Сдача документов на хранение в государственные архивы при ликвидации либо банкротстве организации

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

документация передается в архив только по описи;
если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Порядок архивации документов

Каждая компания пользуется собственными уникальными правилами архивирования документации. Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия.

Конкретная политика документооборота и порядок архивирования закрепляются во внутренней локальной документации фирмы.

Какие документы отправляются в архив

Во время функционирования любой компании возникает множество документов, которые обязательно хранятся в архиве определенное количество времени. Период хранения может варьироваться от 1 года до 75 лет.

Обязательному архивированию подлежат следующие документы:

• учредительная документация, на основании которой функционирует предприятие, а также она определяет юридические параметры фирмы;
• распорядительные бумаги, составляющиеся руководством;
• документы, относящиеся к личным делам работников компании, причем они хранятся не меньше 75 лет;
• бухгалтерская отчетность, в которую включаются разные отчеты, декларации, первичная документация и иные аналогичные бумаги;
• специализированная документация, представленная локальными внутренними актами.

Как подготовить и сдать документы в архив? Смотрите видео:

Если заканчивается процедура делопроизводства в отношении определенных бумаг, то они отправляются в архив.

Ответственность за сохранность документов и сроки хранения

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несет ответственность руководитель организации. Передаче дел в архив подлежат законченные делопроизводством документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Их передача производится только по описям дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Завершающим этапом процесса делопроизводства архива является передача дел в архив учреждения

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

Как построить систему хранения и архивирования бухгалтерских документов?

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

• документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
• если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
• структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
• если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Какой установлен порядок хранения документов по личному составу?

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

• индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
• заголовок;
• число единиц хранения;
• срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
• примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Успешный опыт

Как же на деле работает электронный архив? В ходе мероприятия эксперты поделились своим опытом внедрения данной системы хранения. Так, Наталья Журба, менеджер по маркетингу, обрисовала проблемы, с которыми сталкивалась компания до того, как появилось единое хранилище документов, и поведала также, что изменилось после внедрения новой системы.

Это территориально разбросанная компания, имеющая много филиалов и дочерних предприятий. В удаленных бизнес-единицах ежедневно формируются сотни документов, которые регистрируются в системе бухгалтерского учета. По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, подбираются в хронологическом порядке и брошюруются.

Компания крупная, а потому довольно часто возникает необходимость собрать бумаги с удаленных филиалов, сделать подборку документов для налоговой инспекции или сформировать комплект по какому-то одному проекту. При этом бухгалтерии приходится «расшить» папку с «первичкой», сделать ксерокопию нужного экземпляра, а затем вернуть его на место и заново сброшюровать. Работа довольно трудоемкая, поскольку зачастую обнаруживаются ошибки в оформлении: одни экземпляры приходится переделывать, другие вовсе не находятся из-за того, что менеджеры или руководители проектов вовремя не донесли их в бухгалтерию.

При этом, например, по запросу инспекции компания обязана подготовить необходимые документы в течение десяти дней. Как успеть сформировать подборку для проверки и заверить каждый экземпляр за такой короткий срок? Тут вспоминается ситуация, которая произошла с ОАО «Дальсвязь», когда организации необходимо было представить для проверки 14 миллионов документв за пять дней (на момент действия прежних норм НК РФ).

Уложиться в установленные сроки довольно сложно, особенно если учесть, что у компании большие объемы реализации и сложная система управления. А ведь готовить документы приходится не только во время камеральных и выездных проверок, но и для возмещения НДС или привлечения кредитной линии в банке.

Поэтому руководство компании приняло решение внедрить систему единого электронного архива первичной бухгалтерской документации.

Разберемся, как была выстроена работа с новой системой. В первую очередь документы вносятся в единую базу – они оцифровываются (сканируются). Теоретически организация ввода документов в систему может быть как централизованной (в канцелярии, в общем отделе, создается регистрационный участок), так и распределенной по подразделениям (сотрудники, работающие с входящими/исходящими документами – руководитель проекта, бухгалтер, работник склада, юрист и т. д., самостоятельно сканируют текущие документы и обрабатывают их).

Поскольку в компании имеет место географически разрозненная структура подразделений, то используют второй вариант – распределенную систему ввода документов. Сканирование «первички» происходит на складах, терминалах и т. д., то есть сразу на местах. Затем образы документов проверяет ответственный бухгалтер и загружает их в единый электронный архив. В результате происходит консолидация документов центрального офиса и всех территориально распределенных филиалов в одном месте.

Новое решение позволило структурировать документопоток в рамках холдинга и обеспечить сотрудникам оперативный доступ к оригиналам документов и быстрое формирование необходимых подборок.

Что касается «первички», то с помощью современного электронного решения, например, удалось свести к минимуму возможности отказа в предоставлении налогового вычета по НДС из-за отсутствия первичного учетного документа, так как найти вовремя нужный счет-фактуру теперь быстрее и проще. В электронном архиве сохраняется так называемая «история» – помимо «работающих» документов, в базе находятся и ошибочные документы, внесенные изменения, правки, пометки и т. д.

Ручной труд бухгалтеров минимален – не надо расшивать, ксерокопировать, отвлекать сотрудников других подразделений и привлекать сторонних людей. Достаточно просто сформировать в электронном архиве подборку документов по заданному критерию и распечатать образы.

Нормативные акты и ответственность

На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004, отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб, однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб.

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Этапы подготовки

Пошаговая подготовка материалов к передаче в архив:

• убедиться, что оформление бумаг соответствует всем требованиям, которые установлены данным архивом;
• провести брошюровку документации;
• пронумеровать все листы;
• разработать Лист-заверитель дела;
• уточнить реквизиты обложки;
• разработать внутреннюю опись дела;
• сформировать опись.

Если предстоит передача бумаг, подлежащих хранению менее 10 лет, то допустимо отсутствие брошюровки, систематизации, нумерации, заверительных элементов. Здесь прежде всего необходимо ориентироваться на требования конкретного архива, так как стандарты разных учреждений могут содержать один или все из вышеперечисленных вопросов.

В законе об архивном деле и делопроизводстве перечислены основные термины и их определения в этой области. Ниже рассмотрим некоторые из них.

Как оборудуется архивохранилище

Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение.

Во время его оснащения учитываются следующие правила:

• помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
• не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
• не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
• комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
• обязательно оборудуется вентиляционная система;
• в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.

Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.

Учитывается при этом санитарное состояние комнаты, ее оснащенность разным оборудованием и соответствие требованиям пожарной безопасности. На основании этой проверки составляется акт.

Распределение

Процедура заключается в тематическом распределении документации. Для этого работником архива проверяются все бумаги, после чего все элементы, относящиеся к какому-либо событию, комплектуются совместно.

Как составить правильно производственную характеристику? Читайте тут.

Такая обработка позволяет в будущем находить все документы, относящиеся к разным происшествиям и событиям, что значительно упрощает процедуру поиска.

Организация

Работа архива основывается на положении, изданном руководителем компании. С помощью этого нормативного акта назначается работник, который становится архивариусом. Именно он ответствен за то, чтобы все документы оставались в сохранности.

Архив в каждой организации формируется как специализированный отдел, но если хранится слишком мало документов, то процедура обработки и хранения может выполняться административным персоналом фирмы.  

Основной целью такой службы выступает создание, учет и хранение данных компании. Архивариус должен систематически разрабатывать номенклатуру дел, принимать документацию, систематизировать бумаги и выдавать их по запросам.

Он участвует при уничтожении бумаг, потерявших юридическую значимость.

Нюансы контроля

Работа данного подразделения основывается на внутренних нормативных актах и законах.

Как правильно подшить папку для архива? Ответ в видео:

Контролируется правильность хранения документации на основании ФЗ №125 государственными органами власти. Обычно процедура осуществляется налоговой инспекцией и ПФ.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Приказ от 12.01.2015 №1	1
Приказ от 13.01.2015 №2	2
Приказ от 13.01.2015 №3	3
Приказ от 16.01.2015 №4	4
Приказ от 19.01.2015 №5	5
…

По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Проект «Астра»	1-10
Проект «Василек»	11-20
Проект «Гладиолус»	21-30
Проект «Колокольчик	31-40
Проект «Мимоза»	41-50

Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Лист­разделитель	1
Исх. № 53 от 14.01.2015	2–4
Вх. № 243 от 16.01.2015	5–9
Исх. № 105 от 23.01.2015	10
Вх. № 341 от 28.01.2015	11
Переписка с ООО «Василек»
Лист­разделитель	12
Вх. № 14 от 12.01.2015	13–14
Исх. № 18 от 13.01.2015	15
Вх. № 201 от 15.01.2015	16
…

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

Как передать дела

Последующая сдача документов в архив организации на постоянное хранение производится так:

1. Выбираем архивную организацию — государственную, ведомственную, частную или внутренний отдел компании. Если компания ликвидируется, документацию передают в госархив или правопреемнику.
2. Подаем в архивную организацию описи. Для госархива потребуется предисловие к описям и историческая справка.
3. Согласовываем опись на экспертной комиссии государственной архивной организации. После этого на ней ставится отметка о согласовании. При подаче дел представитель госархива проверяет правильность составления и обработки папок.

Коммерческие организации занимаются обработкой дел самостоятельно (за фиксированную плату), привлекая профессиональных архивистов.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

• объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
• организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
• документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст

13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Итоги

1. Архивирование документов в организации могут проводить специалисты ее архива. Если организация небольшая, архивированием занимаются секретарь и представители подразделений фирмы.
2. При передаче дел в сторонний архив, большом объеме архивируемых документов целесообразно воспользоваться услугами специальной фирмы.
3. За неисполнение норм федерального архивного законодательства КоАП предусматривает штрафы до 300 тыс. руб. на организацию.

Доступ к документам и сроки их предоставления

Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций.

Обратиться в архив за получением определенной документации может любой сотрудник организации, а также стороннее предприятие. Для этого необходимо оформить заявку, а факт передачи документов во временное пользование отразить в специальном журнале. По внешнему запросу дела выдаются на срок не более 3 месяцев, при этом оформляется акт в двух экземплярах.

Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями, но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.

Основания для уничтожения документов

Обычно архив при передаче дел руководствуется следующими правилами.

• Документы должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче дел в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.
• Также архив при передаче дел может устанавливать и дополнительные правила установленные согласно внутренним инструкция по приёму-передаче документов в архив.
• С момента заведения и до передачи дел архив они хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Результатом правильного ведения архива становится уменьшение затрат, вызываемых необходимостью систематизации, хранения или уничтожения документов.

3.1. Формирование дел

Формированием дел называется группировка  исполненных документов в дела.

Документы по личному составу формируются в дела по видам документов.

Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально  не связано  с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.

Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов после окончания  учебного заведения, аспирантуры;  судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного,  пенсионных дел –  после прекращения выплаты пенсии.

Личные дела уволенных работников и лиц, окончивших учебное заведение, при подготовке к архивному хранению  целесообразнее объединять в наряды личных дел, не превышающих  250 листов.  Возможно индивидуальное личное дело  формировать в обособленную единицу хранения, как правило,  это личные дела постоянного срока хранения.  

При формировании личных дел необходимо учитывать различные сроки  их хранения. Дела постоянного  и долговременного сроков хранения формируются раздельно, включаются в разные описи

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.

Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления. Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек.  При систематизации дел по буквам  алфавита необходимо проводить уточнение до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.

Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

Основными функциями ЭК являются:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
• методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации. Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации. В состав ЭК включают 3­5 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив. 

Председателем ЭК является один из заместителей руководителей организации.

Каждый год при проведении ЭЦД в структурных подразделениях проводится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.

Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации.

При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Такие дела необходимо просматривать полистно

Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел.

По результатам проведения ЭЦД в организации составляются:

• описи дел постоянного хранения;
• описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• описи дел по личному составу;
• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно, утверждаются руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения (при необходимости). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2015 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г. «1С:Документооборот» позволяет заполнять акт автоматически из дел, срок хранения которых истек. При этом в акт нельзя внести незаконченные дела и дела, срок хранения которых еще не истек (рис. 1).

Рис. 1

Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях. При этом проводится физическое уничтожение носителей, на которых они записаны, или уничтожение программно-техническими средствами.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов, выполняемая при передаче документов архива, имеет важное практическое значение: ведь большая часть бумаг организации имеет всего лишь разовое значение, то есть на практике теряет актуальность после единовременного использования. В архив передаются только те документы, которые представляют ценность для будущего использования

экспертиза ценности при передаче документов архива проводится в соответствии с требованиями Госстандарта.

Систематическая экспертиза 

В специализированных отделах хранения дел организации экспертиза проводится не только при передаче документов архива, но и систематически, для сортировки поступающих документов. Кроме непосредственно экспертизы ценности документов, проводится также их физическая проверка и инвентаризация: в частности, просматриваются дела на наличие в них тех или иных важных документов, устанавливается правильность порядка и режима хранения, а также проверяются меры защиты документации.

Какие дела передаются в архив

В архив компании передаются дела, делопроизводство которых закончено в соответствующих подразделениях год назад. В случае, если тот или иной документ фонда требует текущей работы, архивный отдел оформляет его во временное пользование, а после завершения процесса вновь принимает на хранение.

Подготовка дел к передаче в архив

Дела, передаваемые в архив, требуют определённой подготовки, в частности, соблюдения нормативов Госархива.

После инвентаризации дел по количеству от каждого из структурных подразделений, проводится экспертиза практической ценности документа. Именно на основании данной экспертизы и осуществляется передача документов архива. Затем дела оформляются, на них составляются описи и они разделяются на две обширные категории — дела временного и постоянного хранения. 

Все работы при передаче документов архива должны проводится профессиональными архивистами при участии сотрудников организации. 

Опись при передаче дел архив

Передача дел в архив производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии в конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.

Cдача документов в архив

Cдача документов в архив является завершающим этапом процесса делопроизводства. Дела хранятся в правильно обработанном виде. Вместе их формирование до сдачи их в архив.

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

• документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
• если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
• структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
• если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

• индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
• заголовок;
• число единиц хранения;
• срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
• примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.