Оформление справки: особенности, требования и порядок действий

Как правильно составить

Не существует единого требования для составления справок по месту требования. Иногда они выдаются по специальной форме отчетности, например 2-НДФЛ. Эта форма иногда является приложением к подтверждаемой информации о работы. Форма бланка 2-НДФЛ и порядок его заполнения утверждены Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@

Любой подобный бланк может быть составлен в свободной форме.

На практике многие предприятия (организации) утверждают некий универсальный бланк для наиболее часто выполняемых запросов. Иногда шаблоны регистрируют в Учетной политике.

В бланке должны содержаться следующие данные:

• название организации (предприятия), выдавшей документ;
• дата составления;
• подтверждаемые сведения о работнике;
• подпись ответственного лица;
• пометка «справка выдана для предъявления по месту требования».

Может быть сделана пометка о прилагаемых документах. В этом случает используется специальный пункт с их перечнем.

Образец «справка дана по месту требования» приведен ниже.

Куда могут предоставляться?

В соцзащиту

Семьям, признанным малоимущими, государство выплачивает ежемесячное пособие. Они также имеют право на получение субсидий.

Для его назначения в соцзащиту приносят справку с работы о своих доходах за последние 3 месяца, в котором указывается следующая информация:

• наименование организации, его реквизиты;
• Ф.И.О. работника, должность и структурное подразделение;
• с какого времени трудиться на предприятии;
• помесячный доход.

При этом обязательно определяют вид дохода: заработная плата или пособие. Размер алиментов от общей суммы вычитывается (если работник их платит). Основанием для справки являются лицевые счета и расчетные ведомости.

В институт

Работнику-студенту справка может понадобиться в следующих случаях:

• нет возможности прийти на экзамен в связи с командировкой или производственной необходимостью;

заочникам для подтверждения факта работы.

Составляется на обычном бланке для письма с указанием времени начала работы и должности. Вместо конкретного адресата пишется фраза «для предоставления по месту требования».

Пример оформления справки с места работы для ВУЗа.

Для центра занятости

Данный вид справки необходим бывшим работникам при постановке на учет в центр занятости для определения размера пособия. Указывается:

• период работы в организации;

режим работы;

средний заработок за последние 3 месяца;

были ли неоплачиваемые периоды за 12 месяцев до увольнения (больничные, административные, время простоя, отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет).

Для УФМС

Миграционная служба просит предоставить иностранных граждан информацию об их финансовом состоянии.

Выдаваемая работодателем справка подтверждает фактическое место работы предъявителя, его должность, размер зарплаты.

Документ заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится круглая печать.

Для банка

Перед принятием решения о предоставлении кредита банк проверяет своих потенциальных клиентов на кредитоспособность. Основной документ, отражающий финансовое состояние работника – это справка о доходах, предоставляемая с места работы.

В ней содержаться сведения о получаемом доходе и производимых удержаниях. Обязанность работодателя – четко, без завышения указать реальный размер получаемой зарплаты.

Сроки действия

Срок действия справки устанавливается тем субъектом, который ее запрашивает. В большинстве случаев срок действия справки устанавливается от двух недель до месяца.

Этот период считается достаточным, чтобы работник смог получить соответствующий документ своего работодателя и представить его по месту требования. При этом актуальность данных, содержащихся в справке будет сохранена.

Однако нужно учитывать некоторые моменты при установлении срока действия справки. Если запрашивается справка о текущих доходах работника, то при наступлении нового месяца, она потеряет свою актуальность, так как в ней будет отсутствовать информация о последнем месяце.

Работникам в таких случаях лучше всего обращаться к своему работодателю за подобными сведениями в начале следующего месяца, когда предыдущий период уже закрыт, и работодатель может выдать ему сведения о доходах в полном объеме.

Может ли работодатель требовать справку об отсутствии коронавируса?

Рекомендации о мерах профилактики для работодателей Роспотребнадзор подготовил, разместил их на своем сайте. Среди них значатся:

• измерение температуры тела сотрудников;
• дезинфекция помещений каждые 2 часа;
• обеспечение персонала защитными средствами и антисептиками для рук;
• максимальное удаление сотрудников друг от друга;
• отстранение от работы сотрудников с признаками ОРВИ и температурой.

Для введения мер профилактики COVID-19 необходимо издать приказ по такому образцу.

Если работник находился на карантине 14 дней в связи с тем, что вернулся из-за границы, проживает на одной территории с вернувшимся из-за границы, был в контакте с заболевшим, то на это время для него оформляется больничный лист. По истечение двухнедельного периода карантин закончится, листок нетрудоспособности будет закрыт, и работник выйдет на работу. Подтверждать факт отсутствия коронавируса справкой он не должен. Если больничный закрыт, значит человек здоров и не заразен.

Сотрудники, переболевшие коронавирусом, также не должны предъявлять отдельную справку о том, что не больны данным заболеванием. Больничный для такого человека будет закрыт только полного выздоровления и прохождения необходимого лечения. Поэтому требовать с него дополнительных справок об отсутствии болезни не имеет смысла.

Где и как получить документ, что не болен?

Подтвердить факт того, что не болен коронавирусом, может только сданный тест в специальной лаборатории. Бесплатно данный анализ можно сдать только по показаниям:

• если прибыл из-за границы;
• если проживаешь на одной территории с приезжим из-за рубежа;
• если был в контакте с заболевшим коронавирусной инфекцией;
• если есть прямые показания по симпотомам.

Просто так, без симптомов бесплатно в настоящее время человек не может сдать тест на коронавирус.

Не так просто его пока сдать и в частных клиниках, количество таких лабораторий ограничено, а сам анализ платный (около 1000 руб.).

Для сдачи анализа необходимо выяснить, какие клиники в регионе могут брать данный анализ, уточнить стоимость данного теста. Для забора анализа необходимо лично явиться в лабораторию. Результаты обычно готовы в течение дня. Работнику выдаются результаты медицинского анализа — отрицательные или положительные и справка об отсутствии заболевания (или его наличия). Во втором случае человек подлежит госпитализации или помещению на двухнедельный карантин для лечения на дому в случае слабо выраженных симптомов.

Как правило, для сдачи анализа на коронавирус предварительно нужно позвонить в лабораторию и записаться на прием.

Некоторые частные медицинские клиники предлагают выезд врача на дом для забора материала на анализ, однако за это нужно будет дополнительно заплатить.

Кто оплачивает расходы на сдачу анализа?

В ст.213 ТК РФ говорится о том, что расходы на подобные медицинские манипуляции, должен оплачивать работодатель.

Руководителю нужно предоставить документы, подтверждающие расходы на оформление справки об отсутствии болезни — расходы на проезд до места сдачи анализа, стоимость самого теста, оплата рабочего времени, потраченного на поездку в лабораторию.

Главное — это наличие документов, подтверждающих расходы работника, к которым нужно приложить свое заявление на возмещение затрат.

За рабочий день, в течение которого сотрудник не работал из-за сдачи теста на коронавирус, работодатель должен выплатить средний заработок.

Участковые врач терапевт не сможет выдать справку об отсутствии COVID-19, он может лишь подтвердить в справке, что человек не выезжал за границу в последние 3 месяца, не имел контактов с зараженными и не находится на двухнедельном обязательном карантине.

За подтверждением отсутствия коронавируса нужно обращаться только в специализированные клиники и лаборатории, которые получили разрешение брать подобные анализы и имеют соответствующие тест-системы.

Кому и зачем она оформляется справка с места работы

Сотрудники нередко запрашивают у своего работодателя документы, подтверждающие информацию о трудовой деятельности. Чаще всего эти документы требуются для предъявления в различные ведомства и организации:

• Управление соцзащиты населения — для оформления социальных выплат, пособий и компенсаций;
• Пенсионный фонд — при оформлении пенсионных выплат;
• Центр занятости населения — для оформления пособия по безработице;
• посольства, консульства — для получения визы, загранпаспорта и др.;
• банки и микрофинансовые компании — для получения займов и кредитов;
• судебные инстанции — для подтверждения запрашиваемых сведений по рассматриваемым делам (о восстановлении в должности, неоплате труда, дисциплинарных взысканиях и др.);
• школьные и дошкольные учреждения — при оформлении путевок на детские базы отдыха, в пришкольный лагерь, для дежурных детсадовских групп в период карантина и т. д.;
• другим работодателям — при трудоустройстве по совместительству.

ВАЖНО! Закон не обязывает гражданина сообщать руководству, куда требуется информация о его рабочей деятельности. Он вправе запрашивать ее на любые цели и использовать по своему усмотрению.

Чаще всего в этом документе подтверждают, что конкретный гражданин трудоустроен в определенной компании, указывают период занятости, должность

В некоторых случаях указывают средний оклад. Содержание зависит от требований ведомства, которое запросило документ. Например, для детского лагеря достаточно Ф. И. О., должности, стажа, иногда графика труда. Для судебных инстанций или посольства потребуется дополнительно указать среднюю зарплату

Чаще всего в этом документе подтверждают, что конкретный гражданин трудоустроен в определенной компании, указывают период занятости, должность. В некоторых случаях указывают средний оклад. Содержание зависит от требований ведомства, которое запросило документ. Например, для детского лагеря достаточно Ф. И. О., должности, стажа, иногда графика труда. Для судебных инстанций или посольства потребуется дополнительно указать среднюю зарплату.

ВАЖНО! Допускается запросить такой документ у руководства компании устно, но в письменном виде надежнее. По закону наниматель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности не позднее 3 рабочих дней после получения письменного заявления от работника (ч. 1 и )

1 и ).

Заявление необходимо написать на имя руководителя компании и указать, какая конкретно информация требуется. Если последует отказ, то человек вправе обратиться в суд, и нарушитель ответит по ч. 1 . Штраф для организации — до 50 000 рублей, для руководства и ИП — до 5 000 рублей.

Куда обратиться

Для получения справки необходимо обратиться в одно из подразделений компании, в зависимости от требуемой для указания в ней информации.

1. Если документ должен включать данные о стаже, дате начала работы и других сведений, связанных с осуществлением трудовых обязанностей, то справку составляет отдел кадров.
2. В случае необходимости отражения информации о заработной плате, за получением документа следует обратиться в бухгалтерию.
3. Если ведомству требуется справка, которая должна содержать данные и о доходе работника, и о дате трудоустройства, должности, то документ может быть составлен одним из ведомств, но подписан и бухгалтерией, и отделом кадров.

Все дело в том, что некоторые компании не имеют отдельных подразделений. Директор фирмы выступает и бухгалтером, и начальником отдела кадров. Подобная ситуация приемлема для малого бизнеса, например для индивидуальных предпринимателей.

Нормативное регулирование

Выдача справки с места работы регламентируется ст. 62 ТК РФ. Она относится к документам, связанным с работой и выдается для предъявления по месту требования. Документ носит характер подтверждения или уточнения запрашиваемой информации.

Такие справки часто требуются органами социальной защиты, банковскими, кредитными учреждениями и другими. Справка выдается безвозмездно по устному или письменному требованию работника в течение трех дней с момента заявления.

Форма справки для начисления будущим работодателем пособий по временной нетрудоспособности утверждена Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Виды справок

Справки могут быть личными и служебными.

Определение 2

Служебная справка – это официальный документ, который содержит информацию об основной деятельности предприятия.

Определение 3

Личная справка – это официальный документ, который подтверждает сведения биографического или служебного характера, а также выдается частному лицу.

Форма справки бывает разной в зависимости от содержания и назначения.

Одним из видов служебной справки являются сводки, которые могут быть оформлены в виде таблицы или графика.

Справки, которые отражают основную деятельность в организации, могут быть внешними и внутренними. Заголовок к тексту любой справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание периода времени, к которому относят излагаемую в справке информацию.

Текст справки обычно состоит из двух частей: в первой изложены факты, являющиеся основанием или поводом для составления рассматриваемой справки, а во второй – конкретная информация, отражающая суть вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если в справке содержится однородная систематизированная информация, то ее лучше оформить в виде таблицы.

Если справка включает информацию по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель. Справка, которая содержит финансовую информацию, должна быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером, а также заверена печатью. Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения или специалист-составитель.

Как написать согласие на труд в период карантина

Унифицированного бланка не существует, поэтому работник может написать согласие или заявление в свободной форме.

Что должно быть указано в документе:

1. Кому адресован документ. Здесь указывают ФИО и должность главы организации, где трудится работник.
2. От кого этот документ. Работник пишет ФИО и должность.
3. Название документа.
4. Текст документа. Нужно указать, что работник согласен с работой во время карантина. Также ссылаются на нормативный акт, который установил нерабочие дни.
5. Дата и подпись работника.

Образец согласия

Генеральному директору
ООО «Дельта»
Петру Петровичу Семенову
от оператора станков ЧПУ
Георгия Ивановича
Николаева

Согласие

Я, Георгий Иванович Николаев, работающий в должности оператора станков ЧПУ, в производственном цехе Общества с ограниченной ответственностью «Дельта», выражаю согласие на работу при непрерывном производственном процессе во время периода нерабочих дней (30 марта по 3 апреля 2020 года), объявленных в связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции указом Президента РФ от 25 марта 2020 года № 206.

28 марта 2020 года

Николаев / Г.И. Николаев

Где ее обычно спрашивают

Наиболее часто подобную справку просят предъявить в следующих организациях:

• Кредитные организации при оформлении займа.
• Органы соцзащиты, когда проситель обращается за госпомощью.
• Пенсионный фонд. Здесь поданные предприятием данные помогут при оформлении или корректировки пенсионных выплат.
• Соцстрах. По сведениям будут назначаться пособия. К тому же справка явится подтверждением того, что пособие не получается по месту работы.
• Управляющие компании при назначении льгот на коммуналку.
• УФМС при получении загранпаспорта.
• Суд и другие правоохранительные органы.
• Прочие организации.

Несмотря на то, что строгого бланка справка не имеет, не стоит относиться к ее выписке спустя рукава, так как во многих случаях именно она становится определяющим фактором для вынесения того или иного решения.

Ведь это не просто бумажка с данными по предъявителю, а официальный документ, подтверждающий сведения о подателе.

Подключение справки в программу на базе «1С:Предприятие»

Каждая из предложенных справок предназначена для определенной конфигурации. Выберите из списка доступных справок ту, которая наиболее подходит для вашей учетной системы. Это может быть:

• «1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1» 

• «1С:Бухгалтерия предприятия (БП) 3.0»

• «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗКГУ) 3.1»

• «КАМИН:Расчет заработной платы 5.0» (на управляемых формах)

• «КАМИН:Расчет заработной платы 3.0» (на обычных формах)

• «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения (ЗКБУ) 1.0» (на обычных формах)

• «1С:Управление производственным предприятием 1.3» (на обычных формах)

В зависимости от типа скачанного файла (отчет, обработка или расширение), возможности его подключения в конфигурацию (в качестве внешней печатной формы или просто в качестве внешнего отчета), а также используемой конфигурации, работа с ним будет отличаться. Мы подготовили специальную инструкцию, как можно подключить файл внешней печатной формы или расширения в программу.

Правила по составлению справки

Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике).

Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:

• название организации,
• дату составления,
• сведения, которые нужно подтвердить,
• подпись директора компании.

Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).

Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.

Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.

Образец справки с места работы

1. Сначала указывают полное наименование компании, чуть ниже ее фактический адрес и телефон.
2. Далее ставят дату составления документа, затем посередине слово «Справка» и ее номер по внутреннему документообороту организации.
3. Потом идет собственно необходимая информация: здесь надо обязательно полностью вписать фамилию, имя, отчество работника, для которого предназначена справка, а также удостоверить нужные факты.
4. После этого, если сотрудник назвал адресата получения, можно указать, кому будет предъявляться справка.
5. Внизу документ должен подписать либо директор компании, либо его уполномоченное лицо (с указанием должности и расшифровкой подписи).

Образец заполнения справки с места работы по месту требования

Образец заполнения справки с места работы по месту требования

Документ утверждает руководство предприятия в качестве особого бланка. Работник запрашивает его обычно в 2 случаях:

• Чтобы подтвердить существующее место работы;
• Чтобы указать доходы.

Директор организации обязан предоставлять только правдивую информацию. Ее актуальность составляет 14 дней.

Образец заполнения справки по месту работы при коронавирусе

Справка с места работы

Разрешение требуется тем сотрудникам, кому приходится работать во время карантина. По формам на COVID-19 образцов не существует, поэтому бумага оформляется по приблизительным рекомендациям. Здесь прописывается:

• Кем выдана;
• Кому выдана;
• С какой целью.

Образец заполнения справки с места работы в детский сад

Справка с места работы для предъявления в детский сад

Заполненный бланк выдается, чтобы сотрудник как родитель подтвердил, где он работает. Из-за пандемии открыты только дежурные группы детских садов, поэтому документ нужен тем, кто не в состоянии при карантине взять отпуск или работать на удаленке.

Помимо карантинных условий, он нужен при:

• Начислении пособий;
• Регистрации загранпаспорта и оформления визы;
• Оплате больничного листа;
• Разбирательствах при имущественных спорах.

Срока действия не имеет, если только время не лимитирует принимающий орган.

О неполучении единовременного пособия

Заполнение этого бланка преследует единственную цель – выплату единовременного пособия при рождении малыша. Надо понимать, что выплата положена лишь тем, кто обратился за ней до наступления шестимесячного возраста малыша. При усыновлении, опекунстве промежуток времени установлен тот же (6 месяцев), только отсчитывается с момента оформления самого усыновления.

Справка с места работы для предоставления в суд

Справка с места работы для предоставления в суд

Обычно документ требуется при судебных разбирательствах: при выплате алиментов, при усыновлении, банкротстве физ. лица, взыскании долгов, материального ущерба. Бланк должен содержать:

• ФИО предъявителя;
• Актуальный доход;
• Общий стаж и время работы в сегодняшней организации.

Подписывают руководитель, начальник отдела кадров и главбух.

Справка для получения визы

Подавляющее большинство представительств других государств перед разрешением въезда в страну запрашивают информацию о том, где работает человек. Она печатается на фирменном бланке предприятия с проставлением ФИО, должности руководителя, его дохода и стажа. Заверяется круглой печатью, подписями руководителей компании.

Предоставленная бумага будет тщательно проверяться работниками консульства, поэтому в нем указывается актуальная информация.

Видео по теме:

Правила по составлению справки

Существуют общие правила по корректному заполнению документа, где отображаются основные критерии. Смысл заключается в том, чтобы отобразить нужные сведения. Работник уточняет, какая ему нужна информация, но почему он в ней нуждается, может не сообщать.

В бланке указываются:

1. Основные реквизиты организации.
2. Дата и регистрационный номер.
3. ФИО, занимаемая должность сотрудника.
4. ФИО и подпись директора, печать.

Указанные данные – примерные и представляют образец справки с места работы по шаблонной модели. Но ведомство для своих особых целей может запросить определенную форму. Поэтому как должен выглядеть документ для определенного запроса, нужно узнавать в организации, где его затребовали.

Справка с места работы по форме 2-НДФЛ

Образец заполнения справки 2-НДФЛ для работника

Этот бланк служит официальным подтверждением имеющегося дохода. Зарплата указывается не общей суммой, а по каждому месяцу, где учитываются больничные, отпускные и так далее. Здесь же показаны социальные вычеты. Форма требуется:

• Чтобы оформить льготы и прочие бюджетные субсидии;
• При судебных разбирательствах;
• Для подготовки 3-НДФЛ;
• Чтобы подтвердить официальное трудоустройство;
• Для предоставления на другом рабочем месте.

Образец заполнения справки с места работы по месту требования

Образец заполнения справки с места работы по месту требования

Документ утверждает руководство предприятия в качестве особого бланка. Работник запрашивает его обычно в 2 случаях:

• Чтобы подтвердить существующее место работы;
• Чтобы указать доходы.

Директор организации обязан предоставлять только правдивую информацию. Ее актуальность составляет 14 дней.

Образец заполнения справки по месту работы при коронавирусе

Справка с места работы

Разрешение требуется тем сотрудникам, кому приходится работать во время карантина. По формам на COVID-19 образцов не существует, поэтому бумага оформляется по приблизительным рекомендациям. Здесь прописывается:

• Кем выдана;
• Кому выдана;
• С какой целью.

Образец заполнения справки с места работы в детский сад

Справка с места работы для предъявления в детский сад

Заполненный бланк выдается, чтобы сотрудник как родитель подтвердил, где он работает. Из-за пандемии открыты только дежурные группы детских садов, поэтому документ нужен тем, кто не в состоянии при карантине взять отпуск или работать на удаленке.

Помимо карантинных условий, он нужен при:

• Начислении пособий;
• Регистрации загранпаспорта и оформления визы;
• Оплате больничного листа;
• Разбирательствах при имущественных спорах.

Срока действия не имеет, если только время не лимитирует принимающий орган.

О неполучении единовременного пособия

Заполнение этого бланка преследует единственную цель – выплату единовременного пособия при рождении малыша. Надо понимать, что выплата положена лишь тем, кто обратился за ней до наступления шестимесячного возраста малыша. При усыновлении, опекунстве промежуток времени установлен тот же (6 месяцев), только отсчитывается с момента оформления самого усыновления.

Справка с места работы для получения визы

Справка для получения визы

Подавляющее большинство представительств других государств перед разрешением въезда в страну запрашивают информацию о том, где работает человек. Она печатается на фирменном бланке предприятия с проставлением ФИО, должности руководителя, его дохода и стажа. Заверяется круглой печатью, подписями руководителей компании.

Предоставленная бумага будет тщательно проверяться работниками консульства, поэтому в нем указывается актуальная информация.

Справка с места работы для предоставления в суд

Справка с места работы для предоставления в суд

Обычно документ требуется при судебных разбирательствах: при выплате алиментов, при усыновлении, банкротстве физ. лица, взыскании долгов, материального ущерба. Бланк должен содержать:

• ФИО предъявителя;
• Актуальный доход;
• Общий стаж и время работы в сегодняшней организации.

Подписывают руководитель, начальник отдела кадров и главбух.

Скачать пустой бланк справки

Поскольку документ обязан отображать требуемую информацию о нанимателе и сотруднике, существует усредненный шаблон при его заполнении. В нем прописано название компании, документа с регистрационным номером, дата и подписи руководителей с печатью.

Здесь вы можете скачать популярные бланки справок с места работы

Бланк справки для получения пенсии (по форме СЗВ-стаж)Скачать

Справка об отпускном периодеСкачать

Бланк справки с места работыСкачать

Бланк справки 2-НДФЛСкачать

Справка 182 с места работыСкачать

Где требуется справка с работы

Справкой с места работы называются разные документы, потому что единой официальной формы у неё нет. В зависимости от места требования состав сведений в справке может быть разным.

Вот типичный перечень ситуаций, в которых требуется подтвердить трудовую деятельность:

• для получения кредитов и ипотеки;
• при оформлении пенсионных и социальных выплат, пособий и компенсаций, инвалидности, льгот по оплате коммунальных услуг;
• для судебных инстанций, расчёта алиментов, взыскании задолженностей;
• при получении визы для зарубежных поездок;
• для оформления путевок в санатории, на базы отдыха, школьные лагеря, дежурных детсадовских групп;
• для постановки на учёт в Центр занятости;
• при трудоустройстве по совместительству и др.

Самой универсальной считается справка по месту требования, то есть без указания органа или инстанции, куда она предъявляется. Но лучше все-таки заранее уточнить, какие данные в документе должны быть отражены, и как указать получателя.

Нет документа для исчисления больничного с прошлой работы

Если рассматривать общие критерии, то можно выяснить, что денежные пособии высчитывают на основании дохода гражданина на конкретном рабочем месте за последние два года. Однако в некоторых случаях рассматриваемая нами справка не выдается. Когда нет возможности получить эту официальную бумагу, следует сделать запрос в Пенсионный фонд о своих доходах.

Если справки нет, можно сделать запрос в Пенсионный фонд, где выдадут официальную бумагу, в которой указаны доходы гражданина

Специалисты советуют сделать это как можно раньше, еще до момента предоставления больничного. Пенсионному фонду на ответ требуется около 10 рабочих дней, а на начисление пособия отводится 10 календарных. Долго ждать ответа из ПФ не всегда возможно. Поступить необходимо следующим образом.

Шаг первый. Возьмите у сотрудника заявление

Прежде чем направить прошение в Пенсионный фонд, следует попросить работника оформить особое заявление, составленное по специальной форме. Эта форма закреплена первым приложением к приказу Минздравсоцразвития нашей страны, датированного 24 января 11-го года номер 21н. Для ускорения процесса, предоставьте сотруднику чистый бланк и образец заполнения бумаги. К тому же, человек должен знать, что направление запроса в ПФ делается в его интересах. Начальство должно сообщить, что о заработке сотрудника нужно собрать как можно больше сведений, чтобы сумма пособия была вычислена как можно более достоверно.

Причина, по которой работник не предоставил вам нужных сведений, во внимание не берется. Ситуации бывают разные: то предприятие ликвидируется, то добираться до него проблематично

Сотрудник имеет право обратиться именно к вам, а не к прошлому работодателю.

Сотрудник должен написать заявление перед тем, как обратиться в Пенсионный фонд

В заявлении должно быть указано, что сотрудник просит вашу фирму направить в ПФ запрос об объеме его заработка за последние два года с указанием конкретных цифр: например, за 2015 и 2016. К примеру, сотрудница в 14-15 годах пребывала в отпуске по беременности и родам, занималась заботой о ребенке, а очередной страховой случай наступил в 16-м году. В таком случае 14 и (или) 15 года допустимо поменять на 13 и (или) 12 года. Менять расчетные периоды разрешено лишь на те года, что предупреждают наступление страхового случая. Иными словами, взять любой случайный год недопустимо.

Возможна замена лет, если сотрудница пребывала в отпуске по БиР

Шаг второй. Оформите и отправьте запрос в Пенсионный фонд

Используя заявление своего сотрудника, вы можете направить в Пенсионный фонд запрос. Отметим, что на любого бывшего начальника гражданина требуется написать отдельный запрос. Форму можно посмотреть в приложении номер два к приказу Минздравсоцразвития России от 24 января 11-го года номер 21н.

В запросе пропишите ФИО сотрудника, данные из его паспорта, номер страхового свидетельства. Отметим, что если пенсионное удостоверение работника было потеряно, вернуть его допустимо в Пенсионном фонде. Не забудьте указать наименование компании, заработок в которой нужно выяснить.

В прошении указывают данные о сотруднике

Направить прошение можно в учреждение ПФ, в котором зарегистрирована ваша фирма, либо отдельное отделение, если конкретно там выполняет трудовые обязанности новый работник. Кстати, место регистрации прошлого начальника значения не имеет.

Отправить все бумаги в ПФ вы должны спустя два дня после составления сотрудником заявления. Если вы прикрепите заявление с более ранней даты, сотрудники Пенсионного фонда могут вам отказать. Бумаги отправляются простой почтой или электронной. Тогда нужно подписать бумагу электронной подписью.

Шаг третий. Получив ответ от ПФ, перепроверьте расчет пособия

Пенсионный фонд должен отправить вам ответ спустя 10 рабочих дней. Иногда на это требуется больше времени: если фирма в первом квартале интересуется информацией за прошлый год. В таком случае сведения предоставляются до 1 апреля.

Когда сведения были предоставлены, нужно пересчитать пособие сотруднику

Допустим, работник запросил пособие до момента предоставления необходимых сведений. Тогда до момента выяснения всех непониманий в ПФ, предоставьте денежную сумму, вычисленную на основании имеющихся у вас данных. К примеру, гражданин в 15-м году работал у вас, поэтому вы можете взять за основу его доход за это время.

Когда ПФ направит вам ответ, вы должны внести поправки в вычисления пособия на основании новой информации. Если конечная цифра будет больше, чем та, что выдана сотруднику, нужно будет выплатить разницу, соблюдая простое правило: перечисление происходит в ближайший день зарплаты.

Для чего необходима справка с места работы

Кадровая служба организации чаще всего работает с поступающими запросами о выдаче подтверждения занятости числящихся на предприятии людей.

Справка с места работы по месту требования используется для подтверждения факта занятости и получения работником дохода в определенных органах.

В ней указывается, где работает работник, по какой профессии и какой период. Поэтому данный документ является основным источником сведений для сторонних лиц о месте работы сотрудника, его профессии и стаже.

Куда чаще всего требуется справка с работы:

1. Запрашивают чаще всего справки органы соц защиты для установления соответствующих субсидий и пособий работнику, предоставлению его родным и близким иных гарантий, установленных законодательством (стипендий, бесплатного питания).
2. Справки с предыдущего места работы могут запрашивать новые работодатели. Они необходимы для подтверждения стажа и назначения пособия по больничному листу. В последнем случае должна составляться по строго установленной форме справка 182-н.
3. При поступлении на вторую работу внешнему совместителю необходимо своему второму работодателю предоставить справку, что он работает по основному месту работы в другой организации.
4. Это надо для объяснения отсутствия при поступлении на новое место трудовой книжки. Эти категории работающих также предоставляю справки со своего места работы для установления их право на отпуск вне очереди, так как он у второго работодателя должен совпадать с отпуском по основному месту работы.
5. Справки о зарплате работники часто берут для оформления кредита в банках.
6. При рассмотрении дела в суде работнику тоже может потребоваться справка от его работодателя, для подтверждения занятости и получения дохода.
7. С аналогичной целью справку с места работу у сотрудника компании могут запросить миграционная служба при оформлении загранпаспорта и визы в иностранных посольствах.

Процедура оформления

Процедуру оформления документа в общем виде описывает Трудовой кодекс. Он указывает, что её предоставление  – это обязанность работодателя. На практике сложилась такая процедура ее выдачи:

1. Сначала сотрудник пишет заявление, образец которого можно взять в отделе кадров.
2. Заявление принимается в работу.
3. Работодатель обязан предоставить справку в течение 3 рабочих дней. Отсчет этого срока начинается с того рабочего дня, который следует за днем подачи заявления.
4. В назначенный день работник принимает документы и ставит подпись в журнале регистрации документооборота предприятия.