Как начать работу в 1с-эдо? - база знаний гк «калуга астрал»

Зачем нужен электронный документооборот

Недостатки

Несмотря на все преимущества программы, недостатки у нее тоже есть.

Цена

Одним из преимуществ данной программы является низкая цена, но на деле это не оправдано, потому что не учитывается стоимость за определенный промежуток времени, цена работы одного сотрудника и то, сколько денежных средств уходит на техническое обслуживание и обновление сервиса, из-за которого «Документооборотом» нельзя пользоваться некоторое время. Если посчитать все эти затраты, то можно сделать вывод, что цена не является преимуществом данной программы.

Нехватка специалистов

На данный момент не хватает опытных специалистов, хорошо разбирающихся с «1С:Документооборотом», из-за чего работать приходится фрилансерам и студентам. В связи с данной проблемой в нашей стране сложно внедрить данную систему документооборота.

Требование специальных знаний

Чтобы хорошо разбираться в программе, нужно знать язык программирования 1С в совершенстве, что еще больше увеличивает потребность в обновлениях и проверке программированных поправок. В итоге получается, что сотрудник тратит еще больше времени на то, чтобы адаптировать программное обеспечение.

Язык программы очень сложный для простых работников, которым раньше не приходилось взаимодействовать с платформой 1С. Из-за сложного интерфейса и так не простые функции еще больше усложняются, и приходится тратить время на разбор каждой непонятной детали в программе, из-за чего снижается продуктивность .

Сложности в настройке, к сожалению, тоже не обошли стороной «1С:Документооборот». Чтобы исправить многочисленные ошибки в программном обеспечении, приходится постоянно обновлять приложение (с частотой почти раз в 3 месяца). Каждый раз нужно исправлять баги, возникшие при установке обновлений. Очень часто приходится обновлять те плагины, которые даже не используются в работе, что приводит к увеличению времени простаивания программы без дела. В результате приходится тестировать программу, чтобы добавить новые функции, из-за которых теряются старые, удобные для пользователя. Самое обидное, что все эти процессы могут происходить, когда программа нужна в работе. Из-за таких ситуаций сотрудникам приходится возвращаться к старым способам хранения документов и использовать электронную почту.

Разделенный УПД.

Данный вариант использования удобен тем, кому важно получать первичный документ и СФ как два разных документа, но при этом использовать преимущества УПД. На моей практике таких пока не нашлось.

Основное отличие от пункта «Классический УПД» это:

Первичный документ и СФ идут как два отдельных документа.
Каждый документ идет со своим номером.

Настройка справочника «Профили настроек ЭДО»

Реализация товаров и услуг (акт на передачу прав); Корректировка реализации (исправление) (ФНС 5.01 (УПД:Первичный документ))
Реализация товаров и услуг (акт выполненных работ); Акт об оказании производственных услуг; Корректировка реализации(ФНС 5.01 (УПД:Первичный документ))
Реализация товаров и услуг (продажа, комиссия); Корректировка реализации (исправление) (ФНС 5.01 (УПД:Первичный документ))
Счет-фактура выданный (на реализацию) (ФНС 5.01 (УПД:Счет-фактура))
Все счета и заказы перевести на формат CML 4.02

Государственные контракты в УТ 11.5, КА 2.5.11 с выгрузкой в ЕИС (Госзакупки)

Работаете по контрактной схеме, сталкивались с проблемой, что в контракте жестко указаны наименование, цена, единица измерения товара. И не все готовы создавать новую номенклатуру под каждый контракт или менять наименование и единицу измерения для уже имеющейся. Тем более, бывает так, что контракт — это формальность. Контракт не описывает жесткие условия поставки, нужно соблюсти правильность в предоставлении документов. Данное решение позволит вам оперировать своей номенклатурой при оформлении реализаций по контракту, в то же время выводить на печать документы, соответствующие данным контракта. Реализована выгрузка для сайта госзакупок по 44-ФЗ.

40800 руб.

Регламентированная отчетность

Расширение номенклатуры форм регламентированной отчетности

В состав форм регламентированной отчетности добавлены:

форма статистики № 22-ЖКХ (ресурсы) «Сведения о работе ресурсоснабжающих организаций в условиях реформы» (ОКУД 0609227) (утверждена приказом Росстата от 15.07.2020 № 383). Форма применяется начиная с отчета за 1 квартал 2021 года;
форма статистики № 22-ЖКХ (жилище) «Сведения о работе организаций, оказывающих услуги в сфере жилищно-коммунального хозяйства, в условиях реформы» (утверждена приказом Росстата от 15.07.2020 № 383). Форма применяется начиная с отчета за 1 квартал 2021 года;
форма статистики № 1-НАНО «Сведения об отгрузке товаров, работ и услуг, связанных с нанотехнологиями» (утверждена приказом Росстата от 27.07.2018 № 461). Форма применяется начиная с отчета за 1 квартал 2019 года;
форма статистики № 9-Ф (СС) «Сведения о поступлении и расходовании средств Фонда социального страхования Российской Федерации» (ОКУД 0608017) (утверждена приказом Росстата от 10.02.2021 № 79). Форма применяется для отчета за 1 квартал 2021 года.

Методические изменения

В алкогольные декларации в редакции приказа Росалкогольрегулирования от
17.12.2020 № 396, внесены изменения в списки видов деятельности в соответствии с
xsd-схемами, опубликованными 16.04.2021 здесь https://fsrar.gov.ru/Declaring/xsd_shemy:

лицензируемая деятельность

01 — Производство, хранение и поставки произведенного этилового спирта, в том
числе денатурированного

02 — Производство, хранение и поставки произведенного этилового спирта
питьевого (относится к алкогольной продукции, для районов Крайнего Севера)

03 — Производство, хранение и поставки произведенных спиртных напитков

04 — Производство, хранение и поставки произведенных вин

05 — Производство, хранение и поставки произведенной спиртосодержащей пищевой
продукции

06 — Производство, хранение и поставки произведенной спиртосодержащей
непищевой продукции

нелицензируемая деятельность

09 — Закупка, хранение и поставки спиртосодержащей непищевой продукции

12 — Хранение этилового спирта

В декларацию по налогу на прибыль организаций в редакции приказа ФНС России
от 11.09.2020 № ЕД-7-3/655@ внесены изменения в соответствии с письмом ФНС
России от 11.04.2021 № СД-4-3/1669.

В список кодов бюджетной классификации (КБК), используемых при заполнении
декларации по налогу на дополнительный доход от добычи углеводородного сырья
(утверждена приказом ФНС России от 20.12.2018 № ММВ-7-3/828@), добавлен новый
КБК:

Изменения в электронном представлении форм регламентированной отчетности

Для Расчета экологического сбора в редакции приказа Росприроднадзора от 31.07.2020 № 920 реализована выгрузка в электронном виде.

Для формы статистики № 1 «Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы» (ОКУД 0606038) в редакции приказа Росстата от 27.01.2021 № 37 реализована выгрузка в электронном виде в соответствии с XML-шаблоном от 05.04.2021.

Для формы статистики № 22-ЖКХ (ресурсы) «Сведения о работе ресурсоснабжающих организаций в условиях реформы» (ОКУД 0609227) в редакции приказа Росстата от 15.07.2020 № 383 реализована выгрузка в электронном виде в соответствии с XML-шаблоном от 09.03.2021.

Для формы статистики № 22-ЖКХ (жилище) «Сведения о работе организаций, оказывающих услуги в сфере жилищно-коммунального хозяйства, в условиях реформы» в редакции приказа Росстата от 15.07.2020 № 383 реализована выгрузка в электронном виде в соответствии с XML-шаблоном от 12.03.2021.

Для формы статистики № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» (ОКУД 0606010) в редакции приказа Росстата от 24.07.2020 № 412 реализована выгрузка в электронном виде в соответствии с XML-шаблоном от 21.01.2021. Шаблон применяется начиная с отчета за Январь-Март 2021 года.

Для формы статистики № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов» (ОКУД 0606009) в редакции приказа Росстата от 24.07.2020 № 412 реализована выгрузка в электронном виде в соответствии с XML-шаблоном от 11.01.2019.

Если Вы не нашли интересующий Вас функционал по поддержке законодательства, то посмотрите наши планы, очень возможно, что он скоро будет!

Преимущества и недостатки электронного документооборота

ЭДО в «1С:БГУ» ПРОФ

Так как расширенную версию программы могут рассматривать для себя далеко не все субъекты госсектора, можно остановиться на версии ПРОФ, в которой внутренний ЭДО реализован, начиная с версии 2.0.87. При этом, если ранее в версии ПРОФ подписывать документы можно было только одним видом подписи – или простой, или квалифицированной, то теперь документы можно подписывать сразу несколькими подписями разных видов.

Формирование электронных документов в «1С:БГУ» ПРОФ предполагает:

Сохранение электронного документа в файл;
Обеспечение подписания разными видами электронных подписей с отображением соответствующих штампов;
Возможность подписания документа несколькими ответственными лицами согласно маршруту подписания;
Возможность использования специальной обработки «Внутренние документы пользователя» для контроля подписываемых документов;
Возможность отклонить или аннулировать электронный документ.

Основные настройки внутреннего ЭДО в «1С:БГУ» ПРОФ производятся в разделе «Администрирование» – «Настройка параметров учета». В блоке настроек «Документы и отчеты» проставляется галка «Использовать внутренние электронные документы». Далее настраиваются маршруты подписания каждого и добавляются квалифицированные подписи. После этого в карточке организации на вкладке «Настройки внутреннего ЭДО (БГУ)» каждому документу присваивается свой маршрут подписания и печатная форма.

Какие моменты нужно учесть при заполнении карточки учета капитальных вложений

При заполнении карточки учета капитальных вложений ф 0509211 необходимо учесть ряд важных моментов. Ниже представлен список ключевых аспектов, о которых стоит помнить в процессе заполнения данной карточки:

Внимательно изучите инструкцию по заполнению карточки учета капитальных вложений. Прежде чем приступить к заполнению, необходимо понять, какие данные и в каком формате требуется указывать в каждом разделе карточки.
Правильно определите объект учета. При заполнении карточки необходимо указать информацию о конкретном объекте, на который были сделаны капитальные вложения. Это может быть здание, сооружение, оборудование и т.д. Четко определите объект учета и укажите его наименование, адрес и другую необходимую информацию.
Укажите даты начала и окончания капитальных вложений. Одним из важных аспектов заполнения карточки является указание точных дат начала и окончания капитальных вложений. Это позволит отслеживать период, в течение которого велись работы.
Определите стоимость капитальных вложений. В карточке учета капитальных вложений нужно указать стоимость работ и затрат, связанных с капитальными вложениями. При этом необходимо разделить стоимость на основную стоимость и стоимость дополнительных работ, если они были выполнены.
Сделайте записи о капитальных вложениях по разделам карточки. Карточка учета капитальных вложений содержит несколько разделов, в которых нужно указать различные данные о капитальных вложениях. Осуществляйте записи о всех затратах и работах, относящихся к соответствующим разделам.
Не забудьте подписать карточку и представить ее в установленном порядке. После заполнения всех необходимых данных в карточке учета капитальных вложений необходимо поставить свою подпись и представить ее в соответствующие органы или службы в установленные сроки.

Соблюдение всех вышеперечисленных моментов при заполнении карточки учета капитальных вложений позволит вам правильно оформить документацию и предоставить всю необходимую информацию о капитальных вложениях, что в дальнейшем поможет избежать проблем и недоразумений при аудите или проверке соответствующих органов.

Использование внутреннего ЭДО

Внутренний ЭДО доступен для большинства документов прикладного решения за исключением отдельных, в т.ч. документов, которые участвуют в ЭДО с контрагентами (внешний ЭДО). В настоящее время функциональность внутреннего ЭДО также не позволяет подписывать общие печатные формы документов, например, Справка ф. 0504833.

В документе, для которого настроен внутренний ЭДО, следует сформировать печатную форму.

После проверки печатной формы следует нажать кнопку Отправить на подпись (шаг 1). В открывшейся форме следует добавить в список пользователей-подписантов с помощью кнопки Добавить (шаг 2). После заполнения списка подписантов необходимо нажать кнопку Подписать и отправить (шаг 3).

В результате печатная форма подписана и будет являться внутренним электронным документом. Чтобы просмотреть его состояние, можно нажать кнопку ЭДО и выбрать в меню команду Просмотреть электронный документ.

В примере установлена простая электронная подпись пользователя Главный бухгалтер и требуются электронные подписи пользователей Директор и Яснов Федор Семенович в соответствии с настройками .

Пользователь из списка подписантов может увидеть все внутренние электронные документы на подпись в группе Подписать обработки Текущие дела ЭДО (раздел Органайзер).

В случае внутреннего ЭДО электронный документ (печатную форму) нельзя редактировать.

Если в учетном документе изменяется, например, количество, и новый электронный документ (печатная форма) отличается от ранее сформированного, то после проведения документа БГУ2 ранее сформированный электронный документ (печатная форма) принудительно закрывается и отправляется в Архив ЭДО, а новая печатная форма снова становится готова к началу внутреннего ЭДО.

Двойным кликом по строке списка можно просмотреть документ. После проверки документа пользователь может подписать документ командой Подписать, как показано на рисунке ниже.

Также можно подписать один или несколько документов из списка с помощью кнопки Подписать и отправить на форме списка.

Кроме подписания пользователь может отклонить или аннулировать электронный документ. Для этого следует нажать кнопку Другие действия и выбрать в меню соответствующую команду, как показано на рисунке ниже.

В результате внутренний электронный документ будет отправлен в архив электронных документов.

Чтобы создать новый внутренний электронный документ, необходимо внести изменения в учетный документ программы и повторно сформировать электронный документ (печатную форму).

После того как последний подписант поставит подпись, ЭДО для данного документа считается завершенным.

При этом форма примет вид, показанный на рисунке ниже, а состояние ЭДО изменится на ЭДО завершен.

В интерфейсе программы состояние внутреннего документооборота для документа можно увидеть в форме списка

и форме документа, как показано на рисунке ниже.

Исходные материалы доступны

Ошибки в документах

Если электронный документ выставлен ошибочно, его необходимо аннулировать.

Если документооборот завершен и в отправленный документ необходимо внести исправления, отправьте исправленный электронный документ. Если были согласованы изменения стоимости, отправьте корректировочный электронный документ.

Если после отправки документа обнаружена ошибка, его необходимо переформировать по инструкции Переформирование отправленного электронного документа.

Если документ создан, но не отправлен из-за обнаруженной ошибки, его необходимо переформировать по инструкции Переформирование созданного электронного документа.

Объекты подсистемы ( раздела) НСИ

Из всех объектов раздела Нормативно- справочной информации (НСИ) , показанных на рис 2 интерес представляют по своей функциональности следующие объекты:

Справочники видов документов (внутренние, входящие и Исходящие) – Они определяют правила формирования регистрационного номера документов, нормативный срок их исполнения и набор дополнительных реквизитов и свойств.
Справочники шаблонов документов ( внутренние, входящие и Исходящие). Эти справочники в явном виде недоступны в разделе.Они связанные со справочниками видов документов и редактируются из формы справочника соответствующего вида документа. В комплект входит 62 шаблонов, соответствующих требованиям ГОСТов)
Справочник Нумераторы – Предназначен для настройки правил формирования регистрационных номеров у входящих, исходящих и внутренних документов. Представляет также интерес следующие регистры сведения
Справочник Инструкции для сотрудников – это готовые руководства к действию по решению типовых задач для пользователей «1С:Документооборота 8». В комплект поставки уже входит 55 шаблонов типовых инструкций, которые можно редактировать, адаптировать под специфику предприятия и использовать как основу для создания новых материалов.
Регистр сведения Индексы Нумерации – Индекс представляет собой произвольную цифро-буквенную строку размером до 5-ти символом. Значение индекса будет добавляться к номеру документа. Индексы нумерации используются нумераторами при формировании регистрационных номеров для входящих, исходящих и внутренних документов, а также контрагентов, организации и подразделений, вопросов деятельности.
Регистр сведения Настройки связей – Предназначен для установки связи определенные типы связи в документах.

Рис 2 Объекты раздела НСИ

Дополнительные параметры документа

В 1С: Документооборот документы могут содержать дополнительные параметры, которые позволяют уточнять информацию о документе:

Организация-отправитель и организация-получатель.

Указываются юридические лица или индивидуальные предприниматели, между которыми направляется документ.

Дата документа.

Дата, когда документ был составлен.

Вид документа.

Тип документа (счет-фактура, накладная, договор и т.п.).

Номер документа.

Уникальный идентификатор документа.

Валюта документа.

Указывается валюта, в которой выставлен счет или осуществляется оплата.

Комментарий.

Дополнительная информация, которую можно указать для уточнения деталей документа.

Сумма документа.

Общая сумма документа.

Статус документа.

Текущий статус документа (создан, отправлен, получен и т.д.).

Ссылка на документ.

Ссылка на документ, который связан с текущим документом.

Приоритет документа.

Уровень важности документа. Дополнительные реквизиты

Дополнительные реквизиты.

Пользовательские реквизиты, которые можно создать и использовать для дополнительной информации о документе.

Срок исполнения.

Дата, до которой необходимо исполнить документ.

Ответственный за исполнение.

Сотрудник, ответственный за исполнение документа.

Содержание документа.

Описание содержания документа.

Дата отправки.

Дата, когда документ был отправлен.

Дата получения.

Дата, когда документ был получен.

Вложения.

Файлы, связанные с документом, например, сканы подписанных документов или другие файлы, необходимые для исполнения документа.

Информация об оплате.

Информация о способе оплаты, сумме оплаты.

Подписанты.

Сотрудники, которые подписывали документ.

Дата подписания.

Дата, когда документ был подписан.

Категория документа.

Категория, к которой относится документ (договор, заявка, отчет и т.д.).

Ссылка на клиента.

Ссылка на клиента, с которым связан документ.

Текущий этап.

Текущий этап, на котором находится документ в рамках рабочего процесса.

История изменений.

История всех изменений, которые были внесены в документ.

Эти параметры могут быть настроены в соответствии с потребностями вашей организации и используются для улучшения управления документами, ускорения их обработки и повышения эффективности бизнес-процессов.

Уменьшение резерва под обесценение при прочем выбытии запасов

Добавлено автоматическое отражение уменьшения резерва под обесценение запасов на счете 91.02 «Прочие расходы». Ранее корректировка резерва включалась только в себестоимость продаж и отражалась на счете 90.02 «Себестоимость продаж». Теперь сумма корректировки резерва уменьшает прочие расходы, если при реализации или при другом выбытии запасов их стоимость списывается на счет 91.02 «Прочие расходы». Таким образом, на счете 91 «Прочие доходы и расходы» формируется результат от прочего выбытия запасов с учетом суммы ранее созданного резерва. Функционал по автоматическому созданию и корректировке резерва доступен только в версии КОРП.

Полный интерфейс: меню «Операции — Закрытие периода — Закрытие месяца — Обесценение запасов».

Полный интерфейс: меню «Отчеты — Стандартные отчеты — Карточка счета».

Подробнее о создании резерва под обесценение запасов см. в
Статье.

По каким бизнес-процессам создаются документы в 1С: Документообороте?

В 1С: Документообороте документы создаются в различных направлениях, соответствующих бизнес-процессам, которые реализует организация.

Основные направления создания документов в 1С: Документообороте, связанные с бизнес-процессами:

Документы на продажу.

При продаже товаров или услуг, включают в себя счета-фактуры, накладные, договоры и другие документы, необходимые для заключения и выполнения договоров.

Документы на закупки.

При закупке товаров или услуг, включают в себя заявки, счета-фактуры, накладные, договоры и другие документы, необходимые для заключения и выполнения договоров.

Документы на оплату.

При осуществлении платежей, включают в себя счета-фактуры, квитанции, акты выполненных работ и другие документы, связанные с оплатой.

Документы на согласование.

Для согласования различных решений, для утверждения бюджета, изменения процедур.

Документы на учет.

Для учета различных операций, для учета прихода и расхода товаров, учета заработной платы.

Документы для контроля качества.

Для контроля качества продукции или услуг, например, для проведения проверок качества товаров перед отправкой клиенту.

Документы на подписание.

Для подписания различных документов, договоров, актов выполненных работ.

Документы на хранение.

Для хранения различных документов, для хранения договоров, актов выполненных работ и других документов.

Документы на уведомление.

Для уведомления сотрудников и партнеров о различных событиях, о проведении встреч, обновлении процедур.

Эти направления создания документов могут быть адаптированы к конкретным потребностям организации и использоваться для управления бизнес-процессами, повышения эффективности работы и улучшения качества обслуживания клиентов.

С помощью 1С: Документооборота можно создавать различные типы документов, направленные на решение задач в разных направлениях бизнеса, таких как финансы, логистика, управление проектами, кадры и управление персоналом, взаимодействие с государственными органами, общение с клиентами и партнерами.

Загрузка в 1С:Бухгалтерию 3.0, 1С:КА 2.4, 2.5, УНФ 1.6/3.0 данных из ОФД о денежных поступлениях (чеках)

Согласно 54-ФЗ по правилам ведения кассовых операций необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) на основании чеков ККМ. Все данные о чеках, можно взять на сайте оператора фискальных данных (ОФД). Эта обработка сделает за вас в 1С — ПКО и РКО, Операции по платежным картам или Отчет о розничных продажах (может создать номенклатуру в 1С, указать налоги и др. реквизиты в документах в зависимости от налогообложения ККМ в торговой точке). Проверено на: OFD.RU / Первый ОФД / Такском / Платформа ОФД / Ярус / ОФД Яндекс / ОФД Астрал /ОФД СБИС / Гарант ОФД / КОРУС ОФД / КОНТУР ОФД / ОФД АО Тандер / ИнитПро / Группа Элемент/

3600 руб.

522

Выгрузка УПД реализации в xml ФНС для загрузки в ЭДО: Диадок, СБИС, Такском, КОРУС, Астрал и прочие. Обработка на управляемых формах для БП 3.0, УНФ 1.6 / 3.0, УТ 11.4 / 11.5, КА 2, ERP 2 (Приказ ФНС №820 от 19.12.2018, 736 от 12.10.2020)

Выгрузка УПД, товарной накладной ТОРГ-12, акта, счета-фактуры по реализации (в БП сч-ф на аванс) в xml-файл в формате ФНС приказ 820 от 19.12.2018.
Выгрузка УКД и корректировочного счета-фактуры в xml-файл в формате ФНС приказ 736 от 12.10.2020.
Выгрузка товарной накладной в xml-файл ФНС приказ 551 от 13.11.2015, редакция 08.04.2019.
Выгрузка акта приемки-сдачи работ (услуг) в xml-файл ФНС приказ 552 от 13.11.2015, редакция 08.04.2019.
Добавлена выгрузка счетов на оплату по документам ЗаказПокупателя (в УНФ), ЗаказКлинета (в УТ / КА / ERP), СчетНаОплатуПокупателю (в БП).

10800 руб.

424