Цифровизация в логистике: электронная транспортная накладная

Какие критерии важны при выборе оператора ИС ЭПД?

Функционал. Сервис должен быть удобен и понятен, а также закрывать потребности компании. Например, для компаний с удалёнными сотрудниками, нужна облачная платформа, которая откроется на любом компьютере. А также важные функции, вроде возможности настройки маршрутов и базы водителей, возможно вносить примечания и дополнения к заказу, нужно тестировать на этапе выбора ПО. 

В идеале сервис оператора должен давать возможность:

• посылать и получать регламентированные и нерегламентированные документы;
• открывать документ в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;
• автоматоматически создавать архивы всего пакета документов;
• работать с архивом;
• отзывать электронный документ;
• поддерживать параллельную работу нескольких пользователей.

Надежность и безопасность. Все данные при передаче должны быть защищены шифрованием. Надежные операторы используют международные протоколы SSL/TLS, считающиеся стандартом для безопасности веб-приложений. Плюсом будет возможность настроить защищенный канал вручную – например, с использованием российских стандартизируемых алгоритмов, если этого требует специфика работы компании. Показателем надежности выбранного провайдера будет его наличие в реестре Минтранса.

Опыт провайдера. Работа с электронными транспортными накладными имеет много нюансов, а государственная информационная система была внедрена в промышленное производство только в сентябре текущего года

Из-за этого при выборе системы немаловажно обратить внимание на кейсы внедрения ЭТрН у оператора – крупные компании вряд ли будут пользоваться услугами провайдера, который не способен обеспечить должный уровень поддержки для масштабных проектов. 

Возможность интеграции с учетной системой. В России самым популярным решением является 1C

Обычно крупные операторы ИС ЭПД поддерживают интеграцию с 1С, однако если в вашей компании используют иную учетную систему, стоит обратить внимание, насколько эффективно она может быть интегрирована с выбранным оператором. У Docrobot интеграции, например, c 1С, SAP, Oracle, Microsoft Dynamic

Мобильное приложение для водителя. Водитель — это участник цепочки, который не всегда располагает хорошей связью и интернетом, и тем более компьютером. При этом транспортные накладные у них проверяются сотрудниками ГИБДД

Чтобы не пришлось дублировать документы в бумажном виде, обратите внимание на наличие у оператора мобильного приложения, с помощью которого водитель может предоставить сотруднику ГИБДД QR-код. Код содержит сведения о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, адресе погрузки и выгрузке, а также информацию о грузе, транспортном средстве и водителе

Сотрудник ГИБДД при проверке отсканирует код при помощи ПО на планшете и проверит ЭТрН.

Пробная версия. Полноценно оценить возможности платформы можно только, непосредственно работая с ней. Поэтому последним шагом при выборе оператора должен быть тест функционала. Некоторые операторы, например Docrobot, доступ к демо-версии предоставляют совместно с консультацией специалиста, который подробно рассказывает о платформе.

Но все же есть нюансы

Одним из таких можно назвать то, что в эксперименте участвовали только непосредственные перевозчики, в то время как значительная доля перевозок осуществляется с привлечением экспедиторских компаний. Таким образом, схемы взаимодействия с ними не отработаны, хотя они, например, могут выступать не только организатором перевозки, но и грузоотправителем по документам.

В свою очередь, в ПЭК обратили внимание еще на два нерешенных вопроса. Так, в компании подчеркивают, что в регламенте необходимо, например, предусмотреть ситуацию с повреждением мобильного устройства водителя при погрузке и разработать пошаговый план действий

Так, в компании подчеркивают, что в регламенте необходимо, например, предусмотреть ситуацию с повреждением мобильного устройства водителя при погрузке и разработать пошаговый план действий.

Второе, что следует сделать, — автоматизировать процесс изменения данных о водителях и транспортных средствах. «Поскольку в ходе эксперимента изменения вносились разными сотрудниками вручную и не всегда своевременно, часть рейсов «отбраковывалась» из-за несоответствия данных в разных системах», — объяснил IT-директор ПЭК Владислав Сарнацкий.

Он также отметил нюанс, связанный с организацией перевозки. «По регламенту нужно подписать документы квалифицированной электронной подписью (КЭП) перевозчика в момент получения груза до начала движения рейса. Но нередко рейсы «стартуют» ночью, что затрудняет оперативное оформление КЭП перевозчиком», — уточнил представитель компании.

«В целом же, технология оформления и архивации электронных первичных транспортных документов понятна и вопросов не вызывает», — заключил Магомед Гасанов.

Наш первый опыт

Сегодня мы уже успешно апробировали использование ЭТрНа c рядом ритейлеров. Первым таким проектом стала работа с компанией «Л’Этуаль».

Для этого мы сделали следующие шаги.

Подписали соглашение об электронном документообороте между:

• грузообладателем/грузополучателем — сетью магазинов парфюмерии и косметики «Л’Этуаль» (операторы склада и представители розничных магазинов);
• транспортно-экспедиторской компанией — Traft;
• перевозчиками — водителями-подрядчиками, подключенными к интеллектуальной системе Traft-Online.

Подключили электронно-цифровую подпись (ЭЦП) всем участниками процесса. Причем если для «Л’Этуаль» и для нас требовалась усиленная квалифицированная подпись (УКЭП), то для водителей достаточно было наличие простой (ПЭП).

Создавали и подписывали все необходимые документы в электронном виде.

При перевозках для «Л’Этуаль» мы не пользовались услугами операторов ЭДО. Торговая сеть установила IT-продукт на собственные серверы и самостоятельно управляла процессом подписи документов и их передачи в требуемые законодательством инстанции. Тем не менее, чтобы избежать создания новых бизнес-процессов внутри компании-грузообладателя, можно обратиться к операторам ЭДО.

Что это даст рынку?

Помимо удобства и сокращения временных ресурсов, для перевозчиков электронная транспортная накладная обещает скорейшее поступление оплаты за доставку груза. Поскольку по действующему порядку отсчет срока на оплату услуг начинается после получения полного комплекта перевозочных документов, в то время как в бумажном виде обычной почтой они идут гораздо медленнее, нежели по цифровым каналам.

Фото: пресс-служба Министерства транспорта РФ

Кроме того, можно отметить уменьшение числа мошеннических схем в перевозках, так как каждый водитель имеет индивидуальную электронную подпись и подтвердить погрузку (а потом уехать с грузом в никуда) кто-то сторонний не сможет.

В свою очередь, в Министерстве транспорта говорят, что с помощью системы смогут увидеть основные направления грузовых потоков и в соответствии с этими данными планировать строительство и ремонт магистралей и создание объектов придорожного сервиса.

Полный переход на электронный документооборот также должен сократить число проверок на дороге, исключить лишние маршруты (отпадет необходимость заезда на автобазу для сдачи путевой и перевозочной документации — таким образом, перевозчик сможет сэкономить время и топливо, объясняют в «Деловых линиях») и снизить еще финансовые затраты за счет собственно отказа от бумажных носителей.

Кстати, по оценкам Министерства транспорта, затраты на бумажный документооборот составляют более 2% в год.

1С-ЭПД и линейка решений 1С:УАТ

1С-ЭПД — сервис для обмена электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок от фирмы «1С». Позволяет подписывать, отправлять и получать электронные документы.

1С-ЭПД интегрирован в отраслевые решения «1С‑Рарус»:

• 1C:Управление автотранспортом Стандарт;
• 1C:Управление автотранспортом ПРОФ;
• 1C:Управление автотранспортом Модуль для 1C:ERP;
• 1C:Управление автотранспортом, экспедирование и управление автотранспортом КОРП.

Готовая интеграция с 1С-ЭПД без доработок позволяет пользователям создавать, подписывать и обмениваться большим перечнем электронных перевозочных документов: Путевые листы, Договоры фрахтования, Заказ (заявка), Транспортная накладная, Сопроводительная ведомость, Заказ-наряд.

А также даёт неоспоримые преимущества:

• единое цифровое окно для всех сервисов;
• работа в привычном интерфейсе;
• гибкое управление правами доступа и ролями;
• сокращение ошибок;
• прозрачность для ФНС.

Как же будет осуществляться электронный документооборот?

Да, эксперимент показал, каким образом потом, с внедрением электронной накладной, будет работать схема взаимодействия между всеми участниками грузоперевозки и надзорными ведомствами.

Для этого будет создана единая государственная система (сейчас тестировался ее прототип, разработанный ФГУП«ЗащитаИнфоТранс»), к которой будут иметь доступ все причастные к процессу надзорные ведомства — МВД, ФНС и Ространснадзор.

Однако бизнес, как правило, напрямую с этой системой контактировать не будет. Посредниками станут операторы электронного документооборота: оформление электронных накладных и пр. будет осуществляться через разработанные ими платформы, они же будут обеспечивать передачу данных в единую систему.

Услуги операторов, естественно, будут платными (в рамках эксперимента плата не взималась), а сами они должны будут прежде пройти через соответствующую систему допуска. Иными словами, использовать можно будет только те платформы, которые будут одобрены Министерством транспорта.

В пилотном проекте, например, участвовали «КОРУС Консалтинг», «Directum» (Synerdocs) и «Э-КОМ».

«Мы выбрали сервис обмена Synerdocs, — рассказали в ГК«CRAFTER», транспортной компании, принявшей участие в эксперименте. — Взаимодействие было выстроено по такой схеме: грузоотправитель формирует в сервисе обмена электронный документ, он отправляется перевозчику и грузополучателю, а после того как проставлены электронные подписи, передается в единую систему».

В частности, надзорным ведомствам данные о перевозке становятся видимыми после того, как водитель подтвердил своей электронной подписью факт приемки груза.

В последующем это позволит исключить остановку транспортных средств в пути для проверки документов. «Мы планируем, что в дальнейшем после полной реализации проекта данные внесенных в реестр транспортных средств будут автоматически считываться камерами фото- и видеофиксации, которые установлены на дорогах, и передаваться в систему. Остановке для проверки документов будут подлежать только те машины, данные которых отсутствуют в системе», — отметил заместитель министра транспорта Алексей Семенов.

В первое же время, как, собственно, и в прошедшем эксперименте, пункты контроля на дорогах сохранятся. Кстати, именно необходимостью контроля (подготовленностью к нему надзорных ведомств) объясняют тот факт, что перевозки в рамках пилотного проекта должны были проходить по определенным маршрутам.

Фото: пресс-служба Министерства транспорта РФ

Так, ГК«CRAFTER» протестировала направление «Новомосковск-Красногорск» (в общей сложности водители преодолели более 6тыс.км), ПЭК отработала пять маршрутов — из Москвы в Пензу, Воронеж, Нижний Новгород, Белгород и Великий Новгород (в компании оформили 160 электронных транспортных накладных), в ГК«Деловые линии» рассказывали, что опробуют перевозки из Москвы в Белгород, Краснодар, Калугу, Казань и Зеленоград.

Эксперимент, напомним, проходил в течение месяца — с 1-го по 30-е октября.

Как происходит работа с ЭПД в продуктах линейки «1С:Управление автотранспортом»?

Пользователи 1С:УАТ и 1С:ТЛЭ КОРП могут создавать и обмениваться основными формами электронных перевозочных документов, которые были утверждены приказами Минтранса РФ и ФНС.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Электронная транспортная накладная оформляется при осуществлении коммерческих перевозок и фиксирует факт перевозки грузов.

С ЭТрН работают все участники грузоперевозки: грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания. Перевозчик, отправитель и получатель груза подписывают ЭТрН квалифицированной электронной подписью.

Преимущества перехода на ЭТрН:

• мгновенное подписание в системе через ЭП;
• ЭТрН формируется автоматически на основании существующих документов;
• бесплатный электронный архив документов;
• электронный документ мгновенно доступен всем участникам перевозки и ФНС;
• 90% рост скорости подписания и получения оплаты в срок.

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Электронный путевой лист — документ для учёта, контроля работы и состояния здоровья водителя, пробега и технического состояния транспортного средства. ЭПЛ должен содержать следующие сведения:

• транспортное средство;
• водитель;
• срок действия путевого листа;
• лицо, оформившее путевой лист;
• вид сообщения;
• вид перевозки.

Преимущества перехода на ЭПЛ:

• Ускорение процессов. Проставление отметок в электронном путевом листе в среднем проходит на 30% быстрее.
• Порядок в архиве. Электронный документ невозможно потерять — он хранится в электронном архиве, доступен в любое время и соответствует требованиям ФНС.
• Сокращение затрат. Средняя стоимость одного документа составляет порядка 200 рублей. С ЭДО примерно в 10 раз меньше.
• Удаленный выпуск на линию. Содержать штат медицинских работников не обязательно, поскольку проставить отметки в ЭПЛ можно дистанционно.
• Прозрачный документооборот. Контроль всех этапов обработки электронных путевых листов в вашей информационной системе.
• Цифровой документ можно предъявлять сотруднику ГИБДД в виде QR-кода на дороге в любом месте, даже там, где нет покрытия сетей связи. Подписывать документы можно удаленно в одной программе без выгрузки и отправки файла каждому участнику процесса.

QR-коды

В программе 1С:УАТ/ТЛЭ генерируется QR-код для ЭТрН и ЭПЛ, который водитель может показать инспектору ГИБДД во время рейса.

Формирование QR-кода доступно по кнопке QR-код в форме документов ЭТрН и ЭПЛ.

Если УАТ интегрирован с мобильным приложением Водитель УАТ, то QR-код ЭПЛ автоматически отправляется на МП водителя.

Подробнее на вебинаре для пользователей 1С, 15 февраля в 11:00 — «Электронный путевой лист (ЭПЛ): практика перехода и преимущества использования».

Обмен электронными перевозочными документами

В 2022 году для организаций и ИП поменяются правила работы с перевозочными документами. Главное изменение заключается в предоставлении бизнесу возможности оформлять перевозочные документы в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. Это значительно ускорит обмен документами в процессе грузоперевозок, обеспечит оперативный доступ к документации в любое время и с любых устройств, а также исключит вероятность порчи и утраты товарных накладных.

Напомним, до этого момента компании-перевозчики и их контрагенты могли формировать перевозочные документы в электронном формате только в рамках эксперимента, проводимого с конца 2020 года Минтрансом совместно с ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Теперь же такая возможность вводится на постоянной основе во всех регионах страны. В этих целях в ближайшем будущем в России на базе Минтранса начнет работать государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), позволяющая всем желающим перейти на электронный документооборот в сфере грузоперевозок. 

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. В 2022 году организации и ИП смогут перейти на электронный документооборот в сфере грузоперевозок, подключившись к системе обмена электронными перевозочными документами (ГИС ЭПД).

2. ГИС ЭПД — единая федеральная информационная система, обеспечивающая формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных перевозочных документов, а также оперативное предоставление этих документов контролирующим органам.

3. Участниками информационного взаимодействия в рамках ГИС ЭПД могут стать грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи, фрахтовщики.

4. Переход на электронные перевозочные документы в 2022 году осуществляется в добровольном порядке.

5. Минтрансом уже разработан проект правительственного постановления, утверждающего правила обмена электронными перевозочными документами. Ожидается, что новые правила вступят в силу и начнут применяться с 1 сентября 2022 года.

6. Конфликтные ситуации между сторонами информационного обмена при невозможности решить их в рабочем порядке, будет рассматривать специальная комиссия Минтранса с привлечением специалистов из профильных организаций.

7. Все поступившие в систему ГИС ЭПД электронные документы будут храниться в ней не менее 5 лет. 

Порядок функционирования ГИС ЭПД, особенности подключения к системе и общие правила оформления электронных перевозочных документов регламентированы в соответствии с Федеральным законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ, внесшим изменения в «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

ГИС ЭПД представляет собой единую федеральную информационную систему, обеспечивающую формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных перевозочных документов, а также оперативное предоставление этих документов контролирующим органам. В перечень электронных перевозочных документов, формировать которые можно будет через ГИС, входят (ст. п. 27 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»):

• электронная транспортная накладная;
• электронный заказ-наряд;
• электронная сопроводительная ведомость.

Подключиться к ГИС ЭПД сможет любая организация и ИП на добровольной основе.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов

Действительно ли затраты сократятся?

С одной стороны, отказ от бумажных документов исключит расходы на их оформление, однако с другой, потребует дополнительного финансирования на подключение к электронной системе. Так, в частности, оно предполагает не только соответствующее программное обеспечение, но и закупку мобильных устройств (телефонов, планшетов) для водителей. Плюс, оплату услуг оператора электронного документооборота.

Вместе с тем в ПЭК отмечают, что разработка программного обеспечения может и не понадобиться — небольшие компании вполне могут использовать интерфейс оператора. В свою очередь, передача данных водителями может осуществляться через их собственные мобильные устройства или даже «по звонку» дежурному оператору.

Исходя из этого в компании рассчитали несколько вариантов расходов. Первый, самый экономичный, предполагает только затраты в виде оплаты услуг операторов: около 10рублей за каждый документ.

Второй предусматривает интеграцию информационной системы перевозчика с системой оператора, цена которой в зависимости от «глубины» объединения варьируется от 50тыс. до 500тыс. рублей.

«Однако после успешного завершения эксперимента на рынке должны появиться стандартные решения для основных платформ информационных систем. Соответственно, стоимость «типового» внедрения значительно снизится», — уточняет IT-директор ПЭК Владислав Сарнацкий.

Что касается мобильных устройств, то, по его словам, стоит рассматривать бюджетные модели до 5тыс. рублей, хотя собственные смартфоны водителей тоже могут использоваться.

По третьему, самому дорогому, варианту, компания закупает отдельные серверы для хранения данных и мобильные устройства для водителей, внедряет новую информационную систему (тем более что в Министерстве транспорта не исключают, что впоследствии крупные компании смогут самостоятельно, без посредничества операторов, подключиться к государственной системе) и т.п.

Алгоритм работы с электронными документами

Алгоритм работы с электронными документами довольно простой. Он укладывается в логику обычной программы с доступом через интернет. Бухгалтерам, сдающим отчетностью через операторов ЭДО, буде несложно разобраться с электронными накладными.

1. Грузоотправитель формирует накладную в своей бухгалтерской системе, которую нужно будет интегрировать с ГИС через оператора ЭДО.
2. В накладной указываются данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза.
3. Накладная подписывается ответственным за отгрузку квалифицированной электронной подписью (КЭП).
4. Сформированная накладная попадает в ГИС через оператора ЭДО.
5. Эту накладную видят в ГИС перевозчик и грузополучатель (эти данные были внесены в поля электронной накладной).
6. После того, как товар прибыл, Грузополучатель открывает накладную в системе, подтверждает приемку груза и подписывает накладную электронной цифровой подписью со своей стороны.
7. Отказ в приемке, замечания вносятся с дополнительные поля системы.
8. Подписанная Грузополучателем накладная видна Грузоотправителю и перевозчику в системе.
9. Водитель, который непосредственно перевозит груз, может отслеживать документооборот с помощью специального приложения, которое нужно установить на свой смартфон или планшет.
10. В этом же приложении он может открыть накладную, добавить свои замечания. Водителю, как и всем другим сотрудникам, ответственным за доставку груза понадобится электронная цифровая подпись.

Работникам, участвующим в системе электронного документооборота по перевозке грузов (водителю, кладовщику, экспедитору и т.п.) нужно оформить электронные цифровые подписи для работы в системе. Водителя, скорее всего, придется обеспечить корпоративным смартфоном и/или планшетом.

Оптимизируем процесс. Решение №1

Рассмотрим ситуацию. Если заказчик перевозки,
грузоотправитель, грузополучатель и ТЭК уже обмениваются между собой
электронными документами через сервис обмена, например, Synerdocs,
то схема работы для них значительно не изменится.

Как и прежде, водитель заберет и доставит груз, все
стороны подпишут соответствующие документы. Однако, существует возможность
оптимизировать и ускорить процесс выставления акта за оказанные услуги.

●   
Водитель, после подписания ТТН сторонами, вполне может сфотографировать
оригинал документа и отправить в офис ТЭК.

●   
В свою очередь, фото ТТН будет заверено усиленной квалифицированной
электронной подписью (далее – УКЭП) и отправлено вместе с актом и счетом на
оплату в электронном виде заказчику перевозки через сервис обмена. Таким
образом, гарантировано оперативное получение вознаграждения от заказчика
перевозки.

●   
Для того, чтобы обмен имел юридическую силу, должно быть выполнено
важное условие, в договоре между грузоотправителем и транспортной компанией должно
быть прописано использование документов по транспортировке в электронном виде,
а именно то, что акт в электронном виде составляется на основании фото ТТН,
которая в свою очередь является гарантом существования оригинала на бумажном
носителе. ●   
Чтобы защитить себя от рисков, стороны должны предусмотреть ситуацию
невозврата оригинала ТТН, например, может производится возврат средств

●   
Чтобы защитить себя от рисков, стороны должны предусмотреть ситуацию
невозврата оригинала ТТН, например, может производится возврат средств.

Еще одним преимуществом использования сервиса является
возможность «отслеживания» груза отправителем. Когда грузополучатель подпишет
товарную накладную или отправит уточнение по товарам, то отправитель будет
уверен, что его груз доставлен, и это станет дополнительным основанием для
выплаты вознаграждения ТЭК на основании копии ТТН.

Все документы на груз, такие как товарная накладная,
счет-фактура, договоры, акты и многие другие могут быть отправлены в сервисе, с
использованием квалифицированной электронной подписи за считанные минуты в
соответствии с порядком обмена такими документами (обмен электронными счетами-фактурами
утвержден Приказом
Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н).

Использование электронного документооборота не только
значительно бы ускорило процесс получения вознаграждения за выполненные работы,
но и оптимизировало бы в целом взаимодействие с контрагентами.

Как выглядел весь процесс?

Сначала оператор склада подписывал и отправлял ЭТрН. Затем электронный документ поступал водителю, который, используя мобильное приложение, ставил свою электронную подпись. А грузообладатель, отслеживая статус перевозки в онлайн-режиме, подписывал электронный документ в момент приемки груза перевозчиком — тем самым он подтверждал факт сдачи товара.

Та же схема происходила при передаче товара перевозчиком в торговую точку. В конце мы завершали цепочку своей электронной подписью, чтобы подтвердить оказание услуги перевозки. 

При переходе на ЭТрН в перевозках мы достигли следующих результатов для «Л’Этуаль»:

1. сократили потерю, порчу и неправильное заполнение документов до «нуля»;
2. сократили трудоемкость обработки транспортных накладных на 80%;
3. снизили затраты на пересылку, архивацию и хранение документов в пять раз;
4. снизили временные затраты на подготовку документов для регулирующих органов;
5. сэкономили время и деньги на каждом этапе работы с транспортными документами.

Как получить максимум

Переход на электронную транспортную накладную — решение, к которому надо подойти со всей серьезностью. Технический прогресс все равно приведет компании к введению ЭДО, но сегодня перед внесением изменений в бизнес-процессы нужно оценить потенциальные риски и понять, готова ли компания к такому шагу.

• Чтобы избежать путаницы в схемах передачи информации, а также ее утечки, нужно проработать и утвердить все процедуры формирования документооборота. 
• Выбирая между самостоятельным ведением ЭДО и подключением к оператору, надо понимать, что первый вариант приведет к дополнительным расходам на IT. Второй — менее затратный, но требует грамотного подхода к выбору поставщика. Здесь не стоит руководствоваться самой низкой ценой, а лучше выбрать максимально надежного партнера.
• Подключая ЭЦП, продумайте необходимые затраты на электронные подписи. Если достаточно простой подписи, не нужно тратиться на квалифицированную.
• Переходя на ЭТрН, будьте готовы к негативным ситуациям на дорогах. Пока сотрудники ГИБДД не готовы принимать электронную транспортную накладную. Но судя по тому, что ОСАГО уже постепенно переходит в электронный вид, не за горами тот момент, когда и ЭТрН станет официальным документом для сотрудников дорожной полиции.

Добровольный переход и ГИС ЭПД

Как создать электронную транспортную накладную

В создании электронной накладной принимают участие грузоотправитель, грузоперевозчик, водитель и получатель груза. Накладная оформляется и отправляется через оператора ЭПД — например, Контур, Сбис или Такском. Оформленная накладная регистрируется в ГИС ЭПД — электронной федеральной системе. У налоговой есть доступ к этой базе данных, благодаря чему перевозчики не должны предоставлять электронные транспортные накладные при проверках. 

Примерный порядок работы таков: 

1. Отправитель груза, используя приложение или сайт оператора ЭПД, создает накладную в личном кабинете — на компьютере, смартфоне или планшете. В накладной указывает всю необходимую информацию о грузе, точках его отправки и доставки, о перевозчике, а затем подписывает свой раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через своего оператора передает ее другим участникам процесса и в единую базу ГИС ЭПД.
2. Оператор ЭПД передает сформированный документ адресату (получателю груза) и грузоперевозчику.
3. Водитель фиксирует получение и дальнейшую передачу груза получателю простой ЭП, а грузоперевозчик использует для этого КЭП.
4. Грузополучатель также удостоверяет получение груза с помощью КЭП.
5. Грузоперевозчик заверяет накладную, используя КЭП.

Каждый из участников перевозки может скачать собственный полностью заполненный экземпляр ЭТрН.

Что включает в себя ЭТрН: формат и титулы

ЭТрН представляет собой цепочку связанных друг с другом XML-файлов (файлов обмена). Они же — титулы или разделы. Титулов восемь — четыре обязательных и четыре дополнительных:  

Обязательные титулы оформляют базовый сценарий: погрузку и выгрузку. Они отражают основные сведения о перевозке и условиях договора: 

• участники перевозки, 

• параметры груза, 

• параметры транспортного средства, 

• сроки отгрузки и доставки,  

• штрафы за задержки и простои, 

• сопроводительные документы. 

Дополнительные титулы оформляют при изменений условий перевозки: смены адреса доставки, водителя, автомобиля и других. Ещё в них фиксируют стоимость перевозки — это позволяет использовать электронную транспортную накладную в качестве первичного учётного документа. 

Титулы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) все участники перевозки — грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик. Каждый — на своём этапе: 

Водители тоже подписывают ЭТрН, но уже простой электронной подписью (ПЭП). Так они подтверждают факт приёма или выдачи груза. 

Форма электронной транспортной накладной соответствует обычной. Она опубликована , утверждённых постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200.

«Бумажные» тормоза

Как известно, ТТН выписывается грузоотправителем как минимум
в четырех экземплярах, каждый из которых подписывается. Водитель-экспедитор
подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь с тем, что груз принят к
перевозке и подтвержден факт передачи ответственности за сохранность груза ТЭК.
Водитель-экспедитор забирает 3 экземпляра с собой, 4-ый остается у
грузоотправителя. После сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают 3
экземпляра ТТН, тем самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один
экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой. На
основании ТТН ТЭК в свою очередь выставляет акт заказчику перевозки, а для
водителя рассчитывается заработная плата.

И именно на этом моменте возникает основная сложность:
грузоотправитель ожидает оригинала ТТН и акта, но если, предположим, водитель
доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того, чтобы
довезти экземпляры ТТН до офиса компании, а если по пути следования будет взят
следующий заказ – время осуществления взаиморасчетов между ТЭК и
грузоотправителем значительно увеличивается.

В этой схеме присутствует еще одно заинтересованное лицо –
клиент, обратившийся в транспортную компанию, которому необходимо осуществить
отправку груза от грузоотправителя и доставить грузополучателю. В данном
случае, клиенту, для подтверждения расходов на перевозку достаточно копии ТТН и
оригинал акта выполненных работ по перевозке.

Преимущества и риски перехода на ЭТрН

Электронные транспортные накладные уже применяются на практике и охватывают 100 % железнодорожных перевозок на территории РФ. Такой опыт должен значительно облегчить процесс внедрения ЭТрН в автомобильные грузоперевозки, так как можно использовать полученную на смежном рынке экспертизу. 

Когда все будет утверждено на законодательном уровне, клиенты транспортных компаний смогут пойти по пути полной цифровизации грузоперевозок, а пока использование электронной транспортной накладной — это удел самых передовых компаний. 

Плюсы

• Скорость бизнес-процессов. Современные пользователи требуют быстрых решений. Факт перевозки подтверждается подписанной ЭТрН мгновенно, что дает возможность всем сторонам сделки выполнять свои обязательства по оплате услуг и зачету затрат.
• Прозрачность перевозки. ЭТрН помогает не только заказчикам и исполнителям, но и регулирующим органам. Подписание документов через ЭЦП если не исключает, то существенно снижает число серых схем и мошеннических действий при перевозке.
• Снижение затрат на документооборот. Как материальные, так и человеческие ресурсы на выписку, обработку, доставку и хранение бумажных документов сводятся к минимуму.

Минусы

• Нет единого реестра операторов, данные от которых принимаются регуляторами.
• Сотрудники ГИБДД воспринимают безбумажную перевозку как нарушение ПДД.
• Хранение данных: есть сложности в технической реализации подписания документов всеми сторонами; управление потоками поручений зачастую приводит к путанице; существуют опасения по утечке информации.

Что такое ЭТрН и зачем нужна

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — электронный вариант обычной транспортной накладной. Функции ЭТрН выполняет те же, что и бумажный документ: она подтверждает заключение договора на перевозку и затраты на транспортные услуги. 

ЭТрН оформляют автомобильные перевозки грузов. Речь идёт в первую очередь о доставке груза из одной точки в другую с помощью сторонней транспортной компании (перевозчика). 

Электронную накладную не надо распечатывать. При этом её юридическая сила не исчезает: документ используют для расчётов с перевозчиками и для обоснования расходов на транспортировку, в налоговом и бухгалтерском учёте, предъявляют госорганам во время проверок. Только работать с ЭТрН намного удобнее, а все операции происходят быстрее. 

Внедрят ли в следующем году электронные накладные?

В принципе, возможность оформления транспортных накладных в электронном виде могут предусмотреть в нормативно-правовых актах уже с 1-го января 2021-го года. По крайней мере, предполагается, что с этого числа вступят в силу новые правила перевозок грузов автомобильным транспортом, которые вводят положения об электронном документообороте.

Однако по-настоящему, скорее всего, система заработает если и в следующем году, то несколько позже.

По прогнозам представителя платформы электронного документооборота Synerdocs Юрия Любимова, формат электронной транспортной накладной утвердят в I-IIкварталах 2021-го года, к концу года обмен электронными транспортными документами на всех своих контрагентов масштабируют крупные торговые сети, а в течение 2022-2023 годов к системе постепенно присоединятся все участники рынка грузоперевозок.