Переходим на 1с зуп и 1с зкгу 3.1

Когда лучше переходить

К сожалению, большой плюс варианта переноса «на дату» (отсутствие истории) оборачивается минусом, если переход производится не с начала календарного года. Дело в том, что из-за отсутствия перенесенных документов начисления/выплат вы не сможете сформировать своды за месяцы с начала года до даты перехода.

Есть еще один неприятный момент, к которому нужно быть готовым: предпочтительный перенос данных «на дату», выполненный в середине года, не убережет вас от некорректного-+ (иногда) поведения программы и перерасчетов неясной природы.

Обезопасить себя от подобных неприятностей можно, если выполнить перенос данных в январе-феврале по состоянию на 1 января. Да, январь-февраль – горячая пора для всей бухгалтерии. Но зато вы получите возможность видеть полную картину за целый год. Все движения будут формироваться вновь создаваемыми документами, а вы сможете не только получать своды, но и контролировать (а при необходимости и менять) свои данные с начала года.

Отсюда второй важный вывод: если вас ничто и никто не торопит – не спешите. Запланируйте переход на новую программу на начало следующего года и спокойно к нему подготовьтесь.

Перенос данных и настройки программы

Перед переходом надо закрыть в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 месяц – отразить в программе все начисления и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам будут перенесены некорректно.

И в обязательном порядке стоит сделать резервную копию – на всякий случай. Она поможет в дальнейшем, если возникнет вопрос о состоянии учета на момент перехода.

Сама процедура переноса данных занимает совсем немного времени и никаких сложностей не вызывает:

обновляем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 до последнего релиза;
устанавливаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, последнего релиза и создаем пустую базу;
запускаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, указываем базу «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, из которой будем переносить данные, и параметры подключения к ней (пользователя с паролем);
выбираем вариант переноса данных – «на дату» (по умолчанию) или «за период»;
запускаем перенос и дожидаемся его окончания.

После того как данные из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, будут перенесены в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, программа предложит выполнить дальнейшую настройку. Можно отказаться от настройки и выполнить ее позже (не лучший вариант – потом придется искать разные настройки в разных местах программы), можно бездумно согласиться со всем, что предложит программа, и нажать все флажки, что называется, на будущее (тоже не оптимально – есть риск захламить справочники начислений и удержаний).

Оба варианта не критичны, просто в дальнейшем потребуют больших усилий от пользователя по наведению порядка в базе данных. Лучше сразу спокойно и не торопясь пройтись по всем страницам настройки и подтвердить только те особенности, которые сейчас присущи вашей организации, без всяких флажков «про запас».

После того как настройка программы закончена, стоит распечатать отчет «Настройка расчета зарплаты и кадрового учета» («Настройка» – «Отчет по настройкам») и проверить себя.

Не беда, если что-то забыли и не учли – настройки программы, организации, кадрового учета и расчета зарплаты доступны для корректировки в любой момент.

Загрузка и использование расширения «Реестр сотрудников старше 65 лет для ФСС» в 1С:ЗГУ 3

Для формирования реестра сотрудников старше 65 лет в 1С было реализовано расширение для конфигурации в Зарплата и кадры для государственного учреждения редакции 3.

Данное расширение вы можете найти в личном кабинете в разделе Обновление программ.

Внизу страницы в блоке Дополнительные материалы расположено расширение Реестр сотрудников старше 65 лет для ФСС.

В описании расширения указана версия актуальная версия.

Для загрузки расширения необходимо зайти в Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения.

При нажатии кнопки Добавить из файла вы можете выбрать нужное расширение и загрузить.

После загрузки нужно снять галочку на поле Безопасный режим и перезапустить программу.

В разделе Отчетность, правки – Передача в ФСС сведений о пособиях – Создать – Реестр сведений необходимых для назначения и выплат пособий.

Доступны опции по периодам: Заполнить 65+ и Подобрать 65+.

Если выбранный сотрудник младше 65 лет, то программа не добавить его в реестр.

При выборе Заполнить 65+ с 15 июня программа предлагает уточнить период. Можно выбрать стандартный вариант, а также создать свой, если нет нужного периода. Период не должен превышать 2 недели, так как должен создаваться новый больничный лист при превышении этого срока.

Программа заполняет реестр всеми сотрудниками старше 65 лет.

Заявления сотрудников на выплаты создаются автоматически, больничные листы не требуются.

Даты освобождения от работы можно поменять вручную.

После проведения документа реестр можно отправить напрямую или выгрузить в стороннюю программу.

Актуальную информацию о периодах для реестров можно посмотреть на сайте ФСС

Статью подготовила Яна Колесникова, специалист по внедрению 1С франчайзинговой сети ИнфоСофт

Проверки

Далее нужно убедиться, что в новой программе нет задублированных физлиц – это очень важно для дальнейшего учета по НДФЛ и взносам. Проверить наличие дублей (и избавиться от них) можно с помощью специальной обработки («Кадры» – «Сервис» – «Объединение личных карточек»).. Далее необходимо проверить справочники начислений и удержаний – зависимости, состав базы

На сегодняшний день уже реализован перенос начислений с нерегламентированным способом расчета, но для них в обязательном порядке нужно проверить формулы расчета.

Далее необходимо проверить справочники начислений и удержаний – зависимости, состав базы. На сегодняшний день уже реализован перенос начислений с нерегламентированным способом расчета, но для них в обязательном порядке нужно проверить формулы расчета.

Большую часть информации, перенесенной из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, документами, можно найти в двух местах:

«Администрирование» – «См. также» – «Переносы данных»;
«Главное» – «См. также» – «Данные на начало эксплуатации».

Документами «Переносы данных» переносится следующая информация (для варианта перехода «на дату»):

«ЗП_СЗО», «ЗП_СЗФСС» – документы с такими номерами содержат данные, необходимые для расчета среднего заработка;
«ИЛ» – все удержания по действующим исполнительным листам. Сами исполнительные документы тоже, разумеется, переносятся;
«НДФЛ» – данные о доходах, предоставленных вычетах, расчетах по НДФЛ, если переход выполнен не с начала года. Документы, подтверждающие право на вычет, переносятся в журнал «Заявления на вычеты»;
«ПСС» – пособия по социальному страхованию с начала года;
«СВ» – страховые взносы с начала года;
«РКД» – реестр кадровых приказов для формирования личных карточек сотрудников;
«РОтп» – реестр отпусков для работающих сотрудников;
«ТДК» – данные трудовых договоров.

В журнал «Данные на начало эксплуатации» записываются документы:

«Начальная штатная расстановка» – сколько подразделений, столько и документов. Здесь все сотрудники, работающие на дату переноса, с их плановыми начислениями, авансом, графиком работы, остатками отпусков. Сформируйте несколько кадровых отчетов («Штатная расстановка», «Штатные сотрудники») и проверьте, что все сотрудники находятся на своих местах. Отчет «История изменения оплаты труда» поможет проверить назначение плановых начислений сотрудникам;
«Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» – сюда записываются, например, отпуска, продолжающиеся после даты переноса, но оплаченные до нее;
«Начальная задолженность по зарплате» – один документ на всю организацию.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, задолженность по зарплате ведется в разрезе физлиц, а в редакции 3.1 – в разрезе сотрудников и подразделений.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1 остатки по взаиморасчетам формируются не абсолютные, а относительные. То есть если зарплату за апрель в размере 100 000 руб. полностью выплатили в следующем месяце, а переходим на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, с 1 мая, то в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, остаток на 01.05 будет 100 000 руб., а в новой программе – 0 руб. Таким образом, отпадает необходимость отражать в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выплату зарплаты в мае за апрель.

Для проверки начального сальдо по зарплате сформируйте, например, отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с группировкой по подразделениям и убедитесь, что у вас корректно перенесена не только общая задолженность, но и задолженность в разрезе подразделений.

Нужно отметить, что на сегодняшний день уже реализован перенос информации по сотрудникам-договорникам ГПХ и отпусков по уходу за ребенком, но эти данные тоже следует уточнить.

Также стоит проверить графики работы сотрудников.

После выполнения основных проверок (основных, потому что за один раз проверить все вряд ли удастся, особенно если у вас крупная организация) сделайте резервную копию новой программы. Если вы только осваиваете «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, то в дальнейшем вам пригодится резервная копия данных, когда вы будете экспериментировать с настройками начислений.

Лучше спланировать переход заранее

Сам процесс переноса данных на редакцию 3.1 выполняется специальным помощником начальной настройки, который входит в состав дистрибутива ЗУП КОРП редакции 3.1. Этот дистрибутив доступен пользователям ЗУП КОРП 2.5 с действующим договором ИТС без дополнительной платы.

Но, учитывая, что 1С:ЗУП 2.5 КОРП использовался преимущественно крупными компаниями, объем проектов по переходу на актуальный релиз 1С:ЗУП может быть очень существенным. И планировать обновление, как минимум, бюджетировать такого рода расходы, лучше уже сейчас.

Оптимальнее всего переходить на ведение учета в новой редакции с нового года, т.е. все работы по переходу, включая тестовые расчеты и перенос необходимых доработок, должны быть проведены в течение 2023 года. А с января 2024 новый 1С:ЗУП должен быть введен в эксплуатацию.

Выплаты в межрасчетный период

Кроме плановых начислений, в разных ситуациях могут применяться межрасчетные выплаты (выплаты в межрасчетный
период). Например, единоразовая материальная помощь или внеплановая премия.

Особенность межрасчетных выплат в том, что они, как правило, выплачиваются отдельно от заработной платы
(отдельными ведомостями). Для проведения межрасчетной выплаты нужно оформить ее в бухгалтериях отдельным
документом с указанием, что выплата будет произведена в межрасчет (рис.24).

Рис.24. Выплаты в межрасчетный период

Далее вы сможете выплатить зарплату отдельной ведомостью по кнопке «Выплатить» из документа (рис.25).

Рис.25. Выплаты в межрасчетный период

Ведомость будет иметь в качестве основания документ межрасчетного начисления (рис.26).

Рис.26. Выплаты в межрасчетный период

Проверка данных

Прежде чем приступить к работе в новой редакции 3.1, следует проверить корректность и полноту перенесенных данных из старой версии 2.5. Для этого используются отчеты для сверки данных.

Таким образом, обязательны к проверке:

Организационная структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
Личные данные сотрудников;
Начальная штатная расстановка;
Начисления и удержания, корректность формул;
Остатки по взаиморасчетам.

В результате всех действия для осуществления перехода на «1С:Зарплата и Управление персоналом», ред. 3.1 должны получится две отдельные базы: старая информационная база редакции 2.5 с документами и новая 3.1 с начальными остатками. Рекомендуется некоторое время вести расчет параллельно в обеих программах, а уже после полного освоения новой конфигурации переходить на полный учет в новой программе.

ПЕРЕХОД НА РЕДАКЦИЮ 3.1

Зарегистрированные пользователи редакции 2.5 конфигурации «Зарплата и управление персоналом КОРП», имеющие действующий договор 1С:ИТС, могут перейти на редакцию 3.1 без дополнительной платы.

Для выполнения перехода на редакцию 3.1 необходимо установить последнюю официальную версию конфигурации «Зарплата и управление персоналом КОРП» редакции 3.1. Также потребуется последняя официальная версия редакции 2.5 (пользователям, у которых установлена более ранняя версия, необходимо предварительно выполнить обновление конфигурации до последней официальной версии данной редакции). Необходимая для работы конфигурации версия платформы «1С:Предприятие» указана в файле «Новое в версии», входящем в поставку конфигурации. Полный дистрибутив редакции 3.1 и дистрибутив обновления, дистрибутивы редакции 2.5, а также дистрибутивы платформы «1С:Предприятие» доступны в сервисе «1С:Обновление программ» на портале 1С:ИТС по адресу portal.1c.ru. Перечисленные дистрибутивы также можно получить через партнеров фирмы «1С».

Обращаем внимание, что перенос HR-данных из редакции 2.5 в редакцию 3.1 планируется включить в версию 3.1.21 конфигурации «Зарплата и управление персоналом КОРП» (выпуск ппредполагается в конце января 2022 года), а функциональность «Финансовый учет расходов на персонал» – в версию 3.1.22 (выпуск предполагается во II квартале 2022 года).

Для типового решения

Переход на редакцию 3.1 выполняется посредством переноса данных из информационной базы редакции 2.5 в информационную базу редакции 3.1. Осуществляется перенос нормативно-справочной информации и учетных данных, необходимых для продолжения ведения в редакции 3.1 кадрового учета, расчета зарплаты, подготовки отчетности и т. п.

Для осуществления переноса данных из предыдущей редакции 2.5 достаточно в редакции 3.1 при запуске программы выполнить указания помощника начальной настройки.

Для пользователей, имеющих действующий договор 1С:ИТС, также доступна подробная инструкция по переходу в составе методической поддержки см. .

Для конфигурации, измененной при внедрении

Пользователям измененной при внедрении (кастомизированной, настроенной) конфигурации для перехода на редакцию 3.1 рекомендуем обращаться к обслуживающему их официальному партнеру фирмы «1С».

Само предоставление права использования редакции 3.1 официальным пользователям конфигураций «Зарплата и управление персоналом КОРП» не требует дополнительной оплаты. Однако пользователи должны иметь действующий договор 1С:ИТС, и при этом услуги партнеров «1С» по переводу на редакцию 3.1 с предыдущей редакции могут потребовать дополнительной оплаты.

Подготовка к переносу данных

Перейти на новую редакцию 3.1 можно как с начала финансового года, так и в середине.

Если переход запланирован с начала года, то, используя инструментарий, поставляемый вместе с конфигурацией, переносятся следующие данные:

Справочная информация (справочники организации, подразделения, физические лица, сотрудники, виды начислений и другие);
Штатное расписание переносится как срез на дату ввода системы в эксплуатацию, т.е. совокупность подразделений и должностей переносится актуальной на указанную дату при переносе данных (т.е. только те сотрудники, которые работают в организации на эту дату);
Данные для расчета среднего заработка (начисления за предыдущие 2 года);
Заполняется специальный справочник номерами и датами документов для корректного формирования формы Т-2 (сами документы перемещения, прием на работу не переносятся);
Сальдо по взаиморасчётам с сотрудниками.

Уволенные сотрудники и документы предыдущих лет из редакции 2.5 в 3.1 не переносятся, однако можно продолжать пользоваться «1С:Зарплата и Управление Персоналом» ред. 2.5. в качестве архивной базы.

Если переход на новую программу запланирован на середину года, то кроме выше перечисленных объектов, заполняются специализированные регистры, чтобы была возможность корректно рассчитывать налоги и взносы, а также формировать регламентированную отчётность. При этом нужно учесть, что своды и ведомости за месяцы до даты эксплуатации в новой редакции 3.1 формировать не удастся – начисления и удержания перенесены в специальные регистры, по которым типовые отчеты не формируются. Соответственно, если переход осуществлен с начала июля, то июньские расчетные листки нужно формировать в старой редакции 2.5.

В программе также предусмотрена возможность так называемого «полного» переноса. В этом случае производится перенос данных, которые не переносятся по умолчанию. Однако при выборе данного варианта следует учитывать его недостатки:

несмотря на усовершенствования новой программы, методика расчета зарплаты и кадрового учета остается прошлой редакции;
переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что крайне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Подготовка базы 1С:ЗУП 2.5 к переносу данных:

Закрыть месяц в 1С:ЗУП 2.5. Данная процедура является обязательной. В случае ее невыполнения, данные могут перенестись частично или вовсе некорректно. Для этого нужно: произвести расчет зарплаты и взносов, оформить выплаты сотрудникам, указать перечисление НДФЛ, сформировать и провести документ «Отражение зарплаты в бухучете».
Удалить помеченные на удаление объекты.
Обновить программу до последнего релиза.
Создать резервную копию и запустить процедуру «Тестирование и исправление ошибок» базы 1С:ЗУП 2.5.

Подготовка базы 1С:ЗУП 3.1 к загрузке данных:

Установить «1С:Зарплата и Управление персоналом», ред. 3.1 актуального релиза на дату переноса. Таким образом минимизируется возможность возникновения ошибки при переносе данных.
Запустить программу в режиме «1С:Предприятие». Далее идет работа с помощником перехода с прежних программ.

Преимущества 1С:ЗУП 3.1

В качестве основных преимуществ нового 1С:ЗУП КОРП фирма «1С» обозначает более высокий уровень автоматизации, современный интерфейс, а также целый ряд возможностей, которые недоступны в ЗУП 2.5. КОРП:

кадровое планирование;
глобальный поиск;
интеграция с 1С:Аналитикой для построения и просмотра наглядных отчетов и аналитических панелей;
бронирование командировок;
интеграция с сервисом для организации деловых поездок Smartway;
электронное обучение и тестирование;
рассылка уведомлений и поздравлений.

Для задач, связанных с подбором персонала, в конфигурации 1С:ЗУП 3 КОРП реализовано добавление резюме из файлов (doc, pdf, txt, rtf), интеграция с популярными сайтами – Авито.Работа, Работа.ру, Зарплата.ру, Хабр.Карьера, а также добавление кандидата с рекрутингового сайта в информационную базу 1С при работе в браузере с расширением 1C:HR.

Также пользователям ЗУП 3 КОРП доступна синхронизация с календарями Google, MS Outlook и iCloud, чат-бот в Telegram, а также автоматизированная работа с ДМС: отслеживание изменений личных данных и удержание стоимости полиса.

Подготовка к переходу

Подготовка к переходу включает два момента, один из которых желательный (особенно если вы будете переходить с 1 января), а другой обязательный.

Желательно, если есть такая возможность, на момент перехода погасить все задолженности по зарплате, НДФЛ и взносам

Это важно, потому что таким образом мы минимизируем последующие ошибки при составлении регламентированной отчетности. В этом году вся страна участвует в игре «сдать 6-НДФЛ и не умереть», а в следующем году нас может ожидать новая форма 6-НДФЛ

Лучше подготовиться заранее.

Что нужно сделать обязательно: найдите время и пройдите обучение по новой редакции программы. Не будьте самонадеянными!

Когда вы впервые пересаживаетесь с велосипеда за руль автомобиля, то без обучения и практики вы не сможете ехать на машине, даже если знаете наизусть правила дорожного движения. Так и здесь: даже если вы бог кадрового учета и гуру в расчете зарплаты – вы не сможете качественно работать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, и использовать весь ее богатый функционал, если не подготовитесь соответствующим образом.

В моей практике был опыт неудачного перехода на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, когда все было сделано вовремя (в январе) и правильно (на дату), но тем не менее ни кадровики, ни расчетчики так и не начали работать в программе – пользователи, отказавшись от предварительного обучения, банально не знали, каким образом отражать в программе ту или иную операцию, а объем текущих дел был таков, что у них просто не нашлось времени учиться на ходу.

Так что идеальный порядок перехода с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выглядит следующим образом:

проходим обучение;
в декабре погашаем все задолженности – выплачиваем зарплату, отпускные, больничные таким образом, чтобы крайний срок перечисления НДФЛ не уходил в следующий налоговый период, т.е. на другой год;
переходим в январе, максимум в феврале;
выбираем вариант переноса данных «по состоянию на» – получаем начальную штатную расстановку на начало года. Нет кадровых и расчетных документов за прошлые годы, т.е. начинаем расчеты с нуля.

Такой вариант перехода на новую редакцию сильно облегчит жизнь всем организациям, решившимся на переход. Но особенно он актуален для крупных организаций с большим количеством сотрудников, сложной системой оплаты труда, разветвленной структурой предприятия, активным кадровым движением.

Ошибка при работе с «Реестром 65+» в ЗУП 3.1.14.265 / 3.1.15.96

Следует скачать и установить расширение версии 1.0.5.39.

В расширении 1.0.5.39 исправлена ошибка, когда Больничный лист на сотрудника 65+ при загрузке из ФСС не сопоставлялся с ранее отправленным заявлением, если его номер начинается с 9990. Поэтому рекомендуется обновить расширение, даже если работа происходит в версиях ЗУП ниже 3.1.14.265 / 3.1.15.96.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь срегламентом БухЭксперт8.ру >>

Переход с кастомизированной редакции 2.5

В случае, если в ЗУП 2.5 есть индивидуальные разработки, то их перенос невозможен, т.к. в ЗУП 3.1 иначе реализован весь функционал и абсолютно другая архитектура. Поэтому к «переносу» доработок из редакции 2.5 в 3.1 следует подходить как к новой разработке в новой системе. Однако, не исключен вариант, что в редакции 3.1 необходимые доработки уже будут реализованы.

Кроме разработки нового функционала в ЗУП 3.1 нужно еще доработать правила переноса данных из редакции 2.5, если разработанный функционал предназначен для хранения информации, например, справочная информация по ДМС, или список корпоративного автотранспорта.

Общий список работ в рамках проекта перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 выглядит таким образом:

Обновление редакции 2.5 до последнего релиза;
Исследование бизнес-процессов заказчика и составление технического задания;
Разработка требуемого функционала в новой конфигурации по техническому заданию;
Перенос данных:
- адаптация правил переноса данных;
- тестовый перенос данных;
- проверка переноса данных заказчиком;
- чистовой перенос данных.

На финальных стадиях проекта проводятся тестовая эксплуатация и при необходимости промышленная эксплуатация.

Настройки программы для подсистемы кадрового учета

Чтобы выполнить эту настройку необходимо перейти по следующим вкладкам: Главное меню – Настройки -Кадровый учет.

Количество возможностей в этом разделе программы 1С: ЗУП 8, ред. 3 тоже существенно увеличилось. Появилась возможность интеграции с порталом «Работа в России» для организаций, принимающих на работу сотрудников из других, а также несколько других полезных опций.

Заметны изменения и в ведении штатного расписания – настроек стало больше. Для активации нужного варианта достаточно установить отметку напротив подходящей строки.

Еще одна новая опция, заслуживающая отдельного внимания – перенос остатков отпусков при увольнении

Особенно важно наличие такой настройки при необходимости перевести сотрудника из одной организации в другую

Настройки воинского учета тоже стали более расширенными и удобными:

Следующее новшество – это настройка перечня специальностей, наличие которых позволяет лицу претендовать на определенные должности. Также пользователь может самостоятельно определять, по какому стандарту будет идентифицироваться работник в документации. Наиболее логичным вариантом является фамилия, но допускаются и другие обозначения.

К последним новшествам можно отнести Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это дополнительная функция, которой может воспользоваться организация, чтобы предоставить доступ сотрудникам к их личной информации, остаткам отпусков, расчетным листкам, удаленно заказать справку 2-НДФЛ или подать заявление на отпуск.

В целом, это все новшества, о которых нужно знать пользователю программы 1С: ЗУП 8.