Как оформить должностную инструкцию

Советы по составлению приказа об утверждении новых должностных инструкций

При составлении приказа необходимо указать срок его действия, который заранее устанавливает руководство. Порядок хранения приказа – тоже важный момент. Он должен быть указан в документе.

В приказе, который утверждает новые должностные инструкции, необходимо указать должности, на которые распространяется данное решение, а также распорядительный срок, до которого необходимо привести должностные инструкции в соответствие с изменениями.

В приказе должно быть указано, что новые должностные инструкции утверждаются приказом, и что они будут применяться с определенного момента.

Какие документы есть еще:

• Все документы из раздела «Приказ»
• Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Приказ»:

• Приказ о привлечении работника к сверхурочной работе (образец заполнения)
• Приказ о совмещении должностей (образец заполнения)
• Приказ об увольнении работника за систематические нарушения трудовой дисциплины (образец заполнения)
• Приказ о порядке приема-передачи дел в связи с увольнением сотрудника (главного бухгалтера) организации (образец заполнения)
• Приказ о порядке приема-передачи дел организации

• Важные нюансы при покупке фирмы
• Процесс переписки квартиры на другого человека
• Процесс получения визы в США
• Процесс продажи машины
• Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
• Строительство частного дома в городской черте

Порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции

Определение 1

Разработка должностной инструкции — это процесс создания локального нормативного акта, принимаемого работодателем.

Напрямую трудовое законодательство не регламентирует правила разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, поэтому можно утверждать, что сфера разработки должностных инструкций не стандартизирована.

В соответствии со статьей 8 Трудового кодекса Российской Федерации у работодателей, за исключением физических лиц, не зарегистрированных как индивидуальные предприниматели, есть право принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, в пределах своих компетенций и в соответствии с трудовым законодательством и другими нормативно-правовыми актами, в которых содержатся нормы трудового права, коллективными договорами и соглашениями. Поэтому большая часть работодателей может вводить для регламентирования трудовых отношений должностные инструкции. Работодатели могут сами установить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. При этом устанавливаемые локальными нормативными актами нормы не должны приводить к ухудшению положения сотрудников по сравнению с тем, что установлено в трудовом законодательстве и иных нормативно-правовых актах, содержащих нормы трудового права, коллективных договорах и соглашениях.

Получи помощь с рефератом от ИИ-шки

ИИ ответит за 2 минуты

Разработка должностных инструкций может осуществляться как на этапе проектирования организации, так и для уже функционирующего бизнеса, в котором сложились определённые трудовые отношения:

• в первом случае требуется тщательно смоделировать трудовые процессы исполнителей,
• во втором случае необходимо глубоко проанализировать существующие трудовые отношения

В любой ситуации разработка должностных инструкций осуществляется по общепринятому алгоритму действий. Разработка должностных инструкций может быть представлена как последовательность этапов:

• подготовительный этап,
• разработка проектов должностных инструкций,
• согласование проектов должностных инструкций,
• утверждение должностных инструкций.

Из каких разделов состоит должностная инструкция

Что такое должностная инструкция, для чего необходимо ее разрабатывать

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, определяющий положение отдельной штатной единицы в структурном подразделении хозсубъекта.

Она является эффективным управленческим инструментом, решающим разноплановые задачи. Так, на указанные в ней положения управленец ссылается в случае привлечения подчиненного к дисциплинарной ответственности (в частности, при расторжении рабочих отношений согласно п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Штатная единица же заинтересована в наличии четкого перечня требований, предъявляемых к ней, вверяемого ей фронта работы, границ ответственности, а также своих полномочий и прав.

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается для:

• документальной фиксации квалификационных требований к соискателю на трудоустройство;
• четкого закрепления за работником определенных обязанностей, определения его прав и видов ответственности;
• предотвращения дублирования функциональных обязанностей различных штатных единиц и установления нормальной рабочей атмосферы в коллективе, снижения риска возникновения конфликтов;
• разграничения обязанностей и прав работников;
• обеспечение равномерной нагрузки на коллектив;
• определения взаимосвязи между отдельными должностями;
• оценивания работы отдельного подчиненного;
• стимулирования решения задач.

Она действует бессрочно. После ее морального устаревания разрабатывается другой документ.

Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать

Цели использования должностной инструкции

Если с сотрудником заключена должностная инструкция, работодатель имеет право на:

• доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
• распределить трудовые функции между работниками;
• оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
• оценить качество выполнения работником трудовой функции;
• доказать  несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
• доказать  правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Как и где хранится приказ

Согласно Законодательства Российской Федерации все приказы должны храниться в архиве предприятия. Документы, которые не входят в состав личного дела сотрудника, как например приказ, необходимо хранить семьдесят пять лет. Если организация ликвидировалась, то все данные нужно передать в городской архив либо правопреемнику.

Главное в оформлении приказа об утверждении инструкций:

1.соблюсти временные рамки , чтобы изданные приказ был либо накануне самой инструкции либо в тот же день

2.оформить его на  бланке организации, с указанием реквизитов

3.обязательно завизировать директором, а также необходимы подписи всех ответственных лиц

4.проконтролировать его исполнение и заключение с каждым сотрудником должностной инструкции

Сотрудникам же необходимо:

1.Внимательно изучить свои должностные инструкции, и в случае несогласия  с каким-либо пунктом оповестить работодателя об этом, во избежание недомолвок в будущем

2. подписать инструкцию после выяснения всех обстоятельств

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрос №1:

Предусмотрена ли какая-либо ответственность для организации за не издание приказа об утверждении должностных инструкций?

Ответ:

Ведение кадрового учета и делопроизводства необходимо на каждом предприятии. Издание приказа подразумевает установление в организации порядка и требований по исполнению законодательства. Должностная инструкция не может быть признана действующей без издание приказа руководителем, заверенным его подписью.

За несоблюдение данных норм на организацию может быть наложен административный штраф.

2.Вопрос №2:

Для чего необходима должностная инструкция? Как часто ее необходимо составлять?

Ответ:

Необходимость данного документа очень важна, поскольку в нем содержится полный перечень работ и услуг, которые должен оказывать сотрудник на своем рабочем месте. В случае несоблюдения данных требований, он может быть призван к ответственности с указанием пункта инструкции, который он нарушил. В свою очередь и работник может предъявить работодателю ультиматум по исполнению обязанностей, которые не входят в список по его должностной инструкции. Если работник поднимается по карьерной лестнице, приобретает новую должность, меняются его функциональные обязанности, то с ним необходимо подписать новую должностную инструкцию, в соответствии с его новой должностью.

3.Вопрос №3:

Какова структура оформления приказа, что необходимо в нем отразить?

Ответ:

Приказ составьте на официальном бланке предприятия, где видно ИНН,КПП и юридический адрес. Затем сформулируем его название, в основном тексте опишем необходимость издания, в связи с регулированием штатного расписания и нормализации рабочих обязанностей сотрудников, далее сам приказ и что хотим указать: пишем про издание должностных инструкций и назначаем ответственных за его исполнением. Руководитель подписывает, отдел кадров доводит до сведения назначенных за проверку выполнения.

Что важно учитывать при утверждении новых должностных инструкций?

При подготовке и утверждении новых должностных инструкций, необходимо учесть ряд важных моментов. В первую очередь, необходимо составить документ с учетом сроков его действия и порядка утверждения.

Важно учитывать, как новые должностные инструкции будут согласованы с другими положениями компании, регулирующими деятельность компании в целом. Также необходимо установить порядок внесения изменений в инструкции и их утверждения

Новые должностные инструкции должны быть доступны для ознакомления всем работникам, чьи обязанности регулируются этими инструкциями. Поэтому следует предусмотреть меры по информированию сотрудников о новых инструкциях и их соответствии действующей политике компании.

Составление приказа об утверждении новых должностных инструкций в 2024 году

Составление приказа об утверждении новых должностных инструкций в 2024 году важно выполнять в соответствии с установленным порядком. Документ должен быть оформлен в письменной форме и подписан руководителем организации

Для составления приказом об утверждении новых должностных инструкций необходимо готовить соответствующие документы. Руководитель должен обязательно ознакомиться с новыми инструкциями и убедиться в их соответствии с установленными требованиями. Срок хранения документа должен быть указан в приказе.

Как правильно составить приказ об утверждении новых должностных инструкций в 2024 году? Необходимо уточнить юридическую форму приказа и его название. В приказе обязательно указать утверждаемые должностные инструкции и их номера. Новые инструкции утверждаются и вводятся в действие с указанной даты.

• Порядок составления приказа об утверждении новых должностных инструкций:
  • Подготовка документации.
  • Ознакомление руководителя с новыми инструкциями.
  • Установление срока хранения документа.
  • Оформление юридической формы приказа.
  • Указание утверждаемых должностных инструкций и их номеров в приказе.
  • Установление даты ввода инструкций в действие.
  • Хранение документов в соответствующем месте и ведение списка в таблице.

Ознакомление работника с должностной инструкцией

По общему правилу работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией лично и под расписку. Отсутствие письменного подтверждения факта ознакомления с инструкцией не позволяет применить к работнику меры ответственности за нарушение конкретных обязанностей.

Основными способами подтверждения ознакомления работника с должностной инструкцией признаются судами следующие:

1. проставление подписи работника непосредственно на листах должностной инструкции. Такой способ наиболее точно отвечает принципу добросовестности намерений сторон, вызывает доверие у правоприменительных и инспектирующих органов, так как не позволяет подменить или дополнить содержание документа без ведома работника;
2. фиксация подписи работника на отдельном листе ознакомления. Лист ознакомления может быть предусмотрен как для каждого отдельного вида нормативных актов организации (должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности и т.д.), так возможно и наличие единого листа ознакомления со всем массивом локальных актов организации;
3. включение соответствующего условия в трудовой договор. Условие о доведении инструкции до сведения работника включается в содержание трудового договора, и работник, подписывая договор, тем самым дает расписку одновременно и об ознакомлении. Суды признают наличие такого условия в подписанном сотрудником договоре как доказательство возложения на него должностных обязанностей при рассмотрении любых категорий дел, включая споры о незаконности увольнения.

Лист ознакомления с должностным регламентом (должностной инструкцией)

N п/п	Фамилия, имя, отчество должностного лица, назначаемого на должность	Дата и подпись должностного лица после ознакомления с инструкцией	Дата и номер приказа о назначении на должность	Дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности
1	2	3	4	5

Однако тот факт, что работник не ознакомлен с должностной инструкцией, не является препятствием к его увольнению

Так, работник не выполнял поручения руководителя и был уволен, поскольку не прошел испытание. Он не согласился с решением работодателя. Посчитал, что не мог исполнять трудовые обязанности, так как при приеме на работу не был ознакомлен с должностной инструкцией.

Московский городской суд решил (апелляционное определение от 26.01.2018 по делу N 33-3179/2018), что увольнение работника правомерно. Обязанность выполнять задания руководителей была прописана в трудовом договоре. Тот факт, что работник не ознакомлен с должностной инструкцией в момент приема на работу, не означает, что он не мог исполнять поручения непосредственного руководителя.

В похожих ситуациях суды чаще всего признают увольнение незаконным. Однако если обязанности установлены в других документах, суд может посчитать увольнение правомерным.

Так как судебная практика неоднозначна, при приеме на работу лучше ознакомить сотрудника с должностной инструкцией. Тогда доказывать, что работник во время испытания не справился с выполнением своих обязанностей, будет легче.

Приказ о введении новой должностной инструкции образец

Приказоб утверждении должностной инструкции в новой редакции

г.

В целях актуализации локальных нормативных актов, регламентирующих профессиональную деятельность работников , на основании приказываю:

1. Утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ввести ее в действие с .

2. С считать утратившей силу .

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на .

Руководитель организации

С приказом ознакомлены:

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа об утверждении должностной инструкции в новой редакции

Разработана: Компания “Гарант”, декабрь 2015 г.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и !

Но ведь в процессе характер трудовых отношений, как собственно и специализация компании может и измениться. В связи с этим возникнет необходимость не только во внесении изменений в уже действующие инструкции, но и разработку новых, в порядке, определенном нормами закона.

ПРИКАЗ 1

Об утверждении в новой редакции должностных инструкций работников

В соответствии с требованиями обеспечения безопасности образовательного процесса и введения федеральных государственных образовательных стандартов ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Признать утратившими силу должностные инструкции работников, утвержденные и введенные в действие приказом от 12.04.13 №02-15.

2. Утвердить и ввести в действие в новой редации должностные инструкции работников учреждения.

3. Ознакомить работников учреждения под роспись с должностными инструкциями.

4. Заместителям директора- кураторам образовательных циклов и видов производственной деятельности обеспечить строгое соблюдение всеми работниками учреждения трудового законодательства и контроль исполнения своих должностных инструкций.

5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за собой. Директор Кувалдин И.И.

ПРИКАЗ 2

В связи с необходимостью соблюдения норм трудовой дисциплины и организации труда на предприятии, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить должностные инструкции работников ООО «Керамзит», прописанных в штатном расписании от 05.01.2021 г. на 2021 год.

2. Всех сотрудников предприятия ознакомить с должностными инструкциями под роспись.

Директор Сидоров С.С.

С приказом ознакомлена:

специалист отдела кадров Петрова М.П.

ПРИКАЗ 3

Об утверждении должностных инструкций

В связи с необходимостью придания статуса правового акта должностным инструкциям для новых штатных должностей ООО «Союз» приказываю:

1. Утвердить в качестве правовых актов, вступающих в действие с момента утверждения мной, должностные инструкции:

— главного инженера; — менеджера по продажам; — программиста;

— дизайнера.

2. Старшему менеджеру по кадрам Сидоровой С.С. в течение 3 дней с момента подписания настоящего приказа распечатать и передать указанные должностные инструкции мне на утверждение.

Состав документа

В инструкции должны содержаться следующие разделы:

Общие положения — название компании, подчиненность, квалификационные требования, перечень нормативных актов, которым должен следовать сотрудник при выполнении своих обязательств.
Цели и обязанности. В этом разделе отражаются обязательства организационного характера и функциональные задачи.
Права и полномочия

При оформлении этого раздела важно четко описать, какую ответственность несет руководство и подчиненный при подведении итогов работы предприятия. Важно указать возможность принятия решений, наличие права подписи документов и так далее.
Подчиненность, руководство

Здесь требуется указать, кто является непосредственным руководителем. Если сотрудник по результатам деятельности должен сдавать какие-либо отчеты, этот момент также требуется отразить в инструкции.
Взаимодействие с другими службами. Здесь рассмотрены действия, которые работник может осуществлять самостоятельно в сфере взаимодействия с другими службами без предупреждения руководства.
Ответственность. Наиболее важный раздел, в котором рассматривается ответственность сотрудника в случае невыполнения обязательств. Здесь же может перечисляться группа различных правонарушений.

Скачать образец должностной инструкции исполнительного директора

Как подобрать благонадежных сотрудников и сохранить репутацию компании?

Составление должностных инструкций – это один из шагов на пути к формированию надежного кадрового состава организации. Документ помогает закрепить, каким требованиям должен соответствовать будущий работник, какими профессиональными знаниями владеть и какими будут его задачи на рабочем месте. Должностная инструкция обеспечивает защиту от рисков при судебных разбирательствах, да и просто вносит ясность во взаимоотношения работодателя и сотрудника. 

Также защитить от рисков репутацию компании помогает оценка уровня благонадежности будущих сотрудников еще на этапе подбора персонала.

Используя сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData, вы сможете убедиться в надежности кандидата или, наоборот, – отказаться от сотрудничества с ним. Проверка займет всего три минуты – именно через такое время после запроса вы получите развернутый отчет о соискателе.

Информация об интересующем вас кандидате или сотруднике выгружается из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, при этом с соблюдением всех требований закона о персональных данных. Вы сможете без труда проверить правовую благонадежность гражданина, начиная от различного рода правонарушений до участия в арбитражных делах и нахождения в розыске, действительность его документов, финансовое положение, а также выполнить проверку соцсетей и мессенджеров.

Выбор пакета проверок зависит от потребностей компании – доступны несколько вариантов: базовый, расширенный и максимальный. Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы познакомиться с наполнением отчетов.

Чтобы оценить достоверность и объективность данных, предоставляемых сервисом, оформите бесплатный тестовый доступ, с помощью которого можно провести несколько бесплатных проверок реальных кандидатов.

Объясняем, как составить распоряжение «на пальцах»

При разработке распоряжения необходимо учесть определенный порядок действий и правовую природу этого документа. Распоряжение – это форма приказа, которая используется при утверждении должностных инструкций. В данной статье мы объясним, как правильно составить распоряжение.

2. Укажите сроки. В распоряжении необходимо указать даты, когда следует утвердить и внедрить новую должностную инструкцию. Также следует указать крайний срок ознакомления сотрудников с новой инструкцией.

4. Укажите порядок ознакомления. В распоряжении следует указать, каким образом сотрудники должны ознакомиться с новой или измененной должностной инструкцией. Это может быть проведение совещания, размещение документа на внутреннем сайте компании или отправка каждому сотруднику по электронной почте.

5. Об утверждении и хранении. В распоряжении должно быть явно указано о том, что данная процедура утверждения должностной инструкции является обязательной. Также в тексте следует указать, каким образом и где будут храниться утвержденные инструкции.

6. Форма приказа. После всех необходимых указаний следует указать «Приказываю:» и перечислить фамилии лиц, уполномоченных на подписание и утверждение данного распоряжения.

Теперь, зная все основные моменты, вы легко сможете составить распоряжение «на пальцах» и утвердить должностные инструкции в вашей компании.

Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам

Инструкция оформления приказа об утверждении должностных инструкций

Если сотрудник, который составляет приказ об утверждении должностных инструкций, не уверен в его правильности, то лучше обратиться к специалистам для помощи в составлении или проверки документа на юридические ошибки.

Без подписи руководителя компании данный документ будет считаться недействительным, и его с легкостью можно будет оспорить в суде.

Поскольку на данный момент нет правил составления и оформления приказов, которые утверждают должностные инструкции, то создаваться он может как по образцу, так и в произвольном виде.

Несмотря на это, составленный приказ должен включать в себя:

• номер;
• информацию, где и когда был создан;
• полное наименование организации;
• список должностных инструкций, которые он утверждает.

Если должностные инструкции имеют большой объем, то они могут быть отмечены как дополнение. Кроме указанной информации в данный приказ могут включаться и другие необходимые данные.

Приказ, утверждающий должностные инструкции, создается в одном экземпляре, а потом проходит регистрацию. Во время действия данного приказа хранить его нужно вместе с другими распорядительными документами предприятия. Доступ к этим документам должен ограничиваться.

После того, как приказ станет неактуальным, его нужно передать в архив организации. В архиве он должен храниться не менее трех лет в соответствии со сроком, который устанавливается законодательством. По истечению срока хранения приказ может быть уничтожен.

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции

Составление приказа

Приказ об утверждении должностных инструкций относится к приказам по основной деятельности и оформляется в соответствии с принятыми в организации требованиями. На нашем сайте имеется образец приказа, которым можно пользоваться для собственных нужд.

Приказом могут утверждаться сразу несколько инструкций, например, на все подразделение или для всего административно-управленческого персонала. В приказе должны содержаться следующие обязательные структурные элементы:

1. «шапка». Если приказ оформляется на бланке организации, в него уже будут интегрированы основные реквизиты организации. Если бланк не используется, то потребуется указать название организации, юридический адрес, ИНН/КПП для юрлиц;
2. преамбула. В ней указываются ссылки на статьи ТК РФ, ведомственные, отраслевые стандарты и нормативы, на основании которых разработаны инструкции;
3. слово «приказываю», расположенное по центру под преамбулой;
4. текст приказа, начинающийся с фразы «Утвердить и ввести в действие с момента подписания настоящего приказа (или иной даты) прилагаемые должностные инструкции». Потребуется перечислить все инструкции;
5. указание на лиц, ответственных за ознакомление работников с новыми должностными инструкциями. Как правило, это работник отдела кадров (ознакомление вновь принятых сотрудников) и руководитель соответствующего подразделения (ознакомление в процессе работы);
6. указание на лицо, ответственное за исполнение приказа;
7. должность, подпись и расшифровку подписи лица, утвердившего инструкции.

Если новая должностная инструкция утверждается взамен старой, потребуется оговорить отмену старой инструкции: «С момента подписания настоящего приказа (даты введения в действие новой инструкции) должностная инструкция от ______ года №____ считается утратившей силу».