Инструкция: как оформить машиночитаемую доверенность

Машиночитаемая доверенность в Directum RX

Напомню, что доверенности бывают двух видов, и порядок их создания отличается:

• Электронная доверенность (в формате XML) подтверждает полномочия представителя организации в машиночитаемом виде, утвержденном в приказах ФНС России.
• Простая доверенность (назовем ее так) подтверждает полномочия представителя организации в бумажном виде.

Важно то, что простые доверенности никто не отменял. Процесс их согласования всё так же остается актуальным

Более того, для выпуска МЧД необходимо пройти несколько кругов согласования, ведь доверенности могут быть как типовыми без сложного согласования, так и нетиповыми, когда требуется подключить юридическую службу.

Именно для согласования выпуска МЧД мы предлагаем своим пользователям рассмотреть вопрос комплексно. В Directum RX уже можно создавать доверенности с дальнейшей регистрацией в блокчейн-сети ФНС.

Для работы с кем уже используется МЧД

МЧД уже работают с органами Федеральной налоговой службы, а также с Социальным фондом России. Уже реализовали работу с МЧД система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС). Но пока не в полном объеме.

А вот с Росстатом всё неоднозначно. С одной стороны с 01.01.2022 года юрлица и ИП, должны сдавать статотчетность только в цифровом виде. Поэтому нужна электронная подпись. Однако сдача через доверенное лицо возможна только с применением доверенности. А Росстат пока с МЧД не работает. Поэтому при возникновении такой ситуации необходимо уточнять в местном органе статистики, как необходимо поступать.

Также планы по использованию МЧД есть у Росреестра. Однако необходимо понимать, что переход на МЧД государственных органов — это только вопрос времени. И рано или поздно система доверенностей будет работать везде.

Электронными доверенностями можно пользоваться и при документообороте с бизнес-партнерами. Главное условие — чтобы между контрагентами было заключено соглашение об электронном документообороте. Также необходимо чтобы обеспечивался беспроблемный обмен электронными документами. При этом перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Хранение МЧД

Вопрос 1. МЧД можно хранить только в распределенном реестре?

Ответ: Доверенности можно хранить также в собственных информационных системах, сервисах удостоверяющих центров или операторов ЭДО. Преимущество хранения в распределенном реестре состоит в том, что он позволяет упростить доступ к доверенностям. Он осуществляется через узлы, которыми в том числе являются операторы ЭДО. Например, МЧД, созданные в сервисе Контура, поступают на хранение в распределенный реестр ФНС. При отправке документов с этой МЧД любые информационные системы могут обращаться за информацией о ней в распределенный реестр.

Вопрос 2. Как в электронных документах указывать данные об информационной системе, в которой хранится доверенность?

Ответ: Указывать эту информацию в документе необходимо в том случае, если доверенность не идет в составе пакета документов, а где-то размещена. Данные о доверенности указываются в специальных полях электронного документа.

Проверка и хранение

По закону для обмена информацией с тем или иным ведомством МЧД следует передать в его базу данных — для контроля ее текущего состояния. Для этого доверенность нужно сформировать в соответствующем формате, а локальное хранилище синхронизировать с МЧД-хранилищем соответствующих ведомств.

ФНС облегчила всем работу, создав хранилище МЧД, построенное на базе технологии распределенного реестра (блокчейн).

Чтобы встроить эту технологию в системы ЭДО компаний, следует обратиться к любому оператору реестра, указанному на схеме.

ФНС продолжает дорабатывать и совершенствовать сервис по созданию и хранению МЧД.

Кто выдает машиночитаемую доверенность

Оформлением МЧД занимается организация, предоставляющая соответствующие полномочия своим сотрудникам. Доверенность подписывается квалифицированной подписью организации.

Существует несколько способов оформить МЧД:

Через сайт ФНС с применением распределенного реестра машиночитаемых доверенностей. В этом случае на сайте последовательно заполняются все разделы МЧД и происходит формирование доверенности. Социальный фонд также предоставляет сервис для создания МЧД.

На сайте ФНС возможно оформить несколько версий МЧД:

• единая форма доверенности (МЧД версии 003);
• базовая форма (МЧД версии 002 для осуществления хозяйственных сделок между организациями);
• электронная доверенность для налоговых органов (формат 5.01 для налоговых органов в соответствии с Налоговым кодексом РФ).

Возникает вопрос: какую МЧД необходимо оформлять? По всей видимости для взаимодействия с ФНС оформляется МЧД формата 5.01. А для электронного документооборота с организациями — базовая форма МЧД версии 002.

Если же, например, бухгалтер сдает отчетность и подписывает документы от контрагентов, то эти функции можно оформить одной доверенностью — единым форматом МЧД версии 003. Этот формат предоставляет возможность (но не обязывает) в рамках одной МЧД оформить полномочия сотруднику на предоставление любых действий — как отчетности в государственные органы, так и взаимодействия между бизнес-партнерами.

С помощью специализированных сервисов электронного документооборота. Отметим, что оформление МЧД для сдачи отчетности лучше всего производить в той программе, через которую компания отчитывается. Это гарантирует, что сформированный документ будет поддерживаться выбранным оператором ЭДО.

Если речь, например, идет о сервисе Контур, то в специальной форме производится заполнение сведений о периоде действия МЧД, ИНН, КПП, ОГРН доверителя, а также лица, действующего от имени организации без доверенности. После заполнения формируется XML-файл, и доверенность подписывается прямо в сервисе.

В этом сервисе удобно то, что все сформированные доверенности, регистрируются в блокчейне ФНС.

Через собственную информационную систему, соответствующую требованиям, утвержденным Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 №857.

Законодательные обновления

Вопрос 1. Когда старые форматы МЧД полностью заменят новым — универсальным?

Ответ: Универсальный формат машиночитаемых доверенностей был опубликован ФНС в конце марта. Участники ЭДО ждали нового формата — он позволит выпускать одну доверенность для B2B- и B2G-обмена документами. Единый формат (версия 003) и XSD-схема уже доступны, но пока не поддержаны в реестре ФНС. Участники ЭДО, в том числе операторы, сейчас тоже готовятся к поддержке нового формата. Поэтому формат, выпущенный ранее ФНС для B2B-обмена документами (версия 002), также продолжает действовать. Рекомендуем ориентироваться на официальную страницу на портале Госуслуг, на которой опубликованы все текущие форматы.

Вопрос 2. Будет ли действовать электронная подпись сотрудника с информацией о юрлице после 31 августа 2023 года? 

Ответ: С 1 сентября документы, подписанные сертификатом сотрудника юрлица, не будут иметь юридической силы, даже если срок действия сертификата еще не истек. По закону, начиная с этой даты, сотрудникам компаний необходимо подписывать документы сертификатом физлица и прикладывать машиночитаемую (электронную) доверенность либо указывать данные о ней.

Вопрос 3. Как работать с полномочиями подписанта в МЧД?

Ответ: Сейчас полномочия в МЧД можно указывать вручную. Автоматизировать этот процесс сможет использование классификатора полномочий, разработкой которого занимается Минцифры. Он позволит информационной системе головного удостоверяющего центра автоматически определять полномочия подписанта. Каждое полномочие будет содержать уникальный идентификатор, наименование и дату включения в классификатор. В универсальном формате МЧД предусмотрена структура для работы с ним. Полномочия можно будет ограничивать внутри блоков доверенности. Конкретных дат, когда классификатор будет опубликован, пока не называют.

Вопрос 4. Нужно ли использовать машиночитаемую доверенность, чтобы подписывать внутренние документы?

Ответ: Федеральный закон РФ № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который регулирует работу с МЧД, не обязывает подписывать внутренние документы компании с использованием электронных доверенностей. Но запрета на это в законе тоже не содержится. Если компания хочет использовать МЧД для таких документов, то может это делать.

Шаг второй: Получаем машиночитаемую доверенность

Получить МЧД можно несколькими способами: на сайте ФНС, с помощью АРМ Доверенность, через внешние сервисы отчетности, вручную, написав свой генератор МЧД, или  автоматизировать все, используя готовый модуль для вашей ECM-системы. Разберем порядок формирования доверенности для каждого из предложенных способов. 

Способ первый: Сайт ФНС

Для формирования МЧД на сайте ФНС необходимо авторизоваться на портале Эксперимента ФНС России по обмену Машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и начать процесс “Создание xml-доверенности”. 

Система попросит вас выбрать тип создаваемой доверенности — между организациями или для предоставления в адрес налоговых органов. В зависимости от решаемой задачи, выбирайте подходящий для вас вариант. Форма создания доверенности включает в себя даты выдачи и окончания, сведения о доверителе (организации) и подписанте, информацию о представителе и его полномочиях. Заполнив форму релевантной информацией, можно скачать доверенность в формате XML, подписать ее и загрузить в систему.

Способ второй: Сайт ФСС и АРМ Доверенность

Для формирования доверенности в формате ФСС, нужно скачать утилиту для Windows, установить ее на рабочем месте и приступить к созданию МЧД. 

Для установки утилиты на рабочее место на сайте Фонда социального страхования Российской Федерации перейдите в раздел “Электронные доверенности (МЧД)”, скачайте загрузочный файл АРМ Доверенность и сопутствующие руководства пользователя.

Запустите скачанный файл, после установки можно приступить к формированию самой доверенности. Заполняем данные, подписываем и отправляем так же, как в случае с форматом ФНС.

Способ третий: Внешние сервисы отчетности

Внешние сервисы отчетности в налоговую, такие как «Контур», «Такском», «Калуга Астрал» предоставляют возможности для формирования МЧД. Ознакомиться с порядком формирования доверенностей можно на сайте операторов или в службе технической поддержки.

Способ четвертый: Интеграция готового модуля МЧД для ECM-системы

При использовании готового модуля, мы формируем доверенность в привычном интерфейсе ECM-системы. Для начала выбираем формат доверенности, вводим код налогового органа, в который представляется доверенность, данные организации (в ECM-системе есть уже юр.лицо, поэтому данные — ФИО, ИНН, СНИЛС, должность, заполняются автоматически). 

Далее заполняем данные об уполномоченном представителе. Здесь тоже все легко и просто, поскольку все данные уже есть в системе. Затем вводим сроки действия доверенности, из классификатора выбираем подходящие полномочия и сохраняем — доверенность сформирована в виде отдельного файла.

Задача на подписание МЧД генеральному директору уходит автоматически. В задаче генеральный директор видит всю информацию о доверенности: кому он ее выдает, какими полномочиями наделяется сотрудник и на какой срок. В случае положительного решения, генеральный директор может подписать доверенность с помощью КриптоПро прямо в интерфейсе задачи. 

Постановление об использовании электронных доверенностей

Постановление №223 от 21 февраля 2022 года регламентирует требования к порядку хранения, использования и отмены электронных доверенностей. Документ вступил в силу 1 марта 2022 года и действует до 1 марта 2028 года. Постановление состоит из трех частей. Первая часть содержит требования к хранению доверенности.

Электронная доверенность может храниться:

• в головном удостоверяющем центре;
• в аккредитованных удостоверяющих центрах, а также информационных системах аккредитованных третьих сторон;
• у операторов электронного документооборота;
• в информационных системах, в которых подписан, и из которых направляется электронный документ;
• в государственных системах госорганов.

Размещается доверенность для хранения в системах следующим образом: лицо, выдавшее доверенность, отправляет её в одну из организаций, имеющих право хранить доверенности. Оператор информационной системы, в которую поступила доверенность фиксирует дату и время получения доверенности, затем формирует подтверждение о получении доверенности, подписывает его и отправляет доверителю. После получения доверенности все операторы направляют информацию в головной удостоверяющий центр госуслуг. Таким образом все данные о выписанных электронных доверенностях будут стекаться к одному государственному оператору.

Вторая часть постановления относится к использованию доверенности. Доверенность может быть как в пакете с электронным документом, так и запрашиваться отдельно. После получения данных о доверенности будет проходить проверка полномочий представителя, указанного в доверенности и проверка УКЭП доверителя.

Схема использования МЧД

В третьей части постановления описываются требования к порядку отмены доверенности. Для отмены доверенности доверитель должен направить заявление в систему, где хранится электронная доверенность. Если доверенность хранится в головном удостоверяющем центре, то заявление об отмене направляется через личный кабинет на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Оформление МЧД обособленными подразделениями/филиалами

Вариант 1. К 1С-Отчетности подключена головная организация, нужно оформить МЧД на руководителя филиала / К 1С-Отчетности подключены головная организация и филиал.

Корректным оформлением в данном случае является следующее:

• МЧД создается и отправляется головной организацией;
• в МЧД указываются реквизиты организации, на которую оформляется МЧД (т.е. КПП, адрес и т.д. филиала/обособленного подразделения);
• доверитель — руководитель головной организации (который значится в выписке из ЕГРЮЛ), представитель —  руководитель филиала/обособленного подразделения;
• подписывается подписью руководителя головной организации;
• для дальнейшей отправки отчетности необходимо указать МЧД в карточке филиала/обособленного подразделения.

Если по отправленной МЧД поступил отказ «Представление налогоплательщиком (его представителя) документа (документов) в налоговый орган, в компетенцию которого не входит прием этих документов», воспользуйтесь альтернативным вариантом оформления МЧД:

• в МЧД указываются реквизиты головной организации, на которую оформляется МЧД (т.е. КПП, адрес и т.д. головной организации);
• доверитель — руководитель головной организации (который значится в выписке из ЕГРЮЛ), представитель — руководитель филиала/обособленного подразделения;
• в строке Органы, для которых действует доверенность выберите Действует для всех налоговых органов;
• отправить МЧД в ФНС головной организации.

Если отказ повторится, причину отказа необходимо уточнить в ФНС.

Вариант 2. Головная организация не подключена к 1С-Отчетности, подключен только филиал/обособленное подразделение:

• МЧД создается и отправляется филиалом/обособленным подразделением;
• в МЧД указываются реквизиты организации, на которую оформляется МЧД (т.е. КПП, адрес и т.д. филиала/обособленного подразделения);
• доверитель — руководитель головной организации (который значится в выписке из ЕГРЮЛ), представитель —  руководитель филиала/обособленного подразделения;
• подписывается подписью руководителя головной организации;
• для дальнейшей отправки отчетности необходимо указать МЧД в карточке филиала/обособленного подразделения.

Вариант 3. В ЕГРЮЛ у организации вместо руководителя указана управляющая компания:

• МЧД создается и отправляется управляющей компанией;
• в МЧД указываются реквизиты организации, на которую оформляется МЧД (т.е. КПП, адрес и т.д. организации);
• доверитель — руководитель управляющей компании, представитель —  руководитель организации;
• подписывается подписью руководителя управляющей компании;
• для дальнейшей отправки отчетности необходимо указать МЧД в карточке организации.

Передоверие полномочий

Уполномоченный представитель должен лично совершать те действия, которые обозначены в выданной ему доверенности. Он может передоверить их выполнение другому гражданину или организации. Для этого надо, чтобы в документе было указано, что ему разрешается это сделать. Передоверие без такого указания возможно только в силу обстоятельств для охраны интересов лица, чьи интересы выражаются.

Допустим компания оформила доверенность сторонней фирме с правом передоверия полномочий ее сотруднику. Тогда в этой бумаге ей следует указать на такое право.

Уполномоченный представитель, передавший полномочия, должен известить об этом доверителя и сообщить ему необходимые сведения о новом обладателе полномочий. Неисполнение этой обязанности возлагает на передоверителя ответственность за действия лица, которому он отдал полномочия, как за свои собственные.

Доверенность, выданная в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена. Период ее действия не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана (ст. 187 ГК РФ).

Предположим ведение учета фирма передала специализированной организации. Вместе с тем, руководитель последней вручил свои полномочия по подписанию налоговой и бухгалтерской отчетности своему работнику. В этой ситуации при представлении в налоговый орган деклараций фирмы сторонняя организация должна приложить к отчетности:

• документ, подтверждающий полномочия своего руководителя, на подписание декларации;
• документ, который подтверждает полномочия физического лица, подписавшего декларацию, на такие действия.

Кроме того, необходимо руководствоваться установленным порядком заполнения формы налоговых деклараций по конкретному налогу, в том числе предусматривающим положения о подтверждении достоверности и полноты сведений в налоговой декларации уполномоченным представителем налогоплательщика.

Как создать МЧД в 1С

В программах 1С создать машиночитаемую доверенность организации можно следующим способом:

• в списке организаций открыть карточку необходимой организации и перейти по команде ЭДО – Машиночитаемые доверенности;
• в общем списке МЧД в разделе доверенностей организации по кнопке Создать на вкладке Доверенности организаций.

Откроется карточка регистрации машиночитаемой доверенности, в которой необходимо заполнить данные. Некоторые поля заполняются автоматически, например, при выборе организации заполняются поля с ее данными.

При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите внимание на следующие реквизиты:

• номер доверенности генерируется автоматически;
• срок действия доверенности может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной (пока не используется в рамках пилота ФНС). Дату окончания использования доверенности нельзя поставить меньше текущей, программа выдаст предупреждение;
• передоверие – разрешено или нет;
• сведения о доверителе – указывается организация, физическое лицо и должность доверителя;
• сведения о представителе – указываются данные представителя;
• рег. № доверенности основания (используется при передоверии).

Важно, чтобы у представителя была полностью заполнена карточка информации. Программа проверит заполнение всех реквизитов и выдаст сообщение, если данные будут не до конца заполнены.. После заполнения данных необходимо подписать доверенность по одноименной команде Подписать и отправить

После чего появится окно Подписание электронного документа для выбора сертификата и ввода пароля. Далее необходимо нажать кнопку Подписать.

После заполнения данных необходимо подписать доверенность по одноименной команде Подписать и отправить. После чего появится окно Подписание электронного документа для выбора сертификата и ввода пароля. Далее необходимо нажать кнопку Подписать.

Если ранее в этом сеансе был проставлен флаг Запомнить на время сеанса пароль от данного сертификата, то окно подписания не появится.

После создания и подписания МЧД компания-доверитель должна зарегистрировать доверенность в узле распределенного реестра МЧД ФНС, а также зарегистрировать сертификат физического лица в учетной записи организации ЭДО и приложить к нему соответствующую МЧД. В дальнейшем при подписании документов сертификатом машиночитаемая доверенность подбирается автоматически.

Для этого администратору или иному пользователю с подходящими правами необходимо зайти в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования, нажать кнопку Получить ссылку и отправить ее пользователю, у которого нет прямого доступа к справочнику.

После того как сертификат будет заведен в данном справочнике, его необходимо добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. Для этого необходимо открыть список учетных записей в меню Администрирование – Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО.

Добавить новый сертификат физического лица можно по соответствующей кнопке Добавить. В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием машиночитаемой доверенности. Чтобы сохранить изменения, необходимо нажать кнопку Записать и закрыть. При этом откроется окно Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО, в котором подтверждаем подписание по кнопке Подписать.

На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с указанием машиночитаемой доверенности.

Обратите внимание, что на время регистрации МЧД находится в статусах Подписана и В реестре ФНС: Отправлена. Через 3–5 минут после отправки необходимо зайти в отправленную МЧД и проверить статус регистрации

Как только МЧД будет зарегистрирована, в ее карточке появится соответствующий статус В реестре ФНС: Зарегистрирована и кнопка Отозвать. Теперь можно пользоваться созданной МЧД. После создания МЧД перед первым ее использованием необходимо подождать около 15 минут.

Все ли ФОИВы будут использовать новый формат?

С изменениями разобрались. Теперь нужно понять, все ли федеральные органы исполнительной власти будет применять именно этот единый формат. В Федеральной налоговой службе отвечают на этот вопрос так:

Фёдор Новиков

начальник Управления электронного документооборота ФНС

«Возможность использовать свои форматы сохраняется в силу закона. Рекомендовать универсальный, конечно, будем совместно с Минцифры. Они уже сейчас собирают обратную связь от ФОИВов».

Конечно, всем участникам рынка было бы удобнее работать с единым форматом, ведь изначально и предполагалось, что он будет унифицированным. Продолжим следить за новостями.

Как заполнить доверенность

В принципе заполнение доверенности по образцу не вызывает особых проблем. Тем не менее рассмотрим, как заполнить каждый из блоков:

Блок 1. Информация о доверителе, то есть о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, который является владельцем автомобиля.

Для юридического лица необходимо указать как данные самой организации (их можно взять из свидетельства о государственной регистрации юридического лица и свидетельства о присвоении ИНН), так и данные сотрудника, который подписывает документ от имени организации.

Блок 2. Информация о доверенном лице, то есть о водителе. Данный блок заполняется на основании паспорта водителя.

Блок 3. Информация об автомобиле. Заполняется по свидетельству о регистрации транспортного средства.

Блок 4. Условия доверенности. Если Вы самостоятельно оформляете доверенность, то укажите в данном блоке все ситуации, в которых водитель может представлять интересы юридического лица.

Например, бланк, представленный выше, позволяет как управлять автомобилем, так и представлять интересы автовладельца в ГИБДД. Однако продать автомобиль по этой доверенности водитель не может.

В случае необходимости Вы можете вычеркнуть лишние условия из бланка.

В заключительной части доверенности вписывается срок действия документа (в 2023 году он может быть любым), ставится дата выдачи, подпись доверителя (сотрудника юридического лица или ИП) и печать (при наличии).

В заключение хочу отметить, что оформление доверенности по образцу займет не более 15 минут. Ну а при необходимости Вы можете составить собственную форму документа, которая будет включать все условия, необходимые именно Вашей организации. Она будет иметь точно такую же юридическую силу.

Удачи на дорогах!

Самостоятельно заполнить бланк несложно. Главное, указать требуемые сведения о предприятии, гражданине, на которого производится оформление, и ТС

Отдельно следует уделить внимание строке, указывающей срочность документа, если дата окончания не указана, то он автоматически считается выданным на 12 месяцев

Заполнять готовый бланк или полностью писать от руки? Абсолютно неважно, важно указывать верные сведения, иначе она считается недействительной

Составляется документ аккуратно, без исправлений и помарок, иначе его могут счесть недействительным, тогда возникнет опасность изъятия авто и помещения его на спецстоянку. Дальнейшее передвижение станет невозможным.

МЧД в документообороте

Как мы отметили, машиночитаемые доверенности будут хранить в специальном хранилище, которое называется распределительный реестр ФНС. Налоговики не обязуют использовать систему все предприятия, так как она удобна для хранения большого количества МЧД. Поэтому разработчики сделали ее максимально удобной, и у распределительного реестра есть три главных плюса:

• он объединяет точки доступа всех информационных систем, где можно хранить МЧД, что автоматически создает единую систему доверия;
• содержит только актуальные сведения, которые вправе разместить любой участник системы;
• хранит различные доверенности ─ от простых до нотариально заверенных.

Однако если компания решила пользоваться распределительным реестром, то нужно пройти ряд обязательных шагов:

1. Договориться с оппонентом, что МЧД больше не будет прилагаться к документам, так как хранится в реестре.
2. Выбрать оператора узла, через которого будет передаваться МЧД. Для этого можно воспользоваться сервисом в личном кабинете на официальном сайте ФНС.
3. Создать машиночитаемую доверенность и отправить на подпись к гендиректору.
4. Разместить МЧД в реестре.
5. Указать в электронной документации все сведения о сформированном документе.

Отметим, при необходимости действие доверенности можно отозвать практически моментально. В этом случае просто понадобится подпись единоличного исполнительного органа в соответствующем заявлении.