Краткий обзор
Мегаплан является одним из самых актуальных на российском рынке CRM. Программный продукт начали развивать еще 14 лет назад, и с тех пор разработчики улучшают проект и увеличивают его возможности. Главной особенностью программы является доступность в облачной редакции. Бизнесмены могут выбирать оптимальные варианты и добавлять информацию, чтобы работать в удобном для них режиме.
Система позиционируется как корпоративная CRM, однако в сервисе есть множество других модулей. Для пользователей Мегаплан предлагает таск-менеджер, что позволяет спланировать задачу и распределить время для работы. Это помогает эффективнее выполнять поручения руководителя. Слоган Мегаплана говорит сам за себя. Он гласит, что это «самая мощная из простых CRM».
У новых клиентов есть возможность протестировать облачную платформу в течение двух недель. Если нужна более серьезная версия, придется оплатить ее использование. Пробного периода разработчики не предусмотрели. Если сразу приобрести лицензию, сотрудник получит множество преимуществ. В основном так делают представители крупных фирм.
Пользователи ценят Мегаплан за удобный интерфейс и оперативную поддержку разработчиков. На изучение инструментов уходит немного времени, с чем справится любой новичок. Также CRM адаптируется под любой вид отрасли, начиная от цветочного магазина и заканчивая салоном красоты. Каждый коммерческий проект является уникальным, но торговое предприятие работает по единой форме, что позволяет установить программный продукт любым руководителям, которым необходима помощь.
Главной гордостью Мегаплана считается мобильное приложение, позволяющее взаимодействовать с покупателями в любое время, независимо от места их нахождения
Не каждая программа предлагает удобный интерфейс в мобильном телефоне, а это очень важно. Данный подход экономит время клиента и персонала, что увеличивает продуктивность компании
| Удобства интерфейса | Описание пункта |
|---|---|
| Создание учетной записи при помощи почты | После введения данных начинается генерация портала, а на почту приходит информация для доступа в учетную запись |
| Структурированный интерфейс | Окно разделяется на три области, где присутствует навигация, виджеты и панель быстрого доступа |
| Адаптированный под пользователей сервис | Можно отключать ненужный модуль или менять пункты в меню для удобства. Настройки позволяют сделать так, чтобы сотруднику было удобно управлять задачами в программе. Каждое изменение выполняется быстро и без сбоев |
| Составление списка дел, отчетность и активность | В настройках каждый пользователь команды может задать индивидуальную страницу и менять процесс работы |
| Применение библиотеки знаний | Помогает найти ответы на интересующие пользователя вопросы. Статьи и различные материалы будут прекрасными помощниками во время изучения и работы с программой |
Главное меню отличается удобной структурой. При наведении на окно появляется блок с различными пунктами. Внизу есть строка поиска, которая позволяет оперативно искать нужные документы и даже статьи по интересующим темам. Общение с персоналом проводится в специальном чате для пользователей.
Интерфейс выполнен удобно, и каждый новый пользователь отмечает это достоинство. Существует множество программ для коммерческих проектов, но компании все чаще останавливаются на Мегаплане. Система действительно обладает всеми возможностями для комфортной работы. А чтобы в этом убедиться, стоит рассмотреть функционал и значимые преимущества сервиса.
Интеграция и внедрение CRM
Использовать Мегаплан можно в облаке и продлевать лицензии, а можно сразу приобрести коробку на свой сервер. Особенность бизнес-модели SaaS (Software as a Service), по которой работает компания, заключается в том, что не нужно скачивать и устанавливать на компьютер никаких программ. Вся работа ведется в браузере, а пользователь вносит ежемесячные платежи за пользование системой. Это позволяет компаниям значительно экономить и не связывать себя какими-либо обязательствами.
Мегаплан можно кастомизировать в облаке, то есть настраивать интерфейс под задачи компании и связывать с любыми другими учетными системами и сервисами. Через модуль интеграций API можно связать Мегаплан с программой колл-центра, сервисом рассылки или IP-телефонией. Для этого нужно настроить автоматический обмен данными между ними, синхронизировав потоки событий.
Сравнение тарифов
У Мегаплан есть три основных тарифа:
- «Совместная работа» стоит около 5$ в месяц. Цена включает общение между менеджерами, сотрудниками, обмен документами, контроль задач и их сроков, отчеты, индивидуальные настройки и параметры.
- «CRM: клиенты и продажи» стоимость около 8$ в месяц. Цена включает в себя все возможности предыдущего тарифа, плюс возможность ведения базы клиентов и управление продажами (роллер с рассылками).
- «Бизнес-менеджер» стоимость около 10$ в месяц. Цена включает в себя то же, что и предыдущий тариф плюс систему управления финансами, учет сделок.
Это платные тарифы, но существует и бесплатное не очень большое приложение «Миниплан» для работы организаций до 10 человек. Отзывы о нем весьма положительные.
Достаточно часто там проводятся акции, чтобы люди могли попробовать любой из тарифов с возможностью использовать все настройки бесплатно до двух недель. Прежде чем заключать сделки на приобретение продукта лучше опробовать все варианты в демо презентации, чтобы понять, какой именно тариф необходим.
Кстати, с этим продуктом можно не только тратить деньги, но и зарабатывать их. Поскольку есть два типа партнерки: реферальная (безопасная финансовая пирамида без вложений) – делать рассылку с линком на приложение и получать 20% от этих продаж или стать партнером и продавать продукт, получая 50% прибыли от сделки (большие деньги умеючи). Отзывы в виде блогах и обзорах о таком заработке неоднозначные, многие проводят сравнение с финансовой пирамидой в негативном значении этого словосочетания.
Инструкции и обучение к использованию.
Не смотря на интуитивно-понятный интерфейс все же необходимо потратить некоторое время на обучение, вначале прямо при входе есть краткая графическая инструкция пользователя с понятным и простым описанием. Тут же кнопка для печати этой брошюры. Есть видео обзоры по использованию. Полные данные по использованию можно почерпнуть в инструкции. Она имеет структуру пирамиды с гиперссылками, то есть в формате википедия. Изучившему ее будут понятны все функции и настройки.
Как подключить интеграцию с «Мегапланом»
Подключение «Мегаплана» к облачному сервису 1С:Fresh
Чтобы подключить CRM «Мегаплан» к облачной бухгалтерии 1С, нужно провести несложную настройку:
- запустить бухгалтерию 1С:Fresh через тонкий клиент и в меню выбрать Администрирование
- открыть Дополнительные обработки и выбрать Синхронизация с Мегапланом
- в появившемся окне указать данные доступа в аккаунт «Мегаплана»
- для последующих синхронизаций использовать тот же алгоритм
Рис. 2. Включение интеграции 1С:Fresh с Мегапланом
Подключение «Мегаплана» к коробочной 1С
Чтобы подключить CRM «Мегаплан» к 1С локально, также нужно совершить несколько простых действий:
- скачать программу обработки на компьютер с установленной 1С:Бухгалтерией
- открыть файл из меню программы
- в появившемся окне указать данные доступа в аккаунт «Мегаплана»
- для последующих синхронизаций использовать тот же алгоритм.
Рис. 3. Включение интеграции коробочной 1С с Мегапланом
При загрузке счетов из «Мегаплана» можно задать префикс для номера счета, чтобы понимать их источник. Например, префикс МП может означать «Мегаплан».
Вместе со счетами в 1С загружаются новые контрагенты с заполненными полями и номенклатурные позиции. Для каждого контрагента, не найденного в базе 1С, и новой номенклатуры автоматически создается своя карточка.
Когда в 1С фиксируется оплата по счету из «Мегаплана», его статус в в CRM-системе меняется в соответствии со статусом 1С.
Рис. 4. Загрузка счетов из «Мегаплана» в 1С
«Мегаплан» запоминает идентификаторы 1С (УИД) для найденных или созданных элементов справочников клиентов, счетов и товаров. Благодаря этому элементы сопоставляются и не дублируются в базах.
Чтобы изменения актуализировались в обеих базах, достаточно воспользоваться кнопками Прочитать измененные счета, Прочитать измененных контрагентов и передать обновленные данные в «Мегаплан».
Из 1С данные выгружаются в «Мегаплан» по той же схеме. Закрывающие документы попадают в карточку клиента во вкладку Файлы, а счета — в одноименную вкладку. Список счетов также виден в карточках сделок. При выгрузке документации можно воспользоваться фильтрацией по периоду или интервалу времени.
Рис. 5. Выгрузка закрывающих документов из 1С в «Мегаплан»
Через финансовый модуль «Мегаплана» можно также загружать банковские выписки. Если сумма финансовой операции покрывает сумму счета, то он автоматически изменит статус на Оплачен.
Рис. 6. Виджет загрузки выписки в «Мегаплан» из 1С
Интеграция 1С и CRM «Мегаплан» поддерживается для следующих решений 1С:
- 1С: Бухгалтерия предприятия 8.3 ред.3.0
- Облачная бухгалтерия 1С:Fresh
- 1С: Бухгалтерия предприятия для Беларуси, ред.2.1
Настройка CRM Мегаплан
Для того, чтобы изменения на стороне Мегаплан отражались в UTMSTAT, необходимо создать в Мегаплан внутреннее приложение и прописать в нём URL вебхука. Кроме того, необходимо создать дополнительное поле utmstat для хранения и передачи идентификатора customer_id.
2.1 Создание приложения в Мегаплан
Перейдите в раздел “Настройки” (1) в личном кабинете Мегаплан. Щелкните раскрывающуюся панель “Приложения” (2). Нажмите кнопку “Создать приложение” (3).
расположение раздела приложения и кнопки создания приложения в мегаплан
На странице создания приложения, в поле “Название” введите название для приложения, например, UTMSTAT. Нажмите кнопку “Сохранить”.
расположение поля “название” на странице создания приложения
На странице настроек приложения Мегаплан, введите в поле “URL принимающий события” (1) Ссылку для Webhooks (см. пункт настоящей инструкции 1.4). Установите все чекбоксы в пункте “Потоки событий” (2). Нажмите кнопку “Сохранить” (3)
Вид страницы настроек приложения в CRM Мегаплан
Настройки приложения Мегаплан сохранены.
Настройки сохранены
Приложение в CRM Мегаплан создано.
Вид записи о созданном приложении в CRM UTMSTAT
2.2 Создание поля UTMSTAT в схемах сделок Мегаплан
Для для хранения и передачи идентификатора customer_id необходимо создать дополнительное поле utmstat в схемах сделок Мегаплан.
Перейдите в раздел “Настройки” (1) в личном кабинете Мегаплан. Щелкните раскрывающуюся панель “Сделки” (2). Раскройте раздел меню справа “Схемы сделок” и выберите подраздел меню “Базовая” (3).
расположение меню схем сделок в настройках Мегаплан
Пролистайте страницу ниже, до подраздела “Дополнительные свойства”. Щелкните ссылку “Добавить свойство”.
Расположение ссылки “добавить свойство” в настройках схем сделок
Во всплывающем окне “Новое свойство” введите в поле “Название” – название поля – utmstat. В ниспадающем меню “Тип” выберите – “Строка”. Заполните поле “Максимальная длина” числовым значением 300. Нажмите кнопку “Добавить”.
Вид всплывающего окна “Новое свойство” с образцом заполнения полей
Дополнительное поле “utmstat” добавлено в схему базовой сделки.
Вид созданного дополнительного свойства в базовой схеме сделки
Функционал
Любой программный продукт имеет определенный функционал, который отличается от других сервисов. Например, у Мегаплана есть инструменты, которые эффективно организовывают онлайн-бизнес. Они пригодятся и начинающему, и опытному предпринимателю. Подробно нужно остановиться лишь на самых главных функциях, которые предоставляют создатели программы. Они действительно стоят того, чтобы выбрать Мегаплан как проект, лидирующий среди аналогов.
Список покупателей
Чтобы сотруднику было удобно, для него созданы удобные карточки со списком покупателей, которые выбирают его фирму. Информация всегда находится под рукой, и в любое время можно изменить данные или записать важную деталь о клиенте. Это поможет понять, что представляет собой каждый клиент в отдельности.
Базирование сделок
Операции пользователя структурируются по статусу, а важные цифры всегда на виду в списке, где находится общая информация. Не нужно открывать сделку, чтобы увидеть стоимость заказа, ведь все уже отображено в окне. Такое удобство позволяет не делать лишних движений, на которые тратится время.
Работа со счетом и включение внутренней задачи
Генерация счета производится достаточно быстро, чтобы увидеть оплату. Менеджер может контролировать поступление денежных средств в окне Мегаплана, не переключаясь на другие окна. Работа, таким образом, протекает быстро и в удобном для пользователя режиме.
Руководитель имеет право создать список задач для сотрудников. Статистика показывает, кто работает быстрее, чем другие. Это позволяет грамотно распределить задачи между персоналом, найти лучших работников и тех, кто не успевает. В результате это дает возможность повлиять на общую эффективность.
Коммуникация и документация
Интерфейс системы позволяет поддерживать постоянную связь между коллегами. Дополнительный канал чата обеспечивает быстрое решение проблем, если они возникают. Также в CRM имеются готовые шаблоны отчета с файлами. Обмениваться документами с коллегой или клиентом можно быстро, закрывая эффективную сделку.
Интеграция и структура подразделений
При помощи программы подключается 1C и даже телефония, а также почта и другие инструменты. Если нужно открыть определенную вкладку одновременно с другими окнами, это не мешает работе, ведь все находится в одном Мегаплане. Руководители также создают отделы внутри фирмы для взаимодействия друг с другом. Таким образом становится легко узнать, кто из сотрудников что из себя представляет.
Бизнес-процесс с финансами
Мегаплан позволяет автоматизировать сделки и быстро добавлять новые операции. А учет доходов и расходов находится на главной CRM. Бухгалтеру не нужно считать все самостоятельно, ведь автоматизация оперативно и эффективно выполняет все бизнес-задачи.
Мобильное приложение
Офис в Мегаплан всегда будет с собой. Сотрудник сможет в любое время взаимодействовать с покупателем и выполнять необходимые задачи вне офиса. Мобильное приложение имеет удобный интерфейс и управление.
Контроль персонала и воронка продаж
Сервис позволяет следить за эффективностью сотрудников команды. Руководитель сразу увидит, кого поощрить, а кому выписать штраф за недостаточное усердие. Также CRM автоматически разбивает сделку на несколько этапов. Менеджер сможет поменять статус, а начальство просмотрит количество сделок на определенном этапе работы.
Интеграция с WhatsApp
Это одна из фишек Мегаплана: после того как добавляются новые покупатели, начинается общение, а информация попадает в общую базу. Дополнительный канал связи позволяет в удобном режиме общаться с клиентами из любой точки мира. В карточке остается переписка, которую можно просматривать, чтобы узнать предпочтения клиента.
Интеграция с Ватцап не заканчивается тем, что переписка остается у пользователя Мегаплана, ведь менеджер может общаться с покупателем внутри CRM и даже не подключаться к системе. Весомое преимущество играет на руку любому персоналу, позволяя организовать удобный режим общения. Это повышает эффективность и дает возможность быстро выполнить задачу, закончив сделку.
Подключение Телеграм
Чтобы взаимодействовать с покупателями постоянно, нужно составлять специальные схемы. Но для чего? Ведь Мегаплан уже придумал удобную связь в одной программе, например через Телеграм. При помощи социальной сети сотрудник может поддерживать контакт с клиентом в любое время. Достаточно лишь заполнить информацию о покупателе и приступить к коммуникации.
Пример раздачи поручений и контроля исполнения
Чтобы быстро поставить задачу в Мегаплане, нужно нажать на значок плюса под модулем «Задачи» в верхнем меню.
Откроется форма создания новой задачи, где в названии нужно написать желаемый результат, который вы ждете от сотрудника, а в сути подробно описать, что конкретно нужно сделать. Например, директор может поставить руководителю отдела продаж задачу подготовить отчет.
В задаче можно указать только одного ответственного, добавить соисполнителей и аудиторов, установить дедлайн. В нашем случае дедлайн устанавливаем на 11 ноября, добавляем в соисполнители кадрового специалиста. К задаче можно приложить неограниченное количество файлов и создать в карточке дополнительные поля, необходимые для работы и отчетов.
Когда задача поставлена, в единый центр уведомлений на панель информера, участникам придет уведомление, а исполнителям — запрос на новую задачу. Пропустить или игнорировать его очень сложно. Из информера сотрудники могут принять задачу или, объяснив причину, отклонить. В будущем задачу можно делегировать подчиненному, провалить, если она оказалась не по зубам, или поставить на паузу, если появились более важные проекты.
Если отчет необходим коммерческому директору регулярно, имеет смысл создать для задачи шаблон. Это избавит от необходимости каждый раз ставить новую задачу. Чтобы период для анализа данных менялся автоматически, применяю переменные значения. Предположим, отчет по продажам нужен каждый месяц. Тогда в название задачи подставляем переменные {{ПредыдущийМесяц}} и {{ТекущийГод}}.
После этого задачу нужно поставить на повтор, выбрав день недели и время. Тогда Мегаплан с заданной периодичностью будет сам создавать новую задачу, подставляя нужные значения. Повторяющейся можно сделать любую задачу, но только в шаблонах доступны переменные.
Если одинаковые задачи нужно поручить нескольким сотрудникам, можно поставить задачу один раз, но сделать ее массовой. Каждый соисполнитель получит отдельную задачу, за которую будет ответственным, и не сможет видеть аналогичные задачи своих коллег.
Если сотрудник не успевает уложиться в срок, он может отправить запрос на перенос дедлайна и объяснить причину.
Чтобы посмотреть все задачи подчиненных, достаточно заглянуть в одноименную группу на панели фильтров в левой части Мегаплана. Если среди них есть те, по которым прошли сроки, они будут окрашены в красный цвет. Заглянув в задачу, вы сможете увидеть проблемы, узнать, кто виноват в задержке и когда ждать результат.
Если интересуют задачи конкретного сотрудника, можно настроить фильтр только для него. Фильтры можно редактировать, комбинируя нужные условия. Например, сотрудник просится в отпуск, а вы не знаете, можно ли его отпускать. Используя фильтр, можно оценить, сколько у него задач в работе, есть ли среди них просроченные, какова его роль в проектах.
Мегаплан умеет автоматически ставить задачи в сделках. Но для этого нужно указать условие: допустим, переход сделки из одного статуса в другой. Как только сделка перейдет к этапу согласования договора, Мегаплан в зависимости от настроек сам поставит задачу юристу или предложит сделать это менеджеру.
Минусы Мегаплана
Идеальных систем не бывает, поэтому мой обзор был бы неполным без попытки найти слабые места. Продукт переживает большой редизайн. Не все модули пока обновлены и это иногда вызывает неудобство из серии “немного подвисает и лагает”. Однако, все равно приятного в этом мало. Чтобы воспользоваться привычным функционалом, часто приходится переключаться на прежнюю версию. Пока такая возможность существует. После окончания редизайна планируется полностью отключить старый интерфейс
Разочарованием наверняка станет и отсутствие прямой интеграции с Google Adwords и Яндекс.Директ. Из-за этого построить сквозную аналитику можно только через промежуточный сервис, например Roistat. А средняя стоимость этой системы выходит в 10 000 р.
Подключение дополнительных сервисов тоже не бесплатное. Это еще один минус. К примеру, интеграция с GetResponse стоит 600 рублей в месяц. А если подключить 5-10 дополнительных сервисов (а похоже так и будет выходить), то для небольших компаний эти затраты могут оказаться существенными.
Ну и напоследок, хотелось бы отметить еще один минус, который встречается не только у Мегаплана, но и у большинства CRM-систем в принципе. Это техническая поддержка. У Мегаплана она не идеальна. Если посмотреть в Интернет, то можно встретить довольно много жалоб на ее медлительность и долгие ответы (я видел даже жалобу на ответ в полгода). Про не глубокое вникание в суть даже говорить не буду.
Изучим интерфейс
Система Мегаплан состоит из модулей для совместной работы и ведения продаж по принципам CRM. Модули работают синхронно, их данные дублируются автоматически. Чтобы оптимизировать бизнес-процессы, задачи можно связывать с другими задачами и сделками. Если Вы первый раз зашли в личный кабинет, то можете не переживать, Вас буквально проведут по всей системе с помощью видео-инструкций, плюс дадут массу полезных материалов.
Отдельное описание модулей делать не стану, с ними все очень просто. Модули “Задачи”, “Дела” и “Сотрудники”. Они упрощают совместную работу команды и управление проектами на диаграмме Ганта. Помогают планировать рабочий день и очередность выполнения задач. Ответственные отчитываются о результатах, а руководители осуществляют контроль рабочего времени сотрудников.
Модули “Клиенты”, “Сделки” и “Отчеты”. Помогают вести базу контактов, управлять продажами и коммуникациями. В карточке клиента хранится вся информация о нем: переписка и записи звонков, документы и счета. Настройка бизнес-процессов происходит в схемах продаж. Управлять сделками удобно на канбан-доске, следить за конверсией — в воронке продаж.
Рабочий стол, а также карточки задач и клиентов имеют блочную структуру. Что очень приятно, вид и расположение блоков на странице настраивается индивидуально. Таким образом, каждый сотрудник может проявить индивидуальность и упростить себе жизнь. Кроме того, настройка интерфейса на этом не ограничивается. Можно менять фирменные темы, показывать нужные данные и настраивать удобные списки.
Правила автоматического сопоставления данных при синхронизации
В идеальном случае добавление данных, подлежащих синхронизации, осуществляется только в одном приложении, а в другом приложение эти данные появляются исключительно в результате синхронизации. В этом случае уникальные идентификаторы в двух приложениях у одинаковых объектов одинаковы, и система может однозначно сопоставить объекты.
На практике соблюдать данное требование не всегда возможно, особенно в случае настройки синхронизации между приложениями, работа в которых велась независимо. Это связано с тем, что у двух одинаковых объектов, созданных параллельно в каждом приложении, будут различаться уникальные идентификаторы, присвоенные системой. Поэтому при синхронизации объекты сопоставляются между собой не только по уникальному идентификатору, но и по ключевым полям. Для новых объектов сопоставление выполняется при их первой синхронизации, автоматически установленная связь сохраняется при последующих синхронизациях.
Например, если завести в приложениях клиента с одинаковым наименованием или одинаковыми ИНН/КПП, тогда при синхронизации данные о клиенте будут сопоставлены и по наименованию, и по ИНН/КПП. Это позволяет избежать появлению в приложениях дублей клиентов.
В таблице ключевых полей поиска описаны поля, по которым выполняется сопоставление данных при синхронизации. Как видно из таблицы, при загрузке нового элемента справочника Номенклатура сначала выполняется поиск по полю Артикул, а если ничего не найдено — тогда выполняется поиск по полю Наименование.
| Синхронизируемые справочники и документы | Ключевые поля поиска |
| Банки | БИК или SWIFT BIC |
| Банковские счета | Владелец, Номер счета |
| Валюта | Цифровой код или Наименование |
| Виды цен | Наименование |
| Договоры | Валюта, Владелец, Организация, Номер, Дата или Валюта, Владелец, Организация, Наименование |
| Классификатор единиц измерения | Код или Наименование |
| Контрагенты (клиенты) | ИНН, КПП или Публичное наименование или Наименование |
| Номенклатура | Артикул или Наименование |
| Номенклатурные группы | Наименование |
| Организации | ИНН, КПП или Полное наименование или Наименование |
| Страны мира | Код, Наименование |
| Счет на оплату | Номер, Дата |
Таблица ключевых полей поиска
Исправление некорректно установленной связи между объектами
Возможна ситуация, когда система установит и запомнит некорректную связь между объектами. Например, в двух приложениях одновременно зарегистрирован данные об одном клиенте, но не заполнены поля ИНН/КПП, а наименование клиента различается. При синхронизации система не сможет сопоставить данных клиентов, в итоге в обеих базах появится дублирующаяся информация о клиенте. Для исправления связи между объектами нужно выполнить ручную синхронизацию с дополнительными параметрами. Для этого в окне списка настроек синхронизации выполняется команда Синхронизировать данные, задав дополнительные отборы.
Корректировка соответствия синхронизируемых объектов
Система откроет окно сопоставления загружаемых данных. Если в списке нет необходимого объекта, значит он не был зарегистрирован для синхронизации. В данном случае нужно зарегистрировать вручную объекты для синхронизации.
Система накапливает информацию об изменении объектов между сеансами синхронизации данных. В любой момент можно посмотреть и скорректировать список объектов, зарегистрированных для синхронизации, с помощью команды Состав отправляемых данных.
Просмотр списка отправленных данных
Инструкция по изменению сопоставления данных описана выше в разделе настройки синхронизации в приложении 1С:Бухгалтерия предприятия.
Как пользоваться CRM-системой
Переносить в Мегаплан рабочие проекты можно начинать сразу после регистрации аккаунта. В среднем на это уходит пара дней: интуитивно понятный интерфейс поможет быстро перенести данные в систему и легко освоиться в функционале. В первую очередь, нужно добавить сотрудников, поставить задачи и перенести базу клиентов.
Добавление сотрудников. Если людей немного, их можно добавлять в Мегаплан по одному, если лениво — сразу группой. Импортировать список сотрудников со всеми атрибутами из вашей учетной системы можно через службу каталогов Active Directory.
Все добавленные сотрудники получат на почту приглашение в Мегаплан c данными для входа и первую задачу — заполнить личную карточку. В ней они укажут мобильный телефон, электронную почту, время работы, возраст, день рождения, даже напишут и о своем отношении к алкоголю и табаку. Сотрудник может загрузить фотографию, выбрать аватар и написать несколько слов о себе.
Добавление клиентов. Если клиентская база большая, ее можно импортировать из Экселя или почты. Мегаплан заведет досье на каждого клиента: название компании, имя и фамилия контактного лица, должность, телефон и почта для связи. Карточка клиента в дальнейшем будет аккумулировать все запланированные и завершенные коммуникации с ним.
Постановка задач и назначение ответственных. Текущую работу можно перенести, поставив задачи сотрудникам или создав проекты из нескольких задач. В задачах устанавливается крайний срок, назначаются соисполнители, аудиторы и определяется приоритет. Если в проектах обычно участвуют одни и те же сотрудники, можно объединить их в группу. В следующий раз, создавая новый проект, не придется тратить время и добавлять каждого по отдельности.
После того как основные данные внесены в Мегаплан, можно заводить обсуждения, обмениваться документами и работать над совместными проектами. Чуть больше времени уйдет на перенос всех бизнес-процессов: для этого нужно будет настроить схему сделок под специфику и условия компании, то есть определить ее основные этапы. Подробная воронка продаж помогает анализировать работу отдела продаж, находить проблемные точки и и видеть упущенную прибыль.
Коротко о главном
В целом, Мегаплан — облачный сервис для малого бизнеса, простой и малозатратный (один из самых выгодных в нашем рейтинге). С одной стороны, это здорово. Но с другой — не стоит ждать от него умопомрачительного функционала и тотальной автоматизации маркетинга. Программа идеальна для совместной работы, удобна для фрилансеров, хороша для продаж, помогает планировать и контролировать рабочее время, но все равно требует самодисциплины.
Кроме того, Мегаплан отлично подходит для автоматизации как внутренней работы, так и внешних связей с клиентами. Он помогает маркетологам генерировать больше лидов на основе накопленных данных, а менеджерам по продажам — ускорять цикл сделок и больше продавать. По сути, это довольно мощная CRM-система для малого и среднего бизнеса, не требующая значительных капиталовложений в доработку.
Что лично мне нравится все больше и больше — это то, что разработчики CRM начали слышать клиентов и перестали брать деньги за кастомизацию под шаблонную нишу. К примеру, в Мегаплан есть “шаблонные” отраслевые решения. То есть это настроенная система для: продаж, производства, сферы красоты и даже юридических услуг. Все что остается — это взять это решение и немного доработать под себя.