Как добавить нового сотрудника и провести прием на работу в 1с? инструкция

«Принять на работу» в программе 1С

Чтобы активировать все эти процессы, также можно использовать ссылку «Принять на работу» из личной карточки работника.

• Затем требуется ввести дату из приказа о приеме на работу. По умолчанию система выставит дату текущей сессии. Затем, когда будет создан или занесен приказ о приеме на работу, отсчитает 3 дня с момента подписания приказа и исправит на другое число, если запись о сотруднике была введена с опозданием (все расчеты происходят с учетом производственного календаря).
• Просмотреть поле «Номер». Оно не активно и заполняется после того, как документ записан в систему.

Указанные поля «Дата» и «Номер» нужны для формирования приказа о приеме на работу по унифицированной печатной форме № Т-1, а также для занесения в реквизиты приказа, взаимодействующие с личной карточкой формы № Т-2.

Оставшееся поле «Сотрудник» заполняется системой автоматически по информации из одноименного справочника.

Вводим данные сотрудника

Открывается окно, в котором заполняются данные по новому трудящемуся:

В составе личных данных должны быть указаны:

• (1) место рождения;
• (2) вид документа, удостоверяющего личность (по общему правилу, это паспорт, но можно выбрать из справочника иной вариант);
• (3,4,5,6,7) серия и номер вышеуказанного документа, дату выдачи, орган, осуществивший выдачу (в т.ч. код подразделения – для паспорта);
• (8) адрес по регистрации;
• (9) адрес местожительства;
• (10) номер мобильного телефона.

Самое главное – не забыть сохранить введенные данные кнопка «ОК» (11), а потом еще «дискетку» (12) рядом c кнопкой «Записать и закрыть».

Оформление приема сотрудника на работу

Создание нового сотрудника

В программе 1С:Бухгалтерия так же, как и в 1С:ЗУП существует два справочника: Сотрудники и Физические лица. На одного человека может быть заведено столько сотрудников, сколько мест работы на данном предприятии он имеет, например, основное место работы, совместительство, договор ГПХ.

Физическое лицо обязательно должно быть одно. Дублировать записи в данном справочнике неприемлемо, так как именно по записям в нем работникам начисляются НДФЛ.

Принятие сотрудника на работу

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите пункт «Приемы на работу». Если данного пункта у вас нет, то вернитесь на шаг выше к первоначальной настройке программы.

В шапке созданного вами нового документа нужно указать подразделению, должность и организацию, куда вы принимаете на работу сотрудника. Так же здесь указывается созданный вами ранее сотрудник.

Датой приема по умолчанию подставляется текущая дата, но этот параметр мы можем отредактировать. Испытательный срок в месяцах можно настроить в соответствующем поле. Далее нужно указать вид занятости, который выбирается из выпадающего списка и ограничен четырьмя пунктами.

Теперь осталось заполнить лишь условия приема на работу. В табличной части с начислениями можно указать сразу несколько видов начислений, например, оклад, премия, и т. п. В нашем примере мы установили сотруднику только оплату по окладу АУП в размере 30 000 рублей.

Ниже указывается порядок начисления аванса: фиксированной суммой, либо процентом от тарифа. В поле «Условия приема» можно указать произвольный текст.

Данный документ вступит в силу после проведения, совершим движения по соответствующим регистрам сведений.

Какие документы следует оформлять при приеме на работу ранее уволенного?

Принимая на работу ранее уволенного сотрудника, следует заново оформлять практически всю документацию. Раз мы расторгли трудовой договор, то его нельзя возобновить, лишь заключить новый – кстати, его условия необязательно должны быть точно такими же, как до увольнения. И личная карточка Т-2, которую при увольнении мы закрыли, тоже заводится заново.

А вот табельный номер допускается сохранять за вновь принимаемым. Конечно, табельный номер уникален, присваивается одному работнику, и на практике по-прежнему применимо положение пункта 18 отмененных Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве о том, что при увольнении чей-то табельный номер не присваивается другому сотруднику в течение года-двух. Пока это прямо не запрещено, табельный номер можно сохранять или же заводить новый – как решит работодатель.

Не забудьте о согласии на обработку персональных данных. Предыдущее согласие стало недействительным при расторжении старого трудового договора, так что работник свободен от данного согласия. Копии документов из личного дела (если оно еще не архивировано) можно смело использовать, еще раз затребовать их необязательно. А вот само личное дело следует завести заново, поскольку, строго говоря, правила архивирования требуют хранить личные дела лишь до дня увольнения, а далее – отправлять в архив (сначала организации, потом государственный).

Традиционное заявление о приеме на работу также можно не составлять, поскольку не оно выступает основанием для приема на работу, а трудовой договор (ст. 68 ТК РФ), закрепляющий договоренности, в т.ч. устные. Заявление удобно для проставления различных виз (главы фирмы, прямого начальства и т.п.), ну и есть что подшить в личное дело.

Трудовой договор составляется, как и впервые – в 2-х экземплярах по одному для каждой стороны, на экземпляре, который остается у работодателя, работник должен проставить свою визу, подтверждая, что свой экземпляр получил (см. ст. 67 ТК РФ). Содержание договора может повторять старый, может отличаться от него, главное, чтобы были отражены все обязательные условия (см. гл. 10 и 11 ТК РФ). Если в тексте сделана отсылка к штатному расписанию (как это нередко делается при формулировании условий о зарплате), то оно должно быть приложено к договору.

Следует помнить, что если вы (или ваш уполномоченный) фактически допустили «бывшего» к выполнению трудовой функции, то считается, что трудовой договор заключен. ТК РФ не предусматривает какого-то особого порядка документального оформления в данном случае, но будет разумным оформить докладную, приказ или иной документ, фиксирующий допуск к труду, и не забыть в течение 3-х дней со дня допуска составить и подписать трудовой договор.

Далее издается приказ о приеме на работу – по форме № Т-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или по своей, разработанной на фирме, форме. С приказом вновь принятого сотрудника надо ознакомить не позднее, чем в 3-хдневный срок с начала работы, под роспись. Нюанс: если бывший сотрудник принят на работу по бессрочному договору, в графе формы Т-1 «Принять на работу по. » ничего писать не надо. Достаточно оставить ее пустой или прочеркнуть.

Далее следует внести запись в трудовую книжку, завести личную карточку – по форме № Т-2 (утв. тем же постановлением Госкомстата, см. выше) или по своей форме.

Помните о том, что в налогооблагаемую базу по НДФЛ и по страховым взносам по выплатам сотруднику, который был уволен и принят повторно в течении года к одному и тому же работодателю, следует включать выплаты, начисленные работодателем за этот год.

Прием на работу ранее уволенного сотрудника в 1С 8.3

Курсы 1С 8.3 и 8.2 » Вопросы из Профклубов » Вопросы Профклуба по 1С:ЗУП 8 » Прием на работу ранее уволенного сотрудника в 1С 8.3

Здравствуйте.

Сотрудник был уволен, затем надо снова принять на работу.

Создаю нового сотрудника, начинаю вводит ФИО, программа 1С говорит, что нашла человека с похожим именем -нажимаю ДА, это тот, кто мне нужен, она подставляет все данные, все правильно, но записать не дает – пишет запись данных нового человека невозможна, найдена запись о человеке, имеющем такой же документ-паспорт и все!!

Что делать?

Помогите пожалуйста оформить прием на работу ранее уволенного сотрудника в 1С 8.3!!

Как оформляется прием сотрудника с электронной трудовой книжкой в 1С 8?

Эта операция не составит особого труда. Чтобы отразить в «1С:ЗУП 8» (ред. 3) данные для ведения трудовой книжки в электронном виде, достаточно проверить, стоит ли отметка «Отразить в трудовой книжке» в документе «Прием на работу»:

Впоследствии аналогичные действия надо проделать в иных документах, в частности, в документе «Кадровый перевод» и «Перемещение в другое подразделение» — в них «флажки» следует ставить своими руками, в документах о приеме и об увольнении он проставляется автоматически, и при необходимости снимается.

Оформление новых сотрудников на работу в конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия (3.0) происходит с помощью документа «Прием на работу». Перейти в журнал «Приемы на работу» можно с вкладки «Зарплата и кадры» из раздела «Кадровый отчет»:

Также возможно оформление и общего журнала «Приемы, увольнения, переводы» из этого же раздела.

При создании нового документа необходимо указать правильный тип, из выпадающего списка выбираем «Прием на работу»:

Заполнение в обоих случаях идентичное: название организации, выбор подразделения, куда принимается новый сотрудник, на какую должность и данные сотрудника (ФИО).

Для создания карточки нового сотрудника, прямо в поле документа нажимаем ссылку «Создать».

Заполняем данные на нового сотрудника (ФИО). В карточке обязательно нужно указать принадлежность к организации, название подразделения, должность, вид занятости и размер оклада.

Карточка сотрудника заполнена, жмем «Записать и закрыть» и в принятии на работу отразится фамилия имя и отчество. Далее указываем дату приема, в табличную часть добавляем строку с начислением и размер оклада.

В нижней части документа можно сразу заполнить поле «Аванс» и указать размер в процентах или фиксированную сумму:

• Формате ms word как сделать

    

• Adobe illustrator как убрать обводку

    

• Почему в браузере меняется поисковик

    

• Где аэрограф в фотошопе

    

• 1с битрикс формат показа даты и времени в публичном разделе сайта определяется

Как в 1с ввести совмещение должностей?

Совмещение профессий (должностей) регистрируется с помощью документа «Совмещение должностей» (раздел Кадры – Все кадровые документы – кнопка «Создать» – Совмещение должностей или раздел Зарплата – Изменение оплаты сотрудников – кнопка «Создать» – Совмещение должностей) (рис. 1).

Как вернуть сотрудника из архива в 1С?

Вернуть из архива можно. В справочнике Сотрудники нажмите кнопку Действия и выберите пункт Показать архив. Все сотрудники, которые находятся в архиве, помечены серым цветом. Установите курсор на нужного сотрудника и по кнопке Действия выберите пункт Извлечь сотрудника из архива.

Предварительная настройка программы

Прежде, чем перейти не только к отражению в программе 1С:Бухгалтерия приема сотрудника на работу, но и к другим основным кадровым документам, нужно произвести некоторые настройки программы.

Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Параметры учета».

В появившемся окне перейдите по гиперссылке «Настройка зарплаты». Кадровый учет настраивается тоже здесь.

Для того чтобы мы могли использовать в 1С основные кадровые документа, достаточно включить только две надстройки.

Первая расположена в разделе «Общие настройки». Мы укажем, что учет расходов по заработной плате, а так же необходимый нам кадровый учет должны вестись именно в этой программе. Ниже, в разделе «Кадровый учет», установите влаг на пункте «Полный». Данная надстройка откроет нам доступ к основным кадровым документам, включая прием сотрудников на работу.

Зачем нужен учет доходов на предыдущих местах работы

Ведение учета доходов нового сотрудника необходимо для корректного функционирования бухгалтерского учета. Эти данные используются в разных ситуациях и могут понадобится в любой момент. Рекомендуется сразу заполнить эти данные чтобы избежать спешек и проблем в будущем.

Но даже, если вы забудете заполнить информацию о доходах на предыдущих местах работы или заполнить стаж нового сотрудника, программа уведомит вас об этом и предложит сделать это сейчас.

Здесь возможно два варианта уведомлений:

1. «Не указана информация о доходах на предыдущих местах работы». В этом случае будет использована среднедневная заработная плата из МРОТ. Если это начало трудовой деятельности и доходов на предыдущих местах работы (как и непосредственно мест работы) не было, это замечание можно смело игнорировать.
2. «Не указан стаж работы». Предупреждение может возникать в ситуациях, когда открывается больничный лист. Необходимо заполнить стаж работы для корректного расчета выплаты для сотрудника. Ее размер зависит от стажа работы. Если оставить этот момент незаполненным (например, стаж работы отсутствует в связи с началом трудовой деятельности), будет выбран минимальный допустимый процент – 60%.

Обязательно следует проверять введенную информацию на предмет возможных ошибок или опечаток. Ошибки здесь могут привести к некорректному расчету и повлиять на:

1. Размер пособия, получаемого сотрудником в случае наступления временной нетрудоспособности.
2. Стаж сотрудника, от которого зависит процент компенсации.
3. Средняя заработная плата, которая используется в расчетах денежных возмещений и компенсаций.

Закладка «Оплата труда»

На этой странице доступно выполнение таких действий, как:

• Заполнение табличной части «Начисления». При активном штатном расписании, значения показателей для проведения расчетов заполняются автоматически, при этом их можно изменить вручную (как и добавить при не активном штатном расписании).
• Заполнить поле «Порядок пересчета», выбирая то, каким путем система будет производить пересчет должного оклада в часовую ставку, необходимую чтобы оплатить сверхурочную работу, работу в праздничные или выходные дни. По умолчанию программное решение использует параметры, заданные в разделе «Настройки» → «Расчет зарплаты».
• Заполнить поле «Аванс», выбирая один из доступных вариантов («Фиксированная сумма», «Расчет за первую половину месяца», установленный в качестве значения по умолчанию, или же в виде «Процент от тарифа»).

Завершив работу на этой странице, можно перейти для заполнения вкладки «Налог на доходы». Здесь можно добавлять заявления на вычеты стандартного типа, вводить информацию о доходах с прошлого места работы, добавлять уведомления о праве на получение работником имущественного вычета и т.п.

Еще одной важной вкладкой при добавлении нового работника является «Выплаты, учет затрат». По умолчанию переключатель выплат находится в положении «Как задано в целом по организации», через «Настройки» → «Реквизиты организации» → «Учетная политика» → «Бухучет и выплата зарплаты»

При необходимости для каждого из работников организации можно выбрать способ отражения начислений. Для сохранения введенных изменений нужно нажать кнопку «ОК».

Повторный прием на работу в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

При регистрации приема на работу бывшего сотрудника следует обратить внимание на правильный ввод данных в справочники Физические лица и Сотрудники. В справочнике Сотрудники для ранее уволенного сотрудника создается новый элемент, при этом в справочнике Физические лица создавать новый элемент не следует

Дублирование физических лиц приводит к неверному расчету налогов и взносов, а также к неправильному формированию отчетности

В справочнике Сотрудники для ранее уволенного сотрудника создается новый элемент, при этом в справочнике Физические лица создавать новый элемент не следует. Дублирование физических лиц приводит к неверному расчету налогов и взносов, а также к неправильному формированию отчетности.

В базу для начисления НДФЛ и страховых взносов по выплатам физическому лицу, которое было уволено и принято в данную организацию в течение одного года, включаются все выплаты, начисленные в течение этого года в данной организации. При определении права на «детский» вычет при повторном приеме сотрудника на работу необходимо учитывать доходы, которые сотрудник получил с начала календарного года при первичном трудоустройстве. Сотрудник должен представить новое заявление на вычеты и справку 2-НДФЛ с места его предыдущей работы в том случае, если он трудился у другого работодателя в перерыве между первичным и повторным приемами на работу.

Пример

С 08.10.2018 в ООО «Швейная фабрика» на должность инженера в структурное подразделение «Испытательный цех» принимается А.П. Остапов. Ранее А.П. Остапов уже работал в ООО «Швейная фабрика» и уволился 30.03.2018. При приеме он повторно предоставил заявление на стандартный вычет на ребенка.

Для правильного отражения приема на работу ранее уволенного сотрудника необходимо создать новый элемент в справочнике Сотрудники (раздел Кадры — Сотрудники — кнопка Создать).

В поле Организация указывается организация (или ее обособленное подразделение), в которую принимается сотрудник (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) (рис. 1).

Рис. 1

В поле Полное имя указывается фамилия, имя, отчество сотрудника. Если в справочнике Физические лица (раздел Кадры — Физические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с подобными данными (Ф.И.О.), как в нашем примере, то для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица в диалоге Найден человек с похожим именем, нажав на кнопку Да, это тот, кто мне нужен (см. рис. 1).

После нажатия на кнопку Да, это тот, кто мне нужен карточка сотрудника автоматически заполняется основными данными: дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС.

Если ранее какие-либо данные не были зарегистрированы, следует заполнить их.

Далее нужно нажать на ссылку Принять на работу или на кнопку Оформить документ — Прием на работу, при этом информационная система запросит подтверждение создания нового элемента в справочнике Сотрудники (Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?). После нажатия на кнопку Да в информационной базе автоматически будет:

• присвоен табельный номер сотруднику;
• запись о сотруднике в справочнике Сотрудники.

Далее заполняется документ Прием на работу.

1С:ИТС Подробнее о заполнении в 1С документа «Прием на работу» см. в справочнике  раздела «Кадры и оплата труда».

После повторного приема в справочнике Сотрудники (раздел Кадры — Сотрудники) будут зарегистрированы два одинаковых сотрудника с различным состоянием (рис. 2).

Рис. 2

В справочнике Физические лица (раздел Кадры — Физические лица) по-прежнему останется одно физическое лицо (рис. 3).

Рис. 3

При приеме сотрудника на работу (08.10.2018) он повторно предоставил заявление на стандартный вычет на ребенка. При расчете заработной платы за октябрь и ноябрь стандартный вычет сотруднику был предоставлен, т. к. доход сотрудника с начала года не превысил ограничение в сумме 350 000 руб. Начиная с декабря, доход сотрудника превысил 350 000 руб., вычет на ребенка уже не предоставляется.

Чтобы рассчитать предельные величины баз для начисления страховых взносов, нужно учесть все облагаемые взносами выплаты, начисленные в пользу сотрудника: с начала календарного года и до увольнения и после повторного принятия его на работу, нарастающим итогом (см. выше). В отличие от стандартных вычетов по НДФЛ на детей, не будет иметь значение, работал ли сотрудник в перерыве между увольнением и повторным приемом на работу, т. к. выплаты, полученные у другого работодателя, в расчете не учитываются.

1С:ИТС Подробнее об отражении приема на работу бывшего сотрудника в других программах 1С см. в справочнике  раздела «Кадры и оплата труда».

Как оформить прием сотрудника в 1с 8.3 ЗУП

Когда-нибудь прием на работу будет осуществляться одним нажатием кнопки. Но пока по нажатию кнопки «Принять на работу» открывается вкладка, на которой придется вручную заполнить данные по новому сотруднику. На вкладке (2) «Главное»:

• (3) дата приема на работу;
• (4) длительность испытательного срока;
• (5) график работы;
• (6) подразделение, в которое трудящийся принимается на работу;
• (7) должность;
• (8) вид занятости (по условиям нашего примера указанное место является для сотрудника основным).

Если у сотрудника стажа нет, то отмечаем пункт (14) «с момента приема» и укажите дату приема (15). Если трудовой стаж у сотрудника есть, то указываем количество лет, месяцев и дней стажа на дату приема на работу. После того как вы сохраните данные (нажав «ОК»), исчезнет и предупреждение, и ссылка «Не заполнен стаж …».

Теперь зададим условия оплаты труда: «Оплата труда» (17) — «Добавить» (18) — выбрать вид начисления (19), исходя из условий нашего примера — «Оплата по окладу» — указать сумму (20).

На вкладке (21) «Трудовой договор» указывается номер данного документа (22) и дату подписания (23). Или просто нажать кнопку «Назначить» (24) — система автоматически определит номер.

Все, в системе есть все необходимые данные. Нажимаем кнопку «Провести» (25). Теперь у нас появляется возможность вывести на печать:

• (27) распорядительный акт о приеме на работу (приказ);
• (28) трудовой договор,

для чего достаточно нажать кнопку «Печать» (26) и отметить необходимые ссылки.

Закладка «Главное»

На этой странице программного решения можно выполнить следующие действия:

• Заполнить поле по страховому стажу, используя для этого ссылку «Не заполнен стаж, пособия могут быть рассчитаны неверно».
• Указать дату вступления в должность в поле «Дата приема». С этого момента у работника начнутся все начисление, отсчет стажа.
• В случае наличия заполнить период испытательного срока в месяцах. Поле «Испыт. срок (мес.)» необходимо для создания печатной формы № Т-1, а также для проведения анализа и формирования ответов в отношении работников компании.
• Заполнить поле «Подразделение». Здесь указывается пункт из одноименного справочника («Кадры» → «Штатное расписание» → «Подразделения»). Подобный путь работает только в том случае, если в настройках ПО включена опция ведения штатного расписания («Настройки» → «Кадровый учет»). Если опция не включена, то для заполнения необходимо зайти в «Настройки» → «Предприятие» → «Подразделения».
• Заполнить поле «Должность», выбирая из предложенного списка в штатном расписании («Кадры» → «Штатное расписание» → «Подразделения»). Подобный путь работает только в том случае, если в настройках ПО включена опция ведения штатного расписания («Настройки» → «Кадровый учет»). Если опция не включена, то для заполнения необходимо зайти в «Настройки» → «Предприятие» → «Должности».
• Заполнить поле «Колич. ставок», для этого можно использовать десятичную или простую дробь. Поле доступно только тем пользователям, у которых в параметрах активирована опция «Используется работа на неполной ставке» (актуально для компаний, предлагающих работу по внешнему или внутреннему совмещению).
• Заполнить поле «График работы», выбирая из одноименного справочника («Настройки» → «Предприятие» → «Графики работы сотрудников» — инструкция, на случай если штатное расписание не ведется). Если штатное расписание активно, то система возьмет данные оттуда.
• Заполнить поле «Вид занятости», выбирая один из доступных («Основное место работы», «Внутреннее или Внешнее совместительство»). Информация из данного поля может оказать влияние в процессе оформления отпуска и начисления пособий.

Поле «ФОТ» заполняет сама система, берет данные из штатного расписания. Если оно не ведется, то после того, как будет заполнена табличная часть закладки «Оплата труда».