Электронная трудовая книжка: пошаговая инструкция для кадровика

Переход на бумажные трудовые книжки нового образца

Трудовая в бумажном виде, но по новой форме утверждена Минтрудом РФ (приказ 19.05.2021 № 320н). Изменения начали действовать с начала сентября 2021 года.

Одно из главных изменений – увеличение количества разворотов с 10 до 14 в разделе «Сведения о работе», а также уменьшение числа разворотов с 10 до 7 шт. в разделе «Сведения о награждениях». Кроме этого, в 3-й графе, где указываются сведения о приеме на работу, появилась возможность вписывать часть статьи закона, служащего основанием для увольнения.

Каким же образом стать обладателем трудовой книжки нового образца? Это стало возможно с января 2023 года, но только в случае утери и порчи имеющегося документа. Новую книжку обязан выдать работодатель. Если же с вашей трудовой образца 2003 года все в порядке, менять ее нет необходимости, она является действующей. А для кандидатов, которые заключают трудовой договор в 2023 году впервые, в обязанности работодателя входит открытие ЭТК, подробнее об этом далее.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка – это новшество в сфере трудовых отношений России, которое позволяет сократить бумажную работу в отделении пенсионного фонда. Работник теперь может посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель должен вести данные работника только в электронной версии.

Если вы гражданин России, то для получения электронной трудовой книжки нужно обратиться в пенсионный фонд вашего региона. Вы можете сделать это как в личном кабинете на портале Госуслуги, так и в отделении пенсионного фонда. На портале Госуслуги также можно найти информацию об открытии электронной трудовой книжки и материалы к ней.

Чтобы получить данные о своей работе, нужно зайти в свой личный кабинет на портале Госуслуги или обратиться в отделение пенсионного фонда. Возможно, потребуется обратиться в другой пенсионный фонд, если работник переезжал в другой город.

Важно заметить, что электронная трудовая книжка обязана содержать все записи о работе работника с 2015 года. Если у вас была бумажная трудовая книжка, то данные по работам до этого года могут быть получены только с помощью перевода в электронный вид или получения выписки из бумажной книжки

Если у вас есть вопросы по работе с электронной трудовой книжкой, вы можете обратиться в техническую поддержку портала Госуслуги или пенсионного фонда

Также полезно обратить внимание на информацию на сайте пенсионного фонда и инструкции по работе с электронной трудовой книжкой

Сроки заполнения трудовой книжки на Госуслугах

Работник обязан иметь трудовую книжку, в которой записана информация о его трудовой деятельности. Ранее, трудовую книжку вели в бумажной форме. Теперь же существует электронная трудовая книжка, размещенная на портале Госуслуги.

Вам необходимо обратиться в Центр занятости населения для получения первой трудовой книжки, если у вас нет следов трудовой деятельности за последние два года. Если же вы уже работаете, то данные о трудовой деятельности, подтвержденные работодателем, должен внести работник в кабинете на портале Госуслуги.

Сроки заполнения электронной трудовой книжки на Госуслугах не ограничены. Вы можете добавлять новые записи о своей деятельности в любое время. Получить выписку из вашей трудовой книжки, а также ее версию можно через личный кабинет на портале Госуслуги.

Если у вас возникли вопросы, связанные с электронной трудовой книжкой на Госуслугах, вы можете найти материалы на официальном сайте, обратиться по телефону горячей линии или отправить заявление через личный кабинет на портале в разделе «Мои обращения».

Однако, если у вас возник другой вопрос, касающийся пенсионного фонда России или другой информации о гражданине, вам нужно обратиться в соответствующее отделение пенсионного фонда или другое государственное учреждение.

Ошибки при заполнении трудовой книжки

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть фатальными для вашей деятельности как работника. Работодатель обязан заполнять книжку в соответствии со всеми требованиями законодательства России. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, то нужно связаться с работодателем и попросить его исправить запись. Если работодатель не отвечает на ваше обращение, можно написать заявление на исправление в трудовой инспекции.

Если вы хотите получить информацию о своей трудовой деятельности, то на сайте Госуслуги вы можете найти видео-материалы и инструкции по заполнению трудовой книжки. Также можно получить выписки и записи в электронной версии трудовой книжки через портал Госуслуги.

Если вы все еще храните бумажную версию трудовой книжки, то может возникнуть вопрос, где ее взять или как ее перевести в электронный вид. Для этого вы можете обратиться в ваш пенсионный кабинет или в отделение трудовой инспекции. Также на сайте Госуслуги можно найти информацию о получении и переводе бумажной трудовой книжки в электронный вид.

Если вы только начали работу, то первый вопрос, который вам необходимо решить, это получение трудовой книжки с подписью работодателя. Без этого документа вы не можете начать работу.
Если у вас есть личный кабинет на сайте Госуслуги, то вы можете посмотреть все записи в трудовой книжке, а также получить выписку о вашей трудовой деятельности за последние два года.
Если вы потеряли свою трудовую книжку, то вы можете восстановить ее в трудовой инспекции.

Таким образом, на сайте Госуслуги вы можете найти всю необходимую информацию о трудовой книжке, ее получении и заполнении. Если же у вас возникли какие-либо вопросы, то можно обратиться в отделение трудовой инспекции или отправить запрос на почту Госуслуг.

Какая лучше, электронная трудовая книжка или бумажная?

Некоторым людям намного спокойнее физически ощущать в руках свои документы, видеть их и знать, что они в порядке. Не исключение и трудовая книжка. Такое восприятие выработалось годами, а подкрепляется низким доверием к государственным учреждениям и посторонним лицам. Тем более, когда дело касается личных сведений.

Однако, задумаемся на минуту, кто и что теряет с отсутствием бумажного документа? Да, «достать из широких штанин» на новой работе книжку с «красивой» зеленой или серой обложкой в виде «бесценного груза» уже не получится. Но и таскать ее всюду, следить за сохранностью, ждать выдачи при увольнении тоже не придется. Без физического носителя исчезают и все присущие ему недостатки.

Конечно, для уточнения рабочих сведений немного проще пролистать несколько страниц, если бумажная трудовая на руках. Но и запросить выписку о трудовой деятельности из ПФР за нужный период не составит труда. Ее можно взять как самостоятельно, так и через своего работодателя. При этом документ можно получить как в электронном виде, подписанный ЭЦП, так и распечатанный на листке бумаги. Что, в свою очередь, имеет сходство с классической книжкой.

Читайте:

Стоит учитывать и человеческий фактор. Ведь на бумаге допустить ошибку несложно, и гораздо сложнее ее исправить. Ошибки не исключены и в цифровом виде. Однако, они могут быть легко устранены без следов прежних неточностей.

А что насчет работодателей? Ведь, с введением электронных трудовых увеличилась и нагрузка. Добавилась новая отчетность и строгое соблюдение сроков ее сдачи. Что есть, то есть. Тем не менее, при выборе сотрудниками ведение записей по ним и в бумажном виде работы прибавится вдвое. Поскольку, будут одновременно вестись обе книжки.

Существует же риск технических сбоев и потери данных, как это бывает с некоторыми информационными системами. И это верно. Только насколько велика вероятность этого с базой данных государственного уровня, резервированием информации, современным уровнем безопасности и обслуживанием квалифицированными специалистами? Очевидно, что минимальная. Намного ближе к истине порча физического документа домашними питомцами, детьми, чашкой кофе или банальная утеря.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

По сути, это информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, с какой работы уволился, когда и по какой причине. Эти данные заносятся в базы данных Социального фонда (СФР). Вот для чего они нужны:

Правильно посчитать трудовой стаж и назначить гражданину пенсию.
Подтвердить опыт, необходимый для новой работы. Потенциальный работодатель по сведениям из ЭТК может узнать, где работал соискатель, причём трудовую книжку, в отличие от резюме, нельзя подделать.

С 2020 года в России ЭТК заводится для каждого, кто работает по трудовому договору. Отказаться от неё невозможно, но сотрудникам, у которых до начала реформы уже был традиционный документ, можно написать соответствующее заявление и сохранить его. Информация из ЭТК просто дублируется в бумажную — по желанию владельца. Для тех же, кто получил первую официальную работу в 2021 году или позже, трудовые книжки существуют в электронном формате, без исключений.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

титульный лист – ключевые данные о работнике;
сведения о работе – это вся история трудового пути;
сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
дата, в которую была открыта трудовая книжка;
подпись того человека, который заполнял страницу;
печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

Номер записи, согласно порядку нумерации.
Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
заявление от работника;
копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Что это означает для работника?

Работник, который сделает выбор в пользу электронной трудовой книжки, получит бумажную версию на руки, а его работодатель освобождается от ответственности за ее хранение.

Если работнику нужно будет запросить информацию из трудовой книжки, то вместо выписки или копии бумажного документа, выписку можно будет запросить:

у последнего работодателя;
в клиентской службе Пенсионного фонда;
в МФЦ;
на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение;
на сайте Пенсионного фонда.

Документ в виде выписки можно будет сохранить на электронном носителе, распечатать, отправить кому-либо (например, потенциальному работодателю).

В этой выписке будет содержаться вся основная информация о трудовой деятельности человека:

личная информация о работнике;
место работы;
даты приема, увольнения или перевода на другую должность;
осуществленные кадровые мероприятия (например, прием, увольнение, перевод) и их основания, включая дату, номер и вид документа;
должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, где он работал;
вид выполняемой работы;
причины, по которым был прекращен трудовой договор.

Все это будет выдаваться работнику в виде документа по уже утвержденной форме СЗИ-ТД, образец бланка можно скачать здесь.

Получить такую выписку работник сможет по запросу к работодателю в течение 3 дней, а также работодатель будет обязан выдать ее в день увольнения.

Единственное нарекание, которое нашли у нового порядка работы с электронными трудовыми книжками – отсутствие в них данных о награждениях работников. Однако сейчас эта информация практически ни на что не влияет, а подтвердить факт награждения можно и другими документами.

Бумажных трудовых книжек не будет?

С 1 января 2020 года в России начали действовать электронные трудовые книжки. Это должно стать важным этапом перехода к электронному кадровому документообороту. Естественно, что после громких заявлений в СМИ о переходе на новый формат трудовых книжек россияне испугались, что информация об их стаже будет утеряна.

Однако это не так. Перевод кадровых документов в цифровой формат назрел уже давно, и бумажные трудовые книжки оставались архаизмом. Более того, они сохранятся для тех, кто не доверяет электронным документам.

Правила перехода такие:

с 1 января 2020 года началось формирование электронных трудовых книжек. По факту это означает, что работодатели будут подавать особую форму отчетности в Пенсионный фонд, который будет формировать базу данных;
до 31 декабря 2020 года все работники должны определиться: продолжать ли вести для них бумажный вариант трудовой книжки, или оставить только электронный. Если работник не подаст никакого заявления, ему оставляют бумажный вариант;
даже если работник выберет бумажный вариант трудовой книжки, за него все равно будут подавать информацию в электронную базу (но еще и вписывать информацию в бумажный документ);
если работник сделает выбор в пользу бумажной трудовой книжки, а потом сменит место работы – за ним все равно сохраняется бумажная трудовая книжка;
по всем, кто впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года, будут вести только электронные документы.

Тем, кто не сможет подать заявление до конца 2020 года по уважительной причине (и тем, кто на 31 декабря 2020 года не будет иметь работы), разрешат сделать выбор и позже.

Фактически электронная трудовая книжка – это база данных с информацией о периодах работы и некоторыми другими данными по работнику. И значительная часть информации о стаже работников у Пенсионного фонда уже есть, ее работодатели подают ежемесячно в рамках отчетности.

Законы о введении электронных трудовых книжек приняты.

Идея ввести в оборот электронные трудовые книжки витала давно. В журнале «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение» (№ 10, 2019) была размещена статья «С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку», в которой подробно прокомментированы проекты федеральных законов и разъяснения Пенсионного фонда по этому поводу. И вот в декабре 2019 года соответствующие законы об электронных трудовых книжках наконец были приняты. Это:

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ, внесший поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесший в Трудовой кодекс изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

По большей части все положения 439-ФЗ и 436-ФЗ, устанавливающие порядок ведения электронного документооборота, которые планировалось ввести, приняты. Поэтому в рамках данной статьи не будем повторяться, вместо этого приведем:

основные тезисы комментируемых законов об электронных трудовых книжках;
памятку для работодателей, какие шаги они должны предпринять в ближайшее время.

Основные тезисы.

Тезисно перечислим основные нововведения:

с 2020 года сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения работодатели будут передавать в ПФР в электронном виде;
в 2020 году трудовые книжки будут вестись и в электронном (на электронной площадке ПФР), и в бумажном виде;
начиная с 2021 года работник должен выбрать дальнейший способ ведения трудовой книжки (либо только электронно, либо и в электронном, и в бумажном виде);
перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия;
тем, кто впервые устраивается на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

Плюсы и минусы ЭТК

Преимущества

Удобный формат. Получить выписку с трудовыми данными можно всего за пару минут. Не нужно больше обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из книжки.
Данные не потеряются и не пропадут. Ни потоп, ни пожар, ни переезд в другой офис больше не страшны сведениям о трудовой деятельности.
Получать пособия и пенсии стало значительно проще. Теперь все ведомства могут сами уточнить данные о вашем трудоустройстве, а СФР может назначить пенсию без личного присутствия и кучи документов.
Оптимально для удалёнщиков. Тем, кто привык работать удалённо, не нужно при трудоустройстве делать копии трудовой и отправлять их почтой работодателю. Достаточно скачать выписку и переслать её по электронке или в мессенджере.
Меньше ошибок в данных. Форма ЕФС-1 одинакова для всех, поэтому не стоит беспокоиться, что кадровик перепутает или забудет внести нужную информацию в СФР.

Недостатки

Они у нового формата тоже есть. В базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например о том, что человек работал вахтами или участвовал в сезонных работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда. Значит, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).

Какая ответственность (штрафы, санкции) за нарушения по электронным трудовым книжкам?

За нарушения в работе со сведениями о трудовой деятельности работодателя могут привлечь к административной ответственности как за нарушение трудового законодательства.

За первое нарушение работодатель получит предупреждение, за повторное организацию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, предпринимателя – до 5 тысяч.

Соответствующие поправки в КоАП РФ находятся на рассмотрении (законопроект № 748758-7).

Если ошибки или бездействие работодателя станут препятствием для трудоустройства человека, он сможет потребовать возместить неполученный заработок (статья 234 ТК РФ).

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее

Что это значит для работодателя?

Прежде всего, работодатели должны уведомить работников о том, что в законодательстве произошли определенные изменения и те должны выбрать, в каком формате вести их трудовые книжки. Если работник выберет электронный вариант, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку, если бумажный вариант – продолжать вносить в него записи.

Но главное, что будет требоваться от работодателя, это подавать данные в Пенсионный фонд. Делать это нужно будет при осуществлении всех кадровых мероприятий:

прием на работу;
перевод на другую должность;
увольнение с работы.

Подавать данные нужно будет до 15 числа месяца, следующего за отчетным. То есть, если работник был принят на работу 4 февраля, отчитаться перед Пенсионным фондом об этом нужно до 15 марта.

Есть 2 исключения из этого правила: подавать данные будет нужно, если работник напишет заявление о выборе формата трудовой книжки; и один раз до 15 февраля 2021 года – если в 2020 году поводов подавать информацию в ПФ не будет (то есть, никто не будет принят, не уволится и не будет переведен на другую работу).

Еще при подаче информации в первый раз работодатель должен будет дополнить ее данными о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года (то есть, включить туда все связанные с работником действия, которые имели место до введения электронных трудовых книжек).

Информация будет подаваться в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Форма уже была разработана ПФ, но официально пока не принята. Образец можно скачать здесь.

Подавать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд нужно будет в электронной форме с помощью собственных программных средств или через сервис ПФ. Исключение сделали только для работодателей, у которых меньше 25 сотрудников, они смогут подавать данные в бумажном виде.

При приеме на работу работодатели смогут проверять информацию о предыдущей трудовой деятельности работника по выписке. В ней же будет отметка, отказался ли работник от бумажной версии трудовой книжки.

Если не отказался, но и бумажный вариант не предоставляет – придется завести новую бумажную трудовую книжку.

В случае, если работодатель по какой-то причине не передаст информацию о работнике в Пенсионный фонд, его может ждать штраф в размере от 300 до 500 рублей на должностное лицо. А если откажется выдавать информацию работникам по запросу – штраф будет от 1 до 5 тысяч рублей на должностное лицо и от 30 до 50 тысяч рублей на организацию.

К тому же в Госдуме принимается законопроект о введении иной административной ответственности для работодателей, которые дважды в год или чаще нарушают сроки подачи информации в Пенсионный фонд.

***

Таким образом, все эксперты сходятся во мнении о целесообразности отказа от бумажных трудовых книжек и перехода на электронный кадровый документооборот, поскольку это предполагает повышение скорости получения информации и гарантирует сохранность данных, в том числе от неправомерной корректировки. При этом выбранный способ реализации предлагаемых изменений не должен повлечь необоснованных расходов работодателей, поскольку снижение издержек заявляется в качестве одного из преимуществ цифровизации процессов.

Тем не менее есть все основания полагать, что полный отказ от бумажных трудовых, даже в случае введения определенного переходного периода, будет осуществлен раньше, чем переход на электронный кадровый документооборот.

Первоначальная подготовка

Перед тем, как начать оформление электронной трудовой книжки, необходимо выполнить подготовку и предоставить следующую информацию и документы:

Документ/информация	Описание
Паспорт	Сканированные копии страниц с фотографией и регистрацией
ИНН	Индивидуальный номер налогоплательщика
СНИЛС	Страховой номер индивидуального лицевого счета
Образование	Документы, подтверждающие ваше образование
Трудовая книжка	Сканированные копии всех страниц трудовой книжки
Другие документы	Любые другие документы, которые вы хотите добавить в электронную трудовую книжку

Проверьте, что все документы читабельны и имеют правильный формат (например, .jpg или .pdf). Сканируйте документы с высоким разрешением или фотографируйте их. Убедитесь, что размер каждого файла не превышает указанных требований (обычно не более 5 МБ).

Также убедитесь, что у вас есть стабильное интернет-соединение и доступ к компьютеру или мобильному устройству. Некоторые платформы предлагают оформление электронной трудовой книжки через мобильное приложение, поэтому установите соответствующее приложение, если возможно.

После сбора всех необходимых документов и готовности к работе над электронной трудовой книжкой можно приступить к следующим этапам процедуры.

Выбор подходящей платформы

При выборе платформы для электронной трудовой книжки важно учесть несколько факторов:

Функциональность: Проверьте, она ли платформа предлагает все необходимые функции, такие как записи о производственном времени, отпусках, больничных листах и других трудовых событиях.

Безопасность: Обратите внимание на уровень безопасности, который предлагает платформа

Важно, чтобы ваша информация была защищена.

Удобство использования: Проверьте, насколько просто и интуитивно платформа работает
Она должна быть понятной и удобной для использования, особенно для сотрудников, которые будут часто вносить изменения в свои трудовые записи.

Интеграция: Если ваша компания уже использует другие системы управления персоналом или учетные программы, убедитесь, что платформа может интегрироваться с ними. Это поможет сэкономить время и упростить процесс.

Важно провести детальное исследование различных платформ и протестировать их функциональность, прежде чем принять окончательное решение. Учитывайте потребности вашей компании и возможности бюджета

Выбрав подходящую платформу, вы сможете эффективно вести электронную трудовую книжку и упростить процессы учета трудовых записей.

Регистрация на сайте электронной трудовой книжки

Чтобы начать использовать электронную трудовую книжку, вам нужно зарегистрироваться на официальном сайте. Регистрация выполняется в несколько шагов:

Шаг 1: Переходите на сайт

Откройте браузер и введите адрес официального сайта электронной трудовой книжки в адресной строке.

Шаг 2: Выберите регистрацию

На главной странице сайта найдите кнопку «Регистрация» и нажмите на нее.

Шаг 3: Заполните регистрационную форму

После нажатия кнопки «Регистрация» вы попадете на страницу с регистрационной формой. Заполните все необходимые поля, включая фамилию, имя, адрес электронной почты, пароль и подтверждение пароля.

Шаг 4: Принимаем пользовательское соглашение

После заполнения регистрационной формы необходимо прочитать и принять пользовательское соглашение. Если согласны, поставьте галочку.

Шаг 5: Завершаем регистрацию

Нажмите на кнопку «Зарегистрироваться» или «Завершить регистрацию». После этого вы получите уведомление о успешной регистрации и сможете начать пользоваться своей электронной трудовой книжкой.

При регистрации на сайте электронной трудовой книжки сохраните регистрационные данные (фамилию, имя, адрес электронной почты, пароль) в надежном месте для доступа к трудовой книжке в будущем.

Внесение основной информации

Для оформления электронной трудовой книжки нужно указать основные данные о работнике:

Фамилия, имя, отчество:	Введите свои фамилию, имя и отчество полностью, без сокращений.
Дата рождения:	Укажите свою дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Пол:	Выберите свой пол из предложенных вариантов.
Гражданство:	Укажите свое гражданство.
Место рождения:	Укажите свое место рождения полностью, без сокращений.
ИНН:	Введите свой индивидуальный номер налогоплательщика.

При заполнении основной информации будьте внимательны и проверьте правильность данных.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

Расскажем, что в течение текущего года должны сделать все работодатели для корректного перехода на электронные трудовые кникжи.

Шаг 1. Пересмотреть и доработать локальные нормативные акты компании с учетом новых требований по формированию сведений о трудовой деятельности. То есть привести в соответствие ту часть документов, где говорится о трудовых книжках. Если в компании есть профсоюз, согласовать изменения с ним.

Шаг 2. Обеспечить техническую готовность отправлять информацию в ПФР в электронном виде (если раньше электронные документы в ПФР не отправляли).

Шаг 3. До 31 октября 2020 года разослать всем сотрудникам организации уведомления об изменениях в законодательстве и о праве выбирать: оставить бумажную трудовую или отказаться от ее ведения. В уведомлении попросите сотрудника письменно сообщить о своем решении до 31 декабря 2020 года.

Заявление нужно передать сотруднику под роспись.

Для удобства и быстроты можно разработать единый шаблон заявления от сотрудника о выборе и приложить ее к уведомлению. Сотруднику останется только обозначить свой выбор и подписать.

Шаг 4. До 31 декабря 2020 года собрать с сотрудников заявления об их выборе.

Если вы не получили от сотрудника заявление, автоматически считается, что он выбрал бумажную трудовую, поэтому работодатель обязан продолжать вести ее и дальше. Отказаться от нее сотрудник сможет в любой момент и после 31 декабря 2020 года.

Шаг 5. Выдать бумажные трудовые на руки тем сотрудникам, которые выбрали электронный вариант. Но сразу после получения заявления в 2020-м году не выдавайте, начинайте выдавать только с 1 января 2021 года. До этой даты трудовые еще должны храниться у работодателей, даже если сотрудник уже сделал выбор.

Перед выдачей трудовой сделайте в ней последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

В течение какого конкретно срока в 2021 году нужно отдать сотруднику трудовую, в законе не сказано, но это нужно сделать в разумные сроки. После выдачи работодатель уже не несет ответственность за хранение ее хранение.

Если работник по каким-то причинам не сможет получить трудовую лично, нужно отправить ему письменное уведомление, в котором попросить явиться и получить, или дать разрешение направить ее по почте. Если сотрудник не явится лично и согласия отправить по почте не даст, работодатель обязан хранить трудовую у себя.

Шаг 6. Начиная с февраля 2020 года отправлять в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД при приеме работников, увольнении, переводе или при получении заявлений о выборе способа ведения трудовой. Если в кадрах пока тишь да гладь, и повода для отчета нет, за этот месяц не отправляйте. Нулевой формы СЗВ-ТД не предусмотрено.