Что можно назвать эффективной коммуникацией?
Эффективные коммуникации компании – это система или совокупность всех каналов связи организации/предприятия, обеспечивающая максимальную связность управления и достижение поставленных целей, а также достаточную прозрачность, понятность и доступность для внешних участников процесса взаимодействия.
Получается, что отдельные сотрудники могут обмениваться информацией так, чтобы взаимодействие было максимально быстрым, точным и актуальным. На основе такой информации принимаются те или иные управляющие решения, по тем же каналам связи принятые решения оперативно и адресно доводятся до заинтересованных лиц.
Внешние участники могут обратиться и получить наиболее быстрый и качественный ответ, взять его в работу, отправить свою порцию данных, будучи уверенными в том, что информация не потеряется и будет обработана без какого-либо искажения значения или смысла.
В чём заключается важность эффективной коммуникации?
Как итог, эффективная система корпоративных коммуникаций позволяет создать такую среду, в которой все сотрудники будут чувствовать себя комфортно и лучше достигать своих рабочих целей, реализовывать свои текущие задачи и функции.
Но важно помнить, что любой процесс коммуникации – это в первую очередь обмен. А обмен предполагает двунаправленный характер связей (ты мне, я тебе)
Например, если только отдавать информацию, то у вас не будет понимания того, как эти данные будут восприниматься на другой стороне: правильно ли они приняты, дошли ли до адресата, взяты ли в работу, какой приоритет поставлен и т.п.
Основная проблема при обмене сообщениями – это то, что сам факт передачи никак не гарантирует понимания переданной информации. Поэтому говорить о высокой эффективности коммуникаций в таком случае бессмысленно.
Отсюда возникает интересный вывод.
Основная цель коммуникационного процесса, важность эффективной коммуникации – это обеспечение понимания информации, а не просто сам обмен какими-либо данными или сообщениями. Поэтому, чтобы любой обмен сделать двунаправленным и получить необходимое понимание, применяется такой приём, как обратная связь
Поэтому, чтобы любой обмен сделать двунаправленным и получить необходимое понимание, применяется такой приём, как обратная связь.
Наличие обязательной обратной связи резко повышает эффективность любого канала коммуникаций.
Преимущества применения обратной связи в культуре общения (коммуникаций) компании
- Обязательное квитирование ответа (получение понимания, дошла задача или сообщение до адресата/адресатов или нет, и если получателей много, то до кого конкретно информация доставлена не была).
- Повышение согласованности действий.
- Увеличение качества доведения информации, её понимание. Так как в случае отрицательного ответа сообщение может быть переформатировано в другой вид, более понятный (например, в развёрнутой форме, с примерами и т.п.).
- Конструктивная критика. Если в задаче есть ошибки или что-то не было учтено, то конструктивная критика в ответном сообщении поможет оперативно отреагировать на проблему и исправить её.
- Повышение стабильности и качества системы связи/коммуникации.
- Повышение мотивации (если обратная связь положительная).
- Обратная связь от клиентов и партнёров помогает улучшить своё позиционирование на рынке, изменить/скорректировать маркетинговую политику, улучшить продукцию/услуги и т.п.
Формы, методы и средства общения существующие в российских компаниях
В российских компаниях существуют следующие формы, методы и средства общения:
- языковые: использование «внутреннего языка компании» (понятные только сотрудникам компании, специальные слова или названия подразделений, сленг);
- бумажно-печатные: доски объявлений, информационные стенды, листовки, ящики предложений, буклеты, газета, брошюры, журнал; технико-технологические: интернет-пейджер, телефон, телевидение, сайт, радио, e-mail, компьютерные сети Интернет;
- физические (пространственные): офис по принципу открытого поля или офис открытых дверей; публично-общественные: встречи с коллективами, совещания, конференции, консультации, совместное профессиональное обучение, участие в турнирах по футболу между разными компаниями, тим-билдинг, праздники, такие как дни рождения, Новый год и т.д., проведение спартакиад, конкурсов профессионального мастерства, социально значимых событий (поддержка медицины, образования, открытие детских площадок,) корпоративных праздников, и т.д.
Интересный факт. Открытые двери
В чем заключается политика «открытых дверей»? Вот несколько мнений, высказанных HR — профессионалами во время дискуссии.
«Я думал, что выражение «политика «открытых дверей»» имеет переносное значение, а не буквальное». В нашем подходе к работе мы имеем, что ни на есть, буквальный смысл. На данный момент все двери нашего офиса всегда открыты, а если возникают какие-либо серьезные проблемы, требующие конфиденциальности или срочности, то они могут быть закрыты, однако только в течение короткого промежутка времени. В нашей компании «открыты двери» даже в кабинете президента/гендиректора. Значит, все сотрудники на всех уровнях могут общаться друг с другом. Помимо этого, мы предоставляем список контактных лиц, которые включают телефоны офисов, мобильные и домашние номера всех сотрудников компании, для того чтобы они были легко доступны, в экстренных ситуациях.
Если следовать такой политике (открытое общение, забота, преданность, производительность, и т.д.) то организации, которые следуют ей, меньше будут подвергаться критике в глазах общественности, легче найдут решение в спорных ситуациях или же смогут найти более производительную рабочую силу.
Восходящая и нисходящая связь
Восходящее общение прямо противоположно нисходящему. В то время как первая течет снизу вверх, вторая течет сверху вниз. Давайте для ясности рассмотрим, что такое восходящая коммуникация.
Что такое восходящая коммуникация?
Когда информация перемещается вверх от более низких уровней организации (члены команды, рабочие и персонал) к высшему руководству, это «коммуникация вверх». Чаще всего восходящая коммуникация используется при сборе отзывов, подаче жалоб, выдвижении идей, обзоре производительности, проведении опросов удовлетворенности и проведении опросов об эффективном функционировании. Это несколько примеров восходящей коммуникации. Эта форма общения также называется партисипаторной, которая, в отличие от нижестоящей коммуникации, является более авторитетной, чем партисипативной.
Сходства между восходящим и нисходящим общением
Ниже приведены некоторые сходства между восходящим и нисходящим общением.
- Восходящая и нисходящая коммуникация имеют одну и ту же цель с точки зрения повышения эффективности бизнеса.
- В зависимости от того, чего вы намереваетесь достичь, восходящие и нисходящие потоки ликвидируют разрыв в общении между сотрудниками фирмы.
- Обе модели коммуникации полезны в определенных условиях. Это означает, что это не относится к каждой цели и задаче.
- Оба являются относительно медленными моделями связи.
- Оба они дают представление об организационной структуре.
Восходящая и нисходящая коммуникация: ключевые различия
Между восходящим и нисходящим общением есть несколько различий, некоторые из них заключаются в следующем;
- Восходящая коммуникация является совместной, а нисходящая коммуникация является авторитарной.
- Восходящая коммуникация встречается реже, чем нисходящая коммуникация.
- При восходящей коммуникации поток информации идет снизу вверх, тогда как при нисходящей коммуникации — сверху вниз.
- Восходящее общение по своей природе движется медленнее, чем нисходящее.
- Оба служат разным целям. В то время как участие сотрудников в восходящей коммуникации используется для выражения недовольства, предоставления отзывов и генерации идей, нисходящая коммуникация используется для распределения заказов, рекомендаций и распределения обязанностей внутри организации.
- Нисходящее общение обычно перевешивает восходящее.
- Отчеты, ящики для предложений и встречи — типичные средства восходящей коммуникации. С другой стороны, аудиовизуальные средства массовой информации, уведомления и циркуляры часто используются в нисходящей коммуникации.
Коммуникации по каналам общения
Что такое формальные коммуникации?
Формальные коммуникации позволяют человеку ограничить и упорядочить информационный поток. Им устанавливают следующие регламенты: организационные (например, схема организационной структуры организации); функциональные (к примеру, положением о службе и отделах, включающим разделы «Взаимосвязи между подразделением»). В большинстве компаний, имеющих иерархическую структуру управления используется формальный канал коммуникации.
Неформальные коммуникации, что это?
Определение
Неформальные коммуникации — это те коммуникации, которые являются социальным взаимодействием между людьми, которые выражают потребность в общении.
Благодаря им, общение становится неформальным. Неформальная система коммуникации в организации называется “виноградной лозой”, так как информация в ней распространяется при помощи слухов. По мнению некоторых исследователей, слухи на 75% являются точными. Самый быстрый способ передачи информации — это слухи. Сотрудники часто используют этот канал передачи информации в целях изучения мнения сотрудников, их готовности к изменениям и принятием новых элементов (направлений), выявление «узких» мест в менеджмент компании. Еще один любопытный факт. Служба исследований HeadHunter провела опрос среди 747 компаний, чтобы узнать мнение сотрудников о том, как сегодня принято строить общение у руководителей и подчиненных.
В 58% организаций обращение к руководителю — на «Вы». С меньшей степенью формальности и неформальности, на «ты» были приняты 36% организаций. Несмотря на то, что в компании дистанция между подчиненным и руководителем достаточно велика, в коллективе отношения более близкие. По данным исследования, более «простые» и близкие отношения сложились в организациях, занимающихся информационными технологиями (на «ты» – 70%). С другой стороны, более официальные отношения в сфере производства и в многоуровневых холдингах (на «Вы» — 86%). Как правило, большинство руководителей по персоналу отмечают, что руководитель компании может легко пообщаться с подчиненным на любые абстрактные темы. На сегодняшний день в 33% компаний рядовой сотрудник может поделиться с руководителем своими проблемами, рассказать о наболевшем. В 17% компаний существует жесткий формат общения: подчиненный и начальник не общаются друг с другом. В качестве примера можно привести мнение 44% респондентов, которые считают, что неформальные контакты должны быть обязательно включены в корпоративную культуру компании. По мнению 16% опрошенных, в рабочее время они не общаются с коллегами по работе. Распоряжения начальства должны быть восприняты как приказ, а не просьба, коммуникация должна быть максимально официального формата. В добывающей отрасли неформальное общение с подчиненным или руководителем не приветствуется. И это не только потому, что они имеют возможность обратиться к руководству за помощью, но еще и потому, что они могут рассказать о своих проблемах на работе. С более близкими и простыми взаимоотношениями в организациях, лидируют компании, которые занимаются IT-технологиями (70%). На производстве и в многопрофильных холдинговых структурах, руководство на «ты» почти не общается (5–10%).
К типичной информации, передаваемой через неформальные каналы можно отнести: грядущие понижения/ повышения; изменения в структуре компании; предстоящие сокращения и предполагаемая реорганизация; предполагаемые мероприятия по усилению надзора за соблюдением дисциплины труда; информацию об индивидуальных характеристиках сотрудников и т.п.
Характеристики и барьеры внутриорганизационных коммуникаций
Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик:
- быть ясными и точными;
- прозрачными, а сообщаемые сведения – основанными на достоверных фактах;
- должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.
Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель. Схема внутриорганизационных коммуникаций изображена на рис. 1.
Рис. 1. Менеджер как информационно-коммуникативный центр
Однако нередко внутриорганизационными коммуникациями пренебрегают. Это происходит по нескольким причинам, среди которых — нехватка времени у руководителей (важные проекты, давящие сроки, встречи и т. д.), общая перегруженность деловой информацией, а также многолетняя, если не многовековая, традиция однонаправленных связей сверху вниз.
Рис. 2. Коммуникативный процесс
Факторы, снижающие эффективность коммуникации, называются коммуникационными барьерами. Различают коммуникационные барьеры макро и микроуровня (см. рис. 3).
Рис. 3.Классификация коммуникативных каналов по пропускной способности
Помимо объективных причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. Например, предвзятые представления людей, отвергающих новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной, или в силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.
Эффективность коммуникаций может быть различной. По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных – 20-25% (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.
Недостаточную эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности в организации коммуникаций.
Важно помнить и то, что успех коммуникационных процессов органически связан с соблюдением этических норм как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Эффективность коммуникаций зависит и от того, как построено сообщение
При создании его необходимо соблюдать такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от уточнения деталей к возражениям и вопросам, далее — к заключению и призыву к действию.
Слухи
| Виды слухов | Краткая характеристика |
| Слухи-«пугала» | Появляются на почве опасений и страха сотрудников, создавая беспокойство в организации, могут принести вред. |
| «Мечты и чаяния» | Эти самые позитивные слухи, которые способствуют творческому процессу сотрудников. Надеются на то, что слухи будут услышаны сотрудниками, которые их инициируют. |
| Финальный слух | Скорее всего это будет связано с вероятными и прогнозируемыми действиями в ближайшем будущем, которые могут быть осуществлены сотрудниками. |
| «Вбивание клиньев» | Наибольшую опасность представляют агрессивные типы. Они несут вред как для репутации компании, так в целом по организации. |
Таблица 2 — Виды слухов и их значение
Зачем компании отдел внутренних коммуникаций и чем он занимается?
На российских предприятиях модно заниматься внутренними коммуникациями. Пока одни руководители бьются в экстазе при виде собственной фотографии в корпоративной газете, другие повышают капитализацию компании, предоставляя своим сотрудникам возможность всестороннего общения.
Пример. В одной из отечественных розничных сетей сменился HR-директор. В беседе с генеральным директором новый сотрудник предложил провести анкетирование персонала компании на предмет удовлетворенности рабочим процессом. Руководитель инициативу поддержал. И все бы ничего, если бы невольным свидетелем заключительной части разговора не стала секретарь, которая поделилась новостью со своей подругой из бухгалтерии. Уже спустя неделю все менеджеры среднего звена штудировали IQ-тесты, а особо мнительный руководитель финансового департамента подыскивал новую работу.
Ситуация, к счастью, благополучно разрешилась, но вот неприятный осадок остался надолго. И все из-за того, что в компании не была должным образом отлажена система внутренних коммуникаций.
Коммуникации по форме общения
Вербальные коммуникации
Вербальные коммуникации – это коммуникации с помощью устной речи, используемой в системе кодирования.
Среди положительных сторон общения с помощью устной коммуникации можно отметить быструю спонтанность, которая позволяет использовать невербальные способы коммуникации одновременно со словами.
Что такое невербальные коммуникации?
Сообщения являются невербальными, если они передаются без использования устной речи в качестве системы кодировки и используются для передачи информации посредством жестов или мимики, взгляда, манер, позы.
Они являются средством коммуникации на том уровне, на котором их суть может быть интерпретирована другими участниками процесса коммуникации.
Стили коммуникации ниже по течению: формы
Внутри организации существуют различные способы распространения информации с использованием модели нисходящей коммуникации. Некоторые из них заключаются в следующем;
№1. Словесное общение
Это, пожалуй, древнейшая форма общения. Это характерно для каждой модели общения. Устное общение может осуществляться по телефону или при личной встрече. Самая распространенная форма общения – устная. Вербальное общение имеет преимущество; сотрудники задают вопросы, а руководство получает обратную связь.
№2. Невербальная коммуникация
Невербальное общение включает в себя другие средства общения, которые не являются устными. письменное сообщение. Предприятия также могут принять решение о распространении информации в письменном формате. Они могут быть в следующих формах:
- Проспекты
- Проспекты
- Буквы и так далее
В то время как письма используются для передачи важных организационных директив. В то время как руководства, циркуляры и бюллетени охватывают процедуры и правила.
Справочник сотрудника
Одна из первых вещей, которую вы получите после прихода в фирму, — это справочник для сотрудников. Эта книга содержит организационные правила и положения, этику и основные ценности. Это также влечет за собой организационные цели и задачи бизнеса. Справочник позволит новому сотруднику в совершенстве понять кодекс поведения и деловую этику компании.
Циркуляр по электронной почте
В основном это внутренняя записка, рассылаемая всей команде. Эти бюллетени по электронной почте служат для высшего руководства средством передачи информации команде.
Общекорпоративные директивы
Бывают случаи, когда высшее руководство решает сообщить сотрудникам о новой разработке или политике. Чаще всего они выбирают выход на сотрудников через руководителей отделов и менеджеров. Они, в свою очередь, передают информацию другим.
Преимущества нисходящей связи
Эксперты бесспорно согласны с тем, что нисходящая коммуникация — не лучший стиль общения для бизнеса и любой организации. Компании могут многое выиграть от использования нисходящей коммуникации, включая более тесное сотрудничество в проектах, повышение морального духа сотрудников и повышение общей производительности. Таким образом, нисходящая коммуникация должна быть четкой и краткой с небольшой неопределенностью или без нее, чтобы способствовать росту и успеху фирм. Интеграция его в вашу систему дает компании следующие преимущества:
№1. Поддерживает организационную дисциплину
Как правило, нисходящая коммуникация практически не требует сопротивления или жалобы. Вместо этого он следует бизнес-иерархической структуре. Последствием этого является абсолютное согласие и послушание.
#2. КПД
С точки зрения эффективности каждый сотрудник, независимо от отдела, подчиняется полномочиям. Так как гораздо проще поддерживать согласованность сверху вниз, выстраивается координация, что повышает эффективность и производительность. Это точно означает, что инструкции исходят от того, кто имеет четкое представление о том, чего он ожидает достичь. Таким образом, цели эффективно сообщаются.
№ 4. Ясность сообщения
Нисходящая коммуникация обычно очень четкая. Это требует передачи слово в слово без добавления или вычитания чего-либо из исходной инструкции от высшего органа власти, где было принято решение.
№ 5. Укрепляет иерархические структуры
В зависимости от того, что это за организация и чем она занимается, иерархические организации иногда бывают наиболее эффективными. Каждый подотчетен кому-то, а значит, всегда выкладывается по максимуму.
№ 6. Позволяет быстро перемещаться и изменять
Еще одно преимущество нисходящей коммуникации заключается в том, что она позволяет быстро меняться и приспосабливаться. Четкие приказы властей побуждают к быстрым и решительным действиям.
Создание четких целей и задач
Для создания четких целей и задач необходимо:
- Определить конечную цель. Ответьте на вопрос: «Что мы хотим достичь?». Установите ясный и измеримый результат, который вы стремитесь достичь.
- Разбить цель на подцели. Определите, какие шаги необходимы для достижения конечной цели. Разделите ее на более мелкие и конкретные задачи, которые можно легко проследить.
- Определить приоритеты. Ответьте на вопрос: «Что важнее всего?». Определите, какие задачи имеют наивысший приоритет и необходимы для достижения главной цели.
- Назначить ответственных. Определите, кто будет ответственен за выполнение каждой задачи. Ясно определите роли и обязанности каждого члена команды, чтобы избежать путаницы и неопределенности.
- Установить сроки. Определите конкретные сроки для каждой задачи. Установка сроков поможет команде организоваться и быть более продуктивной.
- Постоянно обновлять и отслеживать прогресс. Регулярно обновляйте данные о выполнении задач и контролируйте прогресс. Это поможет убедиться, что вы идете в нужном направлении и вовремя корректировать планы, если необходимо.
Создание четких целей и задач позволит вашей команде более эффективно работать и достигать поставленных результатов. Будьте ясными и конкретными в своих инструкциях, установите приоритеты и сроки, а также следите за прогрессом выполнения задач. Это поможет улучшить нисходящие коммуникации в вашей организации.
Проведение регулярных совещаний и брифингов
Регулярные совещания и брифинги позволяют оперативно обновлять сотрудников со всей актуальной информацией и узнавать их мнение и предложения. Это помогает сотрудникам быть в курсе всех изменений и новостей в организации, а также чувствовать себя вовлеченными в работу и принятие решений.
Важно, чтобы проводимые совещания и брифинги были структурированными и плановыми. Лучше всего установить регулярное расписание для этих мероприятий – например, проводить совещания каждую неделю или каждый месяц в определенное время
Это поможет сотрудникам планировать свою работу и быть готовыми к обсуждению.
Важным аспектом проведения совещаний и брифингов является качественная подготовка. Руководители и специалисты должны заранее подготовиться к встрече, собрав всю необходимую информацию и материалы. Они также должны определить цели и ожидания от совещания, чтобы полноценно обсудить все вопросы и добиться решения поставленных задач.
В процессе проведения совещаний и брифингов важно дать возможность сотрудникам высказаться, задать вопросы и делиться своими идеями и предложениями. Руководители и специалисты должны проявлять заинтересованность в мнении каждого сотрудника и уметь слушать
Это поможет создать атмосферу доверия и поддержки, а также повысит эффективность обмена информацией и решение проблем.
Проведение регулярных совещаний и брифингов является важным инструментом для повышения эффективности нисходящих коммуникаций в организации. Эти мероприятия позволяют оперативно обновлять сотрудников с актуальной информацией, обсуждать текущие задачи и планы работы, а также вовлекать их в принятие решений. Четкая структура, регулярное проведение, качественная подготовка и участие всех участников – это основа успешных совещаний и брифингов в организации.
Преимущества нисходящей связи
- Организационная дисциплина: Нисходящее общение следует иерархии организации, что означает, что организационную дисциплину и соблюдение членами гораздо легче поддерживать.
- КПД: Нисходящее общение обеспечивает эффективность, потому что инструкции и информация поступают из действующих источников, которые могут координировать действия с вершины организации. Сотрудники получают обратную связь от руководителей, которые ими управляют.
- Эффективное информирование о целяхВысшее руководство может легко сообщать цели и распределять обязанности по достижению этих целей.
- Легкость делегирования: Делегирование намного проще, если делегирование происходит непосредственно от вертикальной коммуникационной структуры, представляющей цепочку командования.
Сравнительная таблица
| Восходящая связь | Нисходящая связь |
| Восходящая связь — это линия связи, по которой подчиненные могут передавать информацию своим старшим. | Нисходящее общение — это надлежащая цепочка командования, созданная для руководства подчиненными и передачи информации о целях, политике и стратегиях организации. |
| Задача | |
| Делать возражения или жалобы, давать отзывы и предложения. | Чтобы отдавать приказы, инструкции, советы или распределять обязанности. |
| Природа | |
| Участие и Апелляционный | Авторитет и Директива |
| скорость | |
| Медленный | Быстрый |
| поток | |
| Подчинить начальнику. | Начальник подчинён. |
| частота | |
| Низкий | Сравнительно высокий |
| Примеры | |
| Отчеты, прямые письма и предложения | Циркуляры и уведомления |
Что конкретно входит в систему коммуникаций компании
Перед тем, как перейти непосредственно к перечислению используемых средств и технических решений, необходимых для реализации коммуникаций, стоит проговорить характер их направленности. Например, одно и то же средство может использоваться как внутри компании, внутри определённого её сегмента (только в определённом отделе/службе, внутри одного офиса/подразделения/филиала), так и для связи с внешним миром (с партнёрами, с государственными/контролирующими органами, с клиентами и т.п.).
Система внешних коммуникаций может включать средства для взаимодействия с рынком:
- различные маркетинговые инструменты,
- рекламные каналы,
- политики делового общения,
- корпоративную этику,
- другие инструменты пропаганды и управления PR-ом,
- каналы обслуживания клиентов,
- системы стимулирования спроса (VIP-клубы, программы кэшбэка, балльные системы),
- и т.п.
Если говорить об информационных и технических решениях для организации коммуникаций, то здесь часто используются:
Как можно заметить, уровень технической подготовки, необходимый для реализации всех мер для обеспечения эффективных каналов коммуникаций внутри и снаружи предприятия, сильно разросся.
Контролировать весь комплекс каналов и инструментов становится всё сложнее. И это, уже не говоря о растущих расходах на их сопровождение и внедрение.
Но чем больше и сложнее становится компания, тем больше повышается роль технических средств и средств автоматизации.
Получение наилучшего от нисходящего общения
Вы можете эффективно использовать нисходящую связь, следуя перечисленным ниже методам:
№1. Признайте идеальную форму общения
Есть несколько способов, которые организации могут использовать, используя нисходящий стиль общения. Это не обязательно должна быть циркулярная электронная почта или случайный информационный бюллетень в любое время. Протестируйте различные средства коммуникации, чтобы определить, какие из них лучше всего подходят для информации, которую вы намереваетесь передать сотрудникам. Изучение сложности материала может быть полезно при определении оптимального способа общения.
№ 2. Полностью понять информацию
Считайте это первым шагом к максимизации коммуникации сверху вниз. Если вы хотите получить максимальную отдачу от этого, вы должны полностью понять саму информацию. Это весьма полезно, если вы собираетесь передавать информацию другим. Так что, если вы руководитель, который считает, что у членов вашей команды возникнут проблемы с пониманием нового решения, обязательно упомяните об этом, прежде чем представить его им.
№3. Выделите время для вопросов и разъяснений, когда это необходимо
«Вопросы по чистоте их породы»
Выделение времени для вопросов поможет сотрудникам понять важность информации, которую вы им предоставили. Важность вопроса и ответа невозможно переоценить в нисходящей коммуникации
№ 4. Честность и порядочность
Приверженность сотрудников развитию организации может повыситься при наличии прозрачности и добросовестности. Открыто и честно говоря о сложности или трудности корпоративных изменений или директив, они могут подготовиться к предстоящей задаче и при этом сделать все возможное.
Виды и формы коммуникаций в бизнесе (какие коммуникации используются в организации)
Коммуникационные потоки компании можно условно разделить на:
- Внешние и внутренние.
- Вертикальные (тут возможно разделение на нисходящие и восходящие), горизонтальные (между участниками одного уровня иерархии) и диагональные, если говорить о направленности внутри организации.
- Формальные и неформальные (если говорить о характере коммуникаций).
- Управляемые и неуправляемые.
К наиболее популярным формам корпоративных коммуникаций обычно относят:
- Личные беседы (по телефону, личные встречи лицом к лицу, неформальное общение с подчинёнными, интервью, приём посетителей)
- Групповые встречи (летучки, собрания, выступления, совещания, конференции, организация выставок, переговоры с партнёрами)
- Деловая переписка (личная, в формате общего чата, от одного к многим/рассылка и т.п.)
Если абстрагироваться непосредственно от корпоративного формата, то любое общение можно разделить по следующим формам:
- Монолог (говорит только один, а слушать могут многие).
- Диалог (в обмене информацией участвуют только двое, оба могут и говорить, и слушать).
- Форум (говорить и слушать может много участников, за очередность выступлений и за соблюдение правил обычно отвечают модераторы).
По видам общение может быть:
- Письменным (например, различные заявления, деловые письма, обращения и т.п.).
- Устным (без каких-либо материальных носителей).
- С использованием технических каналов (чаты, мессенджеры, корпоративная электронная почта, электронные документы и т.п.).
- Невербальным (язык мимики, жестов и т.п.).
Функции массовой коммуникации
- Информационная. Заключается в передаче аудитории информации. Это увеличивает степень познания индивида, расширяет его представления о мире. Эта функция полезна при условии достоверности передаваемой информации и высокой степени критичности людей.
- Регулирующая. Состоит в социальном контроле путем манипулирования и управления сознанием людей. Достигается формированием общественного мнения.
- Социализация. Человек, как правило, принимает пропагандируемые в средствах массовой коммуникации социальные нормы, принципы этики и эстетики в качестве должного стереотипа образа жизни, стиля одежды, манер общения и т.д. Таким способом формируются нормы, соответствующие данному историческому периоду.
- Культурологическая функция связана с передачей следующим поколениям культурных ценностей. Способствует взаимопониманию представителей различных культур и религий, снятию социальной напряженности.
Модель коммуникации
Согласно традиционной модели коммуникации выделяют такую последовательность элементов:
- Источник информации (адресант) – человек, имеющий определенную цель коммуникации, идею.
- Кодирование – процесс перевода мыслей в знаковую систему (слова, выражение лица, жесты), которую можно передать.
- Каналы коммуникации – средства передачи информации. Это технические средства: телефон, интернет или окружающая среда (воздух, свет, вода).
- Декодирование – процесс расшифровки, при котором получатель (адресат) придает закодированной информации реальный смысл.
- Получатель (адресат) – тот, кому предназначалась информация.
- Ответная реакция – то, что ощущает получатель в ответ на полученную информацию
- Обратная связь – та часть ответной реакции, которую получатель доводит до отправителя словами, действиями, символами, эмоциями. При этом коммуникационные роли меняются.
Отдельно выделяют еще один элемент – шум. Это те внешние факторы, которые искажают передаваемые данные, нарушают их целостность, возможность восприятия адресатом. К шуму также относятся коммуникативные барьеры, то есть психологические препятствия, нарушающие адекватное восприятие передаваемой информации.