Чем электронный больничный лучше бумажного?
Электронный больничный формируют в медучреждении в специальной программе, что позволяет:
- свести к минимуму ошибки, которые может допустить медицинский сотрудник при заполнении бумажной версии;
- ЭЛН нельзя потерять, подделать или испортить, не требуется специальное место для его хранения;
- информация из ЭЛН автоматически загружается в программу «1С» — бухгалтеру не придется тратить время на заполнение больничного вручную, также снижается к минимуму процент ошибок, а следовательно, и отказов ФСС при возмещении расходов;
- ЭЛН после формирования попадают в единую базу ФСС, для подтверждения расходов за счет ФСС работодателю не нужно будет предоставлять подтверждающие документы.
Ответ на запросы ФСС для расчета пособий
Создать ответ на запрос можно:
1. Из больничного листа.
2. Из входящего запроса.
3. На рабочем столе в разделе «Кадры».
Если сотруднику не положено пособие по БЛ (работал во время болезни)
1. В БЛ на закладке Оплата исключаем весь период болезни, для этого снимаем флаг в колонке «Регистрировать».
2. В «Ответе на запрос ФСС» устанавливаем флаг «Пособие не требуется» и заполняем «Причину отказа».
Если поступают входящие запросы спустя 30 дней после увольнения сотрудника: что делать?
1. Еще раз отправить «Сведения о застрахованном лице» с датой увольнения.
2. Проверить отправку СЗВ-ТД по уволенному сотруднику.
3. Отправить «Ответ на запрос ФСС» с флагом «Пособие не требуется» и причиной отказа.
Для ведения кадрового учета подойдет облачная версия программы 1С:Зарплата и управление персоналом – используется для ведения кадрового учета. В программе реализовано все, что нужно для расчета зарплаты и кадрового учета в коммерческих и некоммерческих организациях. Подходит как для индивидуального предпринимателя, так и для холдинга из нескольких юридических лиц.
А при подключении сервиса «1С-Отчетность», всегда актуальная отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Бухгалтеру доступен двухсторонний обмен документами путем синхронизации с программой 1С:Бухгалтерия предприятия 8.
Сообщения ФСС об изменении ЭЛН
Сообщения ФСС об изменении ЭЛН можно открыть из раздела «Кадры».
Сообщения ФСС об изменении ЭЛН поступают по следующим кодам:
-
при открытии ЭЛН используется код 010;
-
при продлении ЭЛН используется код 020;
-
при закрытии ЭЛН используется код 030;
-
при аннулировании ЭЛН используется код 090.
Добавлено в список сообщений об изменении ЭЛН:
-
подменю «Открыть» с командами «Отсутствие», «Больничный», «Входящий запрос ФСС», «Ответ на запрос ФСС»;
-
добавлены колонки «Причина», «С», «По», «Отсутствие», «Входящий запрос ФСС» и «Ответ на запрос ФСС».
После получения сообщения со статусом «010 Открыт» появляется ссылка для создания документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
Электронный документооборот с ФСС
Прямые выплаты пособий через ФСС представляют собой механизм, при котором есть возможность применять электронные листки нетрудоспособности. ФСС разработал и внедрил сервис социального электронного документооборота (СЭДО), чтобы взаимодействовать с работодателями и медицинскими учреждениями по вопросу передачи юридически значимых электронных документов.
В программе 1С:ЗУП 8 ред. 3 начиная с версии 3.1.14 имеется еще одна функциональная возможность СЭДО — получать из ФСС извещения о необходимости представить недостающие документы для прямой выплаты пособий.
Если в 1С уже настроен электронный обмен с ФСС, то пользователю не требуется устанавливать дополнительные сертификаты. В противном случае нужно настроить электронный документооборот с ФСС.
Как в 1С:ЗУП 8 настроить получение извещений из ФСС
Чтобы произвести настройку функционала по получению извещений из ФСС о необходимости представить недостающие документы, нужно зайти в меню «Кадры» и выбрать «Извещения ФСС».
В графе «Организация» нужно указать ту компанию, для которой производится настройка по получению извещений. Это делается в ситуации, когда информационная база применяется для нескольких субъектов.
В графе «Извещения в работе» флажок ставится в том случае, когда нужно скрывать те извещения, которые уже обработаны. Они отражаются в перечне извещений через зеленый флажок.
Чтобы получить извещение из ФСС, используется кнопка «Получить из ФСС».
Через кнопку «Открыть извещение ФСС» или через документ «Извещение ФСС» пользователь может открыть документ, присланный фондом. Сначала нужно ознакомиться с текстом извещения, а потом нажать кнопку «Подтвердить получение».
Работодатель обязан подтвердить получение электронного извещения в течение 1 рабочего дня со дня его получения. Если он не подтвердит получение документа, то ФСС в течение 3-х рабочих дней со дня истечения срока подтверждения направит работодателю это же извещение, но только заказным письмом.
Когда работодатель подтвердит получение электронного документа, он должен направить в ФСС реестр с недостающими сведениями. Сделать это нужно в течение 5-ти рабочих дней согласно Постановлению Правительства от 30.12.2020 г. № 2375. По полученному извещению указывается, что подтверждение о его получении отправлено и сколько дней осталось для представления сведений по требованию ФСС.
Важно! Если работодатель не направит подтверждение в ФСС о получении извещения, фонд имеет право отключить его от СЭДО.
В документе «Извещение ФСС» в графе «Вид, №, от:» указывается вид документа и его реквизиты.
В графе «Ранее представленные сведения, требующие уточнения» содержится информация о том, какие именно документы нужно уточнить.
Когда в 1С:ЗУП 8 недостающие сведения подготовлены и отправлены (при формировании нового реестра в ФСС), в разделе «Сведения, подготовленные по извещению» в автоматическом порядке указываются отправленные сведения. Кроме того, автоматически устанавливается флажок «Извещение обработано, сведения отправлены в ФСС».
Если не нужно автоматическое заполнение этой информации, то пользователь снимает флажок «Определять автоматически».
Для повышения эффективности работы пользователей к программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» можно подключать удобные сервисы:
- 1С-Отчетность— для подготовки и сдачи регламентированной отчетности из программ «1С» во все контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор и ФТС;
- Информационная система 1С:ИТС— для получения справочной информации по ведению кадрового учета, расчету заработной платы и работе в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8». В информационной системе 1С:ИТС представлены: «Справочник кадровика», новости, комментарии и консультации специалистов по вопросам кадрового учета, пошаговые инструкции по ведению кадрового учета и расчетам с персоналом в программах «1С», составлению и отправке отчетности в контролирующие органы;
- 1С:ДиректБанк— для прямого обмена с банками информацией по зарплатным проектам в электронном виде. Можно формировать файлы-заявки на открытие и закрытие лицевых счетов, реестры перечисляемой сотрудникам зарплаты. В типовой поставке формирование таких файлов предусмотрено по универсальному стандарту, который поддерживают многие банки.
Доработки в документе больничный лист
По кнопке «Получить из ФСС» теперь проверяется наличие ранее загруженных данных по этому больничному. Принудительно обратиться к серверу ФСС и получить данные об ЭЛН, то сделать это можно по команде «Еще» – «ЭЛН» – «Получить из ФСС принудительно».
Если по каким-то причинам страхователь не получил сообщение об изменении ЭЛН, то по кнопке «Получить из ФСС» по указанному номеру ЭЛН производится загрузка с сервера ФСС.
Выполнена доработка больничных листов для интеграции с документами СЭДО вместо прямых выплат. Прошлые возможности (реестр ЭЛН и реестр прямых выплат) отмечены как устаревши, но оставлены.
На вкладке «Сведения для ФСС» добавлена поддержка документов СЭДО: вынесен флажок «Пособие выплачивается ФСС», он автоматически заполняется при расчете, но его можно отключить/включить вручную.
Почему не приходят сведения по СЭДО
Бывают случаи, когда бухгалтер организации знает, что работник был на больничном, но по системе социального электронного документооборота не приходят никакие сведения об ЭЛН.
В этом случае необходимо проверить, во-первых, верно ли выбраны сертификаты ФСС в настройках отчетности. В меню Отчетность, справки — 1С-Отчетность — Настройки обмена с контролирующими органами:
Здесь должны быть выбраны действующие сертификаты электронного взаимодействия с ФСС:
Во-вторых, необходимо проверить отправлены ли в ФСС РФ сведения о данном
застрахованном лице, и получен ли от ФСС РФ положительный протокол приема сведений.
Если два указанных выше условия соблюдены, но извещения, входящие запросы, сообщения об изменении ЭЛН от ФСС РФ все равно не приходят, возможно, это связано с загруженностью серверов ФСС и можно немного подождать.
Однако, если, необходимо побыстрее рассчитать и выплатить пособие по временной нетрудоспособности сотруднику, то можно воспользоваться ранее применяемой методикой — зная номер ЭЛН загрузить его, рассчитать, сформировать сведения для реестра и отправить Реестр прямых выплат в ФСС.
Как отправить корректировку сведений в Экстерне
Корректировка 一 это повторная отправка в Фонд сведений с исправленными данными по страховому случаю. Ее необходимо делать по той же схеме, по которой были направлены исходные данные по текущему страховому случаю:
- Если вы уже направляли ответ на запрос, продолжите исправление сведений по проактивной схеме.
- Если ранее вы отправляли реестр «Прямых выплат страхового обеспечения» (ПВСО), то исправления надо отправлять также с помощью реестров ПВСО.
В списке отправленных документов найдите нужный ответ на запрос сведений и откройте его. Дальнейшие действия зависят от того, принял Фонд ответ на запрос или нет.
Если ответ был принят Фондом, нажмите «Создать корректировку» — Экстерн создаст черновик ответа на запрос, в котором будут все данные из ранее отправленного ответа.
В этом черновике:
- Внесите верные данные.
- Укажите, что это корректировка.
- В поле «Причина корректировки» выберите нужное значение. Например, если изменились банковские реквизиты, выберите причину изменения с кодом 6.
- В поле «Комментарий» опишите причину исправления и отправьте форму.
Если ответ не был принят ФСС, в открытом ответе нажмите «Исправить ошибки», внесите правки и отправьте форму.
В обоих случаях ФСС примет ответ на запрос как повторный ответ с изменением, а не как перерасчет.
Как создать перерасчет
Если пособие уже выплачено, но нужно внести правки в документы, инициируйте перерасчет пособия. В Экстерне есть два способа это сделать:
- В отправленных документах найдите ответ на запрос сведений, принятый ФСС, откройте его и нажмите «Создать перерасчет».
- Создайте форму «Инициация выплаты пособия»:
В разделе «ФСС» нажмите на кнопку «Создать» → «Отчет». Через строку поиска найдите форму «Инициация выплаты пособия».
В открывшейся форме укажите, что это перерасчет. Для заполнения вам понадобится номер реестра 一 о том, как его найти, читайте в инструкции.
Отправьте готовую форму в Фонд. В ответ ФСС сформирует и пришлет запрос сведений. Когда вы на него ответите, указав все необходимые изменения, ФСС примет сведения как перерасчет.
Как уведомить ФСС, что оплата больничного не требуется
С июля 2022 года ФСС РФ может принимать сведения для оплаты ЭЛН в виде Ответом на запросы ФСС для расчета пособий. Данный механизм заменяет отправку в ФСС Реестров прямых выплат.
Но чтобы отправить в ФСС Ответ на запрос необходимо получить Входящий запрос ФСС для расчета пособий. Данный документ ФСС направляет страхователю при присвоении статуса 030 (“закрыт”) электронному листку нетрудоспособности.
Для получения Входящих запросов ФСС для расчета пособий можно воспользоваться командой Получить из ФСС:
Либо через меню Еще — Получить сообщения за период:
На основании полученных Входящих запросов страхователь рассчитывает больничный листок и формирует Ответ на запрос. Однако могут возникнуть ситуации, когда сотрудник работал (несмотря на нетрудоспособность), в этом случае необходимо уведомить ФСС о том, что пособие по временной нетрудоспособности не требуется.
В этом случае расчет больничного создавать не нужно, а при формировании Ответа на запрос ФСС для расчета пособия:
Установить флажок Пособие не требуется и кратко пояснить причину отказа в назначении пособия:
