Госдума готовит закон о возможности перевода бумажных документов в электронные

Цели и принципы перевода документов в электронную форму

В настоящее время в законодательстве Российской Федерации закреплено обязательное хранение многих документов в бумажном виде и установлены длительные сроки их хранения (до 75 лет). Это приводит к значительным затратам организаций. Так, например, затраты одного крупного банка на хранение бумажных документов могут составлять до 2,5 млрд. рублей в год.

Проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» (далее – законопроект) разработан во исполнение пункта 1.2 паспорта федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».

Законопроектом планируется ввести базовое регулирование создания юридически значимых электронных дубликатов бумажных документов и создать правовые основы для долговременного хранения документов в электронном виде, что позволит бизнесу заменить бумажные оригиналы документов на их электронные дубликаты при сохранении их юридической значимости.

В частности, законопроект регулирует следующие вопросы:

1. Устанавливаются требования к процедуре создания электронных дубликатов бумажных документов при соблюдении которых дубликат документа будет юридически равнозначен исходному документу. Сохранение юридической значимости обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий:

а) создание дубликата лицом, ранее подписавшим исходный документ, аккредитованным лицом, или иными лицами, предусмотренными федеральным законом; б) сохранение содержания и формы (визуального представления) исходного документа; в) подписание дубликата усиленной электронной подписью лица, позволяющей определить дату и время его подписания и др.;

2. Устанавливаются требования к процедуре конвертации электронных документов (перевод электронного документа из одного формата в другой), при соблюдении которых конвертированный документ будет юридически равнозначен исходному. Сохранение юридической значимости обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий: а) конвертация проведена надлежащим лицом; б) в конвертированном документе сохранены в неизменном виде содержание и структура исходного документа; в) конвертированный документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью лица (лиц), проводящего (проводящих) конвертацию и др.;

3. Предусматривается возможность сокращения срока хранения:

При соблюдении установленных требований срок хранения исходных документов может быть сокращен до одного года, по прошествии которого исходный документ можно уничтожить и не нести затраты на его хранение (иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации или нормативным актом Банка России).

Данная опция будет неприменима к следующим документам:

4. Устанавливаются условия для начала нового вида предпринимательской деятельности по юридически значимому хранению электронных документов (конвертации, созданию дубликатов): если компания не желает самостоятельно соблюдать требования к хранению электронных документов (конвертации, созданию дубликатов), она может обратиться к специальным организациям.

Такие организации по общему правилу будут подлежать аккредитации (разрешительный порядок выхода на рынок), кроме случаев, когда закон прямо наделяет такими полномочиями особых субъектов (например, сейчас отдельные права по юридически значимой конвертации есть у нотариусов).

По состоянию на ноябрь 2020 г. законопроект разработан Минэкономразвития и внесен в Правительство.

Письма Минфина о первичных документах

Согласно письму Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 организации могут использовать в бухучете скан-копии первичных учетных документов. Норма их использования устанавливается п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете».

В данном документе сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Такой документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом первичные документы следует хранить не менее пяти лет после соответствующего учетного года.

Далее в письме идет ссылка на ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Здесь говорится, что по общему правилу ведение бухучета и хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель компании. А компания сама формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

Из этого можно было бы сделать вывод, что скан-копии для целей бухучета применять можно, если так указано в учетной политике.

Однако в ст. 7 Закона № 402-ФЗ сказано: использовать скан-копии можно только в исключительных случаях.

Что относится к исключительным случаям, не расшифровано ни в статье закона, ни в письме Минфина. Однако в нашем случае это ясно из даты письма: 22 апреля. Это разгар пандемии коронавируса и сложившаяся в связи с этим неблагоприятная ситуация в хозяйственной жизни. В этот период, как вы помните, объявлялись нерабочие периоды, многим фирмам запрещали работать, некоторым – разрешали. В результате случился коллапс с документами. Потому и разрешили скан-копии.

Электронное хранение кадровых документов в организации

Первоначальная настройка программы «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 для работы с электронной подписью производится в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование. 

Рис. 1. Настройка электронной подписи

Для того, чтобы подписать электронной подписью приказ, в программе выполняются следующие действия:

1. В форме сохранения печатной формы установить переключатель в положение Присоединить к документу и выбрать нужный формат (например, Документ PDF/A (.pdf)) – см. рис. 2.

Рис. 2. Сохранение печатной формы

2. В форме списка присоединенных к документу файлов встать курсором на нужную печатную форму и в меню кнопки Электронная подпись выбрать пункт Подписать (см. рис. 3).

Рис. 3. Подписание присоединенного файла

Для того, чтобы выгрузить на диск подписанный электронной подписью документ, в меню кнопки Электронная подпись следует выбрать пункт Сохранить вместе с электронной подписью (см. рис. 4).

Рис. 4. Выгрузка подписанного электронной подписью документа

В результате электронный документ будет состоять из двух файлов:

• файл печатной формы в выбранном формате (например, PDF);

• файл отсоединенной электронной подписи по формату PKCS#7 (имеет расширение .p7s).

Такая комбинация файла печатной формы приказа и файла отсоединенной электронной подписи является юридически значимым электронным документом, если электронная подпись успешно проходит проверку подлинности. Проверить подлинность электронной подписи можно на , выбрав тип проверки Электронный документ. ЭП – отсоединенная, в формате PKCS#7 (см. рис. 5).

Рис. 5. Проверка подлинности электронной подписи

Безусловно, такой вариант хранения электронных документов не сможет обеспечить доступ сотрудников к своим электронным документам и к архиву предприятия.

Минфин России

Режим самоизоляции вернул в повестку дня тему с юридически значимым обменом сканами. Минфин России неоднократно разъяснял, когда в бухгалтерском учете допускается применение скан-образов первичных учетных документов.

В письмах от 22.04.20 № 03-01-10/32570, от 13.05.20 № 03-03-07/38785, от 02.10.20 № 03-03-06/1/86376, от 20.11.20 № 03-03-06/3/101451 ведомство напоминает, что нормы Закона о бухгалтерском учете и ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации” не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.

Что именно относится к исключительным случаям, не расшифровано ни в Законе, ни в письмах Минфина России. Между тем следует помнить о пандемии коронавируса и сложившейся в связи с этим неблагоприятной ситуацией в хозяйственной жизни. Как известно, в это время объявлялись нерабочие периоды, многим организациям запрещали работать, некоторым – разрешали. В результате произошел коллапс с документами, поэтому и разрешили скан-копии. Речь идет о ситуациях, когда, например, оригинал документа по не зависящим от контрагента причинам сложно передать на бумаге.

Это означает следующее. Применяемые для бухгалтерского учета электронные первичные документы должны соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью.

Причем Закон не предусматривает возможности принятия к бухгалтерскому учету электронных образов первичных документов. Соответственно, использовать такие документы в бухгалтерском учете нельзя (но можно в исключительных случаях с последующим получением документов, оформленных в установленном законом порядке). Причем руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Законом.

Учетная политика

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

В соответствии с п. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ приказом (распоряжением) по организации должно быть определено физическое лицо, ответственное за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе электронного документооборота в организации. В случае отсутствия данного приказа (распоряжения) таким ответственным лицом является руководитель юридического лица.

Организация самостоятельно формирует учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами. Исходя из ПБУ 1/2008, в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями. Причем руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Законом о бухгалтерском учете

Из сказанного можно было бы сделать вывод, что скан-копии первичных документов в бухгалтерском учете организации могут быть либо запрещены, либо разрешены, но в исключительных случаях. Между тем необходимо не забыть прописать и такое условие: после прекращения действия неблагоприятных обстоятельств должно быть обеспечено обязательное представление оригиналов. Без оригиналов документов все скан-копии будут недействительными.

При организации электронного документооборота с контрагентами организации рекомендуется уточнять у своих деловых партнеров, что они понимают под электронными документами – электронные образы бумажных документов (скан-образы) или электронные документы, поскольку работа с ними принципиально разная. В соответствии со ст. 6 Закона № 63-ФЗ контрагенты должны подписывать первичные документы одним способом: либо “живыми” подписями с обеих сторон, либо электронными (письмо ФНС РФ от 23.04.18 № ЕД-4-15/7760).

Электронные товарные накладные и акты

При внедрении электронного документооборота мы в первую очередь советуем пользоваться рекомендованным форматом. Так формализованный документ будет проще обрабатывать, искать и представлять в электронном виде в ФНС.

Но если же вы с контрагентами работаете с очень специфичными актами со множеством дополнительных данных и вам будет неудобно использовать формализованный акт приемки-сдачи работ (услуг), то можете и дальше отправлять документы по привычной вам форме. Формат при этом может быть любым: .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и так далее.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Если налоговые органы потребуют акты и накладные для проверки, то способ их представления будет зависеть от того, в каком виде были составлены эти документы.

Определиться с подписью и оформить документально

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи.

Кадровые электронные документы работодатель может подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

У работника выбор шире — он может применять УКЭП, усиленную неквалифицированную (УНЭП) или простую электронную подпись в зависимости от документа и системы, в которой будет происходить документооборот.

Для договоров обязательно применение КЭП работодателя и КЭП или УНЭП работника, остальные документы работники могут подписывать другими видами электронной подписи.

Информацию о проведении эксперимента в компании необходимо отразить в локальных нормативных актах: утвердить новые или изменить существующие. Например, к эксперименту относятся документы об использовании электронной подписи, о порядке обработки персональных данных работников и другие.

Также изменения необходимо внести в заключенные трудовые договора или соглашения. 

Шаг 3. Определяемся с техническим решением

Есть два способа работы с цифровыми файлами.

Веб-версия

Самый доступный и универсальный метод. Не потребуется устанавливать дополнительных программ. Достаточно найти оптимальный онлайн-сервис оператора ЭДО, зарегистрироваться и управлять документооборотом в личном кабинете.

Этим может заниматься ответственный сотрудник с доступом к кабинету. Алгоритм стандартной операции простой:

1. Сотрудник загружает документ на сайт.
2. Файл проходит все этапы согласования и заверения в установленном порядке.
3. Руководитель ставит на документе ЭП.
4. Сотрудник отправляет файл получателю.

Система работает и на компьютерах, и на смартфонах. В стоимость услуги входит только отправка. При невысоком трафике (менее 100 документов в месяц включительно) такой вариант будет выгодным, так что подойдёт бизнесу с небольшим количеством контрагентов.

Локальное программное обеспечение

Бизнес покупает специальное ПО, интегрирует его со своей учётной системой. С ним можно проводить внутренний и внешний документооборот и целиком автоматизировать всю работу с документами.

Возможностей у сервисов по ЭДО сравнительно больше, чем у веб-версий. С ними можно организовать полноценную работу с электронными документами:

• предоставить удалённый доступ всем сотрудникам, участвующим в документообороте;
• ставить задачи и отслеживать их выполнение, планировать операции;
• распознавать бумажные версии файлов;
• отслеживать сроки передачи документов и т.д.

Чтобы полноценно работать с сервисом, необходимо приобрести лицензию и установить ПО на компьютеры. Стоимость зависит от операторов и представленных функционалов, средний диапазон — от 2 до 20 тысяч рублей. Дополнительно нужно обучить сотрудников работать с ПО, оборудовать рабочие места, настроить ПК. Такой вариант больше подходит среднему и крупному бизнесу, который взаимодействует со многими контрагентами и регулярно проводит операции с документами.

Сервисы и продукты «1С» для перехода на кадровый электронный документооборот

Теперь подробнее рассмотрим решения от фирмы «1С», которые на мой взгляд, подходят для автоматизации электронного кадрового документооборота: «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Кабинет сотрудника», «1С:Документооборот» и «1С:Архив». Отмечу, что все эти решения можно применять самостоятельно в связке со сторонними сервисами, или единым комплексом систем от «1С». Пример типового единого решения на продуктах «1С» показан на рисунке 4.

Рис. 4. Архитектура организации электронного кадрового документооборота с помощью решений фирмы «1С».

Если в организации уже внедрена и используется система «1С:Зарплата и управление персоналом», то я рекомендую подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это не займет много времени и позволит оцифровать часть процессов и документов. На данный момент сервис позволяет в электронном виде подписывать с сотрудниками следующие документы:

• Приказ об отпуске;
• Приказ о приеме;
• Приказ о переводе;
• другие неформализованные документы, например, должностные инструкции или другие локально-нормативные акты компании.

В сервисе «1С:Кабинет сотрудника» возможно быстрое взаимодействие работодателя и сотрудника через мобильное приложение или веб-интерфейс. Работники кадровой службы компании создают привычные для себя документы в системе «1С:Зарплата и управление персоналом», а сотрудники получают и подписывают документы в своем личном кабинете. Также сотрудники могут отправлять заявления, запросы и знакомиться с расчетными ведомостями. При регистрации в личном кабинете сотрудник автоматически и бесплатно получает усиленную неквалифицированную электронную подпись, а также заключает договор на ее применение. Подпись хранится в личном кабинете сотрудника. Таким образом, для всех пользователей «1С:Зарплата и управление персоналом» переход на кадровый электронный документооборот значительно упрощается.

Работу с кадровыми документами можно эффективно организовать, с помощью системы «1С:Документооборот» — системы управления информационным контентом организации. В области работы с персоналом в ней могут содержаться рабочие и должностные инструкции, регламенты, нормативные акты, приказы по общим вопросам и другие документы, подлежащие подписанию или ознакомлению сотрудниками. Для работы с этими документами также можно подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника», значительно расширив список документов обрабатываемых в электронном виде. В случае использования системы «1С:Документооборот» редакции 3.0, интеграция с сервисом «1С:Кабинет сотрудника» работает прямо «из коробки». Для более ранних редакций интеграция потребует усилий специалистов.

Теперь разберемся, зачем в этой архитектуре нужна система «1С:Архив». «1С:Архив» — это система хранения долговременных документов, а практически все кадровые документы являются таковыми. Согласно требованиям законодательства, хранение документов с долгим или бессрочным сроком хранения требует соблюдения особых условий, например, наличия штампа времени, который гарантирует, что во время подписания документа сертификат электронной подписи был действующим, соблюдения специальных требований по безопасности, бекапированию данных и другие. Поэтому применение системы «1С:Архив» необходимо.

***

Электронный кадровый документооборот – это современная тенденция, позволяющая повысить эффективность соответствующих процессов и дающая компании и ее сотрудникам существенные выгоды. Автоматизируйте кадровые процессы, сокращайте рутинные операции по обработке документов, повышайте эффективность труда и результат будет заметен с первого дня. А наличие качественных информационных систем во взаимодействии с сотрудниками, повышает прозрачность взаимодействия и значительно повышает статус и привлекательность компании для сотрудников.

Разбираем новые форматы

Первичные учетные документы

Отдельные форматы первичных учетных документов теперь утверждаются двумя приказами:

1.   Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях (ДПТ), утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@.

2.   Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (ДПРР), утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@.

Оба формата заменяют старые форматы –ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) соответственно, и в то же время являются рекомендуемыми. Такой вывод можно сделать из Приказа ФНС от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329, который прямо говорит о том, что старые форматы отменяются в связи с принятием приказов по форматам ДПТ и ДПРР.

УПД и УКД

Как я уже писала, формат УПД и УКД заменят форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры. С ними надо разобраться подробнее.

Электронный формат УПД официально называется «формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» и утверждается Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.

Формат УКД – «формат корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру» – утвержден Приказом ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@.

Подробнее об УПД

Формат УПД выполняет 3 функции:

1.   Счет-фактура – СЧФ.

2.   Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) – СЧФДОП.

3.   Документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) – ДОП.

В данном случае первичный документ может быть аналогом как ТОРГ-12, так и акта выполненных работ.

Аналогично и формат УКД выполняет 3 функции:

1.     Корректировочный счет-фактура – КСЧФ.

2.     Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав – КСЧФДИС.

3.     Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав – ДИС.

Функции электронного формата и статусы печатной формы УПД отличаются. Следующая таблица поможет вам разобраться, какие формы бумажных документов соответствуют разным вариантам электронных.

Функции электронного формата УПД/УКД	Соответствие с печатной формой
УПД с функцией СЧФ	Форма счета-фактуры, утвержденная Приложением № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.
УПД с функцией СЧФДОП	Статус 1 в рекомендуемой форме УПД, утвержденной Письмом ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ в Приложении № 1 (счет-фактура и передаточный документ или акт).
УПД с функцией ДОП	Статус 2 в рекомендуемой форме УПД, утвержденной Письмом ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ в Приложении № 1 (только передаточный документ или акт).
УКД с функцией КСЧФ	Форма корректировочного счета-фактуры, утвержденная Приложением № 2 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.
УКД с функцией КСЧФДИС	Статус 1 в рекомендуемой форме УКД, утвержденной  (корректировочный счет-фактура и соглашение или уведомление об изменении стоимости).
УКД с функцией ДИС	Статус 2 в рекомендуемой форме УКД, утвержденной  (только соглашение или уведомление об изменении стоимости).

Получается, что на бумаге нормативно-правовой акт, утверждающий счет-фактуру, остался прежним, а для УПД и УКД появились письма с рекомендуемой печатной формой. В электронных же форматах счет-фактура перешел в формат УПД, а корректировочный счет-фактура – в формат УКД.

Важно! Форматы УПД и УКД являются обязательными только в части счетов-фактур. То есть для обмена электронными счетами-фактурами с 1 июля 2017 года обязательно нужно будет использовать формат УПД (для корректировочных – УКД) с функциями СЧФ или СЧФДОП (для УКД – КСЧФ или КСЧФДИС)

Такой вывод можно сделать из п. 9 и абз. 2 п. 1 .