расчеты.

в статье 4.3 54-ФЗ сказано, что закрывающий смену отчет по ККТ формируется после окончания расчетных операций. Это когда именно? Ведь кассир не знает точно, когда конкретно закончатся расчеты и покупатели. А значит, кассовый аппарат должен работать до конца смены, определенной внутренним трудовым распорядком. Т.е. до конца рабочей смены конкретного кассира. В отчетах закрытия-открытия прописывается имя кассира. При этом сама кассовая смена, как указано ранее, не может длиться более 24 часов. Кассовый чек после 24-часовой смены пробить не получится, а вот отчет о закрытии смены создать можно (п.1 ст.4.1 закона 54-ФЗ).

Что такое X-отчет

Есть еще одна отчетность, называемая отчетом без гашения. Что это такое X отчет — будет рассмотрено в этом разделе.

Х отчет без гашения — это еще один документ, формируемый контрольно-кассовым устройством. Он содержит информацию о всей наличности, которая была пробита на нем в течение смены. Этот документ можно формировать в любое время, он нигде не фиксируется и не требует отправки в ФНС.

Другие его названия: утренняя отчетность или нулевой чек. Так его называют из-за того, что раньше налоговая инспекция требовала его снятия в самом начале смены, то есть утром. Делалось это для того, чтобы убедиться в отсутствии наличности в кассе и показать, что выручка в начале смены равна нулю. На сегодняшний день этот документ не обязателен к снятию каждое утро, так как всю необходимую информацию теперь можно хранить в защищенной электронной кассовой ленте.

Z-отчет утрачен, как быть?

В жизни все может случиться, и даже невосполнимый отчет с гашением может оказаться по какой-то причине не оформленным в журнал, как следует. Это чаще всего случается:

с неопытными работниками, по незнанию выбрасывающими такой важный чек;
вследствие ремонта аппарата, когда отчет пробивает мастер для проверки, не всегда его догадываются сохранить;
если чек не пропечатался из-за поломки кассы, неполадок с лентой или бумагой, аварийного отключения электроэнергии;
если чек утерян;
когда документ порвался, затерся, был залит или испорчен как-то иначе.

Отсутствие Z-отчета грозит предприятию крупными штрафами. Чтобы избежать их, нужно сразу при обнаружении утраты «зетки» выполнить предписанные законом процедуры.

Последовательность действий при обнаружении утраты отчета с гашением

Составить акт утраты Z-отчета (подписать его должны кассир смены, старший кассир, если он есть, бухгалтер фирмы и представитель администрации).
Обязать кассира предоставить объяснительную записку, в которой будут освещены время и обстоятельства утраты отчета, а также причины, по которым требуемые сведения не были занесены в кассовый журнал.
Добиться получения фискального чека по данным ЭКЛЗ, подтверждающего выручку за смену с утраченным Z-отчетом. Для этого придется вызвать технического специалиста из центра обслуживания ККМ.
Снятый за требуемый период фискальный отчет оформить в журнале кассира вместо утраченного Z-отчета.

ВАЖНО!
Руководитель имеет право наложить наказание на кассира, виновного в утрате документа строгой отчетности, если сочтет нужным по итогам его объяснительной записки. Увольнение за такой проступок не положено, но выговор или устное предупреждение вполне вероятно

Санкции и штрафы за нарушения снятия зет-отчёта

Считается ли возврат в z -отчете в графе не обнуленная сумма?

Что такое Z-отчет и когда он формируется?

Согласно перечню основных буквенно-символьных обозначений, которые печатаются на чековых и контрольных лентах (письмо ГМЭК от 31.08.1994 № НИ-7-185), буквой «Z» обозначается «отчет с гашением».

Этот документ формируется по окончании рабочей смены (дня) на кассовом аппарате и отражает информацию о полученной за смену выручке. В нем указываются сумма пробитых по кассе денежных средств, сумма возвратов денежных средств покупателям, а также наименование компании или предпринимателя, который использует кассовый аппарат. Полный перечень сведений, отражаемых в таких отчетах, приводится в технической и эксплуатационной документации к кассовому аппарату.

Сегодня в эпоху применения ККТ, передающей сведения о платежах налоговикам в режиме реального времени, онлайн-кассы формируют уже не Z-отчет, а отчет о закрытии смены. Он должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены и автоматически передан в налоговые органы (п.2 ст.4.3 Федеральный закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). То есть кассир перед тем как закончить свою смену и сдать кассу должен сформировать такой Z-отчет (отчет о закрытии смены). Причем его необходимо оформить в день окончания смены (дня). Перенос на следующий день не допускается и считается нарушением.

Алгоритм действий по закрытию смены на обычной ККТ следующий:

когда заканчивается смена, кассир или старший кассир в присутствии кассира распечатывает Z-отчет;
на основании этого отчета кассир формирует справку по форме КМ-6;
на основании отчета в журнал кассира-операциониста вносятся соответствующие данные;
кассир сдает выручку с кассового аппарата, Z-отчет и справку КМ-6 старшему кассиру;
выручка приходуется в кассе компании или предпринимателя по приходному кассовому ордеру;
Z-отчет и справки передаются в бухгалтерию.

Если же вы применяете онлайн-ККТ, то в работе вам . Соответственно, при закрытии смены кассир должен сформировать Z-отчет и сдать его вместе с наличными бухгалтеру.

X-отчет и Z-отчет

Начнем по порядку — с X-отчета. X-отчет, по сути, представляет собой чек, на котором пропечатывается информация по счетчикам: здесь есть и данные по секциям (если вы открывали на кассе два и более отдела), и общий итог. X-отчет, выбитый перед началом работы, должен содержать данные, равные записям, которые содержатся в журнале кассира-операциониста по состоянию на предшествующий день. Эти же цифры заносятся в графы, соответствующие информации на начало сегодняшнего дня.

С помощью X-отчета можно осуществлять контрольные мероприятия по поступлению выручки в течение дня, например, проводить контроль во время смены или при сдаче выручки по интервалам времени, а также определять недостачу или излишек денег в кассе. Информация об общей выручке за день, содержащаяся в памяти аппарата, от этого не меняется. Вы можете выбить отчет по секции, по смене или главному итогу. Сам отчет может выбиваться по-разному, сочетание клавиш зависит от модели аппарата. От модели аппарата зависят и основные функции. Например, способ выбивания чека может отличаться: это может быть ввод суммы клавишами или ввод цен по штрих-кодам продукции. Модель кассового аппарата может предусматривать дополнительно вывод итогов, суммы сдачи, суммы скидок по действующим акциям и прочие моменты, которые вы можете увидеть на обычных чеках из любого магазина.

Если кассир ошибся при выбивании чека, то требуется выбить новый чек, не содержащий ошибок, и отдать его клиенту. Неправильно выбитый чек погашается и откладывается. По окончании дня по неправильным чека составляется акт о возврате денежных сумм покупателям, для этого предусмотрена специальная форма № КМ-3. Акт по этой форме формируется в одном экземпляре в момент сдачи выручки за прошедший день. Информация по чекам отражается в специально отведенной для этого табличной части бланка: здесь необходимо прописать номера и суммы чеков. Все неправильно выбитые чеки прикрепляются к акту, который подписывается кассиром и идет на утверждение руководителю. Составление этого документа требуется не только в случае ошибок при выбивании чека, но и при отказе покупателя от проданного ему товара. Так как в этом случае вы должны вернуть деньги покупателю, то соответствующий чек также включается в акт по форме № КМ-3.

После того, как день прошел, кассиру нужно сдать выручку, а, значит, сделать следующее:

подготовить деньги и платежные документы для сдачи;
оформить кассовый отчет;
сдать выручку с отчетом в «основную кассу» с оформлением ПКО (или инкассатору банка – это зависит от того, как организована ваша работа);
снять показания счетчиков кассовой техники, сделать распечатку и вытащить из машины использованную контрольную ленту.

Теперь о контрольных показателях. Данные счетчиков учитываются на начало и на конец дня, по этим цифрам считается сумма выручки за день. Данный счетчиков должны соответствовать контрольной ленте и одновременно быть равны той сумме денег, которую вы сдали в кассу или инкассаторам.

Снятие данных в конце дня рекомендуется проводить в следующем порядке. Сначала снимается X-отчет, данные которого сверяются с фактической суммой денег в кассе. Затем можно снимать Z-отчет, который будет содержать:

данные счетчиков на начало и конец дня;
общие цифры по выручке;
общую сумму возвращенных чеков;
сумму скидок;
сумму аннулированных чеков.

При этом сумма выручки, опять же, должна быть равна данным контрольной ленты.

Z-отчет обнуляет оперативную память аппарата, занося всю информацию в фискальную память. Это означает, что накопленные за день итого фиксируются в фискальной памяти ККТ, а счетчик дневной выручки обнуляется. Каждый Z-отчет имеет свой номер по порядку. На основании этого отчета кассир каждый день делает справку-отчет по утвержденной форме № КМ-6. На основании этой справки затем составляется отчет кассира-операциониста, а Z-отчеты подшиваются и хранятся. Отчет кассира-операциониста вместе с выручкой необходимо сдать старшему кассиру (если он есть) или руководителю, оформив операцию ПКО. Если вы сдаете деньги инкассаторам банка, то факт операции отражается в самом отчете.

Когда Z-отчет снят, все данные проверены, следует завести соответствующие записи в журнале кассира-операциониста. Для его оформления используется унифицированная форма № КМ-4. Если при проверке сведений были выявлены расхождения – излишек или недостача, то требуется определить причины их возникновения и отразить сведения в отведенных для этого полях журнала № КМ-4.

Версия 2: если расчеты нерегулярны, онлайн-кассу можно включать перед началом такого расчета с покупателем

И это утверждение тоже проистекает из статьи 4.3 (п.2) закона № 54-ФЗ. В статье говорится об обязанности перед началом расчетных операций, в которых должна участвовать ККТ, формировать отчет, открывающий смену. Однако здесь нет четкого указания, что именно подразумевается под понятием «смена».

Поскольку речь идет о применении ККТ, то открытие смены есть не что иное, как открытие именно кассовой смены. И строгой привязки периода использования ККТ в течение дня к рабочему времени нет. Это два разных и независимых периода. Причем кассовая смена может быть меньше установленного внутренним трудовым распорядком трудового времени или больше, но не превышая 24-х часов. Дело в том, что по истечении суточного срока, отведенного для смены, исключается возможность выпуска кассовых чеков.

Статья 4.3 и весь закон № 54-ФЗ не дают толкования и в отношении «начала расчетов», перед осуществлением которых нужно включить ККТ. Это может быть любое время: и 5 минут до расчетной операции, и 1 час. Но если брать положения ст.4.3 буквально, то получается: онлайн-касса включается, а отчет об открытии кассовой смены формируется исключительно перед началом фактической реализации расчета. Например, пришел покупатель (клиент), выбрал товар (сделал заказ) и решил его оплатить. И в этот момент нужно включать кассу, а не держать ее включенной целый день. Тем более в этот день покупатели (клиенты) могут и не прийти.

Кроме того, законом 54-ФЗ не предусмотрено:

требование о закрытии смены в какое-то конкретное время. Сказано лишь: «по окончании осуществления расчетов». Одно «но»: смена не должна превышать 24-х часов. Однако никто не запрещает смену открывать и закрывать неоднократно в течение суток и за пределами этих суток. Не стоит забывать: онлайн-кассу при расчетах обязаны применять все ИП и фирмы, кроме предусмотренных законом 54-ФЗ исключений. Иными словами, если кассовая смена закрыта, но рабочий день продолжается, то пришедший после формирования отчета-закрытия покупатель не подлежит обслуживанию. Либо нужно снова открывать смену, чтобы пробить чек. Закон это не запрещает;
не предусмотрено разрешенное количество открытий и закрытий кассовой смены — другими словами: на вопрос «можно ли открывать и закрывать кассовую смену несколько раз в день?» нет отрицательного ответа. Т.е. можно закрыть смену, а потом ее снова открыть, чтобы сформировать чек, и повторно закрыть. Причем течение 24-часового срока начинается с момента формирования очередного отчета-открытия. Но при этом не установлена минимальная длительность смены: она может быть и 1 час, но не более 24;
не установлено какой именно чек должен быть пробит в течение 24 часов. В статье 4.3 не обязательно идет речь о первом чеке. Там лишь говорится о чеке, который не может быть выпущен, если кассовая смена не закрыта более 24 часов. А значит, касса не обязана включаться на весь день, если нет расчетов. В противном случае может истечь это суточное ограничение для выпуска чеков;
не говорится, когда должно происходить открытие смены: сегодня, завтра, или каждый день; с утра или в середине дня. Закон 54-ФЗ говорит лишь, что ККТ обязана участвовать в расчетах. Т.е. при их фактическом свершении. Но это не означает, что ККТ должна работать даже в те дни, когда расчетов нет.

Таким образом, ККТ нужно включать только перед началом расчетов. И этот момент не обязательно должен совпадать с началом ежедневной рабочей смены, и быть ежедневным.

Какая именно версия подходит вам — решайте сами.

Технические накладки. Пример технического сбоя

В процессе гашения и снятия отчета могут произойти накладки объективного характера, усложняющие получение полноценного отчета.

Причина	Действия
В процессе печати отчета закончилась чековая лента, данные не обнулились	Производится установка новой ленты в аппарат, недостающая часть допечатывается и склеивается с первой половиной отчета
При внезапном окончании ленты при печати итоги были обнулены	Дубликат отчета произвести невозможно, данные берутся из блока ЭКЛЗ
Произошел технический сбой (например, при скачке в электросети), в результате которого изменилась дата отчета	Потребуется составить служебную записку, взять справку у специалиста ЦТО и сделать запись датой, полученной в отчете.

Все случаи нестыковок сумм, дат, нумерации, включения налога НДС и прочие накладки устраняются специалистами ЦТО, на обслуживании которого находится техника.

Рассмотрим пример технического сбоя. Предприятие ООО «Рубин» использует ККМ при расчетах. В процессе работы произошел скачок напряжения, в результате которого изменилась хронология в отчетности. Кассовый день, открытый 18 мая 2016 года, был погашен Z-отчетов в конце смены с датой 19 мая 2016 года. Действия администратора ООО «Рубин»: составить служебную записку и вызвать специалиста ЦТО. Действия кассира: произвести инкассацию выручки, а запись в журнал внести от 19 мая. Дополнительно необходимо получить справку (техническое заключение) из ЦТО о факте произошедшего сбоя.

Ежесуточный контроль

«Зетка» является документом строгой финансовой отчетности.

Снимать ее нужно после смены или рабочего дня, но не реже, чем 1 раз в 24 часа. Если этого не сделать, то касса будет заблокирована. Все кассовые аппараты, по распоряжению законодательства, оснащены системой автоматической блокировки при превышении 24-часовой смены. Пока не будет снят Z-отчет, касса не сможет производить никаких операций.

А если операций не было?

Письмо ГФСУ от 10.02.2015 г. разъяснило, что нулевые отчеты можно не печатать, если в течение 24 часов не прошла ни одна кассовая операция. Однако, часто внутренние документы предприятия требуют открывать и закрывать смену вне зависимости от прохождений по кассе. Кроме того, на практике в аппарате чаще всего хранятся мелкие деньги, а это тоже финансы, которые должны ежедневно проводиться через ККМ («служебное внесение»), а это уже операция, которая отразится в Z-отчете.

Пока законодатели не прояснили этот вопрос окончательно, лучше во избежание неприятностей печатать Z-отчет ежедневно и оформлять его в кассовую книгу, даже если он нулевой.

Примечания — ККТ ШТРИХ-ON-LINE, ШТРИХ-ЛАЙТ-01Ф, ШТРИХ-М-01Ф, ШТРИХ-ФР-02Ф, РИТЕЙЛ-01Ф, МОДЕРНИЗИРОВАННЫЕ — ШТРИХ-ЛАЙТ-02Ф, ШТРИХ-М-02-Ф, ШТРИХ-МИНИ-02Ф, ШТРИХ-MOBILE-Ф, ШТРИХ-МИНИ-01Ф, ШТРИХ-ФР-01Ф

Зет отчет с гашением — это специальный отчет, который снимается с контрольно-кассового аппарата в конце каждой смены. Он содержит все операции, произведенные в течение рабочего дня. Его формирование происходит не позднее суток с момента начала работы на аппарате. Снимается документ даже, если за целый день работник кассы не пробил ни одного чека. Открытие смены может происходить автоматически в зависимости от кассового аппарата. Пример двойной СНО ЕНВД И УСН 8 2 Код в Таблице 18 строка Tax System 10.

Я всем всегда рекомендую через «Тест драйвер» пробивать чеки, состоящие только из одной позиции, так как запутаться здесь достаточно просто, но если подойти к вопросу внимательно, то в целом все должно получиться:

Онлайн касса z отчет сколько раз можно снимать

Как снять z отчет по кассе

› Снятие z-отчета – обязательная процедура и одна из основ кассовой дисциплины. Образец документа, его назначение и другие важные моменты – об этом прямо сейчас. Содержание Этот документ представляет собой основной итоговый чек, который каждый кассир, сдающий смену, обязан выводить с кассового аппарата.

Поэтому если требуется провести замеры текущих показаний, то снимается так называемый x-отчет, который по сути ничем не отличается от z, однако он не приводит к обнулению. Таким образом, главное назначение его в следующем: 1. Это основной источник информации по смене, которую кассир всегда заносит в кассовую книгу.

Онлайн-кассы – 2018 в вопросах и ответах

На вебинарах и конференциях для малого бизнеса эксперты сервисов «» и «» отвечают на множество вопросов о переходе на онлайн кассы, о выборе техники и о правилах ее применения. Сегодня «Бухонлайн» представляет вам подборку их ответов на самые распространенные вопросы. С 1 июля 2018 года применение ККТ обязательно для следующих субъектов:

ИП на ЕНВД, которые имеют наемных работников и занимаются розницей или общепитом.
ООО на ЕНВД, которые занимаются розничной торговлей или оказывают услуги общественного питания.
ИП на ПСН, которые занимаются розницей и общепитом.

Также смотрите о сроках применения ККТ для других сегментов торговли и услуг.

Юрлица и ИП могут работать без ККТ до 1 июля 2019 года, если оказывают услуги населению (кроме услуг общественного питания).

Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы

Z-отчет (на сегодняшний день называемый отчетом о закрытии смены) – это ежедневный отчет по работе кассового аппарата, осуществляемый в конце смены кассира (в онлайн-кассах не обнуляется). Использование онлайн-касс в работе направлено на уменьшение бумажной отчетности, обмена информацией предпринимателя и ФНС в электронном формате.

На сегодняшний день предприниматели независимо от применяемого режима налогообложения обязаны перейти на онлайн-кассы, но ведение операций по кассе непосредственно на месте остается тем же.

Как хранить чеки с гашением онлайн кассах

/ / 20.04.2018 605 Views Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ).

Нужен ли z-отчет при использовании онлайн-кассы?

Z-отчет онлайн-касса не формирует. Предназначен он:

отражения возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
фиксации данных об итоге продаж в фискальной памяти;
подведения итогов по выручке за смену;
обоснования сведений, вносимых в отчетность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчет и журнал кассира-операциониста).
для обнуления данных по продажам за смену;

Z-отчет на кассах старого образца требовалось формировать не реже чем каждые 24 часа (в противном случае работа кассы блокировалась) и обязательно нужно было распечатывать.