Перенесите отпуск на другой период
В этом разделе рассмотрим ситуацию, когда сотрудник перенес неотгулянные из-за болезни дни на другой период.
Допустим, сотрудник написал заявление на отпуск с 10 по 24 ноября. Ему рассчитали и выплатили отпускные, он ушел отдыхать, а 15 ноября заболел.
На больничном он был 10 дней, с 15 по 24 ноября. Работник договорился с руководством, что эти 10 дней он отгуляет через месяц, ориентировочно во второй половине января.
В этом случае корректируют начисление отпускных, т.е. уменьшают количество дней отдыха.
В программе 1С ЗУП 8.3 больничный во время отпуска в данной ситуации оформляют так:
Создайте новый документ по начислению отпуска и в нем укажите:
- Месяц (1);
- Сотрудника (2);
- Период отдыха (3).
После этого в форме будут автоматически рассчитаны:
- Средний заработок (4);
- Продолжительность отпуска (5);
- Отпускные (6).
Чтобы выдать отпускные, нажмите кнопку «Выплатить» (7). Для завершения операции нажмите кнопку «Провести и закрыть» (8).
Создайте новый больничный и укажите в нем:
- Месяц начисления, организацию, сотрудника (1);
- Номер больничного (2);
- Период больничного (3).
После этого 1С рассчитает средний заработок за два предыдущих года (4) и сумму больничного (5).
Для завершения нажмите кнопки «Записать» и «Провести» (6). После этого появится сообщение о том, что в данном периоде уже есть документ отсутствия на работе (7) – в нашем примере – с 10 по 24 ноября.
Программа 1С 8.3 ЗУП увидела, что два вида отсутствия на работе пересекаются, и просит подтвердить или отменить ввод больничного. Нажмите кнопку «ОК» (8), чтобы подтвердить ввод документа.
Больничный во время отпуска в 1С 8.3 ЗУП оформлен. Следующим шагом нужно исправить первоначальное начисление – уменьшить отдых на 10 дней.
Шаг 3. Скорректируйте отпуск на дни болезни
Зайдите в документ отпуска, который первоначально оформляли на сотрудника (Зарплата / Отпуска). Нажмите в левом нижем углу на ссылку «Исправить» (1), откроется форма для корректировки.
В корректировочном документе оставьте прежними месяц начисления (2) и период отпуска (3). 1С автоматически рассчитает новую сумму отпускных (4), она уменьшится. Чтобы посмотреть расчет, зайдите во вкладку «Начислено…» (5).
В расчете видно, что количество оплаченных дней (6) уменьшилось на 10 дней по сравнению с первоначальным начислением отпуска, значит 1С правильно вычел больничные дни. Сумма отпускных соответственно тоже уменьшилась (7).
Для завершения операции, нажмите «Провести и закрыть» (8). Теперь все дни отсутствия учтены правильно, дни отдыха уменьшены исправительным документом.
Для дополнительной проверки сформируйте расчетный листок по данному сотруднику (Зарплата / Отчеты по зарплате). В листке видно, что больничный (9) и отпуск (10) оформлены правильно, из дней отдыха вычтены дни болезни.
Сумму отпускных мы уменьшили, учтите это при окончательном расчете за месяц.
На 10 дней, неотгулянных из-за болезни, создайте новый документ на отпуск в следующем периоде.
В этой статье мы рассказали про оформление в 1С ЗУП 8.3 больничного во время отпуска. Про другие операции 1С читайте наш понятный самоучитель.
Таким образом, программа 1С ЗУП больничным листом вытеснила (сторнировала) начисление отпуска.
Однако программа не продлит автоматически отпуск сотруднику, так как не известно, хочет ли он этого или хочет взять отпуск в другое время.
Допустим, что сотрудник все же решил продлить себе отпуск.
Заходим в ранее созданный документ начисления отпускных. Если период уже закрыт и все выплаты произведены (напомню, что закрытие периода делается оформлением и проведением документа «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете»), то просто так документ исправить нельзя. Сначала нужно убрать (сторнировать) результаты его проведения и создать новый документ в еще не закрытом месяце.
Для этой операции при открытии документа появляется кнопка «Исправить» и соответствующая предупреждающая надпись:
После нажатия ссылки «Исправить» будет создан новый документ начисления отпуска с теми же данными, но месяц расчета будет выбран уже другой. В нашем случае это ноябрь. Увеличим работнику отпуск на 7 дней болезни, и система произведет перерасчет:
При этом новый, исправленный документ внизу содержит ссылку на старый документ, который уже никак не влияет на данные в базе данных. Старый документ можно только посмотреть, исправить его уже нельзя.
Сохранение изменений в системе
После внесения необходимых изменений в продление отпуска в связи с больничным в 1С 8.3 ЗУП, следует сохранить данные, чтобы они были доступны в системе. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:
- Убедитесь, что все данные продления отпуска введены корректно и не содержат ошибок.
- Нажмите кнопку «Сохранить» или «ОК».
- Подождите, пока система сохранит изменения. В этот момент не рекомендуется закрывать программу или выполнять другие операции.
- После сохранения изменений вы увидите сообщение о успешном сохранении или о возможных ошибках, если таковые имеются.
- Проверьте, что изменения сохранились корректно, открыв соответствующую вкладку или документ в системе.
- Если вы обнаружите ошибки или неточности, повторите процедуру внесения изменений и сохранения.
Правильное сохранение изменений в системе позволит избежать потери данных и быть уверенным в их корректности. Будьте внимательны при вводе информации и следуйте указанным инструкциям для успешного продления отпуска в связи с больничным в 1С 8.3 ЗУП.
| Шаг | Действие |
|---|---|
| 1 | Убедитесь, что все данные продления отпуска введены корректно и не содержат ошибок. |
| 2 | Нажмите кнопку «Сохранить» или «ОК». |
| 3 | Подождите, пока система сохранит изменения. В этот момент не рекомендуется закрывать программу или выполнять другие операции. |
| 4 | После сохранения изменений вы увидите сообщение о успешном сохранении или о возможных ошибках, если таковые имеются. |
| 5 | Проверьте, что изменения сохранились корректно, открыв соответствующую вкладку или документ в системе. |
| 6 | Если вы обнаружите ошибки или неточности, повторите процедуру внесения изменений и сохранения. |
Правильное сохранение изменений в системе позволит избежать потери данных и быть уверенным в их корректности. Будьте внимательны при вводе информации и следуйте указанным инструкциям для успешного продления отпуска в связи с больничным в 1С 8.3 ЗУП.
Продление или перенос отпуска
По закону, работник сам вправе решать, когда он хочет отгулять отпускные дни, которые были омрачены болезнью. Есть два варианта:
- Отпуск продляется сразу после его окончания. То есть если сотрудник был в отпуске с 1.04-15.04, а больничный выдан с 5.04-10.04, он может выйти на работу на 6 дней позже, т. е. 22.04 (или в ближайший рабочий день, если число выпадает на выходной).
- Дни, совпавшие с больничным, переносятся на другое время. В этом случае работник и работодатель обсуждают вариант, устраивающий обоих. Человек выходит на работу 16.04, а оставшиеся 6 дней использует позже.
В первом случае сложностей с тем, как продлить отпуск, обычно не возникает. Никаких дополнительных заявлений от сотрудника не требуется, время отдыха продляется автоматически. На некоторых предприятиях издают соответствующий приказ, однако делать это не обязательно. Также потребуется внести отметки в табель учета рабочего времени и в личную карточку сотрудника.
Перерасчет отпускных в этом случае делать не нужно, как и оплачивать дополнительные дни отдыха. В случае весь период отсутствия суммарно оплачен: отпускные авансом, а больничный лист – по факту предъявления документа.
Ведутся споры, должен ли работник ставить в известность работодателя о своей болезни. В «Правилах об очередных и дополнительных отпусках» указано, что работник обязан немедленно уведомить работодателя об обстоятельствах, мешающих ему использовать отпуск. Однако никаких санкций за нарушение документ не предусматривает. Также обязанности сотрудников сообщать работодателю о нетрудоспособности могут быть закреплены в локальных актах организации.
Комментарий специалиста
Шадрин Алексей
Юрист
Однако на практике бывают ситуации, что человек заболел, оформил больничный, и на этом основании не вышел на работу после окончания отпуска. Формально его действия законны: право на продление отпуска гарантирует Трудовой кодекс, а лист временной нетрудоспособности работник обязан предъявить не позднее шести месяцев после выздоровления. Поэтому санкций к сотруднику, самовольно продлившему очередной отпуск из-за болезни, применять нельзя. Это же подтверждает сложившаяся судебная практика.
Несмотря на то, что такие действия как прогул расцениваться не могут, рекомендуется заранее предупреждать работодателя о болезни. В этом случае руководитель знает, что еще какое-то время после окончания отпуска человек будет отсутствовать, и недоразумений между сторонами не возникнет.
Если работник хочет использовать дни отпуска, пришедшиеся на больничный, позже, потребуется написать заявление. Оно составляется в свободной форме на имя руководителя.
В заявлении указывается:
- желание перенести отпуск;
- причины (больничный лист);
- даты больничного;
- даты, в которые работник планирует отдохнуть (если сотрудник пока не определился с этим вопросом, их можно не указывать).
На основании заявления издается приказ о переносе отпуска и вносятся корректировки в график отпусков. Если работник пока не решил, в какое время хочет взять неиспользованные дни, в приказе пишут, что они будут предоставлены на основании дополнительного заявления. При этом требуется решить вопрос, что делать с излишне выплаченными отпускными. Законодательно этот момент не регулируется. Обычно их засчитывают в счет других положенных сотруднику выплат.
Сторнирование отпуска в больничном при пересечении периодов
Рассмотрим два случая продления отпуска в 1С 8 ЗУП 3.1:
1) если больничный лист принимается последующим месяцем;
2) если зачисление отпуска идет тем же месяцем, что и больничный лист.
Сотрудник ушел в отпуск на 14 дней: с 14 по 27 сентября 2020 г. Оформим документ «Отпуск» в 1С Зарплата и управление персоналом 3.1.
Перенос отпуска в связи с больничным в 1С нередкий запрос бухгалтеров. Оно и объяснимо, ведь как предостеречь себя от болезней, находясь в отпуске. Это все весьма индивидуально и если такой момент настал, то надо знать как себя вести в подобной ситуации. Уже упоминалось, что закон защищает служащих и разрешает им продлять свой отдых на дни болезни либо использовать его в любой другой срок на свое усмотрение, естественно посоветовавшись с руководством компании. От подчиненного в этот момент потребуется произвести такие действия:
Шаг 1 – Получить в поликлинике больничный лист, оформленный по всем правилам и требованиям.
Шаг 2 – Сообщить о своей болезни руководству возможным для этого способом.
Шаг 3 – Четко разъясните для своего работодателя, что Вы собираетесь сделать с остатком дней отдыха. Вы вправе приступить к выполнению своего функционала сразу после закрытия больничного листа и отгулять остаток когда-нибудь позже. Другой выход из ситуации заключается в продлении отдыха сразу после болезни не выходя на работу.
Уже сообщалось, что пересчитывать отпускные в случае болезни не стоит, ведь в любом случае длина самого отпуска остается неизменной. Влияние остается лишь на дни продления отдыха. При увеличении отпуска на дни по больничному за все рабочие дни периода болезни человек получает пособие по временной нетрудоспособности. Пересчитать сумму потребуется тогда, когда сам отпуск переносится на иное время и изменяется период исчисления в целях формирования цифры среднего дохода для отпускных.
В этом разделе речь пойдет о нюансах налогового учета при переносе периода отдыха подчиненного. Информация наглядно изложена в таблице.
|
№ п\п |
Вид налога | Характеристика |
| 1 | Стаховые взносы | Эти отчисления не подлежат пересчитыванию при изменении отпускного периода. Их начисляют сразу на весь такой срок на число произведения просчетов. При задании Вами нового периода машина самостоятельно в авторежиме поменяет базу исчислений. Отчет по уточнению данных Вы не подаете, так как причиной тому послужила не ошибка бухгалтера, а по факту сложившаяся ситуация. Отчетные формы накапливают корректно по нарастающей все положенные суммы |
| 2 | НДФЛ |
Доход за отпуск работник получает в день их фактического перечисления в полном объеме за три дня до его начала и никаких повторных допвыплат не планируется. Отчетная форма 6-НДФЛ содержит сроки, когда он предоставляется и сумму уплаченного НДФЛа. Продленный период, в свою очередь, показывает лишь выплаты этого месяца. В ситуации переноса дней отдыха величина отпускной выплаты и налога подлежит пересчету и корректируется с учетом будущих выплат |
| 3 | Налог на прибыль | В интересах просчета такого налога величина отпускных может быть учтена полностью в срок их фактической выплаты невзирая на то время, когда была предоставлена часть продления |
Касательно налога на прибыль, суды подтверждают описанный пункт в таблице и придерживаются в своих постановлениях данной формулировки. Однако налоговики оговаривают, что средний доход за оставшиеся дни отдыха считаются затратами того периода, когда он решит отгулять свой остаток дней. Примите это к сведению в своей работе.
Кто болел: работник или его ребенок
Если сотрудник пришел из отпуска с листком нетрудоспособности, нужно посмотреть, кто болел: он сам или его ребенок. Если больничный был получен в связи с болезнью ребенка, то такой лист оплачивать не нужно. Пособие может назначаться, если во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска заболел или получил травму сам работник (пп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
А если ребенок не выздоровел к окончанию родительского отпуска? Тогда работник имеет право оставаться дома и после завершения отпускного периода. Соответственно, на работу он выходит только после полного выздоровления ребенка и закрытия больничного листа по уходу. В такой ситуации работодатель обязан начислить пособие, но только за те дни, что пришлись на период после отпуска.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
- Пособие по временной нетрудоспособности может назначаться, если работник во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска заболел или получил травму.
- Больничный лист по уходу за ребенком, полученный работником во время своего отпуска, не оплачивается.
- Дни отпуска, совпавшие с периодом болезни, работник может продлить или перенести на другое время по согласованию с работодателем. Если во время отпуска заболел его ребенок, то возможности продлить или перенести часть отпуска нет.
- Дни нетрудоспособности, приходящиеся на нерабочие праздничные дни, не могут быть включены в число дней, на которые должен быть продлен отпуск.
- Больничный лист, который работник принес после отпуска, подлежит оплате (если болел ребенок, то только за дни, не совпавшие с «отпускным» периодом). Пособие назначается за все календарные дни болезни, в том числе, выходные и праздничные.
Однако и здесь могут возникнуть сложности.
В п. 40 Приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н сказано, что больничный лист по уходу не выдается в период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске. При этом в п. 41 этого приказа говорится, что больничный лист по уходу за ребенком выдается (открывается) со дня, когда сотрудник должен выйти на работу.
Часто сотрудники открывают больничный лист по уходу за ребенком в свой отпускной период (когда обратились к педиатру впервые по поводу заболевания ребенка). По сути, происходит нарушение положений указанного выше приказа. Причем это может быть и по незнанию работника. Врач, в свою очередь, пребывая в неведении по поводу отпускного статуса родителя, выдает больничный лист с момента первичного обращения.
И тут у работодателя встает вопрос: можно ли на основании такого больничного оплатить пособие и возместить его за счет соцстраха? Мы считаем, что можно, но больничный нужно начислять только за те дни ухода, которые выпали на период после отпуска. ФСС, конечно, может отказать в возмещении, аргументируя тем, что больничный лист был выдан с нарушениями. Поэтому стоит предупредить своих работников-родителей, чтобы в подобных случаях они открывали больничный лист только после окончания отпуска.
Переплата отпускных
Количество отпускных дней и сумма отпускных при пересчете уменьшились, следовательно, есть переплата денежных средств данному работнику. Ее можно удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Внимание! Бухгалтеры, руководители организаций могут посетить бесплатный образовательный вебинар по теме » Налоговая оптимизация». Мероприятие пройдет 3 августа 2018 года
Начало 13-00 по московскому времени. Семинар проведет
Шестакова Екатерина Владимировна
(кандидат юридических наук).
О чем семинар?
Слушатели узнают о практике использования законных способов налоговой оптимизации. Вы узнаете, на чем попадаются «оптимизаторы» в налоговой службе. Значение темы семинара особенно актуально на фоне повышения НДС. На семинаре слушатели рассмотрят такие темы, как:
- Налоговое планирование в организации и понятие налоговых рисков.
- Методические вопросы учетной политики для целей налогообложения.
- Учетная политика для целей налогообложения.
- Отраслевые схемы налоговой оптимизации.
Участие в вебинаре бесплатное. Количество мест ограничено.
Подробности и форма заявки на странице мероприятия:
.
Продление отпуска в связи с болезнью
Работник, находясь в отпуске, заболел, для продления отпуска на соответствующие количество календарных дней он должен получить листок временной нетрудоспособности. При этом работник может уведомить работодателя о наступлении болезни любым удобным для него способом — по почте, телефону, телеграммой и т.д. Кроме того, работник обязан сообщить, собирается ли он продлить отпуск или намерен приступить к работе по окончании отпуска, а те дни отпуска, что он болел, — перенести.
Продление отпуска не приводит к необходимости перерасчета отпускных, поскольку продолжительность отпуска при этом не меняется, но связано с оплатой дней, на которые отпуск продлевается. Так, если отпуск продлевается по болезни, то за рабочие дни, приходящиеся на период болезни, работнику в установленных случаях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности если работник по время отпуска выполнял государственные обязанности, то за ним только сохраняется рабочее место, и т.д. Перерасчет отпускных необходим лишь при перенесении отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, используемый для исчисления среднего заработка.
Таким образом, в зависимости от причины, по которой продлевается отпуск, с работником производятся дополнительные расчеты по оплате труда.
1. Продление отпуска, когда расчетный период «не закрыт»
Необходимо по выдаваемой документом Больничный ссылке Исправить зайти в первоначальный документ Отпуск и изменить в исправляемом документе только дату окончания отпуска, увеличив ее на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности. Дата окончания отпуска считается со следующего дня окончания больничного и увеличивается на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности. После автоматического перерасчета отпуска проведите документ.
Регистрируется отпуск
Регистрируется отсутствие на рабочем месте (в данном случае необязательно, так как еще не конец месяца и необходимости в этом документе при конечном расчете зарплаты пока нет).
Регистрируется больничный. Соглашаемся на проведение документа при появлении предупреждения о существовании документа отсутствия.
Сотрудником принято решение перенести 4 дня отпуска, пришедшиеся на больничный сразу после его окончания. В документе Больничный нажимаем ссылку Изменить Отпуск…
Программа автоматически изменит дату окончания отпуска с учетом периода больничного и количества дней его наложения на основной отпуск, т.е. на 21.03.2021.
По необходимости, как в данном случае, меняем дату выплаты на ту, что была в исходном дкументе. Средний заработок и сумма отпускных не изменились.
На соответствующих вкладках видим подробности изменений расчета: количество продленных дней и основание для переноса.
2. Когда расчетный период «закрыт» (больничный зарегистрирован уже в новом квартале)
Для продления отпуска необходимо зайти в первичный документ Отпуск и сделать исправление документа, нажав на ссылку Исправить в самом документе Отпуск.
Регистрируем отсутствие на рабочем месяце, так как месяц закрывается, а документа больничный сотрудником пока не предоставлено. Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе по невыясненной причине выполняется с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)(раздел Кадры – Все отсутствия сотрудников или Все кадровые документы или раздел Зарплата – Все начисления). В документе установите переключатель в положение Болезнь (больничный еще не закрыт)
и укажите дату начала и окончания отсутствия сотрудника на работе.
Первый квартал у нас уже закрыт, поэтому больничный проводим с месяцем принятия расходов Апрель. Сотрудником принято решение перенести 4 дня отпуска. В документе Больничный нажимаем ссылку Изменить Отпуск…
Нажимаем «Да» на вопрос о продлении отпуска.
Устанавливаем новый месяц принятия расходов (апрель), проверяем, что планируемая дата выплаты осталась прежней, так как сотруднику по отпуску все уже выплачено, так же видим, что средний заработок для расчета остался неизменным.
На соответствующих вкладках видим количество перенесенных дней отпуска, основание их перенесения, а также сторнированные начисления марта.
3. Если принято решение о переносе отпуска на другой период
Это период нового отпуска, и для этого потребуется ввод нового документа Отпуск, где будет уже свой расчет среднего заработка.
В данном случае в примере, аналогичном , при вопросе о продлении отпуска отвечаем «Нет»
Таким образом мы соглашаемся на сторнироваине дней отпуска пришедшихся на период больничного.
Ручной учёт больничных и отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия
При ручном учёте больничных и отпусков в 1С 8.3 все начисления производятся в документе Начисление зарплаты и рассчитываются вручную.
Для этого необходимо создать или проверить начисления:
Оплата основного ежегодного отпуска:
Оплата больничного листа за счёт работодателя:
Оплата больничного листа за счёт ФСС:
Шаг 1. Расчёт отпуска
Создаём документ Начисления зарплаты для отражения отпуска из раздела Зарплата и кадры – далее Все начисления:
- В документе подбираем сотрудника и редактируем вручную закладку Начисления;
- В начислениях необходимо выбрать Оплата ежегодного отпуска и установить количество дней отпуска;
- Сумма начисленного отпуска рассчитывается вручную;
- НДФЛ и взносы рассчитываются автоматически по введённой сумме:
Проверим начисления в расчетном листке:
Проверим НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ:
В зависимости от периода отпуска – переходит на следующий период или нет, необходимо:
- Откорректировать старый документ;
- Создать сторно начисления зарплаты (отпуска).
Шаг 2. Корректировка старого документа Начисление зарплаты
Для этого необходимо зайти в реестр всех начислений, найти документ Начисление зарплаты и откорректировать дни и сумму отпускных:
Шаг 3. Сторнирование отпуска
Если был переход отпуска на следующий период или была выплата отпускных заранее, то необходимо создать сторнирующие проводки документом Операция, введённая вручную с видом операции Сторно документа из раздела Операции.
При этом сторнируются не только проводки, но и движения по всем регистрам:
Шаг 4. Отражение больничного листа во время отпуска
Если больничный сотрудника охватывал не все дни отпуска, то необходимо также отразить все начисления по отпуску:
На вкладке НДФЛ необходимо откорректировать даты получения дохода по прошлому отпуску:
Отражение больничного производится также документом Начисление заработной платы:
Для отражения в регламентированных отчётах больничного необходимо зарегистрировать документ Операция учёта взносов в разделе Зарплата и кадры:
Материал актуален для слушателей курсов профессиональной переподготовки по направлениям:
Работник взяла в отпуск на 2 недели – четырнадцать дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), и во время отпуска заболела. В поликлинике ей выдали больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней, из которых 4 дня захватили отпуск).
Разбираем ситуацию:
Статья 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.) указывает, что работник может выбрать что-то одно из двух вариантов:
- продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
- выйти на работу по графику (через 14 дней), а дни по больничному перенести на другой период.
Во всех этих случаях работник должен предоставить в бухгалтерию или в кадровую службу лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный оплачиваются отдельно. Сам работник должен известить работодателя о болезни, сообщив о дальнейшем варианте оформления этих больничных: перенести или продлить отпускные дни.
Расчет по страховым взносам при пересчете отпускных из-за болезни
А как отразится факт пересчета отпускных на страховых взносах и заполнении расчета по ним?
Получается, что база по страховым взносам в месяце начисления отпускных была завышена. Некоторые специалисты советуют делать корректировку за этот месяц, что может повлечь за собой подачу уточненного РСВ. Однако, на наш взгляд, лучше провести корректировку при расчете страховых взносов за месяц, в котором из выплат будет производится удержание суммы долга работника по «лишним» отпускным.
Но здесь следует учесть еще такой момент. На практике бухгалтеры сталкиваются иногда с тем, что программа в определенном месяце формирует «минусовые» показатели по конкретному работнику. Такое бывает, например, если в месяце выхода из отпуска сумма выплаты за этот месяц оказалось недостаточной для удержания из нее «лишней» части отпускных. В итоге и в расчет по страховым взносам (например, раздел 3) могут попасть отрицательные значения. Этого лучше не допускать. Иначе налоговики либо вовсе не примут отчет, либо потребуют его исправить, то есть представить «уточненку». Дело в том, что Пенсионный фонд не может разносить «отрицательные» сведения на лицевые счета граждан. ФНС в письме от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@ предупредила, что отрицательных сумм в РСВ быть не должно.
В этом случае «непокрытый остаток» можно перенести на следующую ближайшую выплату.
Автоматический учёт больничных и отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия
Автоматический учёт в 1С 8.3 возможен при условии:
- Ведения в базе только небольших организаций до 60 сотрудников;
- График по пятидневке с совпадением с производственным календарём;
- Основное начисление – оклад.
Шаг 1. Расчёт отпуска
При автоматическом учёте в 1С 8.3 необходимо оформить документ Отпуск из раздела Зарплата и кадры, выбрав пункт Все начисления и при создании выбрать Отпуск:
В документе необходимо отразить период отпуска и основание, а также за который период предоставляется отпуск. Более подробный расчёт начисления отображается на вкладке Начисления:
Если требуется корректировка среднего заработка или НДФЛ, то можно воспользоваться редактированием данных полей сразу из документа с помощью кнопки Редактирование:
Данный документ формирует типовые проводки по начислению отпуска и отражению НДФЛ:
После предоставления больничного листа, в зависимости от периода отпуска, переходит на следующий период или нет – необходимо:
Создать сторно отпуска.
Для этого необходимо зайти в реестр всех начислений, найти документ отпуска и откорректировать даты отпуска:
Шаг 3. Сторнирование отпуска
Если больничный сотрудника охватывал не все дни отпуска, то необходимо ввести документ Отпуск на период фактического отпуска.
- В документе заполняем период болезни, а также другие данные больничного листа;
- В документе Больничный лист, как и в документе Отпуск можно откорректировать данные НДФЛ и среднего заработка, воспользовавшись кнопкой Редактирования:
Шаг 5. Контроль НДФЛ и начислений
В итоге проверить начисления можно в расчётном листке, а также НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ. Все эти отчёты в 1С 8.3 Бухгалтерия можно посмотреть из документа Начисление зарплаты или выбрав аналогичные ссылки в Отчётах по зарплате в разделе Зарплата и кадры.
Проверим начисления в расчетном листке:
Проверим НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ:
Если по окончанию сумма удержанного налога превышает сумму исчисленного, то необходимо создать документ Возврат НДФЛ.
Шаг 1: Знакомство с возможностями 1С ЗУП 8.3
Система 1С ЗУП 8.3 обладает различными функциональными возможностями, которые помогают упростить и ускорить процессы учета и управления персоналом. Она предоставляет возможность создавать и хранить базу данных сотрудников, фиксировать и анализировать информацию о зарплате, отпусках и больничных.
С помощью 1С ЗУП 8.3 можно проводить расчеты по зарплате, автоматические начисления и удержания, формировать отчеты и документы для бухгалтерии. Кроме того, система обеспечивает возможность ведения электронного документооборота, в том числе оформления отпусков по больничному.
Основные преимущества 1С ЗУП 8.3:
- Автоматизация процесса учета персонала — благодаря программе можно оперативно регистрировать и обрабатывать информацию о сотрудниках, что позволяет сократить время и ресурсы, затрачиваемые на этот процесс.
- Повышение эффективности работы — система 1С ЗУП 8.3 предоставляет функции для автоматического расчета зарплат, начисления и удержания, что упрощает расчетные процессы и устраняет вероятность ошибок.
- Удобство использования — программное обеспечение имеет удобный интерфейс, позволяющий работать с ним даже пользователям без специальных навыков в области программирования.
- Надежность и безопасность — 1С ЗУП 8.3 обеспечивает сохранность информации и защиту данных сотрудников.
Знакомство с возможностями 1С ЗУП 8.3 является первым шагом к эффективному управлению персоналом и учета заработной платы. Данный раздел позволяет получить общее представление о системе и определить, какие функции будут полезны и необходимы для вашей организации.
Пересчитывать ли отпускные?
Перед отпуском сотруднику выплачивались отпускные. Позже он получит еще и пособие. Встает вопрос: надо ли пересчитывать ранее выплаченные отпускные? Все зависит от того, продлевается отпуск или переносится.
В первом случае ничего пересчитывать не нужно, ведь работник фактически отгулял то количество дней, которые были ему оплачены отпускными. Ведь увеличение дней отдыха произошло не за счет увеличения дней отпуска, а за счет дней болезни, которые будут оплачиваться пособием.
Другое дело – если дни отпуска, в которые сотрудник болел, переносятся на другие даты. В этом случае можно говорить о том, что отпуск сократился. Значит, сумму отпускных нужно пересчитать в сторону уменьшения. В итоге сотрудник должен вернуть работодателю лишнюю часть отпускных.
При этом работодатель не вправе самостоятельно удержать с работника суммы переплаты (ст. 137 ТК, определение Верховного Cуда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17, письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1). Но он может предложить работнику выбрать один из вариантов:
- внести деньги в кассу организации;
- удержать долг с его согласия из ближайших выплат;
- зачесть в счет отпускных в том месяце, когда работник решит отгулять перенесенные дни отпуска.
Возможные нарушения и ответственность
- Если приказ о продлении отпуска издается без документального подтверждения оснований для продления, ответственность за последствия будет нести работодатель, не проверивший информацию.
- Продлевается отпуск без сохранения заработной платы из-за болезни сотрудника. Если работник не предоставляет в медицинское учреждение сведения, что он находится в неоплачиваемом отпуске, то это является нарушением с его стороны. Если работодатель продлевает неоплачиваемый отпуск на основании такого больничного, то это тоже относится к числу нарушений.
- Если сотрудник самостоятельно, без согласования с руководством продлевает свой отпуск на число дней по больничному, он действует незаконно.