Оформление отпуска сотруднику

Пошаговая инструкция по оформлению

Оформление отпуска происходит в определенном порядке. А чтобы понимать, как правильно оформит отпуск сотруднику, следует ознакомиться с нижеизложенной информацией.

Составление графика отпусков

Сотрудник, отработавший более одного года имеет право на обязательный отпуск. Во избежание конфликтов и нарушения прав работников, ежегодно составляются графики отпусков, в которых четко прописаны сроки выхода на отдых каждого сотрудника.

Составление данного документа происходит с учетом пожеланий сотрудников, особенностей работы организации и нормативных актов. График предоставляется к ознакомлению всем сотрудникам и закрепляется их подписями.

Оповещение сотрудника о предстоящем отпуске

Вторым шагом в оформлении является направление уведомления работнику, который отправляется в отпуск. В документе прописываются сроки пребывания сотрудника в отпуске и другая обязательная информация.

Составление приказа об оформлении отпуска

Завершающий этап отправления сотрудника в отпуск — оформление распоряжения о его предоставлении. Документ должен быть закреплен подписью руководителя и печатью организации.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован. Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части

Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Записка-расчет

После того как оформите приказ на отпуск, внесите сведения об отпуске в личную карточку.

Перенос отпуска

Перенести дату ежегодного отпуска по графику отпусков можно только по договоренности между сотрудником и работодателем. Инициатором переноса может выступать как работодатель, так и сотрудник.

Сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет это сделать, если:

• во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;  
• во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности;
• сотруднику несвоевременно выплатили отпускные или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала;

• Некоторые сотрудники могут брать отпуск в удобное для них время. Например, сотрудники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет. Льгота действует пока младшему ребенку не исполнится 14 лет. Поэтому таким сотрудникам работодатель не вправе отказать в переносе дней отпуска.

  Нужно ли уведомлять сотрудника о начале отпуска вне графика отпусков

  Нет, не нужно.

• Таким образом, уведомлять сотрудника за две недели о предоставлении отпуска вне графика не нужно. Если отпуск переносят по инициативе работодателя, понадобится уведомление о переносе отпуска. Такое уведомление можно оформить раньше, чем за две недели до предоставления отпуска вне графика. 

ШАГ 8: ВНОСИМ СВЕДЕНИЯ В ГРАФИК ОТПУСКОВ

Организация должна утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года. При оформлении графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7, но работодатель вправе разработать и свою форму.

По мере использования работниками отпусков в график вносятся сведения о фактическом использовании отпуска.

Иногда в график вносят изменения. Например, если работник просит перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск на другое время (и работодатель согласен), продлить работнику отпуск (например, в связи с наступившей во время отпуска нетрудоспособностью) или отозвать работника из отпуска.

После оформления заявления необходимо внести изменения в график отпусков. Иногда изменения в график вносятся приказом, однако ТК РФ не предусматривает такой обязанности. На наш взгляд, в этом случае достаточно сослаться на заявление работника в графе 8 (Пример 12).

Оформление отпуска, когда заработная плата не сохраняется

Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии. Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт

В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.

Стоит отметить, что организации желательно заранее обезопасить себя от вероятных притязаний работников

Важно иметь достойное подтверждение того, что сотрудник по своей воле попросил именно неоплачиваемый отдых. Специалисты советуют подумать о форме заявления работника

В некоторых компаниях практикуется заполнение заявлений на неоплачиваемый отпуск на бланках, уже разработанных, распечатанных. А сотруднику остаётся только подписать готовый документ. Это не очень хорошее решение. Иногда в дальнейшем с такими заявлениями возникают проблемы, а сотрудники подают иски на компенсацию простоя и морального вреда, ссылаясь на недействительность заявления. Подпись легко подделать, а проверить и подтвердить её подлинность сложнее.

Что же делать руководству? Оптимальный вариант – просить сотрудников писать заявление на неоплачиваемый отпуск собственноручно. Такой документ уже является более надёжным подтверждением, поскольку экспертиза точно определит по довольно большому рукописному тексту его автора.

Обратите внимание, что отпуск за свой счёт может предоставляться просто по желанию, а также по каким-либо уважительным причинам. Когда оформляется приказ, в нём обязательно записывается в графе Б: отдых предоставлен, но выплаты, сохранение зарплаты при этом не предусматриваются

Оформляем отпуск: действуем по порядку

1. График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.

Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года. При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты

Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись

При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники

1. Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

• заявление, составленное им в произвольной форме;

  Открыть образец заявления на ежегодный отпуск в JPGСкачать образец заявления на ежегодный отпуск в DOC

• распоряжение либо приказ на предоставление отпуска со стороны руководства предприятия.

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

• люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
• пенсионеры по возрасту;
• участники ВОВ;
• сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
• супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

Выплата отпускных

В документе “Отпуск” нажмите на кнопку “Выплатить”.

В зависимости от того какой способ выплаты заработной платы вы выбрали, программа создаст соответствующие документы. В нашем примере заработная плата выплачивается через кассу. Поэтому программа подготовила документы “Платежные ведомости” и “Выдача наличных”. Чтобы распечатать эти документы, перейдите по соответствующим ссылкам.

Программа также создала документ “Ведомость в кассу” (раздел “Зарплата и кадры” => “Ведомости в кассу”). Проверьте, что документ заполнился корректно. Эти данные нужны для правильного формирования декларации 6-НДФЛ.

Посмотреть видеоинструкцию “Как оформить отпуск: новые правила и инструкция в 1С” вы можете на нашем канале 42Clouds – 1С Онлайн

Приятного просмотра!

График отпусков

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2016 год должен быть датирован не позже 17 декабря 2015 года.

Cоставляя график, учтите специфику деятельности и пожелания сотрудников. Если они состоят в профсоюзе, то при составлении графика нужно учесть позицию и этого объединения.

Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Совет: ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.

Вы можете:

попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;

приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Бывает, что сотрудник не уходит в отпуск по графику. Давайте разберемся, что в таком случае грозит работодателю.

Есть перечень случаев, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен (ст. 124 ТК РФ). Например, так нужно делать, если сотрудник болеет.

Или уход в отпуск негативно скажется на деятельности организации. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно перенести.

Наконец, сам сотрудник может попросить о переносе отпуска, написав соответствующее заявление.

В остальных случаях, если препятствий для ухода в отпуск нет и сотрудник сам не попросил о переносе, надо предоставлять отпуск по графику. В противном случае права сотрудника будут нарушены. А это чревато административным штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Как оформить отпуск сотруднику в программе 1С?

Чаще всего отпуск оформляется в программах 1С: Бухгалтерия или 1С: Зарплата и управление персоналом, но данная опция есть и в других конфигурациях 1С. Алгоритм создания документа “Отпуск” примерно одинаковый во всех решениях 1С. В этой статье мы рассмотрим создание отпуска на примере самой популярной программы – 1С: Бухгалтерия.

Перед созданием документа “Отпуск” убедитесь, что в программе включены соответствующие настройки. Для этого перейдите в раздел “Администрирование” и откройте пункт “Параметры учета”.

Чтобы можно было начислять и выплачивать заработную плату, вести кадровый учет в программе 1С: Бухгалтерия, необходимо поставить соответствующую галочку и выбрать пункт “В этой программе”.

Перейдите в раздел “Зарплата и кадры”, выберите пункт “Все начисления”.

Нажмите на кнопку “Создать” и выберите документ “Отпуск”.

В документе “Отпуск” заполните поля:

• “от” – укажите дату документа. Поскольку отпускные вы должны выплатить не менее чем за 3 дня до начала отпуска, укажите дату в соответствии с этим правилом.
• “Сотрудник” – выберите из справочника сотрудника, для которого вы создаете документ “Отпуск”;
• “Отпуск с” … “по” – укажите период отпуска сотрудника.

На основании введенных вами данных, программа автоматически рассчитает:

• количество дней отпуска;
• сумму начисленных отпускных;
• НДФЛ;
• сумму к выплате.

Разверните вкладку “Основание, период работы”. Здесь вы можете изменить основание отпуска, а также увидеть период работы сотрудника.

Нажмите на кнопки “Записать” и “Провести”. По кнопке “Печать” вы сможете создать печатные формы документов: “Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)” и “Расчет среднего заработка”.

Сотрудник заболел в отпуске

Администрация обязана отменить либо передвинуть ежегодный оплачиваемый отпуск, если до наступления либо при нахождении на отдыхе работник заболел, либо травмировался. При этом данное правило распространяется также и на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Осуществление переноса стоит в зависимости от того, когда работник сообщил администрации о своей болезни:

• Работник в устной либо письменной форме сразу сообщил, что он оформил больничный, а потому на период его действия увеличивает отпуск. В этой ситуации продление производится автоматически, выпускать новый приказ или выполнять перерасчет отпускных нет необходимости. По выходу из отпуска работнику необходимо предоставить оформленный больничный лист.
• Работник закончил отдыхать, предъявил больничный и сообщил, что в период отдыха заболел. В этом случае ему нужно написать заявление, где указать новые дни для отпуска. При этом они обязательно должны быть согласованы с руководством. Выданные суммы отпускных нужно пересчитать, излишек должен быть зачтен в будущую зарплату.

Внимание! Неважно, в какое время работник сообщил о болезни. Пособие ему рассчитывается и выдается в обычном порядке.

Нельзя перенести дни на новое время, если больничный открывался для ухода за больным ребенком либо близким родственником

Нельзя перенести дни на новое время, если больничный открывался для ухода за больным ребенком либо близким родственником.

Если работник взял трудовой отпуск с увольнением после него, то период отдыха не продлевается, однако больничное пособие выплачивается в полном размере.

Штрафы, если ошибиться с отпуском

Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не отпускает без заявления, сотрудник вправе пожаловаться в Роструд или обратиться в суд.

Инспекция труда оштрафует, если работодатель:

• не подготовил или задержал график отпусков, приказ, уведомление;
• не отпустил сотрудника в отпуск по графику.

Штраф для индивидуального предпринимателя — до 5 тыс. руб., для компании — до 50 тыс. руб.

Штрафы не самая большая проблема. Если сотрудник пожалуется в Роструд или работодатель попробует уволить его якобы за прогул, начнутся разбирательства с инспекцией. Скорее всего, будет большая проверка всего, что связано с сотрудниками. А это минимум три месяца вопросов, пересылки документов и штрафы.

Мы советуем отпускать сотрудников в отпуск по графику или договариваться так, чтобы они не жаловались в Роструд.

Модульюрист

Юридическая поддержка вашего бизнеса по подписке. Безлимитные консультации, составление договоров, досудебных претензий, защита интересов в суде. От 2990 рублей в месяц

Узнать больше

Необходимый минимум документов для оформления отпуска работнику

Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, понадобится три документа:

• график отпусков;
• приказ о предоставлении отпуска;
• записка-расчет на отпускные.

Можно применять как унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные

Во втором случае важно, чтобы в таких документах были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали – типовую или самостоятельно разработанную, руководитель должен ее утвердить в приказе

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтвержден письмом Роструда от 14 февраля 2013 № ПГ/1487-6-1.

Если же решите использовать типовые формы, вот их перечень:

• форма № Т-7 – график отпусков;
• форма № Т-6 – приказ о предоставлении отпуска одному сотруднику;
• форма № Т-6а – приказ о предоставлении отпуска нескольким сотрудникам;
• форма № Т-60 – записка-расчет на отпускные.

Формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1.

Помимо перечисленных документов, могут понадобиться и другие. Например, извещение или уведомление об отпуске для сотрудника, его заявление, а при определенных обстоятельствах нужна и справка от врача о состоянии здоровья будущего отпускника.

Заявление на отпуск

Когда сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в нем не указана точная дата начала отпуска, то он должен написать заявление в произвольной форме. Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

За сколько дней до отпуска сотруднику следует подать заявление? Конкретный период не установлен. При этом учитывайте порядок выплаты отпускных. Рассчитаться с сотрудником следует не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Поэтому отпускник должен подать заявление как минимум за три календарных дня до начала отпуска.

ШАГ 1: НАПРАВЛЯЕМ ИЗВЕЩЕНИЕ О НАЧАЛЕ ОТПУСКА ИЛИ ПОЛУЧАЕМ ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА

До сих пор многие кадровики сомневаются, нужно ли работнику писать заявление на отпуск. Давайте разберемся.

Как известно, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее чем за две недели до начала года, на который он составлен. График утверждается с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (часть первая ст. 123 ТК РФ). После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для работника и работодателя (часть вторая ст. 123 ТК РФ).

Это правило не касается тех категорий работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (часть четвертая ст. 123 ТК РФ);
• ветераны боевых действий (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах», в ред. от 19.12.2016);
• «чернобыльцы» (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», в ред. от 28.12.2016);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», в ред. от 03.04.2017);
• внешние совместители, которым предоставляется отпуск одновременно с отпуском по основной работе (часть 1 ст. 286 ТК РФ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» в ред. от 02.07.2013, с изм. от 19.12.2016).

Извещение о начале отпуска

Утвержденной формы извещения о времени начала отпуска нет, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в документе должна быть следующая информация:

• наименование организации;
• исходящий номер и дата регистрации документа;
• должность, фамилия и инициалы работника;
• наименование структурного подразделения;
• крайние даты предоставляемого ежегодного отпуска;
• подпись работодателя.

Обратите внимание! Извещение о времени начала отпуска (Пример 1) работник должен получить под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска (часть первая ст. 123 ТК РФ)

По утвержденному графику отпусков секретарь Ильина Н.Б. должна идти в отпуск с 17.06.2017 по 30.06.2017. Ознакомиться под роспись с извещением о времени начала отпуска в этом случае Ильина Н.Б. должна не позднее 02.06.2017.

Если в отпуск идут несколько работников, уведомить их можно одним документом (Пример 2). Следует учесть, что две недели до отпуска — это минимальный срок, можно уведомлять и ранее.

По графику работники идут в отпуск в различные дни июля – с 01.07.2017 по 31.07. 2017. Значит, всех работников, идущих в отпуск в июле, можно уведомить 12 июня. Для тех, кто идет в отпуск 01.07.2017, срок предупреждения будет минимальный, для всех остальных – больше минимального.

Заявление о предоставлении отпуска

Форма заявления о предоставлении отпуска законом также не предусмотрена, поэтому, получив заявление работника, необходимо проверить, присутствуют ли в документе все необходимые реквизиты, а именно:

• наименование организации-работодателя;
• должность, фамилия и инициалы руководителя;
• должность работника и наименование структурного подразделения;
• фамилия и инициалы работника.

В тексте заявления работник указывает, какой отпуск он просит предоставить (основной или дополнительный), дату начала отпуска и количество дней отпуска.

Работник собственноручно подписывает заявление и проставляет дату. Далее руководитель ставит на заявлении визу согласования.

Чтобы упростить процесс и снизить количество ошибок, организация может разработать бланк заявления – работникам останется только его заполнить. Однако и на заполненном бланке заявления должна стоять собственноручная подпись работника (Пример 5 ).

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее. Это позволит руководителю найти замену работнику на время отпуска, а бухгалтерии – рассчитать отпускные, которые должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до начала отпуска (часть девятая ст. 136 ТК РФ).

Если работодатель нарушает это требование законодательства, он выплачивает работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Чтобы избежать споров, лучше закрепить сроки предоставления таких заявлений в локальном нормативном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка:

Извещения о начале отпуска и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале (Пример 6 ). Это позволит избежать споров о дате предоставления заявления.