Отражение в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете организации затраты на обучение сотрудников (вне зависимости от формы обучения) являются расходами по обычным видам деятельности и отражаются в сумме, которая установлена договором на обучение на основании пп. 5, 6, 6.1, 7 Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Министерства финансов РФ (Минфин РФ) от 6 мая 1999 г. №33н .
В соответствии с п. 16 ПБУ 10/99 расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:
- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
- сумма расхода может быть определена;
- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.
Таким образом, расходы на обучение сотрудников соответствуют критериям признания их для целей бухгалтерского учета и признаются в периоде оказания данных услуг, т.е. на дату подписания акта приемки-сдачи оказанных услуг, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 18 ПБУ 10/99).
Стоимость обучения отражается записью по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы», счета 20 «Основное производство», 25 «Общехозяйственные расходы» (в зависимости от того, кем работает данный сотрудник) либо счета 44 «Расходы на продажу» (если организация является торговой) и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. №94н ).
Оплата за обучение отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции со счетом 50 «Касса», счетом 51 «Расчетный счет», счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в зависимости от формы оплаты: наличными денежными средствами, безналичным путем либо через подотчетное лицо .
В случае, если организация производит предоплату за обучение сотрудника, то сумма предоплаты, подлежащая перечислению, не признается расходом организации, и отражается в учете организации в качестве дебиторской задолженности на основании пп. 3, 16 ПБУ 10/99.
При перечислении суммы предоплаты делается бухгалтерская запись по кредиту счета 50 «Касса», счета 51 «Расчетный счет», счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в зависимости от формы оплаты, и дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», аналитический счет 60-ва «Расчеты по выданным авансам и предоплатам» .
При получении акта выполненных работ стоимость обучения отражается по дебету затратных счетов (20, 25, 26, 44) и кредиту счета 60 . Одновременно в бухгалтерском учете производится зачет суммы предоплаты в счет оплаты оказанных образовательных услуг, что отражается внутренней записью в аналитическом учете по счету 60 (дебет 60 кредит 60-ва).
В случае, если организация оплачивает обучение физического лица, не состоящего с ним в трудовых отношениях (например, ребенка сотрудника), затраты на данное обучение признаются прочим расходом на основании пп. 2, 11 ПБУ 10/99 и отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.2 «Прочие расходы», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Литература
- Результаты исследования общественного мнения об уровне безопасности личности и деятельности органов внутренних дел Российской Федерации // Профессионал. Популярно-правовой альманах МВД России. 2013. N 1. С. 25 — 31.
- Янбухтин Р.М. Институт полиции: социально-политические основы повышения эффективности деятельности: монография. Уфа: УЮИ МВД РФ, 2012. С. 61 — 65, 69, 137, 143.
- О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации: Федеральный закон от 30.11.2011 N 342-ФЗ // О полиции: сборник нормативных актов. М.: Проспект, 2012.
- Об утверждении Кодекса профессиональной этики сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации: Приказ МВД РФ от 24.12.2008 N 1138.
- Состояние правопорядка в Российской Федерации и основные результаты деятельности органов внутренних дел и внутренних войск в 2010 году: аналитические материалы // Организационно-инспекторский департамент МВД России. М., 2011. С. 94.
- См.: Нигматуллин Р.В. Роль юридической науки в развитии современной России // Юридический мир. 2012. N 3. С. 18 — 19.
- Васина А. Факторы мотивации студентов и качественное юридическое образование // Юридический мир. 2012. N 11. С. 8 — 9.
- См.: Быковская Ю.В. Реформа системы социальных гарантий сотрудников полиции и основные направления дальнейшего развития социальной политики в органах внутренних дел Российской Федерации // Социальное и пенсионное право. 2012. N 3. С. 14 — 15.
В настоящей главе рассматривается практика найма и отбора кадров, а также другие внутренние и внешние процедуры оптимального решения производственных и кадровых вопросов. Речь идет, в частности, о выборе подходящих кандидатов и правильных процедурах их отбора, внутренней гибкости и межведомственных переводах. В основе принципов и процедур найма, отбора и внутреннего перемещения лежат положения действующего законодательства и регламента (или аналогичных документов) организации.
Что должны знать и уметь специалисты по кадровому учёту
Специалисты, ответственные за кадровое делопроизводство, должны знать трудовое законодательство и кадровый документооборот, уметь составлять документы и работать в программах для автоматизации процессов. Чтобы освоить это, они получают профильное образование или учатся на практике.
Знания трудового законодательства и кадрового документооборота специалистам нужны, чтобы понимать:
- когда и какие документы нужно готовить;
- что в них должно быть и как их оформлять;
- куда и когда их передавать;
- как и сколько их хранить.
Если специалист знает всё это, он правильно оформляет документы. Если он не знает этого, то будет тратить много времени на изучение законодательства — или может ошибиться, и компанию оштрафуют.
Программы для автоматизации процессов используют в большинстве компаний. Поэтому специалисты должны уметь в них работать — редактировать информацию о сотрудниках, составлять документы, отправлять их контролирующим органам и самим работникам и так далее. Но этот навык не обязателен для трудоустройства в компании, которые не используют подобные программы или готовы обучать сотрудников.
Не все компании требуют от специалистов умения работать в программах для автоматизацииСкриншот: HeadHunter / Skillbox Media
Профильное образование для специалиста по кадровому учёту — среднее специальное или высшее по профилям «Управление персоналом» или «Документоведение и архивоведение».
Основные принципы и цели
Эффективная процедура найма и отбора должна опираться на четкое определение конкретных кадровых потребностей и классификационных требований, позволяющих удовлетворить производственные нужды. Процесс укомплектования штата должен осуществляться с учетом необходимости эффективного и рационального использования бюджетных средств и фонда заработной платы в пересчете на полные штатные единицы. Прежде чем нанимать сотрудников на стороне, руководитель должен изучить внутренние возможности, связанные с перераспределением излишней рабочей силы или производственных функций. Для того чтобы иметь возможность выбирать из круга наилучших кандидатов, внешний конкурс должен проводиться таким образом, чтобы в нем могли принять участие все кандидаты, отвечающие установленным критериям.
Основополагающим принципом процедуры как внутреннего, так и внешнего отбора и найма должен стать принцип отбора исходя из сравнительных достоинств (в ходе конкурсного отбора необходимо оценивать, в какой степени тот или иной кандидат подходит для выполнения конкретных профессиональных обязанностей).
Профессиональные достоинства должны учитываться даже тогда, когда потребность можно удовлетворить за счет горизонтального перевода сотрудника (что снимает потребность в проведении конкурентного отбора).
Роль руководителя
Вопрос необходимости найма сотрудников относится к ведению руководителей, которые сами определяют, какими профессиональными навыками и способностями они должны обладать для получения максимальных производственных результатов
Прежде чем нанимать сотрудника, важно проанализировать распределение функций в коллективе и оценить степень сложности обязанностей и масштабы ответственности сотрудников с учетом требований программы работы
Вы можете быть тем руководителем, который утверждает назначение, или сотрудником, к функциям которого относится рекомендовать руководителю наилучший способ заполнения вакансии.
При этом необходимо определить кадровые потребности с точки зрения как результатов работы, так и структуры коллектива. Можно рассмотреть возможность замещения вакансии за счет одного из внутренних кандидатов, проанализировать пути оптимизации использования существующего штата сотрудников и/или рассмотреть целесообразность найма сотрудника на внешнем рынке.
При оценке вакантной должности следует руководствоваться следующими принципами:
следует оценивать ее с точки зрения той работы, которую предстоит выполнять новому сотруднику, а не качеств того лица, которое ранее выполняло эти функции (отсюда важность пересмотра прежнего описания должности);
значимость должности должна определяться в зависимости от вида и характера той работы, которую предстоит выполнять;
как правило, о значимости должности судят по наиболее важной обязанности, которую чаще всего выполняет занимающее ее лицо;
необходимо оценивать значимость должности объективно, помня о требованиях последовательности и транспарентности.
Прежде чем принимать решение о необходимости заполнения вакантной должности, следует проанализировать и ряд других факторов:
достаточно ли загружены работой штатные сотрудники в коллективе;
предоставляет ли вакантная должность возможность для профессионального роста другим сотрудникам;
рекомендации лица, ранее выполнявшего данные функции;
рост объема работы;
текущий и будущие бюджетные возможности;
важность должности.
1с:зарплата и кадры образовательного учреждения
Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация. Также ведется вся иная документальная деятельность, связанная с ведением кадрового учета
Правовое регулирование Важно помнить о большом количестве нормативных документов, которые регламентируют ведение кадрового учета. Важно помнить о большом количестве самых разных нюансов, непосредственно связанных с ведением учета
К основополагающим нормативно-правовым документам, связанным с подобного рода деятельностью, сегодня можно отнести следующее: Особое внимание важно уделить именно различного рода ГОСТам, а также всевозможным унифицированным системам. Трудовая инспекция при проведении проверок вне зависимости от причины подобного рода мероприятия всегда обращает в первую очередь именно на трудовые книжки
Картотека на граждан, поставленных на воинский учет
Карточки на принятых на работу граждан, поставленных на воинский учет, помещаются в соответствующие разделы картотеки:
-
первый раздел – карточки офицеров запаса;
-
второй раздел – карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;
-
третий раздел – карточки военнообязанных запаса женского пола;
-
четвертый раздел – карточки призывников.
Картотека на граждан, поставленных на воинский учет, строится в алфавитном порядке.
При наличии в организации на воинском учете свыше 500 граждан карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении мобилизационных предписаний, помещаются в пятый раздел картотеки. В пятом разделе картотеки карточки размещаются по номерам команд (партий) на основании данных п. 7 карточки, в них – в алфавитном порядке.
Карточки граждан, снятых с воинского учета, хранятся отдельно от картотеки до проведения очередной сверки с военным комиссариатом или органом местного самоуправления, после чего уничтожаются с составлением акта об уничтожении.
Карточки граждан, поставленных на воинский учет по месту пребывания на срок более 3 месяцев, а также по месту, не подтвержденному регистрацией по месту жительства (месту пребывания), выделяются в отдельные группы и раскладываются в порядке, обеспечивающем удобство работы с ними.
Военным комиссарам субъектов РФ предоставляется право устанавливать иной порядок построения пятого раздела картотеки на военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах (справках взамен военного билета) о вручении мобилизационных предписаний, исходя из местных условий.
Как сверять сведения о воинском учете с военкоматом
Каждый год организациям необходимо сверять сведения о воинском учете из личных карточек военнослужащих запаса с предоставленными сведениями в военкоматы. Для этого в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрен кадровый отчет Список граждан для сверки с военкоматом (рис. 3).
Рис. 3. Кадровый отчет «Список граждан для сверки с военкоматом»
Внимание! Работодателям сократили сроки направления сведений о работниках в военкоматы.
В отчете Список граждан для сверки с военкоматом отображаются полные данные в графах 10 «Образование», 11 «Место жительства (место пребывания)» и 12 «Семейное положение» аналогично Карточке гражданина, подлежащего воинскому учету (форма № 10). Соответствующие данные заполняются в карточке Физического лица или Сотрудника (разделы Личные данные, Образование, квалификация и Семья).
Какие неточности можно допустить
Самая распространенная проблема — это недостаточное понимание того, что входит в кадровый учет. Из-за этого на предприятии может оказаться неполный комплект документации по каждому из сотрудников. Особенно это касается крупных компаний с множеством подразделений, где работают сотни и тысячи людей. Ответственные лица зачастую попросту не успевают оформлять все обязательные документы или забывают о них, погружаясь в рутину.
Наиболее часто лица, ответственные за эту сферу, допускают неточности при заключении трудовых договоров — забывают проставить подписи, величину зарплаты, прописать условия работы, отпусков и т.д. Множество ошибок происходят при оформлении переводов сотрудников. Чаще всего это происходит из-за того, что функции учета дополнительно делегируют работникам, которые уже выполняют основную работу в компании — например, бухгалтеру или юристу. Недостаток специфических знаний приводит к ошибкам.
Отметим, что законодательство предусмотрело административные, гражданско-правовые и даже уголовные санкции за неточности в оформлении и учете кадровых документов.
Осторожно! Ученик!
Нередко учебные заведения направляют учащихся на практику. Где-то принято работать с конкретными предприятиями. Вузы заключают договора, обязывающие принимать учеников (иногда наоборот – компании борются за то, чтобы будущие специалисты шли к ним работать). Большинство государственных университетов, институтов и профтехучилищ отправляют студентов на вольные хлеба, и те договариваются о практике самостоятельно.
В любом случае в организацию приходит еще не профессионал, а только ученик, который должен испытать теоретические знания на практике, поэтому есть некоторые ограничения. Как правило, за студентом закрепляют наставника, который отвечает за его обучение и руководство. Он же выставляет оценки, пишет замечания в дневнике практикума и характеристику по итогам работы.
Как принять на работу студента
Порядок разный в зависимости от того, сам пришел практикант или по направлению учебного заведения, с которым уже есть договор, и какую именно практику, учебную или производственную, он проходит.
Если студент пришел сам, то можно просто заключить с ним срочный трудовой договор, указав, что он действует на время прохождения практики, в качестве подтверждения студент предоставит сведения об этом с места учебы. В статье 59 ТК есть даже отдельный абзац, подтверждающий это право.
Важно! Субъекты малого предпринимательства, в т. ч
ИП, могут заключать срочные трудовые договора с любыми сотрудниками, если численность персонала работодателя не превышает 35 человек (розница и бытовое обслуживание – 20).
В таком случае ученик оформляется на работу как обычный работник, с определенными ограничениями (поскольку обучение не закончено, как правило, работодатель не дает возможности работать без надзора наставника).
- Заводится (если нет) трудовая книжка, карточка учета Т-2.
- Проводится инструктаж по технике безопасности.
- Выдаются СИЗ и спецодежда при необходимости.
- Если работа подразумевает прохождение обязательного медосмотра, то студент также должен его пройти.
Аналогично нужно поступить, если пункт о принятии студента на работу есть в контракте с вузом или техникумом и если студент проходит производственную практику.
Обратите внимание! Учебная – это практика, не подразумевающая активного участия в работе, она лишь знакомит ученика с рабочим процессом, технологией, методами работы и не требует от него выполнения каких-либо рабочий функций. Производственная – фактически работа в обычном режиме с вовлеченностью в процесс
Если есть договор с учебным заведением или работодатель готов его заключить, то прием на практику осуществляется на его основе. Причем время стажировки оплачивается в зависимости от установленных условий. Студент приходит с направлением, в котором указана ссылка на контракт, вид практики, ее продолжительность и другие основные данные.
Процесс работы и увольнение
Следует отметить, что на студента распространяются определенные ограничения Трудового кодекса. Например, сокращение рабочего времени.
Несовершеннолетних нельзя направлять в командировки, ставить в ночные смены или на работу в выходные и праздники. Также запрещено привлекать их к сверхурочной, вредной или опасной работе (ст. 268, ст. 96, ст. 99, ст. 265 ТК). Студент увольняется в общем порядке, или практика просто заканчивается в соответствии с выданным ранее направлением, в зависимости от того, заключался с ним трудовой договор или нет.
Какие документы оформляют в рамках кадрового учёта
Список документов будет различаться в разных компаниях. Есть обязательные кадровые документы — их должны вести все. Но микропредприятия могут не готовить некоторые акты. Есть необязательные кадровые документы — компании ведут их по желанию.
Есть общие документы, которые регламентируют работу всех сотрудников, — локальные нормативные акты. Их составляют один раз, а потом знакомят с ними сотрудников под подпись. Есть документы, которые касаются каждого сотрудника, — например, трудовой договор или распоряжение о предоставлении отпуска. Их готовят каждый раз, когда с сотрудником происходит какое-то кадровое событие.
Мы расскажем об обязательных документах, которые есть в большинстве компаний. Вот список таких документов:
Трудовые договоры. По закону их составляют в бумажном виде в двух экземплярах. Один хранится у работодателя, другой — у сотрудника. Единого образца для составления трудового договора нет, но в статье 57 ТК РФ перечислены требования к содержанию. Например, в договоре должно быть описание условий труда и оплаты.
Правила внутреннего трудового распорядка. В них прописывают права и обязанности сотрудника и работодателя, меры поощрения и взыскания, режим работы и другие правила. Подробнее об этом написано в статье 189 ТК РФ. Правила трудового распорядка — это локальный нормативный акт: его составляют один раз, а дальше знакомят с ним сотрудников под подпись.
Положение о персональных данных
Его можно составить в произвольной форме, но оно должно соответствовать требованиям закона о персональных данных. В положении нужно указать состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке.
Согласие на обработку персональных данных. Его берут у каждого сотрудника — оно подтверждает, что работник знаком и согласен с условиями положения о персональных данных. Форма документа не регламентирована, но в нём должны быть все важные сведения: Ф. И. О. субъекта персональных данных, цель обработки и другие. Посмотреть список всех сведений можно в статье 9 №152-ФЗ.
Положение об оплате и нормировании труда. В нём прописывают все особенности труда и оплаты — например, условия выплаты премий, индексации зарплаты и другое. В законе нет требований к структуре и содержанию положения, но оно не должно противоречить Трудовому кодексу.
Личные карточки. Их заводят на каждого работника. В карточке указывают персональные данные сотрудника и информацию о его трудовой деятельности. Можно вести карточку по унифицированной форме Т-2 или разработать свою форму.
Трудовые книжки. Их тоже ведут на каждого работника, с 2021 года — в электронном виде. В трудовой книжке записывают данные о квалификации сотрудника, приёме на работу, повышениях, переводах, поощрениях, увольнении. В можно подробно прочитать о правилах ведения трудовых книжек.
Штатное расписание. В нём отражают структуру компании, состав и численность персонала, оклады сотрудников. Вести его можно по унифицированной форме Т-3. По закону расписание не обязательно, но контролирующие органы запрашивают его при проверках — поэтому его тоже ведут.
Табель учёта рабочего времени. В нём фиксируют отработанное время и количество неявок каждого сотрудника. Этот документ нужен, чтобы начислять пособия, зарплату, контролировать НДФЛ. Вести его можно по формам Т-12 или Т-13 или в свободной форме.
График отпусков. Его составляют каждый год на следующий год. В нём отражают очерёдность и продолжительность отпусков — прописывают, кто и когда отдыхает. График можно составлять по форме Т-7 или в свободной форме.
Также к обязательным относят все распорядительные документы — например, приказы о приёме на работу, о переводе на другую должность, увольнении, премировании. Все их можно составлять по унифицированным формам или в свободной форме так, чтобы они не противоречили требованиям закона.
Ещё есть необязательные документы, которые часто используют. Например, должностные инструкции. Они нужны, чтобы обозначить зоны ответственности сотрудников и решать спорные ситуации.
Какие данные о сотрудниках нужно сдавать и куда
Работодатели должны сообщать контролирующим органам почти всё — какую зарплату платят сотрудникам, на какие должности их переводят, какие суммы налогов удерживают. Набор сведений зависит от того, кто их получает.
Вот список органов, которые должны получать данные о сотрудниках:
- ФНС (Федеральная налоговая служба). В неё нужно отправлять заявления и уведомления о начислении, удержании и перечислении налогов и сборов, декларации о доходах сотрудников. Порядок регламентирует статья 289 НК РФ.
- СФР (с 2023 года Фонд пенсионного и социального страхования). В него нужно направлять заявления и уведомления о начислении и удержании пенсионных взносов и декларации о зарплате сотрудников. Отчёты подают по новой форме ЕФС-1.
- ФСЗН (Федеральная служба занятости). Ей сообщают об изменении структуры организации, а также направляют уведомления о численности работников.
- ФМС (Федеральная миграционная служба). Если компания работает с иностранными гражданами, она направляет в ФМС заявления и уведомления — например, о приёме на работу.
- Росстат (Федеральная служба государственной статистики). В неё могут направлять данные о численности сотрудников, отчёты о средней заработной плате и другую статистику.
Об обязанности ведения воинского учета в организациях
В соответствии с п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» организации и их должностные лица исполняют обязанности по организации и ведению воинского учета граждан в соответствии с настоящим федеральным законом и Положением о воинском учете.
Согласно пп. «б» п. 31 Положения о воинском учете в целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в учетных документах граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица ведут и хранят учетные документы граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны.
Приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 утверждена Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета (далее – Инструкция), вступившая в силу 08.01.2022.
Ранее действовавший Приказ Министра обороны РФ от 18.07.2014 № 495 «Об утверждении Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации и порядка проведения смотров-конкурсов на лучшую организацию осуществления воинского учета» признан утратившим силу.
Приказ Министра обороны РФ № 700 устанавливает перечень, формы, порядок хранения и заполнения документов воинского учета, в том числе вводится новый документ воинского учета (карточка гражданина, подлежащего воинскому учету), по которому осуществляется воинский учет граждан в организациях, а также предусматривается переименование отделов военных комиссариатов субъектов РФ по муниципальным образованиям в военные комиссариаты муниципальных образований.
Работники в государственном учреждении
Оклады учителей рассчитываются на основании размера педагогической нагрузки в рамках учебного плана. Реализован блок по распределению нагрузки преподавателей на основании данных о:предмете; классе; количестве учащихся; размере нагрузки за месяц. В персональном расчетном листе сотрудника автоматически рассчитываются оклады по должностям, начисления за педагогическую нагрузку сотрудника и надбавки за классное руководство и заведование кабинетами.
Реализован расчет дополнительных оплат сотрудникам в их индивидуальных расчетных листах для формирования окладов. Подробное описание функциональных возможностей решения «1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения» приводится в Приложении 1. Решение «1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения» прошло сертификацию «1С:Совместимо», информационное письмо №13316 от 25.03.2011 г.
Внутреннее и внешнее обучение
По месту проведения выделяют внутреннее обучение и внешнее.
Внутреннее обучение проводится на территории организации, внешнее – с выездом в специальную организацию, занимающуюся обучением персонала. Каждый из этих двух видов обучения имеет свои преимущества и недостатки. Выбор внутреннего обучения позволит организовать процесс обучения без отрыва от работы или таким образом, чтобы время, на которое работники оказались оторванными, было минимальным; еще одно преимущество внутреннего обучения – это то, что организации не приходится платить за здание учебного центра.
Выбор внешнего обучения же, наоборот, отрывает персонал от работы, но это можно рассмотреть и с положительной стороны. Смена обстановки и вида деятельности (с выполнения прямых обязанностей на обучение) может послужить отдыхом для работников организации.