Начисление в зуп 3 командировки

Шаг 7: Расчет и выплата командировочных

После того, как все необходимые данные о командировке внесены в систему, можно приступать к расчету и выплате командировочных.

Для начала необходимо проверить, что все расходы, связанные с командировкой, правильно учтены в системе. Проверьте, что все квитанции, чеки и документы о расходах приложены к делу по командировке и что суммы соответствуют действительности.

Затем необходимо открыть журнал командировочных и выбрать нужную командировку. В этом журнале можно увидеть все расходы, которые были учтены при оформлении командировки.

После этого можно перейти к расчету суммы командировочных. Эта сумма будет зависеть от многих факторов: длительности командировки, места назначения, стоимости проживания и питания, а также от размера командировочного сбора, который установлен в организации.

Расчет командировочных осуществляется автоматически по данным, указанным в системе. Если возникли какие-то особенности, например, нужно учесть дополнительные расходы, их можно добавить вручную в разделе «Дополнительные расходы».

После проведения расчетов можно приступить к выполнению выплаты командировочных. Это можно сделать, нажав на кнопку «Выплатить командировочные». Система автоматически выполнит расчет и выведет сумму к выплате.

После того, как командировочные выплачены, необходимо учесть эту операцию в учетной системе. В 1С 8.3 ЗУП это можно сделать в разделе «Учет командировочных». Здесь можно отметить, что выплата была произведена и указать сумму выплаты.

Выплата командировочных должна быть задокументирована. При проведении выплаты необходимо выписать приказ о выплате командировочных и приложить к нему все необходимые документы. Копию приказа и документы о выплате также следует сохранить в дело по командировке.

По окончании расчета и выплаты командировочных следует проверить все данные и операции в системе, чтобы убедиться, что ошибок не возникло и все суммы были правильно рассчитаны и выплачены.

Таким образом, при оформлении командировочных в 1С 8.3 ЗУП необходимо следовать определенной последовательности действий, начиная от создания командировки и заканчивая расчетом и выплатой командировочных. Правильное оформление и учет командировочных позволит избежать ошибок и обеспечить правильную и своевременную выплату сотрудникам, отправляющимся в командировку.

Оформление командировки в 1С версии 3.0: пошаговая инструкция

Сумма командировочных может перечисляться подотчетному сотруднику на банковскую карту. Тогда при оформлении командировки в 1С это проводится через журнал «Списание с расчетного счета». Рассмотрим подробнее документы «Расходный кассовый ордер» и «Авансовый отчет».

Размер суммы командировочных рассчитывается ориентировочно с учетом расходов на проезд, проживание, различные расходы. К этой сумме прибавляются также суточные. Выдача средств производится на основании заявления командированного сотрудника, в котором тот указывает цель поездки и необходимую сумму.

Приступим к оформлению расчетного кассового ордера. Выбираем раздел «Банк и касса», далее «Касса» и «Кассовые документы».

Оттуда переходим в журнал. Выбираем надпись «Выдача» и в новой форме заполняем открывшиеся поля:

Вид операции – «Выдача подотчетному лицу».
Счет учета – проставится автоматически на основании предустановленных параметров.
Организация – если учет ведется по нескольким организациям, поле будет отображаться, если по одной, нет.
Получатель – ФИО подотчетного сотрудника.
Сумма – сумма выданных командировочных.
Реквизиты – форма разворачивается и в нее вписываются порядковый номер заявления подотчетного сотрудника.
Комментарий – прописывается информация, на какие нужды выдаются денежные средства.

Подтверждаем и смотрим, какие проводки сформировались:

После возвращения из командировки сотрудник предоставляет авансовый отчет, который оформляется в соответствующей форме. Сформировать его также можно в ERP-системе. Также авансовый отчет может подаваться в письменном виде в унифицированной форме АО или в свободной форме, что закрепляется в учетной политике организации.

Формируем новый документ. В верхней части меню выбираем пункт «Подотчетное лицо» и вносим ФИО сотрудника, который направляется в командировку. На экране появляется несколько вкладок:

Авансы – вносим строку в табличную часть.
Потом в колонке «Документ аванса» и в окне «Выбор типа данных» нажимаем на пункт «Выдача наличных».

Вкладка «Товары» надлежит к заполнению, если на аванс покупались определенные товары.

Вкладка «Прочее» — заполняем каждую строку в соответствии с подтверждающим документом. Им может быть билет на транспорт, квитанция на услуги или оплату жилья или другой документ, который оправдывает произведенные расходы. Вносим сумму по НДС.

Закрываем и проводим документ. В проводках отображается сумма затраченных средств.

Если сумма трат оказалась меньше выданной на расходы суммы, остаток нужно оформить как возврат.

При оформлении авансового отчета или командировки можно пользоваться дополнительными инструментами, которые существенно упрощают и во многом автоматизируют этот процесс. Используйте современные бизнес-приложения, которые удобны для руководителей, бухгалтеров и подотчетных сотрудников. Такие приложения обладают особенными преимуществами:

мобильны и могут использоваться на планшете, смартфоне, персональном компьютере в дороге, на работе и дома;
имеют гибкие настройки под локальные законодательные акты и внутренние бизнес-процессы компании, в частности, требования учетной политики;
прозрачны и позволяют создавать авансовые отчеты онлайн;
автоматически формируют приказ на командировку и другие документы в соответствии с политикой компании;
подготавливает отчетность для анализа и оптимизации расходов;
удобны, так как процесс утверждения многоуровневый, происходит в соответствии с учетной политикой компании, а проводки для бухгалтерии формируются автоматически;
хранят весь архив первичной документации (документы, подтверждающие расходы в командировке);
интегрируются с используемыми в компании ERP-системами, в частности, 1С.

Набор инструментов подбирается в соответствии с потребностями компании, например, при значительном количестве командировок сотрудников можно использовать приложения, упрощающие процесс направления в командировку и подготовки к ней. Такие приложения сокращают алгоритм подготовки и помогают избежать ошибки при оформлении авансовых отчетов.

Сотрудник отчитывается

Сохранение среднего заработка во время нахождения сотрудника командировке в программе 1С

Для оформления в 1С документа, который бы нам произвёл расчёт среднего заработка во время командировки нужно зайти в главное меню раздел «Зарплата и кадры» выбрать блок «Зарплата», а в нём позицию «Все начисления». На экране появится журнал, котором появятся все начисления по сотрудникам за предыдущие периоды. Создаем начисление по текущему месяцу, для этого нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем позицию «Начисление зарплаты».

В документе по начислению, необходимо в шапке документа заполнить такие поля:

Месяц начисления;
Организация;
Подразделение.

Перейдя в табличную часть документа, открываем закладку «Начисление». Из справочника выбираем сотрудника и вид начисления, который вы создали ранее «Оплата по среднему заработку при нахождении сотрудника в командировке», проставляем дни нахождения в командировке, часы и выводим результат. После документ проводим нажимая на кнопку «Провести» и закрываем.

Нудно помнить, что оформление сотруднику командировки связано не только с расчётом по среднему заработку, но и с документальным оформлением направления сотрудника в командировку, с выдачей денежных средств в подотчёт, с оформлением авансового отчёта, с возвратом денежных средств и другим.

Как оформить командировку и выплатить командировочные в программе 1С 8.3 Бухгалтерия?

Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).

В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег подотчет.

Подготовка к оформлению командировки в 1С: основные этапы

1. Сбор необходимых документов

Перед началом оформления командировки необходимо собрать следующие документы:

Служебное задание на командировку, утвержденное руководителем;
Заявление на командировку от сотрудника;
Копии всех необходимых документов, таких как паспорт, трудовая книжка и т.д.;
Договор с перевозчиком или бронь билетов;
Документы, подтверждающие цель командировки (например, приглашение от партнера).

2. Заполнение данных в 1С

После сбора всех необходимых документов, необходимо внести соответствующую информацию в программу 1С. Внесение данных может включать следующие шаги:

Создание нового документа «Командировка» в программе;
Заполнение реквизитов документа, таких как даты командировки, место назначения, цель и т.д.;
Добавление информации о сотруднике, который отправляется в командировку, включая его ФИО, должность и контактные данные;
Загрузка отсканированных копий документов, необходимых для командировки;
Утверждение документа руководителем.

3. Формирование печатных форм и отчетов

После заполнения данных и утверждения документа руководителем, необходимо сгенерировать печатные формы и отчеты для использования во время командировки:

Печать служебного задания на командировку;
Формирование справки о командировочных расходах для бухгалтерии;
Печать финансового отчета о расходах во время командировки;
Генерация отчетов о проделанной работе во время командировки и результатов поездки.

4. Архивирование и хранение документов

После окончания командировки и завершения всех отчетных процедур, необходимо архивировать и хранить все связанные с командировкой документы. Это позволит не только соблюдать внутренние процедуры компании, но и обеспечит удобный доступ к информации при необходимости.

Следование основным этапам подготовки к оформлению командировки в программе 1С позволит сократить время и упростить процесс управления рабочими поездками в организации.

Возможно согласование Заявок на командировку с помощью 1С:Документооборот

Для этого достаточно прав только на просмотр заявок на командировку предоставленных ролью «Чтение заявок на командировку»

Сам процесс запуска согласования доступен через команду Создать на основании → Документооборот: Процесс

Чтобы запустился процесс согласования через 1С:Документооборот необходимо настроить Интеграцию с 1С:Документооборот. Как это делается есть множество публикаций в Интернет, но об одном нюансе там не сказано — это настройка обмена статусами в правилах интеграции между Документооборотом и ERP.

Ниже представлен код выражения на встроенном языке.

Предварительно в Документообороте необходимо создать Шаблон процесса согласования.

При запуске процесса согласования из ЕРП через Документооборот будут представлены следующие окна

На этом процесс согласования через Документооборот завершен.

Сравнивая эти два способа согласования просматриваются плюсы и минусы этих решений:

	Согласование в ЕРП	Согласование в Документообороте
Скорость изменения статуса согласования	Мгновенно	После проставления всех виз через промежуток времени установленный в расписании регламентного задания по обмену ЕРП и ДО
Количество согласующих лиц	Одно	В соответствии с согласованным шаблоном согласования
Оповещение о необходимости согласования	Через Задание (которое необходимо дополнительно для этого создать) и далее оповещение на начальной странице — Раздел Мои Задачи	Через оповещение на начальной странице ЕРП — Раздел Документооборот: задачи мне

Помимо самого процесса согласования Заявки на командировку необходимо не забыть о всех сопутствующих документах, создаваемых на основании Заявки на командировку, таких как:
— Авансовый отчет
— Бронирование
— Расходный кассовый ордер
— Списание безналичных ДС

Также на основании документа Заявка на командировку можно сформировать следующие отчеты:
— Лимиты расхода ДС;
— Оплата заявок на расходование денежных средств;
— Контроль выданных подотчетному лицу авансов.
При необходимости существует возможность прикреплять файлы к документу Заявка на командировку.

Но это уже совсем другая тема…

Если статья была полезной, то плюсаните, чтобы была хоть какая то обратная связь.

P.S. Ещё один момент хочу осветить:

Сложные бизнес-процессы обработки документов не получиться использовать без того, чтобы предварительно не настроить маршруты их прохождения. Давайте посмотрим, как настраивать и использовать маршрутизацию в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Чтобы настроить условия маршрутизации в 1С Документооборот, переходим в раздел «Управление процессами» и выбираем меню «Условия маршрутизации».

Пример ниже описывает задачу, когда нужно менять участников согласования в зависимости от условий.

Если Автор документа = Руководитель подразделения, то согласует Руководитель организации иначе согласует руководитель подразделения.

С правой стороны расположены реквизиты выбранного объекта для использования в выражениях встроенного языка. В этом же окне, не выходя

из конструктора, можно проверить созданное условие на работоспособность.

Создание заявки на командировку

Для оформления командировки в программе 1С 8.3 Бухгалтерия в 2023 необходимо создать заявку. Это позволит систематизировать и упростить процесс оформления командировочных расходов.

Для создания заявки на командировку в программе 1С 8.3 Бухгалтерия необходимо выполнить следующие шаги:

Зайти в раздел «Документы» и выбрать «Заявки на командировку».
Создать новую заявку, нажав на кнопку «Создать новую заявку».
Заполнить необходимую информацию о командировке: даты начала и окончания, цель командировки, место назначения и прочее.
Указать сотрудника, отправляющегося в командировку, и ответственного лица.
Добавить все необходимые документы и информацию, связанную с командировкой, во вкладку «Документация».
Сохранить заявку и отправить на утверждение руководителю или другому ответственному лицу.

После создания заявки, вы можете отслеживать ее статус, а также изменять и удалять заявку при необходимости. При наличии утвержденной заявки на командировку возможно автоматическое формирование документов по командировке, таких как приказы на командировку, командировочные удостоверения и т.д.

Создание заявки на командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия в 2023 значительно упрощает процесс оформления командировок и позволяет существенно сэкономить время и ресурсы компании.

Шаг	Описание
1	Зайти в раздел «Документы» и выбрать «Заявки на командировку».
2	Создать новую заявку, нажав на кнопку «Создать новую заявку».
3	Заполнить необходимую информацию о командировке: даты начала и окончания, цель командировки, место назначения и прочее.
4	Указать сотрудника, отправляющегося в командировку, и ответственного лица.
5	Добавить все необходимые документы и информацию, связанную с командировкой, во вкладку «Документация».
6	Сохранить заявку и отправить на утверждение руководителю или другому ответственному лицу.
7	После создания заявки, вы можете отслеживать ее статус, а также изменять и удалять заявку при необходимости. При наличии утвержденной заявки на командировку возможно автоматическое формирование документов по командировке, таких как приказы на командировку, командировочные удостоверения и т.д.

Создание заявки на командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия в 2023 является простым и удобным способом для оформления командировок, сокращая время на организацию и учет командировочных расходов. Этот процесс помогает компаниям эффективно контролировать и оптимизировать затраты на командировки сотрудников.

Возвращение командированного подчиненного ранее периода окончания поездки

Возникают различные непредвиденные моменты, что требуют нахождения подчиненного незамедлительно на своем рабочем месте. В интересах бизнеса поскорее отозвать людей из поездки. Закон никак не регламентирует такие моменты и руководство самостоятельно вправе принять решение, как ему комфортнее организовать данный процесс возврата.

Машина предложит Вам 2 способа оформить возвращение подчиненных на его работу:

Исправление просчетов для тех моментов, когда уже проведен полный просчет и выплата в уже закрытом и проведенном периоде и создана проводка по отображению зарплаты в бухучете.
В еще не закрытом отчетном периоде все коррективы вносятся в форму командировки.

Дабы исправить информацию, на которую повлиял досрочный возврат подчиненных, Вам стоит воспользоваться нижеописанным способом:

провести проводку-сторно. Машина предполагает возможность сторнирования просчетов, и когда такая функция необходима исчисления сторнируются, а скорректированный документ становится заблокированным. Такое зачастую актуально при полной отмене поездки группы лиц;
заносите исправление в форму путем одноименной команды. В результате старые данные блокируются, а появляется новая форма. Однако учтите, новая форма будет содержать информацию для пользователей, что были внесены коррективы. На основании новых сведений бухгалтер делает проводки и опирается на уже вновь сформированные сведения. В основном такой способ предпочтителен для бухгалтеров, когда команда отправляется в поезду со смещением сроков.

Все перерассчитанные суммы по группе лиц исходят из среднегодовых заработанных средств, отталкиваясь от дня начала поездки. Исправленное поле влияет на график работы подчиненных путем внесения информации в табель относительно планового рабочего времени по ним.

Командировочные в 1С 8

При указании в настройках параметра «Длительные командировки оплачивать помесячно», автоматически установится переключатель в положение «Оплачивать командировку в конце месяца» при создании документа «Командировка».

Для расчета командировочных в 1С ЗУП сотрудникам по форме Т-9а необходимо использовать документ «Командировка группы». Для отражения командировки в учете ввода документа «Командировка группы» недостаточно. После ввода группового документа необходимо отразить факт командировки документами «Командировка». Для одновременного ввода документов по всем сотрудникам необходимо нажать на ссылку «Оформить отсутствия» под табличной частью. Документ является многофункциональным, работает в 2-х режимах – кадровом и расчетном.

Командировка на неполный рабочий день (внутрисменная)

В табеле учёта это будет выглядеть так:

Таким образом, вы оформили и рассчитали оплату работника, направленного в командировку, и отразили в программе 1С ЗУП.

Во многих организациях бухгалтерам приходится выполнять расчет заработной платы сотрудникам, находившимся в командировках. В этом вопросе есть ряд тонкостей, которые могут вызвать затруднения. Например, если командировка пришлась на праздничный или выходной день. « » редакция 3.0 позволяет правильно оформить и учесть подобные нюансы. Главное – понять принцип начислений и освоить алгоритм действий.

Для расчета оплаты служебных командировок предусмотрен пункт «Командировки» в разделе «Зарплата»:

Чтобы воспользоваться этим пунктом, необходимо настроить начисления и удержания. Для этого на закладке «Учет отсутствий» напротив причин «Командировки» (при отсутствии в течение полного дня или нескольких дней) и «В том числе внутрисменная» (при отсутствии в течение неполного рабочего дня) ставятся галочки.

При установке всех настроек пункт «Командировки» активируется и можно выполнять начисление. В открывшейся форме отражается перечень документов:

Можно заметить, что присутствуют две кнопки с функцией создания. Если требуется начислить оплату одному сотруднику, то используется кнопка «Создать» в левой верхней части формы.

По умолчанию в поле «Месяц» отражается текущий месяц. При необходимости его можно заменить на месяц, в котором будут производиться расчеты. В поле «Сотрудник» вносим командированного из справочника «Сотрудники».

Затем заполняются даты начала и окончания расчетного периода (командировки). Если требуется освободить ставку в период отсутствия сотрудника, выставляется галочка напротив соответствующего пункта формы. Расчет среднего заработка и начисление происходит автоматически на основе данных за предыдущий период.

Для командировок, которые захватывают несколько месяцев, можно установить способ выплат: за весь период полностью или ежемесячно. Во втором случае расчет производится за те дни, которые выпали в текущем месяце. Оплата остальных дней войдет в расчет за месяц (месяцы), в течение которых сотрудник находился в командировке.

Детализация расчета с указанием числа рабочих дней, среднего заработка и общей суммы начислений приведена на закладке «Начислено (подробно)»

Если командировка предполагает работу в особых территориальных условиях, то необходимо проверить актуальность данных об этом на закладке «Стаж ПФР»:

Закладка «Дополнительно» служит для заполнения печатной формы. Сюда заносятся сведения о месте назначения и цели поездки, времени, затраченном на дорогу, источнике финансирования и основании:

Заполненный документ проводится. Через кнопку «Печать» можно предоставить сотруднику бумажные экземпляры необходимых документов:

Если командировка попадает на выходной или праздничный день, и сотрудник при этом работает, то необходимо учесть это при начислениях документом «Оплата праздничных и выходных дней».

Начисления командировочных при работе по совместительству

Зачастую сотрудники организаций совмещают несколько должностей или в период отсутствия для выполнения их работы привлекаются другие работники. В первом случае необходимо зафиксировать отсутствие совместителя. Это делается через ссылку, которая отражается на главной закладке формы при выборе данного сотрудника из справочника:

Начисление оплаты труда при временном выполнении обязанностей командированного сотрудника вводится на основании заполненного документа «Командировки».

Выплата командировочных отдельно от заработной платы

Если выплата командировочных выполняется отдельно от зарплаты или авансом, то в верхней части формы активна кнопка «Выплатить». В этом случае удержания рассчитываются от суммы выплаты:

Для выдачи аванса средний заработок и удержания рассчитываются аналогично:

Оформление командировки нескольким сотрудникам одновременно

Если требуется оформить командировку нескольким сотрудникам одновременно, то в первой форме выбирается кнопка «Создать Т-9а».

Создается документ следующего вида:

Отражение командировок в табеле учета рабочего времени

Если сотрудник находился в командировке полный день или несколько дней, то в табеле учета рабочего времени этот день отмечается литерой «К».

Если командировка занимала несколько часов в течение рабочего дня, то данный период указывается в соответствующих полях.

Как оформить командировку в 1С 8.3 ЗУП

Командировка

Создать новый документ Командировка можно в разделе Зарплата – Командировки или Главное – Все отсутствия сотрудников по команде Создать.

Месяц в документе — это месяц начисления, Сотрудник — работник, которого направляем в командировку. Период нахождения в командировке отражаем с помощью реквизитов Дата начала и Дата окончания.

Если в программе подключено ведение Штатного расписания (Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания), тогда в документе можно зарегистрировать временное освобождение ставки. Для этого предусмотрен флажок Освободить ставку на период отсутствия. Замещение командированного работника на период его отсутствия можно ввести по кнопке Создать на основании.

Если подключен помесячный учет длительных командировок, для переходящей командировки (например, с 29.11.2021 по 06.12.2021) можно выбрать способ оплаты:

Оплатить период командировки целиком – в документе рассчитается оплата за весь период командировки.
Оплачивать командировку в конце каждого месяца – в документе будет начислена только оплата за месяц начала командировки (с 29 по 30 ноября). Оплата за часть командировки, приходящуюся на следующей месяц (с 1 по 6 декабря), будет рассчитана в документе Начисление зарплаты и взносов. В нашем примере оплата за 1-6 декабря будет начислена в декабрьском документе.

Если в документе Командировка установлен флажок Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку, при расчете оплаты программа сравнит средний заработок сотрудника с МРОТ и использует в расчете наибольшее значение.

Открыть расшифровку расчета среднего заработка можно по кнопке со знаком «карандаш».

Оплата командировки может быть выплачена не только с зарплатой, но и с авансом или в межрасчет. Порядок выплаты также можно выбрать в документе Командировка:

С зарплатой — это значение по умолчанию, сумма попадет в ведомость с видом операции Зарплата за месяц.
С авансом — сумма попадет в ведомость с видом операции Аванс.
В межрасчетный период – используется, если нужно оплатить командировку отдельно, без привязки к зарплате или авансу.

Реквизит Планируемая дата выплаты – дата, когда планируется выплатить начисленную сумму.

Детальную информацию о начислениях, зарегистрированных документом, можно посмотреть на вкладке Начислено.

Если работник отправлен в командировку в местность с особыми территориальными условиями, на вкладке Стаж ПФР установим флажок На период командировки изменились территориальные условия. Из предложенного списка кодов выберем те условия, в которых сотрудник будет находиться в период командировки.

Если командировка прерывает льготный стаж работника, потребуется включить флажок Не включать период в стаж для досрочного назначения пенсии.

На вкладке Дополнительно размещены:

реквизит Счет, субконто Способ отражение зарплаты в бухучете – позволяет задать свой Способ отражения (Настройка – Способы отражения зарплаты в бухучете) для оплаты командировки, зарегистрированной документом;
группа реквизитов Данные для печати – дополнительная информация для печатных форм.

Если требуется исправить документ Командировка, это можно сделать двумя способами:

создать документ-исправление с помощью команды Исправить;
внести изменения непосредственно в исходный документ и пересчитать оплату по кнопке с круглыми стрелками.

Отменить командировку можно также двумя способами:

по команде Сторнировать;
пометить на удаление исходный документ.

Кнопка Выплатить используется только для командировок с порядком выплаты В межрасчетный период. При нажатии на кнопку Выплатить будет сформирована Ведомость на выплату.

По кнопке Печать можно сформировать следующие печатные формы и справки.

Командировка группы (Т-9а)

Документ Командировка группы позволяет зарегистрировать командировку сразу на нескольких сотрудников. Документ можно создать в разделах Зарплата – Командировки групп (Т-9а) или Главное – Все отсутствия сотрудников. Также создать Командировку группы можно в журнале Командировки (Зарплата – Командировки или Кадры — Командировки) по кнопке Создать Т-9а.

Заполним список командированных сотрудников по кнопке Подбор либо Добавить.

Зарегистрируем отсутствия по сотрудникам одним из двух способов:

После регистрации индивидуальных Командировок в документе Табель (Зарплата – Учет времени – Табели) дни командировки будут отражены по коду К (Командировка).