Егаис в общепите: учет алкоголя в барах, ресторанах и кафе

Автоматизированный бухгалтерский учет

Остаток спиртных напитков в бухгалтерском учете ресторана зачастую не совпадает с информацией об остатках в ЕГАИС. Такие ситуации складываются потому, что в сервисе открытая бутылка убирается с баланса полностью, а в бухгалтерском учете — лишь проданные миллилитры.

Рассмотрим на примере.

Работник вскрывает бутылку водки 0,5 л, сканирует акцизную марку и передает данные о списании в ЕГАИС. При этом реализовано за смену всего 350 мл из этой бутылки. Значит, в бухгалтерском учете будет числиться остаток 150 мл.

Таким образом работник обязан вести учет всей оставшейся продукции, и при этом проверить количество вскрытых бутылок для передачи сведений в Росалкогольрегулирование. Информации для ввода в программу бухгалтерского учета в таком случае будет довольно много.

Для упрощения и систематизации ведения учета, имеется возможность интеграции ЕГАИС с программами кассового и товарного учета (1С, Контур Маркет, СБИС и другие). При подключении каждая проданная порция будет автоматически фиксироваться в товароучетной программе, что в свою очередь сделает учет более «прозрачным».

Подача алкогольных деклараций в ФСРАР

В 2022-2023 годах декларации подаются по новым формам №7 и №8. Документы должны содержать следующую информацию:

1. Реквизиты предприятия общественного питания и контрагента, сведения о лицензии при торговле крепкой алкогольной продукцией.
2. Данные о перемещении спиртного в течении отчетного периода (квартала):
— остаток в начале квартала (первый день) и в конце;
— приход: ТТН из сервиса ЕГАИС, неучтенка, найденная на складах;
— расход: бутылки, реализованные клиентам, утерянные и порченные, а также возвращенные поставщикам.

Рассмотрим процесс подачи в виде таблицы:

Что делает общепит	Что формирует ФСРАР
Заполнение алкодекларации №7 и №8.	Протокол сверки оставшейся продукции
Подписание КЭП и архивирование	Квитанция о приеме декларации
Шифровка при помощи сертификата ФСРАР	—
Загрузка документации на государственный портал	—

Составление деклараций вручную — весьма трудоемкий процесс, поэтому советуем его автоматизировать. Это поможет сократить временные затраты и избежать допущения ошибок, чтобы впоследствии не пришлось подавать документацию по новой.

Заполнение и сдача алкогольных деклараций

Специальное предложение на алкогольные и пивные декларации «под ключ». Закажите услугу сейчас и получите максимальную выгоду. Акция действительна только до 15 числа месяца — отчетного периода в ФСРАР

Что такое ЕГАИС и кто должен работать в системе

Работники общепита и розничной торговли обязаны раз в квартал отчитываться за продажу алкоголя. Для этого заполняют алкогольную декларацию и отправляют ее в ФСРАР — Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка.

Еще ФСРАР получает отчеты из ЕГАИС — единой государственной автоматизированной информационной системы. В ЕГАИС розница и общепит передают данные о реализации спиртного каждый день.

Единая государственная автоматизированная информационная система помогает контролировать оборот спиртосодержащей продукции в России. К системе подключаются все участники оборота, чтобы ежедневно отчитываться о производстве и продаже алкоголя. Контролирующие органы пресекают контрафакт и защищают граждан от некачественного алкоголя и недобросовестных продавцов, которые до ввода системы могли подменять оригинальные бутылки на поддельные ради экономии.

Сначала системой с 2006 года пользовались только производители-импортеры алкоголя. Сейчас в ЕГАИС обязаны работать также продавцы крепкого спиртного и пива — оптовики, розница и общепит.

наименование алкогольной продукции,
данные о производителе,
данные о лицензии,
дата розлива напитка и другие его уникальные характеристики.

Кладовщик розничного магазина в процессе приемки алкоголя на склад обязан обработать накладные от поставщиков через ЕГАИС одним из следующих способов:

принять,
отклонить,
оформить акт расхождений.

Для работы с ЕГАИС в каждой торговой точке должен стоять компьютер с универсальным транспортным модулем (УТМ) и подключением к интернету. Также нужен криптоключ JaCarta SE или Рутокен ЭЦП с квалифицированной подписью. Товаровед должен осуществлять приемку в товароучетной системе магазина, которая умеет работать с ЕГАИС, или в отдельной программе для взаимодействия с системой.

ЕГАИС на новых территориях 2024

Советом Федерации одобрен законопроект, который в том числе продлевает переходный период в отношении регулирования розничной торговли алкоголем для общепитов Донбасса и Новороссии. Юрлиц и ИП не будут штрафовать за нарушения представления сведений в ЕГАИС о производстве, обороте или использования алкоголя. Данное правило касается ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей и действует до 1 января 2025 года.

Переходный период продлён в рамках законопроекта № 483486-8, который даёт право регионам устанавливать ограничения на розничную продажу пива в многоквартирных домах. Документ вступит в силу 01.04.24.

Работать в ЕГАИС удобнее с Астрал Подпись

Получите электронную подпись для физических лиц, для работы на госпорталах, для участия в торгах и ЭДО

Подробнее

О необходимости специального регистрирующего оборудования

Согласно п. 2 ст. 8 Федерального закона № 171-ФЗ основное технологическое оборудование (далее – ОТО) для производства этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции должно быть оснащено автоматическими средствами измерения и учета концентрации и объема безводного спирта в готовой продукции, объема готовой продукции.

В настоящее время исключение из этого правила сделано, в частности, для оборудования для производства, фармацевтической субстанции этилового спирта (этанола), спиртосодержащих лекарственных препаратов и (или) спиртосодержащих медицинских изделий. Но в новой редакции исключение уже не будет касаться фармацевтической субстанции этилового спирта (этанола), для которой будет обязательно оснащение ОТО.

Этот же пункт дополнен следующими правилами. С 01.01.2018 емкости для приемки фармацевтической субстанции этилового спирта (этанола) или этилового спирта (далее – ФС) у организаций и индивидуальных предпринимателей, использующих ФС для производства спиртосодержащих лекарственных препаратов и (или) спиртосодержащих медицинских изделий, а также в процессе производства других лекарственных средств и (или) медицинских изделий, должны быть оснащены автоматическими средствами измерения и учета концентрации и объема безводного спирта в ФС, объема ФС.

Программно-аппаратные средства организаций и индивидуальных предпринимателей, использующих ФС для производства спиртосодержащих лекарственных препаратов и (или) спиртосодержащих медицинских изделий, а также в процессе производства других лекарственных средств и (или) медицинских изделий, должны обеспечивать прием и передачу информации, полученной с использованием автоматических средств измерения и учета концентрации и объема безводного спирта в ФС, объема ФС, об объеме их закупки.

Оборудование для учета объема оборота и использования ФС для производства спиртосодержащих лекарственных препаратов и (или) спиртосодержащих медицинских изделий, а также в процессе производства других лекарственных средств и (или) медицинских изделий должно быть оснащено техническими средствами фиксации и передачи информации об объеме производства и оборота спиртосодержащей продукции в ЕГАИС.

Программно-аппаратные средства организаций и индивидуальных предпринимателей, использующих ФС для производства спиртосодержащих лекарственных препаратов и (или) спиртосодержащих медицинских изделий, а также в процессе производства других лекарственных средств и (или) медицинских изделий, должны обеспечивать прием и передачу информации об объеме использования ФС, а также информации об объеме производства и (или) оборота (за исключением розничной продажи) спиртосодержащих лекарственных препаратов и спиртосодержащих медицинских изделий, полученной с применением технических средств фиксации и передачи информации об объеме производства и оборота спиртосодержащей продукции, в ЕГАИС.

В связи с этим в новом п. 2.6 ст. 11 Федерального закона № 171-ФЗ будет указано, что для производства, изготовления спиртосодержащих лекарственных препаратов используется фармацевтическая субстанция этилового спирта (этанол), сведения о закупке которой зафиксированы в ЕГАИС с использованием автоматических средств измерения и учета концентрации и объема безводного спирта в фармацевтической субстанции этилового спирта (этанола), объема фармацевтической субстанции этилового спирта (этанола), указанных в п. 2 ст. 8 данного закона.

Для производства, изготовления спиртосодержащих медицинских изделий используются ФС, сведения о закупке которых зафиксированы в ЕГАИС с использованием автоматических средств измерения и учета концентрации и объема безводного спирта в фармацевтической субстанции этилового спирта (этанола) или в этиловом спирте, объема ФС, поименованных в той же норме.

Как подключиться к ЕГАИС

Шаг 2. Получить в аккредитованном удостоверяющем центре квалифицированную электронную подпись (КЭП) для защищенной связи с ЕГАИС.

Лицензия для продажи слабоалкогольных напитков не нужна. Торговать крепким алкоголем могут только юрлица — им нужно получить лицензию на продажу алкоголя. Еще юрлица получают отдельный сертификат КЭП для каждой торговой точки.
Индивидуальные предприниматели могут получать несколько КЭП и отчитываться по отдельным торговым точкам, как и юрлица. Подробности читайте в статье «Как получить несколько КЭП для ЕГАИС».

Шаг 4. Скачать универсальный транспортный модуль (ФСРАР предоставляет его бесплатно) и установить его на ПК в магазине или в заведении общепита (нужен один модуль на «приемку» и все кассы одной торговой точки). .

Шаг 6. Приобрести учетную программу для взаимодействия с ЕГАИС или обратиться к разработчику своей товароучетной системы, чтобы привести ее в соответствие с техническими требованиям ЕГАИС. Например, Контур.Маркет позволяет отчитываться за продажу алкоголя без ошибок и за пару кликов.

Шаг 7. Проверить, есть ли в каждой торговой точке необходимое оборудование:

компьютер с универсальным транспортным модулем (УТМ) ЕГАИС и выходом в интернет,
POS-терминалы, взаимодействующие с УТМ и оборудованные 2D-сканером для считывания марок,
фискальный регистратор на кассе для печати чеков с QR-кодами.

Для чего понадобилась отмена алкодеклараций

Ранее алкогольные декларации должны были представлять все участники оборота: изготовители, оптовики и розница. Данное правило было установлено ПП №815 от 09.08.12. Документ заполнялся и отправлялся раз в квартал. Сегодня это постановление правительства упразднено.

Благодаря внедрению системы маркировки для пива и пивной продукции, розница и предприятия общепита представляют достаточно детальную информацию о реализации:

учитывают товарные накладные при приёмке;
отражают розничные продажи;
отслеживают объём реализованного алкоголя, если он входит в состав блюд и напитков;
следят за складскими остатками.

Вышеперечисленные данные отправляются в ЕГАИС сразу при продаже. Было принято решение, что дублировать их в декларации больше не целесообразно. Поэтому после 15.01.25 вносить данные в алкогольную декларацию о розничных продажах пива, пива, сидра, медовухи и пуаре не нужно. Это касается всех участников рынка. Документ по форме 7 актуален только для крепкого алкоголя, в том числе и для общепитов.

Системы ЕГАИС и «Честный ЗНАК» настроены таким образом, что информация о товародвижении алкоголя фиксируется в реальном времени: от производства до конечного покупателя. Все данные заносятся в общую базу данных мгновенно через интернет. Бизнес не тратит время на сбор подтверждающих документов за три месяца и заполнение квартальной декларации.

Что такое регистры ЕГАИС

Регистры отражают количество алкоголя на балансе организации или хранят данные о марках. Еще в них содержатся идентификаторы документов о производстве и перемещении товара. Есть три регистра.

Регистр № 1 — это виртуальный склад, в который попадает весь алкоголь при приеме. Алкоголь здесь фиксируется не поштучно, а партиями на основе накладных. С этого регистра происходят операции возврата, списания и перемещения. Учет в регистре идет по названию, алкокоду, партии и производителю.

Также на первом регистре хранятся коды регистрации справок в ЕГАИС. Существует два вида справок: А и Б. Справку А передает производитель. В ней содержится информация о продукции: объем, наименование, дата розлива. Справка Б создается каждый раз, когда продукцию отгружают контрагенту, система ЕГАИС формирует ее автоматически. В ней содержится информация о партии продукции, которую отгрузили контрагенту.

Регистр № 2 — это виртуальный торговый зал, в который попадает алкоголь без акцизной марки. Здесь отражается поступление товара на баланс для продажи. После нее проданный алкоголь вычитается из остатков. Учет ведется по алкокодам без разделения на партии по справкам А и Б.

Регистр № 3 — это хранилище кодов акцизных и федеральных специальных марок, оно появилось при внедрении помарочного учета Количество алкогольной продукции здесь не отражается, коды марок удаляются с регистра, как только продукция списывается с баланса.

Маркированный алкоголь не перемещается на второй регистр, а остается на первом до продажи. После продажи количественно алкоголь списывается с первого регистра, а помарочно — с третьего.

С 15 мая 2023 года принятые от поставщика пиво и слабоалкогольную продукцию больше не нужно переносить на второй регистр. Продавать пиво нужно с первого регистра — и в рознице, и в общепите. Остатки со второго регистра после 15 мая 2023 года можно списывать как раньше, пока баланс регистра не будет равен нулю. Убедитесь, что ваша товароучетная система работает корректно и списывает пиво именно с первого регистра.
А еще ФСРАР отслеживает, не продаете ли вы просрочку с первого регистра. Контролирующий орган сверяет информацию о дате розлива с датой розничной продажи, учитывая сроки годности такой продукции. За неоднократное выявление продажи просрочки могут приехать с проверкой или «профилактическим визитом». Советуем первым делом продавать бутылки из той партии, которая приехала раньше.

В Контур.Маркете не придется думать о регистрах: система предупредит о расхождениях между складом и базой марок и будет списывать пиво с первого регистра.

Как работать с МЧД в ЕГАИС

На компьютер устанавливается программное обеспечение УТМ актуальной версии. Скачать его можно с сайта ЕГАИС. Для уполномоченного лица составляется МЧД формата 003. В индивидуальных полномочиях документа необходимо указать «Подписывать документы, направляемые в Росалкогольтабакконтроль». Прежде чем загрузить МЧД в ЕГАИС, её нужно зарегистрировать в ФНС.

Создавать МЧД удобно с сервисом Астрал Доверенность. Решение позволяет быстро оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника или доверенное лицо. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Чтобы направить МЧД в УТМ, выполните следующие шаги:

Перейдите в раздел «Сервисы», далее «Генерация ключей доступа к ЕГАИС» и выберите нужную роль: «Руководитель ИП» или «Физическое лицо с машиночитаемой доверенностью». Процесс получения RSA-ключа для руководителя юридического лица не изменяется.
Загрузите XML-файл МЧД вместе с sig-файлом КЭП и нажмите «Продолжить». Руководителям ИП загружать МЧД не нужно. Выдача RSA-ключа осуществляется на основании действующего сертификата КЭП от ФНС.
После проверки МЧД выберите адрес торговой точки.
Примите условия выдачи ключей доступа ЕГАИС и нажмите «Сгенерировать» для генерации RSA-ключа.

Важно! МЧД нужна только для получения RSA-ключа при входе в ЕГАИС. При дальнейшей работе в системе отправлять доверенность не нужно

Когда срок МЧД закончится, на доверенное лицо оформляют новую доверенность, а RSA-ключ перевыпускают.

Зачем нужен QR-код в чеке с алкоголем

Даже если посетитель купил несколько бутылок алкоголя, в чеке печатается один общий QR-код. При желании покупатель может проверить подлинность алкоголя, отсканировав код с чека с помощью смартфона. Вся информация о бутылках будет доступна из базы ЕГАИС, покупатель увидит все параметры, внесенные в систему при регистрации продажи крепкого алкоголя: наименование, ИНН и адрес продавца, номер, дата и время продажи про чеку, серии и номера акцизных марок, наименование товара, объем, крепость, информация о производителе.

С 1 сентября 2023 года общепит обязан применять УТМ на кассе при продаже крепкого алкоголя. Если продают «чистую» порцию крепкого (бокал вина, стопка водки), заведение обязано отправить чек в ЕГАИС о продаже такой порции через УТМ на кассе, указав объем в миллилитрах.
Если использовали порцию алкоголя при приготовлении коктейля или блюда, нужно списать в ЕГАИС такую порцию (в миллилитрах) актом списания с причиной «Использовано для приготовления коктейлей (блюд)». При продаже бутылки целиком общепит обязан передать чек в ЕГАИС через УТМ на кассе, как делает розница. При любом сценарии УТМ будет передавать данные кассе для печати QR-кода в чеке. Посетители заведений тоже смогут проверить алкоголь по чеку, как в рознице.

Заключение

Зарегистрироваться в ЕГАИС и отчитываться о продажах алкоголя следует всем заведениям общественного питания в 2023 году. Работа со спиртосодержащей продукцией в кафе, барах, пабах и ресторанах схожа с розничными продажами. Однако есть нюансы — продажа может осуществляться круглые сутки, но перед передачей покупателю бутылка вскрывается.

Составление и отправка актов на списание с описанием причины обязательна для всех, кто реализует алкогольную продукцию. Также обязательна ежеквартальная отправка отчетной документации по формам №7 (для крепкого) и №8 (для пивных напитков). Журнал учета розничных продаж вести не нужно — его отменили.

Применение товароучетных программ поможет систематизировать торговлю спиртным в заведениях питания, автоматизирует и упростит процесс приемки, сверки и списания алкоголя.