Обмен в 1с с единой информационной системой в сфере закупок

Как интегрировать в учет данные из ЕИС

Включить и настроить обмен с личным кабинетом заказчика в ЕИС можно уже с релиза 2.0.83 в редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Бухгалтерии нужна настройка «Текущие дела ЭДО», чтобы загружать и обновлять данные по контрактам из ЕИС для учета и отслеживать статусы документов.Для обмена данными из ЕИС в учет сотрудников из контрактной службы надо подключить к работе в программе 1С. В программе они смогут подписывать документы, проводить приемку и взаимодействовать с поставщиками через личный кабинет в ЕИС.Эксперты подготовили две пошаговые инструкции, как работать в 1С для обмена данных из ЕИС и интегрировать их в учет. В каждом шаге показали на картинках, какие параметры нужны для автоматизации процесса и как работать в нем бухгалтерии и закупщикам.

Кто и каким образом осуществляет приемку у заказчика

Сфера применения электронной приёмки

С 2022 года все участники, заключившие контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых, обязаны применять ЭА.

Исключение:

закрытые закупки силовых структур, перечень которых устанавливается Правительством РФ (п. 5 ч. 11 ст. 24 ФЗ от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – «Закон № 44-ФЗ»)
закупки малого объёма — подробнее об этом можно посмотреть в статье «Как работать на портале ЕАИСТ 2.0»

Согласно п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ, заказчик обязан указать в проекте контракта, что применяется электронный порядок приёмки. Поставщик при этом не может отказаться от данного способа обмена документами.

Заказчики вправе применять ЭА в закупках, которые были опубликованы в ЕИС до 1 января 2022 года. Данное право распространяется и на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых включаются в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере гособороны по п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ (распоряжение Правительства РФ от 30 октября 2021 г. № 3095).

Обязательное применение с января 2022 года	Право на применение	Не применяется
Во всех электронных закупках, за исключением контрактов, заключенных по п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ	в контрактах, которые заключены по извещениям до 1 января 2022 года в закрытых электронных закупках по п. 5 ч.11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ в контрактах с единственным поставщиком, сведения о которых заносятся в реестр контрактов	В закупках малого объёма

Реализация электронного актирования в программных решениях от 1С

Конфигурации 1С предоставляют возможность проведения электронного актирования по части приема и передачи данных, включая документы о приемке товаров, услуг или работ.

Со стороны поставщика это могут быть:

акт об оказании услуг;
накладная на реализацию продукции и товаров;
передача объектов ОС, НПА, НМА.

Чтобы сформировать электронный УПД необходимо создать:

акт об оказании услуг – Счет-фактура выданный (для работ и услуг);
накладная на реализацию продукции и товаров – Счет-фактура выданный (для товаров);
передача объектов НПА, ОС, НМА – Счет-фактура выданный (для основных средств).

Чтобы передать перечисленную документацию в ЕИС в ней обязательно заполняются дополнительные реквизиты, определяющиеся форматами интеграции с ЕИС.

В ЕИС отгрузочный документ, со стороны поставщика передаваемый в ЕИС именуется как проект документа о приемке.

Дополнительно доступна передача сведений по прослеживаемости и маркировке товара.

Отдельные операции электронного актирования можно реализовать при помощи интеграционных сервисов с личным кабинетом в ЕИС.

Если заказчик отказывается принимать товар

При отказе госучреждения в приемке товара у поставщика есть два пути решения вопроса:

Исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС.
Обжаловать действия госкомпании.

В случае, когда товары приняты частично:

Шаг 1. Откройте документ, который поступил от заказчика. В нем указана информация о причинах отказа.

Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика. А если не согласны, сформируйте уведомление о намерении обжаловать мотивированный отказ.

Шаг 3. Направьте корректировку или уведомление об обжаловании заказчику на утверждение. Согласуйте все исправления, подпишите окончательный акт. Реализуйте поставку.

Обмен 1С: Бухгалтерия государственного учреждения и ЕИС

1С: Бухгалтерия государственного учреждения (БГУ) с момента выхода релиза 2.0.81 предоставляет пользователям возможность включения и настройки обмена данным с личным кабинетом поставщика, зарегистрированного в ЕИС. За счет этого компании имеют возможность быстрого и своевременного получения информации обо всех государственных договорах и их подписантах, а также могут выполнять заполнение проектов отгрузочных электронных документов поставщика, с применением информации из ЕИС о контрактах, с последующей их отправкой в ЕИС. Чтобы это реализовать на практике, необходимо выполнить ряд настроек.

Аналогичная ситуация касается и заказчиков. Они могут настроить интеграцию с ЕИС при работе в 1С: БГУ, получать электронные документы для заполнения, внесения своих данных, последующей отправки в ЕИС и отражения в своем внутреннем учете.

Документ, загружаемый в Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС), именуется проектом документа о приемке. В 1С: БГУ доступно включение и интеграция с личным кабинетом поставщика, зарегистрированным в ЕИС. Благодаря данной опции, сведения о заключенных государственных контрактах и их участниках заполняются автоматически с использованием сведений из ЕИС, также проходит и заполнение отгрузочных электронных документов поставщика, которые затем отправляются в ЕИС.

Как привязать договор из программы к контракту из ЕИС?

Чтобы это реализовать от пользователя требуется провести сопоставление загруженной информации из контракта с элементами, находящимися в справочнике «Договоры и иные основания возникновения обязательств» (он связан с заключенным гос. контрактом).

Для этого открывается форма созданного элемента в справочнике «Государственные контракты из ЕИС в сфере закупок» (двойной щелчок ЛКМ по записи из формы «Подбор документов учета»). В форме для элемента справочника заполняется «Договор контракта» и нажимается кнопка «Записать и закрыть».

Вся процедура приведет к тому, что элемент справочника «Договоры» и иные основания возникновения обязательств, сопряженного с государственным контрактом ЕИС станет доступным в закладке «Расчеты».

Электронное актирование: пошаговая инструкция

Как же образом осуществляется электронное актирование? Инструкция включает в себя следующие шаги:

Зарегистрируйтесь на ЕИС и получите электронную подпись (ЭП).
Подготовьте акт выполненных работ или оказанных услуг в соответствии с договором.
Подпишите акт ЭП и отправьте его в ЕИС на проверку и регистрацию.
Ожидайте подтверждения от заказчика. Если акт отклонён, внесите необходимые изменения и отправьте его снова на проверку.
Если акт подтверждён, сохраните его копию в вашем личном кабинете на ЕИС.

Это базовая инструкция, и процедура может отличаться в зависимости от конкретных условий вашей сделки и требований заказчика.

Подписание электронного акта о приёмке товаров, работ, услуг происходит в несколько этапов.

Подготовка к приёмке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. Затем поставщик может формировать документы о приёмке. У поставщика должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приёмке. Если документ заполняет и подписывает не ИП или руководитель организации, а уполномоченный сотрудник, ему нужна доверенность на подписание актов.

Заполнение документа о приёмке

Для того чтобы заполнить электронный документ о приёмке, нужно зайти в личный кабинет ЕИС и перейти в раздел «Исполнение контрактов». Затем в карточке контракта выбрать документ о приёмке (электронный акт) или загрузить его из внешних систем — файл должен быть в формате xml.

Частично документ будет уже заполнен. В него следует добавить недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.

В документе о приёмке должны быть указаны:

идентификационный код закупки (ИКЗ);
название и местонахождение заказчика;
наименование объекта закупки;
реквизиты поставщика;
наименование ТРУ и место их поставки;
страна происхождения товара;
количество поставленного товара, объём выполненных работ и оказанных услуг;
стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара.

При электронном актировании акт подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа ЕИС передаст документ заказчику. Временем получения будет дата его размещения в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.

«Калуга Астрал» предлагает два вида электронных подписей для физических лиц — Астрал-ЭТ и 1С-ЭТП. Они подходят для торгов, внутреннего и внешнего ЭДО и для работы на федеральных порталах. Мы обеспечиваем оперативный выпуск и безбумажное продление сертификата, чтобы ваши электронные документы сохраняли свою юридическую силу. Также наши специалисты помогут руководителям организаций и ИП получить электронную подпись в УЦ ФНС «под ключ».

Настройка подключения к ЕИС 1С

Для успешного обмена данными между 1С и Единой информационной системой (ЕИС) необходимо правильно настроить подключение к данным системам. В данной части руководства мы рассмотрим, как настроить подключение к ЕИС 1С.

Шаги по настройке подключения к ЕИС 1С:

Шаг	Описание
1	Откройте программу 1С и перейдите в режим настройки обмена данными.
2	Выберите раздел «Подключение к ЕИС 1С» в меню настроек обмена данными.
3	Укажите адрес сервера ЕИС 1С и порт подключения.
4	Внесите данные учетной записи для авторизации в ЕИС 1С.
5	Проверьте соединение с сервером ЕИС 1С.
6	Сохраните настройки подключения к ЕИС 1С.

После завершения этих шагов подключение к ЕИС 1С будет успешно настроено и готово к использованию для обмена данными. Убедитесь, что введенные данные соответствуют требованиям системы и что соединение с сервером ЕИС 1С работает стабильно.

Инструкция для поставщика

Актуальная пошаговая инструкция по электронному актированию в ЕИС для поставщика по 44-ФЗ:

Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.

Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор. При необходимости выбрать этап госконтракта. Нажать на кнопку «Создать документ о приемке». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Еще один способ, как поставщику заполнить электронный документ о приемке в ЕИС, — загрузить из файла актовый документ, корректировочный документ или их исправления.

Шаг 4. Подписать счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, товарную накладную, акт или другой электродокумент с помощью цифровой подписи. Для этого надо перейти в раздел «Исполнение контрактов» и выбрать пункт «Подписание документов» или подписать сформированный электродокумент напрямую. Направить подписанный файл в госучреждение.

44-ФЗ разъясняет, когда обязательная электронная приемка товара в ЕИС применяется участниками торгов, — с 01.01.2022 электроактирование стало обязательным для всех. С этого момента подписанный электродокумент юридически приравнивается к бумажному акту, заверенному собственноручно.

Шаг 5. Реализовать поставку.

Когда применяется электронное актирование?

Стоит отметить, что обмен документами по электронному актированию применяется выборочно. Для кого-то эта процедура необязательна, кто-то может подключиться к ней по желанию, а кто-то обязан неукоснительно её соблюдать.

Кто может не подключаться к ЕИС?

Процедура необязательна для тех, кто участвует в закупках малого объёма. По п. 4 ч. 1 ст. 93 закона 44-ФЗ к ним относятся контракты при закупках у единственного поставщика на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. По п. 1 ч. 15 ст. 4 закона 223-ФЗ закупками малого объёма считаются контракты на сумму до 100 тыс. руб. Однако в случае, если выручка заказчика составляет 5 млрд руб. в год или более, для него закупками малого объёма будут считаться контракты до 500 тыс. руб.

Кто может подключиться к ЕИС ЭА ЭДО по желанию?

Электронное актирование для поставщиков и заказчиков возможно по желанию в случаях, если сделка была заключена по срокам до 1 января 2022 года.

Для кого электронное актирование будет обязательным?

В обязательном порядке применение ЭДО в закупках необходимо, если контракт заключается на электронной площадке, а также, если это оборонный заказ, либо заказчик попал под санкции иностранных государств (ч. 13 ст. 94 закона 44-ФЗ).

Электронное актирование

Федеральный закон от 02.07.2021 № 360-ФЗ дополнил законодательство о контрактной системе в сфере государственных и муниципальных закупок положениями об обязательном электронном актировании для всех без исключения заказчиков. Электронное актирование представляет собой процесс электронной приемки товаров, работ и услуг, в ходе которой осуществляется создание, оформление и обмен электронной документацией между заказчиками и поставщиками (исполнителями).

Создание и обмен электронными документами о приемке товаров, работ и услуг для государственных/муниципальных нужд осуществляются с использованием Единой информационной системы в сфере госзакупок (ЕИС). ЕИС – это большая база данных, которая включает в себя (ст. 4 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»):

планы-графики и информацию об их реализации;
реестр контрактов, заключенных заказчиками;
единый реестр участников закупок;
реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
библиотеку типовых контрактов;
реестр банковских гарантий;
реестр жалоб, плановых и внеплановых проверок, их результатов и выданных предписаний и т.д.

В ЕИС представлены личные кабинеты как заказчиков, так и исполнителей по госконтрактам. Выполнив условия контракта, исполнитель обязан проинформировать об этом заказчика, направив ему через ЕИС подписанный электронной подписью документ о приемке товара, работы или услуги.

Получив данный документ, заказчик производит его проверку и в случае отсутствия разногласий ставит в документе свою подпись и отправляет документ исполнителю. Эта процедура и называется электронным актированием, которое станет общеобязательным в сфере госзакупок начиная с 01.01.2022 года.

Возможные проблемы актирования

Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:

не отображаются всплывающие окна;
личный кабинет не загружается;
отсутствует функция формирования документов в цифровой форме;
система не дает заказчику подписать акт;
некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку;
контроль выдает ошибку там, где ее нет;
документы, которые заказчик добавляет к основному, препятствуют прохождению контроля;
уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.

В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:

грамотно и своевременно решить вопрос;
собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.

Учитывайте, что проблемы в случае заполнения документов онлайн возникают и при:

некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки;
отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке;
отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.

Чтобы избежать трудностей, используйте в работе методические материалы, пользовательские руководства, видеоролики и записи вебинаров, которые доступны для ознакомления.

Электронное актирование в ЕИС с 1 января 2024 года — БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

планы-графики и информацию об их реализации;
реестр контрактов, заключенных заказчиками;
единый реестр участников закупок;
реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
библиотеку типовых контрактов;
реестр банковских гарантий;
реестр жалоб, плановых и внеплановых проверок, их результатов и выданных предписаний и т.д.

Далее при появлении следующего экрана «Добавление организации» пользователь для продолжения работы подключает электронную подпись к компьютеру или ноутбуку и не отключает ее до окончания процесса регистрации в ЕИС. В разделе «Информация о руководителе» также автоматически подгружаются данные в полях «Фамилия, Имя, Отчество» и «ИНН Физического лица»,

Дополнительные данные → Похожие темы → Все про Exel → Как вставить значения → Как объединить ячейки → Как вставить форматы → Дополнительные данные → Вставить формулы→ Аргументы функции

Импорт и экспорт данных между ЕИС и 1С

Для эффективной работы бизнеса важно обеспечить синхронизацию данных между Единой Информационной Системой (ЕИС) и программным комплексом 1С. Такая синхронизация позволяет избежать дублирования информации, ошибок в данных и упрощает управление бизнес-процессами

Один из способов синхронизации данных между ЕИС и 1С — это импорт и экспорт данных. Импорт данных предполагает получение данных из одной системы и загрузку их в другую, а экспорт — наоборот, передачу данных из одной системы в другую. Процесс импорта и экспорта может быть автоматизирован и настроен для регулярного выполнения, что позволяет поддерживать актуальность данных в обеих системах.

Для реализации импорта и экспорта данных между ЕИС и 1С могут использоваться различные подходы и инструменты. Одним из основных инструментов является работа с файлами данных, таких как CSV, XML или JSON. Эти форматы обеспечивают удобную и понятную структуру данных, легко читаемую и обрабатываемую как ЕИС, так и 1С.

Для импорта и экспорта данных между ЕИС и 1С можно использовать стандартные функциональные возможности обоих систем. В 1С существуют специальные подсистемы (обмен данными) и методы для обмена информацией с внешними системами, в том числе с ЕИС. ЕИС, в свою очередь, может предоставлять API и инструменты для обмена данными с другими системами, включая 1С. Часто такие методы предоставляются в виде веб-сервисов, поэтому для обмена данными необходимо настроить соединение с веб-сервисом ЕИС и передавать данные через соответствующие методы.

Для более удобной и гибкой настройки процесса импорта и экспорта данных между ЕИС и 1С можно использовать специализированные программные решения или разработать собственное решение. Такие решения могут предоставлять дополнительные возможности, такие как автоматическая обработка данных, проверка на соответствие формату, учет специфики бизнес-процессов и т.д.

Преимущества импорта и экспорта данных между ЕИС и 1С:
1. Уменьшение времени и ресурсов, затрачиваемых на ручной ввод данных в обе системы.
2. Повышение точности и достоверности данных благодаря автоматической обработке и проверке.
3. Упрощение управления бизнес-процессами за счет своевременного обновления данных.
4. Увеличение эффективности работы бизнеса благодаря актуальной и согласованной информации.

Импорт и экспорт данных между ЕИС и 1С является важным компонентом успешного ведения бизнеса. Правильная настройка и использование данного процесса позволяет сократить время и ресурсы на обработку данных, уменьшить ошибки и повысить эффективность работы всего предприятия.

Обмен 1С:Бухгалтерии 8 с ЕИС

В 1С:Бухгалтерии 8 начиная с версии 3.0.105.31 добавили возможность обмениваться документами с заказчиками госконтрактов через личный кабинет ЕИС в области госзакупок.

Теперь компания, которая является поставщиком по госконтракту, может подготовить сведения для электронного актирования поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг (Закон от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ в редакции от 02.07.2021 г.). Такая функциональная возможность имеется лишь в версии КОРП.

Чтобы использовать полный интерфейс, пользователь заходит в раздел «Администрирование», выбирает «Обмен электронными документами», проходит в «Обмен с Единой информационной системой в сфере госзакупок».

Получение документов из личного кабинета ЕИС

Из личного кабинета ЕИС документация поступает во входящие документы ЭДО.

Когда один и тот же товар соответствует нескольким объектам закупки, нужно использовать разные элементы справочника «Номенклатура».

Для объектов закупки с типом «Работа» или «Услуга» можно указать одинаковые элементы справочника «Номенклатура».

Для использования полного интерфейса пользователь заходит в раздел «Продажи», выбирает «Сервис» и переходит в «Текущие дела ЭДО».

Также в полном интерфейсе пользователь заходит в раздел «Справочники», выбирает «Покупки и продажи» и переходит в «Договоры».

Отправка в личный кабинет ЕИС данных по поставке товаров, выполнению работ и услуг

Чтобы отправить в личный кабинет ЕИС информацию для электронного актирования по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, нужно зайти в документы «Реализация, Корректировка реализации».

Чтобы подписать электронные документы и выполнить иные криптографические операции, нужно зайти в личный кабинет ЕИС — это ограничение установлено в самой информационной системе.

Для использования полного интерфейса нужно зайти в раздел «Продажи», затем пройти в «Продажи» и перейти в «Реализация (акты, накладные, УПД)».

Затем после отправки требуется обновить состояние ЭДО документа «Реализация», для чего в полном интерфейсе пользователь заходит в раздел «Продажи», выбирает «Сервис», проходит в «Текущие дела ЭДО» и затем «Отправить и получить».

После успешной отправки документов нужно зайти в личный кабинет ЕИС для их подписания и отправки заказчику.

Когда документ не принят в личном кабинете ЕИС, состояние ЭДО документы поменяется и будет иметь значение «Закрыт с ошибкой передачи». Описание ошибки можно просмотреть в электронном документе.

Для этого в полном интерфейсе пользователь заходит в раздел «Продажи», выбирает «Продажи», далее проходит в «Реализация (акты, накладные, УПД)». Затем нужно зайти в «ЭДО» и выбрать «Посмотреть электронный документ».

Отправка в личный кабинет ЕИС данных по этапу исполнения госконтракта

В полном интерфейсе нужно зайти в раздел «Продажи», перейти в «Продажи», зайти в «Реализация (акты, накладные, УПД)».

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!

Автоматическая синхронизация данных

Для автоматической синхронизации данных необходимо настроить специальные механизмы, которые будут периодически обмениваться информацией между ЕИС и 1С. Данная настройка может быть выполнена программистами с учетом потребностей и специфики вашего бизнеса.

В результате автоматической синхронизации данные, внесенные в ЕИС или 1С, будут автоматически обновляться в другой системе. Например, если в 1С был создан новый клиент, его данные будут автоматически переданы в ЕИС и доступны для использования в рамках этой системы. Также, если в ЕИС были изменены данные о заказе, эти изменения также будут автоматически отражены в 1С.

Автоматическая синхронизация данных обеспечивает точность и актуальность информации в обеих системах, ускоряет процессы работы и минимизирует возможность ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Дополнительным преимуществом автоматической синхронизации является возможность установить гибкие правила обмена данными между системами. Можно настроить частоту синхронизации, указать, какие данные конкретно должны обновляться, и определить механизмы обработки ошибок и конфликтов данных.

Таким образом, автоматическая синхронизация данных между ЕИС и 1С – это эффективный инструмент для обеспечения согласованности и актуальности информации в вашем бизнесе.

Когда применять электронное актирование

По 44-ФЗ, электронное актирование — это приемка документов заказа в электронном виде через Единую информационную систему. Заказчики и поставщики пользуются функционалом ЕИС при приемке товара с января 2020 года. Приемочные документы, которые созданы в Единой информационной системе в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном письме Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Для некоторых заказчиков электроприемка обязательна с 2021 года. В Распоряжении Правительства № 1659-р от 18.06.2021 утвердили перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которых, как получателей денег из федбюджета, обязали проводить электроприемку. Обязательное электронное актирование распространили и на подведомственных этим ГРБС получателей бюджетных средств. Таким образом, 39 ведомств и их подведомственные учреждения принимают электродокументы уже с 2021 года.

Подробнее:

кто из заказчиков обязан применять электронное актирование;
где прописывать электронную приемку: разъяснения Минфина.

А в 360-ФЗ от 02.07.2021 указано, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ в 2022 году, — да, с 01.01.2022 электроприемка стала обязательной для всех заказчиков и поставщиков. Но при условии, что торги провели онлайн.