Договор с архивом
Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.
Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:
- как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
- кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
- кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
- каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
- в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.
Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.
Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».
Учет затрат на хранение
Существует два вида учета затрат, это бухгалтерский и налоговый. С каждым из них в отдельности нужно знакомиться и понимать сущность ( см. таблицу 2).
Наименование учета |
Описание |
Бухгалтерский |
Ввиду того, что передача документов на хранение – это обязанность организации, а не право, затраты на архивирование вносятся в ежегодный бухгалтерский баланс как расходы по обычным видам деятельности. Необходимо рассчитать стоимость работы архивариуса по приемке и хранению определенного объема сведений, о чем постоянно указывать отдельной строкой расходов в балансе. Это обязательное условие, регламентированное соглашениями и нормативными актами Минфина в приказе № 94н. |
Налоговый |
Несмотря на то, что в гл. 25 НК РФ не предусматривается такая статья обязательных расходов, как архивирование, необходимо понимать, что это расходы, связанные с производством и реализацией. Таким образом, с указанной статьи расходов взимается налог на прибыль организации по общим правилам, предусмотренным Налоговым Кодексом РФ. |
Это важные статьи расходов, которые руководители или учредители организаций часто игнорируют, в результате чего копятся большие задолженности. Они, равно как и другие, могут взыскиваться в судебном порядке.
Видео о том, как хранятся отчеты:
Архив компании и сторонний архив
Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:
- письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
- описи в 3 экземплярах;
- историческая справка компании (только при первом обращении);
- справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.
Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.
Хранение бухгалтерских документов
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Вся документация, которая поступает или создается при осуществлении деятельности организации или предприятия, нуждается в правильной обработке и упорядочении. Чтобы получить возможность ее дальнейшего использования и изучения, следует обеспечить условия оперативного доступа к ней. Комплекс направленных на решение данной задачи мер называется оперативным хранением документов.
Обычно они совпадают с крайними датами документов дела. Например, датами дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.), считают дату (число, месяц, год регистрации или составления) самого раннего документа и дату самого позднего из документов, включенных в дело.
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.
Вы сможете в любое время получить доступ к тем или иным бумагам, ранее переданным на хранение в Архивный лоукостер “Сфера” и никакого длительного поиска. Передадим документы быстро и в первоначальном виде по обращению руководителя подразделения. Предоставленные нам на оперативное хранение секретные документы будут находиться в специальных отдельных помещениях, оснащенных системами безопасности.
Формирование дел — группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел и систематизация документов внутри дела.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том.
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236
Таким образом любая компания или предприятие могут обеспечить полную секретность данных, которые временно не используются или по истечению надобности должны отправиться на склад.
Судебная практика
3.3. Оформление дел
Оформление дел, подлежащих постоянному и долговременному хранению, заключается в переплете дел, вынесении на обложку дел его информационных характеристик, нумерацию листов в деле, составление листа- заверителя дела и, в случае необходимости, внутренней описи документов дела.
В делах по личному составу, основой систематизации которых является алфавитный порядок, составление внутренней описи документов рекомендуется, но в случае нарушения алфавитного порядка систематизации документов составление внутренней описи обязательно.
Пример оформления обложки дела, листа-заверителя и форма внутренней описи дела приведены в приложениях №№ 2, 3, 4.
Основания для уничтожения документов
ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ
Комплектование архива документами является процессом, при правильном выполнении которого обеспечивается учет и хранение документов в архиве организации.
Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.
Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.
Письма Минтруда России о направлении в Правительство Российской Федерации документов других организаций (заключений, отзывов и др.) остаются в составе фонда, если там излагается содержательная позиция Министерства; письма, которые носят только сопроводительный характер (например, «направляем заключение Минэкономразвития России…»), к постоянному хранению не относятся.
Чтобы переплести дело, в помещенных в него документах нужно сделать четыре прокола. Отверстия прокалывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.
Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела. Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел организации (п. 4.10. Правил) и при подготовке дел к передаче в архив организации.
Наличие такой внутренней описи не только закрепляет состав документов дела, но и существенно облегчает при проведении экспертизы ценности выявление дублетных документов.
3.1. Формирование дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.
Документы по личному составу формируются в дела по видам документов.
Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально не связано с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.
Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов после окончания учебного заведения, аспирантуры; судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного, пенсионных дел – после прекращения выплаты пенсии.
Личные дела уволенных работников и лиц, окончивших учебное заведение, при подготовке к архивному хранению целесообразнее объединять в наряды личных дел, не превышающих 250 листов. Возможно индивидуальное личное дело формировать в обособленную единицу хранения, как правило, это личные дела постоянного срока хранения.
При формировании личных дел необходимо учитывать различные сроки их хранения. Дела постоянного и долговременного сроков хранения формируются раздельно, включаются в разные описи
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.
Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления. Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек. При систематизации дел по буквам алфавита необходимо проводить уточнение до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело.
Место хранения
Достаточно актуальный вопрос, когда речь идет о первом этапе хранения, где это делать и куда складывать документы, чтобы не было нарушений? Как правило, для этого используются стеллажи, полки, на которые не попадают грязь, солнечные лучи и иные внешние источники опасности для бумаги.
В некоторых случаях допускается хранение дел в рабочем столе того сотрудника, который ими занимается, то есть исполнителя. Он будет нести ту же ответственность, что и руководитель подразделения за сохранность
Когда речь идет о документах повышенной важности, нужно устанавливать сейф или металлический шкаф, не допускающий проникновение третьих лиц
Законом предусмотрены требования к обустройству архивов, должны быть не только стеллажи, но и несгораемые шкафы, защищающие бумагу от горения и воздействия высоких температур.
Порядок формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.
Подготовка к хранению документов
Вся процедура хранения состоит из двух больших этапов:
- Нахождение непосредственно в организации – кабинете бухгалтера, делопроизводителя.
- Перевод сведений в архив.
Касательно первого этапа, никаких определенных и четких требований закон не устанавливает. На уровне предприятия могут выдвигаться отдельные условия. Вместе с этим, при подготовке к передаче дела в архив следует поработать. Весь объем разрозненных бумаг нужно привести в порядок и структурировать по хронологии. При этом необходимо совершить следующие действия:
Собрать документы и объединить их в папку. Примечательно, что одна сшивка не может содержать более 250 страниц, если это так – следует делать несколько томов.
Собранные бумаги необходимо сшить или переплести. Это делается как вручную, так и на специализированных машинах типографии, кому как удобно
При передаче дела в архив, оно не должно распасться, что важно, поэтому происходит сшивка.
Пронумеровать страницы. Не имеет значения место нумерации, чаще всего это нижний правый угол иногда числа ставят в верхней стороне.
Сформировать опись – это таблица, где указывается порядковый номер документа, название и количество страниц, которое он занимает.
Подготовить лист-заверитель, в нем фиксируется количество страниц дела, указывается соответствие нумерации и ставится подпись.
Сделать обложку, чаще всего она формируется из картона
На ней указываются реквизиты дела и сроки хранения. Как правило, обложки приобретаются в магазине канцелярии.
Постоянный период
В данную группу входят наиболее важные сведения организации, они находятся в архиве ровно столько же, сколько существует само предприятие. Конечно, каждый учредитель формирует свой пакет документов, передающихся на постоянное хранение, однако если обобщить практику, можно выделить следующие виды бумаг:
- Учредительные/регистрационные бумаги
- Протоколы совещаний генерального директора
- Положение или Устав предприятия
- Реестр акционеров
- Штатное расписание
- Годовые отчеты или планы
- Балансы и сведения бухгалтерского учета
- Положения структурных подразделений
- Отчеты по выплате налогов
При ликвидации фирмы собирается особая комиссия, в ее состав входят эксперты и специалисты. Они анализируют и оценивают каждый документ в отдельности, после чего выносят решение: передавать его на государственное хранение или уничтожать. Если документов, комплектующих государственный архив нет, организация своими силами может все оценить, передать на хранение только дела сотрудников, остальное утилизировать.
ТЕМА 10. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены.
Комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор.
Термины и определения, используемые в Методических рекомендациях, соответствуют ГОСТ Р 7.0.8 -2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.
Номенклатура дел (далее НД) представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
В конце каждого дела на отдельном листе (лист – заверитель дела) составляют заверительную надпись. В ней учитывают количество листов дела и фиксируют сведения о всех изменениях в составе и состоянии дела (например, о присоединении новых документов).
Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».
Сведения о всех изменениях в нумерации заносят в лист – заверитель дела. Общее количество листов в деле указывают на обложке.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.
В НД рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).
Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Что означает формулировка «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться предписанный документу срок хранения.
Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
НД организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел или видов документов структурных подразделений.
Правила и сроки хранения документов
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, так как служат документальным подтверждением трудового стажа работника, а также прав работника на социальное обеспечение, например по старости и инвалидности. В связи с этим большинство кадровых документов имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело.
В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Дела должны храниться в рабочих кабинетах или отдельных помещениях в специальных запираемых шкафах. Располагаются они в соответствии с типовой номенклатурой корешками наружу.
Длительное хранение
По-другому называется долговременное хранение, когда речь идет о передаче в архив на 10 и более лет. Конкретная продолжительность существования сведений регламентируется законом, локальными актами или решением руководства. На практике к числу таковых относятся следующие:
- Распорядительные документы
- Акты с описанием несчастных случаев, происшедших с сотрудниками на производстве
- Личные дела работников
- Протоколы заседаний
- Ведомости, акты с тарификацией
- Списки действующих работников, а также ушедших на пенсию. Отдельно формируется группа ушедших по старости, отдельно на льготные пенсии
- Договоры и контракты
- Табели сотрудников, работающих на опасных и вредных предприятиях
- Штатные расписания и иные сведения
- Личные дела граждан, в которых содержится информация об увольнении или переводе человека
В чем хранить
Для хранения документов используются специальные лотки, в которых по хронологическому порядку размещается вся совокупность бумаг. Кроме того, весь объем документации условно делится на группы.
Например, счета-фактуры в одном лотке, трудовые договора в другом и так далее.
Все чаще работодатели переводят бумаги в цифровые носители, особенно актуально это для банков и иных кредитных организаций. Они хранят сведения на CD-дисках, что заметно экономит время и место.
Когда речь идет о самостоятельных делах, например, у юристов есть клиенты, которых они ведут и по ним формируют отдельные папки-сшивки. Там располагаются бумаги об одном человеке и его деле, но по сущности своей они могут быть совершенно разными.
Порядок формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.