Сэд: что такое система электронного документооборота, требования и виды

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.

Электронные документы — цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.

Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить .

Системы ЭДО — сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.

Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.

Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО — компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги — например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.

Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем .

В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки — электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки — сервисы в интернете.

Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты — например, на бумагу и доставку.

В каком направлении развиваются СЭД

Одна из отчетливых тенденций на рынке: всё более активный
переход заказчиков от решения традиционных для российского рынка задач
делопроизводства и канцелярии к реализации полноценных ECM-проектов. Другая —
это расширение сферы применения СЭД в сторону управления процессами и глубокой
интеграции с ERP-системами. Но тут возникает вопрос: годятся ли для этого
представленные сегодня на рынке продукты?

Константин Истомин думает, что полноценных ECM-систем,
поддерживающих полный жизненный цикл управления документами и обеспечивающих
эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow, в
России считанные единицы. Актуальной задачей является решение смежных задач
документооборота: ввод и преобразование контента, интеграция систем
автоматизации (ECM, ERP, CRM), обеспечение юридически значимого обмена
электронными документами между организациями. Но для обеспечения последнего
необходимо, во-первых, сотрудничать с соответствующими органами для доработки
законодательной базы, а во-вторых, разрабатывать такие механизмы в самих
программных продуктах, которые обеспечили бы обмен документами между
организациями с разными в технологическом отношении системами.

Владимир Андреев подчеркивает, что инфраструктура СЭД
может использоваться в качестве основы для автоматизации различных
бизнес-процессов компаний с помощью как отраслевых решений, так и
горизонтальных приложений (например, Service Desk). Общей же тенденцией
является сдвиг от автоматизации отдельных бизнес процессов к инфраструктуре для
непрерывного улучшения бизнес-процессов. Что же касается директивного
управления, то эта модель требует переосмысления: она приобретает новый смысл,
если контроль исполнительской дисциплины рассматривается в контексте
оперативного и ситуационного управления.

Говоря о возможностях развития собственно программных
средств, Павел Эйгес высказал мнение, что попытки применить функционал систем,
изначально ориентированных на задачи делопроизводства и канцелярии, для решения
других проблем обречены в общем случае на неудачу. Для расширения предметной
области использования СЭД нужны полноценные ECM-платформы.

По мнению Дмитрия Калаева, применение СЭД ведет к решению
таких задач, как подготовка договоров с клиентами, обработка заявок на оплату
счетов, проведение оперативных совещаний, прием сотрудника на работу и другие
процессы, связанные с персоналом. Кроме того, возможно решение более частных
задач, автоматизирующих фрагменты «сквозных» процессов организации, которые
интегрируются с работой в других информационных системах (CRM, ERP).

Вадим Ипатов считает, что развитие СЭД должно происходить
путем более четкого выделения в них отдельных подсистем, связанных с разными
этапами обработки документов. СЭД, которые уже являются универсальными, сейчас
развиваются в двух параллельных плоскостях: одна описывается формальными
бизнес-процессами и использует документориентированную схему, в другой
происходит произвольное общение людей с помощью универсальных единых для всех
средств коммуникации. Перед разработчиками стоит задача объединить сегодня
непересекающиеся плоскости в едином информационном пространстве, включая
правила доступа, пользовательские интерфейсы, организацию справочников, поиска
и т. д.

Однако Владимир Баласанян подчеркивает: «Делопроизводство и канцелярия существуют не
сами по себе, а для обслуживания документационных нужд предприятия, в том числе
для обработки документов в целях и интересах всех подразделений и
бизнес-процессов организации. Точно так же и документационные сервисы (создание
и согласование документов, подписание, сканирование, учет, перемещение,
хранение, поиск и т. д.) нужны во всех приложениях, которые так или иначе
связаны с документами, будь то ERP-системы, системы принятия решений,
управления проектами, кадрами, порталами и т. д. и т. п. Либо разработчики этих
приложений вынуждены сами реализовывать в своих системах какие-то
документационные функции, либо эти системы используют сервисы, предоставляемые
СЭД. Как раз тут SOA дает возможность организации эффективной интеграции,
которая избавляет разработчиков специализированных приложений от реализации функций
работы с документами».

Рис. 3. Если вы
используете тиражируемую СЭД, то оцените уровень удовлетворенности этой
системой

Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2

Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственным (муниципальным) учреждением и контрагентами (поставщиками, покупателями) из государственного или коммерческого сектора непосредственно при работе с программой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 предназначен сервис фирмы «1С» 1С-ЭДО.

В настоящее время в программе реализован электронный документооборот с использованием следующих электронных документов:

Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
Товарная накладная № ТОРГ-12;
Счет-фактура;
Исправительный счет-фактура;
Корректировочный счет-фактура;
Универсальный передаточный документ;
Универсальный корректировочный документ; *
Акт о расхождениях;
Счет на оплату;
Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
Извещение, в т. ч. для централизованных поставок НФА;
Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448).

*Полученный электронный документ вида Универсальный передаточный документ отражается в программе как связка документов Электронный документ поставщика/Счет-фактура полученный или Поступление услуг, работ/Счет-фактура полученный.

Также предусмотрена передача документа вида Произвольный электронный документ, к которому можно прикрепить произвольное количество внешних файлов в любом формате.

Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме доступен как в локальной версии программы 1С:БГУ2, так и при работе в режиме сервиса в централизованном облаке на базе технологии 1cFresh.

Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 позволяет:

сформировать, зашифровать, подписать и отправить электронный документ (ЭД);
получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
обработать подтверждение оператора об отправке /получении ЭД;
получить извещение покупателя о получении ЭД;
сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
сформировать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:

не нужно распечатывать документ — ЭД является оригиналом;
вместо обычной печати и подписи — электронная подпись;
вместо почты и/или курьера — оператор электронного документооборота;
вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое формирование.

Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.

Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.

Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).

Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в доверенных УЦ ФНС России.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.

Преимущества ЭДО:

Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.
Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.
Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.
Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.
Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.
Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.
Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.
Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся.

Кадр: фильм «Игра на понижение» / Plan B Entertainment / Regency Enterprises / Paramount Pictures

К недостаткам ЭДО можно отнести:

Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.
Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.
Затраты на подключение — на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.

Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.

Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности на сайте налоговой службы.

Преимущества электронного документооборота

Автоматизация документооборота позволяет, зарегистрировав документ, с легкостью находить любому пользователю. С документом могут работать сотрудники разных отделов одновременно. Удобно, что в каждую единицу времени видно, кто именно работает с документом и на какой стадии находится процесс.

Единая база документации не дает продублировать документы, а хорошо реализованный поиск позволяет найти нужные данные при минимуме известной информации. Немаловажна система анализа и создания отчетов, когда руководитель получает все данные о движении документов, видит их статусы и исполнителя.

Автоматизация документооборота на предприятии косвенно повышает эффективность персонала благодаря обучению сотрудников навыкам работы с информационными технологиями.

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

Производственный документооборот;
Управленческий документооборот;
Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
Бухгалтерский документооборот;
Складской документооборот;
Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
производит протоколирование всех процессов;
оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Эволюция систем электронного документооборота

Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.

Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:

регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
сопоставление версий документа с отображением расхождений;
формирование проекта поручения на основе протокола или приказа.

Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.

Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:

«Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.

Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».

Подписание входящих документов

Чтобы вы не пропустили пришедший от контрагента документ, ELMA365 регулярно проверяет входящие от Диадок и автоматически показывает их в электронной канцелярии. Здесь документ можно открыть, прочитать и подписать. Достаточно указать свой сертификат ЭП, и документ будет отправлен обратно в Диадок, откуда уйдет уже вашему контрагенту. При этом в системе предусмотрен и вариант «Отклонить», если вы не посчитаете нужным ставить свою подпись. В этом случае документ вернется контрагенту со статусом «В подписи отказано».Все это избавляет вас от необходимости отправлять и получать бумажные версии, уточнять сроки и статусы, разбираться с тем, кто ответственен за тот или иной документ.

Что же такое облачные технологии?

С появлением первых сетей, соединяющих компьютерное оборудование для обмена информацией, сразу же встал вопрос о возможности передачи решения сложных задач сверхмощным машинам. Содержать такие аппараты на балансе одного предприятия и использовать их только для своих нужд экономически нецелесообразно, да и непрактично из-за неполной загруженности. В связи с развитием телекоммуникационных возможностей физическая удаленность между компьютерами перестала быть актуальной, и идеология облачных технологий стала вполне реальной.

Ее суть в том, что пользователь через свой компьютер получает в распоряжение все необходимые ресурсы, соответствующие его потребностям. Где находится источник искомых ресурсов, потребителю даже не интересно знать – пусть он будет хоть в облаках. Для пользователя самым важным будет наличие канала связи с источником, который имеет хорошую пропускную способность для передачи информации. Технология предусматривает максимально комфортные условия для выполнения задач любой сложности. Она полностью отвечает современным требованиям безопасности, универсальности и гибкости, приспособляемости к нуждам конкретного клиента.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

первоначальное написание или получение;
регистрация;
обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
контроль над исполнением;
учет;
архивирование;
хранение;
использование повторно;
наведение справок;
рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

СЭД – система электронного документооборота;
СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
САД – система автоматизации делопроизводства;
СЭДО – система электронного документооборота;
САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

ошибки вследствие человеческого фактора;
утеря нужного документа;
время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
сложности при необходимости изготовления дубликатов;
дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
затраты на канцелярские товары;
меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

Приказы Минфина России: № 61н, 100н, 103н

Начнем с нормативной части вопроса и рассмотрим приказы Минфина России: № 61н, 100н, 103н.

По приказу № 61н перечислены электронные документы и регистры учета, указаны и сроки применения
внутреннего электронного документооборота согласно уровню подчинений. Приказ содержит следующие
требования:

С 01.01.2022 года ЭДО применяется при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией
в рамках полномочий, переданных по решению Правительства РФ, отдельных федеральных органов
исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных
учреждений;
С 01.01.2023 ЭДО применяется при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственными
(муниципальными) учреждениями.

В приказе № 61н утверждены унифицированные формы первичных электронных документов бухгалтерского учета:

Ведомость группового начисления доходов (ОКУД 0510431);
Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ОКУД 0510432);
Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ОКУД 0510433);
Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ОКУД 0510434);
Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ОКУД 0510435);
Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ОКУД 0510436);
Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счет (ОКУД
0510437);
Решение о проведении инвентаризации (ОКУД 0510439);
Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510440);
Решение о признании объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510441);
Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ОКУД
0510442);
Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ОКУД
0510445);
Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ОКУД 0510446);
Изменение решения о проведении инвентаризации (ОКУД 0510447);
Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ОКУД 0510836);
Ведомость начисления доходов бюджета (ОКУД 0510837);
Ведомость выпадающих доходов (ОКУД 0510838).

В августе 2022 года государство ввело дополнительно формы электронных документов по приказу Минфина от
28.06.2022 года № 100н:

Акт приема-передачи объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510448);
Накладная на внутреннее перемещение (ОКУД 0510450);
Требование-накладная (ОКУД 0510451);
Акт приемки товаров, работ, услуг (ОКУД 0510452);
Извещение о трансферте (ОКУД 0510453);
Заявка-обоснование закупки (ОКУД 0510521);
Карточка капвложений (ОКУД 0509211);
Карточка права пользования нефинансовых активов (ОКУД 0509214).

Приказ содержит следующие требования к использованию форм электронных документов:

с 01.01.2023 года для уполномоченных организаций в рамках полномочий, переданных по решению
Правительства РФ, отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов
и подведомственных им федеральных казенных учреждений;
с 01.01.2024 для государственных (муниципальных) учреждений или ранее, если это предусмотрено
учетной политикой.

По утвержденному приказу Минфина России от 15.06.2020 № 103н в список первичных электронных документов
бухгалтерского учета были внесены еще несколько форм:

Решение о командировании на территории Российской Федерации (ОКУД 0504512);
Изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (ОКУД 0504513);
Решение о командировании на территорию иностранного государства (ОКУД 0504515);
Изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ОКУД
0504516);
Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих
в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ОКУД
0504517);
Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ОКУД 0504518);
Отчет о расходах подотчетного лица (ОКУД 0504520).

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Сегодня имеется множество систем автоматизации документооборота, отличающихся как по своей архитектуре, так и по функциональным возможностям. Для координации деятельности производителей, работающих на этом рынке создана даже специальная коалиция, призванная распространять стандарты, обеспечивать обмен мнениями и предложениями по развитию функционального наполнения систем класса workflow. Однако следует всегда учитывать, что системы класса workflow — это всего-навсего инструменты, неправильное использование которых иногда может принести вред. Это чаще всего происходит, если заказчик пытается сэкономить на предпроектных исследованиях своего предприятия. К счастью, на примере прошедшей уже волны увлечения оболочками для построения баз данных многие заказчики осознали, что ценность представляет не форма, а содержание — конкретная информация в базе данных. Аналогичным образом обстоит дело и с системами автоматизации электронного документооборота — четкая проработка бизнес-процессов предприятия является залогом успеха.

Очевидно, что рассматренные технологии весьма дорого стоят и «по плечу» только крупным организациям. Но затраты окупаются тем, чтопользование информационных систем для управления документами делает любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

 Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

 Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

 Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

 Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

 Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

 Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации и многое другое.

Список литературы:

электронный документ информация

1. Журнал Open Systems № 5, 2010 г. — «Управление электронными документами: технологии и решения»

2. Журнал Open Systems № 8, 2012 г. — «От автоматизации офиса до управления производством»

. Кодд, Е.Ф. «Реляционная модель данных». Пер с англ. — Киев, Диалектика. 1996.

. Перкинсон, Р.С. «Анализ данных: Ключ к проектированию баз данных». Пер с англ. — Киев, Диалектика. 2001.

. «Проектирование и разработка систем автоматизации предприятий».

. Р.Ахаян и др. «Эффективная работа с СУБД», Санкт-Петербург, «Питер», 2010г.

. Финансовая газета № 35, 2012 г. — «Автоматизация и статистика», С. Золотова

. ComputerWorld № 40, 2008 г. — «К оружию. Мощное средство в борьбе за выживание», М. Зырянов

. PCWeek № 40, 2010 г. — «Компании «Парус» и БИГ вооружают финансистов», Татьяна Богатова;

. http://www.vectro.ru/automation/integrated_automation/sad/;

. http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

The consumer behavior or two people from different generations
Сущность кредитного риска банка и факторы, его обусловливающие
Аргументы и доказательства
Mark Twain, has a short story «Alive or dead»
S. Maugham
Нужен ли менеджмент образовательной организации? Если нет, то почему, если да, то зачем? (достижение состояния счастья)
Система экспертных учреждений МВД России
Самооценка и успех в жизни и деятельности (регуляторная и защитная функции самооценки)
Технология управления эффективностью
Online booking advantages and disadvantages
Сканеры для считывания сетчатки глаз
Институциональное наследие командно — административной системы и его влияние на рыночные преобразования в России