Методология kanban: доски, принципы и возможности управления

Историческая справка: происхождение Канбан

В далеких 50-х гг. инженеры компании Toyota искали способы, как оптимизировать производственные процессы. Они хотели создать систему, которая бы позволила им быть более гибкими в ответ на колебания спроса, а также уменьшить объемы незавершенного производства на линиях.

Вдохновение пришло из неожиданного источника — супермаркетов. Инженеры Toyota заметили, что супермаркеты заказывают товар только тогда, когда он заканчивается на полках, а не на основе прогнозов продаж. Так магазины не допускали избыточных запасов, лишних затрат и испорченной продукции.

Принципы «тянущего» производства

На основе этой идеи Toyota разработала систему производства, где компоненты изготавливались только тогда, когда они были нужны на следующем этапе. Для координации этого процесса ввели карточки, на которых указывали требования, количество деталей.

Распространение методологии

С течением времени принципы Канбан стали применяться не только в автомобильной промышленности, но и в других отраслях. С появлением цифровых технологий методика стал еще более доступной, и её начали использовать для управления IT-проектами, маркетинговыми кампаниями и др.

Примерно так выглядят физические канбан-доски. Но сейчас всё больше компаний выбирают цифровые решения.

Не дробить задачу на мелкие составляющие

Сохранить допустимое количество карточек помогает еще один принцип. Для планирования работы в команде нет необходимости видеть этапы каждой активности.

В чем сложность. Допустим, есть задача исследовать потребность клиентов в новой функциональности. В рамках этой работы нужно провести три встречи с пользователями, записать, расшифровать, составить ТЗ, поделиться с командой инсайтами. Если для каждого дела создать отдельную карточку, доска не будет наглядной.

Что сделать. Если в работе можно выделить отдельные блоки, то мы создаем задачи и подзадачи. Это вопрос декомпозиции активности для исполнителя, и с другими участниками команды делиться такими этапами неэффективно. Подзадачи удобно отслеживать на своей личной доске, а командную это перегружает.

Отдельные этапы проведения работ исполнитель отслеживает в карточке задачи, а на командную доску они не выносятся

Чем отличаются Kanban и Scrum

Kanban часто путают или объединяют с гибкой методологией Scrum. Но это не совсем так.

KANBAN	SCRUM
Нет совещаний	Есть совещания
Нужна отправная точка	Не нужна отправная точка
Могут работать узкопрофильные команды	Только кросс-функциональная команда
Последовательные и плавные перемены	Кардинальные перемены
В команде нет разделения на роли	В команде есть разделение на роли

Представьте, что разработка ведётся по стандартному водопадному подходу. Много времени уходит на утверждение документации, а ошибки всплывают в самый последний момент. Команда понимает, что пора меняться. Scrum сейчас популярен, все говорят о его пользе. Но страшно: придется уйти от привычного процесса разработки, а вдруг не поможет.

В такой ситуации лучше начать с Kanban. Если команда заметит явные улучшения, то после сможет решиться и на Scrum.

Команда уже внедрила Scrum, но хочет продолжать совершенствовать процесс. Тут снова поможет Kanban.

В чем преимущества для вас, дорогие коллеги

Каждый видит, кто и чем занят в определенный период времени. Это значит, что:

Никто больше не будет отвлекать и приставать с вопросами: «чем занят?», «когда закончишь?», «а когда ты сделаешь вот это?»
Никто просто так не накинет работы сверху — все в соответствии с приоритетами и очередью.
Нагрузка ограничена ресурсами сотрудника или команды — переработок не будет.
Сразу видно, кто виноват

Если с работой затык, потому что от заказчика или других отделов не дождешься важной информации, исполнителя никто не сможет обвинить в медлительности.
Может оказаться, что отчеты и собрания отнимают у нас слишком много времени. И тогда мы наконец избавимся от бюрократических проволочек, ура!

Как применять канбан

В соответствии с первым основополагающим принципом канбан (начинайте с того, что делаете сейчас) применить канбан можно в любом рабочем процессе. Создать канбан-доску можно с помощью лекционной доски и стикеров или в виде электронной таблицы с нужным форматированием, однако лучший способ визуализации канбан-доски — это средство управления работами наподобие Asana. Каждый проект в Asana можно отобразить четырьмя способами, в том числе в виде доски в стиле канбан.

Независимо от способа создания канбан-доски вам следует придерживаться описанных далее простых шагов, чтобы начать применять канбан в своих текущих процессах:

1. Начните с чистой доски

Даже если ваша канбан-доска будет впоследствии содержать все невыполненные задачи и завершённую работу, сейчас вы можете начать с чистой доски. Если вы используете инструмент управления работами, например Asana, не забудьте переключиться в режим доски.

Создать канбан-доски в Asana

2. Создайте столбцы для представления работы

В традиционном понимании столбцы канбан-доски отображают различные этапы работы. То, какие именно столбцы создадите вы, будут зависеть от вашей команды, но к числу самых распространённых относятся:

«Недоработки», «Входящие» или «Новые»: в этот столбец будет поступать новая работа до её назначения сотруднику.
«Подготовлено» или «В приоритете»: перемещайте работу в этот столбец, когда она будет готова к выполнению.
«Выполняется»: этот столбец предназначен для текущей работы. В зависимости от стиля работы своей команды вы можете разбить столбец «Выполняется» на различные подстолбцы — например отдел контента может создать столбцы «Черновики», «Проверка» и «Редактирование», а инженерная группа может использовать столбцы «Разработка», «Тестирование» и «Внедрение».
«Приостановлено»: перемещайте работу в этот столбец, если она по какой-либо причине заблокирована.
«Выполнено» или «Готово»: в этом столбце задачи оказываются по завершении работы над ними.

3. Добавьте задачи для представления работы

Каждой задаче на канбан-доске присваивается своя карточка. Не забывайте делать заголовки карточек призывающими к действию. Мы рекомендуем начинать их с глаголов, чтобы ваши сотрудники знали, над чем конкретно им предстоит работать.

Если вы используете виртуальное решение для управления работой, то в карточки на канбан-доске также можно добавлять дополнительную информацию, контекст и файлы. Кроме того, используйте теги для отслеживания метаданных — например, сколько времени должно занять выполнение задачи или каков её приоритет.

4. Перемещайте работу по этапам

Ключевым элементом управления рабочими процессами с помощью канбан-досок является перемещение задач по этапам. Делать это можно вручную, перетаскивая задачи, или же использовать виртуальное решение для управления работой, которое будет выполнять это действие автоматически. Например, в Asana можно настроить правила, которые будут автоматически передвигать работу в различные столбцы в зависимости от имеющейся информации по задаче. Например, задача может перемещаться в столбец «Выполняется» после назначения сотруднику.

Автоматизировать работу с помощью Asana

5. При необходимости создавайте новые канбан-доски

В теории одну и туже виртуальную канбан-доску можно использовать неограниченное время. В связи с тем, что работа на канбан-досках отслеживается с помощью непрерывного процесса, нет никакой нужды избавляться от текущей доски. Однако в некоторых системах, таких как Scrum, канбан-доски создаются часто, для каждого нового спринта. Просто создайте новую виртуальную доску или сотрите информацию с доски, которая стоит у вас в офисе, перенесите невыполненные задачи и снова приступайте к работе.

Как помогает визуализация

Визуализация помогает видеть картину целиком и корректировать отдельные её части, понимая, как изменения затронут весь проект. Получить результат точно в срок возможно, если контролировать нагрузку команды. Определите количество задач: сколько команда реально способна решать в установленные сроки. Например, в «Проектировании» одновременно ― не больше двух задач, а на «Тестировании» ― только одна. Всё в зависимости от возможностей команды.

Пример

Ситуация: разработчик ещё не закончил с текущей задачей, а ему уже поступила следующая. Он не успевает и тормозит всю работу.

Решение: прекратить передавать задачи в разработку и дать программисту время закончить текущую.

Важно найти баланс: выбрать темп работы, который удобен команде и не вредит срокам проекта. Для этого в Kanban учитывают время выполнения каждой задачи

Так команда понимает, что занимает больше времени, а что ― меньше, и может правильно организовать работу.

Пример

Ситуация: на этапе тестирования продукта возникли трудности. Нужно больше времени.

Решение: выяснить, какую часть работы можно сделать быстрее, не потеряв в качестве. Или выделить сотрудника, который свободен и поможет тестировщику.

Принципы Канбан

За этим инструментом стоит глубокая философия и четко определенные принципы, которые делают его таким эффективным.

1. Визуализация работы

Чтобы визуализация была «правильной» закрепите за карточками ответственных, добавьте сроки, приоритеты и метки. Колонки могут обозначать этапы работы от начала до завершения — как вам удобно. На современных канбан-досках вы можете отсортировать карточки в один клик и открыть нужную. Физическая доска таким функционалом не обладает.

2. Ограничение объема работ в процессе (WIP-лимиты)

Без этого принципа не обойтись — лимиты на количество задач помогают равномерно распределять нагрузку по команде, фокусироваться на важных тасках и успевать закрывать их до дедлайна.

Для каждой колонки на доске устанавливается максимальное количество задач, которые могут находиться в ней одновременно. Как только лимит будет достигнут, нельзя добавлять новые, пока не закроем текущие.

3. Управление потоком

За рабочим процессом нужно следить, чтобы реагировать на изменения. Команда анализирует, как карточки двигаются по доске. Если где-то образовался простой или препятствие, то это сразу видно на доске. А значит, можно решить. Например, перераспределить ресурсы, изменить структуру доски.

4. Понятные договоренности и цели работы

Все в команде должны понимать, над чем и для работает каждый участник, как работать с доской, в каком случае можно перемещать карточки с задачами по этапам и т.д. Таким образом вы уменьшите путаницу, возмущения в духе «а я не понял(а), как», сделаете общение в команде прозрачным, а выполнение заданий последовательным.

5. Анализ работы команды

На планерках проводите разборы полетов: что получилось, а что нет, кто сколько времени провел в работе над задачей, как можно это оптимизировать. Данные для анализа за вас соберет таск-менеджер. Например, в Shtab для этого есть сводные отчеты и отчеты активности по команде.

6. Непрерывное улучшение

Каждый участник команды может предлагать улучшения для работы на регулярных ретроспективах. Например, поменять приоритеты или уменьшить WIP-лимит. Обсуждайте вместе, что было в работе хорошо, что нужно изменить — так вы развиваете культуру обучения.

Как работать с Канбан-доской — пошаговая инструкция

Шаг 0. Определитесь с носителем. Если вы хотите работать со стикерами и реальной доской в офисе, организуйте пространство и стикеры. Если выбираете совместную работу с цифровой доской, то настраиваете саму доску и доступ для сотрудников в специализированном ПО: например, в YouGile, «Битрикс 24», Planfix и других сервисах.

Шаг 2. Создайте три столбца — «Сделать», «В работе», «Завершено». Возможно, позже вы поймете, что нужны еще какие-то столбцы: например, захотите выделить определенный объем работы на неделю или вынести в отдельный блок стадии тестирования и согласования готовой работы.

Шаг 3. Выпишите на доску все задачи проекта. На этом шаге достаточно сделать это «крупными мазками», детализация и конкретика — задача следующих шагов.

При выборе задач, которые нужно вынести на доску, ограничивайтесь теми, что находятся в вашей зоне ответственности. Если ваша команда отвечает только за часть работ по проекту, то всё, что происходит до вашего участка работ, и всё, что случится после, на Канбан-доске отображаться не должно.

Шаг 4. Из всего списка задач выберите те, которые будут в работе в выбранный отрезок времени. Переместите их в колонку «В работе». Можно явно обозначить список задач на неделю в отдельной колонке, а столбец «В работе» переносить только те задачи, которыми команда занимается прямо сейчас.

Итак, после этих четырех шагов мы получили первый результат: увидели объем предстоящей работы, поняли, какие задачи прямо сейчас находятся в работе, а какие — в листе ожидания.

Если мы сразу договорились о том, что планируем работу на неделю, то понимаем, сколько задач команда планирует сделать за недельный промежуток времени. Можно начинать работать.

CRM

Контакт-центр: новый инструмент доски канбан для работы со списком дел

В контакт-центре появилась возможность представить список дел в виде доски канбан. Такое представление поможет упорядочить и оптимизировать задачи. Создавайте личные или командные доски для планирования своих дел или задач рабочей группы. Используйте доски для обзвона клиентов, наведения порядка в ежедневных задачах или планирования мероприятий.

Создавайте отдельную доску для телемаркетинга. Такая доска позволит быстро обработать клиентскую базу и контролировать состояние работы с клиентами.

Для сокращения времени на рутинные операции и заполнения досок делами появилась возможность массовой постановки задач.

Почта: спам, копии и подписи

Теперь с письмами можно работать в привычном корпоративном формате. Отмечайте нежелательную почту, выбирайте, кому послать копии и скрытые копии писем. Указывайте состояние для получаемых писем, назначайте ответственного за работу с почтой, настраивайте гибко подписи для писем.

Часть 1. Как создать канбан-доску в Jira

Jira — это цифровой инструмент, который поможет вам создать онлайн-доску Канбан. С его помощью легче управлять своими задачами и проектами. С Jira вы можете просто и наглядно создавать, редактировать и отслеживать задачи. Кроме того, если вы имеете дело с более крупными планами или проектами, вы можете использовать расширенные дорожные карты. Таким образом, он отлично подходит для команд на работе или даже для личного использования. Тем не менее, Jira может быть немного сложной для новичков. Им может быть трудно научиться использовать его функции. Jira стоит $49,35 на агента, что делает ее дорогой для небольших команд или отдельных лиц. Тем не менее, это по-прежнему хороший вариант для создания канбан-доски. Узнайте, как создать канбан-доску в Jira ниже.

Затем выберите Разработка программного обеспечения в качестве шаблона вашего проекта. Затем выберите Канбан вариант шаблона. Затем нажмите кнопку Использовать шаблон кнопка.

Чтобы создать новый проект, вам необходимо выбрать тип проекта для вашей канбан-доски. Выберите один из вариантов Управляемый командой а также Под управлением компании. После выбора введите название своей команды или компании. Ударь Следующий кнопка.

Теперь у вас готова доска Канбан. Добавьте в него свою команду, пригласив их. Затем настройте его, заполнив необходимые данные, такие как имя, фильтр, задачи и местоположение.

Кроме того, на вашей доске Канбан есть столбцы по умолчанию, такие как «Сделать», «В процессе» и «Готово». Вы можете персонализировать его в соответствии с вашим рабочим процессом. Наконец, начните управлять своей работой.

3. Канбанли (Chrome, Firefox): доска Канбан для задач Google.

Google Tasks – это надежное и надежное приложение для создания списков дел, которое предпочитают миллионы пользователей. Он отлично работает как на настольных компьютерах, так и на мобильных устройствах. Kanbanly – это расширение для браузера, которое превращает мощное приложение Google Tasks в классическую доску канбан для управления вашими задачами.

Конечно, сначала вам нужно предоставить ему доступ к своей учетной записи Google, чтобы импортировать и синхронизировать Задачи. По умолчанию все ваши задачи сгруппированы на доске Backlog, и вам нужно будет перемещать их по своему усмотрению. Ознакомьтесь с предустановленными шаблонами досок Kanbanly для стандартной производительности, продаж, программного обеспечения, графика и разрешения, чтобы выбрать то, что лучше всего подходит для вашей работы.

Каждую карту или задачу можно легко настроить. Установите цвет, добавьте крайний срок и напоминание, подзадачи и уровень приоритета

Вы также можете назначить каждой задаче ценность и предполагаемое усилие, чтобы лучше управлять своим временем и сортировкой задач по степени важности

Все это происходит в окне вашего браузера, но любое действие, которое вы выполняете в Kanbanly, также отражается в Задачах Google. Благодаря дополнительным параметрам, таким как фильтрация по сроку и нескольким типам досок, это простой и бесплатный способ увеличить ваши задачи Google.

Скачать: Канбанлы для Chrome | Firefox (бесплатно)

Общие принципы работы в АРМ Мои дела

В АРМ отображаются дела пользователя программы. Руководитель подразделения также может просматривать дела своих подчиненных. Более подробно о доступе к данным других пользователей описано в статье «Управление доступом к пользователям по иерархии подразделений».

Рабочая область АРМ разбита на 4 колонки: Входящие, Отложенные, Текущие и Завершенные. В каждой колонке отображаются карточки с описанием дел.

Колонка Входящие содержит следующие дела:

Входящие электронные письма, которые не были привязаны к документу Интерес клиента/Обращение.
Телефонные звонки, которые не были привязаны к документу Интерес клиента/Обращение.
Поручения и задачи бизнес-процессов.
Сообщения чатов, которые не были привязаны к документу Интерес клиента/Обращение.

Пользователь, работая с колонкой Входящие, переносит дела в соответствующую колонку. При этом для обработки писем, сообщений чатов и звонков автоматически создается личная задача.

Колонка Текущие, кроме принятых в работу дел, также содержит запланированные пользователем дела (личные задачи и документы Интерес клиента/Обращения, находящиеся в работе).

Пользователь, работая в АРМ, откладывает или завершает дела, перенося их из колонки Текущие в колонки Отложенные или Завершенные.

АРМ Мои продажи в режиме Канбан

В АРМ Мои дела пользователь может запланировать новое дело, создав новую личную задачу, поручение, задачу проекта или контрольную точку проекта. Для этого необходимо выполнить команду Создать и выбрать нужное действие.

Создание дел

Поиск в АРМ Мои дела

Строка поиска обеспечивает пользователю при большом количестве дел найти необходимые (в «канбане» будут отображаться только те дела, в карточке которых содержится информация из поисковой строки).

Отображение в АРМ запланированных и просроченных дел

При работе с АРМ можно ограничить период, за который будут отображаться запланированные дела. Для этого нужно выполнить команду Фильтр и выбирать дела, запланированные на сегодня, на ближайшие три дня, неделю, месяц или за все время.

Настройка периода просмотра запланированных дел

Просроченные дела не скрываются, но отображаются ниже запланированных дел.

Отображаемые в АРМ дела можно дополнительно отфильтровать по пользователю системы и Клиенту.

В этой панели пользователь также имеет возможность настроить колонку «Входящие» исходя из своих задач.

Настройки фильтрации отображения

Режим отображения просроченных дел

Дела сортируются по дате выполнения. Вверху оказываются более ранние, а снизу более поздние.

Если просроченных дел много, тогда запланированные дела уже не будут помещаться в видимой области АРМ Мои продажи. В таком случае для быстрого просмотра запланированных дел можно включить режим отображения просроченных дел Внизу . Тогда запланированные дела всегда будут отображаться сверху.

Режим отображения Список

Когда дел много, те, которые находятся в работе, можно посмотреть в виде списка. Для этого необходимо переключить режим отображения, выполнив команду Список. В данном режиме отображаются по хронологии все дела, кроме завершенных.

Главное

Канбан-доски помогают сделать работу с задачами наглядной и продуктивной для всех участников. Для этого на досках лучше сохранять минимально достаточный объем информации. Основные принципы следующие:

Выносить только активные задачи, по которым ведутся работы на определенном этапе проекта.
Создавать карточки для крупных задач, которые необходимо обсуждать с командой, а подзадачи оставлять для личной доски.
Выводить на стикере задачи только ключевую информацию, а детали поместить внутрь.
Оставить поля, которые помогут всем членам команды без перехода в отдельную карточку понять, о каких работах идет речь.
Визуализировать приоритеты, чтобы срочные задачи находить с одного взгляда.

Что такое Kanban?

Система Kanban предполагает 2 основных правила:

Необходимость визуализации процесса работы для отслеживания реальной нагрузки и, если возможно, ее изменения.
Необходимость ограничения числа решаемых задач для концентрации на рабочем процессе и адекватного ответа на воздействия внешней среды.

Данная система отличается удобством и простотой в использовании: нужно найти магнитную доску, клейкие листы, кнопки. На доске необходимо нарисовать 3 столбца: «Задачи», «В работе» и «Сделано». Каждая задача описывается на отдельном листе с возможностью их сортировки по виду либо срочности реализации посредством символов, либо оттенков. Это обеспечит привлечение внимания к важным задачам, чтобы выполнять их вовремя.

Листки крепятся в колонке «Задачи», из нее выбирается не больше трех задач, переносимых в колонку «В работе»

Данным заданиям нужно уделить максимальное внимание, определив срок их выполнения. Выполненные задачи переносятся в колонку «Готово»

После этого определяется новое задание для его размещения в столбце «В работе»

Колонка «Задачи» показывает все, что имеется в списке актуальных заданий, вот почему в этом случае важно понять, сможем ли мы их выполнить самостоятельно либо для их реализации потребуется привлечение других сотрудников

В столбце «В работе» не должно быть больше трех ярлыков, поскольку у каждого из нас всегда есть не менее 2-х конкурирующих задач, в то время как решение третьей задачи можно отложить на потом.

Использовать емкий заголовок

Чтобы быстро обсудить статус и переключиться на следующую задачу, членам команды важно с одного взгляда на карточку понимать, о какой активности идет речь. В чем сложность

Зачастую название задачи длиннее, чем хотелось бы видеть на карточке. Те, кто создают задачи, используют это поле не просто для идентификации, а добавляют дополнительную информацию. Например, пишут дату или пояснение. В результате можем получить такой текст: «Реализация нового представления для отображения дат в сложных списках для мобильных устройств»

В чем сложность. Зачастую название задачи длиннее, чем хотелось бы видеть на карточке. Те, кто создают задачи, используют это поле не просто для идентификации, а добавляют дополнительную информацию. Например, пишут дату или пояснение. В результате можем получить такой текст: «Реализация нового представления для отображения дат в сложных списках для мобильных устройств».

Что сделать. Для удобства всех участников мы вынесли на карточки два поля: номер задачи и краткое название. Так разработчик запоминает номер задачи, потому что пишет его по несколько раз за день в консоли системы контроля версий. Еще номер задачи нужен, т.к. он уникален и подходит для любых ссылок, отчетов, списков в разных системах

Аналитик, наоборот, часто не обращает внимание на номер задачи, он помнит ее бизнес-ценность. Возвращаясь к примеру выше, краткое название для нашей задачи могло быть таким: «Новые даты в списках для адаптива»

Когда мы использовали пробковую доску по старинке, поняли, что оптимальный вариант, когда название помещается в две строки. Далее это учли на канбан-досках в трекере и ограничили максимальный размер краткого названия до 60 символов.

Название первой задачи не помещается на карточку, поэтому нельзя понять, о чем в ней идет речь. Такую карточку неудобно использовать для командной работы. На второй карточке название сформулировано емко

Торговым компаниям

Мобильное приложение «Кабинет клиента»

Товар в приложении можно найти по артикулу, а обмен приложения с программой работает быстрее. Теперь для товара можно добавить несколько изображений, а также картинки характеристик.

Новый тип структурных единиц «Магазины»

Добавили новый тип структурных единиц Магазин или группа складов. Используйте новую возможность, чтобы объединить несколько торговых точек или складов. Настраивайте магазин по умолчанию и при формировании документов увидите склады только вашего магазина.

В новой форме списка структурных единиц теперь доступна контактная информация и возможность делать отборы.

Почему использовать канбан-доски надо по правилам, которые мы разработаем и утвердим

Коллеги, важно, чтобы мы получали правдивую визуализацию и правильно подсчитывали все метрики. Только тогда все эти плюсы станут реальностью

А для этого надо, чтобы все использовали канбан-доску в соответствии с разработанными правилами. Пользуетесь доской спустя рукава → нет возможности увидеть реальные результаты → нет премии.

Чтобы закрепить результат, можно обновить систему мотивации на основании одной из метрик канбан-доски:

Throughput — количество готовой работы за неделю, месяц или другое время. Выполнил на N% больше задач, чем в прошлом месяце — получил премию.
Cycle Time — совокупное время, затраченное на проект без времени ожидания в очереди. Сократили время выполнения задачи — получили премию.
Lead Time — время, которое задача находилась в работе с момента ожидания проекта в очереди до завершения. Сократили очереди на входе и ускорили работу — получили премию.

В Kaiten все эти метрики считаются автоматически.

Новую систему мотивации можно представить сотрудникам как более честную. Премия зависит не от благосклонности или настроения начальства, а только от эффективности работы и правильного использования канбан-доски.

Что делать, если неделя закончилась, а задачи выполнены не все

Это совершенно нормальный процесс на старте работы с Канбан. Люди склонны преувеличивать свою скорость и недооценивать разного рода препятствия в работе.

Смотрим на сделанное и несделанное, обсуждаем причины сбоя и принимаем решения в зависимости от причин. Глобально их может быть три:

Вы занимаетесь задачами, над которыми работают и другие команды — не всё зависит от вас
Вы взяли слишком много задач
Вы неправильно оценили объем работ по задачам и взяли больше, чем можете сделать

Вы работаете над задачей параллельно с другими командами

Представим, что вы хотели не только подключить личный кабинет и сделать тестовую выгрузку товаров для продажи на Ozon, но и настроить регулярный обмен товарами и ценами, запустить рекламные инструменты и сделать индивидуальное оформление витрины магазина на текущей неделе. Личный кабинет подключили, тестовую выгрузку сделали, обмен товарами и ценами прошел, а рекламные инструменты и витрину сделать не успели.

Выясняем причины. Оказывается, стратегию продвижения, рекламный бюджет и дизайн новой витрины нужно согласовать с руководителем компании, а он занят — встреча так и не состоялась.

Причина — мы не учли, что решение задач не на 100% зависит от команды. В данном случае задача в Канбан может быть сформулирована только как «подготовить рекламный бюджет и стратегию продвижения» и «подготовить дизайн витрины магазина в Ozon». Плюс дополнительная задача — «организовать встречу для согласования проекта».

В такой формулировке задачи можно решить. И уже после согласования с руководителем компании в Канбан могут появиться новые задачи: «запустить рекламную кампанию по продвижению товаров на Ozon» и «реализовать новый дизайн витрины».

Взяли слишком много задач

В данном случае стоит сосредоточиться на одном—двух проектах и что-то отложить

Если важно запустить продажи и акцию в соцсетях, то переносим релиз новой карточки на следующую неделю

Хорошая история — это когда в конце выделенного отрезка времени все задачи решены и не осталось много времени без задач.

Финансы

Оплата счета по QR-коду

Теперь в печатной форме счета на оплату появился QR-код. Для покупателя оплата станет удобнее, а компания быстрее получит денежные средства. QR-код создается автоматически, если покупатель физическое лицо или ИП и заполнены все платежные реквизиты.

Платежный календарь: контроль просроченных платежей и платежные документы по заявкам

Теперь в интерактивном отчете Платежный календарь можно видеть просроченные платежи. Воспользуйтесь переключателем Отображать более ранние платежи и контролируйте все платежи с просроченной датой оплаты.

Если создаете платежные документы на основании заявок на расход, то они теперь автоматически заполняются реквизитами документов-оснований.

Акт сверки по договорам

Реализовали возможность, которую долго ждали.

Теперь в акте сверки есть возможность группировать документы по договорам и выводить по каждому договору отдельное сальдо.

2. FocalBoard (Windows, macOS, Linux): многофункциональная автономная или автономная доска Kanban.

FocalBoard – одно из новейших канбан-приложений, предлагаемых разработчиками MatterMost, альтернативы Slack с открытым исходным кодом . Это отличное автономное настольное приложение, которое идеально подходит для начинающих канбан, а также для опытных пользователей, которым необходимо переключаться между несколькими досками канбан.

Приложение предлагает готовые шаблоны для заметок о собраниях, личных целей, личных задач, задач проекта и дорожных карт для разработчиков. В каждом из них есть общие столбцы, такие как специальные, резервные и еженедельные доски синхронизации в Заметках о собраниях. Вы можете создать столько «материнских досок канбан», сколько захотите, и все они будут отображаться на боковой панели.

Доску можно просмотреть по сроку выполнения, по статусу, по категории. Вы также можете сортировать по этим трем критериям и переключать, отображаются ли они поверх карточек. FocalBoard позволяет вам добавлять фильтры с такими правилами, как «категория содержит» или «статус исключает выполнение / готово», чтобы быстро найти то, что вы ищете.

В уникальном повороте вы можете создать панель управления без канбана для каждой доски. Это будет выглядеть в виде таблицы или галереи, что позволит вам быстро обновить свой проект.

Вы также можете самостоятельно разместить FocalBoard на своем собственном сервере, чтобы вы и ваша команда могли работать над ним конфиденциально. Пользователи на нескольких форумах указали на несколько проблем с конфиденциальностью телеметрии, но вы можете легко их отключить. Это не касается персонального настольного приложения, которое работает в автономном режиме.

Скачать: FocalBoard для Windows | macOS | Linux (бесплатно)