Указание ответственных лиц организации в печатных формах документов в 1с

Иные лица, имеющие право подписи

Уполномоченные лица организации — это лица, имеющие право подписывать документы за руководителя, главного бухгалтера, иных должностных лиц на основании приказа, доверенности или иного документа.

В печатных формах документов данные о таких уполномоченных лицах могут быть заполнены:

, если заполнены сведения в регистре Уполномоченные лица;
, путем выбора лица из справочника Физические лица.

Автоматическое подставление

Автоматическое подставление данных об уполномоченных лицах возможно для печатных форм следующих документов:

Реализация (акты, накладные);
Счет покупателю;
Счет-фактура выданный;
Корректировка реализации;
Оказание услуг;
Оказание производственных услуг;
Реализация услуг по переработке.

Для этого необходимо заполнить данные об уполномоченном лице в регистре сведений Уполномоченные лица: кнопка Главное меню – Все функции – Регистры Сведений – Уполномоченные лица.

В карточке уполномоченного лица заполняются следующие реквизиты.

Обязательными для заполнения являются поля:

За кого подписывает;
Уполномоченное лицо;
На основании.

Поле Пользователь обязательно к заполнению, если справочник Пользователи в 1С не пустой. Иначе данные по уполномоченному лицу автоматически заполняться не будут.

Назначить уполномоченных можно только для следующих категорий ответственных лиц, указанных в поле За кого подписывает:

Руководитель;
Главный бухгалтер;
Ответственный за оформление — используются только для печатной формы Универсального передаточного документа (УПД).

Для автоматического указания уполномоченного лица в печатной форме документов необходимо заполнить данные по нему в регистре Уполномоченные лица.

Тогда в печатных формах документов автоматически в сведениях о руководителе будут подставляться данные указанного уполномоченного лица.

Для автоматического указания уполномоченного лица в печатной форме УПД необходимо заполнить данные по нему в регистре Уполномоченные лица.

В печатную форму Универсальный передаточный документ (УПД) выводится лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни.

Ручное заполнение

Если указание данных об уполномоченном лице в печатных формах документов не требуется на постоянной основе, а необходимо только для подстановки в отдельные документы, то лучше осуществлять ручной выбор такого лица непосредственно в форме документа.

Вручную уполномоченное лицо можно выбрать в следующих документах:

Корректировка реализации — вкладка Дополнительно;
Оказание услуг — вкладка Дополнительно;
Оказание производственных услуг — вкладка Дополнительно;
Реализация (акты, накладные):
- вид операции Товары — ссылка Реквизиты продавца и покупателя;
- вид операции Услуги — ссылка Реквизиты продавца и покупателя;
- вид операции Товары, услуги, комиссия — ссылка Подписи;
- вид операции Отгрузка без перехода права собственности — ссылка Подписи;
- вид операции Оборудование — ссылка Подписи;
Реализация услуг по переработке — вкладка Дополнительно;
Счет покупателю — ссылка Реквизиты продавца и покупателя.

По указанным ссылкам и вкладкам открывается форма указания уполномоченного лица прямо в документе.

При этом введенная информация при записи документа автоматически записывается в регистр Уполномоченные лица.

Удаление сведений об уполномоченных лицах

Убрать вывод в печатные формы уполномоченного лица, временно исполняющего обязанности, можно:

Из самого документа в форме подписей ответственных лиц. Например, для удаления уполномоченного за оформление в документе Реализация (акт, накладная) — ссылка Подписи нужно очистить поле уполномоченного лица в поле Ответственный за оформление (УПД).

В регистре Уполномоченные лица нужно встать на строку с удаляемым уполномоченным лицом и нажать на кнопку Del (или использовать кнопку ЕЩЕ — Удалить).

Основные ответственные лица организации

Заполнение сведений о лицах

Сведения по главным ответственным лицам для вывода в печатные формы заполняются из карточки организации: раздел Главное — Настройки — Организации:

Руководитель;
Главный бухгалтер;
Кассир.

Указанные данные отображаются в печатных формах документов в местах, где проставляются подписи ответственных лиц.

Полный список документов, в печатные формы которых выводится подпись руководителя, можно посмотреть здесь. PDF

Полный список документов, в печатные формы которых выводится подпись главного бухгалтера, можно посмотреть здесь. PDF

Полный список документов, в печатных формах которых выводится подпись кассира, можно посмотреть здесь. PDF

Изменение сведений о лицах

Новые данные вводятся по кнопке Создать.

В форме данных ответственного лица указываются сведения:

Действует с — дата, с которой сведения по ответственному лицу будут отображаться в документах;
Физическое лицо — ответственное лицо, выбирается из справочника Физические лица;
Должность — должность ответственного лица, выбирается из справочника Должности.

В История подписи: Руководитель нажмите кнопку Создать.

Заполните данные по новому руководителю.

После сохранения данных по кнопке Записать и закрыть в форме История подписи: Руководитель отобразится информация по Иванову А. П. и Михайлову П.А.

Законный представитель налогоплательщика

Налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя (п. 1 ст. 26 НК РФ). Полномочия представителя должны быть документально подтверждены (п. 3 ст. 26 НК РФ).

Согласно ст. 27 НК РФ законным представителем налогоплательщика является:

Все остальные лица, в том числе сотрудники организации, могут быть только уполномоченными представителями, наделенными соответствующими полномочиями. Они вправе представлять интересы налогоплательщика в отношениях с налоговыми, таможенными органами, государственными внебюджетных фондами, а также другими участниками налоговых отношений (п. 1 ст. 29 НК РФ).

В чем принципиальное отличие законных и уполномоченных представителей? Полномочия законного представителяоснованы на доверенности, учредительных документах, нормах закона или акта уполномоченного органа (п. 1 ст. 182 ГК РФ, ст. 27 НК РФ), а потому распространяются на все аспекты деятельности налогоплательщика. Возможности уполномоченного представителя ограничиваются представительством интересов в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах.

Действия (или бездействие) законных представителей организации приравнивается к действиям (бездействию) этой организации (ст. 28 НК РФ). Для уполномоченных представителей такого равенства НК РФ не устанавливает.

Доверенность для электронного документооборота с налоговым органом выбирается из справочника Доверенности налогоплательщика и использует заполнение вкладок:

На вкладке Представитель указываются сведения о физическом лице, представляющем интересы организации в налоговом органе, и его полномочия.

При формировании налоговой отчетности Степанов Сергей Сергеевич будет указан как законный представитель организации.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Где в 1С 8.3 поменять главного бухгалтера и кассира — «Ответственные лица организации»

«Ответственные лица» в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) – это регистр сведений, который служит для того, чтобы в печатных формах документов отображались должности и фамилии подписывающих должностных лиц. Он не регистрирует фактический прием сотрудника на работу или перевод на другую должность, а влияет лишь на подписи в документах.

Где найти в 1С Бухгалтерия «Ответственные лица»? Руководитель, главный бухгалтер и кассир отображаются в разделе «Подписи» в форме организации (вкладка «Главное»):

Сведения об ответственном лице указывают на определенную дату, при этом в программе записывается история изменений. Таким образом, при распечатке документов отображение подписей будет зависеть от даты. Будут выводиться те ответственные лица, которые действуют на дату документа.

В программе 1С предусмотрены и другие ответственные лица – руководитель кадровой службы, ответственные за бухгалтерские и налоговые регистры, уполномоченный представитель, исполнитель. Они доступны в форме организации на вкладке «Ответственные лица».

Чтобы занести или изменить сведения об ответственном лице, нужно выделить его в левой колонке и нажать «Создать». Действующие ответственные лица отображаются в правой колонке с сохранением истории изменений.

Создание учетной записи ЭДО

Ответственные за регистры и статистическую отчетность

бухгалтерских регистров;
налоговых регистров;
статистической отчетности.

Бухгалтерские регистры

Для того чтобы данные о лице, ответственном за ведение бухгалтерских регистров и указанном в карточке организации, вывелись в печатную форму, необходимо в форме настройки отчета установить флажок Подписи на вкладке Оформление.

Налоговые регистры

Регистры налогового учета расположены в разделе Отчеты — Налог на Прибыль — Регистры налогового учета.

Для того чтобы данные о лице, ответственном за ведение налоговых регистров и указанном в карточке организации, вывелись в печатную форму, необходимо в форме настройки отчета установить флажок Подписи на вкладке Оформление.

Статистическая отчетность

Сведения об ответственном лице за подготовку статистической отчетности используются для заполнения информации о лице, составившем отчет, и его контактных данных в ряде форм регламентированной отчетности, например, в статистических формах:

Форма П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации»;
Форма 11 «Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) и других нефинансовых активов»;
и др.

Статистическая отчетность в программе расположена в разделе Отчеты — 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты — категория отчетов «Статистика».

Данные по должностному лицу, ответственному за предоставление статистической информации заполняются программой автоматически на Титульном листе отчета.

Изменение сведений о лицах

В форме лица, ответственного за подготовку отчета, указываются сведения:

Действует с — дата, с которой сведения по ответственному лицу будут отображаться в документах;
Физическое лицо — ответственное лицо, выбирается из справочника Физические лица;
Должность — должность ответственного лица, выбирается из справочника Должности.

Пример Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60.01.

Как заменить подписанта в печатных формах ТОРГ-12 и счета-фактуры?

При печати формы ТОРГ-12 и счета-фактуры в программном продукте 1С: Бухгалтерия в качестве подписантов по умолчанию указываются ответственные лица организации: руководитель и главный бухгалтер (Главное – Организации – Подписи ответственных лиц). Есть несколько способов заменить в этих формах подписанта на уполномоченное лицо.

В документе «Реализация товаров: Накладная» необходимо кликнуть по гиперссылке «Подписи» в подвале документа и в открывшейся форме указать нужные данные.

Программа запоминает, какое из уполномоченных лиц было введено последний раз по каждой из должностей, и во всех последующих документах реализации (накладная, акт выполненных работ), а также в исходящих в счетах-фактурах на аванс по соответствующей должности будут проставляться данные этого лица, даже если срок действия документа на право подписи уже (или еще) неактуален. Хронология указанных в документах реализации дат при этом не важна.

Поскольку правила автоподстановки последнего введенного уполномоченного лица записываются под каждого пользователя программы в специальном регистре сведений «Уполномоченные лица», то у разных пользователей они могут не совпадать и чисткой кэша не сбрасываются.

В счете-фактуре, созданном на основании накладной, подписи уполномоченных лиц «подтягиваются» из документа-основания. Эти данные автоматически подставляются в подвале счета-фактуры в соответствующие поля.

Данные поля можно отредактировать вручную: указать других подписантов, отличных от подписантов накладной. Но такие корректировки счета-фактуры в регистр сведений «Уполномоченные лица» уже не попадут.

Если же информацию о подписантах очистить совсем, в печатной форме счета-фактуры будет указаны ФИО руководителя и главного бухгалтера, а не уполномоченных лиц.

Форма счета-фактуры утверждается постановлениями Правительства. Вывод реквизитов документов-оснований на право подписи уполномоченных лиц в текущей форме счета-фактуры законодательно не предусмотрено. При этом внесение дополнительной информации в счет-фактуру не является правонарушением. При желании пользователи могут внести соответствующие доработки в конфигурацию 1С. Например, изменить макет печатной формы счета-фактуры силами программистов.

Способ 2 – Редактирование регистра «Уполномоченные лица» (для пользователя с правами Администратора)

Затем открыть для редактирования нужный регистр (Главное меню – Все функции – Регистры сведений – Уполномоченные лица). В указанном регистре внести необходимые изменения.

Часто используют начинающие пользователи.

Может подойти в том случае, когда исправить подписантов нужно однократно и при этом не используется электронный документооборот с контрагентом.

Необходимо открыть печатную форму готового документа и при активированном режиме редактирования (зеленый карандаш) исправить текст вручную, распечатать. Можно сохранить во внешний файл. При закрытии формы данные не сохранятся. При необходимости вывода из 1С на печать дубликата после закрытия формы потребуется повторное редактирование, что может привести к ошибкам и расхождениям с оригиналом.

Автор статьи: Екатерина Крянева

Добавление ЭЦП

Указание ответственных лиц организации в печатных формах документов

Для бухгалтера 1С — это не только учетная программа, но и помощник для создания многих печатных форм документов. Оформлять их необходимо правильно, иначе документ «не признают» налоговики, а это чревато для организации финансовыми потерями.

В соответствии с Законом:

Это значит, что в 1С необходимо правильно настроить список ответственных лиц для указания их в первичных учетных документах и регистрах БУ.

В этой статье мы расскажем, как настроить подписи:

Подписи ответственных лиц организации Подписи уполномоченных лиц организации

Заполнение сведений о лицах

Изменение сведений о лицах

В форме данных ответственного лица указываются сведения:

Заполните данные по новому руководителю.

Законный представитель налогоплательщика

Данные по уполномоченному представителю организации для сдачи отчетности вносятся в форму справочника Организация: раздел Главное — Настройки — Организации — ссылка Налоговая инспекция — Отчетность подписывает —переключатель Представитель.

Представитель;
Доверитель;
Нотариус.

Если доверенность выдана не от организации или ИП, а от законного представителя, то заполняется вкладка Доверитель.

Вкладку Нотариус заполняют, когда доверенность оформлена нотариально. Для отображения вкладки должен быть выставлен флажок Доверенность заверена нотариально.