Должностные инструкции

Содержание должностной инструкции

Обычно в нее включаются следующие сведения:

• должностные обязанности;
• права работника при выполнении трудовой функции;
• порядок взаимодействия с другими работниками и структурными подразделениями работодателя;
• ответственность, к которой может быть привлечен работник за нарушения в процессе трудовой деятельности;
• квалификационные требования, предъявляемые к должности.

При необходимости, инструкцию можно дополнить разделом, в котором указывается порядок приема человека на должность и увольнения с нее. Помимо этого, можно включить информация о подчиненности по должности (кому подчиняется работник и кто подчиняется ему), а также порядок горизонтального взаимодействия сотрудника внутри компании. Допустимо также указать основные правовые и локальные акты, которыми должен руководствоваться сотрудник во время работы. Не лишним будет зафиксировать и порядок внесения изменений в текст инструкции.

Содержание

Публикуете ли вы объявление о вакансии для нового специалиста по продажам или оцениваете своих нынешних сотрудников, наличие четких описаний должностей позволяет легче понять, что именно влечет за собой роль. Вам не только будет проще нанимать сотрудников и помочь своим сотрудникам понять их роли, но вы даже сможете избежать некоторых юридических проблем. Однако вы должны знать, что описания должностей имеют ограничения и устаревают, и они могут привести к разногласиям. Помните об этих преимуществах и недостатках описания должностей, чтобы вы могли наиболее эффективно использовать их в своем бизнесе.

Кадровые документы

Какие используются кадровые документы, регламентирующие работу и поведение работников. Выделены обязательные и необязательные.

Документ	Назначение
Трудовой договор	Обязательный. Основной документ (здесь см. обязательные пункты в трудовом договоре)
Правила внутреннего трудового распорядка	Обязательный. Режим работы, правила перерывов, курения и т.п. + формальные пункты
Должностная инструкция	Не обязательный. Описывает обязанности работника + формальные пункты
Положение о компании, о подразделении	Не обязательный. Описывает структуру.. … Оператор пункта выдачи, оператор на телефоне, сотрудник склада
Положение о материальной ответственности	Обязательно, если хотите внедрить материальную ответственность.
Договор о материальной ответственности(индивидуальный, коллективный)	Обязательно, если хотите внедрить материальную ответственность.
Положение о коммерческой тайне	Не обязательный. Нужно, если вы собираетесь защищать свою коммерческую тайну
Книга сотрудника, корпоративный кодекс и т.п.	Не обязательный. Используется для ознакомления сотрудника с компанией, правилами и т.п. Содержит вводную информацию.
Положение о премировании, об оплате труда	Не обязательный. Полезен, чтобы определить премирование и депремирование.

а здесь представлены документы, описывающие комплексное управление сотрудником..

Цели и задачи составления должностных инструкций

Цель должностной инструкции – обозначить четкие обязанности работника на той должности, которую он занимает, обязательные требования к его образованию, компетенциям, а также порядок его взаимодействия с коллегами и руководством.

К задачам, которые решает должностная инструкция, относятся:

• грамотное распределение рабочих задач сотрудников;
• четкое формирование иерархии, которая понятна каждому из работников;
• рациональное использование рабочей силы (фиксированные должностные обязанности);
• доказательная база при возникновении спорных вопросов и судебных разбирательств, например, в связи с увольнением по причине невыполнения должностных обязанностей;
• возможность использования при обучении нового персонала и в период испытательного срока;
• обоснование зарплатной вилки сотрудников, занимающих одну и ту же должность.

Как быть?

Попробуем сделать некоторые осторожные выводы. Открытые интернет-материалы, относящиеся к составлению ДИ, не могут пока предложить полноценных примеров, опираясь на которые можно было бы достаточно просто и быстро составлять инструкции для работников предприятий рыночной экономики. Более или менее полезными могут стать пояснения по структуре и оформлению ДИ. Но придётся постараться, чтобы  наполнить эту структуру осмысленным содержанием.

В  несколько лучшем положении оказываются предприятия производственной сферы, поскольку для них образцовые  ДИ создавались уже достаточно давно. Такому предприятию, очевидно, проще будет опереться на образцы из ЕКС. Точно так же легче будет составлять ДИ для предприятия, у которого сформировалась более или менее определённая организационная структура. Можно даже сказать, что само существование разработанных ДИ обозначает достижение предприятием определённой стадии управленческой зрелости.

В любом случае, в реальной работе отношение к любым видам образцовых ДИ должно быть вдумчивым и даже осторожным.  В этом деле  простой путь – не лучший. Хотя бы потому, что нечёткость или, наоборот, формальная детализация должностных обязанностей работника может провоцировать внутриорганизационные конфликты. И мотивирующей роли уж точно не сыграет.

(с) Kinsmark.com При цитировании ссылка на правообладателя обязательна

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Практика показывает, что должностная инструкция на некоторых предприятиях является приложением к трудовому договору. Также встречаются случаи, когда должностная инструкция утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Соотношение должностной инструкции и профессиональных стандартов

Отдельно стоит рассмотреть вопрос об изменении должностной инструкции в связи с применением квалификационных справочников или недавно введенных профессиональных стандартов и о несоответствии инструкции таким документам.

Так, один из работников в суде оспорил новую должностную инструкцию, которая была изменена работодателем в связи с введением в действие новых профессиональных стандартов. Доводы работника свидетельствовали, что ему вменили новую обязанность — организацию работы учреждения, руководство отделением и специалистами, что являлось, по его мнению, новой трудовой функцией.

При разрешении спора суд сравнил должностные инструкции до и после корректировки и не согласился с доводами заявителя. По мнению суда в данном случае трудовая функция сохранилась, было произведено лишь уточнение трудовых действий. Не было введено дополнительных обязанностей, которые влекли бы дополнительные требования к квалификации или специальности, вводились лишь новые условия выполнения порученной работы. (см. апелляционное определение Ростовского областного суда по делу N 33-8683/2016).

В случаях, когда после внесения изменений в должностную инструкцию на работника возлагались дополнительные функции, суд признавал действия работодателя по внесению изменений неправомерными (например, Определение Верховного суда Республики Коми от 16.07.2012 по делу N 33-2986АП/2012)

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения под руководством кадровой службы и согласовываются с юридической службой.

Изменение трудовых обязанностей в должностной инструкции

Можно ли добавить работнику новые обязанности? Такой вопрос нередко возникает у работодателей, желающих оптимизировать рабочий процесс и распределить объем работы между меньшим числом работников.

На практике попытки внести дополнительные обязанности в должностную инструкцию не всегда успешны.

Работник был принят в организацию на должность инженера и ознакомлен с должностной инструкцией. Через несколько недель работодатель издал приказ о введении в действие новой должностной инструкции. Истцу добавили новые обязанности: теперь он должен был выполнять обязанности слесаря и электрика. Истец с этим не согласился. Суд поддержал работника и указал, что новая должностная инструкция существенно меняет круг обязанностей истца, поскольку вменяет ему обязанности рабочих профессий, что в одностороннем порядке недопустимо (Определение Московского городского суда от 10.02.2012 по делу N 33-3987).

Особенности классификации

Существует два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная. Также ее называют персонифицированной. Она разрабатывается специально для конкретного работника. В документе прописывают фамилию, имя и отчество сотрудника. Основное отличие данного типа инструкции заключается в том, что в ней детально описываются задачи и обязанности работника.
2. Типовая. Этот тип инструкции создается для определенной категории работников или должностей, без упоминания конкретных фамилий. В ней формулируются общие требования и ожидания к работе сотрудников данной категории.

Давайте проиллюстрируем это на примере. Предположим, в организации есть два секретаря — Катя и Вика. Главной задачей Кати может быть подготовка ответов на запросы различных ведомств. Следовательно, ее индивидуальная должностная инструкция будет содержать подробные указания о сроках подготовки ответов, способах отправки (например, электронная почта или заказное письмо), и разрешенном времени для отправки почты.

С другой стороны, Вика может быть ответственной за работу с системой электронного документооборота, и это будет отражено в ее индивидуальной должностной инструкции.

Оба работника занимают должность секретаря, но их обязанности разные. Поэтому для ясности их работы им необходимы индивидуальные должностные инструкции.

С другой стороны, в этой же организации есть бригада штукатуров, выполняющая однотипную работу — штукатурку стен. В данном случае нет необходимости создавать индивидуальные должностные инструкции для каждого штукатура. Можно использовать типовую должностную инструкцию, где указываются общие требования и задачи для данной категории сотрудников. Все штукатуры ознакомятся с этой инструкцией и будут следовать ей.

Выбор типа должностной инструкции зависит от конкретных обстоятельств и решения работодателя, который руководствуется принципами целесообразности при ее разработке.

Министерство

Группа номер три представляет собой публикации различных официальных документов. На сайте «Российской газеты», публикатора принятых нормативно-правовых актов, 19 марта 2004 г . появляется Постановление Минтрудсоцразвития о порядке применения ЕКС. Согласно Постановлению ЕКС вступил с силу 30 марта 2005 года. В статье первой «Порядка применения …» сказано, что ЕКС предназначается для предприятий всех форм собственности. При этом должности группируются по видам экономической деятельности. А изложенные в ЕКС квалификационные требования должны составить основу конкретных ДИ конкретных работников. Относящиеся к применению ЕКС документы  имеются в частности в системе «Кодекс» (www.db.kodeks-em.ru).

К третьей группе ссылок относится большое число приказов и постановлений, касающихся действия определённых разделов ЕКС. Ради примера можно упомянуть недавнюю публикацию на сайте Министерства здравоохранения и социального развития РФ (www.minzdravsoc.ru) Приказа министерства №48 от 16 февраля 2009 г . по разделу ЕКС «Квалификационные характеристики должностей работников гидрометеорологической службы» и приложения к Приказу с этими самыми требованиями. Объем приложения составляет ни много, ни мало 107 страниц.

Отдельными приказами утверждались ЕКС для иных областей профессиональных деятельности. Например, для работников системы государственного материального резерва, для архитектуры и градостроительной деятельности и так далее. Эти факты позволяют допустить, что в ЕКС для отдельных профессий всякое лыко вставлено в надлежащую строку ещё в советские времена и сейчас лишь несколько подправлено.

Так что ощущения того, что  ЕКС качественно отличается в лучшую сторону от своих нормативных предшественников, не возникает.

Зачем нужна должностная инструкция

Помимо такого обязательного для регулирования трудовых отношений документа, как трудовой договор, работодатели нередко предлагают ознакомиться и с должностной инструкцией. И порой новоиспеченным работникам непонятно, зачем этот документ вообще нужен, если все зафиксировано в трудовом договоре, при этом «знакомятся» с инструкцией под роспись, даже не читая ее.

Надо отметить, что составление должностных инструкций вовсе необязательно для большинства организаций, однако эти документы используются на практике весьма активно, а невыполнение требований должностной инструкции ровно так же, как и невыполнение условий трудового договора, может стать поводом для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Суть должностной инструкции заключается в том, что она не привязывается к личности конкретного работника, а именно к должности, независимо от того, кто ее занимает. То есть должностная инструкция – документ обезличенный, хотя и обязательный для исполнения конкретным работником.

В данном документе более подробно, чем в трудовом договоре регламентируются права и обязанности сотрудника, а также его взаимоотношения с другими должностными лицами организации – непосредственным начальством и подчиненными, другими структурными подразделениями. В договоре же эти моменты чаще всего описываются общими словами так же, как и требования к квалификации, специализации и профессиональным навыкам работника, занимающего конкретную должность.

В то же время в должностных инструкциях отсутствуют положения о заработной плате, премиях, компенсациях и прочих условиях оплаты труда, поскольку они меняются обычно чаще, чем требования к самой должности.

Зачем существуют должностные инструкции: Что делать? и Кто виноват?

Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять

Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений

Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?

Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.

В действительности, единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило составления должностной инструкции.

Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!

В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее

Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе

Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…»

Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее

Это второе правило составления должностной инструкции.

Помните: вы пишете должностные инструкции конкретным людям.

Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.

Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило составления должностной инструкции

Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных должностных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете должностную инструкцию – и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то может вам обратить внимание на подбор кадров?

Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длинны!

Зачем писать инструкции для сотрудников

1. Обучение новых сотрудников

Одним из довольно болезненных моментов почти в каждой компании является обучение новых сотрудников. А если бизнес развивается активно, то новые сотрудники нужны все чаще, а это большие временные затраты на их обучение. Ведь логично, что люди, которые приходят в компанию, не обладают нужными именно вам знаниями и, соответственно, передача опыта просто необходима. Обычно обучением новичков занимается самый компетентный сотрудник в компании, а на первых порах эту функцию выполняет сам владелец. К примеру, вы набираете менеджеров по продажам и, естественно, что обучает их самый крутой менеджер по продажам в вашей компании. 

А теперь смотрите, что происходит. Продавцов обучает самый крутой продавец, т.е. он не продает, а тратит свое время на обучение людей, которые только что пришли в компанию и далеко не факт, что останутся в ней работать. И вот представьте себе, что самый опытный человек, который делает самые лучшие продажи, занимается обучением и не продает. Со временем этот человек теряет компетенцию продаж, потому что он все меньше и меньше продает и все больше обучает. В результате обучения все пять менеджеров обладают разной компетенцией, потому что одному что-то объяснили не совсем так, второму вообще не объяснили, третий не понял, а четвертый услышал не так. И в итоге в компании образуется пять новых менеджеров, которые продают не очень и один продавец, который фактически перестает продавать, за счет чего компания несет убытки. Согласитесь, что в этой схеме явно что-то не так.

В случае, если наш пример вызвал у вас сомнение, предлагаем проверить компетенцию своих сотрудников, задав им всем один вопрос средней сложности, например, сколько стоит доставка вашего продукта во Владивосток. Скорее всего, вы получите разные ответы.

2. Конфликтные ситуации

Помимо довольно средней компетенции каждого сотрудника, между людьми при решении спорных вопросов возникают конфликты, так как каждый опирается на полученные во время обучения данные, однако никто из них не обладает твердыми знаниями о том, где можно найти ответ и проверить правильность своих знаний.

3. Носители уникальных знаний 

Другая довольно частая проблема заключается в наличии в компании сотрудника, который является своеобразным хранителем знаний — «звезда», которую вы очень боитесь потерять.  И чаще всего это опытные и матерые старички, и когда они всем довольны, то в офисе все спокойно, но при накале ситуации они чаще всего начинают манипулировать, так как понимают что обладают опытом и знаниями, которыми не обладают другие сотрудники. И это довольно неприятная ситуация.

В итоге складывается такая картина: большие временные затраты на обучение каждого сотрудника, неэффективное использование ключевых сотрудников, разрозненные бессистемные знания у новых кадров, конфликтные ситуации, наличие «звездных» сотрудников и в результате бардак в бизнесе, бардак в процессах.

В каких случаях помогла должностная инструкция: судебная практика

Исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что наличие должностной инструкции (ДИ) является своеобразным «спасательным кругом» для компании, то есть повышает шансы стать стороной, выигравшей судебный спор. 

Если в ДИ точно прописаны обязанности работника и требования, предъявляемые к кандидату на должность, то такой документ уже не будет считаться формальным, а станет для работодателя действенным инструментом для обоснования тех или иных кадровых решений. Рассмотрим несколько спорных ситуаций.

Первая ситуация. ДИ как обоснование отказа в приеме на работу

Кандидат на должность шефа-кондитера, которому отказали в приеме на работу, обратился с иском судебный орган, добивался признать процесс подбора персонала в компании противоречащим закону и обязать работодателя заключить с ним ТД. 

В этом споре должностная инструкция сыграла на руку работодателю, т.к. в ней были подробно прописаны все требования к кандидату на должность. Так как кандидат не соответствовал большей части из них, ему было отказано в приеме на работу. Суд выиграл работодатель.

Вторая ситуация. ДИ как обоснование дисциплинарного взыскания

Специалист IT-отдела подал исковое заявление, желая оспорить дисциплинарное взыскание, которое предъявил ему работодатель. Однако ДИ, с которой ознакомился и которую подписал специалист IT-отдела, содержала пункт о том, что, в случае невыполнения сотрудником определенных обязанностей, работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание

Суд принял во внимание данный факт и встал на сторону компании.  

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

• Должность сотрудника.
• Наименование подразделения.
• Подчиненность сотрудника.
• Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
• Особенности замещения основного сотрудника временным.
• Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

• Соблюдение сроков подготовки документации.
• Следование правилам взаимодействия в коллективе.
• Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

• Принятие решений в установленных рамках полномочий.
• Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
• Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам

Чтобы правильно составить должностную инструкцию, необходимо действовать, согласно алгоритму. Рассмотрим основные этапы. 

Этап №1. Изучение необходимых профстандартов и нормативных документов.

Работа на некоторых должностях (специалисты, чья работа связана с вредным производством, строители и т.д.) должна быть регламентирована профессиональными стандартами, поэтому важно перед составлением инструкций ознакомиться с нормативными документами. Многие компании используют выдержки из профстандартов в качестве справочного материала – берут основные «выжимки» и адаптируют их под задачи конкретной должности, добавляя свои формулировки.. Этап №2

Разработка должностных инструкций.

Этап №2. Разработка должностных инструкций.

Рекомендуем не поручать этот процесс кому-то одному, лучше если в нем будет задействовано несколько профильных специалистов, знающих специфику работы на определенных должностях, тех, кто может проверить соблюдение норм трудового права и корректность оформления инструкции. Например, ее могут совместно разрабатывать специалист по кадрам, юрисконсульт, начальник отдела. К этому процессу можно также привлечь и самого работника, для которого составляется инструкция. 

Этап №3. Проверка составленного документа у специалистов юротдела.

Не пропускайте этот этап

Важно, чтобы должностная инструкция была составлена в соответствии с нормами закона и внутренней политикой компании.. Этап №4

Подписание и утверждение.

Этап №4. Подписание и утверждение.

Кем подписывается должностная инструкция? Ответ – руководителем отдела, к которому относится данный документ. А вот утвердить должен директор компании. 

Этап №5. Ознакомление специалиста с должностной инструкцией под роспись. 

Данный этап обычно следует после подписания работником ТД либо же при переводе сотрудника на иное место работы в организации.

Этап №6. Обеспечить хранение документа.

Должностная инструкция должна быть составлена в двух экземплярах: один хранится непосредственно у работника, а второй – в отделе кадров, либо у начальника отдела. Для индивидуальных инструкций срок хранения определен 50 годами, типовые могут храниться 3 года (сроки указаны в статьях 442 и 443 Перечня, который утвержден приказом Росархива от 20.12.19 № 236)

Требования к оформлению должностной инструкции и как оформить ее в соответствии с ГОСТом

Единой утвержденной формы должностной инструкции не существует. В том случае, если работодателем принято решение разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, а не как приложение к ТД, можно взять на вооружение ГОСТ Р 7.0.97-2016 в части общих требований.

При составлении должностной инструкции рекомендуется:

• использовать нумерацию, если должностная инструкция составлена на двух и более листах, нумеровать со второй страницы. Ставить номера по центру, сверху;
• указывать название компании в соответствии с уставными документами;
• прописать название документа и должности, по которой он составляется;
• проставить регистрационный номер (если предусмотрена регистрация документов).

Не все работодатели соблюдают требования ГОСТа при разработке должностных инструкций. Тем не менее, даже такая инструкция будет действительна для исполнения. Работодатель не несет ответственность за то, что составил данный документ не по ГОСТу. 

Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать

Первое, на что следует обратить внимание, разбираясь в том, кто разрабатывает должностные инструкции в организации, это отсутствие законодательно регламентированного механизма их формирования и каких-либо требований к сути. То есть содержание документа, а также ответственное за его формирование лицо, определяются ЛНА субъекта и административными распоряжениями

Именно управленец своим распоряжением поручает разработку инструкции отдельным членам коллектива, на которых, в дальнейшем, также возлагает обязанность вносить в нее корректировки.

Кадровая практика демонстрирует, что наиболее результативной является совместная разработка документа несколькими членами коллектива, а не одним сотрудником. Это объясняется тем, что итоговый документ, над которым работал один специалист (из отдела кадров, бухгалтерии или менеджмента), как правило, не учитывает реального положения дел и не является рабочей.

В подобную рабочую группу могут входить:

• кадровик, руководящий решением методических вопросов;
• руководитель отдела, определяющий круг полномочий и обязанностей подчиненного, для должности которого составляется инструкция;
• штатный юрист, проверяющий положения составленного документа на соответствие законодательным положениям;
• директор, утверждающий подготовленную инструкцию.

Так, хорошее знание специфики деятельности отдела или подразделения – важное условие составления функциональной инструкции. Поэтому участие руководства отдела обязательно

Без методических рекомендаций, даваемых сотрудником кадровой службы, процесс может не состояться, поскольку он ознакомлен со всеми квалификационными характеристиками, предъявляемыми к должности, ориентируется в обязательных составных элементах будущей инструкции, ежедневно работает с большим количеством кадровых документов и способен обеспечить их единообразную структуру.

Без взгляда на документ юриста нельзя говорить о том, что он не противоречит закону.

После всех согласований документ передается руководителю организации для окончательного утверждения, а потом членам коллектива для их ознакомления.

Сотрудники могут расписываться только в утвержденной управленцем инструкции.

После того, как подпись поставлена, штатная единица отвечает за соблюдение содержащихся в инструкции требований. Эта обязанность аннулируется только в случае ее увольнения или внутреннего перевода.

Копия документа выдается на руки подчиненному.

Зачем нужны должностные инструкции

Квалификация и проверка соответствия квалификации

Почему-то в основном считают главным назначением ДИ возможность обоснованно отказать кандидату в трудоустройстве, в связи с чем наиболее подробно разбирают раздел о требованиях к квалификации работника. В нашей практике (а мы работаем с 2008 года, и у нас было более 170 клиентов) такой необходимости ни у одного из клиентов не возникало. Может, у Газпрома возникает такая необходимость

Тем не менее, раздел «квалификация» продолжает расти год от года: в инструкциях 2021 года, особенно сделанных в соответствии с профстандартами, там бывает и 30 и больше позиций.

Управление сотрудниками

На самом деле правильная должностная инструкция — хороший управленческий инструмент.

1

На первое место я бы поставил формирование единых ожиданий у работника и работодателя. Инструкция закрепляeт, что именно должен делать, например, хороший руководитель отдела продаж. Многие бизнесмены, владельцы полагают, что профессионал (маркетолог, РОП, финансовый директор, главный бухгалтер) сам знает, что он должен делать. И потом удивляются, почему то, что делает сотрудник, вовсе не соответствует их ожиданиям. А на самом деле каждый такой сотрудник приносит систему работы со своего предыдущего рабочего места. А если таких специалистов нанято несколько и они должны взаимодействовать друг с другом?

Примеры разных ожиданий:

Работа такая	Или такая?
Создавать систему	Поддерживать чужое
Руководить	Исполнять техническую работу
Обучать и развивать	Каждый сам за себя
С конкретными задачами, результатами	Копать от забора и до обеда
С полномочиями	Без полномочий и средств влияния
Искать и внедрять новое	Выполнять традиционные функции традиционным способом
Прозрачность, измерение и цифры	Формальные отчёты и сокрытие информации

В должостной инструкции ясно прописываются ожидания компании и руковдителя, владельца бизнеса, и конфликтов становится меньше.

Этот момент важен при трудоустройстве руководителей и квалифицрованных специалистов: в самом деле, маркетолог-стратег или креативщик не будет рад, если вся его деятельность сведётся к размещению одной и той же рекламы у одних и тех же подрядячиков из месяца в месяц, да к заполнению отчётов, которые никто не читает. И наоборот, сотрудник, привыкший к подобному стилю работы, не обрадуется, когда от него потребуют тестирования ниш и анализа сегментов.

2

На второе место стоит поставить контроль исполнения правил и вообще создание и внедрение системы правил. Это как раз больше касается рядового персонала. Есть многие бизнесы, которые, в сущности, не отличаются от конкурентов ничем, кроме внутренних процессов, то есть правил (но это отличие и является ключевым).

И как раз от исполнения сотрудниками этих правил и зависит, будет ли клиентам удобно, приятно пользоваться услугами этого бизнеса, или они уйдут к конкурентам.

Это вся сфера услуг (и b2b и b2c), все бизнесы с отдельными точками — например, сети магазинов непродовольственных товаров, и многие другие бизнесы. И для многих из них все правила и требования к сотруднику можно поместить в одну должностную инструкцию. А вместе инструкции сотрудников представляют собой ту систему, которая и создаёт качество, атмосферу и конкурентное преимущество данной компании. И здесь важен контроль, что работники именно так и работают, как указано в инструкциях.

Плюсы должностных инструкций. Что дают работающие должностные инструкции?

•   Всем понятно, кто за что отвечает
•   Сразу при приеме сотрудников на работу они видят «правила игры» и что от них нужно
•   Можно более объективно оценить работу каждого сотрудника
•   Сокращается срок вхождения в должность
•   Улучшается взаимодействие сотрудников (меньше конфликтов со «сваливанием» ответственности друг на друга)
•   Повышается дисциплина. Кстати, само написание и согласование инструкций — это дисциплинирующий фактор.
•   Адекватно ответственности можно распределить полномочия