Госдума перенесла сроки начала обязательного применения мчд

Как передоверять МЧД

Передоверие производится по следующим правилам. Выдать МЧД с правом передоверия может только руководитель организации. А выданную электронную «передоверенность» не нужно будет заверять у нотариуса (пункт 3 статьи 187 ГК).

Например, генеральный директор может выдать своему заместителю общую доверенность с правом передоверия, а заместитель уже сам решает, кому и в каком объеме передать свои полномочия. И выдав следующую МЧД её не нужно будет нотариально заверять.

В других случаях МЧД, выданную в порядке передоверия, придется заверить у нотариуса. Если, допустим, главбух осуществляет передоверие другому сотруднику, то нужно обращаться к нотариусу.

Для МЧД сейчас идет переходный режим, поэтому отлаживаются механизмы работы. Например, через блокчейн-платформу ФНС можно обмениваться доверенностями с передоверием полномочий, и блокчейн будет проверять всю цепочку полномочий.

Если рассматривать подтверждения передоверия полномочий через системы ЭДО, то этот функционал должен быть разработан у них, и стоит уточнить этот вопрос в используемой вами системе.

Кто выдает машиночитаемую доверенность

Оформлением МЧД занимается организация, предоставляющая соответствующие полномочия своим сотрудникам. Доверенность подписывается квалифицированной подписью организации.

Существует несколько способов оформить МЧД:

Через сайт ФНС с применением распределенного реестра машиночитаемых доверенностей. В этом случае на сайте последовательно заполняются все разделы МЧД и происходит формирование доверенности. Социальный фонд также предоставляет сервис для создания МЧД.

На сайте ФНС возможно оформить несколько версий МЧД:

единая форма доверенности (МЧД версии 003);
базовая форма (МЧД версии 002 для осуществления хозяйственных сделок между организациями);
электронная доверенность для налоговых органов (формат 5.01 для налоговых органов в соответствии с Налоговым кодексом РФ).

Возникает вопрос: какую МЧД необходимо оформлять? По всей видимости для взаимодействия с ФНС оформляется МЧД формата 5.01. А для электронного документооборота с организациями — базовая форма МЧД версии 002.

Если же, например, бухгалтер сдает отчетность и подписывает документы от контрагентов, то эти функции можно оформить одной доверенностью — единым форматом МЧД версии 003. Этот формат предоставляет возможность (но не обязывает) в рамках одной МЧД оформить полномочия сотруднику на предоставление любых действий — как отчетности в государственные органы, так и взаимодействия между бизнес-партнерами.

С помощью специализированных сервисов электронного документооборота. Отметим, что оформление МЧД для сдачи отчетности лучше всего производить в той программе, через которую компания отчитывается. Это гарантирует, что сформированный документ будет поддерживаться выбранным оператором ЭДО.

Если речь, например, идет о сервисе Контур, то в специальной форме производится заполнение сведений о периоде действия МЧД, ИНН, КПП, ОГРН доверителя, а также лица, действующего от имени организации без доверенности. После заполнения формируется XML-файл, и доверенность подписывается прямо в сервисе.

В этом сервисе удобно то, что все сформированные доверенности, регистрируются в блокчейне ФНС.

Через собственную информационную систему, соответствующую требованиям, утвержденным Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 №857.

Как перейти на работу с МЧД

Чтобы осуществить переход на работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) по новым правилам, нужно выполнить два шага.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска квалифицированных электронных подписей физлиц — Астрал Подпись и 1С-ЭТП.
Также можно воспользоваться интеграционным решением от Астрал.Платформа. Сервис помогает организовать электронный документооборот с контрагентами и контролирующими органами.

Переход на машиночитаемые доверенности (МЧД) позволяет сотруднику заверять электронные документы с помощью КЭП физлица.

О порядке работы с машиночитаемой доверенностью и электронной подписью мы подробно рассказывали в нашей статье.

Создавать МЧД удобно с интеграционным решением Астрал.Платформа. Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Где создавать МЧД: место выпуска выбрать нельзя или всё-таки можно

Сегодня есть несколько способов, как создать МЧД, и законодательство не ограничивает в выборе площадки. Если в компании немного доверенностей, то их можно сформировать на бесплатном портале ФНС — m4d.nalog.gov.ru. Также можно выпустить в специальных сервисах, которые закрывают полный цикл работы с электронными доверенностями — от создания до прекращения действия — например, в Контур.Доверенности.

Если в компании много уполномоченных лиц, то может потребоваться выпуск более 50-100 доверенностей в год с периодическим отзывом или передоверием. В этом случае удобнее создавать МЧД в корпоративной системе, где хранятся персональные данные о представителях. Тогда не придется переключаться между различными сервисами. Например, в едином информационном пространстве Directum RX можно:

запускать задачу на согласование выпуска МЧД по регламенту компании;
создавать xml-файл в формате B2B, при этом ряд реквизитов подтягивается автоматически из справочников системы;
утверждать электронную доверенность КЭП генерального директора;
регистрировать МЧД в распределенном реестре ФНС, а также формировать заявление на отзыв с помощью интеграции к сервису Контур.Доверенности;
хранить машиночитаемые доверенности и управлять сроком действия.

Алиса Муратова

Руководитель проектов развития бизнеса Directum

Почему мы выбрали интеграцию именно с Контур.Доверенностью, а не с Диадоком? Потому что продукты закрывают разные задачи. Диадок — сервис обмена, который работает только со сценариями ЭДО с контрагентами, то есть с B2B-форматом. Если организация в будущем захочет использовать в Directum RX B2G-доверенности, то она не сможет сделать это через Диадок. Поэтому мы разработали интеграционный модуль с сервисом Контур.Довреренность, который является целевой системой для работы с МЧД.

Подробнее об интеграционном модуле Directum RX к Контур.Доверенности рассказали эксперты компаний на совместном вебинаре.

Регистрация доверенности в блокчейн-сети ФНС: обязанность или право

Сегодня в нормативных документах нет информации об обязательной регистрации и хранении МЧД в распределенном реестре ФНС. Однако присвоение 36-значного идентификационного номера (GUID) дает возможность обмениваться реквизитами доверенности, не прикладывая xml-файл к каждому документу. Поэтому сейчас основной способ обмена МЧД — включить метаданные в документ.

Передавать доверенность в пакете с каждым документом — не самый популярный способ. Основной минус в том, что увеличивается объем данных при обмене. Ведь приходится к стандартному набору документов каждый раз добавлять файл МЧД. Кроме того, без идентификационного номера не получится проверить полномочия и статус доверенности в онлайн-режиме.

Роман Чубаров

Начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления ЭДО ФНС России

Если контрагент хранит доверенность в распределенном реестре ФНС России и дает на него ссылку, то можно говорить о юридической «чистоте» доверителя и передаваемых им полномочий. Например, юрлицо не ликвидировано, а директор не входит в список дисквалифицированных лиц, тогда при проверке доверенности на портале ФНС вы сможете это увидеть. А когда произойдет событие, которое прекращает действие доверенности, перечисленное в Гражданском кодексе РФ, — МЧД будет автоматически отменена по всей блокчейн сети обмена доверенностями.

Для занесения доверенности в распределенный реестр не обязательно вручную регистрировать ее на портале ФНС. Можно настроить интеграцию с оператором узла блокчейн-сети, который будет хранить информацию об МЧД. Так, например, в Directum RX можно зарегистрировать доверенность в распределенном реестре и присвоить GUID по одной кнопке благодаря интеграции с Контур.Доверенностью.

Оформление МЧД обособленными подразделениями/филиалами

Вариант 1. К 1С-Отчетности подключена головная организация, нужно оформить МЧД на руководителя филиала / К 1С-Отчетности подключены головная организация и филиал.

Корректным оформлением в данном случае является следующее:

МЧД создается и отправляется головной организацией;
в МЧД указываются реквизиты организации, на которую оформляется МЧД (т.е. КПП, адрес и т.д. филиала/обособленного подразделения);
доверитель — руководитель головной организации (который значится в выписке из ЕГРЮЛ), представитель — руководитель филиала/обособленного подразделения;
подписывается подписью руководителя головной организации;
для дальнейшей отправки отчетности необходимо указать МЧД в карточке филиала/обособленного подразделения.

Если по отправленной МЧД поступил отказ «Представление налогоплательщиком (его представителя) документа (документов) в налоговый орган, в компетенцию которого не входит прием этих документов», воспользуйтесь альтернативным вариантом оформления МЧД:

в МЧД указываются реквизиты головной организации, на которую оформляется МЧД (т.е. КПП, адрес и т.д. головной организации);
доверитель — руководитель головной организации (который значится в выписке из ЕГРЮЛ), представитель — руководитель филиала/обособленного подразделения;
в строке Органы, для которых действует доверенность выберите Действует для всех налоговых органов;
отправить МЧД в ФНС головной организации.

Если отказ повторится, причину отказа необходимо уточнить в ФНС.

Вариант 2. Головная организация не подключена к 1С-Отчетности, подключен только филиал/обособленное подразделение:

МЧД создается и отправляется филиалом/обособленным подразделением;
в МЧД указываются реквизиты организации, на которую оформляется МЧД (т.е. КПП, адрес и т.д. филиала/обособленного подразделения);
доверитель — руководитель головной организации (который значится в выписке из ЕГРЮЛ), представитель — руководитель филиала/обособленного подразделения;
подписывается подписью руководителя головной организации;
для дальнейшей отправки отчетности необходимо указать МЧД в карточке филиала/обособленного подразделения.

Вариант 3. В ЕГРЮЛ у организации вместо руководителя указана управляющая компания:

МЧД создается и отправляется управляющей компанией;
в МЧД указываются реквизиты организации, на которую оформляется МЧД (т.е. КПП, адрес и т.д. организации);
доверитель — руководитель управляющей компании, представитель — руководитель организации;
подписывается подписью руководителя управляющей компании;
для дальнейшей отправки отчетности необходимо указать МЧД в карточке организации.

Обязательный переход на МЧД: перенесли или не перенесли — вот в чем вопрос

4 августа 2023 года президент РФ подписал поправки к 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, которые продлевают срок действия сертификатов сотрудников с реквизитами организации еще на один год, то есть до 31 августа 2024 года. Однако в законе не говорится, что обязательность использования МЧД перенесли. Поправки делают переход на электронные доверенности более плавным и выступают «подушкой безопасности» для тех, кто не успел подготовиться к работе с машиночитаемыми доверенностями до конца тестового периода.

31 августа 2023 года — последний день, когда еще можно выпустить ЭП юрилица уполномоченным сотрудникам. Заверять документы такими подписями без использования МЧД можно только в течение срока действия сертификата.

После 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры прекратят выпускать сертификаты сотрудников с реквизитами организации. А это значит, что компаниям всё равно придется подстраховаться и научиться формировать МЧД. Например, новые работники смогут получить только сертификат физлица, а подтвердить полномочия на подписание документов от лица организации — машиночитаемой доверенностью.

Формула подписания документов сотрудниками

Единый формат МЧД

В настоящее время существует несколько видов МЧД. Их разрабатывали Федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ).
Основные виды МЧД:

ФНС.
B2B — для взаимодействия с контрагентами, в том числе для работы с электронными передаточными документами. И B2G — для сдачи налоговой отчётности. Электронная подпись отсоединённая.
ФСС.
Применяется в системе электронного документооборота и в будущем, на портале Социального фонда России. Электронная подпись присоединённая — XML-формат.
Прочие — МЧД, разработанные для различных специализированных информационных систем на основании Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 №858.

Не все госпорталы поддерживают определённые виды машиночитаемой доверенности. Например, B2G делалась ФНС, и другие ведомства с ней работать не могут.

В марте 2023 года на портале Госуслуг появился единый формат МЧД версии 003, который разработал Минцифры. Этот тип машиночитаемой доверенности позволяет вести взаимодействие с контрагентами и почти со всеми госорганами, используя один документ, вместо двух, то есть объединяет в себе возможности B2B и B2G форматов. Поясним. Если сотрудник имеет полномочия подписывать документы от имени руководителя, ему нужно использовать две МЧД. Например, B2G — для сдачи налоговой отчётности, и B2B — для подписания товарной накладной. Новый формат МЧД упрощает процесс передачи данных для всех участников электронного документооборота.

В рамках единого формата МЧД была решена проблема с передоверием. В частности, в ФНС касаемо B2G доверенности. В новой версии доверенности стало проще оформлять передоверие. Теперь не нужно заполнять паспортные данные руководителя организации. Также был представлен расширенный справочник полномочий для доверенных лиц.

Перейти на МЧД нового формата можно уже сегодня, но важно учитывать, что не все Федеральные органы исполнительной власти его принимают. Многие информационные системы госорганов настроены на ранее представленные типы доверенностей и имеют свои сервисы для создания документа

Так, на сайте ФНС можно воспользоваться только форматами B2B и B2G.

Вступление в силу положений 63-ФЗ с учетом поправок

19 декабря 2022 года вступил в силу закон “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации” в части продления возможности использования квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей без применения машиночитаемой доверенности до 31 августа 2023 года. Решение за подписью Президента Российской Федерации опубликовано на Официальном интернет-портале правовой информации.

Перенос сроков внедрения МЧД, во многом, связывают с санкционным давлением. Как следствие, российским компаниям необходимо дополнительное время и ресурсы как на внедрение ЭДО, так и на адаптацию или обновление уже внедренных систем в ситуации, когда иностранные поставщики программных продуктов ушли с рынка.

С 1-го сентября применение МЧД станет обязательным как для юридических лиц, так и для ИП. До этого срока компании и предприниматели должны завершить процесс получения сертификата квалифицированной электронной подписи для конкретного сотрудника в удостоверяющем центре и оформить на него МЧД.

Возможность применять МЧД появилась в марте 2022 года и за прошедшие 10 месяцев существующий формат машиночитаемых доверенностей внедрили в работу более 1000 российских компаний. Если вы не хотите дожидаться крайней точки вступления поправок в силу и готовы начать процесс перехода в ближайшее время — предлагаем пошагово разобрать, какие требования предъявляются к МЧД, как ее получить, где хранить и как загрузить в реестр ФНС.