Приказы

Что такое приказы по основной деятельности и какими они бывают?

Под основной деятельностью предприятия понимается решение всех рутинных и нестандартных, оперативных и жизненно важных задач, которые возникают в процессе функционирования этого предприятия.

Проще говоря, принятие новой инструкции, расформирование отдела, ввод в эксплуатацию какой-либо техники – всё это относится к основной деятельности. Регулируется она приказами руководителя, которые бывают двух видов:

• инициативные;
• «исполнительные.

Инициативные приказы зависят только от воли руководителя, а вот акты «во исполнение» нужны для претворения в жизнь воли законодателя. Например, когда очередной властный орган разрабатывает новый распорядительный акт для малого бизнеса, предприниматель должен подтвердить введение этого акта в действие своим приказом.

Инициативные приказы могут быть очень разными:

• о подотчетных лицах;
• об установлении норм расходов чего-либо;
• об утверждении должностной инструкции;
• об утверждении графика движения служебного транспорта;
• о праве подписи;
• и т. д.

Словом, это главные «рычаги управления» организацией.

Заголовок и текст

Заголовок – это не только обязательный реквизит приказа, но и его краткое, представленное в ёмком виде содержание. Формулировать заголовок нужно максимально чётко. «О чём приказ?» О создании экспертной комиссии или введении в действие новой инструкции? Именно так и нужно написать. Помните, что заголовок отображается в учётной записи в журнале.

Основной текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть

Нельзя приказать что-то просто потому, что так захотелось. У каждого распоряжения должны быть цель и обоснование.

1. Если законодатель выпустил новый нормативный акт, целью вашего приказа будет выполнение требований закона. В этом случае констатирующая часть будет выглядеть просто: «В соответствии с Федеральным законом 000-ФЗ».
2. Если вы издаёте приказ на основе своих прежних распоряжений по фирме, можно сослаться на них: «Согласно приказу Генерального директора от 14 мая 2015 года № 88 «О создании экспертной комиссии». Цель в данном случае – продолжить исполнение упоминаемого распоряжения.
3. Если вы не основываетесь на других актах, нужно обозначить цель отдельным предложением: «В целях организации и проведения работы по повышению эффективности процессов делопроизводства».

Впрочем, иногда констатирующей части может и не быть. Например, если вы утверждаете график движения служебного транспорта, всем и так понятно, для чего это нужно.

Распорядительная часть

Распорядительная часть начинается со слова «приказываю». Это слово может быть написано либо прописными буквами, либо строчными, но вразрядку. После этого указываются сами распоряжения.

В «сложных» приказах распорядительная часть включает несколько пунктов, каждый из которых посвящён выполнению конкретного задания. По каким принципам выделяются отдельные пункты?

• руководитель даёт несколько распоряжений в рамках выполнения одной задачи;
• приказ необходимо выполнять поэтапно – например, собрать комиссию из числа нескольких должностных лиц и направить её на решение какой-либо задачи;
• у задания есть промежуточные сроки выполнения.

В тех пунктах, где указываются конкретные исполнители, необходимо прописать их должности, фамилии и инициалы. Однако исполнителями могут быть не только персоны, но и структурные подразделения – отделы, группы. В таких случаях можно ограничиться названием подразделения, а можно дополнительно упомянуть ФИО соответствующего руководителя. Это не принципиально.

В каждом пункте (или подпункте) нужно указать одно задание с одним сроком выполнения. Ставить задачи необходимо максимально ясно, определённо и корректно, размытые или не вполне ясные формулировки недопустимы. В последнем пункте желательно указать лицо, ответственное за исполнение распоряжений. Чаще всего это сам руководитель, поэтому допустима формулировка «Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».

Как правильно поставить задачу

Чтобы распоряжение руководителя было максимально эффективным, оно должно быть четко и конкретно сформулировано. Психологическое восприятие задачи, обозначенной расплывчато и неопределенно, не позволит сотрудникам качественно и в срок выполнить указание руководителя.

Распоряжение руководителя как форма управленческого воздействия относится к категории организационно-распорядительных методов. По способу влияния на трудовой коллектив они могут классифицироваться:

• распоряжения, относящиеся к конкретному периоду времени и определенного служебного вопроса;
• распоряжения продолжительного действия.

Если распоряжение руководства предполагает определенный период, в течение которого необходимо выполнить определенный объем работ, то в документе следует обозначить дату, до которой указание должно быть исполнено. В таком случае сотрудники смогут равномерно распределить силы в процессе выполнения задания, и поручение будет реализовано успешно.

Указания, рассчитанные на длительный срок, должны указывать на цель, ради достижения которой работники должны выполнять определенные действия со ссылкой на внутренние нормативные акты.

Следует отметить, что нечеткая регламентация распорядительного документа, изданного на предприятии способна ослабить исполнительскую дисциплину работников. В то же время четко сформулированная цель может служить дополнительной мотивацией для сотрудников.

Что такое распоряжение руководителя организации

Понятие и виды

Распоряжение руководителя – это особое предписание по вопросам управления предприятием, требующим оперативного разрешения.
Это предписание касается отдельных категорий работников и узкой области деятельности организации.

Распоряжение относится к распорядительно-организационным формам управления организацией. Они бывают следующих видов:

• относящиеся к ограниченному периоду времени;
• охватывающими длительный период.

Пример распоряжения руководителя организации

Важные нюансы

• Если задачу следует выполнить в конкретные сроки, то их обязательно указывается в тексте распоряжения. Это позволит сотрудникам правильно распределить время и запланировать деятельность таким образом, чтобы решить проблему к назначенной дате.
• Если задача охватывает продолжительный промежуток времени, то следует указать конкретную и четкую цель, к которой должны двигаться сотрудники, указанные в распоряжении. Для достижения этой цели должны производиться определенные действия на основе внутренних нормативных актов.

Нечеткая формулировка, размытость задач и сроков приводит к тому, что у указанных работников снижается мотивация и исполнительская дисциплина.

Любое распоряжение должно быть обоснованным, то есть при его составлении требуется:

• указать норму закона, согласно которой составлялся данный документ;
• внести объективные обстоятельства, которые потребовали составления.

Наиболее эффективным является распоряжение, которое составлено четко, с конкретным указанием тех задач, которые должны быть решены.

Распорядительные документы

Март 10th, 2013 admin

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Основными видами распорядительных документов являются:  постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и властными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.

Указание – распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методики прочих руководящих документов.

Приказ – широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.

Решение – правой акт коллегиального или совещательного органа министерств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Распоряжение – один из видов распорядительных документов, носящих характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости выполнения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.

Данный вид документа используют руководители государственных органов власти, руководители администраций на местах, а также организаций, учреждений, предприятий и фирм.

Опубликовано в рубрике Распорядительные документы

Согласование

Проекты приказов подготавливаются специалистами структурных подразделений организации. Это логично, поскольку руководитель фирмы не может во всех подробностях вникнуть в обстоятельства и нюансы каждого вопроса, в связи с которым издаётся приказ. А вот правильное оформление – задача службы делопроизводства. Но если вы пока не можете позволить себе специалистов «по бумажкам», вам стоит представлять в общих чертах принципы и особенности оформления приказов по ОД.

Перед принятием приказ нужно согласовать с руководителями структурных подразделений и другими вышестоящими должностными лицами. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся какие-то существенные изменения, его нужно согласовать ещё раз «с нуля». Если же изменения незначительны и не влияют на смысл документа, в повторном согласовании нет нужды.

Порядок работы с распорядительными документами

Порядок работы с распорядительным документом зависит от
того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.

Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение,
должны его обсудить на заседании.

Порядок работы над постановлением и решением
включает:

1. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.

2. Оформление протокола заседания коллегиального органа.

3. Издание распорядительного документа.

Как видим, непосредственно подготовка постановления и
решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь – обсуждение вопроса.
Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола
готовится распорядительный документ.

Порядок работы над приказом, распоряжением,
указанием: в условиях единоначалия никаких предварительных
действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать
распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после
чего подписывает его.

Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с
компетентными должностными лицами организации.

Все вышеизложенное – какие распорядительные документы кем
издаются – можно представить в виде блок-схемы (рис. 2).

Правила оформление распоряжения

Распоряжение или приказ подготавливаются на специальном бланке, содержащем полное наименование предприятия и название документа.

Необходимо соблюдать определенные правила, касающиеся оформления такой документации:

1. В верхней части ставится наименование организации.
2. Распоряжение имеет порядковый номер, то есть место документа среди изданных с начала года документов, к которому приписывается буква «р»: например, № 35р.
3. Вписывается название документа, то есть причина, по которой составляется распоряжение, например, «Об обеспечении исполнения плана поставки … на 3 квартал».
4. На нем проставляется дата составления.

Затем следует основная часть, в которой:

• приводится обоснование или основание для написания распоряжения (например, «Во исполнение приказа…»);
• приводится лицо или список лиц, которых касается данный документ. (полностью указываются их ФИО, должности);
• подробное указывается задача, которая на них возлагается;
• обозначается срок исполнения.

Руководитель назначает ответственного за исполнение, которого также нужно вписать в документ, или оставляет право проследить за выполнением распоряжения за собой.

Внизу ставиться подпись руководителя или уполномоченного им лица, печать. При наличии приводится перечень прилагаемых к распоряжению документов.

Содержание распоряжения

Регистрационный номер распоряжения представляет собой порядковый номер документа в общей массе изданных с начала календарного года ОРД этого вида с добавлением строчной буквы «р» (например, № 10р).

Заголовок распоряжения указывается в левом верхнем углу документа, в нем содержится очень краткая суть директивы в виде ответа на вопрос «О чем?». Примеры заголовка (наименования) ОРД – «Об обеспечении выполнения плана поставок продукции на 1 квартал», «Об утверждении бланков строгой отчетности».

Основной текст распоряжения условно состоит из двух частей: констатирующую и распорядительную.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта РФ или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть. Данный блок начинается словами “ОБЯЗЫВАЮ” или “ПРЕДЛАГАЮ”, набранными заглавными буквами. Слово располагается по центру страницы. Далее идет перечень действий, которые предписываются к исполнению. Обычно данный блок содержит перечень из нескольких пунктов.

Каждый пункт оговаривает одно действие, указывает срок исполнения и назначает лицо, которое будет контролировать исполнение действия. Здесь же указываются фамилии и инициалы конкретных исполнителей предписываемых действий. Иногда возникают ситуации, когда издаваемая деловая бумага должна пройти процедуру внешнего согласования. В этом случае оно направляется на экспертизу в вышестоящую организацию. В таком случае, согласующие визы сотрудники внешних инстанций ставят на оборотной стороне последнего листа деловой бумаги.

В том случае, если распоряжении исходит не от генерального директора, а от руководителя структурного подразделения и имеет целью решение оперативных вопросов, оно может быть оформлено по упрощенной схеме.

• Можно ли согласие на обработку персональных данных прописать в трудовом договоре

    

• Нужны ли путевые листы при компенсации за использование личного авто

    

• В какие сроки должен быть подписан коллективный договор при недостижении согласия между сторонами

    

• Как считать страховой стаж по трудовой книжке пример

    

• Листок нетрудоспособности и справка кэк на трудоустройство выдаются при какой нетрудоспособности

Типы распорядительных документов и их назначение

В организации используются различные типы распорядительных документов, каждый из которых выполняет свою функцию и имеет свое назначение. Некоторые из наиболее распространенных типов распорядительных документов включают в себя:

• Приказы: приказы являются основным типом распорядительных документов и содержат указания начальства о выполнении определенных действий или регламентации определенных процессов в организации. Приказы часто используются для командования подчиненными и обеспечения соблюдения установленных правил и процедур.
• Распоряжения: распоряжения выполняют роль инструмента управления, используемого руководством организации для указания на необходимые изменения в деятельности или принятие решений. Распоряжения часто содержат указания о распределении ресурсов, установлении приоритетов или изменении стратегии.
• Правила: правила представляют собой нормативный документ, в котором описываются требования, правила поведения и порядок действий. Правила могут касаться различных аспектов организационной деятельности, включая безопасность, конфиденциальность информации, рабочие процессы и многое другое.
• Инструкции: инструкции являются детальным объяснением процедур, политик или правил, которых должны придерживаться работники при выполнении определенных задач или процессов. Инструкции предоставляют подробные руководства по выполнению работы и часто включают шаги, сроки, рекомендации и примеры.

Дополнительные типы распорядительных документов также могут включать:

1. Директивы;
2. Регламенты;
3. Стандарты;
4. Положения;
5. Процедуры.

Каждый из этих типов распорядительных документов играет важную роль в управлении организацией и обеспечении эффективности ее деятельности. Они могут использоваться для установления правил и процессов, командования и контроля подчиненных, а также для обеспечения соблюдения установленных правил и процедур.

Распорядительные документы: приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.

Приказ оформляется на бланке  и содержит следующие реквизиты:

• наименование организации,
• наименование вида документа(ПРИКАЗ),
• дату (12.01.2021 или 12 января 2021  г.),
• регистрационный номер,
• место составления,
• заголовок к тексту,
• текст,
• подпись.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.

По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

• нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;
• формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. Можно указать и обобщённо, например: директорам институтов, руководителям структурных подразделений.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

• поручение;
• исполнитель (исполнители);
• срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

1. Признать утратившим силу распоряжение от 25 сентября 2014 г. Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Например:

ПРИКАЗ

04.03.2021                                                     № 3

Красноярск

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2021 ответственный: специалист  Петрова А.А.
3. Руководствоваться всем руководителям структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.
4. Контроль за исполнением  приказа оставляю за собой.

Директор    Софронова                                        О.Г. Софронова

Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.

Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Определение терминов и отличие понятий

Приказ – это правовой акт, составляемый единолично руководителем и регулирующий основную деятельность предприятия. Касается широкого круга лиц, чаще всего, всех работников.

Распоряжение – это правовой акт, который может создаваться как непосредственно директором предприятия, так и руководителями структурных подразделений.

Многие предприниматели предлагают своим сотрудникам сдельную оплату труда. Полезная информация на эту тему здесь.

Распоряжение касается решения текущих вопросов деятельности организации. Этот правовой акт может давать указание на доведение приказа до подчиненных.

Приказ и распоряжение имеют свою силу только в пределах юрисдикции того предприятия, филиала или структурного подразделения, глава которого подписал эти документы. То есть приказ о выходе на работу в выходной день всех сотрудников одного предприятия не распространяется на сотрудников другого предприятия.

Виды распорядительных документов.

Распорядительные документы вступают в свою законную силу после их утверждения руководителем фирмы. Или, непосредственно, с даты, указанной в самом документе.

Приказом утверждаются нормативные акты предприятия, перечни, списки лиц, имеющих право на что-либо (например, право подписи определенных документов), штатные расписания, прайс-листы, номенклатуры, стратегические планы развития предприятия и т.д.

Приказами также утверждаются списки комиссий для проведения инвентаризаций, списания основных средств предприятия, создание и расформирование определенных рабочих групп.

Приказами отменяется производство одних видов продукции и вводится производство других, утверждаются поставки некоторых материалов и сырья и т.д.

Для решения текущих, оперативных вопросов, возникающих перед предприятием, создается распоряжение. Этот нормативный акт касается только определенных, узких вопросов, которые необходимо разрешить для достижения основных целей предприятия.

Как открыть своё дело? С какими трудностями придётся столкнуться? Подробная информация есть в этой публикации.

Распоряжение касается небольшого, круга лиц, способных решить поставленную задачу и прекращает свое действие после их решения. Например, приказом было утверждено создание нового производственного участка.

Следовательно, в распоряжении будет решаться вопрос о закупке нового производственного оборудования и кадровой подготовке производственного помещения. Если привести пример – разница между понятиями видна сразу.

Условия создания организационно-распорядительных документов.

Приказ и распоряжение: определение

Приказ и распоряжение — это локальные правовые акты (ЛПА), издаваемые руководящим составом юридического лица (читайте как открыть ИП), государственного органа или административного субъекта. Приказ и распоряжение представляют собой задокументированное решение руководящих работников по организационным, оперативным, кадровым и иным вопросам деятельности организации.

И приказ, и распоряжение регламентируют, как правило, внутреннюю работу субъекта, однако могут затрагивать взаимоотношения с другими субъектами права в той мере, в какой это касается выполнения обязанностей сотрудников, ответственных за исполнение приказа или распоряжения.

Полномочные лица

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения, имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа

Основные отличия

А теперь постараемся выявить различия между этими видами документов:

• Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
• Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения:

1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, связанной с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).
2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.