Командировки в 1с: упрощение учета и интеграция со smartway

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Что может Smartway?

До вхождения Smartway в группу компаний «1С» ключевым преимуществом сервиса был комплексный подход к организации командировок. Согласование поездки, бронирование, оплата, отчетные документы – все в одном окне. После того, как Smartway стал частью «1С», главным, на наш взгляд, стало то, что сервис «бесшовно» интегрирован с типовыми конфигурациями 1С, из документов которых можно легко переходить к покупке билетов и бронированию гостиницы. А затем, непосредственно в Заявке, посмотреть результаты этих действий.

Доступные фильтры при поиске билетов

Сервис может запоминать данные документов пользователя, чтобы избежать повторного ввода, а также позволяет вести раздел «Избранное», где можно хранить данные документов для покупки билетов и бронирования гостиничных номеров.

Все, что касается согласования заявок на командировки, хранения первичной документации выполняется на стороне 1С.

• Как сделать одностороннюю печать по умолчанию в ворде

    

• Как проверить браузер на вирусы яндекс

    

• На алике есть скопируй в браузер без пробелов tinyurl com 3zcnxd7v

    

• Отчет маркетолога в 1с

    

• Программа для калибровки гироскопа на андроид

Кредитные продукты от компании

Первый доступный для нового пользователя кредит может составлять максимум 3 тысячи гривен. Он будет идти под 0%. После этого потенциальная максимальная сумма увеличивается и заемщик может рассчитывать на ссуду до 150 тысяч гривен. Последующие займы будут идти под 0.5-1% ежедневно. Чтобы оформить в smartiway кредит вам необходимо иметь при себе:

• Идентификационный код налогоплательщика;
• Номер телефона украинского оператора;
• Смартфон;
• Банковская карта личного пользования.

Расчет кредитной ставки происходит автоматически в приложении для смартфона, там же можно узнать всю основную информацию о сумме задолженности и сроках погашения займа. Вы можете самостоятельно продлить срок кредитования, для этого нужно зайти в приложение и в личном кабинете найти кнопку «Пролонгация». После чего в меню выбрать срок, на который вы хотите отсрочить займ.

Как будет работать Smartway в 1С?

В январе 2018 года было объявлено о том, что фирма «1С» приобрела контрольный пакет акций (51%) в российском стартапе Smartway. Газета «КоммерсантЪ» оценила сделку примерно в 150 миллионов рублей. Спустя десять месяцев после покупки функциональные возможности сервиса добавлены в корпоративные версии наиболее популярных типовых конфигураций. Купить билеты и забронировать гостиницу теперь можно, не выходя из документа заявки на командировку в конфигурации «1С:ЗУП».

Внутри фирмы «1С» процесс управления командировками организован с помощью сервиса Smartway, качество которого оценивается достаточно высоко. Таким образом, можно предположить, что даже для достаточно крупных предприятий рассматривать это решение вполне допустимо.

Предполагается, что создавать и согласовывать заявки на деловые поездки пользователи смогут в среде «1С:Предприятие», после согласования данные будут передаваться в on-line сервис, в котором для них будут доступны все штатные возможности. В завершении сведения о приобретенных билетах и забронированной гостинице можно будет посмотреть прямо из программы.

На данный момент интеграция со Smartway реализована в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», а также в «1С:Бухгалтерия КОРП». О расширении перечня конфигураций, в которых будут доступен данный сервис, пока не сообщается. Неким естественным ограничением, на наш взгляд, тут является доступ к функциональному блоку Рабочее место сотрудника (есть только в версии КОРП). Именно там присутствует масса возможностей, которые позволяют сотрудникам формировать заявки на командировки самостоятельно.    

Что же касается «бесшовной интеграции», то само по себе определение «бесшовная» содержит в себе, скорее, маркетинговое, чем технологическое, наполнение, но зато вполне понятно для пользователей, и наглядно иллюстрирует результат процесса. Впервые этот термин возник, когда речь зашла об интеграции конфигурации «1С:Документооборот» с другими учетными системами, и довольно быстро распространился в среде пользователей «1С:Предприятие». Профессиональное техническое описание интеграционных возможностей платформы можно посмотреть в соответствующем разделе на сайте «1С».

Интеграция 1С:Бухгалтерии с сервисом Smartway

 — это онлайн-сервис, предназначенный для планирования и организации деловых поездок, который включает следующие возможности:

• поиск и сравнение цен на авиа- и железнодорожные билеты, отели и апартаменты;
• мгновенное бронирование и управление бронью в режиме онлайн;
• удобные инструменты для согласования маршрута и бюджета командировок внутри предприятия;
• онлайн-доступ к подтверждающим документам для бухгалтерии;
• историю и статистику поездок по всем сотрудникам организации.

Smartway снижает затраты компании и помогает управлять командировками. Удобное приложение работает в браузере без платы за подключение и обслуживание.

Начиная с версии 3.0.65 в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» была поддержана интеграция с сервисом Smartway.

В «1С:Бухгалтерии 8» интеграция доступна начиная с версии 3.0.68.

Примечание 

Здесь и далее по тексту под «1С:Бухгалтерией 8» понимаются все варианты поставки (КОРП, ПРОФ, базовая, включая программы, созданные на основе базовой версии).

Настройки интеграции со Smartway выполняются в форме Получение данных Smartway (раздел Администрирование) по кнопке Включить. Программа предложит код (рис. 1), который следует скопировать и передать в Smartway. 

Рис. 1. Настройка интеграции с сервисом Smartway

В разделе Настройки сервиса Smartway потребуется установить флаг Включить интеграцию с 1С:Бухгалтерией, указать скопированный код и сохранить выполненные настройки (рис. 2).

Рис. 2. Настройки интеграции с «1С:Бухгалтерией»

В форме Получение данных Smartway «1С:Бухгалтерии 8» появится сообщение: Получение данных включено. Теперь информация о приобретенных билетах будет загружаться автоматически без участия пользователей. 

Со всеми поставщиками гостиничных услуг, приобретаемых через сервис Smartway, у ООО «СМАРТВЭЙ» заключен агентский договор. Подтверждающие документы, которые потребуются бухгалтерии для оформления командировок (счета, акты и счета-фактуры), ООО «СМАРТВЭЙ» выставляет от своего имени, что значительно упрощает документооборот.

Пакеты документов хранятся в разделе Отчетность сервиса Smartway и доступны онлайн в любой момент. Счета, акты и счета-фактуры можно скачать в формате .pdf или .xlsx или получить на адрес электронной почты, указанный в личном кабинете. Оригиналы документов высылаются почтой. За свои услуги ООО «СМАРТВЭЙ» взимает абонентскую плату. Документы на нее также доступны в разделе Отчетность.

Автоматизация процесса покупок и документооборота

Сервис интегрирован в программы 1С, что позволило упростить кадровый и бухгалтерский учет командировок. Интеграция с программой 1С обеспечивает автоматическую загрузку билетов в систему и их учет по факту покупки.

Когда сотрудник покупает билет через Smartway, информация о приобретенных билетах автоматически передается в программу 1С. Это позволяет избежать ручного ввода данных о билетах в систему, что экономит время и снижает риск ошибок.

Система предоставляет возможность автоматического заполнения авансовых отчетов на основе полученных билетов. Система распознает информацию о билетах и заполняет соответствующие разделы авансового отчета, такие как даты поездки, направление, стоимость билетов и другие детали. Это упрощает процесс составления авансовых отчетов для сотрудников и ускоряет процесс учета командировочных расходов в бухгалтерии.

Еще одно преимущество интеграции с программой 1С связано с учетом НДС. При покупке билетов через сервис, информация о НДС автоматически попадает в книгу покупок в программе 1С. Это облегчает учет налогов и соблюдение соответствующих правил и требований.

В программах 1С: Зарплата и управление персоналом и 1С: ERP Управление предприятием предусмотрена возможность автоматического формирования кадровых документов, связанных с командировками сотрудников, на основе данных, полученных из системы.

Сотрудник, заполнивший авансовый отчет в системе, может использовать интеграцию с программой 1С для автоматического создания кадровых документов, таких как приказ о командировке или служебное задание.

Используя данные из авансового отчета, программа 1С может сгенерировать соответствующие документы с необходимой информацией, такой как даты командировки, место назначения, цель поездки и другие данные, предусмотренные правилами и требованиями компании. Это значительно упрощает процесс составления кадровых документов и позволяет автоматизировать эту часть учета командировок.

Автоматическое формирование кадровых документов в программах 1С на основе данных из системы Smartway сокращает ручную работу, связанную с составлением и проверкой документов, и уменьшает вероятность ошибок. Это позволяет сохранить единый и надежный источник информации о командировках внутри компании.

Важно отметить, что конкретные возможности и настройки автоматического формирования кадровых документов могут зависеть от конкретной конфигурации программы 1С и настроек компании. Рекомендуется обратиться к специалистам по настройке и поддержке программы 1С для получения дополнительной информации о функциональности и настройке автоматического формирования кадровых документов по командировкам

В какой-то момент поездки стали включать несколько стран и городов: как в «Додо Пицце» организовали командировки

Количество сотрудников: 300+

Количество командировок: 1000+ в год

Основные направления: Китай и Великобритания, Санкт-Петербург и Сыктывкар

Раньше каждый сотрудник планировал поездку самостоятельно и оставлял заявку на командировку в «Google Формах». Затем заявка отправлялась в разные агентства, с которыми мы работали. Это существенно замедляло процессы, которые и без этого никак не регламентировались. Когда командировки стали ежедневными, а поездки стали включать несколько стран и городов, вопрос оптимизации бронирования встал ребром.

Мы технологичная компания и выбираем цифровые решения, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы. Поэтому, когда услышали от партнеров про возможности Smartway, сразу решили попробовать.

Результат нас устраивает. Теперь сотрудники подают заявки на поездки через систему внутреннего документооборота, где сразу указывают условия и пожелания. А менеджер подбирает, бронирует и оплачивает отели и билеты через Smartway

Для нас важно, что всё происходит в одном сервисе и что интерфейс действительно удобный. Я могу купить билеты, пока еду на работу, через приложение для телефона

Иногда приходится оформлять билеты в день отправления, поэтому простота использования системы и оперативность работы службы поддержки являются приоритетом.

Помимо этого, раньше много сил тратилось на отчетность. Smartway помог нам наладить обмен данными с системой документооборота: мы настроили интеграцию с «1С» и оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии.

Кому, кроме бухгалтеров стоит присмотреться к Smartway

Тем, кто заказывает билеты и гостиницы, сервис их найдет и сравнит цены. Моментально забронирует и даст возможность управлять бронью онлайн.

Руководству компании даст статистику по командировкам всех сотрудников и инструменты для согласования бюджета поездок.

Отчеты можно делать по разным параметрам: например, запросить, сколько раз сотрудник летал в прошлом году определенной авиакомпанией.

ВНИМАНИЕ!

15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Поступление и учет билетов

Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.

В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).

Рис. 1. Регистрация покупки билета

После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):

наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;

наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;

общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.

Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:

Дебет 60.02 Кредит 60.01

— на сумму зачтенной предоплаты;

Дебет 76.14 Кредит 60.01

— на сумму приобретенного билета.

Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.

Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).

Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).

Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.

Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).

Автозаполнение документов в сервисе

Smartway обеспечивает автоматическую подстановку паспортных и других данных сотрудников при процессе покупки и бронирования. Это означает, что вместо того, чтобы каждый раз вводить все данные сотрудников вручную, система может автоматически извлечь информацию из предварительно сохраненных профилей сотрудников и заполнить соответствующие поля при оформлении заказа.

При создании профилей сотрудников, администратор или сотрудник может сохранить информацию, такую как ФИО, паспортные данные, контактную информацию и другие релевантные данные, чтобы они были доступны в будущем. Когда сотрудник совершает покупку или бронирует услугу, сервис автоматически заполняет соответствующие поля на основе сохраненных данных, сокращая время и усилия, необходимые для ввода информации снова и снова.

Эта функция значительно упрощает процесс покупки и бронирования для корпоративных клиентов, особенно при множественных бронированиях для сотрудников командировок или постоянных путешественников. Она также помогает предотвратить ошибки при вводе данных и обеспечивает точность и надежность информации.

Важно отметить, что сохранение и использование персональных данных сотрудников должно соответствовать требованиям законодательства о защите данных (например, GDPR). Сервис должен предоставлять соответствующие меры безопасности и конфиденциальности данных, чтобы обеспечить их защиту

Оформление авансового отчета

Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.

В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.

В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.

Рис. 2. Авансовый отчет по командировке

Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.

При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 71.01

— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;

Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 76.14

— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;

Дебет 19.04 Кредит 76.14

— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).

От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».

Smartway командировки что это

Как сэкономить деньги и время на командировках. Inc. протестировал решение Smartway

Иллюстрации: Анастасия Пожидаева

В большинстве компаний организация командировок — долгий процесс, который отнимает кучу времени, денег и нервов. На самом же деле, благодаря специальным платформам весь процесс можно оптимизировать и сократить буквально до пяти кликов. Мы протестировали одно из таких решений — сервис Smartway. Рассказываем, что из этого получилось.

Для тех, у кого нет времени читать подробный обзор

Главные выводы по итогам тестирования сервиса Smartway:

цены на авиабилеты не отличаются от покупки напрямую, цены на отели в большинстве своём аналогичны букингу;

аналитика строится хорошая, но реально она нужна, когда у компании десятки или сотни поездок каждый месяц;

формирование авансовых отчётов действительно упрощается за счёт встроенной интеграции с «1С»;

абонентская плата без сервисных сборов становится выгодной, когда в компании от 20 билетов в месяц;

мобильное приложение с полноценным функционалом — очень удобно.

Что за платформы для командировок и зачем они бизнесу?

B2B платформы — это следующий этап развития корпоративных поездок. Компания заключает договор и получает доступ в личный кабинет, где доступны все варианты билетов, отелей и других сервисов, необходимых для деловой поездки. Бизнес может открыть подаккаунты для сотрудников и задать правила и ограничения, чтобы быть уверенным, что покупки будут проходить согласно корпоративным правилам. Таким образом компания держит под контролем расходы на поездку. При этом круглосуточная поддержка сотрудников и возможность заказать нестандартные опции остаётся. Стоимость таких решений ниже, так как не нужно содержать штат агентов, которые только разбирают письма и отправляют варианты билетов в ответ.

Дополнительные бонусы: все данные хранятся в едином месте и на их основе можно построить качественную аналитику. Также такие решения легко интегрируются с внутренними системами документооборота и учёта.

О командировках Inc.

Сотрудники Inc. ездят в командировки не часто. Однако бывают международные бизнес-конференции или выступления известных спикеров, на которых приходится присутствовать лично. Раньше, как правило, сотрудник самостоятельно бронировал билеты и гостиницу через всем известные b2c сервисы, в некоторых случаях этим занимался секретарь или бухгалтер.

Не раз это приводило к дополнительным расходам. Например, наш сотрудник собирался на крупный международный форум. Он выбрал один из последних подходящих вариантов, но не смог расплатиться своей картой — платежи не проходили. Пока решал вопрос с банком, бронь слетела и пришлось покупать билеты с более высокой стоимостью и лететь с пересадкой. Итог — компания переплатила, а сотрудник потерял в поездке много времени.

Такое положение дел нас не сильно устраивало, хотелось навести порядок в процессах и в тоже время сохранить возможность выбора для сотрудников. Обычное турагентство с заказами по почте или телефону мы не рассматривали — это дорого и неудобно, так как сотрудники тратят на переписку с посредником больше времени, чем если занимаются организацией самостоятельно. В итоге было решено протестировать платформу Smartway.

Частые вопросы клиентов

Новые клиенты должны перейти на сайт Смартивей и установить приложение на свой смартфон. Затем необходимо пройти быструю регистрацию, ознакомиться с доступными предложениями и подать заявку на кредит.

Оплатить кредит можно через приложение, интернет-банкинг или терминал самообслуживания.

Для продления займа необходимо обратиться в компанию, где было оформлен кредит и заявить о своих намерениях. Для пролонгации необходимо погасить все начисленные проценты за предыдущий период.

Вход осуществляется через приложение Смартивей. Скачать его можно непосредственно на сайте компании. Вход осуществляется с помощью логина и пароля, указанным при регистрации.

Если клиент не возвращает кредит в Смартивей, представителии партнерских компаний могут использовать все инструменты для взыскания задолженности, согласно действующему законодательству.

Настройка сервиса Обсуждения

Даже пользователи, не подключенные к интернет-поддержке, смогут пользоваться этим классным инструментом, выполнив небольшую настройку в программе.

Настройка сервиса Обсуждения .

Шаг 2. В отрывшейся форме настройки укажите электронный адрес почты.

Подключение может выполняться через:

• сервер 1С:Диалог (рекомендуется);
• локальный сервер взаимодействия 1С.

• 1С:Сервер взаимодействия ;
• Java 8+ (64-bit) ;
• PostgreSQL 9.5+ ;
• Ring .

Шаг 3. После получения Кода регистрации укажите его в форме подключения сервиса.

Шаг 4. Завершение регистрации выполните по кнопке Зарегистрироваться .

Подключенный сервис Обсуждения выглядит следующим образом.

Командировочные расходы на предприятии

Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).

За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:

К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.

Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.

Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.

На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.

Учет электронных билетов

Несмотря на то, что электронные проездные документы появились давно, порядок их учета действующим законодательством не регламентирован.

На практике сложились два основных способа учета электронных билетов в бухгалтерском учете (в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):

• в качестве денежных документов, учитываемых на счете 50.03 «Денежные документы» (электронные проездные документы являются бланками строгой отчетности и обладают необходимыми признаками денежных документов);
• в качестве предоплаты услуг перевозчика с использованием счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Организация самостоятельно должна определить порядок учета электронных билетов и закрепить его в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживаются оба варианта учета электронных билетов.

Примечание 

Об учете электронных проездных билетов см. в статье «Учет денежных документов в „1С:Бухгалтерии 8″».

Методика учета электронных проездных билетов в качестве денежных документов достаточно трудоемкая. Чтобы отразить «жизненный цикл» электронного билета с момента его приобретения и до момента списания его стоимости в расходы, в программе следует выполнить следующую последовательность действий:

1. Зарегистрировать покупку билета для сотрудника с помощью документа Поступление денежных документов и на закладке Денежные документы указать реквизиты билета.
2. Зарегистрировать передачу билета сотруднику с помощью документа Выдача денежных документов и на закладке Денежные документы указать реквизиты билета.
3. По возвращении сотрудника из командировки в документе Авансовый отчет указать выданный билет на закладке Авансы в качестве выданного аванса подотчетному лицу.
4. Учесть стоимость билета в расходах: реквизиты билета и его стоимость учетом НДС следует отразить на закладке Прочее документа Авансовый отчет.

Таким образом, описанная схема учета предполагает отражение одного и того же проездного билета в нескольких документах и закладках. Еще больше осложняет учет ситуация, когда билеты приобретаются через специализированное транспортное агентство (через посредника).

В этом случае следует учитывать технические особенности расчетов с посредником и использовать в программе разные виды договоров:

• Прочее — для оплаты и получения билетов в качестве денежных документов;
• С поставщиком — для оплаты и отражения вознаграждения посредника (сервисного сбора).

Учет электронных билетов в качестве предоплаты услуг перевозчика на первый взгляд кажется более простым вариантом. В этом случае стоимость проездных документов можно учитывать в командировочных расходах, используя документ Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги. Но признавать командировочные расходы следует на дату авансового отчета. Значит, при таком варианте учета необходимо каким-то образом контролировать взаимосвязь приобретенных билетов и авансовых отчетов по сотрудникам и по датам.

Учитывая, что оформление деловых поездок является неотъемлемой частью бизнес-процессов многих компаний, оптимизация процесса учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» стала одной из приоритетных задач, решение которой велось параллельно по двум направлениям:

• интеграция с сервисом Smartway.
• упрощение формы авансового отчета.