Переход на электронный кадровый документооборот в 2022 году

Преимущество КЭДО для бизнеса

Во внедрении КЭДО в организации выигрывают все участники процесса: владельцы бизнеса, руководители, кадровая служба, сотрудники.

На первый взгляд, главным преимуществом такого решения является отказ от бумажных документов. На самом же деле работодатель получает выгоду, в первую очередь, за счет ускорения процессов, экономии времени.

Также для руководства компании внедрение КЭДО поможет сократить затраты на кадровый процесс, обеспечит быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников и уменьшит вероятность штрафов и репутационных рисков.

Сотрудники кадровой службы снизят трудозатраты и освободят время для более значимых задач. Также появится возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, БОСС-Кадровик, SAP и любой другой.С КЭДО осуществлять контроль за подписанием документов сотрудниками еще легче — онлайн. Помимо быстрой передачи данных в бухгалтерию для расчетов, КЭДО обеспечит надежное хранение электронного архива и возможность выгружать документы.

Внедрение кадрового документооборота в организации обеспечивает прежде всего мобильность сотрудников. Теперь постоянно находится в офисе и даже у компьютер нет необходимости — подписание, получение и отправка документов возможны с мобильного телефона. Весь архив (договоры, инструкции) можно найти на портале КЭДО.

Переход на КЭДО

Особенности внедрения системы электронного документооборота

Крупное предприятие может заказать разработку уникальной СЭДО под свои требования. Но чаще всего бизнес выбирает готовые предложения, показавшие себя с выгодной стороны. Как вариант, к системе можно разработать отдельные расширения, которые нужны организации. Заказчик получит программное обеспечение, которое будет учитывать особенности его деятельности, делопроизводства.

Государство поддерживает переход бизнеса на электронный документооборот. На порталах ведомств можно найти отдельные сервисы или целые программы, которые помогают работать с цифровой документацией (например, личный кабинет на портале ФНС, сервисы на сайте Минтруда «Работа в России» и т.д.). Общие рекомендации по внедрению и развитию электронного документооборота размещены на портале Минцифры РФ.

Настройки программы и сервисов

Даже самая продвинутая программа не позволит реализовать весь ее потенциал без настройки, обучения. Для полноценного внедрения СЭДО в организации нужно:

приобрести компьютеры и иное оборудование, которое отвечает требованиям системы;
оформить электронные подписи разных видов (простая, неквалифицированная или усиленная квалифицированная);
определить состав лиц, которые получат доступ к работе с системой (соответственно, из этого вытекает необходимость обучения сотрудника);
утвердить внутренний регламент для работы с системой в целом, с отдельными процессами и документами;
провести тестирование после установки системы, устранить выявленные недочеты или сообщить о них разработчику.

На момент установки профильной СЭДО в компании уже могут быть внедрены другие программы и платформы. Поэтому желательно убедиться в возможности их интеграции.

В состав общих расходов компании будет входить оплата стоимости программного комплекса, периодическое обслуживание. Также разработчик (поставщик) может предлагать дополнительные услуги – помощь с оформлением электронных подписей, подготовка отчетности, подключение дополнительных модулей и сервисов.

Обучение персонала

Даже если СЭДО обладает простым и понятным интерфейсом, сотрудников нужно обучить основам работы с сервисами. Для масштабных и продвинутых систем это еще более актуально. Для обучения можно использовать следующие варианты:

изучение инструкций и руководств по эксплуатации;
взаимодействие с представителями разработчика (поставщика), службой поддержки;
полноценная учеба на рабочем месте или с выездом к поставщику;
постепенная адаптация к взаимодействию в системе (индивидуально или в команде).

Руководитель организации должен сам уметь работать с СЭДО, так как в его полномочия входить согласование и подписание документов, постановка задач и контроль их исполнения.

По мере обновления системы необходимо разъяснять особенности новых функций сотрудникам. Для этого можно провести удаленный курс с разработчиком, сделать рассылку документа с описанием нововведений. Также рекомендуем указать в должностных инструкциях сотрудников о работе с СЭДО. Новые кадры необходимо подбирать с указанием требований о владении навыками электронного документооборота.

Все процессы в СЭДО проходят через различные сервисы

Взаимодействие сотрудников в СЭДО

Точный алгоритм взаимодействия работников может зависеть от особенностей системы. В общем виде процесс работы с документом включает следующие этапы:

постановка задачи или определение необходимости в оформлении документа (например, приказ, трудовой договор и т.д.);
разработка проекта с использованием соответствующих сервисов (на основе шаблона или «с нуля»);
рассылка документа на проверку и согласование лицам, участвующим в процессе;
внесение замечаний, дополнений и предложений (они будут видны непосредственно в системе);
направление готового документа лицу, у которого есть полномочия на подписание;
учет подписанного документа, рассылка его копий другим лицам;
регистрация документа в системе делопроизводства.

Если в компанию поступает входящий документ, он также регистрируется в системе. Далее определяется перечень лиц, которые будут работать с документом

В СЭДО можно ставить сроки согласования, а также указывать моменты, на которые нужно обратить внимание всем участникам процесса. В общей структуре делопроизводства будет видна дата поступления и регистрации каждого документа

При подписании посредством УКЭП документ получит максимальную защиту от несанкционированного доступа, от внесения несогласованных правок. Также указанный вид электронной подписи позволяет верифицировать пользователя, увидеть его основные данные. Оформить УКЭП можно только через удостоверяющие центры.

Информационная среда для ведения электронного кадрового документооборота

В зависимости от масштаба организации и сложности процессов этот шаг может представлять, как набор последовательных коротких действий запуска и настройки типовых сервисов, так и большой проект по внедрению новых информационных систем в организации. Рассмотрим типы систем, которые можно использовать для решения данной задачи.

Самый простой и доступный инструмент для запуска электронного кадрового документооборота — типовая кадровая система, например «1С:Зарплата и управление персоналом», интегрированная с любым кабинетом сотрудника, например порталом «Работа в России» или сервисом «1С:Кабинет сотрудника». (Подробнее про программные продукты и сервисы фирмы «1С» я расскажу ниже).

В случае, применения этого варианта, нужно подумать об организации хранения подписанных электронных документов, т.к. практически все кадровые документы имеют долгие сроки хранения. Этот вопрос быстро и просто решить путем интеграции кадровой системы с порталом «Работа в России». Пример процесса электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России» показанна рисунке 3.

Рис. 3. Пример процесса электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России» (из презентации «Роструда»).

Если компания не планирует интеграцию с федеральным ресурсом, то ей необходимо:

обеспечить передачу и хранение подписанных электронных документов в электронном архиве, удовлетворяющем требованиям законодательства к хранению документов с долговременным сроком хранения (от 10 лет);
организовать личный кабинет сотрудника, для ознакомления, подписания и работы с направляемыми от работодателя документами.

Решения для организации личного кабинета сотрудника в настоящий момент широко представлены на рынке. Это может быть мобильное приложение, корпоративный портал или СЭД, позволяющая сотрудникам получать и подписывать электронные документы. Например, фирма «1С» выпустила продукт «1С:Кабинет сотрудника». Компании могут выбирать решение исходя из внутренних требований, финансовых условий поддержки решений, удобству интеграции.

Возможности «LanDocs: КЭДО»

Платформа LanDocs более 20 лет обеспечивает эффективное управление электронными документами, в том числе в крупнейших организациях России и странСНГ, а также во множестве компаний с различным штатом сотрудников — от нескольких десятков до десятков тысяч человек.

Функциональные возможности:

создание, согласование и хранение любых кадровых юридически значимых документов в электронном виде;
автоматизация кадровых процессов, а не просто подписание документов;
изменение бизнес-процессов и настройка функциональности собственными силами, без существенных временных затрат;
личный кабинет сотрудника – единое окно для взаимодействия с работодателем, позволяющее как запросить какие-то документы (например, справку), так и ознакомиться с документами;
подписание кадровых документов различными видами ЭП;
интеграция с кадровыми корпоративными ИС;
соответствие ФЗ;
ведение юридически значимого кадрового архива с соблюдением требований к долгосрочному хранению документов.

С чего начать внедрение КЭДО?

Первым делом надо провести аудит кадровых процессов – какие кадровые документы у вас используются, что уже переведено в цифру, а что нет, насколько интенсивно их движение и так далее. Тогда можно будет определить приоритеты и решить, что автоматизировать немедленно, а что можно отложить. КЭДО можно внедрять постепенно, по документам.

Вторым шагом необходимо провести анализ действующих локальных нормативных актов (ЛНА) по взаимодействию с вашими сотрудниками. Это большая работа, которая может потребовать привлечения консультантов. Специалисты ЛАНИТ также готовы поделиться своим опытом и помочь с этим вопросом. Четко проработанная структура ЛНА – это фундамент, обеспечивающий юридическую значимость КЭДО.

После того, как мы определились с приоритетами, типами документов и с бизнес-требованиями к конфиденциальности, хранению и так далее, аналитики должны разработать модель «как будет» и согласовать ее с заказчиком

Также нужно подумать об оптимизации кадровых процессов, приняв во внимание все новации законодательства – это подходящий момент, чтобы отказаться от традиций, которые не позволяют бизнесу развиваться

Затем начинается внедрение системы. Здесь все происходит, как обычно при внедрении ИТ-систем: установка ПО, первичная настройка, загрузка данных, кастомизация интерфейсов для сотрудников и кадровиков, написание инструкций пользователя и администратора.

Когда этот этап пройден, переходим к опытной эксплуатации. Для этого мы обычно рекомендуем заказчику выделить небольшую фокус-группу в составе 10-15 сотрудников. Мы проводим обучение пользователей и в рамках этой фокус-группы выполняем пилотный обмен некоторым количеством документов.

После проведения пилота мы получаем обратную связь от пользователей, при необходимости дорабатываем процессы, проводим обучение всех пользователей системы и запускаем систему в промышленную эксплуатацию. Однако, на этом наши отношения с клиентом не заканчиваются – мы оказываем техническую поддержку и постоянно находимся в контакте. После завершения пилота приступаем к расширению проекта, чтобы охватить другие виды кадровых документов, которые не вошли в первый этап.

Сервисы и продукты «1С» для перехода на кадровый электронный документооборот

Как ввести кадровый ЭДО в компании

Требования к системе КЭДО

На основании многолетнего опыта общения с заказчиками и анализа большого количества запросов у нас есть определенное сложившееся понимание требований к управлению кадровым электронным документооборотом, которые являются в значительной мере универсальными для большинства организаций. А все особые пожелания заказчика учитываются в ходе реализации проекта внедрения.

Ключевые требования заказчиков к системе при переходе на КЭДО:

позволяет учитывать специфику трудовой деятельности (например, наличие мобильной версии и функции терминала самообслуживания);
позволяет подписывать документы различными видами ЭП, в том числе на портале «Работа в России»;
обладает встроенными инструментами интеграции (например, API) с популярными кадровыми учетными системами;
обеспечивает ведение юридически значимого кадрового архива с соблюдениями требований к долгосрочному хранению документов;
дает возможность хранить кадровые документы в периметре организации;
автоматизирует кадровые процессы, а не просто подписывает документы;
позволяет изменять бизнес-процессы и настраивать функциональность собственными силами, без существенных временных затрат;
регулярно обновляется и следит за законодательством РФ.

Собеседования уже давно проводят через видеосвязь, а системы кадрового ЭДО позволяют подписывать все документы без необходимости дублирования на бумаге

Об электронных трудовых книжках

Электронная трудовая книжка – информация о трудовой деятельности сотрудника, которая ведется в электронном виде. Информацию формирует работодатель, и передает в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Сведения передаются независимо от согласия сотрудника на КЭДО, и включают в себя следующее:

ФИО.
Место работы.
Данные о приеме, переводе на другую работу, номер и дата приказа о приеме на работу, должность, квалификация и пр.
Сведения о приостановке или восстановлении трудового договора.
Данные об увольнении сотрудника, включая номер, дату приказа (распоряжения).
Сведения о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
Данные о получении 2-ой и следующей профессии, квалификации.
Сведения о запрете занимать определенные должности или конкретную трудовую деятельность на основании судебного решения.

К плюсам ЭТК относится следующее:

Сотрудник всегда имеет доступ к сведениям из трудовой книжки. Выписку можно получить за считанные минуты без обращения в отдел кадров.
Электронные сведения невозможно потерять, испортить или намеренно удалить.
Дополнительная защита сотрудника от непреднамеренно или намеренно переданных в СФР недостоверных данных.
Проще устроиться на «удаленке».
Удаленное оформление пенсии – в СФР не требуется предоставлять дополнительные документы в бумажном виде.

Если работник сначала отказался от перехода на ЭТК, то он вправе сменить бумажную трудовую книжку на электронную в любое время по своему усмотрению. Для этого достаточно подать соответствующее заявление работодателю.

Обратите внимание, что при переходе на ЭТК работодатель возвращает сотруднику бумажную трудовую книжку под роспись, указав об этом в самой ТК и в книге учета движения трудовых книжек. После этого в СФР подается форма ЕФС-1 не позднее 25 числа следующего после перехода на ЭТК месяца

В обычной трудовой книжке ставится отметка о подаче заявления в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Ответственность за сохранность бумажной ТК с этого момента возлагается на самого сотрудника.

Еще один момент касается получения выписки из трудовой книжки. Запросить выписку сотрудник может как в электронном, так и бумажном виде. Если у работодателя отсутствует КЭП, то выдать выписку он сможет только в бумажном виде. Также запросить сведения из ЭТК можно и в СФР – на сайте СФР, через портал Госуслуги или в МФЦ. Вести кадровое делопроизводство в электронном виде рекомендуем в системе “Добыто. Документы”.

Как перейти на кадровый электронный документооборот. С чего начать внедрение КЭДО?

При переходе на КЭДО необходимо иметь пошаговый план внедрения. Прежде всего необходимо провести аудит кадровых процессов. До внедрения должна быть ясность, какие кадровые документы планируются переводить в электронный формат, какие нет, какие документы используются, а также понимать их интенсивность.

Для обеспечения юридической значимости КЭДО должна быть четко проработана структура ЛНА (локальных нормативных актов). Анализ ЛНА по взаимодействию к сотрудникам может потребовать много времени и привлечения специалистов, но это также необходимый шаг.

Также до внедрения необходимо определиться с:

приоритетами;
типами документов;
требованиями к конфиденциальности, хранению и т.д.

Следующим этапом для перехода на КЭДО является внедрение системы. Прежде всего устанавливается ПО, проходит первичная настройка, загрузка данных, настройка интерфейсов для работников и кадровиков, написание инструкций пользователя и администратора.

Затем начинается тестирование. При тестировании необходимо дублировать документы на бумаге, либо выпустить приказ и ЛНА на группу тестирования, чтобы документы в электронном формате стали юридически-значимыми.При запуске в прод необходмио заранее выпустить приказ и ЛНА по запуску КЭДО, уведомить сотрудников и толко после этого запускать

Как правило, в компании выделяют небольшую фокус-группу. Команду обучают и проводят пилотные обмены некоторым количеством документов. С помощью тестовой команды проводятся различные доработки, проходит обучение специалистов по кадрам. После этого систему запускают в промышленную. эксплуатацию, проходит обучение всех пользователей системы и начинается расширение проекта.

Преимущества КЭДО для бизнеса

Прежде всего, КЭДО обеспечивает экономию времени сотрудников при взаимодействии с кадровой службой, особенно в режиме удаленной работы или для территориально-распределенных организаций.

Также обеспечивается подписание почти всех кадровых документов в электронном виде, что позволяет выполнять требования законодательства и избегать штрафов.

Что немаловажно, сокращаются затраты времени на подписание бумажных кадровых документов руководителями, а время руководителя — очень ценный ресурс. Кроме того, цифровизация трудовых отношений повышает привлекательность HR-бренда компании, что может стать решающим фактором в глазах молодого поколения

Кроме того, цифровизация трудовых отношений повышает привлекательность HR-бренда компании, что может стать решающим фактором в глазах молодого поколения.

И, разумеется, следует учитывать общий положительный эффект от внедрения электронного документооборота – снижаются риски потери документов, операционные затраты, расходы на печать и логистику бумажных документов и так далее.

Как организовать переход на КЭДО

Что означает СЭДО

СЭДО – это условное сокращение термина «система электронного документооборота». Простыми словами, она является программой, которая предназначена для работы с электронными документами. Основные функции СЭДО:

взаимодействие пользователей в различных процессах через встроенные сервисы;
подготовка проектов различных документов (по кадрам, бухгалтерия и т.д.);
согласование, внесение дополнений и изменений в документацию;
подписание документа одним лицом или несколькими участниками;
обмен документацией в электронном виде;
организация учета и хранения документов в «цифре»;
постановка различных задач и контроль за их выполнением;
взаимодействие с внешними участниками (например, если СЭДО подключена и/или интегрирована с государственными платформами и ресурсами).

Это только упрощенный перечень возможностей, которые предоставляет система электронного документооборота. Масштабные СЭДО содержит намного больше функций и опций. Как вариант, систему можно использовать для формирования и ведения корпоративной базы данных, для проведения обучения, для подготовки статистической и аналитической отчетности. Функционал СЭДО может позволять компании самостоятельно настраивать ее под свои цели и требования

Также стоит обратить внимание на дополнительные модули и расширения, которые предлагает разработчик. Они могут существенно повысить эффективность работы с системой

Общее определение термина “система электронного документооборота”

Преимущества переход на систему электронного документооборота

В каждом источнике, описывающем преимущества СЭДО, вы увидите экономия на расходах (бумага, оргтехника, почтовые тарифы и т.д.)

Не менее важно сокращение трудозатрат сотрудников, ускорение всех процессов, повышение общей эффективности работы. В конечном итоге, это тоже влечет экономию на издержках и увеличение прибыли

Вот еще несколько преимуществ, которые получит компания после перехода на СЭДО:

возможность перевести все ранее оформленные документы в электронный вид, создать их архив для удобной работы;
соблюдение требований законодательства в части предоставления документов и отчетности в электронном формате;
возможность подключения к различным государственным системам и платформам, от ИС «Честный знак» до портала ФНС;
высокий уровень защиты служебной, коммерческой и иной охраняемой информации.

Ведение общего и кадрового делопроизводства намного проще в СЭДО. Также организация может подобрать вариант со специальным видом системы для решения определенных задач. Например, на рынке есть предложения программ для кадрового учета и делопроизводства (КЭДО), для иных направлений деятельности

Если вас интересует программное обеспечение, отвечающее всем современным требованиям, обратите внимание на систему «Добыто. КЭДО»

Ценность КЭДО для сотрудников

Запрашивая согласие на КЭДО, важно помнить, что сотрудники имеют законное право отказаться от использования электронного документооборота при работе с их трудовыми документами. Поэтому работодателю важно продемонстрировать преимущества такого подхода, прежде чем запрашивать согласие

В чем же ценность КЭДО для работников?

Каждый год человек подписывает не один кадровый документ — заявления и приказы на отпуск, командировочные листы и т.д. Перед тем как подписать документ, его нужно правильно заполнить по образцу из отдела кадров, распечатать, а затем согласовать с руководством, занести в канцелярию, узнать принятое по нему решение.

Переход к цифровому формату облегчает все эти действия.

Во-первых, электронные документы легко искать. Это помогает людям избегать ситуаций, когда вдруг понадобился трудовой договор или инструкция, а где они лежат человек не помнит. Вместо долгих поисков по шкафам и ящикам достаточно ввести название документа в электронном поиске и тут же открыть превью на компьютере или телефоне.

Во-вторых, электронные документы можно составить и подписать онлайн, без похода в офис и кабинет отдела кадров. Для примера, сотрудник может прямо из дома отправить заявление на отгул или отпуск, используя готовый шаблон, а не стандартный бумажный образец. Это удобно и для тех, кто работает в офисе. Все можно сделать за рабочим столом, а не ходить на другой этаж в отдел кадров, как раньше.

Вернёмся к государству. Как Россия переходит на КЭДО

За 2018–2021 годы Министерство труда и соцзащиты РФ запустило сразу два эксперимента по электронному документообороту в HR. Особенно впечатляет второй, в рамках которого на КЭДО перешла 381 организация. Опыт и выводы компаний-пионеров повлияют на дальнейшие изменения законодательства.

Огромное влияние на развитие КЭДО оказала пандемия. Массовый переход компаний на удалёнку заставил государство пересмотреть многие нормативные правовые акты в сфере кадров. В частности, пришлось официально утвердить порядок работы с удалёнными сотрудниками. Теперь, с 1 января 2021 года, они могут подписывать трудовые договоры и иные документы дистанционно — достаточно использовать электронную подпись.

И наконец, даже трудовая книжка становится электронными. Бумажные уже не заводят при трудоустройстве сотрудника. Правило действует с 2021 года.

Что такое КЭДО и что оно дает бизнесу

КЭДО позволяет сократить расходы на печать и отправку документов, создать удобный архив с быстрым поиском, повысить безопасность данных и автоматизировать кадровые процессы, например, оформление и подписание трудового договора. Более того, с внедрением кадрового электронного документооборота стало возможным оформлять в штат удалённых сотрудников, так как договоры теперь подписываются электронной подписью. Это расширяет возможности найма — искать специалистов в свою компанию можно теперь в любом городе, даже там, где у вас нет офиса.

Вдобавок, использование программного обеспечения для создания, обработки и хранения документов позволяет усилить безопасность при работе с личными данными сотрудников, а также снизить риски ошибок в документах благодаря использованию согласованных шаблонов.

Кадры — это большой пласт рабочих процессов в организации, которые многократно повторяются из года в год. Они включают в себя не только прием на работу и увольнение сотрудника. Это также оформление сверхурочных часов, перевод работника на другую должность, проведение внутренних аттестаций, согласование отпусков и начисление отпускных, оформление командировок, исполнение работниками таких государственных обязанностей, как прохождение военных сборов или участие в суде в качестве свидетеля.

Электронные подписи сотрудников для КЭДО

По закону о кадровом ЭДО работодатель обязан обеспечить сотрудников электронной подписью, чтобы сотрудники могли подписывать кадровые документы.

В случае использования решения «1С:Кабинет сотрудника» сотрудники смогут получить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) (рис. 6) абсолютно бесплатно, что позволит и исполнить требования законодательства, и снизить финансовую нагрузку на организацию. В иных случаях придется заложить в бюджет необходимость покупки подписи для сотрудников.

Рис. 6. Создание электронной подписи в личном кабинете сотрудника

Еще электронные подписи потребуются сотрудникам отдела кадров, которые должны подписывать документы от имени организации. Мы настоятельно рекомендуем выделить несколько сотрудников и наделить их правом подписи кадровых документов от имени организации (рис. 5).

Рис. 7. Настройка электронной подписи

У компании «1С» есть два сервиса, которые помогут вам получить подпись организации на сотрудника отдела кадров – это 1С:Подпись и 1С-ЭТП.

Если у вашего сотрудника отдела кадров уже есть подпись организации, надо убедиться, что в доверенности, которая необходима для выпуска подписей организации на сотрудника, прописана возможность подписи кадровых документов. Если такого пункта в доверенности нет, подпись лучше перевыпустить, вписав такую возможность в доверенность.

Материалы по теме:

Как в 1С настроить сервис 1С:Кабинет сотрудника
Кадровый ЭДО в 1С: как использовать электронные кадровые документы
Публикация расчетных листков в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»

Кто участвует в КЭДО

Основное условие, гарантирующее, что электронный документооборот будет иметь юридическую силу — это использование цифровой подписи. Разберемся, кто является участником КЭДО, то есть непосредственно участвует в документообороте и подписывает документы.

Так как цифровая подпись теперь является легальной заменой собственноручной подписи, важно понимать, какие виды ЭП бывают и учитывать исключения, предусмотренные законодательством. Для начала рассмотрим, какие виды цифровой подписи существуют

Для начала рассмотрим, какие виды цифровой подписи существуют.

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Ее выдает удостоверяющий центр, и она полностью заменяет ручную подпись.
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Ее получить проще, чем УКЭП, так как не обязательно лично идти в удостоверяющий центр. Если ваши сотрудники будут использовать УНЭП, то вы должны заключить с ними соглашение о признании ее юридической значимости.
ПЭП — простая подпись, наименее надежная из всех. Ей сотрудники могут подписывать простые документы вроде заявления на отпуск, но для более важных документов будет необходимо использовать усиленную подпись.

Порог входа

Как осуществляется взаимодействие посредством электронного кадрового документооборота

Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве

29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьёй 22.1, которая закрепляет возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге. Цель изменений — создание больших возможностей для удалённого трудоустройства.

Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устроиться на работу в другом городе и подписать трудовой договор, не посещая офис. Документы, необходимые отделу кадров, можно будет визировать дистанционно с помощью электронной подписи.

По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.

По результатам рассмотрения законопроекта, Президентом РФ Владимиром Путиным подписан Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ.

Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке:

для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.

Не все документы можно включать в ЭДО

Некоторые документы, ввиду их особой важности, заполняются на бумажных носителях даже при действующем в фирме электронном обмене. Согласно ст

22.1 ТК РФ, это:

трудовые книжки;
акты о несчастном случае на производстве;
приказы (распоряжения) об увольнении;
документы, подтверждающие прохождение инструктажей по ОТ, журналы инструктажей с личными подписями работников от руки.

Электронные трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности на основе их выдаются на бумаге или электронно по просьбе работника. Таким образом, положения новых статей ТК РФ не могут применяться к формируемым в электронном виде сведениям о трудовой деятельности работников. На это также указывает законодатель в ст. 22.1 ТК РФ.

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП): какую выбрать

Если компания планирует избавиться от бумаг в HR-процессах, то ей придётся задуматься о выдаче электронных подписей сотрудникам. Законность их использования утверждена в 2021 году — с момента вступления в силу 407-ФЗ, регламентирующего дистанционный режим работы в России.

Какие подписи можно использовать в КЭДО:

Руководители	Работники

Сегодня массово переводятся в цифру документы, которые не требуют оформления на бумаге согласно Трудовому кодексу. Сотрудники могут подписывать такие документы всеми видами подписи — УКЭП, УНЭП и ПЭП.

Фото: кадр из к/ф «Служебный роман», реж. Э.Рязанов, «Мосфильм», 1977 г.

Выводы

Пока что организация кадрового ЭДО для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель вправе самостоятельно решить, переводить ли кадровое делопроизводство в электронный вид. Однако планы правительства очевидны — КЭДО будет обязательным и это лишь вопрос времени. Поэтому перейти на кадровый электронный документооборот следует уже сейчас.

Чтобы переход на обязательный КЭДО прошёл гладко, подключите сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также организовать массовый выпуск электронных подписей для своих сотрудников.