Hr служба: зоны ответственности при организации проведения медосмотров

Путевые листы

Самая большая проблема для любой организации, владеющей или арендующей автотранспорт, — это путевые листы. Их заполнение вызывает недовольство и дискомфорт у водителей и раздражает как руководителей, так и бухгалтеров, вынужденных возиться с большим объемом данных.

Однако это главный документ для подтверждения (напрямую или косвенно) таких расходов, как:

ГСМ (топливо, масла);
сопутствующие товары (антифриз, омывающая жидкость);
проезда к месту командировки, вахты, обычной работы, совершения рейса, транспортировки и т.п.;
ремонт и покупка автозапчастей;
обслуживание транспорта – мойка, диагностика, шиномонтаж;
заработная плата водителей;

Кроме того, учет, ведущийся на основе путевок, помогает выявить водителей, которые используют имущество организации не по назначению:

ездят по личным делам (количество километров по одометру);
сливают бензин (расхождения в данных заливки, заправки и остатках топлива);
прикладывают «левые» чеки (несоответствие между объемом бака, расходованным топливом и представленными документами).

Короче говоря, служат путевые листы благим целям, только их ведение обременительно. Не в последнюю очередь из-за необходимости делать отметки о прохождении медосмотра.

Важно! Обязательность отметки о медицинском осмотре указана в п. 7 ст

II Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008. Это часть сведений о водителе.

Особенно строго с этим на пассажирском транспорте, ведь ответственность здесь намного выше. Если в компании нет штатного медика, то опять же придется заключать договор и постоянно пользоваться услугами медицинского учреждения. Обычно осмотры проходят быстро: врач проверяет общее самочувствие, уровень давления, частоту пульса, температуру.

Почему я подробно остановилась на предназначении путевых листов? Как вы поняли, они необходимы для подтверждения ряда расходов организации. Даже если просто выплачивается компенсация за использование личного транспорта работника и никакие затраты отдельно не возмещаются, само использование в рабочих целях автомобиля нужно подтвердить.

Так как частью обязательных реквизитов путевки является отметка о медосмотре, то ее отсутствие может привлечь внимание налоговиков. Они поставят под сомнение действительность такого документа и могут попытаться снять соответствующие расходы по нему в НУ

Суды, правда, и здесь лояльно относятся к налогоплательщикам и восстанавливают право принять затраты к учету.

Периодические медосмотры

Периодические обязательные осмотры проводятся в течение всего срока работы сотрудника в организации. Их цель – контроль за состоянием здоровья сотрудников и своевременное выявление профзаболеваний.

Для проведения периодических медосмотров сформируйте список сотрудников, которые:

подвергаются воздействию вредных производственных факторов, указанных в перечне, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н. Также вредные факторы устанавливают по результатам специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) и в ходе лабораторных исследований и испытаний;

выполняют работы по перечню, утвержденному приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.

Такой порядок предусмотрен пунктом 19 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н, пунктом 5 статьи 7 и подпунктом 1 пункта 3 статьи 10 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ.

Утвержденный список направьте в территориальный орган Роспотребнадзора в 10-дневный срок (п. 21 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).

На основании этого списка составьте поименный перечень сотрудников, которым необходимо пройти периодический осмотр. Если медицинское освидетельствование проводится в отношении сотрудников, занятых на вредных (опасных) работах, в нем нужно указать вредные (опасные) производственные факторы, оказывающие воздействие на сотрудников.

Поименный список сотрудников направьте в медицинскую организацию не позднее чем за два месяца до согласованной с этой организацией даты начала проведения периодического медосмотра (п. 23 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).

Получив поименный список, медучреждение составляет календарный план проведения медосмотров и согласовывает его с организацией. Работодатель должен ознакомить сотрудников с этим планом не позднее чем за 10 дней до начала медосмотра.

Такие правила установлены пунктами 25 и 26 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.

Перед проведением периодического медосмотра выдайте сотруднику направление. Оно оформляется в том же порядке, что и при проведении предварительных медосмотров (п. 24 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).

Пример оформления приказа об утверждении плана обязательного периодического медосмотра

В июне по договору с районной поликлиникой организация будет проводить обязательный периодический медосмотр сотрудников, занятых на вредных (опасных) работах.

После согласования с медицинским учреждением графика проведения медосмотра руководитель издал приказ об утверждении плана обязательного периодического медосмотра.

Сотрудники, не достигшие 18 лет, а также сотрудники в возрасте от 18 до 21 года, занятые на работах с вредными (опасными) условиями труда, а также работах, связанных с движением транспорта, должны проходить периодические медосмотры ежегодно (ст. 266 и 213 ТК РФ, п. 17 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н). Периодические медосмотры спортсменов, сотрудников ведомственной охраны проводите не реже чем раз в год (ст. 348.3 ТК РФ, ст. 6 Закона от 14 апреля 1999 г. № 77-ФЗ).

Для остальных категорий сотрудников может быть установлена другая периодичность медосмотров. По общему правилу периодические осмотры проводятся не реже чем в сроки, указанные в перечне факторов и перечне работ (п. 15 и 16 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).

Ситуация: нужно ли проводить предварительные и периодические медосмотры сотрудников, работа которых связана с использованием компьютеров более 50 процентов рабочего времени?

Да, нужно.

Сотрудники организации должны проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года – ежегодные) медосмотры (обследования) для определения их пригодности для выполнения поручаемой работы и предупреждения профзаболеваний (ст. 213, 266 ТК РФ). В число таких сотрудников входят и те, которые работают за компьютером более 50 процентов рабочего времени (п. 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача России от 3 июня 2003 г. № 118). Это связано с тем, что работа с компьютером относится к вредным производственным факторам (п. 3.2.2.4 приложения 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минтруда России от 21 марта 2014 г. № 15-2/ООГ-242.

Кто проводит медосмотры

Организовать проведение медосмотров сотрудников обязан работодатель, заключив соответствующий договор с медицинским учреждением (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н). При этом медучреждение должно иметь лицензию на медицинскую деятельность (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ).

Также работодатель может проводить медосмотры (например, предрейсовые) в собственном медпункте при условии, что медпункт имеет лицензию на медицинскую деятельность и право на проведение предварительных и периодических медосмотров (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ, п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).

Ситуация: должна ли организация при проведении медосмотров (в т. ч. предрейсовых) в собственном медпункте получать лицензию на этот вид деятельности? Проведение медосмотров не является основной деятельностью организации.

Да, должна.

Медицинская деятельность является лицензируемой (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ). Медосмотры (в т. ч. предрейсовые) относятся к услугам медицинской деятельности, подлежащим лицензированию (перечень к Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2012 г. № 291). Никаких исключений для медицинской деятельности для собственных нужд законодательство о лицензировании не предусматривает. Поэтому при проведении медосмотров (в т. ч. предрейсовых) в собственном медпункте необходимо получить лицензию на данный вид деятельности.

О необходимости получать лицензию для проведения медосмотров указано и в пункте 8 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Ситуация: вправе ли сотрудник организации (например, бухгалтер), имеющий диплом о медицинском образовании, проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей? Организация не имеет собственного медпункта.

Нет, не вправе.

Организации всех форм собственности и предприниматели, имеющие автомобильный транспорт, обязаны организовать проведение обязательных предрейсовых медосмотров водителей (п. 1 ст. 20, ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Организовать проведение обязательного медосмотра организация может либо в собственном медпункте, либо по договору с медицинским учреждением. Медицинское учреждение, с которым заключен договор на проведение медосмотров, должно иметь лицензию на этот вид деятельности (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ).

Если организация самостоятельно проводит предрейсовый медосмотр, необходимо, чтобы это делали только медицинские работники. Об этом сказано в пункте 8 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Таким образом, если сотрудник организации имеет лишь диплом о медицинском образовании, но при этом не имеет соответствующего сертификата, то он не вправе проводить обязательные медосмотры.

Требование к квалификации сотрудников при проведении медосмотра самостоятельно.

Ответственность

Внимание: за привлечение к работе сотрудников, не прошедших медосмотр в случаях, когда медосмотр для них обязателен, предусмотрена административная ответственность. Трудовая инспекция может оштрафовать:

Трудовая инспекция может оштрафовать:

организацию на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;

должностных лиц организации (например, руководителя) на сумму от 15 000 до 25 000 руб.;

предпринимателя на сумму от 15 000 до 25 000 руб.

Повторное нарушение влечет:

для организации – штраф в размере от 100 000 до 200 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

для должностных лиц организации – штраф в размере от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

для предпринимателя – штраф в размере от 30 000 до 40 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Основание – части 3 и 5 статьи 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

О нарушении инспекторы могут узнать из жалобы сотрудника или в ходе проверки.

Порядок проведения периодических медосмотров

Кардинально порядок проведения периодических медосмотров не поменялся, но уточнен. Так, работодатель может организовать работникам прохождение диспансеризации (или ежегодного профилактического медосмотра) в качестве первого этапа. Результаты диспансеризации (ежегодного профилактического медосмотра) можно передать комиссии для подготовки заключения по итогам периодического осмотра. При этом стоимость услуг при диспансеризации, оплачиваемых за счет средств обязательного медицинского страхования (ОМС), не учитывается при оплате по заключенному договору на проведение медосмотров. Если комиссия затрудняется оценить результаты медосмотра и определить профпригодность работника, она должна выдать работнику справку о необходимости дополнительного медобследования. Информация о выдаче такой справки направляется работодателю, считается, что работник не прошел медосмотр. Дополнительные обследования в этом случае не входят в медосмотр, а производятся за счет средств ОМС.

Если работник прошел медосмотр, комиссия составляет заключение по его результатам. Заключение составляется в 5 экземплярах, один экземпляр которого не позднее 5 рабочих дней выдается работнику. Второй экземпляр приобщается к медкарте, оформляемой в медорганизации, в которой проводился медосмотр. Третий направляется работодателю, четвертый — в медорганизацию, к которой работник прикреплен для медобслуживания, пятый — по письменному запросу в ФСС РФ с письменного согласия работника.

Если у медорганизации есть доступ в ЕГИС в сфере здравоохранения, заключение в электронной форме вносится медорганизацией в эту систему не позднее 5 рабочих дней. Заключение может быть составлено как в бумажной, так и в электронной форме. При этом заключение в электронной форме может передаваться по защищенным каналам связи с соблюдением требований защиты персданных.

Как оформлять профосмотры

Алгоритм оформления предварительных и периодических профосмотров выглядит так:

Работодатель составляет списки сотрудников, которые направляются на профосмотр. В направлении указываются:

Форма собственности и вид экономической деятельности по ОКВЭД.
Вид профосмотра (первичный или периодический).
Данные пациента: ФИО, пол, возраст.
Наименование структурного подразделения, в котором трудится сотрудник (если есть).
Должность или профессия сотрудника, содержание трудовых обязанностей.
Перечень опасных и вредных производственных факторов.
Номера полисов ДМС или ОМС.

На заметку: согласно новому приказу № 29н, направление на медицинский осмотр может быть передано в электронном виде.

Медицинская организация заводит на сотрудника медицинскую карту по форме 025/у.

При необходимости сотруднику выдаются направления на лабораторные исследования. Результаты он обязан предотвратить в ходе проведения комиссии.

Сотрудник проходит профосмотр. В ходе его проведения медицинская организация имеет право запрашивать результаты предыдущих исследований из медицинских информационных систем других клиник, в том числе, государственных.

Вот перечень врачей, специалистов и обследований, которые должен пройти сотрудник:

Расчет на основании антропометрии (измерение роста, массы тела, окружности талии) индекса массы тела, который проходят граждане в возрасте от 18 лет и старше.
Общий анализ крови (гемоглобин, цветной показатель, эритроциты, тромбоциты, лейкоциты, лейкоцитарная формула, СОЭ).
Клинический анализ мочи (удельный вес, белок, сахар, микроскопия осадка).
Электрокардиография в покое, которую проходят граждане в возрасте от 18 лет и старше.
Измерение артериального давления на периферических артериях, которое проходят граждане в возрасте от 18 лет и старше.
Определение уровня общего холестерина в крови (допускается использование экспресс-метода), которое проходят граждане в возрасте от 18 лет и старше.
Исследование уровня глюкозы в крови натощак (допускается использование экспресс-метода), которое проходят граждане в возрасте от 18 лет и старше.
Определение относительного сердечно-сосудистого риска у граждан в возрасте от 18 до 40 лет включительно. Сердечно-сосудистый риск определяется по шкале сердечно-сосудистого риска SCORE, при этом у граждан, имеющих сердечно-сосудистые заболевания атеросклеротического генеза, сахарный диабет второго типа и хроническое заболевание почек, уровень абсолютного сердечно-сосудистого риска по шкале риска SCORE не определяется и расценивается как очень высокий вне зависимости от показателей шкалы.
Определение абсолютного сердечно-сосудистого риска — у граждан в возрасте старше 40 лет.
Флюорография или рентгенография легких в двух проекциях (прямая и правая боковая) для граждан в возрасте 18 лет и старше. Флюорография, рентгенография легких не проводится, если гражданину в течение предшествующего календарного года проводилась флюорография, рентгенография (рентгеноскопия) или компьютерная томография органов грудной клетки.
Измерение внутриглазного давления при прохождении предварительного осмотра выполняется у граждан в возрасте с 40 лет и старше.
Осмотр врача-терапевта, врача-невролога, врача-психиатра и врача-нарколога.
Женщинам — осмотр акушером-гинекологом с проведением бактериологического (на флору) и цитологического (на атипичные клетки) исследования, ультразвуковое исследование органов малого таза.
Женщины в возрасте старше 40 лет — маммографию обеих молочных желез в двух проекциях. Маммография не проводится, если в течение предшествующих 12 месяцев проводилась маммография или компьютерная томография молочных желез.
Иные исследования и осмотры врачей-специалистов проводятся в случаях, установленных приложением к порядку проведения профосмотров. Они зависят от перечня вредных и опасных производственных факторов.

По результатам сотруднику выдается заключение. Там указываются:

Дата профосмотра.
ФИО, пол и возраст лица, проходившего медосмотр.
Наименование организации — работодателя.
Наименование структурного подразделения, если есть.
Перечень опасных производственных факторов.
Результаты профосмотра.

В результатах указывается, выявлены у сотрудника или нет противопоказания к работе.

На заметку: так же как и направление, заключение может быть сформировано в электронном виде и передано работодателю путем электронного документооборота: по защищенным каналам связи и с соблюдением закона о защите персональных данных.

На этом проведение и оформление профосмотра считается законченным.

Как автоматизировать профосмотры: поможет МИС

МИС ArchiMed+ помогает клиникам полностью автоматизировать проведение и оформление профосмотров.

Вот что содержит модуль «Профосмотры»:

Формирование индивидуального прайс-листа для каждой организации.
Составление коммерческого предложения для организаций.
Формирование «бегунка» для пациента, амбулаторной карты 025/у, направления на анализы и других документов.
Автоматическое назначение докторов и исследований в соответствии с вредным фактором
Справки (оружие, права и др.), медицинские книжки.
Импорт списков сотрудников организаций из Excel.
Ввод заключений, постановка диагноза МКБ 10 в электронном виде, на каждом рабочем месте врачей.
Формирование акта выполненных работ и реестра для организации.

Внешний вид модуля «Профосмотры»

С нашей программой вы с легкостью сможете проводить профосмотры в полном соответствии с Приказом Минздрава № 29н.

По всем вопросам работы модуля «Профосмотры», а также других возможностей медицинской информационной системы ArchiMed+ вы можете обратиться к нашим менеджерам по телефону 8 800 301 03 73.

Состав врачебной комиссии для проведения профилактических осмотров

Как мы уже писали выше, комиссия состоит из врачей, прошедших профессиональную подготовку по специальности «Профпатология», или специалистов, имеющих действующий сертификат по специальности «Профпатология».

Состав комиссии определяется объемом медицинского осмотра. Возглавляет комиссию врач — профпатолог.

Комиссия может выполнять свои функции в медицинской учреждении или прямо на предприятии. Во втором случае формируется мобильная бригада врачей. Но лабораторные исследования все равно нужно проводить в стационарных лабораториях и исследовательских центрах.

Комиссия состоит из врачей, прошедших профессиональную подготовку по специальности «Профпатология»

Общие понятия

В юридическое поле определение медицинского осмотра попало после аналогичного понятия “медицинское освидетельствование” в 2006 году (данные поправки в Федеральный ТК были законодательно внесены тридцатого июня 2006 года (N90-ФЗ)), однако его сущность после данных редакций никак не потеряла исходного значения.

Ныне функционирующее федеральное право не предоставляет определений медосмотру, однако происхождение этого сочетания слов, а кроме того сущность данного события дают возможность раскрыть его функциональное значение.

Медосмотр представляет собой профессиональное обследование пациента медработником на предмет заболеваний.

“Освидетельствование” подразумевает подтверждённое в результате экспертизы заключение о здоровье пациента, включающее в себя все соответствующие итоги первичного обследования.

Термин “медицинского освидетельствование” более четко сформулирован в ст. 65 ФЗ от 21.11.11 N323-ФЗ и предполагает комплекс мер медосмотра и обследования, нацеленного на фактическое подтверждение того, что здоровье пациента находится в каком-либо значимом с юридической точки зрения состоянии.

Более расширенные врачебные осмотры – это периодические врачебные осмотры с наращенным списком участвующих в их медицинских работников-экспертов и используемых способов освидетельствования.

Периодический медосмотр нужно проводить для того, чтобы осуществлять контроль самочувствия работников организации, своевременно обнаруживать инфекционные заболевания на предприятии.

Про первичный медосмотр при приеме на работу читайте в нашей статье.

Кроме того содействовать предупредительным и реабилитационным действиям сотрудников, способствующим профилактике заболеваний, предостерегать любые эпизоды, связанные с болезнями или травмами на производстве.

Постоянные медицинские осмотры осуществляются в течение всех этапов деятельности работников у работодателя через определенные кратковременные интервалы. Цикличность их выполнения находится в зависимости от вредоносности производственных условий, которые оказывают большое влияние на работника производства.

Есть довольно четкое определение медицинского обследования (осмотра): это совокупность врачебных и медикаментозных мер, устанавливающих и определяющих патологии, болезни и условия их возникновения и дальнейшего развития.

Медобследование разделяется на несколько категорий: профилактическое, предварительное, периодичное, пресменное/пререйсовое, постсменное/пострейсовое.

Осмотры могут вестись исключительно в основное рабочее время, т.е. быть встроенными в график, и быть оплаченными в объеме обычного оклада работника (абзац 11, часть 2, статья 212 Федерального Трудового кодекса).

Проведение медосмотров надзирается муниципальным ведомством Роспотребнадзора. В данный контролирующий орган работодатели отсылают перечень своих сотрудников, доступных медосмотру, в десятидневный период с дня его принятия (пункт 21, часть III, Дополнения N3 к Приказу N302н).

После окончания медосмотра медорганизация вместе с контролирующим органом оформляет итоговый документ с результатами выполнения осмотра, после чего один образец отсылается работодателю, а прочие – в региональный аппарат Роспотребнадзора и местный центр профпатологии.

Если в процессе медосмотра у сотрудника была обнаружена болезнь профессионального характера, то она должна иметь подтверждение со стороны какого-либо лицензированного медицинского учреждения, обладающего разрешением на возможность осуществлять экспертизы и доказывать взаимосвязь специфических болезней со специальностями.

Расходы при приеме на работу

Затраты на медосмотр кандидатов учитываются в бухгалтерском учете как обычные затраты по основной деятельности, на соответствующих счетах БУ:

Д 20 (26,23,25,44) К 76(60)

В налоговом учете (для целей расчета налога на прибыль или единого налога при УСН) расходы также принимаются (см. п. п 7 и 8 п. 1 статьи 264 НК РФ и пп. 5 п. 1 статьи 346.16 НК РФ). В частности на УСН по разъяснениям Минфина эти затраты входят в состав материальных расходов, как часть производственного процесса.

Неважно, прошел отбор кандидат или нет, даже если результаты медосмотра оказались неприемлемыми для принятия его на работу, их можно учесть. Хотя некоторые споры вызывает ситуация, когда потенциальный работник самостоятельно заключает договор на медкомиссию и затем предъявляет документы для возмещения ему таких затрат

В большинстве случаев налоговые органы и суды признают, что эти затраты по закону обязан нести работодатель, поэтому возмещение работнику расходов не приводит к образованию у него дохода, облагаемого НДФЛ и взносами. Отмечу, что возмещение возможно, если работник сам обратится за ним. Главное, чтобы организация, проводившая медосмотр, имела лицензию, а сотрудник предоставил договор, документы по оплате и оказанию услуги. Для организации принять в БУ затраты можно на основании актов оказанных услуг, а для налогового учета на УСН важен факт оплаты.

Обратите внимание! С 1 июля 2019 года в кассовом чеке должно быть указано наименование покупателя (заказчика), его ИНН и некоторые другие реквизиты (пп. 6.1 ст

4.7 Закона 54-ФЗ), если расчет производится с организацией (ИП), в том числе через подотчетное лицо.

Еще один довод не платить взносы за кандидата — это отсутствие трудовых отношений. Поскольку физическое лицо не является застрахованным лицом, то и взносы начислять не нужно.