Инструкция: процедура увольнения работника по собственному желанию

Особые категории работников

Пенсионер имеет возможность прервать договор по собственному желанию в срок, установленный им самим, не предупреждая работодателя за две недели. Это право предоставляется ему в связи с указанием в заявлении причины — «в связи с выходом на пенсию». В приказе и в трудовой книжке следует отразить причину: «в связи с выходом на пенсию». Каких-либо ограничений по временному интервалу между моментом назначения пенсии и увольнением ТК РФ не содержит.

Пенсионер увольняется в указанный им в заявлении срок лишь единожды — по причине выхода на пенсию (ст. 80 ТК РФ). Поскольку на пенсию человек идет один раз, то и пользуется подобным правом он однократно в момент приобретения права на назначение страховой пенсии (то есть выходя на пенсию по возрасту).

Материально ответственные лица увольняются на общих основаниях, каких-либо особенностей процедура не содержит. Единственным осложнением является необходимость проведения инвентаризации материальных ценностей, за которые это лицо несет ответственность. Инвентаризация проводится в день приемки-передачи дел. Часто работодатель не успевает найти замену увольняющемуся. В этом случае, чтобы избежать факта недостачи материальных ценностей при приеме на работу нового сотрудника, необходимо провести инвентаризацию на дату приемки-передачи дел от бывшего материально ответственного лица либо начальнику отдела или подразделения, либо сотруднику, который временно исполняет обязанности данного работника.

Главный бухгалтер имеет возможность прекратить договор по собственной воле, как и обычный сотрудник, предупредив об этом работодателя за две недели. Увольняющийся главбух и руководитель или иное назначенное им лицо составляют акт приема-передачи дел. Этот документ нужен, чтобы разграничить ответственность между старым и новым главбухами. Если главбух выполнял обязанности кассира (см. материально ответственные лица), до его увольнения проводят инвентаризацию кассы.

Препятствием при увольнении главбуха не являются обстоятельства, связанные с:

• неоформленным актом приема-передачи дел;
• неоконченной налоговой или аудиторской проверкой;
• несданной отчетностью;
• неисполненными требованиями ИФНС о предоставлении пояснений и документов;
• неоконченной инвентаризацией.

Работодатель (собственник имущества организации, его представитель) производят увольнение руководителя по собственному желанию, получив от последнего заявление в письменной форме не позднее чем за один месяц (ст. 280 ТК РФ). Собственники организации (ее имущества) должны принять решение о прекращении полномочий руководителя и назначить нового. Информация о смене руководителя вносится в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Если собственники уклоняются от принятия такого решения и(или) внесения сведений о смене руководителя в ЕГРЮЛ, принудить их к этому можно, получив соответствующее решение суда. С даты, следующей за датой увольнения, бывший руководитель организации не несет ответственности за все, что происходит с организацией, но имеет шансы привлекаться к ответственности за период своей работы.

Действующее трудовое законодательство не включает такое понятие, как увольнение декретницы по собственному желанию, поскольку под термином «декретный отпуск» подразумевают два формата — по беременности и родам и по уходу до 3-х лет. На протяжении этих периодов сотрудника разрешено уволить только по факту выражения им собственного желания. Использование иных оснований недопустимо. Процедура со стороны работодателя стандартна, состоит из ранее описанных шагов.

Расчет при увольнении по собственному желанию

Он должен быть произведен в день увольнения, т.е. последний рабочий по истечению 2-недельной отработки. Окончательный расчет включает выплату всех положенных сотруднику сумм. В их число входит:

• заработная плата;
• компенсация за неиспользованные выходные отпуска;
• выплаты по трудовому или коллективному договору.

Увольнение на больничном

Сотрудник может подать заявление, даже если дата увольнения попадает на период временной нетрудоспособности. Работодатель ее изменять не имеет права. По истечении 2-недельного срока руководство производит расчет, издает приказ с пометкой об отсутствии работника. За документами и причитающимися суммами можно прийти в любой момент. Единственное условие процедуры увольнения – пособие по временной нетрудоспособности назначается в течение 10 дней после предоставления больничного. Выплачено оно будет в ближайший день зарплаты.

В отпуске

Все расчеты при этом и выдача трудовой книжки в этом случае производятся в последний рабочий день перед отпуском. Работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию на тех же условиях. Помимо заработной платы сотруднику должны быть выданы отпускные. Компенсированная выплата за неиспользованный отпуск уже исключается. Сотрудник может ее получить, если откажется от предоставления ему отдыха.

После отпуска

Если сотрудник уже использовал отпуск и решил уволиться после него, то ему придется отрабатывать 2 недели на общих основаниях после написания заявления. Выплаты в этом случае те же, что при уходе с работы в любое другое время. Они включают зарплату и выплаты по трудовому или коллективному договору. Если заявление было подано до отпуска с пометкой об увольнении после него, то расчет производится в последний рабочий день. Тогда же выдают трудовую книжку. Если отпуск был предоставлен авансом, то с увольняемого удерживается сумма излишне уплаченных отпускных в размере 20%.

После больничного

Если сотрудник после окончания периода нетрудоспособности не может продолжать работать, то в заявлении он ссылается на эту причину и подтверждает ее документально. В этом случае он может быть уволен в тот же день с произведением расчета и выдачей трудовой книжки. Человек получает компенсацию за неиспользованный отпуск, зарплату и выплату по больничному листу.

Увольнение в один день

При невозможности сотрудником продолжать работу организация обязана расторгнуть договор с ним в указанный в заявлении срок. Для этого нужно предоставить подтверждающие документы, например, справку из медучреждения о болезни, из института о поступлении и пр. Написание заявления, оформление приказа и ознакомление с ним при досрочном увольнении происходит за один день. Расчет же может быть произведен не позже, чем на следующие сутки, включая зарплату и компенсационные выплаты за отпуск.

Нюансы увольнения

Увольнение по собственному желанию подчиненного является обычным для любой организации. Однако есть некоторые особенности, которые следует учитывать как работнику, так и кадровой службе.

В отпуске

При наличии неиспользованного отпуска, подчиненный имеет право взять его с последующим увольнением (ст. 127). В таком случае дни отдыха будут идти в счет отработки.

Пример заявления:

Внимание

Важно учитывать, что в случае, если работник передумает, отозвать документ можно только до начала отпускного периода

Также возможно написать заявление, после чего в любой день уйти в отпуск по согласованию руководства.

На больничном

Подчиненный может написать заявление на расчет, находясь на больничном. При этом отсчет 14 дней начинается со следующего дня после подачи заявления, а не выхода сотрудника на работу.

Также, изъявив свое желание прекратить работу, работник при необходимости может взять больничный. Отсчет дней также будет продолжаться, и расчет произойдет в указанный день.

Важно

Если подчиненный по состоянию здоровья не смог появиться на работе в день освобождения от должности, то расчет все равно происходит.

На испытательном сроке

Работник, который находится на испытательном сроке, придя к выводу, что этот вид деятельности ему не подходит, уведомляет об этом работодателя в трехдневный срок. Порядок действий аналогичен стандартному увольнению по собственному желанию.

Подчиненный пишет заявление, в котором указывает свое желание прекратить работу, ставит дату и подпись.

При выходе на пенсию

Законодательство гарантирует получение государственного обеспечения лицам, достигшим пенсионного возраста. Таким образом, работник может подать заявление о прекращении трудовой деятельности как в момент наступления пенсионного возраста, так и некоторое время спустя.

Работодатель обязан выдать документы, а также произвести полный расчет в день, который указанный в заявлении.

Важно

Пенсионер не обязан предупреждать о своем намерении в двухнедельный срок.

Бумага составляется в свободной форме, однако следует указать причиной увольнения невозможность осуществления дальнейшей трудовой деятельности в связи с выходом на пенсию.

Другие случаи

Помимо перечисленных случаев, есть ряд других, когда подчиненный увольняется по собственному желанию.

• Студент. Обучающийся может расторгнуть договор с работодателем в любой срок. В заявлении указывается дата прекращения работы, а также прилагается подтверждающий документ (например, справка о зачисление в образовательное учреждение).
• Женщина в декрете. Сотрудница, находящаяся в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, может подать заявление на увольнение в стандартном порядке, предупредив о своем решении в письменном виде за две недели. Оформляется расторжение трудового договора с такой сотрудницей в стандартном порядке. В течение двухнедельного срока работница имеет право передумать и отозвать документ.
• Офицер. Для расторжения контракта офицером необходимо наличие уважительных причин. В законодательстве не указан их перечень. Подразумевается, что у офицера сложились такие обстоятельства, которые делают невозможной его дальнейшую службу в ВС РФ. Военнослужащий должен подать рапорт об увольнении и приложить документы, подтверждающие необходимость досрочного расторжения контракта. Аттестационная комиссия вместе с командиром рассмотрит ходатайство офицера, признав его причины уважительными или нет, с последующим увольнением.
• Инвалид. Процесс увольнения инвалида ничем не отличается от стандартного. Заявление подается за 14 дней, после чего начинается период отработки. Увольнение инвалида происходит, как правило, в двух случаях:

1. Решение принял человек, уже давно имеющий инвалидность. Возможно, ему нужно время для лечения или отдыха.
2. Расторгнуть договор намерен работник, только что получивший инвалидность. Может быть, он не может и дальше выполнять прежние должностные обязанности, или этот вид работы ему больше не подходит.

Из-за переезда. Человек может уволиться по собственному в связи с переездом. Бумага оформляется в свободной форме, проставляется дата желаемого прекращения договора. Работодатель может согласиться с ней или потребовать двухнедельной отработки. Если отработка невозможна, то следует приложить подтверждающие это документы.

Особые случаи увольнения по инициативе работника

Оформление увольнения работника в некоторых случаях имеет свою специфику. Например, обязательный срок предупреждения о желании уйти с работы сокращается для сотрудников на испытательном сроке. Для таких лиц он составляет 3 дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ). В случае ухода с должности руководителя компании ст. 280 ТК РФ требует предупреждать об этом собственника за месяц до предполагаемой даты.

Лица, занимавшие должности, предполагающие материальную ответственность, до увольнения передают все ценные вещи и денежные средства другим ответственным лицам компании. Это фиксируется в специальном акте организации. Работодатель, в свою очередь, может провести инвентаризацию на предприятии в течение 2 недель отработки ответственного сотрудника.

Как оформить увольнение работника по собственному желанию

В Трудовом кодексе есть специальная статья 80, которая регламентирует этот процесс. Рассмотрим его подробнее.

Заявление об увольнении

О добровольном уходе с работы работник должен сообщить письменно, подав заявление об увольнении. Со следующего дня начинается отсчет стандартного срока отработки – 14 календарных дней или две недели. Для отдельных категорий работников есть специальные сроки подачи заявления, приводим их в таблице.

Категория работников	Срок подачи заявления
Заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев	Три дня
Сезонные работники	Три дня
Увольняющиеся во время испытательного срока	Три дня
Руководитель организации	Один месяц

Обратите внимание, что срок отработки не продлевается из-за праздничных и выходных дней. Особенно это заметно в период длительных праздников (новогодних и майских)

По сути, работник отработает за этот период всего несколько дней. Кроме того, срок не продлевается, если работник отсутствует на работе, например, из-за больничного или отпуска. Удерживать человека после заявленной даты нельзя.

Если же увольнение по собственному желанию вызвано уважительными причинами, то условие о соблюдении какого-либо срока подачи заявления не применяется. Этими причинами могут быть:

• выход на пенсию;
• зачисление на учебу в образовательное учреждение;
• болезнь членов семьи, за которым требуется уход;
• болезнь работника, препятствующая выполнению обязанностей;
• переезд в другую местность, в том числе, по медицинским показаниям;
• переход на военную службу по контракту;
• избрание на выборную должность;
• наличие трех и более детей в возрасте до 16 лет или учащихся до 18 лет.

Важно: даже если по закону требуется предупредить работодателя об увольнении по собственному желанию, стороны могут договориться о том, что отрабатывать эти дни не надо. Заявление обычно подают лично, но можно отправить его и заказным письмом

Дистанционные работники могут направить заявление, подписав своей ЭЦП или через внутреннюю систему документооборота, если она есть на предприятии. Проверьте, чтобы причиной расторжения трудового договора было указано именно увольнение по собственному желанию

Заявление обычно подают лично, но можно отправить его и заказным письмом. Дистанционные работники могут направить заявление, подписав своей ЭЦП или через внутреннюю систему документооборота, если она есть на предприятии. Проверьте, чтобы причиной расторжения трудового договора было указано именно увольнение по собственному желанию.

Приказ об увольнении

В последний рабочий день, то есть накануне дня увольнения, работодатель должен издать соответствующий приказ. Обычно для этого используется форма Т-8, но она не является обязательной.

В приказе указывают основание расторжения трудового договора, в данном случае это пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Приказ подписывает директор, а также сам увольняющийся работник.

Запись в трудовой книжке

Если у работника была бумажная трудовая книжка, то надо внести в нее запись об увольнении, указав реквизиты приказа. При увольнении руководителя вместо приказа вписывают реквизиты протокола общего собрания участников ООО.

Трудовая книжка выдается на руки в последний рабочий день. А в случае, когда работник увольняется сразу после отпуска, необходимо выдать ТК еще до отпуска. Если в день увольнения работник не пришел или по какой-то причине отказывается принять трудовую книжку, ее можно направить ему почтой. При возврате письма и невозможности передать ТК владельцу работодатель должен хранить ее в течение 50 лет (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Запись об увольнении вносится также в личную карточку работника по форме Т-2. Не позже следующего рабочего дня необходимо сдать форму ЕФС-1. В отчете заполняется всего две страницы – титульная и подраздел 1.1 раздела 1.

Документы при увольнении

Кроме трудовой книжки работнику при увольнении должны выдать документы, подтверждающие его стаж и доход:

• сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• выписку из подраздела 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1 за текущий год (вместо СЗВ-СТАЖ);
• выписку из персонифицированных сведений о физлицах за последний месяц (вместо СЗВ-М);
• выписку из раздела 3 из отчета РСВ за последние три месяца;
• справку № 182н о заработке за периоды до 2023 года;
• расчетный листок.

Кроме того, по просьбе работника ему выдаются другие документы, связанные с работой. Например, справка о доходах и суммах НДФЛ, выписки из кадровых приказов, подтверждение работы в районах Крайнего Севера и др.

Расчёт с сотрудниками при увольнении

Полный расчёт сотрудникам выплачивается в последний рабочий день. В окончательный платёж, кроме заработной платы, могут зачисляться компенсации за неиспользованный отпуск, другие выплаты и пособия. Если сотрудник уже использовал отпуск заранее, правила предусматривают возврат полученных отпускных из окончательной суммы выплат. Также оттуда вычитаются долги по авансовым отчётам, займам, и т.д.

Получить расчёт можно и в другое время — по заявлению увольняемого. Выплата осуществляется на следующий после обращения день.

Вместе с трудовой книжкой бывший сотрудник должен получить на руки следующие документы:

• расчётный листок;
• справка о зарплате за 2 предыдущих и текущий календарный год;
• индивидуальные формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ за текущий год;
• выписку из раздела 3 РСВ;
• выписку из отчёта ДСВ-3 (только тем кто получал добровольное пенсионное страхование).

Работники, перешедшие на электронный формат трудовой книжки, получают вместо неё форму СТД-Р.

Сроки увольнения

Статья 80 ТК РФ гласит, что подчиненный ставит в известность нанимателя о своем решении в письменном виде за две недели. Однако при достижении сторонами взаимного соглашения, период отработки может быть уменьшен или же убран вовсе.

Работодатель обязан освободить сотрудника от выполнения им должностных обязанностей без двухнедельного срока предупреждения в следующих случаях:

1. зачисление в образовательное учреждение (на очную форму обучения);
2. выход на пенсию;
3. нарушение работодателем законодательства, локальных актов, коллективного и трудового договора.
4. другие случаи:
   • переезд в другую местность;
   • перевод члена семьи (мужа, жены) на работу за границей;
   • забота о ребенке до 14 лет, а также о ребенке-инвалиде или больном близком родственнике.

Сотрудник, проходящий испытательный срок, предупреждает о своем решении прекратить работу за 3 дня (статья 71 ТК РФ).

Руководитель организации или обособленного подразделения, а также его заместители, главный бухгалтер, обязаны уведомить о своем решении уволиться в письменном виде за месяц.

Какие документы для увольнения нужны в любом случае

В следующих разделах мы подробнее остановимся на разных видах увольнения. А сейчас расскажем об основных документах, которые нужно заполнять в любом случае.

Справка СТД-Р

Справка СДТ-Р — это документ, который подтверждает опыт работы сотрудника в вашей компании. Его нужно выдавать в том случае, если работник перешел на электронную трудовую книжку и не вел бумажную.

В справку нужно вписать период, который сотрудник работал в компании. А также информацию о переводах, повышении квалификации и других кадровых мероприятиях. Писать её можно в свободной форме.

Важно! С 2023 года код выполняемой функции в графе 5 (Код выполняемой функции) нужно прописывать в формате XXXX.X, а не XX.XXX-X-X. А если сотрудник был мобилизован, в справке нужно отразить кадровые мероприятия: приостановление и возобновление трудового договора

Подробнее — в приказе Минтруда №713.

Пример формы СТД-Р. Серым выделена графа 5

Трудовая книжка с записью об увольнении

Её выдают в том случае, если у работника нет электронной трудовой книжки. Запись в ней нужно делать по :

• строка 1 — порядковый номер;

• строка 2 — дата увольнения;

• строка 3 — запись о причине увольнения по ТК РФ со ссылкой на его статью, часть и пункт статьи;

• строка 4 — дата и номер приказа об увольнении.

Важно! Трудовую книжку нужно выдавать сотруднику на руки в последний день работы. Даже, если он уходит в отпуск с последующим увольнением

Другой вариант — отправить книжку почтой, если работник даёт на это письменное согласие. Исключение — за границу отправлять трудовую книжку нельзя.

Кроме того, если сотрудник не заберёт книжку, хранить ее нужно 50 лет. А когда работник получит книжку, он должен поставить подпись в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Расчётный листок за месяц увольнения 

Листок может быть произвольной формы. В нём нужно описать все движения денег за месяц: начисления, налоги и итоговую сумму зарплаты.

Пример формы расчётного листка. Источник

Выписка из персонифицированных сведений о физлицах

Этот отчет должна подготовить бухгалтерия по форме КНД 1151162. Правила заполнения расписаны в приложении к приказу ФНС. В отчёте бухгалтерия отражает информацию о всех выплатах, которые получал сотрудник за определенный период. Например, если дата увольнения — 30.05.2023, то перссведения нужно выдать за май 2023. При этом отчет нужно передавать в ИФНС, а не в ПФР.

Важно! Информацию из перссведений нужно продублировать в разделе 3 формы РСВ (расчет по страхов взносам). Затем эту информацию нужно передать в ИФНС

А работнику выдать копии страниц, где содержатся только его данные.

Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1

Саму форму нужно скачать из постановления ПФР №245 и заполнить в ней титульный лист, подразделы 1 и 1.1. Затем отчёт нужно передать в СФР максимум до конца рабочего дня, следующего за днём подписания приказа об увольнении. То есть, если уволили сотрудника 30 мая, до конца рабочего дня 31 мая нужно передать отчёт. Сотруднику выдавать копий не нужно.

Важно! Если не сдать отчёт в СФР вовремя, компанию могут на сумму от 300 до 500 рублей.

Выписки из формы ЕФС-1 

Выписки нужно предоставлять из двух подразделов:

• Подраздела 1.2 раздела 1. В него входят сведения о страховом стаже. Но оформлять его нужно только тем работникам, которые подходят под особые категории или у кого в отчетном году были перерывы в стаже. Подробнее — в пт. 2 и 12 статьи 11 № 27-ФЗ.

  

  

  

  

  

  

  

• Подраздела 3 раздела 1. Но только в том случае, если компания перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника. Подробнее — в том же № 27-ФЗ.

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ

Это необязательная справка. Выдавать ее нужно в случае, если об этом просит сотрудник в письменной форме.

Личная карта по форме Т-2

Это тоже необязательный документ. Но, если вы его ведёте и указываете в нём всю информацию о работнике, добавьте в неё запись о расторжении трудового договора. После увольнения попросите работника в ней расписаться. А по его требованию — выдайте копию карты.

Давайте кратко повторим, какие документы нужны при любом виде увольнения и куда их нужно передавать.

Важно! Если не выдать нужные документы сотруднику, работодателя могут оштрафовать. Организацию — на 30 000 – 50 000 рублей, ИП и должностных лиц компании — на 1 000 – 5 000 рублей

Если нарушение повторится, штрафы будут больше. А за задержку выдачи трудовой книжки есть ещё и материальная ответственность.

Теперь разберёмся в документах, которые нужно оформлять при конкретном виде увольнения.

Время отработки при увольнении работника по собственному желанию

По общему правилу работник продолжает свою трудовую деятельность на предприятии в течение 2 недель после подачи заявления об увольнении. Однако законодательство предусматривает и исключения в некоторых ситуациях.

Так, допустимо расторгнуть трудовой договор раньше положенного срока по следующим причинам:

• из-за несоблюдения работодателем требований коллективных соглашений, трудового договора и иных локальных норм;
• нарушения правовых норм со стороны компании;
• невозможности продолжения трудовой деятельности (например, в результате поступления работника в учебное заведение, переезда, ухода на пенсию и других документально подтвержденных ситуаций).

В случае изменения планов человек может отозвать свое заявление в течение срока отработки. В такой ситуации увольнение отменяется, то есть работник продолжает трудовую деятельность в компании. Исключает такую возможность только письменное приглашение на должность работника, которому законодательство запрещает отказывать в трудоустройстве. Так, ч. 4 ст. 64 ТК РФ запрещает отказывать людям, письменно приглашенным на работу из другой организации, если трудоустройство проводится в порядке перевода из другой фирмы.