Утеряна трудовая книжка – как восстановить? Первые шаги
Прежде чем понять, как восстановить трудовую книжку при утере, нужно разрешить вопрос: по чьей вине трудовая книжка была утеряна. От этого зависит, на ком лежит прямая ответственность за восстановление трудового документа.
Вариантов здесь не может быть много, поскольку трудовая книжка находится либо у нанимателя (с момента официального устройства на работу), либо у трудящегося (который в настоящий момент нигде официально не трудоустроен). Соответственно, потеряться трудовая книжка может у нанимателя или работника.
В первом случае, когда виновен наниматель, восстановить трудовую книжку при утере должен именно он (наниматель). Трудовая книжка в данной ситуации может быть утеряна по беспечности самого нанимателя или его сотрудников. Напомним, что ответственность за хранение трудовых книжек полностью лежит на организации-работодателе (или индивидуальном предпринимателе) с момента трудоустройства сотрудника. Кроме того, наниматель может массово потерять трудовые книжки в случае, например, чрезвычайных ситуаций.
В случае же, когда в утере виновен сам трудящийся, то и восстанавливать трудовой документ он должен самостоятельно. А подробно, как восстановить трудовую книжку, мы рассмотрим далее.
Возьмите с работника заявление об оформлении дубликата
Генеральному директоруООО «Гаспром»Иванову И.И.от Лескова А.П.
Заявление
В связи с утерей трудовой книжки прошу оформить ее дубликат.
Лесков 07.10.2024
В дубликат надо внести сведения о работе и в вашей компании, и у предыдущих работодателей. Для этого работник должен получить у них подтверждающие документы — заверенные копии приказов о приеме на работу и увольнении, справки о периодах работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
В первой строке раздела «Сведения о работе» укажите общий стаж работы у предыдущих работодателей. Посчитайте его по документам, которые представит работник. Далее распишите этот стаж в хронологическом порядке, делая записи о работе у каждого работодателя. В последнюю очередь внесите запись о работе в вашей организации (п. 7.2 Инструкции).
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России
Для восстановления своего трудового стажа трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении.
В течение 10 дней с момента получения запроса органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно.
Этот способ удобен, если необходимо восстановить данные за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике.
Оформление дубликата при утрате трудовой книжки.
В случае утраты трудовой книжки работником, ее владелец обязан, в соответствии п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), далее – Правила, обратиться к работодателю по последнему месту работы с заявлением за оформлением дубликата.
Дубликат трудовой книжки выдается не позднее 15 дней со дня подачи заявления. При ведении кадрового делопроизводства заполнение дубликата трудовой книжки работодателем производится на основании надлежащим образом оформленных или заверенных справок, копии приказов, трудовых договоров, справок из ПФР и иных документы от предыдущих работодателей. При оформлении дубликата обязательное условие — полное соответствие по содержанию оригиналу (первому экземпляру). В дубликат не вносятся неверные (неточные) записи, внесенные в трудовую книжку ранее, а также записи, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированных сведений). Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
В дубликат трудовой книжки вносятся:
- сведения о работнике (на титульный лист). На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово «Дубликат».
- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Сведения о работнике, вносимые на титульный лист дубликата трудовой книжки должны полностью соответствовать информации о работнике на день оформления документа. Внесение этих сведений производится на основании представленных работником документов (паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, документов подтверждающих соответствующий уровень образования: аттестат, удостоверение, диплом и т.п.). Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее – инструкции). Сведения вносятся полностью, без сокращения или без замены имени и отчества инициалами.
На титульном листе проставляется дата заполнения дубликата, работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы).
В раздел «Сведения о работе» вносятся записи о работе, в раздел «Сведения о награждении» — о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.
В третьей графе раздела «Сведения о работе» вносится первая запись, содержащая сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю. Общий стаж вносится в дубликат трудовой книжки суммарно, с указанием общего количества лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателем периодов работы и должностей работника. Согласно п. 7.1. Инструкции дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 Инструкции. Даная запись не нумеруется.
После внесения записи об общем стаже, работодатель вносит записи по отдельным периодам работы (на основании надлежаще оформленных документов). При этом, при оформление дубликата в 3 графу раздела «Сведения о работе» наименование работодателя в качестве заголовка не вносится.
Порядок внесения в дубликат сведений по отдельным периодам работы: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
При наличии в представленных документах сведений о переводе на другую постоянную работу, в дубликат об этом делается соответствующая запись.
Следующей записью будет запись об увольнении: в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
Трудовая книжка дает возможность узнать
- Опыт работы в соответствующей профессии. Естественно, если вы узкоквалифицированный специалист вам без трудовой книжки не устроиться на работу по профессии. Кроме этого, в некоторых организациях есть ежемесячная выплата, которая идет с пометкой — «за выслугу лет».
- Общий и страховой стаж. Эти сведения необходимы для предоставления в пенсионный фонд, оформления листка нетрудоспособности.
- Какие основания были для увольнения с прошлых мест работы. Работодатель должен убедиться, что человек не был уволен с прошлых мест работы за прогулы, появление на работе в нетрезвом виде и т.д.
