Учет денежных документов в «1с:бухгалтерии 8»

Отчет по движению денежных документов в 1С 8.3

Счет денежных документов 50.03 – единственный счет из раздела Касса, у которого есть признак количественного учета. Это позволит увидеть обороты и остатки по данному счету как в суммовом, так и в количественном выражении.

Рассмотрим на примере. Перейдем в раздел Отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету:

Выбираем счет – 50.03. Заполняем организацию и период, нажимаем Сформировать:

Видим, что отчет сформировался по счету 50.03 в разрезе субконто Денежные документы и содержит не только суммовые значения, но и количественные:

На сайте ПРОФБУХ8 Вы можете посмотреть другие наши бесплатные статьи и материалы по конфигурациям:
1C Бухгалтерия 8.3 (8.2).

Чтобы освоить более широкий спектр операций в программе 1С и изучить весь функционал программы, мы предлагаем Вам пройти наш профессиональный курс «1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 на интерфейсе ТАКСИ». Подробнее о курсе смотрите в нашем видео:

Поставьте вашу оценку этой статье:

Расходный кассовый ордер

Оформление РКО практически не отличается от оформления ПКО. В 1С Бухгалтерии существуют следующие виды выдач денежных средств из кассы:

• Выдача оплаты поставщику
• Выдача возврата покупателю
• Выдача средств подотчетному лицу
• Выдача заработной платы по ведомости либо отдельно работнику
• Наличные в банк
• Выдача кредитов и займов
• Проведение Инкассации
• Выдача депонированной зарплаты
• Выдача займа сотруднику
• Прочие операции по выдаче денежных средств

Отдельно хочется заострить внимание только на выдаче заработной платы. У данного вида операции присутствует табличная часть, в которой обязательно нужно указать одну или несколько платежных ведомостей

Общая сумма РКО сложится из сумм ведомостей. Без указания хотя бы одной ведомости провести РКО не получится.

При выдаче заработной платы сотруднику так же необходимо указать ведомость, но только одну.

При выдача депонированной зарплаты ведомость указывать не обязательно.

Порядок действий при утере посадочного талона

Сотрудник должен подать авансовый отчет с посадочным талоном не позднее чем через три дня после прибытия (для удаленного работника – не позднее 15 дней). Иногда талон теряется, приходит в негодность, случайно выбрасывается, либо же информация становится нечитабельной. Возникает вопрос, что делать, если потерял посадочный талон?

В этом случае, сотрудник должен лично обратиться в службу поддержки авиакомпании, которой совершался перелет. Специалисты выдадут соответствующую справку со штампом, в которой будут продублированы данные талона и билета. Данная услуга является платной, и работодатель сам решает, кто будет ее оплачивать (чаще всего, работник, так как именно он виновен в потере документа).

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

• Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
• Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
• В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Настройки перед началом работы

Данные о кассире

Перед началом работы необходимо указать физическое лицо — кассира для текущего пользователя программы в разделе Администрирование
– Настройки прав пользователя
и выполнить открытие смены (раздел Банк и касса – Управление фискальным устройством
)

Согласно Закону № 54-ФЗ, к обязательным реквизитам кассового чека относятся должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), и оформившего кассовый чек (п. 1 ст. 4.7).

В соответствии с приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию», среди дополнительных реквизитов, которые должны быть в чеке — идентификационный номер (ИНН) кассира.

Подробнее о том, что должно указываться в кассовом чеке, см. в статье .

Эти данные будут отображаться в чеке, если корректно заполнена карточка физического лица (cправочник Физические лица
) (рис. 2).

Рис. 2. Карточка физлица

Обратите внимание, чтобы для пользователей, которые будут формировать чеки, в карточке физлица были заполнены необходимые сведения, в программе следует оформить прием кассира на работу с указанием должности, ИНН и др. 1С:ИТС
Как в «1С:Предприятии 8» оформить прием сотрудника на работу, см

в справочнике
«Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах “1С”» в разделе «Кадры и оплата труда».

1С:ИТС
Как в «1С:Предприятии 8» оформить прием сотрудника на работу, см. в справочнике
«Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах “1С”» в разделе «Кадры и оплата труда».

Приказом № 229@ утверждены три версии форматов фискальных документов – 1.0, 1.05 и 1.1. Формат 1.0 утрачивает силу с 01.01.2019.

ИНН необходимо передавать в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД) в случае применения формата фискальных данных (ФФД) начиная с версии 1.05 и только при его наличии. Если у кассира нет ИНН или он неизвестен, то можно не указывать.

Счета учета номенклатуры

Система налогообложения для отражения в чеке определяется по Счетам учета номенклатуры
(рис. 3). Счета учета можно задать как по Организации
, Складу
, группе либо типу Номенклатуры в целом так
и по каждой отдельной позиции Номенклатуры
.

Рис. 3. Настройка «Счетов учета номенклатуры»

В один чек можно включать товары, реализуемые только под одной системой налогообложения (например, ОСНО или ЕНВД).

В случае, если нужно продать товар, который учитывается по разным системам налогообложения, то это оформляется разными чеками, при этом используются разные субсчета счета 90 «Продажи».

В программе начиная с версии ФФД 1.05 поддерживается отражение операций с товарами (услугами) комитентов. Для того, чтобы программа корректно определила комиссионный товар, также необходимо выполнить настройку счетов учета для таких товаров по гиперссылке Счета учета номенклатуры
. В качестве счета учета в данном случае должен выступать счет 004. Товар к моменту печати чека должен быть принят на комиссию и отражен по счету учета.

Поступление денежных документов в 1С 8.3

Для оформления поступления денежных документов в 1С Бухгалтерия 3.0 (8.3) предусмотрен документ Поступление денежных документов. Его без труда можно отыскать в разделе Банк и касса – Поступление денежных документов:

Перейдем в журнал Поступление денежных документов. Для создания нового документа используется кнопка Создать:

Для начала заполним шапку документа:

• Вид операции – из выпадающего списка предполагается выбрать от кого происходит поступление: от поставщика, от подотчетника или прочее поступление;
• Счет учета заполняется автоматом в 1С 8.3. По умолчанию – это счет 50.3;
• Организация – выбираем нужную организацию, если их несколько;
• Вх.номер… от – проставляем, если есть, вх. номер и дату;
• Номер… от – номер документу в 1С 8.3 присвоится автоматически при записи или проведении. Дата проставляется также автоматически при создании документа (текущее число):

Теперь можем перейти к заполнению формы документа. Она состоит из 2 вкладок: От кого и Денежные документы.

Заполним вкладку Денежные документы. Чтобы заполнить таблицу документа, необходимо нажать Добавить и внести реквизиты:

Денежный документ – из справочника Номенклатура денежных документов необходимо выбрать нужный денежный документ или создать новый;

Количество – указывается сколько денежных документов поступило;

Сумма – указывается стоимость поступивших денежных документов

Внимание! Данное поле заполнится автоматом, если будут заполнены данные в справочнике Номенклатура денежных документов:

Заполним вкладку От кого. Ее реквизиты будут меняться в зависимости от выбора вида операции в шапке.

Оприходование денежных документов от поставщика в 1С 8.3

Если был выбран вид Поступление от поставщика необходимо заполнить реквизиты:

Контрагент – выбираем поставщика, от которого получены денежные документы;

Принято от – наименование контрагента для печатных форм

Внимание! Для того чтобы данный реквизит заполнялся автоматом, необходимо прописать в карточке контрагента полное наименование;

Договор – выбирается нужный или создается новый. Внимание! Договор должен иметь вид Прочее;

Счет расчетов – проставляется счет расчета с контрагентами:

Получение денежных документов от подотчетного лица в 1С 8.3

Если был выбран вид Поступление от подотчетного лица заполним реквизиты:

• Подотчетное лицо – выбирается сотрудник, от которого поступили денежные документы;
• Принято от – данные сотрудника для печатных форм (ФИО). Проставляются автоматом:

Прочее поступление денежных документов в 1С 8.3

Если был выбран вид Прочее поступление:

• Принято от – указывается либо ФИО сотрудника, либо наименование контрагента (как для формы, выводимой на печать);
• Счет кредита – заполняется счет учета. При выборе счета, при необходимости, потребуется заполнить субконто:

После занесения в документ всей необходимой информации, необходимо провести документ в 1С 8.3, используя кнопку Провести:

Проводки по поступлению денежных документов в 1С 8.3

Если все было заполнено корректно, то программа 1С 8.3 сформирует необходимые проводки. Их можно посмотреть, используя Дт/Кт:

В нашем примере проводки корректны – от поставщика (76.09) на счет «Денежные документы» (50.03):

 

Как оформить поступление денежных документов в 1С 8.3

Документ Поступление денежных документов имеет печатную форму Приходный ордер. Чтобы вывести на экран макет печатной формы, необходимо нажать кнопку Приходный ордер в верхнем меню документа:

Далее на экран выводится макет печатной формы Приходный ордер:

Приходный кассовый ордер

В 1С Бухгалтерии 3.0 документом ПКО можно оформить следующие виды операций:

• Получение оплаты от покупателя
• Возврат средств от подотчетного лица
• Получение возврата от поставщика
• Получение денежных средств в банке
• Возврат по кредитам и займам
• Возврат займа сотрудником
• Прочие операции по поступлению денежных средств

Такое разделение необходимо для правильного формирования бухгалтерских проводок и книги Доходов и Расходов.

В первую очередь рассмотрим Оплату от покупателя, Возврат от покупателя и Расчеты по кредитам и займам так как они схожи по структуре и имеют табличные части.

Все эти три вида ПКО имеют одинаковый набор полей в шапке. Это Номер и Дата (далее для всех документов), Контрагент, Счет учета и Сумма.

• Номер – формируется автоматически и лучше его не менять.
• Дата – текущая дата. Здесь следует учесть, что если поменять дату на меньшую (например прошлый день), чем текущая, при печати кассовой книги программа выдаст предупреждение, что нарушена нумерация листов в кассовой книге и предложит их пересчитать. Желательно, что бы в нумерация документов в течении дня тоже была последовательной. Для этого можно изменить время документа.
• Контрагент – Физическое или Юридическое лицо, которое вносит денежные средства в кассу. Сразу замечу, что в этом поле указывается именно Контрагент, по которому будут вестись взаиморасчеты. Фактически деньги в кассу может внести например сотрудник Организации — Контрагента. Он выбирается из справочника Физические лица в поле Принято от. В этом случае в печатной форме ПКО будут прописаны Ф.И.О., от кого приняты деньги.
• Счет учета – в хозрасчетном плане счетов это как правило 50.1, но можно настроить другой по умолчанию. Корреспондирующий счет зависит от вида операции и берется из табличной части ПКО.

Обратите внимание на оформление суммы внесения денег. Оплату от покупателя, Возврат от покупателя и Расчеты по кредитам и займам нельзя оформить без указания договора

Причем прием денежных средств можно сделать одновременно по нескольким договорам. Для этого и существует табличная часть. Сумма платежа формируется из сумм в строках табличной части. Там же указывается Счет расчетов и Счет учета авансов (корреспондирующие счета). Настраиваются эти счета в регистре сведений Счета расчетов с контрагентами.

Другие виды операций не должны составить трудностей. Они не имеют табличной части и все заполнение ПКО сводится в основном к выбору Контрагента. Это может быть подотчетное лицо, банк или сотрудник.

Прочие операции по поступлению денежных средств отражают любые другие поступления в кассу предприятия и формирует собственные проводки. Произвольный корреспондирующий счет выбирается вручную.

Что делать, если посадочный утерян

В ситуации, когда получить штамп о досмотре на посадочный талон невозможно, Минфин России разрешает подтвердить расходы справкой о перелёте, выданной авиакомпанией.

В справке должны быть указаны ФИО сотрудника, номер заказа, маршрут, номер рейса, посадочное место, стоимость билета, дата полёта.

Для примера, «Аэрофлот» делает справку о перелёте за 1000 ₽ и 30 дней. Такие же расценки у «Уральских авиалиний», а если заплатить 1500 ₽, справку выдадут за 5 рабочих дней.

Образец справки о перелёте «Уральских авиалиний». Источник

Из писем Минфина следует, что компания вправе предоставить и любые другие документы, которые прямо или косвенно подтверждают факт использования приобретенного авиабилета. При этом Налоговый кодекс РФ не содержит конкретный перечень этих документов и не ограничивает в этом вопросе компанию. Однако на деле всё не так просто.

Ольга Великанова, бухгалтер Yusen Logistics Rus:

Прибегать к иным документам для подтверждения расходов стоит с осторожностью. В моей практике не было таких случаев, но это может привести к спорам с налоговыми органами

При налоговых проверках письма Минфина никакой роли не играют, потому что это письма, а не нормативный документ. Логика инспектора в том, что всё должно быть подтверждено документом. Не косвенным, а конкретным. Посадочный талон — неотъемлемая часть электронного билета по закону. Значит, он и должен подтверждать, что по этому купленному билету пассажир улетел. Если талона нет, то сведения об использовании этого билета есть только у авиакомпании, поэтому полноценной заменой талону является справка от авиакомпании. Можно рассуждать про косвенные документы, но вероятность что-то доказать будет уже только в суде и только после наложения санкций от налоговой. А это дополнительные затраты для компании.

Если сотрудник не принесёт никаких подтверждающих документов, то работодатель вправе не возмещать расходы на авиабилеты. Или он может компенсировать расходы частично — выплатить определённую сумму, которая прописана во внутреннем положении о командировках.

Важно помнить, что локальные нормативные акты компании не должны ухудшать положение работников, установленное законодательством. Например, подпункт «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 разрешает возмещать сотрудникам федеральных учреждений неподтверждённые расходы в размере минимальной стоимости проезда

Поэтому положение, в котором запрещено компенсировать неподтверждённые командировочные затраты, суд может признать недействующим на основании статьи 8 Трудового кодекса РФ.

Если расходы работника решено возместить или если билеты покупал работодатель, то такие затраты нельзя списать на расходы, чтобы уменьшить налог на прибыль. С сотрудника при этом нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. В этом случае фактические целевые расходы на проезд до места командировки и обратно документально не подтверждены. Поэтому они будут считаться доходом в виде оплаты организацией за работника стоимости услуг по перевозке. Это следует из положений абзаца 12 пункта 1 статьи 217, пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ и пункта 2 статьи 20.2 закона от 24.07.1998 №125-ФЗ.

Если так не сделать, то при налоговой проверке компания должна будет перечислить в бюджет все доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы.

Документ «Розничные продажи (чек)»

Если в настройках подключаемого оборудования был указан склад, то его необходимо указать в соответствующем поле документа (см. выше). После добавления товара и указания цены следует нажать кнопку Принять оплату
(Наличными
или Картой
), затем – Напечатать чек
.

Агентские услуги

Реализуемые агентские услуги в чеке необходимо указывать на закладке «Агентские услуги». В случае, если организация выступает в качестве платежного агента, это надо отдельно отметить в карточке договора.

Если в договоре с видом С комитентом (принципалом) на продажу
указано, что организация выступает в качестве платежного агента, то будет предложен список реквизитов.

Отметим, что в формате ФФД 1.05 в чеке нельзя сочетать услуги платежного агента с прочими товарами. В формате 1.1 такого ограничения нет. Информацию о платежном агенте, а также собственнике товаров для формата 1.1 можно указать в каждой строке чека.

Если товары (услуги) комиссионные, то оператору фискальных данных (ОФД) будут переданы сведения о комитенте. Для формата фискальных документов 1.05 — по чеку в целом, для ФФД 1.1 — для каждой позиции отдельно.

Отражение операций в 1С: Бухгалтерии на примере

В качестве примера можно рассмотреть оформление через 1С: Бухгалтерию покупки железнодорожных билетов.

Два билета на поездку по ж/д стоят 3000 рублей за единицу. В стоимость включен НДС. Расходы были произведены из кассы компании.

Следует учитывать, что НДС по таким расходам принимается к вычету только при наличии БСО (для железнодорожных и/или авиабилетов) или оформленного счета-фактуры. Сумма налога (НДС) должна быть указана отдельной строкой.

Регистрация покупок проводится через подраздел «Денежные документы» раздела меню «Банк и касса». Учет, как и для кассовых операций, ведется в количественной и стоимостной форме.

Выдача денежных документов в 1С 8.3

Документ Выдача денежных документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 создается также как и поступление из раздела Банк и касса – Выдача денежных документов:

Переходим в журнал Выдача денежных документов. Для создания нового документа в 1С 8.3, используется кнопка Создать:

Документы выдачи заполняется аналогично поступлению. При заполнении шапки документа заполнению подлежат реквизиты:

Вид операции – из выпадающего списка необходимо выбрать:

• Возврат поставщику – выбирается, если выполняем возврат денежных документов поставщику;
• Выдача подотчетному лицу – выбирается, если денежные документы выдаются подотчетному лицу;
• Прочая выдача – выбирается при прочем выбытии денежных документов из кассы.

Далее указываются:

• Счет учета – в 1С 8.3 заполняется автоматом;
• Организация – подбираем нужную организацию, если их несколько;
• Номер… От – номер документу присвоится автоматически при записи или проведении. Дата в 1С Бухгалтерия 3.0 проставляется также автоматически, только при создании документа (текущее число):

По аналогии с поступлением заполним форму документа. Она также состоит из 2 вкладок: Кому и Денежные документы.

Заполним вкладку Денежные документы. Чтобы заполнить таблицу документа необходимо нажать Добавить и заполнить реквизиты:

• Денежный документ  – из справочника  Номенклатура денежных документов выбрать нужный денежный документ или создать новый;
• Количество – указывается сколько денежных документов выдается;
• Сумма  – указывается сумма возврата денежных документов:

Реквизиты вкладки Кому будут меняться в зависимости от выбора вида операции в шапке документа Выдача денежных документов.

Возврат денежных документов поставщику в 1С 8.3

Если был выбран вид Возврат поставщику заполняются реквизиты:

Контрагент – выбираем поставщика, которому возвращаем денежные документы;

Выдано – наименование контрагента для печатных форм

Внимание! Для заполнения реквизита автоматом, необходимо прописать в карточке контрагента полное наименование;

Договор – из справочника Договоры выбирается нужный. Внимание! У договора должен стоять вид Прочее.

Счет расчетов – проставляется счет расчета с контрагентами:

При выборе вида операции Возврат поставщику на форме документа появится еще одна вкладка, которую необходимо заполнить – Счета доходов и расходов. Без выполнения данного условия документ в 1С 8.3 не проведется. Она  нужна для того, чтобы отразить в учете разницы между суммой возврата и учетной стоимостью денежных документов. На вкладке необходимо заполнить реквизиты:

• Статья доходов и расходов – в справочнике Прочие доходы и расходы подбираем подходящую статью;
• Счет учета доходов – указывается счет учета для доходов, которые возникают если сумма возврата превышает учетную стоимость денежных документов;
• Счет учета расходов – указывается счет учета для расходов, которые возникают когда учетная стоимость денежных документов превышает сумму возврата:

Выдача денежных документов подотчетному лицу в 1С 8.3

Если был выбран вид Выдача подотчетному лицу:

• Подотчетное лицо – выбирается сотрудник, которому выдаются денежные документы;
• Выдано – вносятся данные сотрудника для печатных форм (ФИО). В 1С 8.3 проставляются автоматически:

Прочая выдача денежных документов в 1С 8.3

Если был выбран вид Прочая выдача заполняются реквизиты:

• Выдано – указывается либо ФИО сотрудника, либо наименование контрагента (как для формы, выводимой на печать);
• Счет дебета – заполняется счет учета. При выборе счета по мере необходимости потребуется заполнить субконто:

После занесения в документ всей необходимой информации, необходимо провести документ, используя кнопку Провести:

При корректном заполнении, программа 1С 8.3 сформирует необходимые проводки. Их можно посмотреть, нажав на Дт/Кт:

В нашем примере проводки корректны – Дт 71.01 Кт 50.03:

Как оформить выдачу денежных документов в 1С 8.3

Документ Выдача денежных документов имеет печатную форму Расходный ордер. Чтобы вывести на экран макет печатной формы, следует нажать Расходный ордер в верхнем меню документа:

На экран выводится макет печатной формы Расходный ордер:

Закрытие смены

Закрыть смену можно двумя способами:

• из формы списка Розничные продажи
  (если они были) с формированием чека (документ Отчет о розничных продажах
  по кнопке Закрыть
  ) – см. рис. 5;
• из управления фискальным регистратором (если розничные продажи не осуществлялись).

Если в организации за смену были розничные продажи, то рекомендуется первый вариант, так как в программе будут автоматически сделаны все необходимые документы и проводки.
Обратите внимание, что смену должен закрывать тот пользователь-кассир данные которого будут переданы ОФД

Рис. 5. Закрытие смены

Если смена закрывается из пункта меню Управление фискальным регистратором
, то Отчет о розничных продажах (ОРП) не формируется. В таком случае можно заполнить ОРП вручную.

Продажи оптом

Для того, чтобы чек печатался с товарным составом, необходимо, в первую очередь, создать Счет покупателю
(рис. 6). Счет можно создать на основании документа Реализации
.

Рис. 6. Документ «Счет покупателю»

На основании сформированного Счета
создается документ Поступление наличных
(рис. 7). После проведения документа по команде «Напечатать чек» можно напечатать чек.

Если в системе зарегистрировано несколько фискальных устройств, то при нажатии кнопки Напечатать чек
программа предложит выбрать устройство, на котором будет напечатан чек.

Устройство должно быть зарегистрировано на организацию, для которой печатается документ.

Рис. 7. Окно «Печать чека»

Окно Печать чека
будет выглядеть по-разному в зависимости от версии формата фискальных документов. Если применяется формат 1.0, не будет колонок Признак способа расчета
и Признак предмета расчета
. Указанные колонки будут, если применяется формат 1.05 (см. рис. 7).
Признак способа расчета
зависит от соотношения суммы оплаты, отгрузки и суммы счета, полная предоплата или частичная. Если платеж к счету не был привязан ранее, то сумму предоплаты можно ввести вручную в поле Оплачено ранее
.

Если ранее не были указаны ФИО кассира и его ИНН, их можно ввести для конкретной операции непосредственно в форме (рис. 8). Это можно сделать для любых версий ФФД.

В отличие от документа Чек
в окне Печать чека
есть возможность выбора системы налогообложения, которая будет отображаться в чеке (поле Налогообложение чека
).

Рис. 8. Ввод реквизитов кассира для конкретной операции

В форме Печать чека
можно указать реализуете ли вы собственные товары или выступаете как платежный агент либо посредник (и указать его реквизиты) (рис. 9).

Рис. 9. Указание реквизитов платежного агента

Если оплата производится в несколько этапов, то для печати чека на доплату по факту реализации следует открыть Счет покупателю
и создать на его основании Реализацию
. После проведения реализации следует сделать еще одно поступление наличных на доплату. Поля Оплата наличными
и Оплачено ранее
автоматически заполнятся соответствующими суммами, а также изменится Признак способа расчета
на Оплата кредита
, так как отгрузка уже совершена. Таким образом, если все документы формировать На основании
, то можно видеть всю структуру связанных документов – и отгрузок, и оплат.

Затем печатается чек (рис. 11).

Рис. 11. Ввод данных об информировании покупателя

Рис. 12. Печать чека из документа «Поступление наличных»

Что такое авансовый отчет

В самом словосочетании «авансовый отчет» слышится расшифровка смысла – отчет по выданному авансу. Выдается аванс подотчетному лицу на целевое расходование средств, подтвержденное должным образом заполненными первичными документами.

Денежные средства под отчет предоставляются на следующие цели:

• Хозяйственные нужды организации;
• Командировочные расходы;
• Представительские расходы.

Авансовый отчет заполняется самим подотчетным лицом, проверяется, как правило, бухгалтером (или руководителем) и подписывается руководителем организации. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные средства.

Подотчетным лицом может быть:

• Работники организации;
• Внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые отношения.

Корректное заполнение отчета очень важно, т.к. в ином случае, у налоговой могут появиться вопросы к обоснованности принятия к налоговому учету израсходованных сумм

Что касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то в рассматриваемой ситуации компания не должна начислять их на стоимость проезда работника в командировку. Отсутствие посадочного талона не говорит о том, что у работника возник доход, облагаемый страховыми взносами.

Правда, иногда на практике ревизоры пытаются доначислить взносы в связи отсутствием этого документа. Но неправомерность их действий можно доказать в суде.

Примером может служить постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014 № Ф09-3145/14. В этом деле рассмотрена следующая ситуация.

Территориальным отделением ФСС России в компании была проведена проверка. По ее результатам организации доначислили страховые взносы. Одна из причин — отсутствие оправдательных документов, подтверждающих расходы на приобретение электронных авиабилетов. По мнению фонда, таким документом являются посадочные талоны. А их как раз и не было. Кроме того, отсутствовали справки, содержащие необходимую для подтверждения полета информацию, выданные авиаперевозчиком.

При рассмотрении дела суды отметили, что посадочный талон не утвержден в качестве обязательного документа для подтверждения обоснованности командировочных расходов. При приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Факт пребывания работников в командировке подтверждают, в частности, авансовые отчеты, служебные задания, командировочные удостоверения, электронные билеты, счета и чеки на оплату гостиниц. Эти документы суд признал как свидетельствующие о направлении работников в командировки, проживании их в гостинице, перелете, поскольку в копиях электронных авиабилетов указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (в частности указана фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Подключаемое оборудование

Подключить ККТ в программе можно в форме Подключение и настройка оборудования
из раздела Администрирование — Подключаемое оборудование
(рис. 1).
Для каждой кассы, зарегистрированной для конкретной организации, необходимо создать свой экземпляр Подключаемого оборудования
.

Последовательно следует заполнить все поля формы справочника

Обратите внимание, поле Организация
нужно заполнить корректно в соответствии с данными, указанными при регистрации фискального устройства

Если организация в информационной базе одна, то одноименное поле Организация
не отображается в форме Подключаемое оборудование
.

Оборудование в программе также можно привязать к складу.

Склад в одноименном поле нужно выбирать выбирать, если необходимо пробивать чек в отношении конкретной системы налогообложения. Например, при применении ОСНО и ЕНВД, в программе можно настроить печать чеков на оборудовании только для ОСНО, т. к. согласно Закону № 54-ФЗ для ЕНВД обязанность по применению онлайн-касс вводится с 01.07.2018. В других случаях указывать склад нет необходимости.

Рис. 1. Подключаемое оборудование

Поступление денежных документов

Оформление поступивших «ценных бумаг» производится по нескольким видам операций:

• от поставщиков;
• от подотчетных лиц;
• прочие виды поступлений.

Вводится подробное наименование билета с указанием маршрута. Указывается полная стоимость.

Формируется проводка Дт 50.03 Кт 76.05

Затем оформляется оплата из кассы. Для этого используется форма «Выдача наличных» с видом операции «Прочий расход».

Проведение формирует проводку: Дт 76.05 Кт 50.01

Выдача командированному сотруднику оформляется через «Выдача денежных документов». Необходимо выбрать подходящую категорию из:

• выдачи подотчетным лицам;
• возвратов поставщикам;
• прочей выдачи.

При возврате рассчитываются прибыли и убытки от этой операции. В случае выдачи подотчетному лицу:

Формируются проводки Дт 71.01 Кт 50.03

Возврат купленных билетов (с расчетами прибылей и убытков)

Один из билетов был возвращен РЖД с частичной потерей денежных средств. Операция оформляется «Выдачей денежных документов». Выбирается раздел выпадающего подменю «Возврат поставщику». Вкладка «Кому» относится к контрагенту «РЖД». Указывается счет учета.

Закладка «Денежные документы» обновляется. В появившемся поле «Сумма возврата» указывается 2400 руб.

Счета проводок выбираются в разделе подменю «Счета доходов и расходов». Указывается статья «Прочие внереализационные доходы (расходы)».

После проведения документа формируются проводки.

После возврата денежных средств со счета РЖД за неиспользованный билет формируется новое «Поступление наличных». Сумма составляет 2400 руб. Вид операции – «Прочий приход». Выбирается корреспондирующий счет 76-05.

Формируются проводки Дт 50.01 Кт 76.05

В отчете «Карточка счета» субсчета 76-05 по контрагенту «РЖД» можно проверить обороты.

Специализированная форма «Движение денежных документов» используется для анализа и выявления ошибок учета. Чтобы сформировать отчет, необходимо перейти в подраздел меню «Денежные документы».

Печатная форма выглядит следующим образом.

Учет каждого документа ведется на отдельном листе кассовой книги. В соответствии с методическими рекомендациями по применению и заполнению кассовой книги, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н, обязательно проставляется особая метка «фондовый».

Записи по движению вносятся непосредственно после получения (выдачи) в журнал регистрации. Можно использовать типовую форму или разработанную самостоятельно. Журнал регистрации денежных документов должен иметь поля для подписей сотрудников, участвующих в документообороте.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!