Как заполнить код ОКЗ в 1С ЗУП
В Общероссийском классификаторе занятий собраны коды выполняемых функций. Эту кодировку нужно указывать в форме СЗВ-ТД. Сведения о трудовой деятельности можно заполнить и отправить через 1С, но сначала нужно узнать, как в 1С ввести коды ОКЗ.
Для чего нужен справочник занятий в 1С
Теперь для всех работодателей обязательна трудовая функция с заполненным кодом ОКЗ — ее надо указывать при заполнении должности. Такая обязанность действует с 01.07.2021 ( ПП РФ № 769п от 27.10.2020 ). С этого момента в формах СЗВ-ТД и СТД-Р есть кодовое обозначение занятия, которое соответствует занимаемой должности, профессии. Это обозначение соответствует виду трудовой деятельности, которым занимаются при выполнении рабочих обязанностей.
Шифр по ОК состоит из пяти цифровых знаков и заполняется в формате «ХХХХ.Х». Вот что он означает (п. 2.5.5 правил заполнения СЗВ-ТД из ПП РФ № 730п от 25.12.2019 ):
- знаки с 1 по 4 — код наименования группы в Общероссийском классификаторе;
- знак 5 — контрольное число.
Таким образом, с 1 июля 2021 года справочник ОКЗ в 1С ЗУП ведут все работодатели без исключений.
По кодировкам Общероссийского классификатора из приказа Росстандарта № 2020-ст от 12.12.2014 , которые теперь указывают в трудовой функции, заполняют не только формы СЗВ-ТД и СТД-Р. В соответствии с этим справочником формируются статистические отчеты 1-Т (проф) и 57-Т (приказы Росстата № 532 от 29.07.2022 , № 457 от 30.07.2021 ).
Где взять коды ОКЗ в 1С и как их настроить
В нормативах разъясняется, как настроить ОКЗ в 1С ЗУП — значения берут из Общероссийского классификатора, утвержденного Приказом Росстнадарта № 2020-ст от 12.12.2014. Справочный классификатор внедрили во все конфигурации зарплатных программ 1С — Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗГУ).
Рекомендуем работодателям прописывать трудовые функции в штатном расписании и отражать их в кадровых приказах. Это позволит автоматически заполнять кодовые показатели занятий при подготовке отчета СЗВ-ТД. Если ведете штатное расписание в 1С, то заполните ТФ на вкладке «Дополнительно».
В пользовательской инструкции указано, как в 1С занести коды ОКЗ — для кадровой работы и хранения кодировок в зарплатные релизы добавили «Классификатор занятий». Путь для просмотра: Настройка — Классификаторы — Общероссийский классификатор занятий.
В самой карточке по конкретной должности кодировки занятий и ОКПДТР показывают как данные для заполнения отчетности. Теперь это служебные реквизиты, их нельзя редактировать.
А вот как добавить код ОКЗ в 1С 8 по новым правилам — ввести его через справочник «Трудовая функция». Этот справочник удобно открывать через другую справку — «Должности».
Как указать основной вид деятельности?
Основной вид деятельности определяется по состоянию на 1 января нового отчетного года на базе статистических данных о результатах всех осуществляемых видов экономической деятельности отчитывающегося хозяйствующего субъекта за истекший календарный год.
Как изменить вид деятельности в 1С?
В поле «Коды ОКВЭД» нажмем кнопку «Изменить». В открывшемся окне со списком основных видов деятельности по ОКВЭД нажмем кнопку «Добавить». Программа выдаст окно с выбором вида деятельности по самому актуальному Классификатору на момент ввода данных. Можно заходить в каждый вид деятельности в поисках подходящего ОКВЭД.
Где находится код в 1С?
Как использовать код ОКЗ в руководстве
Код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) играет важную роль в руководстве по трудовым функциям в 1С ЗУП. Код ОКЗ представляет собой уникальный идентификатор, который определяет конкретное трудовое занятие или должностную позицию. Использование правильного кода ОКЗ позволяет более точно описать и классифицировать трудовую функцию.
В руководстве по трудовым функциям в программе 1С ЗУП, код ОКЗ применяется для определения описания должностных обязанностей, требований к навыкам и компетенциям, а также для анализа и сравнения различных работников и должностей. Каждое трудовое занятие должно быть привязано к определенному коду ОКЗ.
При заполнении кода ОКЗ в руководстве необходимо обращать внимание на следующие моменты:
1. Точное соответствие трудовых функций и кодов ОКЗ:
Код ОКЗ должен полностью отражать трудовую функцию, которую выполняет сотрудник. Необходимо выбирать код ОКЗ, который наиболее точно описывает выполняемую работу.
2. Обновление кодов ОКЗ согласно изменениям в трудовом законодательстве:
Коды ОКЗ регулярно обновляются в соответствии с изменениями в трудовом законодательстве. При заполнении руководства необходимо использовать последние версии кодов ОКЗ, чтобы быть в соответствии с актуальными требованиями.
3. Правильное соотнесение кода ОКЗ и уровня сложности трудовой функции:
Код ОКЗ должен соответствовать уровню сложности трудовой функции. В руководстве необходимо указывать код ОКЗ, который наиболее точно отражает уровень ответственности, техническую сложность и самостоятельность выполнения работы.
Правильное использование кода ОКЗ в руководстве по трудовым функциям в 1С ЗУП помогает стандартизировать процесс управления персоналом, анализировать и сравнивать трудовые функции, а также ориентироваться в требуемых навыках и квалификации для каждой должности. Таким образом, правильно заполненный код ОКЗ является неотъемлемой частью эффективного управления и планирования кадровых ресурсов.
Трудовая функция в 1С
1. Что такое трудовая функция и код профессиональной деятельности?
За 2018 – 2020 годы в законодательство РФ было внесено множество поправок и новых законов о составлении и предоставлении организациями и индивидуальными предпринимателями отчетов и сведений о трудовой деятельности сотрудников. Эти изменения призваны автоматизировать и упростить предоставление информации о стаже работы работающего населения для целей учета стажа, начисления пенсий, компенсаций и льгот.
С 1 января 2020 года введена новая форма СЗВ-ТД, которая содержит сведения о трудовой деятельности сотрудников в организациях, и которую необходимо предоставлять в Пенсионный Фонд РФ.
С появлением новой отчетности в документах 1С «Прием на работу» и «Кадровый перевод» появилось поле, в котором указывается наименование трудовой функции с Кодом профессиональной деятельности в 1С.
2. Как заполнить трудовую функцию в 1С:ЗУП?
Итак, в карточке «Должности» открываем справочник «Трудовые функции» и создаем соответствующую данной должности запись в поле «Наименование».
Рис. 1 Открываем справочник «Трудовая функция»
Рис. 2 Создание Трудовой функции в 1С
Отметим, что при формировании штатного расписания в 1С необходимо учитывать, что если для конкретной должности предусмотрено предоставление льгот либо наличие ограничений в случаях, когда это установлено законом, то наименование должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к профессиям в штатном расписании организации должны соответствовать квалификационным справочникам (положениям профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей).
Код профессиональной деятельности в 1С:ЗУП до 2021 г. не заполняем, иначе он выгрузится при заполнении в форму СЗВ-ТД для передачи в ПФР.
Указать трудовую функцию в 1С можно при приеме на работу в документе «Прием на работу» Делается это из «Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать документ → Прием на работу или Кадровый перевод». При выборе должности автоматически указывается трудовая функция, настроенная для нее ранее в 1С:ЗУП.
Рис. 3 Путь к указанию трудовой функции в 1С ЗУП
Рис. 4 Прием на работу для указания трудовой функции в 1С:ЗУП
В открывшемся окне документа заполняем обязательные поля. При заполнении поля «Должность» поле «Трудовая функция» может быть заполнена автоматически на основании штатного расписания.
Рис. 5 Штатное расписание для заполнения Трудовой функции в 1С ЗУП
Рис. 6 Как заполнить трудовую функцию в 1С ЗУП
При необходимости откройте из документа справочник «Трудовые функции» и выберите другой элемент.
Рис. 7 Выбор элемента в справочнике «Трудовые функции»
При проведении и записи документа, программа проверяет его на соответствие штатному расписанию. Если вас все устраивает, то соглашаемся и проводим документ.
Таким образом трудовая функция в 1С по каждому сотруднику отражается в электронной трудовой книжке, и далее при формировании отчетности для передачи в Пенсионный фонд записывается при заполнении формы СЗВ-ТД.
Для заполнения сведений о трудовой функции сотрудника и ее коде в СЗВ-ТД и СТД-Р в программе предусмотрены:
· Новое поле в 1С 8.3 «Трудовая функция» в кадровых документах о приеме и переводе;
· новый справочник «Трудовые функции».
Сейчас автоматическое заполнение данных из классификаторов не предусмотрено. Но, возможно, это будет реализовано в будущих версиях конфигурации.
Коротко о главном
Обобщая сказанное, можно выделить следующие моменты.
в наименование организации,
для присвоения квалификации работника,
в дату и номер акта,
наименование должности и т.п.
данные до 2020 года,
Эти команды можно вызвать через кнопку «Еще».
При обновлении версии все данные переносятся автоматически. При этом, если в ранней версии не существовало формы РТД, то при переносе данных происходит следующее:
система обнаруживает отчеты СЗВ-ТД, для которых нет соответствующих кадровых бумаг. То есть внесенные вручную изменения;
в программе автоматически создается РТД для таких данных.
Также стоит обратить внимание, что кадровый акт, информация из которого передана в ПФ РФ становится недоступным для внесения изменений. При этом перейти к его редактированию все-таки можно через кнопку «Еще»
Однако, перепроведенный документ не меняет ранее созданный. Происходит формирование нового мероприятия.
Заявление о переходе на ЭТК в «1С»
Основные изменения, вносимые Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ в ТК РФ в рамках проекта «Цифровая экономика», заключаются в следующем:
работодатель должен формировать и предоставлять необходимую информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудников в ПФР для ее хранения на соответствующих информационных ресурсах;
сотрудники организации до 31 декабря 2020 г. должны подать письменные заявления, указав свой выбор: о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности;
сотрудники, которые подали заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, в будущем имеют право подать новое заявление о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности, в то время, как обратный порядок законодательно не предусмотрен;
в том случае, если работники подали заявление о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности, работодатель должен выдать им на руки их трудовые книжки, таким образом, сняв с себя ответственность по их ведению и хранению.
Для того чтобы сформировать соответствующие заявление по сотрудникам, необходимо зайти в раздел «Отчетность, справки» или «Кадры» – «Электронные трудовые книжки», где при создании выбрать «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Чтобы сформировать данные заявления, следует с помощью подбора указать необходимых сотрудников и в табличной части выбрать соответствующий вид заявления (ведение бумажной или электронной трудовой книжки). Именно в данной форме предусмотрена печатная форма заявления.
Настройка «Отозвано» предусмотрена для тех случаев, когда сотрудник изначально подал заявление на ведение бумажной трудовой книжки, а после изменил решение в пользу электронной. В такой ситуации в первом заявлении проставляется галка в графе «Отозвано» и вводится новое заявление.
Как определить код ОКЗ для сотрудника
Основной критерий при выборе кода ОКЗ – то, чем занимает работник, какие обязанности прописаны в его трудовом договоре и должностной инструкции. При этом название должности, может не играть роли.
Разберем на примере.
- Определим верхний уровень кода в ОКЗ. Сотрудник работает на руководящей должности. Поэтому первый уровень в ОКЗ – Руководители (код 1).
- Определим второй уровень кода. Работник трудится в коммерческой компании, поэтому второй уровень кода ОКЗ – Управляющие в корпоративном секторе и в других организациях (код 12).
- Наш заместитель директора курирует продажи, поэтому третий уровень кода ОКЗ выберем – Руководители служб по сбыту, маркетингу и развитию (код 122).
- Среди уточняющих кодов выберем тот, который относится к продажам – Руководители служб по сбыту и маркетингу (код 1221).
Как искать нужный код
Существует несколько способов поиска нужного кода по классификатору. Какой именно выбрать — зависит от предпочтений и конкретной специальности.
По должности
Проще всего для начала попробовать поиск по названию должности. Например, врачам посвящена малая группа «221». Остается лишь выбрать подходящую специализацию: «2211» — врач общей практики, «2212» — врачи-специалисты. Но и тут не всё так просто. Так, врачи скорой помощи (код «2240») и стоматологи (код «2261») относятся к другим малым группам.
По описанию функций и примерам
В классификаторе дается описание группировок в зависимости от того, какие функции должен выполнять специалист. А также приводятся конкретные примеры должностей, которым подходит этот код. Так, занятия, собранные в начальной группе «1212», полностью подходят под функции директора по кадрам (код «1212.5»). Среди примеров есть должности «директор по персоналу» и «управляющий по кадрам».
Приведем еще несколько примеров из ОКЗ.
Начальная группа «2163» — Дизайнеры товаров и одежды (код «2163.1») включает дизайнеров промышленных изделий, ювелирных украшений, а также модельеров одежды и художник по костюмам.
Начальная группа «3323» — Закупщики (код (3323.5«) — включает агентов и товароведов по закупкам, а также представителей по поставкам.
По профессиональным стандартам
Для ряда должностей в РФ утверждены профессиональные стандарты. Так вот, в их описании, в разделе общих сведений, указывают код трудовой функции по ОКЗ.
Например, необходимо подобрать код для машиниста экскаватора. Это можно сделать по существующему профстандарту, утверждённому приказом Минтруда от 21.10.2021 № 752н. В описании стандарта указаны 2 возможных кода по ОКЗ:
- «8111» — Операторы и машинисты горного и шахтного оборудования;
- «8342» — Операторы землеройных и аналогичных машин.
Код, описывающий выполняемые трудовые функции конкретным машинистом экскаватора выбирается в зависимости от специализации. Если он занят в сфере добычи полезных ископаемых, ему подойдёт код «8111.6». Если же речь, например, о строительстве, ремонте сетей общего пользования, работах по благоустройству, других занятиях, не связанных с добычей ископаемых, то следует выбрать код «8342.1».
Если профстандарт утверждён в 2014 году, он может содержать ссылку на ОКЗ, принятый в 1993 году и ныне отменённый. Перевести старые коды в действующие можно при помощи специально разработанной Минтрудом Таблицы соответствия ОКЗ-2014 и ОКЗ-93.
Общие правила заполнения СЗВ-ТД
Для того, чтобы быть уверенным в правильности предоставляемой в фонд информации необходимо:
Во-первых, проверить справочник «Организация», чтобы корректно были указаны:
регистрационный номер ПФР,
идентификационный номер налогоплательщика и КПП.
Во-вторых, надлежит проверить информацию о сотрудниках:
фамилия, имя, отчество,
страховой номер индивидуального лицевого счета.
В-третьих, прежде чем формировать отчет СЗВ-ТД необходимо убедиться, что все кадровые документы в программе оформлены и проведены в полном объеме. Следует проверить, что проставлена «галочка» напротив «Отразить в трудовой книжке».
Чаще всего, в 1С данный флажок установлен автоматически. Но необходимо посмотреть настройки именно вашей версии.
Обратите внимание, что «галочку» не имеет смысла проставлять в тех деловых бумагах, которые не влияют на записи в трудовые книжки. В частности, это касается изменения окладов, например
Вместе с тем, во всех кадровых формах появилось новое поле «Наименование документа» соответственно в нем можно указать виды:
Именно эта информация отразится в седьмой графе отчета СЗВ-ТД.
После того, как вы убедились, что все данные введены верно, стоят галочки в нужных местах, заполнены необходимые поля, можно формировать отчет. Для этого следует в 1С:Бухгалтерия перейти в меню «Зарплата и кадры», затем в раздел «Кадры». Там кликнуть на «Электронные трудовые книжки» и далее в этом разделе нажать на клавишу «Создать». Выбрать «Сведения о трудовой деятельности». Все подробности по созданию непосредственно этого отчета есть в предыдущих статьях. Перейдем далее непосредственно к теме: регистрация трудовой деятельности в плане одноимённого документа в этой программе.
Для того, чтобы создать «Регистрацию трудовой деятельности» (РТД) надлежит в 1С:Бухгалтерия перейти в меню «Зарплата и кадры», раздел «Кадры». Далее «ЭТК».
В 1С:Зарплата и управление персоналом следует в меню выбрать «Кадры» и затем «Электронные трудовые книжки», а также через меню «Отчетность, справки».
Аналогичным образом, тем же путем происходит поиск окна в 1С:ERP.
У пользователя есть возможность выбрать определенную организацию, если версия выше базовой, а также конкретного служащего. Для этого нужно сделать выбор в выпадающем подменю в полях «Организация» и «Сотрудники» соответственно.
Также выбрать организацию можно и в открывшейся форме РТД.
В самой форме сразу идет предупреждение: дублировать мероприятие, если в кадровом документе была установлена «галочка» в поле «Отразить в трудовой книжке», не нужно. Такое мероприятие можно удалить или изменить посредством РТД.
Форма предполагает возможность введения информации о деятельности работника, произошедшие до начала 2020 года. Также есть клавиши для предоставления информации:
о переименовании предприятия – кнопка «Переименовать»;
отмены сообщенных в ПФР данных – кнопка «Отменить».
После ввода информации ее можно записать, провести при помощи одноименных клавиш или через выпадающее меню по кнопке «Еще».
Для того, чтобы ввести показатели, следует нажать кнопку «Данные до 2020 года». Откроется выпадающий список:
добавить по сотруднику,
заполнить последними мероприятиями.
Соответственно, появятся данные по всем служащим либо по конкретному работнику о трудовой деятельности до 1 января 2020 года. Обычно эти данные передаются с первой отправкой сведений по определенному сотруднику за 2020 год. Но случается, что Пенсионный фонд запрашивает информацию по всем физлицам, работающим на дату запроса.
В табличной форме отображаются:
Дата и вид мероприятия,
Акт-основание и его дата.
Вместе с тем появился столбец «Трудовая функция». Данный показатель будет заполняться по коду профессиональной деятельности с 2021 года.
После нажатия на клавишу «Провести и закрыть» все эти данные попадут форму СЗВ ТД. Как видно, это достаточно простая процедура. Теперь нужно рассмотреть, как довнести какие-либо сведения по конкретному работнику.
В этом случае при нажатии на клавишу «Данные до 2020 года» следует выбрать «Добавить по сотруднику». Тогда в табличной части появятся данные только по одному служащему.
Что такое трудовая функция в 1с при приеме на работу
В Постановлении Правления ПФР от 25.12.2019 № 730П, где и появилось требование писать код, нет указания, при каких кадровых мероприятиях нужно заполнять поле «Код выполняемой функции (при наличии)». Можно лишь предположить, что это касается ситуаций, когда мы заполняем графу «Трудовая функция». Например, при приеме на работу, постоянном переводе, установлении второй и последующей профессий или иной квалификации. Исходя из такой логики при увольнении графа остается пустой.
Как выглядит код выполняемой функции
Согласно Постановлению Правления ПФР в графе надо указать цифро-буквенный код из семи знаков в формате «XX.XXX-X-X»:
Сложность в том, что здесь невозможно ориентироваться на название должности или специальности и соотносить их с кодом уровня квалификации.
Как соотносятся код выполняемой функции и профстандарт
В Постановлении Правления ПФР нет ответа на этот вопрос. Поэтому стоит обратиться к Приказу Минтруда от 20.01.2020 № 23н, который вводит форму СТД-Р и прямо указывает: «Графа «Код выполняемой функции (при наличии)» заполняется с 1 января 2021 года на основании профессиональных стандартов в случае принятия работодателем решения об их применении».
В Письме от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704 ведомство отметило, что графу «Код выполняемой функции (при наличии)» с 1 января 2021 года заполняют работодатели, которые решили применять профессиональные стандарты.
Обе формы, СТД-Р и СЗВ-ТД, по сути об одном и том же, поэтому можно предположить, что и в части заполнения кода выполняемой функции формы должны быть идентичными.
Вывод: графу «Код выполняемой функции» нужно заполнять по тем должностям, профессиям, специальностям, по которым работодатель применяет требования профстандартов.
Когда работодатель обязан применять профстандарты
Следует помнить о двух случаях обязательного применения профессиональных стандартов:
Тема внедрения профстандартов активно обсуждается с 2016 года. Но на практике аналитическую работу мало кто проводил, в основном это бюджетные учреждения и ограниченное число коммерческих организаций. Необходимость вносить код выполняемой функции в форме СЗВ-ТД вновь возвращает работодателей к этому вопросу.
Образец заполнения отчета СЗВ-ТД вы найдете в конце статьи в нашей шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Что делать, если работодатель не применяет профстандарты
Хорошим решением станет приказ работодателя о том, что организация не применяет профстандарты или применяет в ограниченном объеме (указать, в каком). Приказ оформите в произвольной форме с учетом имеющихся у вас должностей, профессий, специальностей, по которым обязательно учитывать требования стандарта.
Обратите внимание: это лишь рекомендация. Приказ позволит предупредить споры с проверяющими органами, станет аргументом и доказательством того, принимал ли работодатель решение о применении профстандартов или нет
Отмена ранее переданных СоТД
Допустим был оформлен перевод служащего на другую должность: с оператора производственной линии на технолога.
Впоследствии выяснилось, что перевод был оформлен ошибочно. Следовательно, требуется отменить ранее переданные сведения.
В меню «Зарплата и кадры» следует перейти в «ЭТД» и там открыть форму «РТД». Далее следует нажать на кнопку «Создать», благодаря чему откроются мероприятия. Среди них нужно выделить требуемое и нажать кнопку «Выбрать».
Этот акт отразится в табличной части формы РТД. После чего нужно нажать клавишу «Провести и закрыть». При создании СЗВ-ТД для передачи в ПФ РФ эта запись отразится в отчете с признаком отмены.
Соответственно, Пенсионный фонд получит информацию и отменит ранее переданные сведения.
Немного о СЗВ-ТД
В связи с тем, что в текущем году электронные ТК – тема новая, надлежит напомнить ряд моментов.
Наказания за указанные нарушения урегулированы в статье 15.33.2 КоАП и статье 7 закона 27-ФЗ. Штраф составляет 500 руб. в отношении каждого работника, по которому не была предоставлена отчётность либо переданы неверные данные. Штрафовать начнутся с 1 января 2021 года.
До этого момента есть время привести всё в порядок. От штрафа будут освобождены работодатели, если в организации в рассматриваемом месяце не было сотрудников, которые были уволены, переведены, приняты на работу, получили новую профессию или квалификацию либо подали заявление о выборе варианта трудовой книжки.
Если при переносе базы, формировании отчетов и РТД у вас возникают затруднения, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам или воспользоваться Базой знаний.
Зачем нужен код ОКЗ?
Основное назначение кода ОКЗ заключается в определении профессионального направления и характера деятельности работника. Это позволяет упростить процесс поиска и сопоставления трудовых функций при оформлении различных документов, таких как трудовые договоры, трудовые книжки, статистические отчеты и т.д.
Код ОКЗ состоит из цифр, которые отражают определенное профессиональное направление. Каждая цифра имеет свое значение и обозначает определенную категорию или подкатегорию профессий. Например, первая цифра может обозначать основную отрасль или сферу деятельности, а последующие цифры могут указывать на более конкретные профессиональные области.
Использование кода ОКЗ позволяет однозначно идентифицировать профессии и трудовые функции, что облегчает процесс статистического анализа данных, а также сравнение информации о занятости и безработице в разных регионах и отраслях деятельности. Код ОКЗ также является важным инструментом для разработки и улучшения системы образования и профессиональной подготовки.
Таким образом, код ОКЗ является неотъемлемой частью системы классификации трудовых функций и имеет важное значение для стандартизации и упорядочения информации о профессиональных занятиях. Его использование способствует эффективному учету и анализу данных по трудовым функциям, а также облегчает сопоставление и сравнение информации в различных сферах деятельности и регионах