Заключение договоров в электронном виде

Достаточно ли скан-копии для защиты прав в суде

Судебная практика неоднозначна. Одна из сторон может отрицать подписание и отправку контракта. Другая сторона должна доказать, что скан-копия договора исходила именно от этого лица именно на этих условиях.

Доказательствами в пользу заключения договора могут быть:

• переписка по электронной почте, в которой оговариваются условия сделки;
• систематическая переписка, которая подтверждает реальное исполнение договора (вопросы оплаты, отгрузки, соблюдения сроков и т.д.);
• ведение переписки по адресам, указанным в скан-копии договора. 

При отсутствии переписки или неясности полномочий лица, подписавшего договор, доказать факт его заключения проблематично.

Суд признает договор незаключенным, если невозможно точно установить, что скан исходил от стороны, которая отрицает этот факт.

Если суду представлены разные копии договора, зачастую невозможно установить, какой вариант является истинным. В этом случае суд не примет этот документ.

В конечном счете решение суда зависит от конкретных обстоятельств дела, взаимоотношений сторон, содержания представленных документов.

В целом, совершение сделки путем обмена электронными копиями документов не противоречит закону. Однако скан-копии приобретают юридическую силу, равную оригиналам, только при соблюдении определенных условий на этапе оформления сделки. Неисполнение этих условий является рискованным, поскольку доказать факт заключения договора будет невозможно.

Видео об электронной форме сделки:

Как проходит процедура

Для проведения дистанционной сделки каждый из её участников обращается к выбранному им нотариусу, а подписание документов и их удостоверение проходят в ЕИС в электронном виде. Стороны заранее договариваются обо всех условиях сделки, а также решают, кто будет составлять проект договора (это может быть любой из них либо один из нотариусов). Если договор заключается в отношении объекта недвижимости, потребуется также определить, кто из нотариусов будет направлять документы в Росреестр для регистрации прав.

Непосредственно в нотариальной конторе процедура проходит по следующему алгоритму:

• нотариусы создают в ЕИС паспорт сделки и электронный проект договора в соответствии с условиями, согласованными сторонами;
• каждый участник в присутствии своего нотариуса подписывает экземпляр в электронном виде с использованием электронной подписи и бумажную версию договора, которая остаётся в деле нотариуса. Подписание документов в ЕИС происходит в специальном планшете. Это простой способ идентификации гражданина;
• все участвующие нотариусы удостоверяют подписанный договор при помощи своих квалифицированных ЭЦП, после чего договор хранится в системе (подписанная простыми электронными подписями каждой из сторон и квалифицированными подписями каждого из нотариусов);
• сделка регистрируется нотариусами в нотариальных реестрах.

Взаимодействие всех участвующих лиц обеспечивается через ЕИС с использованием видеоконференцсвязи через специально выделенный канал связи, зарезервированный заранее.

Договор, удостоверенный в дистанционном формате, считается заключённым в форме единого документа, подписанного сторонами. В ходе удостоверения такой сделки должны быть соблюдены общие требования, регламентирующие совершение нотариальных действий. До начала процедуры каждый из участвующих нотариусов:

1. идентифицирует личность обратившегося гражданина, представителя юридического лица;
2. убеждается в дееспособности физического лица и правоспособности организации, проверяет наличие в отношении них процедуры банкротства;
3. убеждается в наличии волеизъявления лица, разъясняет суть и последствия совершения нотариального действия.

Для удостоверения личности потребуется предъявить нотариусу паспорт или другой документ, предусмотренный Регламентом нотариальных действий. Это может быть, например, временное удостоверение личности, военный билет, удостоверение беженца и некоторые другие. Если у заявителя нет ни одного из нужных документов, нотариус вправе идентифицировать его личность через биометрическую систему, если его данные там есть.

Представитель физического или юридического лица должен также представить документы, подтверждающие его полномочия.

Как подписать электронный договор

Согласно п. 1 ст. 2 ФЗ № 63 электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединяется к электронному документу и удостоверяет лицо, подписавшее электронный документ.

Следовательно, подписание электронного договора — это присоединение к электронному документу набора цифровых символов, которые идентифицируют конкретное лицо. Сама подпись обычно генерируется компьютерной программой и может подтверждаться сертификатом ключа проверки такой подписи.

Технически подписание договора зависит от конкретной программы обмена электронными документами. Чаще всего в программе имеется функция «подписать и/или отправить» электронный документ. После нажатия и подтверждения действия пользователя программа присоединяет к документу сгенерированный набор символов, которые и идентифицируют лицо, его отправившее.

Через какие программы и сервисы можно заключать электронные договоры

Сегодня существует множество программ и сервисов, которые позволяют заключить электронный договор с использованием электронной цифровой подписи:

1. Электронные торговые площадки, где проводятся торги (Сбербанк-АСТ, СЭлТ, Российский аукционный дом).
2. Сайты микрофинансовых организаций, которые дают займы под проценты. Клиенты регистрируются, устанавливают программы для работы с электронной подписью и подписывают соглашения.
3. Различные учетные системы (Oracle, SAP, MSDynamics).
4. Системы электронного документооборота, например «Контур.Диадок».
5. Информационные системы, например портал «Госуслуги».
6. Специальные программы, например «КриптоАРМ».
7. Веб-сервисы, например «Контур.Крипто».

***

Сторонам предварительно необходимо заключить бумажное соглашение о том, при помощи какой программы и каким образом они будут проводить обмен электронными документами, как будут проверять факт подписания этих документов и соблюдать конфиденциальность полученной таким образом информации. Можно воспользоваться уже существующими сервисами, приведенными выше.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Договор».

Что такое договор управления и как он помогает удалённо сдавать квартиру?

Это соглашение можно подписать с частным риелтором или с риелторской компанией, которые будут следить за вашей квартирой, находить жильцов, заключать с ними договор, взимать оплату. Такие лица также могут взять на себя обязательства заниматься текущим ремонтом, оплатой коммунальных услуг, наймом клининговой компании. По факту, в договоре можно прописать всё, что угодно.

Реализуется это следующим образом:

• У владельца есть квартира или несколько квартир. Сам он находится в другом городе (государстве), сдавать в аренду имущество ему не удобно.
• Он один раз приезжает лично и заключает договор управления квартирой. В целом, сделать то же самое может и от его имени посредник при наличии доверенности.
• Также на риелтора оформляется доверенность, чтобы при управлении квартирой он мог подписывать договоры от имени собственника с жильцами.
• Все права и обязанности сторон детально регулирует договор. По соглашению агент может находить жильцов, оформлять с ними все документы, каждый месяц проверять состояние квартиры и счётчики.
• По договорённости агент вправе нанимать специалистов из клининговой компании, чтобы после одних жильцов привести недвижимость для переезда других в порядок.
• В текст соглашения можно внести и пункты по поводу ремонта. Однако это встречается редко.
• Агент также должен будет следить за поступлением оплаты за аренду квартиры каждый месяц на карту собственника. При этом такое лицо само работает за вознаграждение в виде процента, как правило.

Агентство «Реклама в интернете» настраивает кампании в Яндекс.Директе и Google Adwords. Этим занимается один удаленный сотрудник.

Проблема. Сотрудник работает на себя и оказывает аналогичные услуги еще нескольким клиентам. Он сам арендует офис в бизнес-инкубаторе с господдержкой и должен отчитываться по выручке перед администрацией города. В доходы от предпринимательской деятельности он не может включать свою зарплату, а подтверждать выручку обязан выпиской по расчетному счету ИП, а не распечаткой по личной карте физлица.

Решение. Агентство заключает договор не с физическим лицом, а с индивидуальным предпринимателем. Это может быть договор разработки, на оказание консультационных услуг или агентский. Такие отношения регулируются Гражданским кодексом как работа двух субъектов предпринимательства.

Преимущества. Компания не несет перед ИП никаких обязательств, кроме своевременной оплаты и предоставления информации для исполнения договора. А предприниматель отвечает перед заказчиком даже личным имуществом.

Налоги. Индивидуальные предприниматели сами рассчитывают и платят налоги. Отчеты за себя они тоже подают сами. Агентство платит только сумму по договору. Главное, правильно составить договор и оформить акты приемки-сдачи работ, чтобы расходы можно было признать в учете и вычесть из налогооблагаемой базы.

Электронные письма

Договор можно заключить и путем пересылки писем по электронной почте. Такой способ раньше вызывал много вопросов. Например: имеют ли письма, отправленные по электронной почте, такую же силу, что и письма, отправленные классическим почтовым отправлением. Но в последнее время с развитием интернет-технологий участники гражданского оборота признают легитимность отправленных писем. В ходе судебных процессов даже не ставится под сомнение легитимность того, что обмен письмами осуществляется не по почте, а по Интернету.

Пример из практики: суд признал, что стороны заключили договор посредством электронной почты, несмотря на то что сам договор требовал обмена документами по факсимильной связи 

ЗАО «Т.» обратилось в суд с иском о взыскании неосновательного обогащения в размере 640 000 руб. и процентов по статье 395 Гражданского кодекса РФ в размере 12 400 руб. Истец оспорил в суде как сам факт заключения договора подряда, так и факт выполнения работ подрядчиком.

Суды установили, что стороны согласовали все существенные условия договора и при этом ответчик исполнил свои обязательства. На довод истца о несоблюдении формы сделки суды ответили следующее. Действительно, согласно пункту 9.2 договора он считается заключенным посредством обмена документов по факсимильной связи. Тем не менее суд кассационной инстанции указал: «суды правильно пришли к выводу, что не имеет правового значения тот факт, что обмен документами произведен не по факсимильной связи, а посредством электронной почты» (постановление ФАС Московского округа от 19 сентября 2011 г. по делу № А40-125570/10-47-1097).

Внимание! Главный риск и сложность применения электронных писем состоит в том, как доказать, что письмо было отправлено именно контрагентом, а не кем-то другим. Ведь законом не закреплена обязанность организации иметь электронную почту

А уж тем более нет требования, чтобы наименование адреса электронной почты совпадало с наименованием организации. Электронную почту с любым названием может создать кто угодно за три минуты. Поэтому даже полное совпадение адреса электронной почты и наименования организации не служит доказательством того, что это сообщение получено именно от данной организации – стороны договора

Ведь законом не закреплена обязанность организации иметь электронную почту. А уж тем более нет требования, чтобы наименование адреса электронной почты совпадало с наименованием организации. Электронную почту с любым названием может создать кто угодно за три минуты. Поэтому даже полное совпадение адреса электронной почты и наименования организации не служит доказательством того, что это сообщение получено именно от данной организации – стороны договора.

Пример из практики: суд не принял электронную переписку в качестве доказательства и перечислил, каких сведений для этого не хватило 

ООО «А.» обратилось в суд с заявлением о признании недействительным решения налоговой инспекции в части отказа в возмещении 1 817 899 руб. налога на добавленную стоимость.

Чтобы доказать реальность совершенных сделок, ООО «А.» представило суду отчеты поверенного и электронную переписку с контрагентами. Суд не принял распечатку электронной переписки. Суд указал, что такая переписка сама по себе не свидетельствует о реальности хозяйственных операций, так как отсутствовали адреса электронной почты получателя и отправителя, сведения о времени и дате отправления электронного сообщения, а также о почтовом сервере, с которого отправлено электронное сообщение (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июля 2008 г. № Ф08-3751/2008 по делу № А32-20193/2007-3/370).

Если возникнет спор в суде, необходимо сослаться на следующее положение Арбитражного процессуального кодекса:

«Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Верховным судом Российской Федерации» (ч. 3 ст. 75 АПК РФ).

Исходя из указанной выше нормы Арбитражным процессуальным кодексом РФ, если электронная переписка является основным средством обмена информацией между сторонами сделки, то имеет смысл включить оговорку о статусе электронной переписки непосредственно в договор.

Подробнее об этой теме см. также Электронная переписка. Пять способов убедить суд принять ее в качестве доказательства.

Как заключают договоры дистанционно

Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.

Договор можно заключить, обменявшись письмами, телеграммами или электронными документами. Стандартный бумажный экземпляр при этом оформлять не нужно.

Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:

1. Содержание договора можно воспроизвести в неизменном виде на материальном носителе. То есть электронный документ и его содержание не меняли и не дополняли после подписания.
2. По подписи, ее аналогу или способу обмена документами можно точно установить, кто заключил сделку.

Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:

1. Стороны договариваются, как они будут обмениваться документами и идентифицировать друг друга. Идентификаторами могут быть электронные адреса, с которых будут отправлять документы, или реквизиты аккаунтов в мессенджере — привязанные к аккаунтам номера телефона.
2. Одна из сторон составляет проект договора и направляет его контрагенту по электронной почте или через мессенджер.
3. Контрагент распечатывает, подписывает договор, сканирует его, преобразуя в электронный формат, и направляет другой стороне. То же самое ответно делает вторая сторона. Договор заключен — обе стороны его подписали.

Чтобы эта схема стала рабочей, в договоре нужно подробно описать:

1. Порядок заключения: распечатать, расписаться, отсканировать и отправить по электронной почте. Распечатать договор можно в черно-белом или цветном варианте — значения не имеет. Главное — содержание договора и его реквизиты.
2. Способ подписания. Если подпись электронная, еще нужно уточнить ее вид: простая, неквалифицированная или квалифицированная. Печать — необязательный реквизит, ее ставят только по желанию.
3. Порядок электронного обмена документами: по электронной почте, через мессенджер или какое-то другое приложение.
4. Электронные адреса или аккаунты, с которых будут приходить письма и сообщения, и будет считаться, что их отправила сторона договора.

Еще в тексте договора пишут, что если документы приходят в согласованном порядке, то стороны их безоговорочно признают. Например, в договоре указано, что стороны будут обмениваться документами по электронной почте. Исполнитель отправил акт выполненных работ электронно, заказчик получил его на свою почту и на этом основании оплатил работы. От исполнителя никакие документы больше не нужны — он прислал акт в согласованном порядке.

Сейчас читают

Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу

Разобрались, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке, как правильно оформлять наименование товара и его код, если товар маркируемый, и какие штрафы ждут бизнес за чеки с ошибками

Договор с поставщиком. Примеры опасных и нормальных

Иногда кажется, что договор — это формальность. Но в случае споров договор станет защитой бизнеса и одним из важнейших доказательных документов в суде

Ликвидность и платежеспособность: чем отличаются и как влияют на получение кредита

Чтобы принять решение о выдаче бизнес-кредита, банк оценивает компанию по нескольким показателям, в том числе по ликвидности и платежеспособности

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Какие сделки можно заключить в удалённом формате

Заверению у нотариуса подлежат сделки:

• требующие обязательной нотариальной формы в силу закона;
• производные от них (предварительный договор, уступка требования и т. п.);
• участники которых договорились о такой форме договора.

К последней категории могут относиться любые виды сделок. Если стороны находятся далеко друг от друга или лично встречаться для подписания соглашения им по какой-то причине неудобно, они вправе провести оформление в удалённом формате.

На практике к этой процедуре чаще всего обращаются для заключения:

• договоров, предметом которых выступает недвижимое имущество (купли-продажи, дарения и других);
• сделок с долями в уставном капитале ООО;
• соглашений из области семейного права (об уплате алиментов, о разделе имущества, брачных договоров).

Сторонами могут выступать физические лица или организации. Участников должно быть не меньше двух, а максимальное их число не ограничено. Нотариусов они выбирают самостоятельно, но, если предметом договора является недвижимость, хотя бы один из них должен осуществлять свою деятельность в регионе, где находится такое имущество.

Заключение договора путем обмена электронными сообщениями

Подборка наиболее важных документов по запросу Заключение договора путем обмена электронными сообщениями (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 01.03.2023 N 05АП-7787/2022 по делу N А51-2826/2022Требование: О взыскании задолженности по оплате ретро-бонусов по договору поставки.Решение: Требование удовлетворено в части. Указание заявителя жалобы на отсутствие в материалах дела и в распоряжении истца подлинного договора N 010819-001 от 01.08.2019 или его заверенной копии не свидетельствует о том, что такой договор не был заключен сторонами путем обмена электронными сообщениями и подписанием соответствующего документа, электронный образ которого был предоставлен ответчиком в адрес истца, тем более, что со стороны продавца имела место частичная выплата ретро-бонусов без возражений.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

«Комментарий практики рассмотрения экономических споров (судебно-арбитражной практики)»(выпуск 26)(под ред. В.М. Жуйкова)(«ИЗиСП», «КОНТРАКТ», 2019) Таким образом, по мнению Ответчика, поскольку не было согласовано заключение договора путем обмена электронными сообщениями по электронной почте, переписка велась неуполномоченными лицами (не Генеральным директором Ответчика или иным лицом, выступающим от имени Ответчика по доверенности, а менеджерами (рядовыми сотрудниками)), то существенные условия договора оказались не согласованы, форма сделки применительно к ч. 1 и 2 ст. 160 ГК РФ не соблюдена, обязательств по оплате услуг, оказанных Истцом, не возникло, поскольку их Истец оказал «без одобрения Ответчика, на свой страх и риск, фактически «благотворительно», как указал представитель Ответчика в ходе выступления в одном из судебных заседаний.

Статья: Концепция транснационального потребительского права в современном мире(Муратова О.В.)(«Lex russica», 2019, N 7) Еще сравнительно недавно велись споры относительно правовых последствий заключения договоров посредством телефона, факса, иных средств связи. Развитие информационно-телекоммуникационных технологий предопределило появление качественно новых способов заключения договоров посредством сети Интернет: путем обмена сообщениями по электронной почте; с использованием протокола голосовой связи через Интернет (VOIP) ; с помощью электронного обмена данными (EDI) и, наконец, путем заключения онлайн-контрактов на веб-сайтах .

Нормативные акты

Федеральный закон от 24.07.2002 N 102-ФЗ(ред. от 08.12.2020)«О третейских судах в Российской Федерации» 1. Третейское соглашение заключается в письменной форме, если иная форма третейского соглашения не предусмотрена настоящим Федеральным законом или иным федеральным законом. Третейское соглашение считается заключенным в письменной форме, если оно содержится в документе, подписанном сторонами, либо заключено путем обмена письмами, сообщениями по телетайпу, телеграфу или с использованием других средств электронной или иной связи, обеспечивающих фиксацию такого соглашения. Ссылка в договоре на документ, содержащий условие о передаче спора на разрешение третейского суда, является третейским соглашением при условии, что договор заключен в письменной форме и данная ссылка такова, что делает третейское соглашение частью договора.

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 10.12.2019 N 53«О выполнении судами Российской Федерации функций содействия и контроля в отношении третейского разбирательства, международного коммерческого арбитража» С учетом положений частей 2 и 3 статьи 7 Закона об арбитраже и пунктов 2 — 4 статьи 7 Закона о международном коммерческом арбитраже арбитражное соглашение также считается заключенным в письменной форме в виде электронного сообщения, если содержащаяся в нем информация является доступной для последующего использования и если арбитражное соглашение заключено в соответствии с требованиями закона, предусмотренными для договора, заключаемого путем обмена документами посредством электронной связи.