Резервы по оплате труда в «1с:зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Компенсация ежегодного отпуска в бухгалтерском и налоговом учете

Отчеты для анализа резервов отпусков

Справка расчет «Резервы отпусков»

«Остатки и обороты резервов отпусков» — выводит сводную информацию о движении оценочных обязательств в виде резерва. Полезен он тем, что можно посмотреть движения по 96 счету.

«Резервы отпусков по сотрудникам» — выводит данные по движению оценочных обязательств по сотрудникам. Полезен он тем, что можно посмотреть расшифровку по 96 счету.

Данные отчеты можно открыть через раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате», в правой колонке будут располагаться одноименные ссылки на отчеты.

Резерв на отпуска в бухгалтерском учете — кто обязан его формировать, а кто нет, как его рассчитать, как отразить в бухучете? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в статье. И обязательно увидите пример расчета резерва на практике.

Расчеты и начисления резервов отпусков в программе 1С

Формирование оценочных резервов производится после заполнения документа «Резервы отпусков» (подраздел меню «Зарплата», пункт «Резервы отпусков»). Перед начислением необходимо выполнить несколько обязательных процедур:

• начисление всех отпусков;
• начисление заработной платы;
• формирование документа «Отражение зарплаты в бухучете».

Настройка резервов отпусков в 1С ЗУП

Обязательства (оценочные резервы) рассчитываются с учетом нескольких сумм – начислений за предыдущие месяцы, текущий месяц, величины начисленных страховых взносов (в том числе «травматизма»). Для начисления ОО с определенного периода вводятся остатки по начисленным активам. Чтобы задать начальные суммы, используется тот же вид документа «Резервы отпусков».

В примере приведены данные по расчетам за август 2019 года.

При формировании документа «Резервы отпусков» выбирается режим «Корректировка остатков». Поля заполняются только начальными значениями, соответствующими начислениям оценочных обязательств в процентах от суммы ФОТ. Значения «фондовых» сумм рассчитываются автоматически.

После перехода на закладку «Обязательства и резервы по сотрудникам» необходимо ввести суммы, соответствующие каждому работнику на счетах БУ и НУ. Сведения по подразделениям отражаются на вкладке «Обязательства и резервы текущего месяца».

После расчета зарплатных начислений за сентябрь формируется документ «Резервы отпусков», соответствующий этому периоду. Необходимо использовать режим «Расчет текущего месяца».

Вкладка «Расчет обязательств и резервов по отпускам» содержит исходную информацию, на основании которой рассчитывались обязательства (резервы). В данном примере используется метод МСФО для БУ. Поэтому на вкладке выводятся данные о среднем заработке. Для просмотра можно использовать опцию «Изменить средний заработок» (так же, как при расчете отпуска). Значения выводятся в отдельных графах «Исчислено», «Накоплено», «Зачтено».

Графа «Исчислено» отражает сумму начисленных ОО по отпускам за весь период работы сотрудника в организации. Из данной суммы вычитаются значения графы «Накоплено». Как результат, получается сумма, отражающаяся в графе «Зачтено». Эта графа отражает сумму ОО, начисленную в сентябре

Следует обратить внимание, что данные графы «Накоплено» этого примера совпадают с введенными суммами остатков (Рис. 2).

На вкладке «Обязательства и резервы по сотрудникам» выводятся начисления по подразделениям, отдельным сотрудникам, способам отражения. Информация может использоваться, чтобы проверить правильность итоговых сумм.

Открыв вкладку «Обязательства и резервы текущего месяца», можно посмотреть начисления по подразделениям, а также способам отражения. Эта информация используется для формирования пакета данных, передаваемых бухгалтерской программе.

При оформлении новых сотрудников можно проверить корректность начисления резервов. Например, после принятия на работу 01.10.2019 открывается документ «Резервы отпусков». Колонка «Накоплено» должна быть пустой. Графы по новому сотруднику будут автоматически заполнены после расчета начислений за октябрь.

Особенности формирования в 1С:ЗУП 3.1 оценочных обязательств, связанных с оплатой отпусков

В соответствии с законодательством, малые предприятия могут не начислять оценочные обязательства. Остальные организации могут не использовать такой метод распределения затрат на счетах налогового учета. Но применение оценочных резервов в бухучете является обязательным.

Для расчетов резервов можно использовать два метода:

• метод обязательств (по МСФО);
• нормативный метод.

Метод обязательств (по МСФО) отличается использованием расчетных остатков отпусков. По каждому сотруднику на конец месяца определяется количество заработанных отпускных дней. Эти величины совпадают с количеством дней отпусков, которые должны представляться при увольнении работников.

Затем автоматизированный модуль вычисляет средний заработок за расчетный месяц. Из этих значений вычитаются суммы ОО, начисленные за предыдущий месяц. Если сотрудник не брал отпуск, оценочные обязательства увеличиваются на произведение «количество начисленных отпускных дней * среднедневная сумма заработка».

К полученным затратам прибавляются суммы начисленных взносов. Получается сумма, практически совпадающая с фактическими затратами на отпуска сотрудников.

Для расчетов нормативным методом используется другая методика. Суммы ОО рассчитываются как определенный процент от фонда оплаты труда.

Этот метод, по сравнению с оценкой по МСФО, отличается меньшей точностью. Но начисления рассчитываются быстро, и полученную сумму можно легко проверить. Кроме того, нормативный метод должен использоваться в налоговом учете. Поэтому при расчете по нормативам нет необходимости учитывать временные разницы.

В конце каждого года ЗУП 3.1 производит инвентаризацию ОО. Для оценки данных НУ и БУ используется алгоритм МСФО. По результатам проведения инвентаризации данные бухгалтерского и налогового учета должны совпадать, а временные разницы нивелируются.

Методика формирования оценочных обязательств по отпускам

В бухгалтерском учете поддерживаются две методики формирования оценочных обязательств по отпускам:

• Нормативный метод, предусмотренный ст. 324.1 НК РФ – расчет процентов от ФОТ. Для расчета величины оценочного обязательства умножается процент, рассчитанный заранее и отраженный в учетной политике организации, на сумму фактических начислений (ФОТ начислений, входящих в базу расчета среднего заработка для отпусков), страховых взносов и взносов на «травматизм» с этих начислений текущего месяца с учетом предельной суммы отчислений в год, после достижения которой обязательство не формируется;

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

• Метод обязательств (МСФО), предусмотренный МСФО 37 – расчет по остаткам отпусков. Величина оценочного обязательства рассчитывается как разница между исчисленной и накопленной суммами обязательств. Исчисленная сумма обязательства – это сумма отпускных, которую следовало бы выплатить, если бы отпуск рассчитывался на все положенные дни отпуска, в том числе и за расчетный месяц, т.е. эта сумма получается равной сумме компенсации отпуска при увольнении сотрудника в последний день месяца. Накопленная сумма обязательства – разница между накопленной ранее суммой обязательства (исчисленной суммой обязательства за прошлый месяц) и суммой фактически начисленных отпускных в текущем месяце.

Зачем нужны резервы по оплате труда и как настроить данную опцию в 1С: ЗУП

Резервы по оплате труда необходимы для того, чтобы компания могла равномерно учесть расходы в течение года. Чтобы включить эту опцию, перейдите в раздел «Настройка», выберите пункт «Расчет зарплаты».

Поставьте флажок рядом с полем «Использовать резервы по оплате труда», чтобы появилась возможность учитывать резервы отпусков, на выплату годовых премий, вознаграждений за выслугу лет и т. д.

Кстати, на нашем сайте в разделе «Инструкции» есть множество полезных материалов по работе с 1С. Вот некоторые из них:

• Сервис электронного документооборота ФСС со страхователями в 1С: Зарплата и управление персоналом
• Первоначальная настройка 1С: Зарплата и управление персоналом. Урок 1
• Первоначальная настройка 1C: Зарплата и управление персоналом. Урок 2
• Штатное расписание в программе 1С: Зарплата и управление персоналом
• Обзор сервиса «Редактор СЗВ-ТД» для 1С: Зарплата и управление персоналом
• Обзор сервиса: «Устранение задолженностей прошлых периодов в ведомостях» для 1С: Зарплата и управление персоналом

Методика учета резервов отпусков в 1С:ЗУП

Для настройки учета оценочных обязательств используется раздел меню «Учетная политика».

• необходимость формирования отпускных резервов при ведении БУ (отмечается поле «В бухгалтерском учете»);
• метод учета – МСФО или нормативный;
• необходимость ежемесячного списания излишне начисленных ОО (выбирается опция «Переоценивать ежемесячно»);
• размеры процентных начислений – величина проставляется вручную (чаще всего годовой фонд оплаты труда делится на 12 месяцев, и среднее значение равно примерно 8 процентов);
• предельную величину отчислений для нормативного метода (при достижении этого значения ОО не начисляются, «отпускные» проводки формируются напрямую на счетах затрат).

Особый порядок настройки используется для филиалов и представительств. Все значения определяются головной организацией. Опции перенастройки недоступны для «местных» сотрудников.

Отчеты по отпускным резервам

Для формирования отчетов следует открыть раздел меню «Зарплата» и набрать в поиске слово «резерв».

В отчете «Остатки и обороты резервов отпусков» отражаются сводные данные, относящиеся к оценочным обязательствам.

Форма отчета «Резервы отпусков по сотрудникам» предназначена для детализации расчетов.

Вспомогательный отчет «Справка-расчет «Резервы отпусков» необходим для анализа ежемесячных расчетов.

Форма отражает информацию, которая содержится во вкладке «Расчет обязательств и резервов по отпускам» документа «Резервы отпусков». Возможна настройка параметров вывода и выбор данных по БУ или НУ.

Методика начислений оценочных резервов и обязательств не является слишком сложным. Для корректного учета необходим правильный выбор параметров учетной политики и настройка модуля 1С:ЗУП для формирования проводок.

Как и каким документом в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, реализовано формирование оценочных обязательств, какими отчетами можно отследить введенную информацию, а также как зарегистрировать остатки.

Промокоды на Займер на скидки

Займы для физических лиц под низкий процент

• Сумма: от 2 000 до 30 000 рублей
• Срок: от 7 до 30 дней
• Первый заём для новых клиентов — 0%, повторный — скидка 500 руб

А в ФСБУ для госсектора «Выплаты персоналу» указано, как посчитать резерв отпусков в бюджетном учреждении, автономной и казенной организации (приказ Минфина № 184 от 15.11.2019). Это федеральный стандарт обязателен к применению с 1 января 2024 года.

№ п/п	ФИО сотрудника	Дата заключения трудового договора	Заработано на 01.12.2024	Использовано	Резерв	Количество дней отпуска без сохранения зарплаты
1	Иванов Иван Иванович	01.12.2017	224	120	104
2	Петров Петр Петрович	30.11.2024	56	30	16	3
3	Викторова Виктория Викторовна	05.12.2017	112	50	62

Начисление резервов

Перейдите в раздел «Зарплата», выберите пункт «Резервы по оплате труда».

Нажмите на кнопку «Создать» и выберите нужный документ:

• начисление – документ для расчета текущей суммы отчислений в резерв;
• инвентаризация – документ, который обычно вводится в конце отчетного налогового периода;
• списание – используйте этот документ, если вам нужно списать какую-то сумму из учета резервов, например если уволился сотрудник или необходимо списать полностью весь резерв;
• корректировка – документ, с помощью которого можно исправить данные в учете.

В нашем примере мы создаем документ «Начисление».

Укажите, за какой месяц вы вводите документ и дату документа, а также соответствующий резерв. В нашем примере: резерв на выплату годовой премии. Чтобы заполнить табличную часть документа, нажмите на кнопку «Заполнить». Суммы проставятся автоматически.

На вкладке «Взносы» программа автоматически рассчитает страховые взносы.

На вкладке «Расчет обязательств и резервов» вы увидите расчет текущей суммы резерва.

На вкладке «Обязательства и резервы по сотрудникам» представлены итоговые суммы для отражения в подсистеме учета резервов в разрезе отдельных сотрудников.

На вкладке «Обязательства и резервы (сводно)» вы увидите сводную сумму для отражения в учете. Это значение будет передано в программу 1С: Бухгалтерия после создания документа «Отражение заработной платы в бухучете» и синхронизации. После заполнения всех полей проведите и закройте документ.

Оценочные обязательства в «1С:ЗУП 8»

Оценочные обязательства обязаны отражать в бухучете все организации, кроме небольших предприятий, банков и госучреждений. Чтобы отразить необходимую нам информацию и сделать расчет воспользуемся документом «Начисление оценочных обязательств по отпускам».

Документ станет доступен пользователю лишь тогда, когда в параметрах организации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» будут произведены следующие настройки. Заходим в меню «Настройка», после чего проходим в пункт «Организации», далее на закладку «Учетная политика и другие настройки» и после чего в пункт «Оценочные обязательства (резервы) отпусков».

После того, как пользователь настроит учетную политику организации, в разделе «Зарплата» появится документ «Начисление оценочных обязательств».

Он будет рассчитывать, сколько нашей организации необходимо средств, чтобы выплатить сотрудникам компенсацию за неиспользованные отпуска на текущий месяц, а также данным документом мы будем передавать рассчитанную информацию по резервам в бухгалтерскую программу.

Формирование оценочных обязательств происходит после проведения документов «Начисление зарплаты и взносов» и «Отражение зарплаты в бухучете»

Сперва обратим внимание на поля «Организация» и «Месяц». Поля «Организация» может и не быть — если при первоначальной настройке программы мы указали, что в программе будет вестись учет только по одной организации

В поле «Месяц» нужно указывать месяц начисления оценочных обязательств. В шапке документа также необходимо указать, какой операцией будет рассчитан документ. В нашем примере в поле «Операция» указываем пункт «Расчет текущего месяца», впоследствии по нажатию на кнопку «Заполнить» данные в соответствующих полях заполняются и рассчитаются автоматически.

На первой вкладке выводятся собранные сводные данные для учета этих данных в бухгалтерской программе по подразделениям.

На второй вкладке показан расчет этих же обязательств, только по сотрудникам. Данная информация применяется для контроля и анализа расчетов.

На третьей вкладке отображается информация, по которой происходит расчет. Информацию, которую берет программа для расчета, зависят от указанного метода выбранного в параметрах организации. При расчете используется два вспомогательных показателя: исчислено и накоплено.

Пункт «Корректировка остатков» позволяет нам вручную ввести остатки по отпускам. Использовать этот функционал необходимо, например, когда по аналитике «Подразделение» сформировался избыток в одном подразделении и недостаток в другом подразделении вследствие перевода сотрудников и резерва, который создавался по одному подразделению в бухгалтерском учете и был использован по другому подразделению.

На первой вкладке вводятся остатки в целом по подразделениям. Эти данные будут автоматически заполнены на второй вкладке и разбиты по сотрудникам с учетом остатков по отпускам.

На второй вкладке вводятся остатки по сотрудникам. При заполнении остатков по сотрудникам остатки по подразделениям рассчитаются автоматически.

Резерв на отпуск как оценочное обязательство

Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.

• по будущим отпускам работников;
• планируемым начислениям налогов;
• затратам на поставщиков в части расходов, о которых точно известно, что они будут (например, если акт выполнения работ уже есть, но пока еще не подписан, поэтому его еще нельзя провести в учете, хотя точно известно, что директор свою подпись поставит и документ будет проведен в следующем месяце).

С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.

Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.

Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:

• за грубое нарушение учета доходов и расходов по ст. 120 НК РФ в размере 10 000−30 000 руб.;
• административная ответственность, применяемая к должностным лицам по ст. 15.11 КоАП.

Признание оценочных обязательств (резервов) нормативным методом

Начисление оценочных обязательств (резервов) по отпускам за месяц производится после начисления зарплаты и формирования проводок за месяц с помощью документа «Резервы отпусков». В поле «Операция» необходимо выбрать вид операции начисления оценочных обязательств (резервов) по отпускам.

Необходимо нажать на кнопку «Заполнить». В результате поле «Доля обязательств в объеме ФОТ» будет автоматически заполнено и соответствовать значению процента для расчета сумм ежемесячно признаваемых расходов, заданному в поле «Ежемесячный процент отчислений от ФОТ». Поле «Доля обязательств в объеме ФОТ» используется только при начислении оценочных обязательств (резервов) по отпускам нормативным методом (в противном случае поле не заполняется).

На закладке «Расчет обязательств и резервов по отпускам» при нормативном методе расчет по сотрудникам производится следующим образом:

• сумма обязательства (резерва) в колонке «Сумма обязательства (резерва)» определяется путем умножения ежемесячного процента отчислений от ФОТ на сумму фактических начислений текущего месяца (ФОТ начислений, входящих в базу расчета среднего заработка для отпусков);

• сумма страховых взносов (кроме «травматизма») с обязательства (резерва) в колонке «Страховые взносы обязательства (резерва)» определяется путем умножения ежемесячного процента отчислений от ФОТ на сумму начисленных страховых взносов (кроме «травматизма») за текущий месяц;

• сумма взносов на «травматизм» с обязательства (резерва) в колонке «Взносы в ФСС НС и ПЗ обязательства (резерва)» определяется путем умножения ежемесячного процента отчислений от ФОТ на сумму начисленных взносов на «травматизм» за текущий месяц.

Расчеты и начисления резервов отпусков в программе 1С

Формирование оценочных резервов производится после заполнения документа «Резервы отпусков» (подраздел меню «Зарплата», пункт «Резервы отпусков»). Перед начислением необходимо выполнить несколько обязательных процедур:

• начисление всех отпусков;
• начисление заработной платы;
• формирование документа «Отражение зарплаты в бухучете».

Обязательства (оценочные резервы) рассчитываются с учетом нескольких сумм – начислений за предыдущие месяцы, текущий месяц, величины начисленных страховых взносов (в том числе «травматизма»). Для начисления ОО с определенного периода вводятся остатки по начисленным активам. Чтобы задать начальные суммы, используется тот же вид документа «Резервы отпусков».

В примере приведены данные по расчетам за август 2019 года.

При формировании документа «Резервы отпусков» выбирается режим «Корректировка остатков». Поля заполняются только начальными значениями, соответствующими начислениям оценочных обязательств в процентах от суммы ФОТ. Значения «фондовых» сумм рассчитываются автоматически.

После перехода на закладку «Обязательства и резервы по сотрудникам» необходимо ввести суммы, соответствующие каждому работнику на счетах БУ и НУ. Сведения по подразделениям отражаются на вкладке «Обязательства и резервы текущего месяца».

После расчета зарплатных начислений за сентябрь формируется документ «Резервы отпусков», соответствующий этому периоду. Необходимо использовать режим «Расчет текущего месяца».

Вкладка «Расчет обязательств и резервов по отпускам» содержит исходную информацию, на основании которой рассчитывались обязательства (резервы). В данном примере используется метод МСФО для БУ. Поэтому на вкладке выводятся данные о среднем заработке. Для просмотра можно использовать опцию «Изменить средний заработок» (так же, как при расчете отпуска). Значения выводятся в отдельных графах «Исчислено», «Накоплено», «Зачтено».

Графа «Исчислено» отражает сумму начисленных ОО по отпускам за весь период работы сотрудника в организации. Из данной суммы вычитаются значения графы «Накоплено». Как результат, получается сумма, отражающаяся в графе «Зачтено». Эта графа отражает сумму ОО, начисленную в сентябре

Следует обратить внимание, что данные графы «Накоплено» этого примера совпадают с введенными суммами остатков (Рис. 2)

На вкладке «Обязательства и резервы по сотрудникам» выводятся начисления по подразделениям, отдельным сотрудникам, способам отражения. Информация может использоваться, чтобы проверить правильность итоговых сумм.

Открыв вкладку «Обязательства и резервы текущего месяца», можно посмотреть начисления по подразделениям, а также способам отражения. Эта информация используется для формирования пакета данных, передаваемых бухгалтерской программе.

При оформлении новых сотрудников можно проверить корректность начисления резервов. Например, после принятия на работу 01.10.2019 открывается документ «Резервы отпусков». Колонка «Накоплено» должна быть пустой. Графы по новому сотруднику будут автоматически заполнены после расчета начислений за октябрь.

Что такое оценочные обязательства

Оценочные обязательства — это обязательства организации с неопределенной величиной или сроком исполнения. Данная категория обязательств возникает либо в силу требований действующего законодательства, судебных актов или заключенных организацией договоров, либо в результате действий самой организации. Примером таких действий является обещание организации исполнить определенные обязанности.

В силу неопределенности величины оценочного обязательства при его возникновении организации необходимо создавать резерв предстоящих расходов, который в будущем может покрыть данное обязательство. Такой резерв относят на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы либо включают в стоимость актива. Порядок бухгалтерского учета оценочных обязательств установлен Положением по бухгалтерскому учету «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» – ПБУ 8/2010 (утв. приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н). При этом оценочное обязательство признается в бухучете при одновременном соблюдении следующих условий:

• у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать;
• вероятность дополнительных расходов для исполнения оценочного обязательства;
• величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена.

Характерным примером оценочного обязательства выступают обязательства организации по оплате труда сотрудников. При этом работодатели обязаны формировать в своем учете резервы на оплату труда.

Оценочные обязательства и резервы: инвентаризация по итогам года

В декабре проводятся итоговые расчеты по начислению ОО. Для переоценки используется вид документа «Резервы отпусков». За расчетный период принимается декабрь. ЗУП определяет оценочные обязательства по всем сотрудникам. Для БУ и НУ используется один метод – МСФО, отличающийся большей точностью. Засчитываются значения, полученные в результате сравнения начисленных ОО и окончательных расчетов за прошедший год.

На каждого сотрудника рассчитывается количество неиспользованных отпускных дней и средний заработок (соответствующий используемому для расчета отпуска). Эти значения умножаются.

Из полученных величин вычитаются суммы ОО, начисленные за предыдущие периоды.

Определяются разницы между полученными и накопленными значениями.

По такому же алгоритму вычисляются суммы взносов и отчислений на «травматизм».

Обобщаются итоги по каждому подразделению. Полученные данные передаются в систему БУ.

Пример расчета приведен ниже.

В данном случае суммы по БУ и НУ совпадают. Временные разницы, появившиеся из-за использования в бухучете метода МСФО, исчезли.

В системе бухгалтерского учета «излишние» суммы начисленных ОО списываются отдельной проводкой со знаком «минус».

Дебет счета 96 – Кредит счета 91.

Используемые субсчета 96 счета должны соответствовать начислениям отпускных и взносов.

Следует учитывать, что периодичность переоценки зависит от параметров учетной политики. Если выбрать вариант «Переоценивать ежемесячно» (рис. 1), отрицательные величины будут проводиться каждый месяц.

В случае появления положительных значений ОО доначисляются. Используются те же проводки.

• Дебет затратного счета (20, 26, 44) – Кредит зарплатного счета (70).
• Дебет затратного счета (20, 26, 44) – Кредит счета для начисления взносов (69).