Инструкция: заполняем и сдаем новый отчет об удаленных работниках

Форма и содержание отчетов

Форма рапортов зависит от периодичности. В зависимости от специфики деятельности их составляют:

• ежедневно — чаще всего для командированных и разъездных сотрудников;
• еженедельно — удобны для дистанционных работников;
• ежемесячно — при применении систем оплаты и мотивации;
• ежегодно — применяют при составлении финансового анализа и планирования расходов на проведение мероприятий, обучение и мотивацию персонала и др.

Стандартного бланка законодательство не устанавливает. И каждая компания вправе составить собственный шаблон и утвердить его в ЛНА.

Единственный отчетный документ, для которого уже есть унифицированный шаблон, — о командировке по форме Т-10а.

Если единой формы для конкретной деятельности не установлено, работник вправе составлять рапорт в произвольном виде. Обычно такая форма пугает сотрудников, и при написании они совершают ошибки:

• пишут сплошным текстом, сумбурно, нелогично, перескакивая с одной задачи на другую;
• указывают планы, но не отмечают результаты;
• сообщают о несущественных ежедневных деталях, но не уточняют важные итоги;
• боятся сказать о том, что не получилось;
• не анализируют результаты и не ищут пути решения новых проблем.

Для руководства важна четкость, последовательность действий и конкретный результат. Если что-то не получилось, не следует это скрывать. Не ошибается тот, кто не работает

Наоборот: важно отметить причину, объективные факторы, которые помешали выполнить работу, и предложить пути решения. Тогда руководитель оценит трудолюбие, инициативность и стремление человека принести пользу

Чтобы составить отчет правильно, ориентируйтесь на структуру, в которую необходимо включить следующие пункты:

1. Кому: ФИО и должность человека, которому предназначен документ.
2. От кого: личные данные работника.
3. Отчетный период, за который написан документ.
4. Перечень задач, которые стояли за определенный период.
5. Перечень реализованных заданий: здесь следует указать проведенные мероприятия и приложенные усилия (сколько переговоров проведено, сколько времени потребовалось на решение тех или иных вопросов, какие инструменты и материалы использованы и др.).
6. Список нереализованных вопросов: отметить причины, которые помешали их выполнить, пути решения.
7. План на следующий период.
8. Предложения сотрудника по улучшению вверенного ему участка.

Количество граф в документе зависит от того, за какой срок его пишут. Например, для ежедневных или еженедельных рапортов указывают краткий набор сведений — что и когда сделано, а анализ и планы здесь не требуются. Подробный анализ и предложения пригодятся в годовом отчете о проделанной работе, в который помимо поставленных задач обязательно включают итоги, анализ, предложения и вывод

Если в документе важно отразить показатели, цифры, денежные средства, то сделайте это при помощи таблиц и графиков. Их составляют в динамике сравнения с предыдущими периодами

В современном мире уже давно составляют отчеты в электронном виде. Самый распространенный вариант — в формате Word, а для табличного документа удобен Excel. Это зависит от специфики деятельности и отчетности. Если потребуется сдать документ по просьбе руководства на бумаге, то печатают его на обычном листе формата А4 и подшивают в папку.

Особенности для удаленной работы

С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.

Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде. В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.

Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее

Введение

 На удаленку сейчас переходят по двум причинам — «нас обязали так сделать» или «мы хотим уменьшить затраты». Раньше нахождение в одном помещении покрывало огрехи системы управления, но в онлайне все проблемы вышли на свет. Вот парочка веселых ситуаций от коллег по цеху и клиентов:

 — Сотрудник самовольно ушел в отпуск, а об этом никто не знал. Смайлики в чаты он раздавал щедро, но его работа не двигалась ни на йоту. 

 — Сотрудник работает, только если руководитель «нарежет» ему задач. Нет задач — нет работы, сам работать сотрудник не обучен

 — Руководитель лезет на стену от «а у меня скайп не подключается», «а как ввести счет-фактуру», «так я же Ивану писал в телеграм, что не хватает подписи» и т.д.

 — Сотрудник работает за просмотром сериалов — «мне нужно, чтобы на фоне что-то говорило, я даже не смотрю туда». Производительность на нуле, он заканчивает работу в 21, вместо 18 и думает «что-то с этой удаленкой меня совсем завалили работой, нужно поискать другое место»

 — Рабочий день у сотрудник начинает ближе к 12ти, невыспавшимся и злым от бегающих вокруг родственников. Заканчивает когда захочется, все равно никто не узнает, а выработку его измерять не умеют. 

В сухом остатке по удаленке есть и положительные, и отрицательные моменты:

Плюсы

 — снижены затраты на рабочие места (офис, оборудование, обслуживание)

 — расширены границы подбора персонала (нет больше территориального ограничения)

 — формализуется работа сотрудников

Минусы

 — повышается оборачиваемость сотрудников

 — увеличиваются затраты на программное обеспечение

 — нужно регламентировать работу сотрудников

Давайте разбираться, как воспользоваться плюсами и не прогореть на минусах. 

Как заполнить СТД-Р

Соблюдаем сроки подачи

Подать отчетность необходимо в установленный срок. Из этого вытекает пятое правило для учреждений – «Ориентируемся на дату представления отчета, указанную в государственном (муниципальном) задании». Дата, определенная в задании, должна укладываться в общий срок подачи отчета, утвержденный на уровне конкретного публично-правового образования. Так, федеральные учреждения должны представить органу-учредителю отчет о выполнении задания не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 47 Положения № 640). В Тульской области на основании Постановления Правительства от 25.08.2015 № 396 выбрали срок до 15 февраля, в Московской и Иркутской областях – до 1 февраля, а в Томске – до 15 января.

Важно, что даты, установленные в конкретном государственном (муниципальном) задании и порядке формирования и финансового обеспечения выполнения задания, могут не совпадать. К примеру, в заданиях, выданных на 2018 год федеральным бюджетным образовательным учреждениям высшего образования (информация размещена на официальном сайте bus.gov.ru), указана дата сдачи отчетности «до 1 февраля 2019 года» (вместо общего срока до 1 марта)

А бюджетные учреждения социального обслуживания Тульской области должны подавать годовой отчет до 25 января года, следующего за отчетным (вместо до 15 февраля).

Обеспечиваем достоверность сведений

Четвертое правило звучит так: «Оформляем и храним документы, подтверждающие выполнение показателей задания». Достоверность отчетной информации как раз и обеспечивают первичные документы, в которых отражено количество посещений, часов учебной нагрузки, получателей услуг, проведенных мероприятий, проданных билетов и пр. Эту и другую информацию проверяют как органы-учредители, так и органы внутреннего и внешнего финансового контроля. В частности, некоторые учредители требуют представить вместе с отчетом комплект подтверждающих документов, в частности, Рособрнадзор Приказом от 21.08.2018 № 1178 утвердил Правила осуществления контроля за выполнением государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) федеральными государственными учреждениями, находящимися в ведении Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки) или отчет об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности (это требование установили в Астрахани).

Чтобы подтвердить достоверность отчетной информации, скажем, по качественному показателю «Удовлетворенность населения качеством образовательных услуг», учреждение должно располагать такими документами, как отчет о результатах мониторинга качества образовательной услуги, анкеты, заполненные родителями обучающихся. А при проверке достоверности фактических показателей объема «Количество слушателей» и «Количество часов учебных занятий» могут потребоваться журналы учебных занятий, классные журналы и другие подобные документы.

Если учреждение не сможет предъявить подтверждения, контролеры сделают вывод о предоставлении им недостоверных сведений и невыполнении задания (поскольку неподтвержденные данные не будут «засчитаны»).

Требования к составу рабочего отчёта

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY: 1) Отработано в офисе: HH:MM 2) Отработано из дома: HH:MM 3) Итого отработано: HH:MM 4) Больничный: HH:MM 5) Часы за свой счёт: HH:MM

Что будет, если не представить отчеты

За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись. Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.

Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.

Сроки и периодичность сдачи отчёта об «удалёнке»

На днях мэр Москвы внёс окончательную ясность в вопрос о сроках подачи сведений, издав Указ от 15 октября 2020 года № 101-УМ, который вносит определённые поправки в Указ Мэра Москвы от 08.06.2020 N 68-УМ.

Срок подачи первого отчёта не изменился, т.е. сохранена дата 12 октября 2020 года.

Поправки коснулись периодичности предоставления сведений. Так, отменена еженедельная сдача. Теперь следующий отчёт необходимо подать только после того, как сведения из первого перестанут быть актуальными, т.е. если изменились какие-либо сведения (ФИО, номер документа и прочее). Отчёт направляется в момент принятия решения о внесении изменений и никак не связан с конкретным днём недели.

Ответственность за неразмещение отчета УК в ГИС ЖКХ

Административная ответственность предусмотрена в ч. 2 ст. 13.19.2 КоАП РФ.Наказание прописано только для должностных лиц:«Неразмещение информации в соответствии с законодательством РФ в ГИС ЖКХ или нарушение установленных законодательством РФ порядка, способов и (или) сроков размещения информации, либо размещение информации не в полном объеме, либо размещение недостоверной информации лицами осуществляющими деятельность по управлению многоквартирными домами, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 рублей».

На практике ничего неожиданного – именно столько и назначают:- предупреждение (решение Абаканского городского суда Республики Хакасия по материалу № 12 – 606/2020);- штраф в размере 5 000 рублей (решение Володарского районного суда г. Брянска по материалу №12 – 143/2020).

Иногда назначенные штрафы признают незаконными из-за процессуальных нарушений, в том числе при истечении срока давности.

Например, решением Благовещенского городского суда Амурской области по материалу № 12 – 950/2020 отменено постановление мирового судьи о назначении наказания в виде предупреждения из-за истечения сроков давности:«В соответствии с положениями ст. 4.5 КоАП РФ давность привлечения к ответственности за совершение правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 13.19.2 КоАП РФ, составляет 3 месяца со дня совершения правонарушения.Из буквального содержания Приказа Минстроя России № 114/пр следует, что информация об отчете должна быть размещена в течение I квартала текущего года за предыдущий год, в котором организация осуществляла деятельность по управлению МКД, если иное не установлено договором управления.В рассматриваемом случае (отчет за 2018 год) информация должна была быть размещена до 31 марта 2019 года. Следовательно, трехмесячный срок давности привлечения к административной ответственности по ч. 2 ст. 13.19.2 КоАП РФ истек 30 июня 2019 года».

После таких решений руководители управляющих организаций не стесняются обращаться с исками к жилищной инспекции о возмещении ущерба и компенсации морального вреда.

Например, решением Центрального районного суда города Барнаула Алтайского края по делу № 2 – 3984/2020 частично удовлетворен иск директора управляющей организации к Инспекции строительного и жилищного надзора Алтайского края.В иске директор указал, что мировой судья дважды прекращал производства по делам об административном правонарушении из-за истечения сроков давности. Директор УК понес издержки на юридическую помощь, а ещё он «испытывал чувство унижения, дискомфорта».Причинение морального вреда суд посчитал недоказанным, а убытки и расходы на представителя взыскал. Вместе с госпошлиной и почтовыми расходами суммарно вышло на 15 000 рублей.

Кроме штрафов управляющей организации может достаться предписание контролирующего органа. 

Из примеров можно привести дело № А32 – 36127/2021 из Краснодарского края. ГЖИ обнаружила отсутствие отчетов о выполнении договора управления многоквартирным домом за 2018 – 2020 годы в ГИС ЖКХ. Срок привлечения к ответственности истек, поэтому компании выдали только предписание с требование разместить отчеты. УК обжаловала предписание в суде, ссылаясь на нарушения при проверке, но проиграла три инстанции. 

Можно ли не предоставлять

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.

Рекомендации по подготовке отчётов по статусу проектов

Теперь вы знаете, что должно быть в отчёте о статусе проекта, но, возможно, у вас остались дополнительные вопросы. Эти рекомендации помогут вам создавать полезные и эффективные отчёты о статусе вашего проекта.

Как часто нужно создавать отчёты?

Частота публикации отчётности зависит от типа проекта, который вы ведёте. Если у вашего проекта короткие сроки или дела идут быстро, старайтесь публиковать отчёты о статусе проекта еженедельно. Если же инициатива, по которой вы отчитываетесь, является долгосрочным проектом, то, скорее всего, вам достаточно будет отправлять отчёты раз в две недели или даже раз в месяц. Самое главное — держать заинтересованных лиц проекта в курсе событий.

При использовании инструмента составления отчётности по проекту можно установить для себя задачу всегда публиковать отчёты о статусе в определённый день каждую неделю. Эти повторяющиеся напоминания позволяют легко информировать заинтересованных лиц независимо от того, отправляете ли вы еженедельные обновления статуса или ежемесячные отчёты о проделанной работе. В любом случае заинтересованные лица начнут ожидать ваших обновлений, что означает менее частые проверки с их стороны (к тому же они будут благодарны за то, что вы постоянно держите их в курсе).

Если отправлять отчёты регулярно, то можно обойтись без множества встреч по проекту (мы все знаем, что никто не любит ненужные совещания)

Экономьте время для более важной работы

Кто должен получать отчёты?

Это зависит от проекта и от того, кто в нём занят, но, как правило, планируйте отправку обновлённой информации всем заинтересованным лицам, работающим над проектом. На этапе планирования проекта вы должны были создать анализ заинтересованных лиц, куда также входят спонсоры и участники группы. Если вы в этом не уверены, обратитесь к своему плану проекта.

Даже если отчёт о статусе на этой неделе не касается конкретного участника группы, вы всё равно должны поделиться информацией со всеми

Важно, чтобы общий обзор был доступен всем. Участники, которым не нужно углублённо изучать отчёт, могут быстро просмотреть краткую сводку, в то время как другие, более заинтересованные, могут погрузиться в детали, которые вы предоставили

Читать о том, что такое анализ заинтересованных лиц проекта и почему он важен

Насколько подробным должен быть отчёт?

В отчёте о статусе не следует приводить все мелкие детали. Проделанная работа говорит сама за себя, вы просто сводите эту информацию и добавляете немного цвета. Рассматривайте отчёт как заголовок в газете: в него нужно включать только самую важную информацию о проекте, затрагивающую наибольшее число участников.

Вам нужно всегда указывать, всё ли идёт по плану или проект под угрозой либо отстаёт, предоставить краткий обзор того, что выполнено и что предстоит, а также добавить ссылку на другие ресурсы для тех, кому нужно больше подробностей.

Где писать отчёт о статусе проекта?

Лучше всего писать и делиться обновлениями статуса в инструменте управления работой. Ищите платформу, которая предлагает обзоры проектов, чтобы у команды был единый источник достоверной информации обо всей работе, связанной с проектом. Тогда, вместо управления проектами с помощью электронных таблиц, вы сможете хранить всю информацию — обновления статуса, проектные задания, ключевые цели и важные вехи проекта — в одном месте. Такая платформа также позволяет с лёгкостью делиться обновлениями, и все заинтересованные смогут легко найти предыдущие отчёты, не перегружая вашу почту.

Новый отчет об удаленной работе: тонкости

Начиная с 12 октября текущего года, все работодатели Москвы, согласно Указу № 97-УМ, обязаны перевести на удаленный формат работы не менее 30% сотрудников. В этом же документе закреплена обязанность работодателей на еженедельной основе отправлять сведения о работниках переведенных и не переведенных на «удаленку».

Помимо того, что есть проблемы с работоспособностью самого сайта, возникает ряд вопросов, как заполнять или сдавать сам отчет.

Мы постарались собрать максимально подробную инструкцию о том, как это сделать.

Для отправки отчета в первую очередь необходимо:

Обратите внимание, что входить в личный кабинет лучше через ЭЦП. Далее необходимо заполнить форму отчета, с указанием данных самой организации, численности сотрудников, не подлежащих переводу на «удаленку», численности сотрудников переведенных на «удаленку» и дополнительной информации о них (номер мобильного телефона, социальной карты, электронных проездных документов, госномере автомобиля)

Далее необходимо заполнить форму отчета, с указанием данных самой организации, численности сотрудников, не подлежащих переводу на «удаленку», численности сотрудников переведенных на «удаленку» и дополнительной информации о них (номер мобильного телефона, социальной карты, электронных проездных документов, госномере автомобиля).

При этом название организации, ИНН и ОГРН в отчете и личном кабинете обязательно должны совпадать

Заранее обратите внимание на корректность данных, в том числе лишние символы и пробелы, иначе система не примет отчет

Заполнить данные сотрудников можно двумя способами:

Оно автоматически заполняет необходимые данные, позволяет выбрать сразу несколько сотрудников, выдает при загрузке список сотрудников старше 65 лет, а также показывает какой процент сотрудников уже переведен на дистанционный режим и позволяет заполнить недостающие данные сотрудников (гос.номер автомобиля, номера проездных документов) и сформировать отчет для отправки в личном кабинете на сайте mos.ru.

Тем самым установка расширения существенно сократит время составления отчета и вероятность ошибок. Особенно это актуально будет в компаниях с большим штатом, а также тем, у кого список «удаленных» сотрудников будет периодически меняться.

Расширение доступно в следующих версиях программы 1С:

Устанавливается расширение в разделе Администрирование-Печатные формы, отчеты и обработки-Расширения. После установки расширения и перезапуска 1С, оно станет доступно на главной странице в разделе «Сервис».

Если у вас еще нет ЭЦП, необходимой версии 1С или у вас возникли трудности с установкой расширения, вы можете обратиться к нашим специалистам. Стоимость оформления ЭЦП составляет 600 руб/год, с тарифами на облачные версии программ 1С вы можете ознакомиться здесь.

Шаблон для отчёта о статусе проекта

Чтобы сразу же воспользоваться всем, что вы узнали в предыдущем разделе, просто воспользуйтесь этим шаблон отчёта:

Название отчёта:

Напишите здесь название отчёта. Для простоты можно указать название проекта и дату составления отчёта.

Состояние проекта:

В проекте всё по плану, он под угрозой или отстаёт?

Сводка:

Добавьте сюда краткое описание наиболее важных выводов из отчёта о статусе проекта. Учитывайте, что занятые заинтересованные лица, возможно, будут просматривать только этот раздел, поэтому включите в него все основные моменты или препятствия, о которых необходимо знать всему коллективу.

Ключевая область 1: общий обзор

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

Ключевая область 2: общий обзор

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

Ключевая область 3: общий обзор

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

Дополнительная информация и ссылки:

Дайте ссылки на соответствующие этапы проекта или более общую информацию о проекте, которая может понадобиться заинтересованным лицам. Этот раздел — возможность для участников группы углубиться в детали или понять, как проектная инициатива вписывается в более крупные стратегические цели.

Препятствия:

Возникли ли какие-либо проблемы? Как вы собираетесь их решить?

Дополнительные заметки:

Хотите добавить что-то ещё, чем нужно поделиться с командой? Каковы основные дальнейшие шаги?

Что будет за невыдачу СТД-Р

Если работодатель при увольнении не выдаст СТД-Р сотруднику с электронной трудовой книжкой, это нарушение аналогично невыдаче трудовой книжки. К нему применят меры ответственности по ст. 5.27 КоАП, если сотрудник направит жалобу в трудовую инспекцию или прокуратуру.

По ч. 1 ст. 5.27 КоАП штраф:

• 1-5 тыс. руб. (или предупреждение) — для должностных лиц;
• 1-5 тыс. руб. — для ИП;
• 30-50 тыс. руб. — для юрлиц.

Если работодатель уже совершал подобное правонарушение и вновь повторил его, ответственность ужесточается (п. 2 ст. 5.27 КоАП):

• 10-20 тыс. руб. (или дисквалификация на 1-3 года) — для должностных лиц;
• 10-20 тыс. руб. — для ИП;
• 50-70 тыс. руб. — для юрлиц.

Также к работодателю могут применить меры материальной ответственности. Например, если он не предоставит форму СТД-Р в установленные сроки или укажет в ней недостоверную или не соответствующую требованиям законодательства информацию о причинах увольнения сотрудника, из-за чего тот лишится возможности работать.

При таких действиях или бездействиях сотрудник не получает заработка, а потому работодателя обязывают возместить его согласно ст. 234 ТК РФ.

Отчет о выполненной работе

Работодатель ставит перед сотрудниками задачи. Он должен отслеживать процесс их решения. Для удобного отслеживания и получения всей требуемой информации составляется отчет о выполненной работе. Документ этот составляется с определенной регулярностью. Последняя зависит от нюансов работы конкретной компании.

Отчет нужен, в первую очередь, руководителю. Документ обеспечивает решение этих задач:

• Точная оценка качества и оперативности решения задачи.
• Формирование общей картины трудовой деятельности.
• Упрощение тактического и стратегического планирования.

Отчет также нужен и самому сотруднику. Документ решает эти задачи:

• Простая презентация своей работы.
• Эффективный самоконтроль.
• Простое выявление своих слабых и сильных сторон.

Отчет – это наглядное подтверждение, сколько работы выполнил сотрудник, насколько качественно он это сделал. Правильная работа с формой документа благоприятно влияет на деятельность компании в целом.

Единой формы документа нет. Особенности составления отчета зависят от его вида. Рекомендуется включить в документ эти положения:

• Список задач, которые были поставлены перед сотрудником.
• Конкретизация этих задач.
• Анализ деятельности работника.
• Предложения.

Предложения и анализ – положения, которые включаются в ежемесячный или ежегодный отчет.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий отчетный период (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

Оспаривание собственниками годовых отчетов УК

Здесь собственники обычно проигрывают. Они идут в суд, чтобы выразить свое несогласие с указанными в отчете цифрами.

Иногда собственники просто неправильно считают. Размер платы, перечень работ по дому утверждается на срок не менее года, и этот год может не совпадать с отчетным календарным годом. Например, управляющая организация управляет домом с лета прошлого года. Она пока еще не потратила все то, что было запланировано. В отчете такой компании собственники могут увидеть «экономию».

Другие собственники не могут доказать правильность своих расчетов. В это время у управляющей организации всегда найдется документ, подтверждающий какие-либо расходы, отраженные в отчете.

Пример: апелляционное Верховного Суда Республики Карелия № 33 – 2583/2020, которым оставлено без изменения Сегежского городского суда по делу № 2 – 239/2020.Истица просила признать за собственниками дома положительный финансовый результат (так называемую экономию в общей сумме 561 тысяч рублей).Суд отказал:«Претензии истицы сводятся к несогласию с отраженной в отчетах информацией в части стоимости выполненного текущего ремонта дома и, как следствие, сформированному управляющей компанией финансовому результату за отчетный период. Истица утверждала, что согласно ее самостоятельным расчетам ответчик указывает в своих отчетах о финансово-хозяйственной деятельности недостоверную информацию о финансовом результате своей деятельности…При этом из материалов дела следует, что расчеты истицы не подтверждены первичными документами, содержат цифры различных периодов деятельности ответчика, складываются ею произвольно…Суд первой инстанции пришел к обоснованному выводу об отказе в иске, поскольку истицей не представлены убедительные доказательства, опровергающие сведения, отраженные управляющей организацией в отчетах о своей финансово-хозяйственной деятельности».

Еще пример — апелляционное Верховного Суда Республики Хакасия по делу № 33 – 1303/2020.Тут отказали председателю совета дома. Она просила внести изменения в отчеты по дому, исключив из перечня работы, которые не утверждались общим собранием собственников, вернуть в резерв излишне израсходованные деньги.Суд отказал. Он сослался на положения договора управления о выполнении управляющей организацией неотложных работ и указал:«с учетом способа управления домом, ответчик в силу закона обязан обеспечивать нормативно установленные требования по содержанию и обслуживанию многоквартирного дома, производству текущего ремонта общего имущества… Доказательств того, что заявленные ответчиком работы проведены не были, стороной истца суду не представлено.Таким образом, доводы апелляционной жалобы о том, что в отчетах об управлении ряд работ ответчиком указывался как выполненный, но фактически работы не выполнялись, при этом денежные средства за такие работы ответчиком были получены, опровергаются материалами дела и установленными судом обстоятельствами».

Помните о наглядности

• Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
• Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
• Убирайте лишние знаки после запятой.
• Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

• Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
• Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
• Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
• Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

Разбор план/факт по июльским задачам

Создать большую эксельку за июнь — готово.

Подготовлен текстовый отчёт по работам за июнь, определены планы на июль и приоритеты.

Сделать новую цель: считать тех, кто провёл на сайте более 60 секунд в активном режиме — готово. Подробный отчёт будет скоро.

Внесение правок в оптимизацию в соответствии с изменениями конкурентов по списку — готово. Большие или маленькие изменения появились почти на всех страницах, кроме тех, которые в топ — 3 по большинству запросов.

Создание цельного позиционирования компании и стиля, в котором будет доноситься информация до людей — на паузе. Прорабатываемая концепция — «Компания с лучшим клиентским сервисом на рынке металлопроката». В связи с большим количеством конкретных задач, такая общая задача переносится в планы на неопределённое будущее.

Добавление раздела «Вопросы-ответы» на сайте — в процессе. Затянулось внутреннее обсуждение того, какие вопросы в итоге включать, какие бесполезны, и что же ещё туда добавить. Переносится на август.

Переделать «Службу контроля качества» из электронной почты в форму — готово.

Вернуть в каком-то виде форму заявки — готово. Форма заявки на отдельной странице, на всех страницах ссылка. Количество заявок восстановилось на том уровне, который был до всех этих изменений.

Завершён большой SEO-таск за июль (проверка всех систем, постановка задач по оптимизации, анализ статистики аналитикса и метрики, просмотр веб-визора).

Регулярное: ежедневная проверка позиций, отчётов систем мониторинга всего, ручная проверка заданий сайтовладельцам на размещение вечных ссылок, еженедельные отчёты по продвижению, еженедельные планёрки — всё было. Проведено ежемесячное тех. обслуживание сайта, но реальная работа в этом месяце свелась к проверке, что всё ок. По мелочи: поправили ссылку «Сделать заказ» в футере.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.