Электронный документооборот между организациями

Платформа для работы

Ключевой вопрос: на чем работать? Поправки в ТК РФ дают два варианта – документооборот с использованием собственной цифровой платформы, которую компания разработает или приобретет на рынке, или портала «Работа в России». Кстати, с 2022 г. этот портал станет обязательным для компаний со штатом от 25 человек. Работодатели должны будут размещать там свои вакансии и отчитываться о соблюдении требований закона о приеме молодежи и инвалидов (нормы квотирования). Такие требования указаны в Законе РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1, в который летом были внесены поправки Федеральным законом от 28 июня 2021 г. № 219-ФЗ.

То есть у работодателей в любом случае будут аккаунт и личный кабинет на портале «Работа в России». Поэтому тем, кто решит перейти на ЭДО, логичнее выбрать этот портал. Однако остаются вопросы о персональных данных и конфиденциальной информации. Во-первых, при использовании портала, т.е. внешнего ресурса, придется брать у сотрудников отдельное согласие на обработку персданных. А если кто-то не согласится? Во-вторых, компании придется обмениваться внутренними документами через портал. Разрешает ли это политика безопасности? Более того, зайти на портал «Работа в России» можно через аккаунт на портале госуслуг. И через портал госуслуг сотрудник может получить свою электронную подпись (как у любого частного лица, у него есть такое право и возможность). И никто не отменял риск, что документы могут оказаться и здесь.

Цифровизация трудовых отношений – явление актуальное и нужное. Но закон пока оставляет много вопросов. И ответы законодателей на них хочется получить уже сейчас, чтобы новшества были удобны для сотрудников и позволяли оптимизировать затраты работодателей.

Как документально оформить ЭДО с государственными органами

Большинство госорганов перешли на электронный документооборот: ИП и юрлица могут оперативно взаимодействовать с налоговой службой, пенсионным фондом и фондом социального страхования.

Чтобы отправлять электронные документы в Фонд социального страхования, нужно заключить договор с оператором электронного документооборота, установить ПО, совместимое с ПО ФСС, получить ключ электронной подписи и заключить договор с ФСС о подключении к электронной системе. После этого страхователь считается участником системы ЭДО с ФСС и может подавать отчетность в электронном виде

Обмениваться документами с ФНС можно через любого оператора ЭДО. Каждый документ нужно подписывать квалифицированной электронной подписью.

Чтобы отправлять электронные документы в ПФР, сначала нужно заполнить заявление, в котором указано, что отчетность будет приходить в электронной форме, затем подписать соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Без этого соглашения ПФР электронные отчеты не принимает (бывают исключения, но они связаны с несовершенством программы в ПФР). На текущий момент в ПФР большинством организаций подается всего один вид отчета — СЗВ-М. В планах у государства, чтобы этот отчет начала принимать ИФНС вместо ПФР. В этом случае с ПФР не нужно будет заключать соглашение, так как сдавать им ничего не придется.

Все бланки можно скачать с
. Соглашение в двух экземплярах и заявление в трех экземплярах нужно подписать и подать в отделение Пенсионного фонда, рассматривать обращение могут от двух недель до месяца. О принятом решении ведомство сообщит в письменном виде.

В Фингуру есть отдел, сотрудники которого оформляют электронные подписи и подключают компании к контролирующим органам. Клиенту остается только подписать документы.

ЭДО и его преимущества над стандартным документооборотом

Мы уже отметили главный плюс — это удобно и быстро. Бизнес может за пару минут проводить базовые операции:

отчитываться перед органами;
обмениваться договорами с контрагентами;
оформлять акты с подрядчиками.

Аналогичные операции с бумажными документами занимают от одного до нескольких дней.

Переход на цифровой формат в работе с документацией — пока что не обязателен. Но есть отдельные случаи, когда другого выбора нет.

Например, некоторые формы отчётов органы принимают только в электронном виде. Среди них:

бухотчётность организаций;
статистические отчёты;
отдельные налоговые отчёты (например, декларация по НДС);
6-НДФЛ и РСВ, если у компании или ИП официально работает больше 10 сотрудников и т.д.

Бизнесу не обойтись без ЭДО, если он хочет участвовать в госзакупках. Его также используют в работе с прослеживаемыми и маркированными товарами.

Правительство Российской Федерации утвердило Концепцию развития ЭДО, и применение электронного документооборота будет обязательным уже в следующем году. Этапы внедрения цифровой системы в основные направления хоздеятельности бизнеса описаны в Концепции.

Иногда компании и предприниматели работают с ЭДО с самого начала. Оценим преимущества:

Критерий	Электронный документ	Стандартный обмен бумажными документами
Стоимость	Можно создавать любое количество файлов бесплатноСтоимость отправки одного файла устанавливают операторы, но, в среднем, цены варьируются от 5 до 9 рублей	Средняя стоимость одного листа бумаги, на котором печатается документ стандартного формата А4 — 1-1,5 рублейОтправка документов почтой обходится в 100-150 рублей, но стоимость зависит от количества документов и веса письмаУслуги курьеров для передачи документов — 200-400 рублей в рамках города. Может отличаться в зависимости от расстояния.
Хранение	Все файлы сохраняются в архиве. Это бесплатно	Хранение бумажной документации само по себе бесплатно, но нужно обслуживать архив — организовать помещение, покупать папки, стеллажи, шкафы
Срок отправки	Адресаты получают файлы по ЭДО в считанные секунды. Иногда время ожидания увеличивается из-за проблем со связью или сбоев в работе системы	Время доставки в обычном документообороте зависит от способа передачи. Почтовое отправление занимает, в среднем, от 4 до 14 дней. Курьерская доставка в рамках населенного пункта — до одного дня

Теперь подробнее рассмотрим порядок перехода на ЭДО.

Выбор оператора при переходе на ЭДО

Оператор ЭДО — организация, предоставляющая каналы связи для быстрого и безопасного обмена документацией. Аккредитацией таких организаций занимается ФНС, на сайте которой всегда можно посмотреть актуальный перечень операторов.

На что обязательно стоит обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

Тарифы. Не всегда самый низкий тариф внутри системы — благо. Лучше собрать статистику и проанализировать совокупную стоимость пользования за месяц или квартал, учитывая при этом то, что у контрагентов могут быть другие операторы ЭДО

Безопасность данных — обратите внимание на место и время хранения документации, как предоставляется доступ к данным архива при расторжении договора. Возможность интеграции с конкретной учетной системой, применяемой в компании — у малого и среднего бизнеса это, чаще всего, 1С:Предприятие

Простота — насколько удобен и понятен интерфейс программы для специалистов, которые будут ежедневно ею пользоваться.

Техподдержка — есть ли в договоре прописанный уровень обслуживания (SLA), каково время реакции на инциденты.

Роуминг и его стоимость — этот критерий особенно важен для случаев, когда контрагенты пользуются другими сервисами.

Возможность использования для обмена с налоговой.

Перечислим пять крупнейших игроков на рынке обмена обычными документами — договоры, акты, накладные:

Вендор	Интеграция с 1с	Отправка в ФНС	Роуминг	Маркировка
АО ПФ СКБ Контур	+	+	+	+
ООО Компания Тензор	+	+	+	+
ООО Калуга Астрал	+	+	+	+
ООО «Такском»	+	+	+	+
Сбер	+	+	+	+

Обратите внимание: 1С:ЭДО разработан и поддерживается Калугой-Астрал. Как и другой продукт, 1С:Отчетность, который позволяет отправлять в ФНС налоговые и бухгалтерские формы.. У любого вендора отчетность и ЭДО — это разные сервисы

Например, у Контура это Контур.Экстерн и Контур.Диадок соответственно. У СБИС и прочих аналогично.

У любого вендора отчетность и ЭДО — это разные сервисы. Например, у Контура это Контур.Экстерн и Контур.Диадок соответственно. У СБИС и прочих аналогично.

Предприятие может сдавать отчетность в Контур.Экстерн, потому что бухгалтерия так привыкла и там всё хорошо. А ЭДО организовать на СБИС, потому что крупнейшие контрагенты компании, с которыми идет самый иинтенсивный обмен документами, тоже используют СБИС и так получается проще и дешевле.

Большинство операторов ЭДО, которые не попали в таблицу, имеют онлайн-версии, поддерживают интеграции с востребованными учетными системами и предоставляют роуминг с другими операторами.

Индивидуальная ЭЦП каждому сотруднику нужна только одна, ей можно подписывать любые электронные документы в любых ЭДО.

Какими документами можно обмениваться по ЭДО

Все рабочие документы, участвующие как в бумажном, так и в электронном документообороте, делятся на несколько типов: формализованные, полуформализованные и неформализованные.

Формализованные

Формализованные документы используют для быстрых и автоматизированных ответов на требования Федеральной налоговой службы, обработки в учетных системах, подачи отчетности в контролирующие органы.

Формат формализованных документов утвержден Федеральной налоговой службой. Чаще всего это файлы с расширением XML, которые создаются по определенной структуре, благодаря чему приемный комплекс налоговой расшифровывает содержание документов и автоматически их обрабатывает.

К таким документам относятся:

Акт приемки-сдачи работ (услуг),
ТОРГ-2,
Товарная накладная (ТОРГ-12),
Счет-фактура (СФ),
Корректировочный СФ,
Исправленный СФ,
Исправление корректировки счета-фактуры,
УПД,
УКД,
Исправленный УПД,
Исправленный УКД.

Полуформализованные

Электронный документ считается полуформализованным, если к нему заполнена дополнительная информация (тип, номер, дата и другие параметры) в сервисе ЭДО.

К данному типу документов относятся:

Акт приемки сдачи работ (услуг),
ТОРГ-12,
Акт сверки,
Договор,
Счет,
Внутренняя накладная (ТОРГ-13) и другие.

Неформализованные

Неформализованные документы не имеют установленных требований и оформляются, исходя из потребностей организации.

Формат и форма неформализованных документов определяются на уровне организации. Иногда в компании есть какие-то общепринятые формы, но они, как правило, являются произвольными.

Примеры таких документов:

Акт приема-передачи ТМЦ на хранение,
Акт о приеме-передаче основных средств,
Накладная на отпуск материалов на сторону,
Акт о приемке выполненных работ,
Отчет агента,
Ценовой лист,
Прайс-лист и другие.

Отправка и получение документов в формате XML

С 1 января 2024 года вступают в силу новые правила в области электронного документооборота (ЭДО), которые предусматривают отправку и получение документов в формате XML.

Формат XML (eXtensible Markup Language) является универсальным форматом для структурирования и обмена данными. Он позволяет описать данные в иерархической структуре, что делает его удобным для передачи различных типов документов, включая счета, договоры, акты и другие.

Отправка документов в формате XML в процессе электронного документооборота обеспечивает высокую степень автоматизации обработки информации. За счет строго определенной структуры XML-документов, возможно автоматическое извлечение и обработка данных без участия пользователей.

Для отправки и получения документов в формате XML необходимо использовать специализированные программные решения, которые поддерживают этот формат. Такие программы позволяют создавать, редактировать и отправлять XML-документы, а также получать и обрабатывать XML-документы, полученные от других участников электронного документооборота.

При отправке документов в формате XML важно соблюдать требования к структуре и содержанию документов, установленные законодательством и применимыми стандартами. Также необходимо учитывать возможные требования и форматы, установленные отдельными организациями или институциональными заказчиками

В целом, использование формата XML при отправке и получении документов в электронном документообороте позволяет повысить эффективность и надежность процесса обмена информацией между участниками, упростить автоматизацию обработки данных и сократить затраты на обработку бумажных документов.

ЭДО в охране труда и СОУТ

Взаимодействие в вопросах охраны труда и проведения специальной оценки условий труда постепенно тоже переводятся в электронный формат. На рынке представлен широкий спектр узкопрофильных и универсальных программ ЭДО, позволяющих организовать формирование и обмен электронными документами по ОТ.

С помощью ЭДО по охране труда решаются такие задачи:

автоматическое формирование отчетов;
выпуск ЭЦП и ее использование для согласования документов;
отправка документов контрагентам;
планирование СОУТ;
планирование обучения;
планирование медосмотров;
учет СИЗ;
ведение статистики.

В каждой программе свой набор функций. К примеру, конфигурация 1С: Предприятие 8.3 «Производственная безопасность. Охрана труда» позволяет:

У других программ свои наборы функциональных возможностей. К примеру применение EcoStandard soft (ex-Dva14) позволяет выпустить ЭЦП для сотрудника прямо внутри программы, не задействуя внешние источники. С ее помощью можно организовать обучение сотрудников дистанционно — подгрузить в систему ЭДО не только данные о группах сотрудников и сроках обучения, но и сами обучающие программы.

ЭДО по охране труда продолжает совершенствоваться. В ближайших планах законодателей:

снять запрет на ведение электронных документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда (кроме целевого инструктажа);
предоставить возможность составлять отчет о СОУТ в электронной форме, а также проверять полномочия экспертов, проводящих СОУТ, путем запроса выписки из спецреестра в электронном виде.

Если у работодателя нет специализированных программ по ОТ, для оформления отдельных документов по охране труда можно использовать кадровый ЭДО.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.

Электронные документы — цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.

Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить .

Системы ЭДО — сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.

Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.

Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО — компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги — например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.

Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем .

В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки — электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки — сервисы в интернете.

Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты — например, на бумагу и доставку.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.

Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.

Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:

Наименование документа, место и дату его подписания.
Наименование организаций, которые заключают соглашение.
Термины и определения, которые содержатся в тексте соглашения. Здесь расшифровываются такие термины, как электронная цифровая подпись, электронный документооборот, направляющая сторона, получающая сторона, управляющий центр и многие другие.
Предмет соглашения. Им являются условия и порядок работы с электронным документооборотом.
Условия действительности квалифицированной электронной подписи.
Признание электронных документов равнозначными бумажным.
Порядок взаимодействия сторон при обмене документами. Здесь можно описать по пунктам работу с каждым типом документов: счетами-фактурами, накладными, различными актами.
Прочие условия.
Порядок разрешения споров.
Срок действия соглашения.
Реквизиты и подписи сторон.
Приложения к соглашению. Как правило, прикладывают перечень и указывают формат электронных документов.

Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения

Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать

Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, «Контур.Диадок», «1С-ЭДО», СБИС. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.

Бизнес может выбрать любого оператора из списка

Мы рекомендуем обращать внимание на такие параметры:

функциональность сервиса;
ценовую политику и пакеты услуг;
совместимость с другими системами;
поддерживаемые форматы документов (например, акты, накладные, договоры, счета-фактуры);
возможность международного обмена документами;
дополнительные расходы (например, на специальное ПО);
какие электронные подписи нужны для работы компании;
работает ли оператор в системе «Честный знак» — актуально для компаний, которые занимаются оборотом маркированных товаров.

Конвертирование документов

Процесс конвертирования документов выполняется с помощью специальных программ и онлайн-сервисов. Такие инструменты позволяют преобразовывать документы из одного формата в другой без потери информации и оригинального внешнего вида.

Одним из самых распространенных форматов для конвертирования документов является PDF (Portable Document Format). PDF файлы обладают высокой степенью совместимости и сохраняют исходное форматирование, шрифты, изображения и другие элементы документа. Поэтому PDF широко используется в электронном документообороте и считается стандартом для обмена файлами.

Важно отметить, что конвертирование документов должно выполняться с соблюдением требований к формату электронных документов, установленных законодательством. Некорректное конвертирование может привести к неправильному отображению информации, нарушению целостности документа или его неприемлемому изменению

На рынке существует множество программ и онлайн-сервисов для конвертирования документов. При выборе подходящего инструмента необходимо учитывать требования к формату документов, уровень конфиденциальности информации, доступность и простоту использования.

Для эффективного электронного документооборота компании должны обладать навыками конвертирования документов. Регулярное обучение сотрудников новым инструментам и технологиям конвертирования поможет повысить производительность и качество работы, а также снизить риски ошибок и нарушений требований ЭДО.

Что такое электронный документооборот и когда его можно применять

Электронный документооборот — юридически значимый способ организовать работу с документами, не используя бумажные носители. При этом в электронном формате создаются не копии, а оригиналы.

Его можно использовать для:

сдачи отчетности в ФНС, ПФР, Фонд социального страхования, Росстат
отправки контрагентам счетов-фактур, договоров, актов приема-передачи.

Электронные документы равнозначны бумажным, если составлены по утвержденной форме, с реквизитами и электронной подписью. На сегодняшний день ФНС утверждены электронные форматы для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и актов выполненных работ, другие документы можно сдавать в PDF или текстовом виде.

Какие программы можно использовать и сколько это стоит

Выбирая оператора ЭДО, сравнивайте варианты по базовым критериям: стоимость, простота интерфейса, оперативность реакции техподдержки и оператора, набор функций, возможность обмениваться с пользователями других систем (роуминг), совместимость с вашей бухгалтерской программой. Читайте отзывы и тестируйте сервисы (многие предлагают такую возможность).

Чтобы помочь вам с выбором, мы сравнили пять популярных операторов.

	Synerdocs	Контур.Диадок Если вы пользуетесь системой интернет-отчетности Контур.Экстерн, то у вас уже есть доступ в Диадок. Чтобы начать им пользоваться, откройте вкладку «Первичка» и выберите пункт «Все документы».	E-COM	СБИС	1С-Софт
Стоимость отправки документов	6,8 рублей за штуку (2 050 рублей за 300 экземпляров)	7 рублей за штуку (4 200 рублей за 600 экземпляров)	8 рублей за штуку (4 000 рублей за 500 экземпляров)	10 рублей за штуку (500 рублей за 50 экземпляров)	12,5 рублей за штуку (от 250 рублей за 20 исходящих экземпляров, но первые 90 дней бесплатно
Тестовая версия	✓	✓	✓	✓	✓
Стоимость интеграции с 1С/год	от 1 000 документов — бесплатно	11 800 рублей	от 12 500 рублей	от 6 000 рублей	16 800 рублей
Отправка документов в роуминге	✓	✓	✓	✓	✓
Цена сертификата ЭЦП	1 600 рублей	от 1 000 до 3 000 рублей	Нет информации	от 900 до 1 500 рублей	от 2 000 рублей

Когда выбрали программу, важно отладить процессы:

Утвердить порядок электронного документооборота.
Назначить ответственного за его ведение.
Организовать электронный архив.
Обеспечить электронной подписью сотрудника, который будет подписывать документы.

Подключение ЭЦП

Подключение зависит от вида ЭЦП. Согласно, статьи 5, ФЗ №63, подписи делятся на:

простую электронную подпись (“ПЭП”);
неквалифицированную электронную подпись(“НЭП”);
квалифицированную электронную подпись(“КЭП”).

Порядок получения каждого вида подписи отличается друг от друга.

ЭЦП является аналогом собственноручной подписи

Простая электронная подпись

Приобретение ПЭП отличается своей простотой. ПЭП создается при оформлении электронного документа посредством паролей, кодов и т.п.

Одна сторона заполняет документ, вторая сторона для подтверждения подписи, отправляет пароль на доверенный номер или адрес. Введение полученного кода в соответствующее поле, означает подписание документа.

Как правило, ПЭП используется при подаче заявлений в государственные органы.

Неквалифицированная электронная подпись

НЭП образуется посредством получения криптографического преобразования с помощью специального ключа.

С помощью НЭП можно идентифицировать отправителя и подтвердить, что документ не менялся.

Ее можно использовать внутри организации. Например, при обмене документацией в управленческих системах, по электронной почте и т.п.

Комментарий специалиста. Как и в случае с ПЭП, НЭП может являться аналогом собственноручной подписи, но только при условии, что стороны предварительно договорились об этом, или если имеется соответствующее требование законодательства.

Квалифицированная электронная подпись

КЭП является прототипом обычной подписи “от руки”. Наличие квалифицированной электронной подписи является достаточным основанием в части подтверждения действительности документа.

КЭП возможно получить в специальном удостоверяющем центре (если заявитель является физическим лицом)(сведения о наличии аккредитации можно посмотреть здесь) или в удостоверяющем центре ФНС России (для юридического лица, нотариуса и т.п.).

КЭП возможно использовать:

при представлении заявлений на регистрацию в ИФНС;
при передаче отчетной документации;
для участия в торгах;
при представлении документов в суд;
в иных случаях.

ЭДО и грузоперевозки

В логистической сфере ЭДО пока не стал обязательным, однако такие проекты находятся в разработке. С 1 сентября 2022 года при поддержке крупнейших операторов документооборота в России заработала информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). На сегодняшний день ЭПД используют как альтернативу бумажным документам, но с 2024 года подключение к системе планируют сделать обязательным.

С 1 марта 2023 года координаторы системы расширят перечень документов, которые возможно оформить с её помощью. Разрабатываются электронные форматы путевого листа, договора фрахтования и заказа (заявки). Уже используемые системой форматы транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда будут доработаны с учётом предложений участников рынка.

Оператор ЭДО «‎Калуга Астрал» разработал систему обмена 1С-ЭПД для пользователей программы 1С. Подключение к сервису сделает обмен электронными документами с участниками грузоперевозки и взаимодействие с ГИС ЭПД быстрее и проще.

Как перейти на ЭДО с контрагентами в 2023 году

Самая непростая, но и самая важная часть перехода на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами. Такая оптимизация позволит намного быстрее вносить документы в учетные системы, избежать потерь бумажных документов и упростит работу бухгалтерии.

С чего начинать переход от бумажного к электронному документообороту с контрагентами? Как и в любом другом случае — с анализа ситуации и составления плана. Алгоритм будет выглядеть так:

Выбрать и назначить сотрудников, которые создают, согласовывают и подписывают документы.
Составить перечень документов, которые будут оформляться в цифровом формате.
Определиться, как именно будет происходить работа — в онлайн-версии, в интеграции с учетной системой или в приложении для компьютера.
Выбрать оператора ЭДО.
Получить ЭЦП для работников, имеющих право подписи.
Постепенно перевести контрагентов на ЭДО.

Перечисленные этапы перехода на ЭДО универсальны и применимы для любой организации, независимо от вида деятельности.

Как перейти на ЭДО с контрагентами — пожалуй, один из основных вопросов, волнующих владельца каждой компании. Алгоритм несложен, важно лишь подготовить уведомление о новом формате взаимодействия.

Каких-то специальных регламентов законодательством по этому вопросу не предусмотрено, поэтому достаточно будет получить предварительное согласие партнеров и заключить соглашение, желательно в письменном виде. Форма может быть произвольной. Главное, в нем необходимо отразить:

сам факт перехода на электронный документооборот;
список документов, которые будут направляться в электронном виде;
нормативные акты, в соответствии с которыми планируется ведение ЭДО;
наименование выбранного компанией оператора.

Если контрагент выберет того же оператора, к работе можно будет приступить практически без перерыва. Как правило, операторы на своих порталах предоставляют образцы подобных соглашений, которые нужно лишь скачать и заполнить.

Мы подготовили для вас пошаговый гайд для перехода на ЭДО с вебинаром, инструкциями, судебной практикой и многим другим.

Перейти

Обязательный ЭДО и маркировка товаров

Подключение ЭДО стало обязательным условием для работы с системами маркировки и мониторинга товаров. Участникам товарного оборота необходимо передавать сведения в ГИС МТ «‎Честный ЗНАК», ФГИС «‎Меркурий» и ЕГАИС с помощью электронных, а не бумажных документов.

Пользователи «‎Честного ЗНАКа» обязаны отчитываться о заключении договоров купли-продажи с участием маркированных товаров с помощью электронных накладных: УПД и УКД. С 1 января 2022 года отправка документов через сайт мониторинговой системы запрещена для производителей, импортёров, оптовых и розничных продавцов. Отныне передавать сведения об обороте продукции необходимо с помощью операторов ЭДО. Информация о статусе электронных документов по-прежнему доступна в личном кабинете на платформе «‎Честный ЗНАК».

С 1 декабря 2023 года передавать сведения через операторов ЭДО обязаны государственные учреждения, заведения общественного питания, сельскохозяйственные производственные кооперативы и фермерские хозяйства.

Эксперты «‎Честного ЗНАКа» рассматривают два варианта работы с электронными документами. Те, кто применяет учётную систему 1С, могут воспользоваться предложениями по интеграции ЭДО с имеющимся у них программным обеспечением. Для тех, кто хочет работать с электронными накладными отдельно, есть возможность завести личный кабинет оператора документооборота.

«‎Калуга Астрал» – сертифицированный оператор ЭДО, программные решения которого соответствуют всем требованиям системы маркировки товаров. Модуль 1С-ЭДО, разработанный нашими специалистами, встроен в 1С, что позволяет не тратить время на освоение новой программы. Благодаря онлайн-сервису Астрал Докс работать со всеми организациями можно в одном удобном личном кабинете. Для обмена документами с партнёрами, которые подключены к другим оператором ЭДО, мы предлагаем бесплатный роуминг без дополнительных настроек.

Обмен информацией с другими мониторинговыми системами также происходит в электронной форме. К примеру, для товароучёта в ЕГАИС необходимо предоставить электронную товарно-транспортную накладную. Бумажный вариант накладной сохраняется для бухгалтерского учёта. Ветеринарные сопроводительные документы с 1 июля 2018 года формируются через ФГИС «‎Меркурий» только в электронном виде.

Сроки хранения электронных документов

Согласно новым правилам ЭДО, утвержденным с 1 января 2024 года, введены новые сроки хранения электронных документов. Эти сроки определяют, как долго организации должны хранить свои электронные документы в электронном виде.

В таблице ниже приведены основные типы электронных документов и их сроки хранения:

Тип документа	Срок хранения
Договоры и соглашения	10 лет
Финансовые документы	5 лет
Отчеты и протоколы	5 лет
Корреспонденция с клиентами	3 года
Трудовые договоры и документы	75 лет
Налоговые документы	5 лет

Важно отметить, что указанные сроки являются минимальными и организации могут сохранять электронные документы дольше, если это необходимо с учетом их внутренних процедур и требований законодательства. Для обеспечения сохранности электронных документов на протяжении всего срока их хранения, организациям рекомендуется использовать специальные системы электронного хранения и защиты данных

Для обеспечения сохранности электронных документов на протяжении всего срока их хранения, организациям рекомендуется использовать специальные системы электронного хранения и защиты данных.

Выводы

Документы, создаваемые с помощью систем ЭДО, должны соответствовать требованиям законодательства. Для расценивания электронных документов идентичными бумажным, необходимо соблюдать действующие в настоящее время правила.

В частности, электронная версия договора будет идентична его бумажной версии, если стороны договорились об этом. Кроме того, должна быть проставлена ЭЦП, которая является аналогом обычной подписи.

При соблюдении соответствующих правил, ЭДО можно распространить на все бизнес-процессы в организации — кадровый, бухгалтерский учет, сдача отчетности, подписание договоров и т.д.

Для возможности перехода на ЭДО, необходимо принять соответствующий локальный акт, получить ЭЦП, заключить договор с оператором, обустроить работу в организации, подключить ЭДО с контрагентами/ государственными органами.

В настоящее время намечается постепенная тенденция обязательного внедрения ЭДО во всех сферах. Бесспорно, за электронным документооборотом будущее. Ведь он позволяет не только упростить работу организации, но и сэкономить расходы компании.

Обратитесь к специалистам компании «Методичка» по всем возникающим вопросам в части подключения электронного документооборота.