Выгрузка УПД реализации в xml ФНС для загрузки в ЭДО: Диадок, СБИС, Такском, КОРУС, Астрал и прочие. Обработка на управляемых формах для БП 3.0, УНФ 1.6 / 3.0, УТ 11.4 / 11.5, КА 2, ERP 2 (Приказ ФНС №820 от 19.12.2018, 736 от 12.10.2020)
Выгрузка УПД, товарной накладной ТОРГ-12, акта, счета-фактуры по реализации (в БП сч-ф на аванс) в xml-файл в формате ФНС приказ 820 от 19.12.2018.
Выгрузка УКД и корректировочного счета-фактуры в xml-файл в формате ФНС приказ 736 от 12.10.2020.
Выгрузка товарной накладной в xml-файл ФНС приказ 551 от 13.11.2015, редакция 08.04.2019.
Выгрузка акта приемки-сдачи работ (услуг) в xml-файл ФНС приказ 552 от 13.11.2015, редакция 08.04.2019.
Добавлена выгрузка счетов на оплату по документам ЗаказПокупателя (в УНФ), ЗаказКлинета (в УТ / КА / ERP), СчетНаОплатуПокупателю (в БП).
10800 руб.
424
Как организовать переход на КЭДО
Как упростить кадровый документооборот?
Мы разработали уникальное решение, которое позволяет значительно облегчить работу кадровой службы, повысить скорость делопроизводства, сократить количество ошибок и снизить трудоемкость кадрового документооборота. Для этого мы используем два программных продукта: «1С:ДО» и «1С:ЗУП».
Автоматизация кадрового документооборота позволяет значительно облегчить работу со следующими документами:
- ежегодный отпуск;
- отпуск за свой счет;
- северный отпуск;
- командировка;
- работа в нерабочий день;
- отгул.
Интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» будет незаменима для компаний, имеющих:
- филиально-распределенную структуру;
- территориально-распределенные офисы в различных регионах города или страны;
- представителей, находящихся в различных регионах России.
Электронное хранение кадровых документов в организации
В состав конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 внедрена стандартная подсистема «Электронная подпись», с помощью которой можно подписывать присоединенные к кадровым приказам печатные формы. Эта возможность позволяет организациям частично перейти на хранение приказов на электронных носителях.
Первоначальная настройка программы «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 для работы с электронной подписью производится в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование.
Рис. 1. Настройка электронной подписи
Для того, чтобы подписать электронной подписью приказ, в программе выполняются следующие действия:
-
В форме сохранения печатной формы установить переключатель в положение Присоединить к документу и выбрать нужный формат (например, Документ PDF/A (.pdf)) – см. рис. 2.
Рис. 2. Сохранение печатной формы
-
В форме списка присоединенных к документу файлов встать курсором на нужную печатную форму и в меню кнопки Электронная подпись выбрать пункт Подписать (см. рис. 3).
Рис. 3. Подписание присоединенного файла
Для того, чтобы выгрузить на диск подписанный электронной подписью документ, в меню кнопки Электронная подпись следует выбрать пункт Сохранить вместе с электронной подписью (см. рис. 4).
Рис. 4. Выгрузка подписанного электронной подписью документа
В результате электронный документ будет состоять из двух файлов:
-
файл печатной формы в выбранном формате (например, PDF);
-
файл отсоединенной электронной подписи по формату PKCS#7 (имеет расширение .p7s).
Такая комбинация файла печатной формы приказа и файла отсоединенной электронной подписи является юридически значимым электронным документом, если электронная подпись успешно проходит проверку подлинности. Проверить подлинность электронной подписи можно на , выбрав тип проверки Электронный документ. ЭП – отсоединенная, в формате PKCS#7 (см. рис. 5).
Рис. 5. Проверка подлинности электронной подписи
Безусловно, такой вариант хранения электронных документов не сможет обеспечить доступ сотрудников к своим электронным документам и к архиву предприятия.
Правовое обоснование:
-
Указ Президента РФ от 09.05.2021 N 203 “О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2021 – 2030 годы”
-
Приказ Минтруда России № 194 от 26 марта 2021 г. «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»
-
Проект Федерального закона “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации” (подготовлен Минэкономразвития России) (не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2021)
-
Федеральный закон от 06.04.2021 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2021) “Об электронной подписи” (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2021)
-
“Трудовой кодекс Российской Федерации” от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.08.2021)
-
Федеральный закон от 07.07.2003 N 126-ФЗ (ред. от 03.08.2021) “О связи”
-
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2021) “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”
-
ГОСТ Р 34.10-2021. «Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи” (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 07.08.2021 N 215-ст)
-
Выписка из документа ФСБ России от 31.01.14 №149/7/1/3-58 «О порядке перехода к использованию новых стандартов ЭЦП и функции хэширования».
-
Уведомление Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12.09.2021 «Об организации перехода на использование схемы электронной подписи по ГОСТ Р 34.10-2021»
-
Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму
Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:
- договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
- приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
- графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
- отдельное соглашение к трудовому договору;
- соглашение об изменении условий трудового договора;
- локальный нормативный акт;
- заявление;
- согласие;
- отказ;
- уведомление;
- извещение;
- объяснение.
Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора Составить бесплатно
Какие системы ЭДО существуют
Организации имеют право выбора:
- осуществлять ЭДО через официальный портал Роструда «Работа
в России»; - использовать другой сервис, если он позволяет по всем
правилам подписывать электронные документы, фиксировать
их получение сторонами и хранить необходимое
по закону время.
Чтобы опробовать ведение кадрового документооборота
в электронном виде, на основе сайта «Работа
в России» разработали систему КЭДО. В 2020-2021 годах
сервис испытан в ходе государственного эксперимента, в котором
приняли участие почти четыреста компаний.
Пользователи регистрируются на платформе с помощью
профиля на Госуслугах. Главное преимущество
сервиса — он бесплатный. Для подписания некоторых
документов работник может использовать простую ЭП, которую
легко получить через Госуслуги.
Система ЭКД «Работа в России»
Многие компании работают с негосударственными программами
ЭДО: «Контур Диадок», «СБИС», «1С:Документооборот» и др. Эти
сервисы платные — стоимость зависит от функционала
и количества пользователей. Зато они интегрированы
с системами учёта компаний и их можно доработать под
специфику конкретного предприятия.
Выбирая платного оператора ЭДО, работодатель должен учитывать возможности взаимодействия
системы с сайтом Госуслуги. Согласно постановлению правительства №1192, с 1
сентября 2022 года работодатель обязан обмениваться кадровыми
документами с сотрудником через Госуслуги. Отправленные им
документы должны отражаться в личном кабинете работника, где
он может их скачать, заверить электронной подписью и отправить
обратно руководству.
Хранят электронные кадровые документы столько же, сколько и бумажные. Как именно вести электронный
архив, компания решает до внедрения ЭДО с поставщиком
программного обеспечения — хранить документы
на сервере заказчика и сервере вендора или помещать
в облачное хранилище.
Как подключиться
Чтобы подключиться к 1С-ЭДО, пользователю необходимо выполнить следующие действия:
- Установить на свой компьютер средства криптографии (криптопровайдер Крипто ПРО или VipNET).
- Приобрести квалифицированную электронную подпись.
- Настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.
4.1. Установка криптопровайдера
Для использования 1С-ЭДО необходимо установить на компьютер пользователя криптопровайдер — программу, осуществляющую реализацию криптографических алгоритмов для выполнения электронной подписи.
В настоящее время для 1С-ЭДО поддерживаются криптопровайдеры:
- VipNet CSP (разработчик ОАО «ИнфоТеКС»);
- CryptoPro CSP (разработчик ООО «КРИПТО-ПРО»).
Принимая решение, какую из этих программ выбрать, необходимо учесть следующее:
- если вы уже используете одну из программ VipNet CSP или CryptoPro CSP на своем компьютере для работы с другими электронными сервисами, рекомендуется использовать эту же программу и для работы с 1С-ЭДО;
- на компьютере может быть установлен только одна программа-криптопровайдер, иначе возможны конфликты этих программ между собой;
- программа ViPNet CSP распространяется бесплатно, а CryptoPro CSP — на платной основе.
Руководства по установке и использованию криптопровайдеров VipNet CSP и CryptoPro CSP приведены на интернет-сайтах их разработчиков:
4.2. Приобретение электронной подписи
Если у пользователя уже имеется локальная квалифицированная электронная подпись, например, используемая для 1С-Отчетности, рекомендуется применять для 1С-ЭДО эту же электронную подпись.
При отсутствии локальной квалифицированной электронной подписи можно:
-
получить ее с помощью конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0»:
4.3. Настройка в приложении сервиса
После приобретения квалифицированной электронной подписи и установки криптопровайдера следует настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.
Инструкция по настройке 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии предприятия приведена:
1С-ЭДО в других приложениях настраивается аналогично.
Выбор системы кадрового ЭДО
Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):
- сервис «Работа в России», доступ к которому обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг;
- любую другую информационную систему, применяемую работодателем в целях осуществления ЭДО.
Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.
Как ввести кадровый ЭДО в компании
Цель эксперимента
Каждый работодатель обязан оформлять кадровые документы: приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры и проч. Закон требует, чтобы они были составлены на бумажном носителе. А с некоторыми необходимо ознакомить работника в письменной форме под роспись (например, с извещением о начале отпуска).
СПРАВКА. Исключение составляют трудовые книжки. Уже в 2020 году работодатели вправе заменить их электронными сведениями о трудовой деятельности (при наличии заявления от работника). А с января 2021 года на граждан, трудоустроенных впервые, «бумажные» трудовые книжки вовсе перестанут заводить (см. «Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году»).
Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки Попробовать бесплатно
По замыслу властей компании и предприниматели со временем должны отказаться от любых бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Переход уже стартует, но пока в рамках эксперимента. Суть его в следующем. Работодателям, сотрудникам и лицам, которые устраиваются на работу, предложат использовать кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумаге.
ВНИМАНИЕ. Участие в эксперименте добровольное. Если организация или ИП предпочтет от него отказаться, никаких санкций не последует
То же относится к сотрудникам и претендентам на вакантные должности.
Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года включительно. Если он себя оправдает, будут разработаны поправки в ТК РФ, которые сделают переход на электронные кадровые документы повсеместным.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Сервис развернут. Кабинеты подключены. Что дальше?
Сервис 1С:Кабинет сотрудника в целом не требует существенных трудозатрат на поддержку. Большинство вопросов пользователей будут связаны не с техническим обеспечением сервиса, а с предметной областью кадрового учета. Поэтому наиболее рациональным будет организовать первую линию поддержки непосредственно в кадровой службе предприятия. И лишь те обращения, которые не могут быть решены на первой линии, нужно будет эскалировать в ИТ-службу.
В результате внедрения у кадровых специалистов существенно сократится время, расходуемое на рутинные операции – его можно будет перераспределить в пользу консультирования пользователей по вопросам использования нового сервиса по КЭДО.
Для специалистов по кадрам такие изменения в должностных обязанностях можно позиционировать как получение новых навыков, повышающих их стоимость на рынке труда: специалист, который умеет управлять задачами в проекте по внедрению КЭДО, ценится значительно выше, чем тот, кто умеет работать только с традиционными бумажными формами.
Кроме того, со временем объем обращений сократится, и поступающие запросы в основном будут касаться только вновь принятых работников – это оптимизирует управление и учет кадров на предприятии.
Дополнительные материалы:
Если вас заинтересовало внедрение сервиса, звоните нам по телефону 8 800 555-52-56
Или оставляйте заявку через форму обратной связи
Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?
Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» происходит следующим образом (рис.1):
- в системе «1С:Документооборот» удаленный сотрудник делает соответствующую заявку (на отпуск, командировку и т.д.) и подписывает ее электронной подписью (ЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись сотрудника от руки;
- в автоматическом режиме из шаблона формируется заявление с отметкой, что документ подписан ЭП, и прикрепляется соответствующий Word-файл в «1С:Документообороте»;
- заявление тут же попадает на согласование соответствующим руководителям. После их согласования сотрудник получает уведомление;
- в онлайн-режиме документ попадает в программу «1С:Зарплата и управление персоналом» (для этого в «1С:ЗУП» мы разработали специальные web-сервисы), а затем в автоматическом режиме формируется соответствующий документ (отпуск, командировка и т.д.). К нему бесшовно «привязывается» документ из «1С:ДО». Это значит, что вы можете из «1С:ЗУП» открыть документ, который был сформирован и подписан сотрудником в «1С:ДО»;
- далее в «1С:ЗУП» появляется задача для специалиста по кадровому делопроизводству. Он заполняет необходимые данные, и далее автоматически создается «Приказ», который также попадает в «1С:ДО» на ознакомление сотруднику;
- в программе «1С:ЗУП» специалист по расчету производит начисление денежных средств.
Рис. 1. Автоматизация кадрового документооборота при использовании связки «1С:ЗУП» и «1С:ДО»
Как вы можете видеть, практически все действия выполняются в автоматическом режиме. Благодаря бесшовной интеграции документы доступны из обеих систем — «1С:ДО» и «1С:ЗУП». Также немаловажным плюсом является то, что все заинтересованные лица могут следить за ходом процесса в онлайн-режиме.
Специалист отдела кадров всегда может распечатать уже подписанное электронной подписью заявление сотрудника. Отметка о наличии ЭП находится внизу заявления (рис.2.)
Рис.2 Отметка о наличии ЭП в системе
Автоматизация кадрового документооборота дает дополнительный бонус — на всех этапах процесса идет проверка «пересечения» с другими событиями у конкретного сотрудника. Например, пересечение командировок и отпуска, так как организован календарь с графиком мероприятий сотрудника и корпоративных мероприятий. Это своего рода централизованное управление графиком работы сотрудника. Если будет обнаружено пересечение – система выдаст соответствующее предупреждение.
Существуют два варианта реализации этой задачи:
- если вы готовы оформить для своих удаленных сотрудников усиленную квалифицированную электронную подпись, то вы можете полностью отказаться от бумажных заявлений и перейти на электронное согласование и подписание;
- если сотрудники не имеют ЭП, то система позволит проводить удобное автоматическое согласование, но подлинник с «живой» подписью документа необходимо будет предоставлять.
Государство требует единообразия
Долгое время компании сами решали как оформлять электронную документацию. Вести кадровый документооборот теперь «как удобно» не получится. С 1 марта 2023 г. вступила в силу часть 7 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой при создании электронных документов применяются единые требования к составу и формату электронных документов. Если работодатель переходит на КЭДО, то с этой даты он должен соблюдать требования, разработанные Минтрудом РФ в приказе №578 от 20 сентября 2022 г. Согласно единым требованиям служебные электронные документы должны содержать основную часть в виде файла PDF/A-1A-файл, приложения в виде тестовых, графических и табличных данных, электронные подписи к первым двум частям, машиночитаемую доверенность для подписи доверенного лица и описание документа в XML.
С 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 г. идет еще один эксперимент правительства РФ по использованию кадрового электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. В нем принимают участие Федеральное казначейство, Минцифры и ФНС. Возможно, по результатам данного эксперимента КЭДО станет обязательным в нашей стране в ближайшем будущем.
Какие электронные подписи используются при подписании кадровых документов
Как максимально безболезненно перейти на КЭДО
Предприятия, уже частично внедрившее электронное делопроизводство для кадровиков, признают: сложности есть, но обычно они возникают на этапах планирования, организации и запуска системы. Специфическое отличие от других видов ЭДО заключается в том, что предприятию необходимо наладить документооборот в электронном формате с каждым работником (включая создание личных кабинетов и электронных подписей). В то же время, на практике проекты успешно внедренного перехода окупаются в течение одного-двух лет.
Примерный алгоритм перехода
Этап планирования. Внутренняя оценка и описание кадровых процессов в компании. Организация определяет и описывает типовые формы, а также порядок работы с внутренними кадровыми документами. Другими словами, наглядно определяет для себя, как именно построен внутренний документооборот во всех деталях.
Оценка потенциальных рисков
На этом этапе важно оценить каждый кадровый документ на предмет нормативно-правовой возможности использования в электронном виде. А также детально проанализировать локальные нормативные акты в части КД и выявить существующие пробелы в их регулировании (включая имеющиеся прецеденты судебной практики).
Этап аудита – один из самых трудоемких и неоднозначных
Проанализировав и оценив риски, всю используемую документацию делят на три группы. В первую группу включают документы, в отношении которых ТК не предусматривает перевод в электронный формат (или имеются прецеденты негативной судебной практики). Во вторую – документы, не имеющие прямого законодательного запрета или имеющие случаи положительной судебной практики. В третью – все, что можно безболезненно перевести на КЭДО с минимальными рисками.
Построение целевой модели, на основании которой организация будет взаимодействовать с работниками в рамках ЭДО. В частности, сюда входит организация и особенности прав доступа для текущих и будущих сотрудников (в том числе удаленных), а также кадровиков, HR и других уполномоченных лиц.
Подготовка внутренней нормативно-правовой документации. Это нужно для того, чтобы цифровые аналоги бумажных документов могли выступать в качестве доказательства, если на предприятии возникнут судебные споры. В частности, компании предстоит подготовить соответствующее положение о КЭДО, внести изменения в трудовой и коллективный договоры, заключить с каждым работником соглашения об использовании электронной подписи, а также четко регламентировать этот процесс.
Выбор и непосредственное внедрение программного решения. Важно понимать, что переводить отдел кадров на «цифру» предстоит в комплексе. Помимо самой платформы, которая будет автоматизировать, обрабатывать и хранить документацию, придется внедрить эффективную учетную систему, а также инфраструктуру для генерации электронных подписей.
После успешного запуска IT-системы подключают персонал. Для этого каждому работнику предоставляют ссылку, по которой он может перейти в собственный личный кабинет и буквально в несколько кликов получить электронную подпись для дальнейшего взаимодействия с компанией. В личном кабинете можно просматривать оформленные документы, подписывать их при помощи ЭП, подавать заявления на отпуска и отгулы, регистрировать больничные, отмечать время работы и т.д.
Что такое СЭДО ФСС
СЭДО ФСС – сервис электронного документооборота с Фондом социального страхования. Это способ быстрого взаимодействия с ФСС для передачи информации по больничным листам, отпускам по беременности и родам, по уходу за ребенком и т. д. Данный функционал позволяет быстро заполнить электронные больничные листы, отправить реестр прямых выплат на получение пособия и выполнить другие важные операции.
Кстати, на нашем сайте в разделе «Инструкции» есть множество полезных материалов по работе с 1С. Вот некоторые из них:
- Первоначальная настройка 1С: Зарплата и управление персоналом. Урок 1
- Первоначальная настройка 1C: Зарплата и управление персоналом. Урок 2
- Штатное расписание в программе 1С: Зарплата и управление персоналом
- Как создать исполнительный лист или оформить удержание алиментов в программе 1С: Зарплата и управление персоналом
Как настроить 1С для электронного оборота с ФСС
В программе 1С: Зарплата и управление персоналом в разделе «Кадры» есть отдельное рабочее место – «Сообщения ФСС об изменении электронных листков нетрудоспособности».
Нажмите на кнопку «Получить из ФСС», чтобы загрузить все сообщения. Если нужно загрузить сообщения за определенный период, нажмите на кнопку «Еще» и выберите пункт «Получить сообщения за период».
Укажите организацию, необходимый период и выберите команду «Получить сообщения». В нижней части формы вы можете отфильтровать сообщения по их состоянию.
Когда вы создаете больничный лист (раздел «Зарплата», пункт «Все начисления»), нажмите на кнопку «Получить из ФСС».
Все данные из листка нетрудоспособности заполняются автоматически.
Когда медицинская организация закроет больничный лист, от ФСС поступит запрос о предоставлении сведений, необходимых для назначения пособия. Чтобы посмотреть запросы от ФСС в 1С: ЗУП, перейдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Входящие запросы ФСС для расчета пособий».
Работодатель в течение трех дней с даты получения информации о закрытии больничного листа должен отправить все необходимые сведения в Фонд социального страхования и подписать эти данные электронной подписью.
Обратите внимание, что если больничный лист создан по причине отпуска по беременности и родам, то на вкладке «Начислено» в программе 1С: ЗУП результат не рассчитывается, так как пособие по беременности и родам выплачивается полностью за счет средств Фонда социального страхования
Чтобы отправить ответ Фонду социального страхования в 1С: ЗУП, перейдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Ответы на запросы ФСС для расчета пособий».
Или в документе «Больничный лист» нажмите на кнопку «Создать на основании» и выберите пункт «Ответ на запрос ФСС».
Практически все необходимые поля и сведения заполнятся автоматически. Проверьте, что в документе отображается корректная информация и нажмите на кнопку «Отправить в фонд». Фонд назначит и выплатит пособие при рождении ребенка в течение 10 рабочих дней со дня поступления сведений. О выплате пособия Фонд социального страхования уведомит работодателя и застрахованное лицо.
Кстати, с 2023 года будет действовать новое универсальное пособие для детей. Что это такое, кто и каким образом может оформить это пособие, мы рассказали в статье.
Чтобы использовать электронный документооборот в программе 1С: ЗУП, откройте раздел «Настройка», выберите пункт «Организации» или «Реквизиты организации» (если в базе заведена только одна организация).
Поставьте флажок рядом с полем «Использовать электронный документооборот с органами ФСС» и добавьте сертификаты страхователя.