Оформление командировки в 2024 году

Как оформить директора в командировку

Перед тем как стартует поездка, проводят оформление бумаг согласно действующему законодательству:

1. приказ о командировке директора, который он вправе составить собственноручно;
2. авансовый отчет;
3. приказ о назначении заместителя;
4. рабочие задачи, которые выполнит директор в командировке;
5. удостоверение — выдается в том случае, если поездка длилась больше 24 ч. В нем проставляются данные сотрудника, цель перемещения. На нем ставится отметка о времени приезда и отъезда.

По возвращении в течение 3 дней начальник передает в бухгалтерию выданное ему удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие все денежные расходы.

Рабочая поездка в выходные дни оплачивается в двойном размере.

Приказ

Согласно закону РФ, он соответствует ранее утвержденной форме Т-9 и обязательно в нем указывается:

• в шапке проставляется наименование работодателя;
• номер выдаваемого документа и дату составления;
• данные сотрудника, на которого выписывается приказ (занимаемая должность, табельный номер);
• место назначения (город, страна, предприятие);
• срок деловой поездки;
• причина передвижения;
• кто оплачивает расходы;
• основания для издания распоряжения (служебное задание).

На документе в обязательном порядке ставится печать организации и подпись.

В архиве предприятия документы находятся 5 лет
(если срок командировки не превышает 1 год) или в случае долгосрочной поездки — 75 лет.

Кто подписывает приказ

В уставную документацию вносятся лица, которые вправе заполнять и ставить подпись на распоряжениях о командировании. В некоторых фирмах этим занимается главный бухгалтер или заместитель директора.

Чаще всего это делает сам руководитель, даже в случае отправки в поездку самого себя. Подпись дополняется текущей датой.

В период командировки руководителя его функции выполняет назначенный сотрудник. Организация работает в прежнем режиме.

Опираясь на ст. 185 ГК РФ, оформляется приказ о назначении на период отсутствия основного руководителя заместителя и фиксируется объем закрепленной за ним работы. В противном случае он вынужден будет вести все дела.

За замещение директора законом предусматривается дополнительная заработная плата.

В приказ вносится:

1. продолжительность выполнения функций;
2. причины замещения;
3. доплата.

Исходя из ст. 185 ТК (ГК) заполняется доверенность на право ведения дел и переговоров. Срок действия документа 3 года
. При необходимости директор указывает меньший период. Заверять у нотариуса приказ не нужно.

Во все банковские учреждения, с которыми заключено сотрудничество, предоставляется карточка с образцом подписи ИО сотрудника. Это легализует его право подписывать финансовые бумаги.

Известно, что можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия

Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно

Передайте рутину travel-сервисам

Почему отпуск с КЭДО — это просто? Важная составляющая организации любой деловой поездки — подбор билетов и бронирование гостиниц. Часто эта работа ложится на плечи секретарей или кадровых специалистов, требует времени и ресурсов.

Но что если передать такие задачи специализированным сервисам? На российском рынке такие решения широко представлены, среди них — Smartway, Ракета и другие. С их помощью можно получить качественную услугу и сэкономить время, ведь большая часть рутинных операций передается другой стороне. Если в организации нет отдельного сотрудника, ответственного за билеты и гостиницы, если поток командируемых большой или в деловые поездки отправляются целые делегации, такой сценарий становится предпочтительным.

У подобных сервисов есть удобная фишка: на первом этапе расходы по командировкам сотрудников конкретной организации поставщик услуг берет на себя, а в конце месяца выставляет счет по всем затратам. Таким образом, вместо того, чтобы отдельно оплачивать каждый билет и каждую бронь, заказчик услуг получает и проводит только один счет, что очень удобно.

Сервисы для организации командировок в рамках заказной разработки можно интегрировать со специализированными решениями для управления кадровыми процессами, например, с системой Directum HR Pro. В этом случае всё становится еще проще: проездные документы и подтверждения бронирования гостиницы поступят сотруднику в личный кабинет основной системы по каналам интеграции. Оттуда работник сможет сохранить их на свое устройство или распечатать без каких-то дополнительных усилий.

Командировка – что сделать после нее

По окончании командировки, генеральному директору необходимо выполнить ряд важных действий, чтобы завершить этот этап и успешно перейти к следующим задачам. Детальное планирование и организация возвращения помогут избежать проблем и упущений.

Проверить собранную документацию:

• Перед отъездом, генеральный директор должен проверить, что он собрал все необходимые документы во время командировки. Это включает в себя бизнес-планы, протоколы встреч, бухгалтерскую отчетность и любую другую важную информацию.
• Убедитесь, что все документы имеютя копии. Они помогут защитить вас в случае утраты или повреждения основных документов.

Составить отчет о командировке:

• Разработайте детальный отчет о командировке, который включает в себя информацию о достигнутых результатах, полученных знаниях и опыте, а также дальнейших планах и рекомендациях.
• Отчет должен быть информативным и четким, чтобы помочь вашим коллегам и высшему руководству разобраться в проделанной работе.

Провести встречу с коллегами:

• После возвращения из командировки, проведите встречу с коллегами, чтобы поделиться своими впечатлениями и результатами.
• Обсудите с ними полученные знания и опыт, которые могут помочь в развитии компании.

Перенести полученные знания в практику:

Важно использовать полученные знания и опыт в своей работе. Примените их на практике и поделитесь новыми идеями с коллегами.
Анализируйте и оценивайте эффективность новых стратегий и методов, которые были применены во время командировки.

Вернуться к рутинным задачам:

• После командировки возобновите рутинные задачи и планы, которые были временно приостановлены.
• Оцените состояние текущих проектов и подготовьте планы для будущих задач.

После выполнения всех этих действий, генеральный директор сможет успешно завершить этап командировки и перейти к новым задачам с полной проработкой и новыми знаниями. Организация и планирование после командировки помогут использовать полученный опыт и достигнуть новых высот в работе.

Какие еще распоряжения нужно сделать до поездки?

Перед отправкой в командировку генеральный директор должен обязательно выполнять несколько важных шагов и делать специальные распоряжения:

2. Оформление служебных документов

Генеральный директор должен своевременно оформить необходимые служебные документы, которые будут использоваться во время командировки

Важно убедиться, что все необходимые документы находятся в полном порядке и соответствуют требованиям

4. Уведомление всех заинтересованных сторон

Перед отправкой в командировку генеральный директор должен обязательно уведомить всех заинтересованных сторон, включая руководителей подразделений, коллег и партнеров о своем отсутствии и возможном временном прекращении работы.

5. Организация замещающего руководителя

До поездки в командировку генеральный директор должен обеспечить надлежащую организацию работы компании во время его отсутствия. Это включает в себя назначение временного замещающего руководителя, который будет отвечать за управление и принятие решений в период отсутствия генерального директора.

6. Подготовка бюджета и расчетов

Генеральный директор должен убедиться, что все необходимые финансовые средства для командировки подготовлены и распределены. Он должен также учесть все возможные расходы, связанные с поездкой, и оформить соответствующие документы для бухгалтерии.

7. Проверка наличия разрешений и лицензий

Перед отправкой в командировку генеральный директор должен убедиться, что наличие всех необходимых разрешений, лицензий и документов, требуемых для поездки. Это включает в себя проверку всех необходимых документов и разрешений, связанных с поездкой, таких как визы и разрешения на работу или въезд в страну назначения.

8. Организация транспорта и проживания

Выполнив все эти распоряжения, генеральный директор будет готов к командировке, и его поездка пройдет максимально организованно и эффективно.

Письма Минфина о расходах на командировки

1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

• чек контрольно-кассовой техники;
• слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
• подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
• или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.

Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:

3. Документальное подтверждение расходов по найму жилья при командировке

Командировочные расходы, не подтвержденные документами, облагаются страховыми взносами

Если командированный работник не представил документы, подтверждающие его расходы на проезд и наем жилья, то работодатель обязан начислить страховые взносы на сумму компенсации таких затрат. Такая позиция выражена в письме Минфина от 09.02.18 № 03-04-05/7999.

4. Какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица

В этом случае расходы подтверждаются договором или актом с наймодателем. Потому что во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). Подтвердить расходы на наем жилья в данной ситуации можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.

Важно!
подп. 12 п

1 ст. 264 НК РФ

5. Работник провел отпуск в месте командировки: оплата обратного билета облагается НДФЛ и взносами?

После выполнения служебного задания работник не возвращается из места командировки, а остается там для проведения отпуска. Должен ли работодатель начислить страховые взносы на стоимость приобретенного для сотрудника обратного билета к месту постоянной работы? Да, должен, ответила ФНС России в письме от 11.05.18 № БС-4-11/8968.

Командированный работник не сдал авансовый отчет: облагаются ли подотчетные суммы НДФЛ?

Подотчетные суммы, за которые вернувшийся из командировки работник не представил авансовый отчет, облагаются НДФЛ. Об этом напомнил Минфин в письме от 16.12.19 № 03-04-06/98341 (.docx 15Кб).

Если работник не представил авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, то денежные средства, выданные ему под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в качестве возмещения командировочных расходов. Соответственно, в этом случае денежные средства, выданные командированному работнику, облагаются НДФЛ в общем порядке.

Организация может принять решение о необходимости возврата работником полученных под отчет денежных средств. Если сотрудник вернет деньги, то налогооблагаемого дохода у него не возникнет.

Командировки с целью приобретения материалов

Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

• проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
• установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
• заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
• согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

Лимиты расходов на проезд

В коммерческих структурах возмещаемые расходы на проезд в командировке компенсируются сотрудникам согласно принятым лимитам в каждой конкретной компании. Эти суммы закреплены во внутренних локальных актах и могут быть неограниченны.

Для некоммерческих или бюджетных организаций лимиты установило Правительство и закрепило их в Постановлении, согласно которому расходы на проезд в командировке возмещаются сотрудникам в форме фактических затрат, подтвержденных платежной документацией и не превышающих стоимости проезда:

• для ж/д транспорта: в вагоне купе;
• для воздушного транспорта: в салоне эконом-класса;
• для водного транспорта: в каюте категории 5 для морского, каюте группы 2 для речного, каюте категории 1 для паромов;
• для авто транспорта: на любом общественном, кроме такси.

В государственных учреждениях проездные билеты в командировку вне зависимости от вида транспорта, категории купе или каюты, а также класса мест в самолете оплачиваются согласно фактическим затратам. Компенсация сотруднику производится также при условии подтверждения затрат на проезд соответствующими документами.

Отчетность в свободной форме

Работодатель вправе использовать любой формат документации, в том числе требовать от сотрудников предоставления документов, составленных в свободной форме.

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Финансовая документация о служебных поездках сотрудников организации хранится в бухгалтерии пять лет. После этого бумаги разрешено уничтожить в установленном на предприятии порядке (как правило, их сжигают и составляют об этом акт).

Инженер Виктор едет в командировку. Это не первая его поездка, но он недавно отгулял 42 дня накопившегося отпуска , и сейчас растерян. Напомним ему, как оформляют служебные командировки, и как ему нужно будет отчитаться о работе.

Обнулите число бумажных документов

Это самый простой и очевидный шаг. С ноября 2021 года Трудовой кодекс разрешает вести КЭДО, а значит, приказы о командировках можно смело переводить в цифру. Прелесть в том, что этот вид кадровых документов можно заверять любой электронной подписью, даже простой, а значит, вы сможете быстро организовать легитимное подписание в уже существующих у вас корпоративных системах.

Авансовый отчет к кадровым документам не относится, но и его можно перевести в электронный вид на основании ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете, где закреплено составление первичных учетных документов в электронной форме с заверением ЭП. Ее вид также любой.

Откажитесь от устаревших подходов: оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его исполнении. Эти документы отменили в 2015 году, но в компаниях они встречаются до сих пор. Иногда их оформляют по привычке или из-за отсутствия регулярного аудита документов в компании.

Отказ от таких рудиментов не несет рисков для работодателя, так как срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, которые представляются по возвращении из служебной поездки.

Переводить командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его исполнении в электронный вид не стоит, лучше их просто исключить.

Учет расходов по загранкомандировкам

1. Категоризация расходов

Каждый расход, связанный с загранкомандировкой, необходимо отнести к определенной категории. Например:

• Транспортные расходы (авиабилеты, такси);
• Расходы на проживание (гостиницы, аренда жилья);
• Расходы на питание;
• Расходы на коммуникации (мобильная связь, интернет);
• Расходы на бизнес-встречи и переговоры;
• Прочие расходы.

Такой подход позволит систематизировать расходы и облегчит последующий анализ и учет.

2. Ведение электронного журнала командировочных расходов

Для удобства и эффективности учета расходов рекомендуется вести электронный журнал командировочных расходов. В журнале следует фиксировать информацию о каждом расходе: дату, описание, категорию расхода, сумму, а также прикреплять копии документов-подтверждающих расходы.

3. Подготовка отчетов по загранкомандировкам

Подготовка отчетности по загранкомандировкам является неотъемлемой частью контроля и учета расходов. Отчеты должны содержать полную информацию о расходах, описывать цель командировки, даты и продолжительность, а также прикреплять копии документов-подтверждающих расходы.

Отчетность должна быть своевременно сформирована и представлена для проверки руководству или бухгалтерии компании. Отчеты могут быть представлены в печатном или электронном виде в соответствии с требованиями организации.

4. Функционал сервисов учета расходов

Существует множество специализированных сервисов и программных инструментов для учета расходов по загранкомандировкам. Они предоставляют не только функционал для ведения электронного журнала, но и возможности автоматического распознавания и сканирования копий документов, генерации отчетности в необходимых форматах.

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена массовых сокращений многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

• Ф.И.О. сотрудника;
• его табельный номер;
• должность;
• подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
• цели и задачи путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
• место назначения.

К приказу прилагается документ – основание командировки (служебная записка или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

— 700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.

— 2500 руб. в день – при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Примеры правильных формулировок

Чтобы вам было проще определиться с составлением документов, приведем несколько примеров целей командировок с правильной формулировкой. Может быть, вы даже найдете среди них ту, которая хорошо подойдет под конкретно ваш случай:

Администрация и директорат

• Открытие нового структурного подразделения
• Переговоры о заключении долговременного договора на поставки
• Внеплановая кадровая проверка отдаленного филиала
• Расширение деловых связей

Отдел продаж

• Изучение рынка сбыта
• Переговоры с потенциальными оптовыми покупателями
• Сравнительный анализ конкурентной продукции
• Повышение квалификации: тренинги по продажам, обмен знаниями и опытом

Научные сотрудники

• Участие в выездных выставках, конференциях и презентациях
• Сбор информации для исследовательской деятельности
• Проведение полевых исследований
• Изучение первоисточников научных трудов

Сельскохозяйственный сектор

• Посещение выставок, посвященных новым технологиям в сфере сельского хозяйства
• Реализация продукции на ярмарках и подобных мероприятиях
• Закупка аграрной техники
• Закупка удобрений или кормов для животноводства

Выше приведены самые частые причины командировок для названных групп сотрудников. Конечно, некоторые из них универсальны и могут выполняться сотрудниками разных отделов. Так, например, прохождение тренинга может стать целью командировки директора, а представитель отдела продаж может заняться договором о поставках.

Как оформить командировку для гендиректора, который является учредителем

1. Определение цели и задач командировки

Перед началом оформления командировки необходимо определить цель и задачи этой поездки генерального директора. Цель может быть связана с ведением переговоров, представлением компании на мероприятиях, осуществлением контроля за деятельностью филиалов и т.д.

2. Согласование и утверждение командировки

Одним из важных этапов оформления командировки для генерального директора, являющегося учредителем, является согласование и утверждение этой командировки. Решение о командировке должно быть принято в соответствии с требованиями учредительных документов компании.

3. Составление приказа о командировке

Для правильного оформления командировки необходимо составить приказ, в котором указываются следующие данные:

• ФИО генерального директора;
• Цель и задачи командировки;
• Сроки командировки;
• Место командировки;
• Планируемые расходы на командировку;
• Подпись уполномоченного лица.

5. Учет расходов и отчетность

Во время командировки генеральный директор должен вести учет всех расходов, связанных с поездкой. По окончании командировки необходимо составить отчет о выполненных задачах и представить его уполномоченному лицу.

6. Контроль за соблюдением правил и законодательства

Важно контролировать соблюдение законодательных и учредительных требований во время командировки генерального директора, являющегося учредителем. Следите за использованием средств компании в соответствии с установленными нормами, а также за выполнением установленных задач и целей

Примеры правильных формулировок

Чтобы вам было проще определиться с составлением документов, приведем несколько примеров целей командировок с правильной формулировкой. Может быть, вы даже найдете среди них ту, которая хорошо подойдет под конкретно ваш случай:

Администрация и директорат

• Открытие нового структурного подразделения
• Переговоры о заключении долговременного договора на поставки
• Внеплановая кадровая проверка отдаленного филиала
• Расширение деловых связей

Отдел продаж

• Изучение рынка сбыта
• Переговоры с потенциальными оптовыми покупателями
• Сравнительный анализ конкурентной продукции
• Повышение квалификации: тренинги по продажам, обмен знаниями и опытом

Научные сотрудники

• Участие в выездных выставках, конференциях и презентациях
• Сбор информации для исследовательской деятельности
• Проведение полевых исследований
• Изучение первоисточников научных трудов

Сельскохозяйственный сектор

• Посещение выставок, посвященных новым технологиям в сфере сельского хозяйства
• Реализация продукции на ярмарках и подобных мероприятиях
• Закупка аграрной техники
• Закупка удобрений или кормов для животноводства

Выше приведены самые частые причины командировок для названных групп сотрудников. Конечно, некоторые из них универсальны и могут выполняться сотрудниками разных отделов. Так, например, прохождение тренинга может стать целью командировки директора, а представитель отдела продаж может заняться договором о поставках.