Ошибки бухгалтера
Рассмотрим какие ошибки могут считаться счетными, а какие нет:
| Счетные ошибки | Несчетные ошибки |
| В бухгалтерскую программу были введены неверные исходные данные, например, оклад, дату трудоустройства, дату увольнения, процент для начисления премии и др.;
Сбой бухгалтерской программы, в результате чего заработная плата была рассчитана неверно; При расчете зарплаты к учету были принятые большие показатели по объему выполненной работы |
За один расчетный период зарплата была перечислена дважды;
Работнику перечислили зарплату на карту, а он ее получил в кассе; Работнику предоставили вычет по НДФЛ необоснованно; При расчете средней зарплаты были учтены исключаемые выплаты; Для расчета пособий или больничных в программу был введен неверный алгоритм; При расчете пособия был неверно рассчитан страховой стаж работника; Зарплату перечислили работнику, который в прошлом месяце уволился; По указанию трудинспекции работнику доначислили зарплату, а после суд признал указание незаконным |
Три варианта решения вопроса с переплатой отпускных
Есть, как минимум, три варианта решения проблемы с переплатой:
- Получить добровольные согласие работника на возврат долга и удержать из зарплаты.
- Вернуть переплату через суд.
- Простить долг работнику.
Но, не всегда при увольнении работника, за которым числится долг, излишне уплаченные деньги можно вернуть.
Незаконно требовать возврата отпускных, ели увольнение вызвано одной из таких причин:
- Работника призвали в армию.
- Работник увольняется по состоянию здоровья, что подтверждено медзаключением.
- Работника увольняют по сокращению либо в связи с реорганизацией, ликвидацией.
- Работник замещал временно отсутствующего работника.
- Причиной увольнения стали чрезвычайные обстоятельства.
Добровольный возврат долга
Если сотрудник согласится добровольно вернуть сумму переплаченных ему отпускных, бухгалтеру нужно получить от него письменное заявление. В нем работник должен указать, что он согласен вернуть работодателю сумму неотработанных отпускных путем удержания из текущей заработной платы.
Затем директор должен подписать приказ об удержании долга из заработной платы работника с указанием месяца, с которого бухгалтерия вправе начать удерживать необходимые суммы.
Бухгалтеру нужно придерживаться лимитов на удержание, которые установлены статьей 138 ТК РФ. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (письмо Минтруда от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142)
При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых налог уже удержан, то есть за минусом НДФЛ.
Затем при возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.
Проводка по начислению НДФЛ с отпускных тоже сторнируется. Образовавшуюся переплату по налогу можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.
Переплат образуется не только по НДФЛ, но и по страховым взносам. За текущий период нужно учесть корректировки по их начислению, а переплату отрегулировать дальнейшими платежами. Если в связи со снятием начисления отпускных в персонифицированном учете в ПФР по сотруднику образуются отрицательные значения, отчет у компании не примут. Поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период.
Возврат переплаты отпускных через суд
Если работник откажется вернуть долг добровольно, компания вправе обратится в суд.
Суммы (без НДФЛ), которые компания планирует получить с работника через суд, нужно перевести со счета 70 на счет 73.
Работодатель выиграл суд
Если суд выиграет работодатель, возвращенный долг нужно списать в корреспонденции со счетами 50 или 51.
Расходы нужно аннулировать и в бухгалтерском, и в налоговом учете.
Страховые взносы будут считаться переплатой, их нужно отразить в текущей отчетности как задолженность фонда.
Образовавшуюся переплату по НДФЛ можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.
Работодатель суд проиграл
Если компания проиграет, запрошенные суммы по возврату долга, нужно вернуть со счета 73 на счет 70.
Расходы в виде переплаченных отпускных нужно отразить на счете 91, в налоговом учете аннулировать. Страховые взносы в этом случае будут считаться правомерно уплаченными.
НДФЛ в случае победы работника считается удержанным и уплаченным правомерно, корректировки не нужны.
Часто суды ссылаются на Определение ВС от 05.02.2018 № 59-КГ17-19, где говорится, что в действующем законодательстве нет оснований для взыскания суммы задолженности с работника через суд, если работодатель не смог удержать отпускные за все неотработанные дни отпуска при расчете при увольнении. Поэтому выиграть суд будет непросто.
На это обратил внимание Минтруд в письме от 30.03.2021 г. № 14-3/ООГ-2784
Прощение долга работнику
Это самый простой выход, поскольку корректировки в учете будут минимальными и не будет никаких дополнительных затрат, например, на услуги юриста и пошлину в случае судебного разбирательства.
Если долг возник из-за неотработанного аванса, проводку по начислению отпускных нужно сторнировать, а сумму переплаты исключить из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до момента списания.
НДФЛ и страховые взносы суммы переплаченных отпускных считаются уплаченными обоснованно.
Списать долг работника можно либо по приказу директора, либо по истечении трехлетнего срока исковой давности. Делается это проводкой: ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70.
Контроль за выплатой отпускных
1. Расчет отпускных
Расчет отпускных следует проводить в соответствии с трудовым законодательством и коллективным договором. Необходимо учесть все факторы, влияющие на размер отпускных, такие как стаж работы, продолжительность отпуска и заработная плата. Для упрощения расчета можно использовать специализированные программы или таблицы рассчета.
2. Проверка данных работников
Перед началом процесса выплаты отпускных рекомендуется внимательно проверить данные всех работников. Убедитесь, что их персональные данные, стаж работы и другая необходимая информация верны. Также убедитесь, что все работники имеют право на отпуск и соответствующую выплату.
3. Учет отработанных дней и отпусков
Для контроля за выплатой отпускных необходимо вести точный учет отработанных дней каждого работника и дней, использованных на отпуск. Это поможет избежать ошибок в расчетах и предотвратить излишние платежи или недоплаты. Использование специальных программ для учета трудового времени может значительно облегчить этот процесс.
4. Аккуратное ведение документации
Все документы, связанные с выплатой отпускных, должны быть аккуратно оформлены и архивированы. Это позволит в случае необходимости быстро найти и предоставить документы для проверки или возможной аудиторской проверки. Документация также должна быть подписана и утверждена соответствующими лицами.
5. Правильное время выплаты
Оплата отпускных должна быть проведена вовремя и в соответствии с законодательством. Работники имеют право на получение отпускных перед началом отпуска или в установленный срок после его окончания. Опоздание с выплатой отпускных может привести к недовольству работников и возможным юридическим последствиям.
6. Консультации специалистов
Вследствие сложного характера трудового законодательства и изменений в нем, рекомендуется проконсультироваться с юристами или специалистами по кадровому делопроизводству для обеспечения правильности выплаты отпускных и соблюдения всех необходимых требований.
Регулярный и эффективный контроль за выплатой отпускных поможет удовлетворить потребности работников, соблюсти законодательство и избежать конфликтов или претензий
Обратите внимание на все детали и следуйте рекомендациям, чтобы обеспечить надлежащую выплату отпускных
Возврат сотрудником излишне выплаченной зарплаты в программе «1С: Бухгалтерия 8» (редакция 3.0)
работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата; в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (Письмо Роструда № 3044-6-0). Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную зарплату можно удержать из выплат сотруднику, в других – переплату придется доказывать в суде. Подборка наиболее важных документов по вопросу Согласие на удержание излишне выплаченной заработной платы нормативно-правовые акты формы статьи консультации экспертов и многое другое.
Когда излишне выплаченную работникам зарплату должен возмещать бухгалтер
Как отразить возврат излишне перечисленной зарплаты сотруднику? Для удержания излишне выплаченной заработной платы по данному основанию важно понимать, что под зарплатой понимается вознаграждение за труд, т. к
в отношении других выплат вышеуказанный запрет не действует. Излишне выплаченная заработная плата В ТК РФ указано, нужно ли писать заявление на удержание из заработной платы излишне удержанной суммы, — да, произвести возврат неправильно начисленной зарплаты, отпускных, неиспользованного подотчета разрешено только при наличии письменного подтверждения, то. Возврат заработной платы — проводки, документы Для того чтобы удержать излишне выплаченную сотруднику сумму заработной платы, необходимо получить его письменное согласие на удержание.
Действия работодателя↑
Ограничения при удержании
Что делать, если задерживают зарплату?
Даже в том случае, когда работодатель имеет право взыскать излишне выплаченную зарплату с сотрудника, существует ряд ограничений.
Во-первых, сделать это можно только с согласия работника. Если работник против – то придется идти в суд. При этом в статье 137 ТК РФ не говорится, как должно быть оформлено согласие работника – устно или письменно. Во избежание недоразумений, лучше зафиксировать согласие письменно.
Во-вторых, согласно статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Значит, период удержания может растянуться на несколько месяцев. По соглашению сторон возможно возмещение ущерба с рассрочкой платежа – например, работник будет отдавать не по 20%, а по 10% ежемесячно. В такой ситуации работник подписывает обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Если работник уволится до окончания выплат – работодатель сможет взыскать остаток задолженности через суд.
Оформляем удержание
После того, как согласие работника получено, работодатель издает приказ об удержании излишне выплаченной суммы. Издать приказ нужно не позднее месяца после обнаружения выплаты. Работника знакомят с приказом под роспись.
После этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника.
Удержание с уволившегося сотрудника
Что делать, если вы потеряли трудовую книжку?
Уволившемуся работнику необходимо направить уведомление о выявленной ошибке и предложение вернуть излишне полученную сумму. В уведомлении нужно указать, что, если бывший сотрудник не вернет излишне выплаченную ему сумму, работодатель обратится в суд.
Если бывший сотрудник отказался возвращать деньги, работодателю необходимо обратиться в районный суд. В ходе разбирательства работодателю придется доказать факт совершения счетной ошибки или вины работника.
К заявлению нужно приложить копии и оригиналы следующих документов:
- трудового договора с бывшим работником;
- документов по расчету и выплате заработной платы;
- акта о выявленной ошибке;
- уведомления, направленного работнику, с предложением вернуть излишне выплаченную сумму.
Удержание суммы ущерба с виновного лица
Если излишняя зарплата не подлежит возврату работником, работодатель вправе взыскать ущерб с бухгалтера, совершившего ошибку. Действия работодателя в этом случае зависят от того, заключен ли с виноватым сотрудником договор о материальной ответственности.
Причиненный работниками ущерб возмещается в порядке, приведенном в статье 248 Трудового кодекса. Так, если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.
При этом ни Трудовой кодекс, ни какой другой нормативный акт в настоящее время не предусматривают конкретный срок, в течение которого работодатель обязан произвести окончательное установление размера ущерба.
Если установленный для издания приказа (распоряжения) срок истек, взыскание ущерба может быть произведено только с согласия виновного работника или посредством направления обращения (иска) в суд.
Также только с согласия работника или в судебном порядке может быть взыскан ущерб, размер которого превышает средний месячный заработок работника.
Что делать работодателю
Выше мы рассмотрели, как поступить работнику, если на его счет поступили лишние деньги от компании, в которой он работает. Далее разберемся, как работодателю вернуть деньги, случайно перечисленные сотруднику, если тот не желает добровольно вернуть средства, и в каких случаях это допустимо.
Даже если работодатель вправе взыскивать с работника излишне выплаченную зарплату, здесь существуют некоторые ограничения.
- Сделать это можно исключительно с согласия работника. Если же он против – то вопрос можно решить только через суд.
- Общий размер всех удержаний при очередной выплате зарплаты не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ). Поэтому период удержания может растянуться на несколько месяцев. Допустимо возмещение ущерба с рассрочкой платежа по соглашению сторон: например, сотрудник будет отдавать каждый месяц по 10%, а не по 20%.
Важно! В данной ситуации работник должен подписать обязательство о возмещении ущерба. В документе нужно указать конкретные сроки платежей
Если этот работник уволится еще до окончания выплат, то работодатель вправе взыскать остаток задолженности с помощью суда.
Порядок оформления при удержании
Перечислим действия, которые предпринимаются для того, чтобы удержать излишне выплаченную заработную плату:
- Получение согласия работника;
- Издание приказа работодателем об удержании излишне уплаченной суммы. Это нужно сделать не позднее, чем через месяц после обнаружения выплаты. Работника следует ознакомить с приказом под роспись;
- Удержание работодателем оговоренной суммы из заработной платы сотрудника.
Задайте вопрос юристу бесплатно — оцените шансы на
успех
Судебное решение может понадобиться в тех случаях, когда сотрудник не соглашается на возврат или на удержание денежных средств. Также помощь суда необходима при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании. Наши юристы дистанционно помогут вам найти основания для возврата и правильно составить исковое заявление.
Работаем по всей РФ
+
клиентов физических лиц
лет
на рынке
Получитьконсультацию
+ 250 юристов
готовы помочь в вашей ситуации
Удержание суммы ущерба
Если излишний заработок, выплаченный случайно, не подлежит возврату, работодатель имеет право взыскать понесенный ущерб с бухгалтера, который, совершив ошибку, переплатил зарплату. Действия работодателя в данном случае будет зависеть от того, был ли заключен договор о материальной ответственности с сотрудником бухгалтерии.
Порядок возмещения ущерба, причиненного работниками, обозначен в ст. 248 Трудового кодекса. Например, если размер ущерба не превышает среднего месячного заработка сотрудника, то взыскание средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Такой приказ должен быть издан не позднее, чем через месяц с момента окончательного установления размера ущерба. Конкретный срок, в течение которого работодатель должен окончательно установить размер ущерба, не предусмотрен законодательством. Если срок, установленный для издания приказа, истек, ущерб могут взыскать лишь с согласия виновного работника или через суд.
Кроме того, ущерб, размер которого превышает средний месячный заработок сотрудника, может быть взыскан исключительно с согласия работника или в судебном порядке. В ходе судебных разбирательств работодателю нужно доказать факт совершения счетной ошибки или наличия вины работника.
Документы, прилагаемые к иску
Согласно ст. 132 ГПК РФ, к исковому заявлению работодатель должен приложить следующие документы:
- трудовой договор с бывшим работником;
- документы по расчету и выплате зарплаты;
- акт о выявленной ошибке;
- уведомление с предложением вернуть излишне выплаченную сумму, направленное работнику;
- копии заявления (по числу участников);
- документ, подтверждающий уплату госпошлины;
- доверенность, удостоверяющая полномочия представителя истца (если есть);
- расчет взыскиваемой или оспариваемой суммы.
Образец заявления
Исковое заявление о взыскании с работника излишне выплаченной ему зарплаты в
2024 году
Скачать
Порядок возмещения переплаты
В зависимости от ситуации по которой возникла переплата будет различаться и алгоритм ее возмещения:
- Работник получил выплату в размере более, чем положена из-за своих же махинаций (например, представленные документы содержали заведомо ложные данные) или переплата возникла из-за того, что работник не отчитался по авансу, либо не отработал его. В этом случае сначала нужно определить согласен ли работник на удержание, а также выяснить не прошло ли более одного месяца с даты установления переплаты. В том случае если работник не согласен на удержание переплаты, работодатель имеет право только обратиться в суд. Если работник дает свое согласие, то с его заработной платы нужно удержать переплату. При этом необходимо соблюдать правило 20% удержания, то есть с заработной платы за раз можно удержать не более 20% (138 ТК РФ).
- Переплата произошла в следствие ошибки бухгалтерии. В этом случае необходимо выяснить является ли бухгалтерская ошибка счетной. Если это та, то с зарплаты работника удерживается переплата, но не более 20% от зарплаты за раз. Если ошибка несчетная, то удержать переплату работодатель может только в том случае, если работник сделает это самостоятельно.
Причины возникновения излишне выплаченных отпускных
Рассмотрим основные причины возникновения излишне выплаченных отпускных:
1. Неправильное определение ставки отпускных
Одной из возможных причин является неправильное определение ставки отпускных. Нередко неправильно учитываются коэффициенты, предусмотренные трудовым или коллективным договором. Также может возникнуть ошибка при определении базовой заработной платы, по которой рассчитываются отпускные.
3. Отсутствие учета изменений в законодательстве
Часто причиной излишне выплаченных отпускных является отсутствие учета изменений в законодательстве. Правила и условия выплаты отпускных могут меняться со временем, а некоторые организации может не следить за этими изменениями или неверно применять их в своей практике.
4. Ошибки в учете отработанного времени
Ошибки в учете отработанного времени – еще один фактор, который может привести к излишне выплаченным отпускным. Неправильный учет отработанных часов или дней может привести к неправильным расчетам суммы отпускных.
Итак, основными причинами возникновения излишне выплаченных отпускных являются неправильное определение ставки отпускных, ошибки в расчетах, отсутствие учета изменений в законодательстве и ошибки в учете отработанного времени. Для предотвращения таких ошибок необходимо правильно применять законодательство, внимательно проводить расчеты и следить за изменениями в правилах выплаты отпускных. Также необходимо вести тщательный учет отработанного времени и проводить проверку расчетов перед выплатой отпускных. Это поможет избежать излишне выплаченных отпускных и снизить финансовые потери организации.
Проблемы с избыточными выплатами отпускных в 2024 году
В 2024 году возникли значительные проблемы в связи с избыточными выплатами отпускных, которые затронули множество компаний и работников. Эти проблемы вызвали недоверие и недовольство среди сотрудников, а также финансовые и юридические сложности для компаний.
Причины избыточных выплат отпускных
- Технические ошибки в системе учета рабочего времени.
- Неправильные расчеты по законодательству о труде.
- Отсутствие должной контроля и проверки выплат отпускных.
- Несоответствия внутренних правил компании и законодательных требований.
Последствия избыточных отпускных выплат
Избыточные выплаты отпускных влекут за собой ряд негативных последствий:
- Финансовые потери для компании, так как избыточные суммы выплачиваются работникам.
- Растущие требования работников к дополнительным выплатам.
- Риск возникновения юридических споров между работниками и компаниями.
- Ослабление доверия и недовольство среди сотрудников, особенно тех, кто не получил избыточные выплаты.
Как предотвратить проблемы с избыточными отпускными выплатами
Для предотвращения проблем с избыточными выплатами отпускных в 2024 году, компании могут применить следующие меры:
- Усилить контроль и проверку расчетов по выплате отпускных.
- Обновить и улучшить внутренние процедуры для расчета и учета отпускных.
- Обеспечить подготовку и обучение сотрудников, ответственных за выплату отпускных, о правилах и процедурах.
- Использовать специализированные программы и системы для автоматизации расчетов отпускных.
- Своевременно информировать сотрудников о любых изменениях в процедурах и правилах выплаты отпускных.
Компании в 2024 году столкнулись с серьезными проблемами в связи с избыточными выплатами отпускных. Эти проблемы могут быть предотвращены с помощью усиления контроля, обновления процедур и обучения сотрудников
Важно принять меры для избежания финансовых и юридических последствий избыточных отпускных выплат
Последствия для работников
Излишне выплаченные отпускные средства в 2024 году могут иметь серьезные последствия для работников. Вот некоторые из них:
1. Возврат средств
Работники, которым были описаны излишне выплаченные отпускные, обязаны вернуть эти средства. Работодатель имеет право требовать полного возврата всех переплат в отпускных.
3. Возможные правовые последствия
Излишне выплаченные отпускные могут стать поводом для правовых последствий. Работодатель вправе предъявить иск к работникам, заставив их не только вернуть средства, но и возместить ущерб, который был причинен ошибочными выплатами.
5. Усложнение процесса получения отпускных
После случаев излишних выплат работодатель может усилить контроль над процессом выплаты отпускных. Это может привести к увеличению бюрократии и усложнению процедуры получения отпускных работников.
7. Потенциальная потеря работы
В случае серьезных нарушений, связанных с излишне выплаченными отпускными, работнику может быть угрожает увольнение. Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор в случае систематического нарушения правил и отказа от возврата средств.
Понятие излишне выплаченных отпускных
Излишне выплаченные отпускные — это денежные средства, которые работник получил сверх суммы, которую ему действительно следовало выплатить в рамках предусмотренного законодательством размера отпускных. Такая ситуация может возникнуть, например, если работник получил двойное начисление отпускных или если произошла ошибка в расчете стажа.
Причины излишне выплаченных отпускных
- Ошибка бухгалтерии при подсчете денежных средств, подлежащих выплате в рамках отпуска
- Неправильный расчет стажа работника
- Дублирование начисления отпускных по техническим причинам
Как определить излишне выплаченные отпускные
Для определения излишне выплаченных отпускных необходимо проанализировать расчеты по выплатам в рамках отпуска и сверить их с правилами, установленными законодательством, и трудовым договором работника. Если обнаружено, что сумма выплаты превышает ту, которая была должна быть выплачена, то можно говорить о излишне выплаченных отпускных.
Что делать при излишней выплате отпускных
В случае обнаружения излишне выплаченных отпускных, работодатель имеет право требовать их возврата. Работник обязан вернуть излишне выплаченную сумму в течение установленного законом срока. Если работник отказывается вернуть излишне выплаченные отпускные, работодатель может предъявить иск о взыскании долга через суд.
В случае, если излишне выплаченные отпускные произошли по вине работодателя, он обязан вернуть работнику всю сумму денежных средств, а также возместить убытки, которые работнику могли возникнуть в связи с такой ситуацией.
Переплата зарплаты и других выплат – что делать в таком случае — Дело
Ответить chitatel закон могут менять по самым разным причинам. Если закон меняют с точностью до наоборот, значит он был технически неправильным, так? Ответить Что понимается под словосочетанием «техническая ошибка»?
Ответить chitatel исходя из логики Роструда, выраженной в письме от 01. Ответить Злобный главбух У нас что, в ТК есть определение техническая ошибка? К примеру, в ТК так-же написано, что оплата праздничных и выходных в двойном размере от оклада про надбавки не сказано в ТК. И что решил Конституционный суд РФ в 2018 году?
В каких случаях заявка не пишется Все законодательно обоснованные вычеты взимаются без письменного согласия служащего. К таким начислениям относят: НДФЛ гл. Но когда работодатель удерживает деньги из зарплаты служащего, он обязан соблюдать определенный лимит.
Как составить обращение Согласие работодателю служащие пишут в свободной форме. В тексте необходимо указать основание, размер и порядок взыскания. Вот как составить заявление сотрудника на списание займа с зарплаты в других случаях составляем по аналогии : Указать адресата — Ф. Вписать информацию о заявителе — его Ф. Озаглавить документ. Описать причину и суть обращения — кому и для чего перечислять средства. Указать размер и порядок взыскания.