Часто задаваемые вопросы
1. Можно ли в КЭДО оформлять документы задним числом?
Опасения о возможности внесения изменений в подписанные ЭЦП кадровые документы напрасны. Система фиксирует любое действие по маршруту движения каждого документа (согласование, подписание, ознакомление) с фиксацией даты, времени, вносимых правок, должностного лица, которое их делает. После подписания документа ЭЦП система блокирует возможность его изменения задним числом.
2. Как предоставлять документы проверяющим, если они в электронном виде?
Из созданных в КЭДО документов автоматически формируется электронный архив. Любой из них несложно извлечь и предоставить в контролирующие органы как в электронном виде, так и в виде распечатанной, подписанной и заверенной печатью копии, имеющую одинаковую юридическую силу с электронным оригиналом.
3. Смогут ли все сотрудники разобраться с электронными документами? Не слишком ли это сложно?
Современные сервисы КЭДО имеют простой интуитивно понятный интерфейс. Они работают как в веб-версиях, так и в мобильных приложениях. Пользователи автоматически получают напоминания, уведомления о выполнении необходимых действий с документами. Поставить подпись ЭЦП – это быстрое несложное действие. Системы исключают случайный доступ к чужим документам и персональным данным. Для взаимодействия в КЭДО пользователям достаточно элементарной компьютерной грамотности.
«Вы кому отдаете мои данные?». Возражения, связанные с безопасностью хранения данных
Все мы слышали про утечки персональных данных клиентов сервисов, которыми пользуемся каждый день: Delivery Club, Альфа, Сбер, Яндекс Еда и прочих. В результате в открытый доступ попадают идентификационная информация о клиенте, о действиях, данных банковской карты. Поэтому мы прекрасно понимаем людей, которые боятся передавать свои данные в систему КЭДО. Но вот аргументы, почему это безопасно: если вы храните данные в облаке, между вами и сервисом КЭДО заключается поручение на обработку персональных данных, в котором написано, какие данные и с какой целью собирает сервис. И в большинстве случаев за утечку будет отвечать сервис КЭДО.
Ответственность за потерю данных несёт работодатель, только если он не собрал согласие сотрудника на обработку персональных данных. Чтобы этого не случилось — подписывайте согласие со всеми сотрудниками до внедрения КЭДО. «Информация о нас в папках надёжнее», — говорят сотрудники
Но это не так. Убеждайте: если вся документация будет храниться в электронном виде — это снизит вероятность их утери. Не стоит забывать и про такие ситуации, как пожар или потоп, которые могут полностью уничтожить документы. Плюс, любой может зайти в кадры и случайно посмотреть чужие документы, или узнать то, что не следовало бы.
«Я не доверяю сервису и не буду им пользоваться»
Найдите примеры известных компаний, которые уже доверяют вендору свои данные. Если ООО «Ромашка» уже перешли на КЭДО и совершенствовали бизнес-процессы, чем вы хуже?
«Куда вы отправите мои данные, если я уволюсь»
Если данные собирались для выполнения закона: обеспечения хранения, подтверждения юридической значимости подписи, то такие данные хранятся до истечения срока хранения документа. Так, трудовой договор нужно хранить 75 лет. Здесь формат документа — бумажный или электронный — не имеет значения.«Электронные документы не настоящие». Возражения, связанные с работой сервиса
В отработке этого возражения сработает аналогия с электронными деньгами: все сотрудники получают деньги на карточку, оплачивают покупки на маркетплейсе, онлайн покупают билеты в кино или на поезд. И электронные переводы, чеки имеют юридическую силу. Также и электронные документы такие же настоящие и имеют такую же юридическую силу, что и бумажные документы, согласно ФЗ-163 и статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
«Нажал не туда, теперь всё заново?»В КЭДО вы можете настроить шаблоны заявлений, что сократит вероятность ошибок, а если сотрудник перепутал даты отпуска или решил перенести его — в большинстве сервисов документ можно отозвать.
«Как докажете, что документ подписал я?»Электронная подпись имеют доказательную базу, которая позволяет определить, кто и когда подписал документ. Подделать ее практически невозможно и, в случае судебного спора, она станет подтверждением. В отличие от «собственноручной» подписи.«Сложно, долго и непонятно»Переход на новый процесс подписания документов можно сравнить с покупкой Android вместо Iphone, или наоборот. Всё тоже сначала кажется неудобным: wi-fi включается не в том месте, клавиатура отличается. Но через время вы привыкаете к новому устройству.
Так же и с сервисом КЭДО — поначалу будет непривычно подписывать документы не ручкой, а смартфоном, но постепенно все привыкнут и не захотят возвращаться к бумаге. А чтобы сотрудники быстрее приняли новую систему, выбирайте сервис с простым и удобным интерфейсом. Перед заключением договора с вендором проверьте, насколько интуитивно понятно, как в сервисе подписать документ.
Убеждение сотрудников в важности внедрения КЭДО является важной частью успешной автоматизации бизнес-процессов в компании. Правильное построение коммуникации и объяснение преимуществ данной системы позволит преодолеть сопротивление и добиться активного участия персонала
Результатом будет эффективность работы организации в целом и улучшение работы каждого сотрудника в отдельности.
Больше о том, как уменьшить количество возражений ещё на этапе выбора сервиса и после, рассказали эксперты → https://clck.ru/38vzTk
Основные ошибки в управлении персоналом
Жесткая конкуренция на рынке труда не позволяет современным компаниям допускать недочетов в процессе управления персоналом, т.к. это сильно затрудняет создание в учреждении сплоченной и дружной команды работников. Разберем более подробно некоторые ошибки, с которыми построение коллектива становится невозможным.
Безразличие руководства к команде
Равнодушие сподвигает опытных работников увольняться, а новых — не задерживаться на предприятии. Большая текучка кадров приводит к высоким расходам на обучение, снижению прибыльности из-за нехватки рабочих рук.
Неподходящие условия труда на предприятии
Слабая материально-техническая база, отсутствие выхода в интернет, ненадлежащие социальные гарантии (медицинское обслуживание, обеспечение санаторно-курортным лечением, маленькая зарплата и т.д.) вынуждают сотрудников также увольняться в поисках лучшего места работы.
Отсутствие перспективы и возможностей карьерного роста
Данная ошибка чаще всего проявляется в бюджетных государственных организациях, где невозможно получить повышение без выслуги 5-10 лет. Начинающие специалисты с амбициями пугаются низких зарплат в первые годы работы и предпочитают уход в другие компании, где карьера строится на активности, инициативности и качественном выполнении заданий.
Стихийный подбор кадров
Отсутствие определенных требований к вакансии, непонятный функционал и задачи также вынуждают персонал мучиться на новом месте работы, а затем уходить к более понятным конкурентам.
Отсутствие стратегии отбора
Персонал должен набираться на места в соответствии с корпоративной этикой, целями и задачами, стратегией организации. Если их нет, то коллектив не имеет возможности стать сплоченной командой. Кроме того, при постоянной смене системы требований, стандартов и правил работа также становится невыносимой.
Неадекватная оценка кандидата на должность
Требования к кандидатам должны быть обоснованными и понятными. Не следует использовать дискриминацию по какому-либо признаку, например, по внешнему виду (девушки до 25 лет, модельная внешность, определенный рост и т.д.).
Заниженные или завышенные требования к кандидату на должность
Каждая конкретная должность подразумевает наличие практического опыта. Не следует брать высоко квалифицированного специалиста на слишком легкую вакансию, т.к. он растратит навыки, потеряет интерес к делу и работе. Также нельзя брать людей без опыта на ответственный пост, т.к. это грозит фирме потерями: прибыли, клиентов, заказов и т.д.
Дезинформирование кандидата
Намеренное сокрытие информации о полном круге обязанностей, системе поощрения и наказания, заработной плате и т.д. во время собеседования грозит быстрым уходом сотрудника с должности, что опять же влечет за собой текучку и регулярные расходы на обучение новых работников.
Существуют и другие ошибки, которые может допустить компания в процессе управления персоналом. Например, неправильная постановка задач, выдвижение неясных требований, утрата контроля над подчиненными, нарушение субординации, недостаточное признание заслуг сотрудников перед организацией, негативное отношение к работникам компании. Они сильно подрывают авторитет организации, отталкивают персонал от руководства и фирмы в целом, вынуждают искать новое место работы.
***
Информатизация HR — осознанная необходимость
Решение задач, связанных с эффективным управлением человеческим капиталом, требует оперативного получения, обработки и анализа большого количества данных о персонале и применения современных технологических средств. Эта область задач, получившая название HRDigital, подразумевает:
- применение современных инструментов сбора, анализа и обработки большого массива данных как внутри компании, так и на внешнем рынке, построение работы с разнообразной аналитикой;
- создания структурированной и регулярно обновляемой информационной базы, где хранились бы все данные обо всех сотрудниках и событиях, которые с ними происходят в компании (достижениях, повышении квалификации, приобретении новых навыков, разработанных инновациях и т. п.);
- автоматизацию всех HR-процессов, использование информационных систем, интернет-технологий для дистанционного взаимодействия с кандидатами и сотрудниками, игровые технологии в обучении и развитии.
Если рассмотреть даже базовый процесс работы с персоналом (подбор — обучение — оценка — стимулирование и развитие) и данные, которые необходимы для его выполнения, можно увидеть, что все процессы работы с персоналом взаимоувязаны в единую систему с помощью информации (рис. 2). Часть этой информации формируется в результате учета и накопления данных (например, компетенции сотрудников, затраты). Другая часть является результатом планирования: бюджет, структура компании, вакансии, KPI, требования к должности и т. п.
Рис. 2. Информационные потоки, обеспечивающие базовый процесс работы с персоналом.
На рис. 2 показан только внутренний контур компании и информационные потоки, обеспечивающие базовый процесс работы с персоналом. В реальности информационное поле компании должно поддерживать все процессы управления персоналом, охватывать внешние источники данных (порталы электронного обучения, банки резюме и пр.) и разделяться по уровням управления в компании (корпоративное управление персоналом, локальные процессы работы с кадрами в удаленных подразделениях и дочерних предприятиях, кадровый учет в центрах учета). Для этого требуется комплексная информационная система, которая включает в себя несколько взаимосвязанных модулей или программных продуктов. Пример комплексной информационной HR-системы на базе платформы «1С:Предприятие 8» приведен на рис. 3.
Рис. 3. Пример комплексной информационной HR-системы на базе платформы «1С:Предприятие 8».
По данным последнего глобального исследования, проведенного Британской компанией McGregor Boyal в 2015 году, большинство HR-специалистов (72 %) отмечают, что для успеха в бизнесе очень важно иметь digital-стратегию в HR. При этом 73 % специалистов не имеют такой стратегии, а 54 % планируют уже в ближайшее время запустить digital-инструменты в сфере управления персоналом
В России в последнее время также наблюдается рост интереса к автоматизации функций управления персоналом. По данным исследования Tadviser, проведенном в 2014 году, «важнейшей тенденцией российского рынка HRM является смена парадигмы автоматизации управления персоналом: все большее число российских предприятий испытывают потребность в автоматизации функций HRM за пределами расчета заработной платы и учета кадров, то есть непосредственно инструментов управления персоналом»2.
Эксперты компаний, выполняющих проекты в области автоматизации HR-процессов, отмечают, что фокус внимания предприятий смещается в сторону таких задач, как:
- управление эффективностью деятельности персонала (оценка компетенций сотрудников, оценка достижения и мотивация на основе KPI сотрудников);
- управление организационной и штатной структурой предприятия;
- автоматизация управления бюджетом на персонал.
По словам некоторых из них, доля проектов по управлению эффективностью возросла с 10—20 % до 40 %
Основы управления персоналом организации
Люди представляют собой основу любой социально-экономической системы, в т.ч. небольших компаний, крупных фирм и огромных корпораций. Каким бы ни был бизнес, сотрудники компании — его главная статья капиталовложения по обучению, найму, а затем поддержанию трудовой деятельности.
Руководитель компании должен понимать, что персонал — это звено, от которого напрямую зависит уровень производительности всей организации. Работники предприятия — главная причина развития и успеха бизнеса. Поэтому управление персоналом считается деятельностью, точечно направленной на эффективный труд коллектива в компании.
Процесс управления персоналом включает в себя такие компоненты, как:
- Составление плана потребности в человеческих ресурсах компании.
- Расстановка и отбор сотрудников.
- Организация трудовой деятельности.
- Показатели мотивации и стимулирования труда работников предприятия.
Управлять трудовыми ресурсами — значит, обеспечивать продуктивное использование работников, при котором затраты на команду ниже ее последующей деятельности в организации. Уровень использования работников напрямую зависит от количества средств, вложенных в создание необходимых условий, в т.ч. материально-техническая база, организация комфортного рабочего места и отдыха, воспроизводство трудового ресурса.
Здесь же важно предварительное планирование команды. Прежде чем нанять сотрудников, учитывается несколько факторов, например, количество работников, их профессиональный статус, специальность, квалификация и присвоенная категория
Отслеживание динамики окружающей среды на рынке труда значительно влияет на применение организационных методов, технологий, функций и целей управления кадрами в фирме. Например, отрицательная демографическая ситуация в стране может привести к дефициту рабочих рук, что играет немаловажную роль в изменении мотивации, стимулирования труда во всех организациях.
***
Кадровый учет с нуля пошагово
Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.
Все же основная масса компаний — это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).
Восстанавливаем документы сотрудников
Оформленные с нарушениями документы работников — один из источников доходов государства в виде штрафов. Поэтому на следующем этапе проверяем их наличие и правила оформления
Обращаем внимание на:
Трудовые договора. В них необходимо занести всю информацию, которая предусматривается ст. 57 ТК
Важно: они составляются в двух экземплярах, один передается сотруднику, второй остается на предприятии. При его отсутствии необходимо быстро восполнить пробел и составить договор.
Должностные инструкции
Практически повсеместно с интернета скачиваются типовые экземпляры инструкций, которые по своим положениям не имеют ничего общего с реальными делами предприятия. Поэтому, скачивать шаблоны можно, но при этом учитывайте реалии, приводите инструкции в соответствие с ними.
Должны быть приказы о приеме на должность, на переводы внутри компании, на изменение зарплаты. Проверьте наличие согласия сотрудников на обработку личных данных.
Дополнительные соглашения. В процессе работы в отношения работодателя и сотрудника вносятся изменения, которые оформляются допотношениями. Проконтролируйте оформление.
Трудовые книжки, карточки Т2. В них должны быть внесены все записи, книжка не должна храниться у сотрудника, в карточке обязательна подпись про ознакомление.
Все перечисленные документы должны соответствовать друг другу и трудовому законодательству, на них необходимо проставить подписи и печати.
Готовая программа или собственная разработка
Рынок программ КЭДО сейчас уже достаточно разнообразен по функционалу, ценам и форматам поставки. Коробочные решения без труда помогут легитимно закрыть базовые потребности в работе с кадровыми документами. Программы, предлагающие кастомизацию для автоматизации, также присутствуют на рынке.
Разработка ПО под себя — вариант заманчивый, так как можно учесть все потребности и хотелки бизнеса, но есть одно но — это очень дорого.
Оптимальный формат — коробка с возможность кастомизации процессов под себя. Гибкость и адаптивность — важные характеристики как бизнесов, так и инструментария нашего времени.
Например, в расширенной версии ELMA365 КЭДО есть возможность дополнять функционал системы и добавлять новые способы обработки кадровых документов благодаря Low-code инструментам.
Восстановление кадрового делопроизводства
Ситуация, когда внутренний документооборот в компании постепенно становится неорганизованным и даже хаотичным – не редкость. Особенно часто это случается, если компания имеет немалый штат сотрудников, а собственная кадровая служба или отсутствует, или попросту не справляется с большим потоком документооборота. Иногда такая ситуация возникает, когда компания какое-то время расширялась достаточно интенсивно, и ответственные сотрудники не успели отследить и оформить надлежащим образом все изменения. Чтобы несовершенный учет не повлек за собой штрафы от проверяющих госорганов и не затруднял развитие компании, ему требуется масштабное обновление. На профессиональном языке это называется восстановление кадрового учета. Оно позволяет заново оформить недостающие документы, выявить и исправить ошибки и неточности, а также создать условия, при которых в будущем документооборот будет функционировать корректно.
Как проводится восстановление
Восстановление кадрового учета проводится в несколько этапов, начальный из которых – полный или частичный аудит кадрового учета. Он позволит выявить и систематизировать все накопившиеся ошибки и недочеты существующей системы. Подробнее о кадровом аудите.
После аудита мы согласовываем с клиентом порядок работы и стандарты, к которым должна быть приведена вся внутренняя документация компании. Затем мы начинаем работу: полностью восстанавливаем первичную документацию фирмы, исправляем или заново оформляем графики отпусков, различные журналы учета и должностные инструкции, переоформляем сотрудников, при приеме которых были допущены ошибки, или если оформление выполнено не полностью. После окончания восстановления документации мы проинструктируем Ваш персонал о произошедших изменениях и научим работать с обновленным документооборотом.
После полного восстановления кадрового учета Вы получаете:
- Оформленные личные дела и корректно заполненные трудовые книжки всех сотрудников;
- Полный пакет всех приказов о зачислении/увольнении сотрудников;
- Составленные и согласованные штатные расписания, график отпусков и табели учета рабочего времени;
- Обновленные трудовые договоры, составленные с учетом особенностей той или иной должности, а также договоры о неразглашении и материальной ответственности;
- Восстановленные и переоформленные документы об отпусках и командировках;
- Восстановленные и скорректированные должностные инструкции;
- иные нормативные документы, требующиеся Вашей организации согласно ТК РФ.
Наши преимущества
Восстановление кадрового учета силами наших специалистов это полное или частичное, грамотно составленное и эффективное обновление документооборота. Накопленный опыт аудита, постановки, восстановления и ведения кадрового учета для предприятий самых различных сфер деятельности помогают нам точно понимать потребности наших клиентов и принимать правильные и юридически обоснованные решения на этапе формирования документации. Обращайтесь к нам за помощью!
Электронный кадровый документооборот. Законодательная база
КЭДО, или Почему все перейдут на HR-процессы без бумаг Самое важное для квалифицированного специалиста — знать и понимать законодательную базу, на которой основывается управление персоналом. Причём сейчас недостаточно разбираться в стандартах ГСДОУ, ТК РФ и конституционных правах граждан
Знания должны охватывать вопросы управления информацией, архивами и юридической значимостью электронных документов.
Трудовой кодекс РФ прямо не разрешает, но и не запрещает вести кадровые процессы в электронном виде. Однако 63-ФЗ «Об электронной подписи» признает электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными бумажным с собственноручной подписью.
Кроме того, на рассмотрении находятся законодательные инициативы, направленные на устранение правовой неопределенности в части электронного кадрового документооборота:
● Законопроект № 736455-7 о юридически значимых сообщениях;
● Проект изменений № 657361-7 в федеральные законы (касательно архивного хранения документов).
Минтруд с 2018 года проводит ряд экспериментов по отработке механизмов ведения и применения электронных кадровых документов работодателями. Итоги первого эксперимента показали значительную экономию на бумаге, но вместе с тем выявили сложности с представлением электронных документов в инспекции по труду.
Эксперимент 2020–2021 годов с использованием электронных документов, связанных с работой, в том числе трудовых договоров, нацелен на подготовку предложений о внесении изменений в трудовое законодательство.
Фактически многие компании работают в цифровом режиме даже в условиях правовой неопределенности, поскольку экономическая выгода от электронных процессов значительно превышает неудобства.
Данные исследования Deloitte «Уровень развития кадрового электронного документооборота в компаниях в России», 2019
|
Больше информации — в разделе Кадровику об электронном документообороте и цифровых процессах. |
Кто ведет кадровый учет в организации
На мелких предприятиях, где работает небольшое количество сотрудников, эту функцию может выполнять бухгалтер или менеджер по персоналу. В крупных компаниях существует отдел кадров, специализирующийся на этой сфере деятельности. Как правило, он входит в более крупную структуру — HR-отдел.
В современном бизнесе распространена практика передачи ведения учета кадров за пределы предприятия — на аутсорс. Им занимаются профессионалы с узкой специализацией. Например, вы можете обратиться в Unistaff
Наши специалисты следят за всеми изменениями в законодательстве и обращают внимание на любые мелочи в составлении документации
Стратегии управления кадрами
Конкурентоспособный, надежный и дружный кадровый состав организации в теории и на практике достигает поставленных руководством целей при наличии в коллективе общей концепции развития организации, т.е. определенной стратегии с понятным содержанием.
Все стратегии управления персоналом характеризуются в по двум критериям: долгосрочность и тесная связь с общей концепцией развития компании. Поэтому самыми эффективными считаются пять стратегий, применяемых на данный момент в наиболее развитых современных корпорациях: предпринимательская, динамического роста, прибыльности, ликвидации и круговорота. Рассмотрим каждую из них более подробно.
Предпринимательская
Подходит для организаций, которые занимаются новым видом деятельности. Выделяется отбором кадров, обладающих умением рисковать, инициативностью, контактностью и ориентированностью на долговременное сотрудничество. Предполагает зарплату и премии на конкурентной основе, оценивает по действительным результатам труда. Обучает коллектив в неофициальной обстановке в процессе труда и нередко отличается наставничеством. Также продвигает работников по карьерной лестнице с учетом их интересов.
Динамического роста
Имеет невысокие риски, закладывает мощную базу для дальнейшего развития фирмы, принимает решения на основе сочетания целей и средств, требуемых для их достижения. Отличается отбором максимально преданных и гибких кадров, умеющих в случае надобности рисковать. Предусматривает справедливое премиальное вознаграждение, оценивает труд по заранее оговоренным критериям. Делает акцент на развитие каждого сотрудника в сфере основного вида деятельности. Планирует перестановки в организации с учетом корпоративных возможностей, практикует разные формы продвижения по службе.
Прибыльности
Подходит для предприятий, которые нацелены на сохранение уже имеющегося уровня прибыли. Отличается жестким отбором кадрового состава. Предусматривает денежное вознаграждение работников, основанное на профессиональных заслугах, старшинстве и внутренних представлениях о справедливости. Делает ставку на конкретный результат и развитие личности. Планирует кадровые перестановки на основе представлений руководства компании о целесообразности.
Ликвидации
Применяется в корпорациях, которые продают активы для устранения убытков, планируют сокращение штата в связи с падением прибыли. Отличается маловероятным набором новых служащих. Предусматривает в сущности почти не повышающуюся и не стимулирующуюся оплату труда, основанную на заслугах. Имеет строгую оценку деятельности работников в соответствии с управленческими критериями. Развивает и обучает персонал только в случае острой служебной необходимости. Занимается продвижением только тех сотрудников, кто имеет требуемые для работы навыки и понятия.
Круговорота
Используется для спасения компании, что нередко влечет за собой резкое сокращение штата персонала. Отличается отбором сотрудников, обладающих разносторонней развитостью и высокой квалифицированностью. Производит оплату по системе стимулов и проверок заслуг. Оценивает труд по результату работы. Обучает работников только после тщательного отбора. Продвигает по службе в различных формах.
***
Что такое ОЦО и зачем они нужны
HR в любой компании – сфера, которой касаются практически любые проверки контролирующих инстанций. Например, Роспотребнадзор может запросить статистику по числу вакцинированных и санитарные книжки, МВД – трудовые договоры с иностранными сотрудниками, Роскомнадзор – согласия на обработку персональных данных. Вся эта информация находится в отделе кадров. В то же время, особенности кадрового учёта зависят и от региона, и от отрасли, и от специфики предприятия. Во многих компаниях для повышения эффективности поддерживающих функций, куда входят и бухучёт, и работа с кадрами, создаются общие центры обслуживания (ОЦО). Их работа позволяет сократить операционные затраты, оптимизировать процессы и повысить скорость выполнения рутинных задач. Современные ОЦО могут обслуживать и внешних клиентов. Чтобы делать это максимально качественно, единые центры должны учитывать специфику каждого клиента и помнить о требованиях контролирующих органов и изменениях законодательства. Наша компания, уходя корнями в атомную отрасль, всегда имела в ДНК ген безопасности, который обязывал вести кадровый учёт так, чтобы у надзорных органов не было претензий. Для этого в ОЦО выстроили систему контроля на четырёх уровнях: процессы, цифровые инструменты, руководители и сотрудники. Для клиентов не из периметра «Росатома» она работает точно так же, обеспечивая «100%-но чистый» учёт. Расскажу о системе подробнее, возможно, наш опыт пригодится другим компаниям.
Контроль качества на уровне цифровых инструментов
В нашем ОЦО используются импортонезависимые IT-решения, в частности, учётная система на базе 1С, которая постоянно улучшается. Этот инструмент дорабатывается согласно изменениям законодательства или при наличии особых потребностей заказчиков. Система содержит настройки для контроля по нескольким направлениям. Контроль соблюдения трудового законодательства по оцифрованным параметрам Работа ОЦО автоматизирует контроль соблюдения законов. К примеру, оплачивать время прохождения медосмотра более восьми часов в день, регистрировать сверхурочную работу более четырёх часов подряд или более 120-ти часов в год запрещено трудовым законодательством. Те же самые параметры запрещены и в системе
Учёт человеческого фактора В работе ОЦО важно минимизировать влияние человеческого фактора и ошибки по невнимательности. Для этого существуют запрет на ввод данных в прошлые и далёкие будущие периоды, а также, например, ограничение на ввод денежного показателя, если поле должно отображать только информацию в процентах
Специалисты настраивают систему так, чтобы она либо запрещала некорректные действия, либо выдавала предупреждение о возможном несоответствии вносимых данных заявленным требованиям. В цифровом кадровом личном кабинете, где сотрудники сами могут оформлять отпуск, заказывать справки и делать ещё много полезных вещей, также ставится «проверка на адекватность» – настройки не позволяют сотруднику внести непонятную, нестандартную или недопустимую для того или иного кадрового мероприятия информацию. Контроль печатных форм документов В ОЦО ручная доработка кадровых документов, выгружаемых из системы, исключена, за счёт полной автоматизации процесса. Внесение изменений «руками» – ещё один риск человеческого фактора: любое неверное значение может повлечь за собой серьёзные последствия. Здесь есть и ещё один плюс – все кадровые «бумаги» унифицированы, и можно гарантировать, что справки у всех одинаковые, приказы на отпуск стандартные и т.д. Это удобно как сотрудникам, так и инстанциям, куда такие документы могут быть предоставлены. Пакетная обработка документов В ОЦО автоматизируются массовые операции. Когда в работе большой поток документов, глаз «замыливается», и человек может допустить ошибку. Поэтому в 1С помещается уже сформированный файл с параметрами всех типовых операций, который загружается автоматически. Это гарантирует корректность, качество и скорость обработки данных. При необходимости быстро обработать большой объём однотипных транзакций спасает так называемая «массовая заливка». Раньше, когда вместо электронных форматов приходили сканы, кадровик сидел и каждого сотрудника проводил отдельно, а людей в штате могут быть сотни или тысячи. И нередки были случаи ошибок — например, в приказе не хватало одного-двух человек. Для таких массовых документов и был разработан электронный формат и массовые загрузки. Этот электронный файл проверяется с помощью формул, надстроек и фильтров – и загружается в систему одним нажатием кнопки. Машинная обработка позволяет ничего не пропускать.