Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года

Что такое электронная трудовая книжка и как она выглядит?

После 1 января 2020 года трудовые книжки потеряют привычный физический носитель и будут использоваться лишь в цифровом формате. Чтобы просмотреть данные о трудовой деятельности, можно воспользоваться следующими ресурсами:

• Сайт Пенсионного фонда РФ – в личном кабинете пользователя;
• Портал Госуслуг;
• Соответствующие мобильные приложения для гаджетов.

По письменному запросу возможно получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки. Отправить такой запрос сможет:

• Территориальное управление ПФР;
• Многофункциональный центр предоставления госуслуг (далее — МФЦ);
• Бывший или текущий работодатель сотрудника.

Законодательство предусматривает экстерриториальный принцип предоставления выписки: они не будут привязывать к месту работы или месту фактического жительства человека. Как отмечают многие эксперты в сфере трудового законодательства, ожидаемый переход на цифровой документооборот дает несколько ощутимых преимуществ:

• Быстрый и комфортный доступ работников, работодателей и контролирующих органов к актуальной информации о трудовой деятельности;
• Минимальный риск предоставления неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности граждан;
• Новые возможности для дистанционного трудоустройства в стране;
• Минимизация издержек работодателей на приобретение трудовых книжек, оплату труда лиц, ответственных за их ведение и хранение;
• Возможность дистанционного оформления пенсий и пособий без дополнительного документального подтверждения – только по данным лицевого счета;
• Использования данных из электронной трудовой книжки для заказа госуслуг;
• Аналитическая обработка данных о трудовой деятельности граждан;
• Повышенный уровень безопасности персональных данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку: последовательность действий работодателя

Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году пошагово

Когда все предыдущие этапы выполнены, пройдите следующие пять шагов:

1. Зарегистрируйте иностранных работников-специалистов высокой квалификации в системе ПФР. Хотя иностранцы не страхуются ПФР для начисления пенсий по старости, они могут выбрать электронные трудовые книжки с 2020 года наравне с работниками-россиянами.
2. Оформляйте прием на работу/переводы/увольнения своевременно. Устроить или уволить человека «задним» числом теперь не получится. С 1 января 2021 года передавать сведения о кадровых изменениях нужно будет в течение 24 часов после подписи приказа.
3. Подготовьте письменное уведомление для работников о пошаговом переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года. Обязательно разъясните права персоналу и возможность остаться на «бумажной» трудовой. Чтобы оградить себя от неприятных штрафов, лучше всего ознакомить с этой информацией каждого работника под подпись.
4. Подготовьте новую редакцию Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) в процессе аудита локальных нормативных актов. В этом вам поможет специалист «Дельта Финанс».
5. Получите усиленную квалифицированную электронную подпись. Если вы планируете нанимать на работу специалистов, которые будут настаивать на ведении электронных трудовых книжек вместо бумажных, обновленный ПВТР нужно подписать усиленной КЭП.

Преимущества и недостатки нововведений

Внедрение нового формата хранения данных связано с желанием минимизировать ошибки. Например, если запись в трудовой книжке была оформлена неверно, ее могут не учитывать при начислении пенсии. Электронные трудовые книжки позволяют минимизировать риск появления несоответствий, что повышает достоверность информации о рабочей деятельности. Это способствует более точному формированию заслуженных пенсионных выплат. Также, использование цифровых технологий входит в программу развития информационного общества, которая была регламентирована Указом Президента.

Среди положительных качеств электронного документооборота можно выделить:

1. Хранение данных осуществляется в информационной системе ПФР, что обеспечивает сохранность и исключает их утерю при уничтожении бумажного документа (например, при пожаре, краже и пр.).
2. Значительно упрощается кадровое регулирование.
3. Появляется возможность удаленно взаимодействовать с сотрудниками.
4. Ускоряется процесс анализа данных для начисления пенсии.
5. Уменьшается бумажная волокита.
6. У работника появляется постоянный доступ к данным о трудовой деятельности.

К негативным моментам можно отнести:

1. Появление новой отчетности у нанимателя по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД.
2. Двойное ведение нанимателем трудовых книжек в бумажном и электронном виде, если работник решит сохранить предыдущую версию документа.
3. Сохранность бумажной трудовой книжки ложится на работника, что может повлечь за собой ее утерю, и в последующем длительную и сложную процедуру восстановления данных.

Перенос сведений из бумажного варианта трудовой книжки в электронную версию не предусмотрен, поскольку это повлекло бы дополнительную нагрузку на отдел кадров и ПФР. 

Трудоустройство в 2024 году со старой трудовой книжкой (в бумажном варианте)

Многие спрашивают, когда нужна трудовая книжка для устройства на работу после 1 января 2024 года. Ответ на этот вопрос зависит от ситуации.

Работник не отказался от бумажной трудовой книжки

Если в документе, который сотрудник подает при приеме на работу, нет заключительной записи, значит, он решил сохранить бумажную версию своего документа. В этом случае вы должны:

• принять трудовую книжку;
• сделать в ней запись о приеме на новую работу;
• вести записи по старым правилам;
• хранить документ в организации.

То есть никаких изменений в этой схеме нет. Если работник на предыдущем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, новые работодатели продолжают вести этот документ по общим правилам.При этом работник вправе в любой момент перейти на электронную версию (п. 5 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Если работник пишет заявление о переходе на ЭТК, сделайте закрывающую запись и выдайте бумажную книжку на руки. Свой выбор работник должен сделать в форме письменного заявления.

Сотрудник на предыдущем месте работы перешел на электронный вариант трудовой

Ответ на вопрос, нужна ли физическая книжка при приеме на работу, положительный. Дело в том, что при оформлении работника на работу нужно попросить у него: 

1. Трудовую книжку с закрывающей записью. При этом документ остается у работника, вводить сведения не нужно.
2. Форму СТД-Р, полученную от предыдущего работодателя, или форму СТД-ПФР, выданную Пенсионным фондом.

Приложите документы к личному делу сотрудника. Бумажная трудовая книжка необходима при приеме на работу в 2024 году, чтобы убедиться, есть ли закрывающая запись, посмотреть предыдущий опыт работы и посчитать стаж для расчета выплат. Кстати, нужно объяснить сотрудникам, что все записи о стаже из бумажной трудовой книжки теперь можно перенести в индивидуальный лицевой счет. Это стало возможным благодаря внесению изменений в Федеральный закон от а апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Как используют электронный документ работник и работодатель

Условия работы с ЭТК для двух сторон трудового договора различаются: для сотрудника переход является добровольным, тогда как работодатель обязан начать формирование соответствующей электронной базы уже в 2020 году.

По завершении подготовительного этапа, с начала 2021 года, работодатель:

• ведет электронные трудовые книжки для вновь принятых сотрудников;
• ведет ЭТК «старых» сотрудников согласно их заявлениям;
• освобожден от ведения бумажных трудовых книжек сотрудников, не подавших соответствующее заявление;
• не подавшим заявление бумажные трудовые книжки выдает на руки и за их хранение больше ответственности не несет;
• независимо от ведения бумажной трудовой, передает электронные сведения о работе сотрудников в ПФР.

С 1.01.20 компании сдают новый отчет в Пенсионный Фонд (пост Правления №730п ПФ РФ от 25/12/19), связанный с введением ЭТК – форму СЗВ-ТД. Он сдается на каждого работника, помесячно, не позднее 15 числа следующего месяца.

В документе отражаются: прием на работу, увольнение, перевод на другую работу постоянного характера, изменения, касающиеся профессии, квалификации, решение суда о запрете занимать должность, заявление о форме трудовой книжки, а также изменение наименования фирмы.

Со следующего года правила меняются. Если работник принят или уволен, сведения на него подаются на следующий день или в тот же день, когда издан приказ. Для остальных событий законодатель оставил прежний срок (п. 1.8 постановления).

Работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности сотруднику по его заявлению (ст. 66.1 ТК РФ) на бумаге или электронно:

• в 3-дневный срок, если гражданин работает;
• при увольнении – в тот же день, когда гражданин увольняется.

Если гражданин обнаружил ошибку в сведениях, по заявлению администрация обязана внести исправления и передать корректные данные в ПФР.

Работник может получить сведения о трудовой деятельности (абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ):

• непосредственно в фирме, где он работал, за весь период работы в ней – на бумаге или электронно, в виде файла;
• в МФЦ, на бумаге;
• через портал госуслуг, электронно;
• обращением в ПФР, на бумаге или электронно.

Обратите внимание: если работник пожелал сохранить трудовую старого формата, это право сохраняется за ним на каждом рабочем месте и в дальнейшем. Однако если он передумает и решит использовать электронный вариант, сможет сделать это в любое время

Работнику нельзя выбрасывать бумажную трудовую книжку даже при наличии электронной, ведь сведения в электронном формате начнут накапливаться только с 2020 года.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

Меры ответственности за ведение трудового делопроизводства

По закону наниматель несет ответственность за:

• Выдачу трудовой книжки или предоставление сведений о трудовой деятельности работника не в установленный срок;
• Внесение в сведения о трудовой деятельности некорректных, ошибочных или не соответствующих трудовому законодательству формулировок причин кадровых мероприятий;
• Не предоставление данных в ПФР в установленный срок, передачу недостоверной или неполной информации.

Если у вас возникли вопросы по нюансам ведения трудового и кадрового делопроизводства в 2020 году, вы не определились с решением перейти на электронные трудовые книжки или испытываете трудности с переходом в организации, запишитесь на консультацию к юристам нашей компании. Мы всегда держим руку на пульсе событий и внимательно следим за изменения в законодательстве. Специалисты компании – эксперты в области трудового права, поэтому любые споры с нанимателем способны решить в пользу работника. Опишите свою проблему онлайн, и компетентный адвокат даст ценные советы или возьмет на себя представление ваших интересов в государственных органах и суде.

Электронные трудовые книжки Статья: Электронные трудовые книжки

Рейтинг статьи

Поделиться

Другие статьи
18.08.2021

25.11.2017

27.07.2021

Новый порядок оформления трудовых книжек

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Плюсы и минусы трудовой книжки в электронном виде

Г»Ã°Ã²Ã½Ã¾Ãµ þÃÂûøÃÂøõ ÃÂûõúÃÂÃÂþýýþù úýøöúø þàñÃÂüðöýþù â òÃÂàøýÃÂþÃÂüðÃÂøàþ ÃÂÃÂÃÂôþòþù ôõÃÂÃÂõûÃÂýþÃÂÃÂø ñÃÂôõàÃÂÃÂðýøÃÂÃÂÃÂàò ÃÂûõúÃÂÃÂþýýþü òøôõ àÃÂðñþÃÂþôðÃÂõûàø ò ÃÂäà. àøýÃÂþÃÂüðÃÂøþýýþù ÃÂøÃÂÃÂõüõ þÃÂÃÂðýõÃÂÃÂàøýÃÂþÃÂüðÃÂøÃÂ, úþÃÂþÃÂðàòýþÃÂøûðÃÂàò ÃÂÃÂÃÂôþòÃÂàúýøöúàÃÂðýõõ ò ÃÂþþÃÂòõÃÂÃÂÃÂòøø ÃÂþ âààä, ÷ð øÃÂúûÃÂÃÂõýøõü ÃÂòõôõýøù þñ þñÃÂð÷þòðýøø ÃÂþÃÂÃÂÃÂôýøúð ø õóþ ÿþþÃÂÃÂõýøÃÂÃÂ.

íûõúÃÂÃÂþýýÃÂõ úýøöúø øüõÃÂàÃÂÃÂô ÿÃÂõøüÃÂÃÂõÃÂÃÂò:

• øàýõòþ÷üþöýþ ÿþÃÂõÃÂÃÂÃÂàøûø ÿþôôõûðÃÂÃÂ;
• ÃÂþÃÂÃÂÃÂôýøúðü ýõ ýÃÂöýþ ñÃÂôõàÿÃÂõôþÃÂÃÂðòûÃÂÃÂàñÃÂüðöýÃÂõ úþÿøø ÃÂÃÂÃÂôþòþù úýøöúø, ÃÂÃÂþñàÿþôÃÂòõÃÂôøÃÂàÃÂòõôõýøàþ ÃÂÃÂÃÂôþòþü ÃÂÃÂðöõ ÿÃÂø þñÃÂðÃÂõýøø ÷ð óþÃÂÃÂôðÃÂÃÂÃÂòõýýÃÂüø ÃÂÃÂûÃÂóðüø;
• úðôÃÂþòøúø ñÃÂÃÂÃÂÃÂþ ÿþûÃÂÃÂðÃÂàÃÂòõôõýøàþ ÃÂÃÂÃÂôþòþù ôõÃÂÃÂõûÃÂýþÃÂÃÂø ÃÂþøÃÂúðÃÂõûàÿÃÂø ÿÃÂøõüõ ýð ÃÂðñþÃÂÃÂ;
• àÃÂðñþÃÂþôðÃÂõûõù ÃÂýøöðÃÂÃÂÃÂàø÷ôõÃÂöúø ýð òõôõýøõ ø ÃÂÃÂðýõýøõ ñÃÂüðöýÃÂàúýøöõú.

àðñþÃÂýøú ÿþûÃÂÃÂðõàòþ÷üþöýþÃÂÃÂàò ûÃÂñþù üþüõýàÿþÃÂüþÃÂÃÂõÃÂà÷ðÿøÃÂø, úþÃÂþÃÂÃÂõ ôõûðõàÃÂðñþÃÂþôðÃÂõûÃÂ, ð ÃÂðúöõ ýðÿÃÂðòøÃÂàÃÂòþø ôðýýÃÂõ ÿÃÂø ÃÂÃÂÃÂôþÃÂÃÂÃÂÃÂþùÃÂÃÂòõ, ò ÃÂþü ÃÂøÃÂûõ ø ôûàÃÂðñþÃÂàÃÂôðûõýýþ.

à2020 óþôàñÃÂôõàòòõôõýð ðôüøýøÃÂÃÂÃÂðÃÂøòýðàþÃÂòõÃÂÃÂÃÂòõýýþÃÂÃÂàôûàôþûöýþÃÂÃÂýÃÂàûøà÷ð ýõþôýþúÃÂðÃÂýþõ ýðÃÂÃÂÃÂõýøõ ÃÂÃÂþúþò ÿþôðÃÂø ÃÂòõôõýøù ûøñþ ÷ð ýðÿÃÂðòûõýøõ ò ÃÂþýô ýõÿþûýþù øûø øÃÂúðöõýýþù øýÃÂþÃÂüðÃÂøø.

áòõôõýøàþ ÃÂÃÂÃÂôþòþù ôõÃÂÃÂõûÃÂýþÃÂÃÂø, òýõÃÂõýýÃÂõ ò øýÃÂþÃÂüðÃÂøþýýÃÂàÃÂøÃÂÃÂõüàÃÂäà, ñÃÂôÃÂàÃÂÃÂðýøÃÂÃÂÃÂàò ÃÂõÃÂõýøõ öø÷ýø ÃÂðñþÃÂýøúð.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Как будет переноситься информация со старых трудовых книжек

Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.

Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.

Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.

Исключим любую возможность штрафов за ошибки в кадровом учёте

Оставить заявку

Внедрение электронных трудовых книжек начнётся с 2020 года

Следующий год должен стать переходным. С 2020 года начнут появляться электронные трудовые книжки для большинства работников. Но при этом работодатели по-прежнему будут обязаны вести бумажные книжки по старым правилам.

Электронная трудовая книжка будет представлять собой запись в цифровом реестре данных. Она будет содержать всю ту же информацию, что и привычный бумажный документ. Кроме сведений о награждениях и поощрениях работника. Такие данные больше отражаться не будут.

Полный переход на электронные трудовые книжки состоится с 1 января 2021 года. Планируется, что в первые рабочие дни года люди получат на руки свои бумажные трудовые книжки. Больше они им будут не нужны.

При этом те, кто не доверяет новым технологиям, смогут сохранить бумажные трудовые. Для этого в течение 2020 года нужно будет написать специальное заявление в свободной форме. Работодатель будет обязан принять его и учесть желание работника.

Судя по тексту законопроекта, начиная с 2021 года новые бумажные трудовые книжки заводить уже не будут. Те, кто будет устраиваться на работу впервые, будут сразу иметь дело с электронным документом.

В 2020 году работодатели будут передавать информацию о трудовой деятельности персонала в ПФР один раз в месяц. А вот в 2021 году, когда цифровой формат трудовых книжек полноценно войдёт в нашу жизнь, вся информация о приёме на работу или увольнении сотрудника должна будет направляться в ПФР не позднее следующего рабочего дня после того, как будет издан приказ.

Плюсы и минусы

Как видим, на государственном уровне проделана большая работа по введению ЭТК в обиход. ПФР утверждает, что она оправдана, ведь у электронных аналогов трудовых книжек множество плюсов:

1. Теперь информацию из своей трудовой книжки гражданин может отслеживать в любое время. Раньше ему пришлось бы обращаться для этой цели к работодателю, ответственному за хранение документа.
2. У работодателя отсутствует проблема хранения трудовых книжек в сейфе и ответственности за них, своевременной выдачи на руки.
3. При заполнении процент ошибок резко снижается, по сравнению с бумажным аналогом. Практически исключены опечатки, а значит, и риск штрафов при проверке Рострудом.
4. Отчисления в ПФР рассчитываются для работника автоматически, с использованием сведений из базы ЭТК.
5. Электронные сведения о трудовой деятельности, сохраненные в базе ЭТК, можно использовать для оформления пособий в соцзащите, дистанционного трудоустройства и иных подобных ситуаций. Для них ранее требовалась выписка из трудовой книжки либо сам бумажный документ.
6. Для чиновников упрощается вопрос обработки данных и контроля по ним.

Важный вопрос – безопасность данных. Постороннее вмешательство в электронную БД, ее некорректная работа могут привести к искажению сведений о стаже, о льготных периодах и других важных сведениях, участвующих в назначении пенсии. Многие работники и кадровики указывают на потенциальную опасность такой ситуации.

ПФР на своем официальном сайте неоднократно утверждал, что введение ЭТК абсолютно безопасно, система защиты сведений отличается высочайшим уровнем надежности. С другой стороны, потеря бумажной трудовой книжки, оформленной без участия электронного аналога, является реальной проблемой для работника. Восстановление требует больших затрат времени и сил.

Как работнику получить сведения из ЭТК?

Электронная трудовая книжка выглядит как выписка по форме СЗИ-ТД.

Каждый работающий гражданин вправе в нужный момент в течение трех дней получить по месту своей профессиональной деятельности сведения о работе, которые представляют собой выписку из электронной трудовой книжки. При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему этот документ в день увольнения. 

При приеме на работу сотрудник, который решил оставить бумажную трудовую, предъявляет новому работодателю ее, а все, кто ранее писал заявления о выборе ЭТК, предоставляют по новому месту работы выписку по указанной выше форме.

Кроме получения сведений у работодателя по последнему месту работы в бумажном виде или электронной форме (если у работодателя имеется усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись), можно получить информацию о своей трудовой деятельности другими способами:

• В МФЦ (многофункциональном центре, где предоставляются государственные и муниципальные услуги) документ выдается на бумажном носителе.

• В территориальном органе Пенсионного фонда РФ есть возможность получения ЭТК как в форме бумажного, так и электронного документа, который подписан усиленной квалифицированной ЭЦП.

• Авторизовавшись в своем личном кабинете на портале госуслуг и подав соответствующую заявку, работник может получить информацию о своей трудовой деятельности в виде электронного документа, который будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Неважно, каким образом вы запросите нужные сведения из данной системы, в любом случае полученная выписка как на бумажном носителе, так и предоставленная в электронном виде будет являться полным аналогом трудовой книжки

Последние новости

С 01 января 2020 года вступают в силу модификации в законодательстве (в Трудовом кодексе и нескольких федеральных законах), на основании которых сведения о трудоустройстве граждан будут документироваться в электронном виде. Это не означает, что привычные бумажные книжки больше не будут использоваться. Они будут продолжать иметь юридическую силу, а при желании сотрудника работодатель и далее будет вносить в нее все изменения относительно рабочей деятельности (дублируя их в электронном виде). Для этого до декабря 2020 года включительно работник должен направить заявление в свободном формате на имя работодателя, с просьбой сохранить бумажную версию документа. В противном случае он получит книжку на руки, и за дальнейшее ее хранение работник будет отвечать самостоятельно.

Исключение составляют те работники, которые впервые трудоустраиваются с 01.01.2021г. Для них изначально будет формироваться электронная трудовая книжка, и все данные будут храниться в цифровом виде.

С 2020 года наниматель должен будет проинформировать всех своих сотрудников о грядущих переменах. Это необходимо сделать в письменном виде с указанием следующей информации:

• предупреждение о переходе на новый вариант ведения документации;
• информирование о праве сохранения бумажной версии документа.

Кроме того, с 01 января 2020 года у работодателя появится новый вид отчетности. Ему необходимо будет направлять в Пенсионный фонд информацию о сотрудниках на основании форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД. В них должны будут содержаться сведения о трудоустройстве работников. В 2020 году отчет должен подаваться ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Для коммуникации с ПФР можно использовать привычные каналы связи.

С 2021 года отчетность направляется в ПФР только в случае приема на работу или прекращения деятельности работника. Данные должны быть направлены в Пенсионный фонд в течение одного рабочего дня, следующего за днем издания нормативного документа, подтверждающего кадровые изменения (например, приказа о приеме на работу, изменении в должности или увольнении).

В 2020 году работодатель должен будет подготовить ряд внутренних документов, регулирующих внедрение изменений. Так, необходимо будет внести корректировки в коллективный договор и нормативно-правовые акты о кадровом учете.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:

• Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.

• В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.

• Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.

• Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.

• Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.

• Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.

• Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.

• Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.

• Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.

• Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.

Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:

• Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.

• Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.

• Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

• А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.