Как оформить иностранца на работу и не получить штраф — пошаговая инструкция

Пример заполнения формы о приеме на работу иностранного гражданина

Образец уведомления о заключении трудового договора с иностранцем можно скачать здесь.

В бланк  требуется внести следующую информацию:

На первой странице	Название отдела ГУВМ МВД, в который он направляется, при этом на практике числа клеток не хватает для размещения полного его наименования, поэтому слова могут сокращаться, к примеру, район пишется как р-н; Далее требуется указать статус подателя, внеся крестик в нужное поле в следующим разделе, чаще всего это юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель; Следом требуется указать основной вид практикуемой этой организацией экономической деятельности; Далее указывается полное наименование юридического лица, здесь на его написание отведено достаточное количество строчек, и нужно внести полное название организационно-правовой формы (к примеру, общество с ограниченной ответственностью вместо ООО)
На второй	Номер свидетельства о госрегистрации — для юрлица или ИП; Такой же реквизит для документа о постановке на налоговый учет; Адрес как расположения компании, так и проживания ИП, в том числе — город, в котором она располагается, почтовый индекс (необходимый реквизит), район, улица с корпусом; Контактный телефон, начинать вводить его необходимо с +7. Сведения о самом сотруднике, на которого подается документ, включая: фамилию и имя; отчество, если оно у него есть; подданство; место рождения, если такие данные имеются, включая страну и населенный пункт; день, месяц и год рождения; бумагу, подтверждающая личность, нужно указать паспорт это или иной документ
Ее параметры	Включая серию и дату выдачи
Кем выдан	Это поле уже на третьей странице, но тесно связано с предыдущей
Далее на третьей странице указывают	Номер карты мигранта (если она оформлялась); День, когда она была выдана; Место, по которому лицо было поставлено на учет при получении вида на жительство (ВНЖ) либо зарегистрировано; Число, когда это произошло. Реквизиты бумаги, на основании которой иностранец получил право на выполнение работ или оказание услуг на территории России: ее обозначение (патент или иное); серия и номер; дата выдачи; орган, осуществивший выдачу (сокращенно); срок, в течение которого документ будет оставаться действительным. Далее отдельная строчка, предназначенная для сотрудников из-за рубежа, у которых отсутствует разрешение или патент, там указывается международное соглашение или российский нормативно-правовой акт, который дал им такую возможность
Четвертая страница — заключительная	На ней требуется указать: профессию, которая вписывается в соответствующую строчку в соответствии с классификатором занятий федерального уровня либо аналогичным документов для профессий; осуществляет ли лицо, на которое составлена бумага, свою деятельность согласно договору трудового либо гражданско-правового характера; число, когда было подписано соглашение из предыдущего пункта; адрес, где иностранец будет осуществлять свои трудовые функции, требуется указать индекс, а также вес данные о местонахождении, включая номер квартиры или офиса; далее приводится упоминание, что составитель бумаги (работодатель иностранца) предупрежден о том, что в случае предоставления им некорректных сведений в данном документе ему придется нести ответственность; также он соглашается на обработку ведомством поступившей от него информации; и подтверждает, что все написанное им было верно; следом идет пустая строка для помещения заявителем: фамилии, имени и отчества — для физического лица; представителю юридического, уполномоченному работодателем требуется добавить обозначение должности; ниже идут:  слева — дата составления;  справа — печать (при наличии, в настоящее время не обязательна); далее для лиц, которые составили и отправили уведомление на основании доверенности идет раздел, где им требуется указать номер этого документа и дату его появления, а также собственные ФИО и паспортные данные (серию, номер, время выдачи)

Какую информацию содержит уведомление об увольнении

Если трудовой / гражданско-правовой договор с иностранным работником по каким-либо причинам расторгается, работодатель должен сообщить об этом в территориальное подразделение ГУВМ МВД. Делается это таким же образом, как в случае заключения такого договора, – посредством уведомления. Да и в целом порядок уведомления ГУВМ МВД об увольнении иностранного сотрудника практически идентичен тому, который применяется для случаев приема мигрантов на работу.

Правда, есть небольшие, но, тем не менее, важные отличия. Они касаются информации, которая должна быть отражена в бланке.

Данные о работодателе

Эта часть бланка содержит те же сведения о работодателе, которые заполняются в случае извещения о заключении трудового договора:

• статус;
• вид деятельности;
• наименование/ФИО;
• сведения о правоустанавливающих документах / паспортные данные;
• ИНН, КПП;
• адрес;
• номер телефона;
• паспортные данные, серия, номер и дата выдачи доверенности (если уведомление в миграционную службу о расторжении трудового договора с иностранным работником подается уполномоченным представителем работодателя).

Данные об иностранном сотруднике

Здесь тоже ничего нового, бланк предусматривает стандартный перечень сведений об иностранном гражданине:

• ФИО;
• гражданская принадлежность;
• место и дата рождения;
• данные документа, удостоверяющего личность;
• номер и дата выдачи миграционной карты;
• адрес и дата постановки на миграционный учет;
• сведения о разрешении на работу / патенте или основания, допускающие прием на работу без разрешительных документов;
• профессия.

Кроме того, типовое уведомление содержит следующую информацию о договоре между работником и работодателем:

• вид (трудовой или гражданско-правовой);
• дата прекращения;
• по чьей инициативе расторгнут.

Как заполнить

Оформляя уведомление о прекращении трудового договора с иностранным гражданином, работодатель должен придерживаться уже упомянутых правил. В данном случае также недопустимы исправления/сокращения/аббревиатуры, заполнить бланк можно любым удобным способом (вручную или на компьютере), но обязательно на русском языке. Требование «один работник – одно уведомление» должно строго соблюдаться.

Этапы трудоустройства безвизового иностранного работника при отсутствии разрешения на работу

Работодатель до 1 мая текущего года обращается в уполномоченные органы субъектов Российской Федерации с заявкой о потребности в рабочей силе для замещения в предстоящем году вакантных и создаваемых рабочих мест иностранными работниками с целью резервирования квот на выдачу иностранным гражданам разрешений на работу на следующий год. Далее

1. Иностранный работник предъявляет работодателю документы, необходимые для трудоустройства.
   Перечень документов, обязательных для предъявления гражданином при трудоустройстве определен в ст. 65 ТК РФ. На данном этапе иностранный работник предъявляет:
   1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
   2. трудовую книжку (российского образца). Если гражданин ранее не работал в РФ, то работодатель сам оформляет ему новую трудовую книжку;
   3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Так же, при отсутствии страхового свидетельства у гражданина, работодатель должен оформить данный документ в органах ПФР;
   4. документ об образовании, квалификации или специальных знаниях — при поступлении иностранца на работу, требующую специальной подготовки;
   5. миграционную карту — (срок пребывания должен составлять 90 календарных дней с даты въезда согласно отметке пограничной службы о дате въезда в страну);
   6. отрывной бланк уведомления о прибытии.
2. Заключение трудового договора. В договоре нужно указать должность иностранного сотрудника согласно ранее резервированным квотам, точное место работы, а также прописать, что договор вступает в силу с момента получения разрешения на работу.
3. Оформление разрешения на работу от имени нового работодателя. После заключения трудового договора подать документы в УФМС России на оформление разрешения на работу.
4. Уведомление госорганов о приеме на работу иностранного работника. После получения разрешения на работу необходимо в установленные сроки уведомить о заключении трудового договора следующие органы:
   1. ФМС и Службу занятости — в течение 3 рабочих дней со дня приема иностранца на работу;
   2. Налоговую службу – в течение 10 календарных дней с момента приезда иностранца к месту работы либо получения им разрешения на работу либо заключения нового трудового договора.
5. Продлить уведомление о прибытии на срок действия полученного разрешения на работу.
6. Оформление трудовой книжки. После оформления (или переоформления разрешения на работу) необходимо отразить в трудовой книжке иностранного работника прием его на работу по трудовому договору с даты, указанной в приказе о приеме на работу. Если трудовая книжка отсутствует, то компании как работодателю нужно ее оформить.
7. Дополнительные действия. При наличии законодательством установленных особых требований допуска к работе нужно также их выполнить. К примеру, для определенных профессий и должностей предусмотрен обязательный медицинский осмотр.

Общие особенности.
Работодатель не должен забывать периодически проверять у работников — иностранных граждан разрешение на работу. С этой целью можно прописать в договоре обязанность работника предъявлять разрешение на работу, по требованию. В случае невозможности выполнения этой обязанности по причине утраты документа, удостоверяющего личность, или разрешения в виде отдельного документа работник должен предъявить работодателю справку, подтверждающую факт обращения с заявлением об утрате в орган миграционной службы по месту утраты или по месту временного проживания. После получения дубликата документа, удостоверяющего личность, с соответствующей отметкой или дубликата отдельного разрешения на временное проживание работник должен предъявить его работодателю.

Уведомление госорганов

Компании мало собрать нужные документы и заключить трудовое соглашение с иностранным работником. Следует уведомить госорганы о том, что теперь в числе их сотрудников есть мигрант.

Сообщить о новом работнике-иностранце нужно в отдел МВД по вопросам миграции по месту регистрации организации. Есть конкретные сроки, за которые нужно уведомить госорганы о данных изменениях в составе штата компании — не позднее трёх дней с момента подписания с соответствующим работником трудового соглашения. Это касается и сведений о гражданах стран ЕАЭС.

Не нужно отчитываться в МВД только по сотрудникам из Беларуси.

Уведомление подаётся на бланке, приведённом в приказе МВД РФ от 30 июля 2020 года №536. Подать письмо можно тремя вариантами:

• принести лично в отдел МВД по месту регистрации организации;
• отправить заказным письмом по почте;
• отправить электронным письмом (это можно сделать через «Госуслуги»).

О приёме на работу иностранца работодателю следует уведомить только МВД, налоговая уже получит данные от правоохранительного ведомства в рамках межведомственного обмена информацией.

Правовой статус иностранца

В значительной мере порядок оформления иностранцев на работу в 2024 году будет зависеть от их правового статуса: на каком основании данное лицо находится на территории РФ. Согласно ФЗ №115 от 2002 года, выделяются следующие категории иностранных граждан, проживающих в России:

• Временно прибывший. У данного человека нет российского вида на жительство, и на территории нашей страны он находится либо на основании полученной визы, либо без неё, если между РФ и его страной заключён договор о безвизовом режиме. Временно прибывшее лицо обязательно должно иметь миграционную карту, иначе он будет считаться нелегалом и оформление его на работу может обернуться для работодателя большими неприятностями с законом. Такой гражданин при оформлении должен предъявить, помимо удостоверения личности и визы, разрешение на работу, медицинский полис и квалификационное свидетельство (диплом).
• С правом временного проживания. Такие лица получают в ФМС особое разрешение на проживание в РФ. Срок действия такого разрешения составляет до 3-х лет. При оформлении данного человека не требуется разрешения на трудовую деятельность, а только разрешение на временное проживание и полис медицинского страхования.
• С правом постоянного проживания. Данный правовой статус получают граждане других стран только после года непрерывного проживания в РФ, и вследствие установленных миграционным законодательством оснований. Срок действия выданного вида на жительство составляет до 5 лет, с возможностью его дальнейшего продления. Для оформления такого иностранца на работу потребуется его вид на жительство в РФ и медполис.
• Беженец. Данная категория лиц, в соответствии с международным законодательством, имеет право находиться на территории РФ, спасаясь от преследований или военных конфликтов, происходящих на их родине. Беженцы также имеют право на работу в России. Для трудоустройства им потребуется представить работодателю медицинский страховой полис и документы, удостоверяющие их статус беженца.
• Граждане стран, входящих в ЕАЭС (РФ, Беларусь, Казахстан, Армения, Кыргызстан). Данные лица имеют право безвизового нахождения в РФ. Также в их отношении действует упрощённый порядок оформления иностранцев на работу.
• Специалисты с высокой квалификацией. Данные иностранцы прибывают в Россию по приглашению конкретного работодателя. Это высококвалифицированные сотрудники, в обязанности которых зачастую входит производить обучение российских работников с целью повышения их квалификации, либо передачи производственного опыта.

Оформление и выдача разрешения на временное проживание — РВП

Иностранный гражданин, получивший уведомление о положительном решении по заявлению, должен обратиться в территориальный орган ФМС России для оформления разрешения на временное проживание.

Иностранный гражданин, подавший заявление в электронной форме, и получивший уведомление о положительном решении по его заявлению, предоставляет все необходимые и надлежащим образом оформленные документы в соответствии с требованиями Административного регламента.

В случае непредставления заявителем всех необходимых и надлежащим образом оформленных документов ему предлагается устранить имеющиеся недостатки.

Оформление разрешения на временное проживание до представления всех необходимых документов, предусмотренных Административным регламентом предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по выдаче иностранным гражданам и лицам без гражданства разрешения на временное проживание, утвержденным приказом ФМС России от 22 апреля 2013 г. № 214, не допускается.

Иностранному гражданину разрешение на временное проживание оформляется в виде отметки установленной формы в документе, удостоверяющем личность.

Лицу без гражданства, не имеющему документа, удостоверяющего личность, выдается разрешение на временное проживание в виде документа по установленной форме.

Разрешение на временное проживание оформляется иностранному гражданину независимо от возраста.

Иностранному гражданину, не достигшему 18-летнего возраста, разрешение на временное проживание оформляется в виде отметки на свободной странице документов, удостоверяющих личность каждого из родителей (одного из них), получивших разрешение на временное проживание.

При наличии у ребенка документа, удостоверяющего личность, разрешение на временное проживание в виде отметки оформляется также на свободной странице этого документа.

Лицу без гражданства разрешение в виде отметки оформляется только в его документе, удостоверяющем личность. По истечении срока действия этого документа лицу без гражданства на оставшийся срок действия разрешения выдается разрешение на временное проживание лица без гражданства в РФ.

В случае, если в соответствии с международными договорами РФ документом, удостоверяющим личность иностранного гражданина, являются удостоверение личности (пластиковая карточка) или свидетельство о рождении, разрешение в виде отметки оформляется на листе белой бумаги формата А4, с указанием на нем реквизитов документа, удостоверяющего личность, к которому выдано разрешение, и заверяется печатью.

статьей 333.28

Как оформить мигрантов на работу за штат (аутстаффинг)

Самый простой, быстрый и безопасный способ оформить мигранта на работу — оформить его в штат кадрового агентства.

В этом случае кадровое агентство заключает трудовой договор с иностранцами и становится их официальным работодателем, полностью избавляя заказчика от всех рисков, штрафов и ответственности перед госорганами за мигрантов.

Как официальный работодатель, именно кадровое агентство занимается миграционным, кадровым и налоговым документооборотом работников, заказчик же просто использует труд внештатных сотрудников по договору предоставления персонала.

Инструкция по оформлению иностранных рабочих за штат выглядит так просто только из-за того, что всю головную боль, связанную с официальным оформлением мигрантов, берет на себя кадровое агентство.

Проблемы с документами иностранцев

Оформляя на работу сотрудника, который имеет гражданство другой страны, следует иметь в виду, что пакет его документов может иметь расхождения со стандартным набором бумаг для трудоустройства. Так, у специалиста-мигранта может:

• Отсутствовать ИНН. Данный нюанс не считается грубым нарушением, однако он потребует от работодателя подачи разъяснений в ПФР. Кроме того, отсутствие у мигранта ИНН — скорее исключение, поскольку, если иностранец находится на территории РФ легально, то ИНН у него должен быть. Поэтому, здесь стоит быть внимательным и ещё раз проверить все документы, подтверждающие законность нахождения мигранта на территории РФ .
• Не быть СНИЛС и (или) трудовой книжки. Такой вариант более распространён и считается вполне стандартным. Если мигрант ранее не работал на российские компании, то этих документов у него нет. Однако без СНИЛС и книжки нельзя принять на работу иностранца, поэтому задача по оформлению данных документов ложится на плечи работодателя.

Все остальные документы, которые перечислены в части статьи выше, должны быть на руках у иностранного работника. Их отсутствие не является исключением, а считается грубым нарушением законодательства — без паспорта невозможно легально пересечь границу, а без разрешения — нельзя легально работать и так далее.

Как уведомить

Заполненный бланк нужно направить в территориальное подразделение ГУВМ МВД, и сделать это можно несколькими способами. Первый – пойти по традиционному, проверенному годами пути, то есть лично явиться в территориальный орган ГУВМ МВД и подать документы. Есть и другие варианты: воспользоваться услугами почты или возможностями Всемирной паутины.

Личный визит в ГУВМ МВД

Работодатель, заключая трудовой договор с мигрантом или подписывая заявление на увольнение иностранного работника, понимает, что в ближайшем будущем предстоит подготовить уведомление и передать его в уполномоченные органы. Почему многие предпочитают прийти в подразделение ГУВМ МВД и представить документы? Ведь, как ни крути, визит в миграционное ведомство предполагает гарантированное ожидание в очереди.

Однако есть и существенный плюс: хоть и придется потратить некоторое время, работодатель будет точно знать, что уведомление принято сотрудниками подразделения. Если будут выявлены какие-либо недочеты, работодатель сможет получить необходимые разъяснения, что называется, из первых уст.

Почтовое отправление

Другой способ – отправка по почте уведомления о приеме на работу иностранного работника или расторжении трудового договора. В этом случае обязательно оформляется опись вложения и уведомление о вручении. Последнее возвращается отправителю в качестве подтверждения, что адресат получил письмо.

Электронная почта

Уведомление можно направить и посредством электронной почты. Тогда к письму должна быть прикреплена отсканированная копия заполненного бланка. Сотрудник подразделения ГУВМ МВД, получивший письмо, не позднее следующего рабочего дня должен направить ответ, подтверждающий, что уведомление получено и принято.

Портал Госуслуги

Законодательство предусматривает использование электронного портала государственных и муниципальных услуг. Но, к сожалению, подать уведомление через портал Госуслуги нельзя, так как на данный момент этой услуги в его каталоге нет.

Правила заключения трудового договора с нерезидентом

Порядок трудоустройства иностранных граждан в Российской Федерации почти полностью соответствует тому, который предусмотрен и для россиян. Иными словами, в договоре должны содержаться такие же положения, как и при приеме на работу резидента РФ. Единственное отличие – это дополнительные пункты, содержащие информацию о сотруднике, которая касается миграционного законодательства. Так, в договоре обязательно должны быть указаны разрешение на работу или патент с упоминанием их реквизитов, наличие полиса страхования, статус иностранного гражданина. 

Обычный трудовой договор с нерезидентом, в отличие от соглашения гражданско-правового характера, может быть только бессрочным – любые упомянутые временные ограничения являются незаконными. Увольнению такой сотрудник подлежит тогда, когда истечет срок действия его патента – через один год. Если же за этот период иностранец получил РВП или вид на жительство, трудовой договор можно оформить заново.

После подписания соглашения работодатель обязан в течение трех дней сообщить об этом в УВМ МВД – лично или официальным уведомлением по почте. От лица принимающей стороны обычно выступает индивидуальный предприниматель, сотрудник, заведующий кадрами, или назначенный представитель.

Увольнение иностранного гражданина происходит в таком же порядке и на тех же основаниях, как и резидента РФ. При расторжении трудовых взаимоотношений издается отдельный приказ, а в трудовой делается соответствующая запись. После этого остается только выплатить сотруднику зарплату и выдать справку о расчете.

От привычного порядка увольнение иностранцев отличается тем, что и об этом событии работодатель обязан сообщить в МВД. Сроки для сообщения такие же, как и при приеме – три дня.

Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке, когда время действий патента или разрешения на работу у нерезидента истекло. Если за это время он не получил ВНЖ или РВП, сам факт его дальнейшего трудоустройства считается незаконным. Наказанию за такое нарушение в первую очередь подвергнется принимающая сторона.

«Подводные камни» и особенности трудовых отношений с иностранными гражданами

Иностранные граждане как работники, подразделяются на категории в зависимости от статуса. В каждом случае есть свои положительные моменты, равно как и риски для работодателя.

Можно ли принять на работу иностранного гражданина без разрешения на работу, имеющего свидетельство о предоставлении временного убежища?

Постоянно проживающие в нашей стране иностранные граждане, имеющие вид на жительство

Документ выдается раз в 5 лет и может продлеваться. Их прием на работу не отличается от аналогичной процедуры в отношении российского работника.

Вопрос: Организация сменила адрес. Уведомление о приеме на работу иностранного гражданина по установленной форме подано в срок в территориальный орган МВД России по старому адресу организации. Возможно ли привлечение к ответственности организации за нарушение порядка подачи такого уведомления?Посмотреть ответ

Риски здесь минимальные, но они есть:

• вид на жительство иностранного работника просрочен;
• работодатель проигнорировал требование ст. 13-8 ФЗ №115 и не сообщил в органы миграционного контроля о заключении с иностранцем трудового договора в 3-дневный срок.

Допускается ли привлекать иностранцев по схеме аутсорсинга?

Иностранцы, не имеющие визы, работающие на основании выданного им патента

Прежде чем нанимать на работу таких сотрудников, российский работодатель обращается в службу занятости и получает квоту, т.е. документ, указывающий, сколько иностранных граждан может иметь в штате именно его фирма. За квотами имеет смысл обращаться уже в начале года, иначе велика вероятность отказа.

Решение комиссии по квоте зависит от многих факторов:

• отрасли, в которой работает фирма;
• ее величины и т.д.

На заметку! Квотирование иностранной рабочей силы устанавливается на государственном уровне. Лимиты ежегодно обновляются (в 2018 году применяются квоты согласно пост. Правительства. №1467 от 4.12.17 г).

Патент выдается иностранцу при обращении в миграционную службу. Полный пакет документов, необходимый для патентирования, указан в ст. 13.3 ФЗ №115.

Особое внимание уделяется службой вопросу законности пребывания указанного лица на территории РФ. Не исключена ситуация, при которой сотрудника ждут на рабочем месте, в то время как он решает проблемы с миграционной службой

Патент выдается на срок от месяца до года. Если работник не обратился заранее, чтобы продлить документ (минимум за 10 дней до окончания срока действия), и патент просрочен, организация обязана расторгнуть трудовой договор с ним. У руководства компании возникает необходимость отслеживать эти сроки, что означает дополнительные трудозатраты и постоянный риск нарушить миграционное законодательство.

На заметку. Патент продлевается только на основании ходатайства работодателя.

Иностранцы, получающие рабочую визу

Если в предыдущем случае основные расходы в процессе трудоустройства несет сам иностранный гражданин, здесь придется раскошелиться работодателю. Расходы весьма существенны, так за каждого привлеченного к работе сотрудника уплачивается госпошлина 10 тыс. рублей. Приглашение-разрешение на работу для иностранца также оформляет фирма из своего бюджета (полный список и величину госпошлин содержит ст. 333.28 НК РФ).

Чтобы получить иностранного гражданина в штат, работодатель:

• пишет заявку в службу занятости на квоту;
• пишет в миграционную службу с целью получить разрешение на привлечение иностранных сотрудников;
• уплачивает за каждого из них госпошлину;
• обращается в миграционную службу с ходатайством выдать будущему сотруднику приглашение;
• в течение 3-х недель получает приглашение и уплачивает за него госпошлину;
• обращается за разрешением на работу для будущего сотрудника с полным пакетом документов (копия паспорта, фото, заявление и т.д.);
• уплачивает госпошлину;
• в срок не более 3-х дней уведомляет чиновников миграционной службы о том, что сотрудник прибыл;
• оформляет с ним трудовые отношения договором.

Как видно из перечисленного, процесс весьма непростой и длительный, а полной гарантии, что трудовые отношения устроят обе стороны, дать нельзя.

На заметку! Без дополнительного оформления принимаются на работу граждане стран ЕАЭС (Киргизия, Казахстан, Беларусь, Армения).