Какие бывают электронные подписи, в каких случаях они применяются и как получить эцп

Какие бывают электронные подписи

Электронная подпись на документе — это аналог собственноручного автографа, оставленного на бумажном носителе. Закон №63-ФЗ определяет два вида электронной подписи (ЭП):

1. простая электронная подпись имеет минимальную степень защиты,
2. усиленная электронная подпись представляет собой шифрованный файл с двумя ключами и сертификатом для проверки.

Что такое простая электронная подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой несложное буквенно-цифровое обозначение, позволяющее пользователю авторизоваться в той или иной информационной системе, совершать в ней разрешенные операции. Чаще всего ПЭП представлена парой логин-пароль, где логином является электронный адрес или телефонный номер, а пароль сгенерирован самим пользователем или системой, с которой он намеревается взаимодействовать.

Сама по себе ПЭП не имеет юридической силы. К собственноручной подписи её можно приравнять, если об этом заключено специальное соглашение на сайте, внутри корпорации или между деловыми партнерами. Так, онлайн-банк одобрит перевод денег со счета, если получит подтверждение в виде цифрового кода, присланного на телефон или электронную почту клиента. Особое соглашение с клиентом позволяет приравнять сочетание «номер телефона + СМС-код» к личной подписи клиента. Кроме банковских операций, простую ЭП применяют:

• при обороте электронной документации внутри компании;
• для аутентификации и просмотра информации на государственных сайтах;
• для общения между деловыми партнерами, если между ними есть соглашение.

В системе ЕСИА подача запросов и доступ к электронным услугам на сайтах разрешается лишь после того, как получатель ключа ПЭП лично явится с паспортом в МФЦ, где будет идентифицирована его личность.

Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Усиленная ЭП – это созданный в дополнение к документу специальный файл с шифром. Его назначение – удостоверить личность автора и гарантировать неизменность информации в источнике. В отличие от ПЭП усиленную электронную подпись подделать практически невозможно: она генерируется специалистами, получившими от ФСБ лицензию на работу с программами шифрования. Без специального ключа открыть документ с такой подписью не удастся. Усиленную ЭП используют для подписи документов, которые на бумажном носителе должны иметь печать.

Усиленная подпись может быть неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП). Разница между ними – в степени доверия государства. НЭП генерируется для внутреннего электронного документооборота по произвольному криптографическому алгоритму, она действительна только для тех корреспондентов корпорации, с которыми имеется договор о признании юридической силы данной подписи. Без предъявления такого договора арбитражный суд признает контракт, подписанный НЭП, недействительным.  Сервис Налоговой инспекции генерирует для своих пользователей НЭП для подписания документов по налоговой отчетности из личного кабинета на сайте.  Не используется НЭП на портале Госуслуг, на ресурсах ПФР и ФСС, Росреестр, Росстат и др.

Как получить электронную подпись: пошаговая инструкция

Чтобы вы не запутались, приводим вам общий алгоритм действий:

1. Найдите в списке аккредитованный центр в вашем регионе или самый ближайший к нему.
2. Посетите центр лично или заполните заявку на его сайте.
3. Получите заявление, договор на оказание услуг и счет для оплаты на руки (или на свой электронный ящик).
4. Заполните и подпишите все документы.
5. Привезите полный комплект документов лично или отправьте на email центра отсканированные копии для согласования, если это возможно.
6. Оплатите выставленный центром счет.
7. Получите электронный ключ с подписью в центре. Для этого предъявите паспорт и квитанцию об оплате. Если высылали копии, предъявите оригиналы всех документов.

В разных центрах алгоритм действий может незначительно отличаться. Уточняйте все условия на сайте или по телефону.

Электронную подпись делают не более трех суток, в большинстве центров можно ее получить за один день. Но только при условии, что вы предоставили все необходимые документы.

Дистанционное поступление: варианты и особенности подачи документов в электронной форме

12 фев

108579

51

Читать позже

Вместе с ключом вы получите сертификат, подробную инструкцию по установке, а также все необходимое программное обеспечение.

Квалифицированная электронная подпись

Усиленная электронная квалифицированная подпись является наиболее защищенным вариантов ЭП. Создается при помощи криптографических средств, разрешенных к использованию ФСБ. Дополнительную гарантию безопасности подписи дает сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Сертификат подтверждает подлинность подписи, которую можно оспорить только судебным решением.

Использование КЭП определяется действующим законодательством РФ. Применяют ее:

• При сотрудничестве с различными государственными структурами и внутренними органами;
• Для работы с Интернет-ресурсами;
• Для участия в торгах (как государственных, так и коммерческих);
• Для работы с внутренним электронным документооборотом;
• В удаленных трудовых отношениях.

Формируется КЭП только в удостоверяющем центре, в работу которого также входит создание ключей и сертификатов. Аккредитованный удостоверяющий центр определяет и сроки действия сертификатов. При подаче заявления на изготовления ЭЦП сотрудники УЦ создают ключи ЭП и ключи для проверки ЭП, а обо всех изменениях в работе КЭП и рисках при использовании компания уведомляет в письменном виде. Об условиях применения и обеспечении безопасности КЭП сотрудники УЦ рассказывают при получении готовой подписи.

Особенности получения КЭП

Получить квалифицированную электронную подпись можно только в центрах, имеющих аккредитацию. Процесс аккредитации добровольный, а сертификат действует в течение 5 лет. Подавать заявку на проведение аккредитации могут организации, имеющие чистые активны в размере не менее 1 млн. руб., а также располагающие программным обеспечением для создания ЭП. ПО должно быть одобрено специалистами ФСБ

Еще одно важное условие: в УЦ должны работать минимум 2 сотрудника, занимающихся выдачей и созданием ЭЦП

Квалифицированный сертификат ЭЦП — это гарантия подлинности ЭП, документ, который создается при помощи ПО УЦ. Сертификат содержит информацию об уникальном номере, сроке действия и персональных данных владельца. Дополнительно сертификат может содержать точное название средств электронной подписи, УЦ, выдавший сертификат, ограничения в использовании ЭП и ключ для его проверки.

Для подписания официальной бумаги КЭП необходимо иметь средства криптографической защиты информации, ключ ЭП и ключ для проверки ЭП, сертификат квалифицированной ЭП.

Как оформить КЭП

Получить квалифицированную подпись можно только при личном обращении в УЦ. В офисе компании клиент заполняет заявку, а также предоставляет паспорт и ряд учредительных документов, если подпись делается для юридического лица. Если КЭП оформляется для участия в торгах, то дополнительно нужно иметь заверенную у нотариуса выписку из органов, занимающихся регистрацией ИП или юридических лиц. Выписка должна быть выдана не более, чем за 6 месяцев до обращения в УЦ.

При заказе КЭП необходимо предоставить СНИЛС, а если подача заявления осуществляется доверенным лицом, то и доверенность на выполнение операции. Если заявка заполнена правильно, то срок изготовления КЭРП не превышает 2 рабочих дней.

Как пользоваться КЭП

Использование КЭП для обеспечения ее безопасности возможно только в сферах, прописанных в сертификате

Еще одно важно условие работы с КЭП — сохранение конфиденциальности ключа. При получении подписи сотрудники УЦ дают рекомендации по неразглашению информации, касающейся закрытого ключа и сертификата

Если есть подозрение на нарушение конфиденциальности ключа — нужно незамедлительно связаться с УЦ и со всеми участниками электронного документооборота. Если работа сертификата была приостановлена или он был аннулирован, то пользоваться КЭП запрещено.

Юридическая сила КЭП

По Федеральному закону РФ 63-Ф3 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» все документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными подписанным собственноручно и могут использоваться в любых правовых отношениях. Исключения составляют лишь случаи, когда по закону РФ возможна подача документа только на бумажном носителе с оригинальной подписью.

Получение электронной подписи физическим лицом

Получение электронной подписи способствует взаимодействию гражданина с различными государственными органами и коммерческими организациями, не выходя из дома. Для каждого, кому приходилось обращаться в государственное учреждение лично, стоять в очереди, понятно, насколько удобнее делать то же самое online.

Области применения электронной подписи физическими лицами:

• Единый портал Госуслуги
• Подача заявления на поступление в высшее учебное заведение
• Трудоустройство
• Электронные торги
• Регистрация юридического лица или Индивидуального Предпринимателя
• Получение патента на изобретение

Большинство задач требует только идентификации личности и поэтому достаточно получить простую электронную подпись. Простая ЭП представляет собой комбинацию логин-пароль, SMS-код, известные только отправителю. Эти инструменты позволяют подтвердить личность автора и совершённое им действие, но не защищают от подделки. Постановлением Правительства РФ от 25.01.2013 № 33 установлен порядок использования такого вида электронной подписи для граждан в сфере услуг.

Простую ЭП можно сделать по упрощенной схеме самостоятельно или получить в МФЦ.

Для подачи заявления в МФЦ нужно при себе иметь паспорт и СНИЛС. Срок получения результата по заявлению на выдачу, подтверждение, восстановление простой электронной подписи в МФЦ составляет от 5 минут до 5 дней.

Вам выдадут бумажное уведомление, содержащее одноразовый код, который вводится в личном кабинете в настройках профиля на портале Госуслуги.

Сделать простую электронную подпись самостоятельно можно в офисной программе Microsoft Word. Для этого необходимо открыть документ, в главном меню перейти на вкладку «Вставка» и нажать кнопку «Строка подписи». В диалоговом окне укажите сведения, которые будут отображены под строкой подписи: ФИО автора, его должность и адрес электронной почты. После подписания документ нельзя отредактировать, поэтому все изменения должны быть сделаны заранее. Чтобы прикрепить электронную подпись к документу, нужно в меню перейти во вкладку «Файл», выбрать пункт «Сведения», нажать на кнопку «Защита документа» и в поле со списком выбрать пункт «Добавить цифровую подпись».

Если требуется удаление ошибочной электронной подписи из документа Word, нужно щелкнуть строку подписи правой кнопкой мыши и нажать кнопку «Удалить подпись».

Как продлить действие электронной подписи

Владельцы ЭП могут продлевать их как лично, так и удаленно. Для этого требуется действующий сертификат. Удаленный выпуск ЭП невозможен, если за период ее использования изменились данные владельца.

Обычно удостоверяющий центр заранее уведомляет о том, что срок действия ЭП истекает. Он также предлагает продлить ее, оплатив стоимость и следуя дальнейшим инструкциям. При удаленном продлении сертификата подписи новый автоматически записывается на тот же носитель.

Кроме того, можно перевыпустить ЭП, придя в офис удостоверяющего центра или в ФНС с документами (паспорт, СНИЛС, ИНН) и токеном.

Если срок действия ЭП закончился или токен перестал работать, то нужно выпустить новый сертификат.

Сроки изготовления ЭЦП

Главные временные затраты для изготовления ЭЦП приходятся на следующие этапы:

• сбор документов для подачи в Удостоверяющем центре;
• оформление заявки (лично или через сайт);
• получение счета (после рассмотрения заявки) и оплата услуги;
• непосредственное изготовление электронной цифровой подписи.

После рассмотрения всех необходимых документов и свидетельства об оплате Удостоверяющий центр приступает к изготовлению подписи, которое занимает всего около 1-2 часов. При некоторой оперативности ЭЦП можно получить даже в день подачи заявки. Существенно жкономт время клиентов возможность подать заявку онлайн с предоставлением отсканированных копий нужной документации. При таком способе подачи нужно будет предоставить оригиналы для сверки при вручении изготовленной ЭЦП.

Как подписывать документы электронной подписью

Порядок подписания документов не зависит от того, на каком носителе хранится ЭП . Однако перед тем, как подписать документы, нужно выяснить, какой вид подписи принимает контрагент: открепленную, совмещенную или встроенную. В первом случае файл подписи формируется отдельно от документа, во втором — создается файл, в котором содержится и ЭП, и сам документ, а в третьем подписание происходит прямо внутри документов .

От типа подписи зависит, с помощью какой программы, плагина или сервиса нужно подписать документ. Один из популярных УЦ — «Контур» — предлагает следующие варианты :

• «Контур.Крипто» для открепленной ЭП. Это бесплатный веб-сервис, который работает с сертификатами любых удостоверяющих центров;
• «КриптоАРМ» для создания открепленной или совмещенной подписи. Программа предлагает бесплатный пробный период, а затем нужно приобрести лицензию;
• «КриптоПро Office Signature» для создания встроенной ЭП в документах Word или Excel. Это платная программа;
• «КриптоПро PDF» для создания встроенной ЭП в PDF-документе. В программе Adobe Reader «КриптоПро PDF» можно использовать бесплатно, а в других случаях нужно купить лицензию.

Чтобы подписать документ ЭП с флешки или токена, нужно :

• проверить верность документа, так как после подписания его невозможно будет изменить;
• вставить флешку или токен в компьютер;
• открыть программу для подписания документа;
• выбрать сертификат, который установлен на флешке или токене;
• выбрать документ для загрузки;
• выбрать формат подписи, если это необходимо;
• нажать на кнопку «Подписать».

В случае если на контейнере закрытого ключа стоит пароль, нужно ввести его, чтобы подписать документ.

Способы получения

Физическое лицо может обратиться за получением электронной подписи в отделение УЦ, в МФЦ или через официальный портал госуслуги.

Через МФЦ

Получить ЭЦП физического лица можно через отделение многофункционального центра, имеющего соглашение о сотрудничестве с удостоверяющим центром (если нужна КЭП). Если нужна НЭП, то можно обратиться в любое ближайшее отделение.

Нужно помнить, что МФЦ не занимается оформлением электронной подписи. Сотрудники лишь принимают и проверяют документы, а после передают их в УЦ. Сроки оформления подписи через МФЦ от 10 до 14 дней.

Чтобы оформить ЭП клиент должен прийти в офис МФЦ с комплектом документов (удобнее записаться на прием предварительно на сайте или по телефону), заполнить заявление, приложить квитанцию об оплате услуги по выбранному тарифу. После проверки и принятия документов сотрудник МФЦ выдает расписку с уникальным номером, по которому можно отслеживать процесс изготовления ЭП.

Для получения цифровой подписи физическим лицом необходимо лично подойти в указанное время в офис МФЦ.

Через Удостоверяющий центр

Оформить электронную подпись напрямую через УЦ просто. На сайте выбранного центра нужно заполнить заявку. После ее подтверждения на почту придет счет, который нужно оплатить в течение нескольких дней. Далее, клиент собирает все необходимые документы и приходит в офис УЦ.

Изготовление ЭП занимает до 3 рабочих дней, но возможен и срочный выпуск. Получить ключ и сертификат ЭЦП пользователь может только лично при следующем посещении офиса. В тариф электронной подписи входит ПО для работы и носитель ключа.

Через портал госуслуг

Для работы на портале государственных услуг обычно используется два типа ЭЦП: простая или квалифицированная. ПЭП (простая электронная подпись) можно получить в режиме онлайн и бесплатно, а оформление КЭП требует посещения офиса УЦ.

Оформление простой ЭП

Получить простую электронную цифровую подпись для физического лица можно еще на стадии регистрации на сайте. Как сделать ПЭП:

перейти на сайт https://www.gosuslugi.ru/, выбрать форму для регистрации;

ввести все необходимые данные;

ввести полученный код (приходит в виде смс), который и является простой цифровой подписью, и заполнить профиль;

заполнить поля с паспортными данными, ИНН, СНИЛС.

Все данные, загруженные на портале, отправляются на проверку автоматически. Доступ к сервису открывается после подтверждения правильности информации. На этом процесс создания простой подписи закончен.

Если пользователю необходимо расширить возможности портала, то простую подпись можно перевести в неквалифицированную. Для этого нужно обратиться в отделение Почты России или МФЦ с паспортом и СНИЛСом. Сотрудники проверят подлинность и соответствие документов. При полном совпадении выдадут одноразовый код. Пользователь вводит его в настройках профиля личного кабинета.

Оформление КЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (этим термином называют и обычную квалифицированную ЭП) позволяет использовать все функции портала госуслуг с момента регистрации. Купить ЭЦП для физических лиц можно только в удостоверяющих центрах, имеющих необходимую аккредитацию. Стоимость ЭП варьируется от типа и возможностей, и составляет от 2500 до 10000 рублей, а сроки оформления не превышают нескольких дней.

Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись: обратиться в выбранный офис УЦ с паспортом, заявлением, ИНН и СНИЛС, а также с оплаченной квитанцией. Документы можно отправить предварительно через веб-сайт, но личное посещение для подтверждения личности и получения подписи необходимо.

Для Почты России

С 2018 г. во всех отделениях Почты России можно получать посылки и письма при помощи простого электронного ключа, который выглядит как смс-код. Оформление такой ЭЦП не займет много времени, нужно лишь:

• заполнить анкету на сайте Почты России;
• лично обратиться в ближайшее отделение с паспортом и заявлением на подключение услуги;
• подтвердить номер телефона, указанный в анкете.

После проверки данных сотрудник почты попросит подписать заявление на подключение услуги. В дальнейшем, личный код будет приходить на телефон в виде смс, или через специальное мобильное приложение. Оформляется такая ЭП бесплатно.